مراحل المشروع الخمسة ومهام كل مرحلة - عمليات تنفيذ المشروع بشكل عملي

هل سبق أن اعتزمت بدء مشروع جديد ثم استشعرت أنك حائر ومشوش ومشتت؟ أو لعلك مثل الكثيرين تجد صعوبة في فهم الخطوات المتبعة والمهمات المطلوبة في كل مرحلة؟  ماذا تقول إن أنبأناك أنه توجد طريقة منظمة وواضحة لإدارة كل مرحلة من مراحل مشروعك، انطلاقا من مرحلة بدء المشروع وصولًا إلى مرحلة إغلاق المشروع؟ 

 أن تطبق مراحل عملية إدارة المشاريع الخمس ذلك واحدًا من أكثر الكفاءات أهمية لمدير المشروع المحترف، إذ تتيح الخطوات الأساسية الخمس لإدارة المشروع للمدير تقسيم أي مشروع إلى أجزاء يستطيع من خلالها التحكم في المشروع، مما يساعده على تطوير استراتيجية أكثر تنسيقًا لتقديم المشروع.

في هذه المقالة سنكشف لك المراحل الخمس الأساسية لإدارة المشروع والمهمات الرئيسية التي تنطوي عليها كل مرحلة. في النهاية سيكون لديك دليل عملي لمساعدتك في تنفيذ هذه العمليات في مشاريعك، مما يعزز كفاءتك ويزيد من فرص نجاحك.

ما هي مراحل المشروع الخمسة:

مراحل إدارة المشروع الخمسة Project Management Phases هي بدء المشروع، التخطيط للمشروع، التنفيذ والرصد، متابعة المشروع، انتهاء المشروع، وتتكون كل مرحلة من مجموعة من المهام التي ستساعدك على تحقيق الأهداف المرجوة من المشروع. فمراحل إدارة المشاريع تشير إلى المراحل أو الخطوات المتميزة التي يمر بها مشروع من بدايته إلى اكتماله. تساعد هذه المراحل في تنظيم وبناء عملية إدارة المشاريع، موفرة إطارًا للتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق.

ومراحل إدارة المشاريع تتضمن التخطيط والتنفيذ واكتمال مشروع. ويتم تقسيم عملية إدارة المشاريع إلى خمسة مراحل للمساعدة في تنظيم وإدارة المهام بكفاءة. بما أن إدارة المشروع ليست عملية عشوائية، لا بد أن تكون هناك مراحل محددة يمر المشروع بها من أجل تحقيق هدف المنظمة بفعالية وبأدنى قدر من الخسائر، فهي ليست عملية عشوائية، لذا دعونا نتعرف على خطوات إدارة المشاريع الخمس وأهميتها في هذه المقالة. 

المرحلة الأولى: بدء المشروع

الخطوة والمرحلة الاولى لإدارة المشروع هي دورة حياة المشروع لقياس قيمة المشروع وجدواه، حيث يحدد فيها مدير المشروع ما إذا كان ينبغي التخلي عن المشروع إذا تقرر أنه غير مُربح وأو غير مُجدي. وفي تلك المرحلة يجتمع أعضاء فريقك لتقييم فكرة المشروع، ويقومون بجلسة عصف ذهني ليستكشفوا أهم الأسئلة المتعلقة بمشكلة ما في المنظمة أو اقتراحات لاغتنام فرصة عمل معينة، خلال هذه المرحلة، يستخدم مدراء المشاريع أداتين لتقييم قيمة المشروع أو جدواه. ومن ذلك إعداد:

• وثيقة حالة العمل: يبرر هذا المستند الحاجة إلى المشروع وفوائده ويتضمن تحليل العائد على الاستثمار (ROI).
• دراسة الجدوى: تمكن هذه المعلومات مدير المشروع من تقييم الموارد اللازمة لإكمال المشروع ما يساعد مدير المشروع في تحديد ما إذا كانت فوائد المشروع تفوق تكاليفه، وما إذا كان هذا أمرًا يستحق المتابعة.

