أعضاء فريق المشروع والهيكل الإداري لإدارة المشاريع وكيفية تجميع الفريق

أعضاء فريق المشروع والهيكل الإداري لإدارة المشاريع وكيفية تجميع الفريق

كتابة : بكه

24 أكتوبر 2023

فهرس المحتويات

في أي مشروع، توجد مجموعة من العوامل التي تلعب دورًا فعالًا في نجاحه، وعلى رأسها فريق العمل المنفذ للمشروع، فلا يمكن للفريق إنجاز المشروع بنجاح وفي وقته المُحدد إن لم تكن هناك إدارة تتبع النهج الصحيح في بناء الفريق وتوزيع الأدوار والمسؤوليات المختلفة للأعضاء، لذلك نسلط الضوء في هذا المقال على تعريف فريق عمل المشروع وكيفية إدارته.

مفهوم فريق العمل في المشروع:

يتكون فريق العمل في المشروع من مجموعة من الأفراد تختارهم المنظمة للعمل معًا والقيام بواجبات معينة في المشروع بغية تحقيق أهدافه وأهداف المنظمة من خلاله.

ويتوقف نجاح المشروع على القدرات التي يتمتع بها كل عضو في الفريق، وفي حال حاجة المشروع إلى استخدام قدرات معينة؛ فقد يقوم مدير المشروع بإجراء تغييرات في الفريق.

الهيكل الإداري لإدارة المشاريع:

تتعدد أنواع هياكل فريق المشروع، ولكن في الغالب يتولى مدير المشروع مهمة إدارة فريق المشروع والإشراف عليه، إلى جانب مسؤولية تخطيط المشاريع وجدولتها وميزانيتها وتتبعها.

وتُعرف الهياكل التنظيمية لإدارة المشاريع بأنها وسائل تقسيم مجموعات الموظفين، وفي الغالب يكون الهيكل تسلسلًا هرميًا يحدد المواقف المختلفة ويسرد المهام المطلوبة لإكمال مشروع ما.

ومن أنواع الهياكل الإدارية لإدارة المشاريع ما يلي:

1- الهيكل الوظيفي

يُستخدم هذا النوع من الهياكل الإدارية في الشركات، ويقوده مدير الشركة، وتركز الشركة على تخصصات الموظفين خلال عملية تجميعهم، مثل خدمة العملاء، الموارد البشرية، ضمان الجودة، المبيعات.

وتتكون إدارات المنظمة من هذه الفرق المتخصصة، ويقوم كل قسم بعمله، ثم يرفع تقاريره إلى مديره، والذي يتولى رفع تلك التقارير إلى مدير الشركة.

2- الهيكل التنظيمي الخطي

يُعتمد هذا النوع في الشركات الصغيرة، لأنه يحدد هيكلها الهرمي بوضوح، ولذلك فإن المسؤول فيه يتولى مهمة تسهيل التواصل بين الموظفين والمديرين، والمساعدة على إنجاز العمل على أعلى مستوى من الكفاءة والجودة.

قائد الهيكل التنظيمي الخطي هو مدير الشركة غالبًا، والذي يتولى الإشراف على مديري المبيعات والتسويق والتطوير.

3- هيكل الخط والموظفين

يدمج هذا الهيكل بين النوعين السابقين، إذ يحتوي على تسلسلًا هرميًا للمديرين الذين يعملون مع عدة مجموعات متخصصة، ولكل مجموعة مديرها الخاص المختلفين عن بعضهم البعض في الرُتب.

4- هيكل المصفوفة

يوجد نوعين من المديرين في هيكل المصفوفة، النوع الأول هو مدير المشاريع والذي يعمل مع موظفين من إدارات مختلفة، ويتولى مهمة تخطيط المشاريع وتنفيذها وإنجازها.

والنوع الثاني المدير الفني والذي يتحقق من مدى كفاءة عمل الموظفين، ويشرف على الإدارة التشغيلية والتقنية داخل الإدارات.

5- الهيكل التقسيمي

يُستخدم هذا الهيكل في حال تعدد مواقع الشركة حول العالم، فمن خلاله يتم إنشاء تسلسلًا هرميًا وظيفيًا في كل موقع، ويكون لكل موقع مجموعات متخصصة تساعده على العمل.

6- الهيكل العضوي

يناسب الهيكل العضوي الشركات التي تعمل في سوق سريع التغير، نظرًا لعدم اعتماده على المركزية، وهو ما يزيد من قابلية الشركة للتكيف.

