عملية إغلاق المشروع PMP: المفهوم والخطوات والإطار الزمني وأهم الأنشطة

إغلاق المشروع في إدارة المشاريع يتضمن مجموعة من الخطوات الأساسية لإنهاء الجهود بنجاح، مثل تقييم وثائق المشروع، وتسوية المستحقات المالية، وتوثيق الدروس المستفادة، وتوديع الفريق بالشكر والتقدير، وتقييم الأداء، وإصدار تقرير الإغلاق، وإغلاق الحسابات المالية. تلك الخطوات تضمن إتمام المشروع بنجاح وتسليم النتائج بشكل مرضٍ وفعّال، وفي تحقيق الفوائد المخطط لها من المشروع.

بشكل عام، يبدو مصطلح إغلاق المشروع سلبياً وحزيناً؛ فنحن البشر نشعر بالحزن لانتهاء أي شيء،  ربما لأن الأمر يذكرنا بالموت والفقد. على النقيض، فإن في علم الإدارة لا يبعث مصطلح إغلاق المشروع على مشاعر سلبية أو إيجابية، وإن ذلك بسبب أن عملية إغلاق المشروع تتعلق بالعديد من المحفزات الإيجابية والسلبية. من أجل أن نساعدك على رؤية إغلاق المشروع من خلال نظارة علم الإدارة، فلنتحدث قليلاً عما يعنيه مصطلح إغلاق المشروع، ومتى يمكن أن يتم هذا، وكيف يمكن أن نتمه بشكل صحيح وآمن.

ما هو مفهوم إغلاق المشروع PMP:

يشير مصطلح إغلاق المشروع في علم الإدارة إلى مجموعة من الأنشطة، أو الخطوات التي يجريها القائمون على المشروع، تأهباً لإنهائه. يمكن لهذا المصطلح كذلك أن يشير إلى إغلاق كامل للمشروع، أو إغلاق إحدى مراحله فحسب، دون التأثير على سائر مراحله السابقة، وتمهيداً لمراحله المستقبلية.

طبقاً ل PMP، يمكن لهذه العملية أن تتم أكثر من مرة خلال إدارة المشروع، خاصة في حالة إغلاق مرحلة من مراحل المشروع فقط؛ فعند الانتهاء من المرحلة التي تم التخطيط لها، وبعدما تؤتي ثمارها، من الطبيعي أن يغلق القائمون هذه المرحلة، والانتقال إلى المرحلة التالية في العمل، من خلال الاستفادة من نتائج المرحلة التي تم إغلاقها بالفعل، والتخطيط للمرحلة التالية.

متى يتم إغلاق المشروع؟

إن عملية إغلاق المشروع، أو إغلاق مرحلة محددة منه في غاية الأهمية، ولكن لكي نجد النتائج المرجوة من هذه العملية، ومن أجل تجنب أقصى قدراً من الخسائر، يجب أن تتم في حالات محددة، وأوقات محددة. 

1- بلوغ المشروع أهدافه:

عند بلوغ المشروع أهدافه يجب على القائمين عليه إنهاؤه. بلوغ المشروع أهدافه يعني نجاحه، وحينها لا يكون إغلاقه أمراً سلبياً، ولكن إيجابياً، حيث يمكنك أن تستمد من نتائج المشروع، ودراستها ما يساعدك على الشروع في فتح مشروعك التالي.

على الرغم من أن في حالة بلوغ المشروع أهدافه فإنه قد حقق نجاحاً، فلا يمكنك أن تقوم بتمديد عمره أكثر مما تم التخطيط له مسبقاً، وسيكون عليك إغلاقه، وإحسان عملية الإنهاء هذه حتى لا تضر مشاريعك المستقبلية.

2- الفشل في بلوغ أهداف المشروع:

في حالة الفشل في بلوغ أهداف المشروع، ينبغي عليك أن تضع خطة لإغلاقه فوراً. فإن إطالة عمره لن تعود عليك بنفعٍ، وعلى الأرجح ستزيد من خسائرك، وستعيقك عن السعي وراء مشروع مستقبلي أنجح.

يجب عليك كذلك أن تبدأ بدراسة أسباب فشله، كمحاولة لتتفاداها في مشاريعك المستقبلية. دراسة أسباب الفشل في هذه الحالة يمكن أن تفوق في أهميتها دراسة نتائج المشروع الناجح، حيث إنه في حالة فشلك في تجنب أسباب فشل المشروع، فأنت تواجه خطر مواجهتها مرة أخرى.