وفيما يلي بعض الأسئلة المتوقع طرحها في هذه المرحلة: 

• هل فكرة هذا المشروع تدعم جوهر أهداف المنظمة؟ 
• هل نحن قادرون على إنجاز هذا المشروع؟ 
• هل سيعود ذلك بالفائدة على المنظمة؟ 

إذا كانت الإجابات على الأسئلة السابقة ب "نعم"، فإن هذا يعد ضوءًا أخضرًا لبدء مشروع ناجح، ومن ثم يمكنك العمل على تحديد نطاق مشروعك، والتعرف على الشركاء المحتملين للتعاون معهم، وإجراء دراسة حالة وجدوى للمشروع. 

المرحلة الثانية: التخطيط للمشروع 

تعتبر المرحلة الثانية في خطوات إدارة المشاريع هي أكثر الخطوات التي تغفل عنها الشركات وهي تخطيط المشروع، فالشركات التي تفشل في التخطيط تخطط للفشل، حيث يلعب تخطيط المشروع دورًا مهمًا في تحديد نجاح أو فشل المشروع. وتعتبر هذه مرحلة البناء أو الهدم في إدارة المشروع، وفي حالة عدم وجود خطة مشروع ناجحة، سيكون من الصعب تعويض سوء التخطيط خلال عملية التنفيذ.

بعد الحصول على الموافقة المبدئية للمشروع، فإن الخطوة التالية هي وضع خطة شاملة لتنفيذ المشروع، ويشمل ذلك وضع خطة للحفاظ على ميزانية المشروع وفق المواعيد النهائية، والحصول على الموارد اللازمة، ووضع معايير الجودة، كما توفر خطة المشروع مخططًا أساسيًا حول كيفية تسليم المشروع وتحديد المخاطر المحتملة وخلق استجابة مناسبة لهذه المخاطر.

تتضمن خطة المشروع معلومات عن:

• نطاق المشروع.
• تحديد المواعيد النهائية.
• إنشاء جدول سير العمل.
• تحديد المخاطر.
• تخصيص الموارد للمشروع.
• تعيين الأدوار والمسؤوليات.
• إنشاء وتحديد المهام.

يتم في هذه المرحلة وضع خطة مُفصلة لكيفية إنجاز المشروع، وتتضمن الخطة التالي:  

• تحديد أهداف وغايات واقعية. 
• تقدير التكاليف. 
• تحديد النطاق والنتائج الرئيسية القابلة للتطبيق. 
• تجميع الموارد. 
• توقع المخاطر. 

وأثناء التخطيط للمشروع، ضع في اعتبارك المعلومات المتعلقة بشراء الموارد وكذلك كيفية إنتاج منتجات ذات جودة عالية، والتعامل مع المخاطر والظروف غير المتوقعة، والتواصل داخل فريقك ومع أصحاب المصلحة الخارجيين، وبالطبع ستقوم بتحضير جدول زمني واضح يشرح المدة المقترحة لتنفيذ كل مهمة.

المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع

وأخيرًا، كل الجهود بدأت تؤتي ثمارها، ففي هذه المرحلة يصبح الحلم حقيقة، ترى مشروعك واقعًا، هذه هي المرحلة التي تقوم فيها بتنفيذ خطة المشروع، كما يعتمد نجاح مرحلة التنفيذ في النهاية على مرحلة التخطيط. تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم، ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع، وقد يبدو هذا الكلام مثيرًا للقلق، ولكن نجاح المشروع يعتمد على مدى دقة خطتك والتفاصيل التي تضيفها في هذه المرحلة من المشروع.  

تتمثل مرحلة التنفيذ في متابعة الخطة وتنفيذ جميع العناصر الواردة في مرحلة التخطيط، وهنا يتولى مدير المشروع المسئولية ويضمن أن يؤدي جميع الأعضاء مهامهم المحددة، تشمل مهام مدير المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع التالي:

• تعيين المهام لأعضاء الفريق.
• إعداد التقارير المرحلية.
• شراء الموارد اللازمة.
• ضمان تحقيق النتائج في المواعيد النهائية.
• الإشراف على أداء الفريق.
• إدارة الميزانية. 
• الإشراف على أعضاء فريقك. 
• معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا. 
• إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات.  