وليس هناك قائدًا يشرف على الموظفين العاملين في هذا الهيكل حتى وإن مدير المشروع.

7- هيكل المشروع

وهو الهيكل التنظيمي الذي تكونه الشركة خصيصًا في حال وجود مشروع ترغب في تنفيذه، ويتكون هذا الهيكل من مدير المشروع وهو قائده والذي يشرف على مجموعات أو إدارات تقوم بواجبات محددة.

اقرأ أيضًا: سلم توكمان لإدارة الفريق وأثره على نجاح المشاريع.

أعضاء فريق المشروع

يتكون فريق المشروع من مجموعة من الأعضاء، لكل عضو مهامه ومسؤولياته التي يقوم بها، وهي كما يلي:

1- مدير المشروع

يتولى مدير المشروع مهمة الإشراف على مشروع وجميع العمليات المُنفذة فيه، حتى يظل على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية، ومن أبرز مهامه ما يلي:

  • اختيار أعضاء الفريق وتحديد مهام ومسؤوليات كل عضو.
  •  فحص الميزانية للتأكد من عدم استهلاك المشروع لموارد أكثر من المُخصصة له.
  • توفير الموارد اللازمة لمساعدة أعضاء المشروع على القيام بمهامهم.

ويُعد مدير المشروع هو حلقة الوصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في المشروع، للتأكد من إدراك الجميع مدى تقدم المشروع.

2- عضو فريق المشروع

عضو فريق المشروع هو الشخص الذي ينجز مهام محددة في المشروع، والتي يحددها مدير المشروع وفقًا لخبرات العضو ومهاراته، وأعضاء الفريق هم موظفين داخليين ومستشارين خارجيين أو متخصصين أو متعاقدين.

وتتمثل مهام عضو الفريق في:

  •  التعاون مع المستخدمين لتحديد متطلبات العمل.
  •  إنهاء المهام في المواعيد المُحددة.
  •  المشاركة في بلوغ أهداف المشروع.

3- راعي المشروع

راعي المشروع هو المشرف الإداري الذي يدعم المشروع بموارد رفيعة المستوى لضمان نجاحه، كما يسهل هذا الراعي التواصل بين مدير المشروع وفريق قيادة الشركة.

ومن مهامه الأخرى:

  •  معالجة أهم الخيارات التجارية للمشروع.
  •  الحصول على موافقة لرفع النفقات وتغيير المواعيد النهائية للمشروع.
  •  تقديم الدعم لمدير المشروع فيما يخص توفير الموارد التي يحتاج إليها أعضاء الفريق.

4- أصحاب المصلحة في المشروع

أصحاب المصلحة في المشروع هم المتعاونين في المشروع بالمساهمة فيه أو بتمويله، ويجب ضمان رضا هؤلاء الأعضاء لتحقيق النجاح في المشروع.

وقد يكون أصحاب المصلحة موظفين داخليين مثل راعي المشروع وإدارة المشروع، أو يكونوا مساهمين خارجيين مثل العملاء والمقاولين من الباطن والحكومة والموردين.

وتتمثل مهامهم في:

  • تحديد مخاطر المشروع.
  • تقديم الخبرة الفنية.
  • الاعتراف بقيود المشروع.
  • تقديم التغذية المرتدة.

5- محلل أعمال

يُعد محلل الأعمال من أهم أعضاء فريق المشروع، إذ يتعاون مع أصحاب المصلحة في الشركة لتحديد الأهداف التي تعالج المشكلات التي تطرأ، كما يقوم بالتالي:

  • تطوير فكرة المشروع.
  • وضع الاستراتيجيات المعززة لكفاءة أحد المجالات.
  • اتباع المعايير التقنية لفريق المشروع.

كيفية تجميع الفريق

يُكلف مدير المشروع بمهمة تجميع الفريق المناسب لتحقيق أهداف المشروع، ويمكن تحقيق ذلك باتباع الآتي:

1- تحديد نطاق المشروع ومتطلباته

قبل تجميع الفريق، يجب أن يمتلك مدير المشروع تصورًا حول نطاق المشروع ومتطلباته، إذ يساعده ذلك على تحديد المهارات والخبرات اللازمة لفريق المشروع.

2- تحديد الأدوار والمسؤوليات

الخطوة التالية هي تحديد الأدوار والمسؤوليات اللازمة لفريق المشروع، إذ لا بد من وضوح الأدوار والمهام لكل من مدير المشروع وقائد الفريق وخبراء الموضوع وأعضاء الفريق.