3- تغيير طارئ في أهداف المشروع:

أثناء العمل على المشروع تتبلور فكرتنا عنه أكثر، وربما نكتشف ثغرة تتعلق بالأهداف المعلنة للمشروع، وفي هذه الحالة نضطر إلى تغيير طارئ في أهداف المشروع من خلال إغلاق المشروع نفسه فوراً.

قبل أن تقوم بإغلاق المشروع قم بدراسة مكثفة حول أهدافه المرجوة، وقم بالتخطيط الحكيم حول كيف ستقوم بإغلاقه، وكيف ستعيد العمل عليه مرة أخرى في ثوبه الجديد.

4- الانتهاء من مرحلة من مراحل المشروع:

إن المشروع غالباً ما يتكون من مراحل مختلفة، ويجب أن يتم التعامل مع كل منها كأنها مشروع قائم بذاته، لذلك فإن الانتهاء من مرحلة من مراحل المشروع تستوجب إغلاق هذه المرحلة، في عملية تشبه عملية إغلاق المشروع.

إن الانتهاء من إحدى مراحل المشروع مناسبة سعيدة، حيث تشير إلى نجاح هذه المرحلة، والاستعداد للشروع في العمل على المرحلة التالية.

ما هو الإطار الزمني لإغلاق المشروع؟

لا يوجد إطار زمني محدد لإغلاق مشروع، فالمدة الزمنية التي يستغرقها القيام بالمهام المتعلقة بإنهاء المشروع تختلف من مشروع لآخر، وقد تستغرق بضعة أسابيع قليلة، أو حتى بضعة شهور.

هذا المدى الواسع في الإطار الزمني لإغلاق مشروع يرجع إلى أن هناك عوامل كثيرة تؤثر على سير هذه العملية: كحجم المشروع، ودقة تفاصيله، وعدد مهام إدارة المشاريع الواجب القيام بها خلال هذه العملية، وعدد الأفراد الذين ينجزون هذه المهمة، والأحوال الاقتصادية والسياسية الخاصة بالمجتمع الذي نشأ فيه المشروع.

اقرأ أيضًا: نظرية البجعة في إدارة المشاريع.

ما هي خطوات إغلاق المشروع طبقاً ل PMP؟

إن خطوات إغلاق المشروع كثيرة، وذات دقائق كثيرة، فهي عملية معقدة تكثر أسبابها، ونتائجها، وبالتالي فهي عملية طويلة ذات خطوات كثيرة. تنقسم عملية إغلاق المشروع إلى ثلاث مراحل رئيسية:

1- المرحلة التقنية:

في المرحلة التقنية من مراحل إغلاق المشروع ينبغي عليك أن تقوم بإدارة الأقسام التقنية الخاصة بالمشروع، وإنهاء العمل عليها: كالموقع الإلكتروني الخاص بالمشروع، وتسليم نتائج المشروع التقنية إلى العميل، وتدوين نتائج المشروع التقنية بشكل دقيق.

2- المرحلة التعليمية:

في المرحلة التعليمية من مراحل إغلاق المشروع قم بدراسة نتائج ومخرجات المشروع، وتقييم هذه النتائج ومقارنتها بأهداف المشروع، وقم بتدوين أي ملاحظات بشأن تحسين الأداء في المشروعات القادمة. في هذه المرحلة يمكن أن تشجع أعضاء الفريق على الإدلاء بآرائهم، وتقديم النصح من أجل إحراز التقدم من خلال المشروعات المستقبلية.

3- المرحلة البشرية:

في المرحلة البشرية، يجب أن تولي أعضاء الفريق بعض الاهتمام، وأن تبدي الشكر والامتنان لتعاونهم الذي أثمر عن هذا المشروع. سيساعدك هذا الأمر في بناء شبكة من العلاقات المهنية الصحية، وسيجعل الكثير من أفراد الفريق على استعداد للعمل على مشروعاتك المستقبلية.