المرحلة الرابعة: المراقبة والتحكم:

كما يورد منهج دورة ®PMP بالعربي فإن عملية "التحكم والمراقبة" حجر زاوية في سياق إدارة المشاريع، وهي مجموعة العمليات التي تضمن أن سير العمل ونتائجه تتوافق مع المواصفات والمعايير المحددة مسبقًا للمشروع. وتنقسم هذه العمليات إلى شقين رئيسيين:

• المراقبة (Monitoring): وهي عملية جمع البيانات وقياسها وتحليلها المتعلقة بالأنشطة والأداء، بهدف فهم الوضع الحالي للمشروع وتحديد أي انحرافات عن الخطة الأصلية.
• التحكم (Controlling): وهي عملية اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح أي انحرافات عن الخطة وتوجيه المشروع نحو تحقيق أهدافه. وتشمل هذه الإجراءات اتخاذ قرارات تصحيحية أو وقائية بناءً على نتائج المراقبة.

وعملية التحكم والمراقبة من العمليات المستمرة والمتكررة طوال دورة حياة المشروع، إذ تبدأ في مراحل التخطيط وتستمر حتى الإغلاق. ويتطلب نجاح هذه العمليات وجود نظام فعال لجمع البيانات وتحليلها وتقديم التقارير، بالإضافة إلى فريق عمل قادر على اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب.

تحدث عملية المتابعة والتنفيذ عادة في آنٍ واحد، حيث يقوم المدير بمتابعة عملية التنفيذ من كافة الجهات، يتأكد المدير المحنك من تتبع عملية تسليم المهام وعقد اجتماعات بشكل دوري حتى يبقى على اطلاع بما يجري مع موظفيه، فهذه المرحلة مهمة لاكتشاف أي عيوب ومحاولة إصلاحها والعودة إلى المسار الصحيح. 

تلعب مراقبة المشروع دورًا مهمًا في ضمان نجاح المشروع، حيث تتم متابعة ومراقبة المشروع بشكل مستمر خلال مرحلة تنفيذ المشروع، مما يساعد المدراء على إجراء اختبارات مستمرة على أداء المشروع. كما أنه يتمكن مدير المشروع من تحديد المخاطر المحتملة والتعامل مع هذه المخاطر في الوقت المناسب. 

تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مديري المشاريع على تتبع الأداء والتأكد من بقاء المشروع في حدود الميزانية والالتزام بالمواعيد النهائية.

يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس:

• جودة النتائج: حيث أنها تحدد جودة المخرجات.
• هدف المشروع: يعطي نظرة عامة سريعة إذا كان هدف المشروع ضمن الميزانية ووفق الجداول الزمنية على النحو المحدد في أهداف المشروع.
• تتبع التكلفة: للتحقق مما إذا كانت تكاليف المشروع في حدود الميزانية وهوامش الربح لا تزال على المسار الصحيح.

المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع

تهانينا! لقد قطعت شوطًا طويلاً نحو النهاية، تشير مرحلة الإغلاق أي مرحلة الانتهاء من المشروع إلى أن المشروع قد اكتمل رسميًا، وهي آخر عمليات إدارة المشاريع، يعتبر المشروع مغلقًا عند تسليم المشروع النهائي للعميل، وإبلاغ النتائج إلى أصحاب المصلحة. 

تتيح مرحلة الإغلاق لمديري المشروع إجراء تقييم للمشروع وتوثيق النتائج لاستخدامها كمرجع في المستقبل، تمكن المعرفة المكتسبة من هذه التجربة مديري المشاريع من تحليل الأخطاء والنجاح لتطوير عمليات أفضل للمشروع التالي.

* الصورة مقتطفة من منهج دورة ®PMP بالعربي - دورة إدارة مشاريع احترافية معتمدة.