3- تحديد المهارات والخبرات اللازمة

يجب التأكد من امتلاك كل عضو من أعضاء الفريق المهارات التقنية ومهارات الاتصال ومهارات حل المشكلات ومهارات إدارة المشاريع، حتى يؤدي كل عضو دوره بنجاح.

4- التأكد من توفر الموارد

يتعين على مدير المشروع التأكد من مدى توفر الموارد وهي الأفراد والمعدات والميزانية، ومن ثم تحديد عدد أعضاء الفريق اللازمين.

5- توظيف أعضاء الفريق

يعلن مدير المشروع عن فرص العمل المتوفرة من خلال عدة وسائل أبرزها مواقع التواصل الاجتماعي.

وعند اختيار أعضاء الفريق؛ يُراعى مهاراتهم وخبراتهم ومدى توافقهم مع المنظمة.

6- تدريب أعضاء الفريق

بعد تجميع أعضاء الفريق يجب إخضاعهم لتدريب، يتعرفون من خلاله على المشروع وما هي أدوارهم ومسؤولياتهم فيه.

 كيفية إدارة فريق إدارة المشاريع 

هناك مجموعة من الاستراتيجيات الفعالة الواجب على مدير المشروع اتباعها عند إدارة فريق عمل المشروع وهي:

1- تحقيق التوازن

يتعين على مدير المشروع تحديد احتياجات المشروع، ومدى ملائمة شخصيات أعضاء الفريق وقدراتهم الفنية لها.

فلا بد من البحث عن القدرات الصحيحة لأعضاء الفريق وتحقيق التوازن المثالي فيها، فلا يمكن توظيف شخص كفؤ ولكنه غير قادر على العمل في الفريق، كما لا يمكن توظيف شخص لا يتمتع سوى بمهارات الاتصال.

2- الرؤية والشفافية

يجب على مدير المشروع اتباع الشفافية في إدارته للمشروع، والتي تعني إطلاع جميع أعضاء الفريق على معلومات المشروع ورؤيته الفعالة، إذ يعزز ذلك من المساءلة الداخلية، ويضمن الاستفادة من مهارات الأعضاء، ويتيح تتبع التقدم.

3- تحقيق التواصل

لا بد من تفاعل مدير المشروع مع أعضاء الفريق والتواصل معهم بشكل متكرر طوال فترة تنفيذ المشروع.

كما يفيد التواصل الفعال بين مدير المشروع وأعضاء الفريق في توضيح أهداف المشروع والمخاطر المرتبطة به وبالتالي معالجتها.

4- حل المشكلات

لإدارة فريق المشروع بشكل فعال، يجب أن يتمتع مدير المشروع بالقدرة على حل المشكلات التي تنشب بين أعضاء الفريق.

وإذا كانت المشكلات متعلقة باستراتيجيات العمل؛ فيمكن تحفيز كل هدف من الأهداف الأساسية، وإذا كانت مشكلات شخصية؛ فلا بد من التحلي بالحكمة والعمل على حلها بسلام.

5- ردود الفعل

يجب على مدير المشروع الحصول على ردود أفعال أعضاء الفريق ومعرفة آرائهم في كل ما يخص المشروع، إضافة إلى معرفة المزيد عن تفضيلاتهم.

لتعزيز مهاراتك في إدارة المشاريع؛ يمكنك الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في هذا المجال.

كيفية توظيف الفريق العامل على المشروع

يُعد توزيع المهام في المشروع من أبرز المهام التي تقع على عاتق مدير المشروع، إذ يتعين عليه فهم خبرات ومهارات كل عضو من أعضاء الفريق، ومن ثم يقوم بتكليفه بالمسؤوليات والأدوار المُحددة.

وهناك بعض النصائح فيما يخص توزيع المهام على أعضاء الفريق وهي كما يلي:

1- امتلاك خطة

يجب أن يمتلك مدير المشروع خطة تتضمن عدد المهام المطلوب إنجازها خلال فترة زمنية معينة، من هم أعضاء الفريق المقرر إشراكهم في تنفيذ المشروع، ومن منهم المتفوق ومن يحتاج إلى تطوير مهاراته.

2- تحديد الموارد المتاحة

لا بد من التأكد من إتاحة الموارد المطلوبة في المشروع، حتى يتمكن مدير المشروع من التخطيط وتوزيع المهام بشكل فعال.