ولكن، الانتهاء من المشروع لا يعني أن عملية إدارة المشروع قد انتهت، بل يشمل أيضا تقييم الأداء الكلي للمشروع وفهم كل الاتجاهات والعمليات التي أدت إلى نجاح أو فشل المشروع وتنفيذها في المشاريع المستقبلية، تشمل الأشياء المهمة التي يجب مراعاتها تقييم ما إذا كان مشروعك قد حقق أهدافه.

يجب عليك أيضًا التحقق مما إذا كان المشروع قد تم تسليمه بالمعدل المتوقع وما إذا كانت جودة النتائج تتفق مع المعايير المتوقعة، من الأشياء التي يجب على مدير المشروع مراعاتها هي ما إذا كان المشروع قد تم تسليمه وفق الميزانية، هذه جزء من الأشياء التي تتيح لك إدارة المشروع القيام بها، كما أن المراقبة المستمرة ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) توفر لك منظورًا موضوعيًا لجودة أداء المشروع.

عادةً ما يتم إغلاق المشروع بعد تسليم المنتجات والموافقة عليها، ولكن قبل ذلك، قم بعقد جلسة تقييم مع موظفيك لمعرفة ما سار بشكل جيد وما كان يمكن تنفيذه بشكل أفضل لتجنب مثل هذه الأخطاء في المستقبل. وتشمل المهام الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

• مقارنة النتائج بالأهداف المرصودة في الخطة. 
• حل الفريق بعد عقد الاجتماعات النهائية. 
• الاستفادة من الملاحظات التي يقدمها المدير. 

ملخص دورة حياة المشروع

ونجد موجز ما ذكرناه في الصورة التالية المقتطفة من منهج دورة ®PMP بالعربي - دورة إدارة مشاريع احترافية معتمدة.  تُعتبر دورة حياة المشروع بمثابة خارطة طريق لمديري المشاريع، ترشدهم عبر الخطوات الأساسية لإنجاز المشروع بنجاح من بدايته وحتى نهايته. وتنقسم هذه الدورة إلى خمس مراحل مترابطة، تُعرف أيضًا بمجموعات العمليات الخمس، وهي: 

1. البدء، 
2. والتخطيط، 
3. والتنفيذ، 
4. والمراقبة/التحكم، 
5. وأخيرًا الإغلاق. 

وتُمثل كل مرحلة من هذه المراحل مجموعة من العمليات المتسلسلة والضرورية التي يجب إتمامها بدقة لضمان تحقيق المشروع لأهدافه المحددة. وتتناول دورة ®PMP بالعربي - دورة إدارة مشاريع احترافية معتمدة كل مرحلة على حدة بالتفصيل المفضي إلى الإتقان وشمولية الدراية بدورة حياة المشروع Project Life cycles. 

 المهارات والكفاءات التي ستكتسبها من دورة إدارة المشاريع الاحترافية بالعربي: 

يساعد الخبير المعتمد من الشرق الأوسط الذي سيقدم هذه الدورة باللغة العربية، المهنيين على تطوير مجموعة من المهارات والكفاءات، مثل: 

• إتقان مراحل دورة حياة المشروع
• إدارة فرق العمل بديناميكية أكثر 
• مهارات التواصل بفاعلية 
• التفكير التحليلي 
• مهارة اتخاذ القرارات 
• مهارات التفاوض 

ما الفائدة من اتباع خطوات إدارة المشاريع الخمسة؟ 

اتباع مراحل إدارة المشاريع الخمسة تعتبر مهمة جدًا للخروج بأفضل جودة بأقل تكلفة وأفضل أداء وظيفي ومن ذلك:

1- تبسيط الأمور لأعضاء الفريق

يمكن أن تتعقد الأمور، لا سيما إذا كان المشروع ضخمًا ويحتوي على عدة موارد وخطوات، فمن شأن وضع خطة مفصلة أن يسهل على الموظفين اتباعها بسلاسة وتنفيذها بكفاءة.

2- تحقيق نتائج ثابتة

عندما يسود الانضباط، يُتوقع الحصول على نتائج رائعة بل ومتسقة، وتتيح تطبيق استراتيجية العمل الموحدة للمديرين تقديم مستويات موثوق بها من الدعم والحفاظ على مراقبة أفضل لنطاق المشروع.

3- إنجاز أسرع للمشروع

بمجرد أن تقوم بإعداد هذه الخطة الدقيقة، فأنت تؤهل مشروعك للنجاح الباهر، كل ما عليك فعله هو اتباع الخطة حتى تصل إلى الهدف المطلوب وستوفر الخطة دائمًا الوقت والجهد. 

تتطلب عملية إدارة المشاريع اتباع خطة ممنهجة ومنظمة، ومن خلال اتباع مراحل إدارة المشاريع الخمسة، سيكون لديك رؤية واضحة للطريقة التي ستدير بها المشاريع في منظمتك. 

اقرأ أيضًا: منهجيات إدارة المشاريع.

كيفية إدارة مراحل المشروع الخمسة:

تتضمن إدارة مراحل المشروع نهجًا منظمًا لبدء المشروع وتخطيطه وتنفيذه ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه.

إدارة مرحلة بدء المشروع:

في مرحلة البدء، يتم تحديد غرض المشروع وأهدافه. يتضمن ذلك تحديد أصحاب المصلحة، وفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم، وإنشاء ميثاق المشروع للترخيص رسميًا بالمشروع. من الضروري الحصول على التزام من أصحاب المصلحة الرئيسيين وضمان الوضوح فيما يتعلق بنطاق المشروع والقيود والافتراضات.

إدارة مرحلة التخطيط للمشروع:

التخطيط يدور حول تفصيل كيفية تحقيق أهداف المشروع. يتضمن ذلك تطوير خطة مشروع شاملة تحدد المهام والجداول الزمنية والموارد والتبعيات. بالإضافة إلى ذلك، يتم وضع استراتيجيات إدارة المخاطر، ويتم وضع خطة اتصال لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع، ويتم تعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق. يجب مراجعة خطة المشروع والموافقة عليها من قبل أصحاب المصلحة قبل الشروع في مرحلة التنفيذ.

إدارة مرحلة تنفيذ المشروع:

التنفيذ هو المرحلة التي يتم فيها وضع خطة المشروع موضع التنفيذ. يقوم أعضاء الفريق بتنفيذ المهام المعينة وفقًا للجدول الزمني المحدد، باستخدام الموارد المخصصة بكفاءة. يعد الرصد المنتظم للتقدم أمرًا ضروريًا لضمان إكمال المهام في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تظل قنوات الاتصال مفتوحة لمعالجة أي مشكلات قد تنشأ ولتقديم التحديثات لأصحاب المصلحة حسب الضرورة.

إدارة مرحلة الرصد والمراقبة:

تتضمن المراقبة والتحكم مراقبة أداء المشروع عن كثب وإجراء التعديلات حسب الحاجة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. ويشمل ذلك تتبع التقدم المحرز مقابل خطة المشروع، وإدارة تغييرات النطاق، ومعالجة المخاطر والقضايا، وضمان استيفاء معايير الجودة. تساعد تقارير الحالة والاجتماعات المنتظمة في إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع وتوفير الفرص لتصحيح المسار إذا لزم الأمر.

إدارة مرحلة إغلاق المشروع:

تمثل مرحلة الإغلاق النهاية الرسمية للمشروع. يتضمن ذلك الانتهاء من جميع مخرجات المشروع، والحصول على القبول الرسمي من أصحاب المصلحة، وإطلاق موارد المشروع. يتم إجراء مراجعة ما بعد المشروع لتقييم الأداء العام وتحديد الدروس المستفادة وتوثيق أي مهام متبقية أو مشكلات معلقة. يعد الاحتفال بالنجاحات والاعتراف بمساهمات أعضاء الفريق أمرًا مهمًا أيضًا في هذه المرحلة.