3- وضع توقعات واضحة

قبل البدء في المشروع، يجب أن يجتمع مدير المشروع مع الأعضاء، ليوضح مهام وأدوار كل عضو، وشرح التوقعات والأهداف الواقعية.

4- التواصل مع أعضاء الفريق

أهم ما يعزز من الشفافية داخل الفريق، تواصل المدير مع كل عضو من الأعضاء بوضوح، إذ يُجري معهم محادثات فردية يحفزهم خلالها ويعرف مهاراتهم وخبراتهم لتحديد أدوارهم.

5- تقسيم المهام الكبيرة

لتسهيل إدارة سير العمل؛ يُفضل تقسيم المهام الكبيرة والمعقدة إلى أجزاء فرعية أصغر، يتعرف عليها أعضاء فريق المشروع بسهولة.

6- رفض تعدد المهام

لعل أكثر ما يستهلك طاقات أعضاء فريق المشروع ويقلل من أدائهم، تكليفهم بعدة مهام في وقت واحد، إذ يؤثر ذلك بالسلب على معنويات الأعضاء، وبالتالي تتأثر إنتاجيتهم.

اقرأ أيضًا: كتب إدارة المشاريع.

ما الأدوات التي تساعد في توزيع الأدوار وتتبع سير المشروع؟

هناك مجموعة من الأدوات التي يستعين بها مديرو المشاريع في إنشاء مهام، وتقسيمها إلى أشياء فرعية، وتخصيصها لأعضاء الفريق وتتبع مدى تقدمهم، وأبرزها ما يلي:

1- مخططات جانت Gantt Charts

تُستخدم مخططات جانت في توزيع المهام على أعضاء الفريق وفقًا للجدول الزمني المُحدد، إضافة إلى استخدامها في تتبع مدى تنفيذ المهام من خلال النسبة المئوية التي توضح مقدار العمل الذي تم إنجازه ومقدار العمل المتبقي، وإجراء تعديلات على خطط توزيع المهام مع تغيير العمل وتغيير المواعيد النهائية.

2- الإشعارات Notifications

من خلال الإشعارات، يحصل مدير المشروع على تحديثات فيما يخص توزيع المهام أو تغيير مرحلة المهمة، أو إعطاء تعليمات حول المهام لأعضاء الفريق، وتظهر تلك الإشعارات على التطبيق وسطح المكتب والبريد الإلكتروني والهاتف المحمول.

3- مجالس كانبان Kanban Boards

تفيد مجالس كانبان مدير المشروع في تصور المهام وتحديد أولوياتها وفقًا لمتطلبات المشروع، إلى جانب تقسيم سير العمل إلى عدة أقسام، ومراقبة العمل خلال تنفيذه عبر مراحل المشروع المتعددة.

4- باسيكامب Basecamp

تُستخدم هذه الأداة في إنشاء المهام وتخصيصها لأعضاء الفريق، إضافة إلى إدارة المشروع وتتبع التقدم المُحرز فيه بكفاءة وفاعلية.

5- كليك أب ClickUp

وهي من الأدوات الشاملة في إدارة المشاريع، فمن خلالها يتمكن مدير المشروع من إنشاء المهام وتعيينها لأعضاء الفريق، ومتابعة عمليات المشروع.

خصائص فريق عمل المشروع

هناك عدة خصائص رئيسية تميز فريق عمل المشروع الناجح وهي:

  • العمل وفقًا لأهداف محددة جيدًا وقابلة للقياس، وإدراك كل عضو الاتجاه الذي يسير فيه المشروع.
  • وضوح أدوار ومسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق، مع تكليف الأشخاص المناسبين بالمهام.
  • يجمع بين أعضاء فريق المشروع الاتصال الفعال، والذي يمكنهم من فهم بعضهم البعض بوضوح.
  • يمتلك فريق عمل المشروع إدارة وقيادة فعالة مسؤولة عن تنفيذ المشروع وإتمامه بنجاح.
  • يسود بين أعضاء فريق عمل المشروع الناجح الروح المعنوية العالية وبيئة العمل الإيجابية، فهي عوامل تقضي على أي صراع أو سلبية.

 

وفي الختام، فإن نجاح المشروع يتوقف على مدى قدرة مديره على اتباع أفضل الممارسات في إدارته، وتحديد أدوار ومسؤوليات كل عضو في فريق العمل، وتزويدهم بجميع الموارد التي يحتاجون إليها.

بعض المصادر الأجنبية المفيدة:

واتساب