في كل مرحلة، يعد التواصل الفعال وإشراك أصحاب المصلحة والتعاون بين أعضاء الفريق أمرًا ضروريًا لنجاح المشروع. تعد المرونة والقدرة على التكيف أمرًا أساسيًا أيضًا، حيث غالبًا ما تواجه المشاريع تحديات غير متوقعة تتطلب تعديلات على الخطة.

الديناميكية المتغيرة لإدارة المشاريع

وينبغي الانتباه إلى تداخل العمليات الخمس المتضمنة في إدارة المشروع، إذ يستهلك التنفيذ الجزء الأكبر من وقت وموارد المشروع، في حين يستمر التخطيط حتى بعد التنفيذ لاستيعاب التغييرات غير المتوقعة.  على النقيض من ذلك، فإن إطلاق المشروع وإغلاقه يمثلان مراحل قصيرة نسبيًا في دورة حياة المشروع. 

ومع ذلك، فإن المراقبة والتحكم يظلان ثابتين طوال المشروع بأكمله، مما يضمن التقدم المستمر نحو تحقيق الأهداف المرجوة.  هذا التفاعل المعقد بين العمليات يؤكد الطبيعة التكيفية لإدارة المشاريع، حيث يجب على المديرين المواظبة على تقييم التقدم، وإعادة التخطيط عند الضرورة، والحفاظ على السيطرة لضمان النجاح في النهاية.

* الصورة مقتطفة من منهج دورة ®PMP بالعربي - دورة إدارة مشاريع احترافية معتمدة.

تحديات إدارة المشاريع وكيفية التغلب عليها

هناك مجموعة من التحديات التي قد تواجه مراحل عملية إدارة المشاريع الخمس، وتشمل ما يلي:

1- زحف النطاق

يُعد زحف النطاق من أكبر تحديات عملية إدارة المشاريع، وهو يشير إلى خروج المشروع عن نطاقه من حيث تجاوز الميزانية المُقررة أو المواعيد النهائية، أو يحدث نتيجة تغير متطلبات العملاء أو توقعات أصحاب المصلحة. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال وضع جدولًا زمنيًا واضحًا لكافة خطوات المشروع، وتحديد التوقعات الصحيحة مع العملاء منذ البداية عن طريق توثيق نطاق المشروع ومشاركته مع العميل وفريق العمل أيضًا، مع ضرورة إجراء تواصل مستمر مع العميل طوال فترة تنفيذ المشروع.

2- ضعف التواصل

قد يواجه مدير المشروع مشكلة أخرى تتمثل في ضعف التواصل بين المشاركين في المشروع وهم أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، مما يؤدي إلى انعدام الشفافية والتي ينتج عنها مشكلات كبيرة في إدارة المشروع. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال وضع استراتيجية اتصال واضحة قبل البدء في تنفيذ المشروع، مع تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل عضو، ووضع مواعيد للاجتماعات المنتظمة تُشارك خلالها أهم الملفات وتُفتح فيها مناقشات عن كل مهمة.

3- ضعف القيادة

يشير ضعف القيادة في إدارة المشاريع إلى بطء اتخاذ القرارات القيادية وعدم تحفيز أعضاء الفريق للقيام بمهامهم، وهو ما يؤدي إلى ضعف الروح المعنوية بينهم ومن ثم تنفيذ المشروع ببطئ. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال تعيين قادة مشاريع لديهم المهارات القيادية المطلوبة التي تمكّنهم من توجيه أعضاء الفريق بشكل واضح وتحفيزهم واتخاذ القرارات الذكية.

4- عدم القدرة على إدارة المخاطر

يُعد سوء تحديد المخاطر من أبرز مسببات فشل المشاريع، إذ يتأثر أداء المشروع بالسلب بالعقبات المحتملة التي تنشأ بشكل غير متوقع طوال دورة حياة المشروع ولم يُخطط لها جيدًا قبل البدء في التنفيذ. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال تحليل مختلف المخاطر التي قد تظهر خلال تنفيذ المشروع وتقييمها بشكل منهجي وتحديد استراتيجيات التخفيف من حدتها أو منعها.

5- المشاكل التكنولوجية

تتعطل الكثير من المشاريع نتيجة حدوث مشاكل تكنولوجية تؤدي إلى ارتفاع التكاليف وتمديد الجداول الزمنية وتقليل الإنتاجية، وقد تحدث تلك المشاكل بسبب تعرض الأجهزة للأعطال أو وجود خلل في البرامج أو التعرض للهجمات الإلكترونية. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال إعداد بنية تحتية قوية لتكنولوجيا المعلومات وذلك قبل البدء في تنفيذ المشروع، مع الاعتماد على معدات وبرامج ذات جودة وتلقي أعضاء الفريق التدريب اللازم لاستخدامها بشكل صحيح، وتعليمهم كيفية استكشاف الأخطاء وإصلاحها.

6- سوء التخطيط

يتخذ سوء التخطيط للمشروع عدة أشكال منها عدم وضوح متطلبات المشروع أو وضع مواعيد نهائية قصيرة، أو الضغط للبدء في المشروع في أسرع وقت، وهو ما يؤدي إلى عدم تخصيص الوقت والموارد اللازمين لتنفيذ المشروع بنجاح. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال وضع خطط تفصيلية للمشروع توضح أهدافه والجداول الزمنية والمخاطر والموارد المطلوبة، مع إجراء تحديثات على هذه الخطة بصورة دورية.

7- قيود الموارد

تُعد مشكلة تخصيص الموارد من أبرز تحديات إدارة المشاريع، ففي حال عدم تخصيص المعدات أو الميزانية أو الأشخاص اللازمين لتنفيذ المشروع؛ فقد يتعرض للفشل. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال استخدام أدوات إدارة المشاريع التي تمكّن من تحديد مجالات الحاجة إلى الموارد ومتى يتم تخصيصها بشكل زائد وكيفية استخدامها وتحقيق أقصى استفادة منها، وإبراز المجالات التي تعاني من نقص في التخصيص.

8- صعوبة إدارة التغيير

قد يواجه المشروع خلال تنفيذه تغيرات تتمثل في تغير احتياجات العملاء أو أصحاب المصلحة، وعلى الرغم من ضرورة تلك التغييرات لمواكبة أحدث الاتجاهات التي تحافظ على الميزة التنافسية؛ إلا أن صعوبة إدارتها ومقاومة أعضاء الفريق لها قد تضر بالمشروع. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال مراجعة العمليات الداخلية واتجاهات الصناعة السائدة بانتظام، مع استخدام برامج إدارة المشاريع والتي توفر إطارًا لإدارة التغييرات التي تحدث في أثناء تنفيذ المشاريع من أجل توثيقها وإبلاغ سبب إجرائها.

9- مراقبة الجودة

دومًا ما يرغب مديرو المشاريع في تقديم منتجات أو خدمات تفي بالمعايير المطلوبة وتلبي توقعات العملاء، وفي بيئة العمل المليئة بالتحديات قد يصعب الحفاظ على اتساق الجودة، فلا تتم مراقبتها على النحو الأمثل. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال تحديد وتسجيل معايير الجودة باستخدام برامج إدارة المشاريع، مع إنشاء قوائم مرجعية وسير العمل للمهام، إضافة إلى العمل على تتبع تطورات المشروع ومعالمه البارزة.

10- صعوبة إدارة توقعات أصحاب المصلحة

تواجه مراحل إدارة المشاريع تحديًا من نوع آخر يتمثل في تباين اهتمامات وتوقعات أصحاب المصلحة، وهو ما يصعب من التوافق المستمر معهم. ويمكن حل هذه المشكلة من خلال قيام مدير المشروع بإدارة أصحاب المصلحة عن طريق توضيح أهداف المشروع ونطاقه والنتائج المرجوة منه قبل البدء في تنفيذه، مع وضع خطة اتصال لفهم أصحاب المصلحة ومعرفة توقعاتهم وتفضيلاتهم ومخاوفهم، من أجل إشعارهم بجميع التحديثات في الوقت الفعلي.

متى بدأ استخدام مصطلح مراحل المشروع الخمسة؟

بالتأكيد أن العصور القديمة لم تتبنَ مصطلح مراحل إدارة المشاريع "roject management phases" بنفس هذه الصيغة المستقبلية، ولكنها عمدت إلى تطبيق آليات منظمة لإنجاز المهام بطريقة فعّالة وفي أقل وقتٍ ممكن.  وتفيد التقارير بأن الحقبة الحديثة من إدارة المشاريع قد ظهرت في عام 1958 مع تطور برنامج إدارة أداء الشركات، وبشكلٍ عام فقد تبلورت فكرة إدارة المشاريع حتى وصلت شكلها الحالي مرورًا بأربع مراحل: 

• ما قبل عام 1958: النظام الحرفي لإدارة العلاقات الإنسانية.  
• 1958 – 1979: تطبيق علوم الإدارة.  
• 1980 - مركز الإنتاج 1994: الموارد البشرية 
• 1995حتى هذا الوقت: بهدف خلق بيئة جديدة 

وبرغم الأقاويل الكثيرة المتداولة عن قصة الكيفية التي تبلور فيها المصطلح، فإننا نطلق اليوم مصطلح "إدارة المشاريع" على استخدام المعارف والمهارات والأدوات والتقنيات لإيصال شيء ذي قيمة للناس ووضع برامج حاسوبية لتحسين سير الأعمال، وتشييد المباني، وتدشين جهود الإغاثة بعد وقوع كارثة طبيعية، وتوسيع نطاق المبيعات إلى سوق جغرافية جديدة.

هل تريد التعمق في فهم مراحل إدارة المشاريع وتطبيقها بفاعلية؟ إليك دورة ®PMP بالعربي

دورة ®PMP بالعربي المقدمة من بكه تغطي بالتفصيل كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع، بدءًا من التخطيط وحتى الإغلاق. توفر دورتنا الشاملة المعتمدة ما تحتاجه لتصبح مدير مشروع ناجح.

لماذا تستثمر وقتك في دورة PMP®؟

• شهادة PMP® هي واحدة من أكثر شهادات إدارة المشاريع المرموقة على مستوى العالم.
• تغطي جميع جوانب إدارة المشاريع، بما في ذلك العمليات والمراحل التفصيلية.
• مصممة للمهنيين الذين يرغبون في تعميق فهمهم لإدارة المشاريع وتعزيز مهاراتهم.

من يحتاج دورة إدارة المشاريع الاحترافية PMP باللغة العربية؟

بما أن الدورة أصبحت متاحة باللغة العربية الآن، يُنصح كل شخص يبحث عن التطور والاحترافية في مجال إدارة المشاريع النظر في الحصول على هذه الشهادة، وخاصةً: 

• مديرو المشاريع ذو الخبرة الذين يرغبون في تطوير خبرتهم 
• الأفراد الذين لديهم خبرة عملية في مجال إدارة المشاريع  
• الأشخاص الذين يرغبون في بناء قاعدة معرفية واسعة في مجال إدارة المشاريع  
• أي شخص يرغب في الحصول على شهادة PMP

بادر بالتسجيل الآن في دورة PMP® باللغة العربية وافتح الأبواب أمام فرص جديدة وواعدة في عالم إدارة المشاريع. وتقدم لك بكه مجموعة من أفضل دورات إدارة المشاريع المُعتمدة دوليًا والتي ستعينك على تحقيق أفضل أداء في إدارة المشاريع تأكد من تصفحها.

الخاتمة:

تتكون إدارة المشاريع من خمس مراحل رئيسية: البدء حيث يتم تعريف المشروع وتحديد أهدافه وأصحاب المصلحة؛ التخطيط حيث يتم وضع خطة المشروع بما يشمل الجدول الزمني والميزانية وتوزيع المهام؛ التنفيذ حيث يتم تنفيذ الخطة وإدارة الفريق والموارد؛ المراقبة والتحكم حيث يتم متابعة تقدم المشروع وإجراء التعديلات اللازمة؛ والإغلاق حيث يتم إنهاء المشروع وتقييم الأداء واستخلاص الدروس المستفادة.