من الجدير بالاحترام في هذه المرحلة أيضاً أن تقوم بإبراز قدراتهم ومهاراتهم، خاصة التي قاموا بتطويرها أثناء العمل على المشروع، بشكلٍ شفهي أو كتابي، وأن تقوم كذلك بإعطائهم بعض النصائح المهنية التي من شأنها مساعدتهم في المستقبل.

اقرأ أيضًا: منهجيات إدارة المشاريع.

خطوات لنجاح مرحلة الانتهاء للمشروع:

يوجد العديد من الخطوات التي يجب أن تجريها لكي تتأكد من نجاح مرحلة الانتهاء للمشروع:

1- أخذ قرار بداية عملية إغلاق المشروع:

أخذ قرار بداية عملية إغلاق المشروع من أهم الخطوات التي يمكن أن تنقذ مشروعاتك المستقبلية، أو تحكم بالفشل على مستقبلك المهني. إن قمت بأخذ قرار خاطئ فأنت بالتأكيد تعرض مستقبلك للخطر، سواء كان بإغلاق المشروع دون داعٍ، أو بعدم إغلاقه عندما يكون هناك حاجة لإغلاقه.

يمكنك أن تأخذ هذا القرار من خلال مقارنة الأهداف الذي يسعى المشروع إلى تحقيقها بالأهداف التي قام بتحقيقها بالفعل، فإن كان قد قام بتحقيق كل أهدافه، أو لم يحقق أي منها بعد فعلى الأرجح يجب إغلاق المشروع، أما إن تمكن المشروع من تحقيق بعض أهدافه فمن الأفضل الاستمرار في العمل عليه.

2- تجهيز المشروع من أجل تسليمه إلى العميل:

عند تجهيز المشروع من أجل تسليمه إلى العميل يجدر بالقائمين عليه إنجاز بعض المهمات كإنهاء جميع الأعمال، وعرضه على العميل، وإجراء أية تعديلات قد يرغب بها العميل، وكذلك تحرير التقارير النهائية التي تسجل كافة تفاصيل المشروع والنتائج التي وصل إليها فريق العمل.

يجب أيضاً في هذه المرحلة أن يشرح مدير المشروع إلى العميل آليات المتابعة والدعم التي سيحصل عليها العميل من أجل مشروعه، وكيف ستتم كل منها.

3- إنهاء التفاصيل المالية الخاصة بالمشروع:

يجب على مدير المشروع إنهاء وإتمام تجهيز التفاصيل المالية الخاصة بالمشروع، كفواتير الرواتب، والفواتير المالية التي يحتاج العميل إلى دفعها إلى فريق العمل.

في هذه المرحلة ينبغي أن تتم إعادة الأصول العينية التي تم استخدامها أثناء العمل على المشروع إلى أصحابها، وتسديد العميل لأي تكاليف نظير استخدامها.

4- إعداد التقرير النهائي عن المشروع:

إعداد التقرير النهائي عن المشروع من الخطوات المهمة في عملية إغلاق المشروع، وهو بمثابة قصة حياة المشروع، فيشمل كيف تم تصميم المشروع نظرياً، ثم تطبيقه عملياً على أرض الواقع، وشرح تفصيلي لمراحله المختلفة، وماذا قد تم من مراحله على أكمل وجه، وما المراحل التي أخفق القائمون عليها في القيام بها.

اقرأ أيضًا: من هم أصحاب المصلحة.

ما هي أنشطة عملية الإغلاق؟

يوجد العديد من أنشطة عملية الإغلاق التي يجب على من يدير عملية إدارة المشروع القيام بها، وإنها تختلف من مشروع لآخر تبعً لنوعية المشروع، وتآلف أعضاء الفريق في المشروع، وما إذا كان المشروع ناجحاً أم لا، وقد أتينا بأهمها:

1- قم بتنظيم اجتماعات لأعضاء الفريق من أجل استكمال النقاط النهائية من المشروع، والانتهاء منه بشكل جماعي؛ فكما بدأتم طريق هذا المشروع سوياً يجدر بكم إنهائه سوياً.

2- عقد اجتماعات مع أعضاء الفريق، سواء ثنائية أو جماعية لتحديد الخبرات المهنية التي اكتسبها الأعضاء، ودور المشروع في مساعدتهم في تطوير مهاراتهم.

3- مراجعة جميع عقود التوظيف لضمان دفع رواتب جميع أعضاء الفريق.

4- التدوين الدقيق لأجزاء المشروع غير المنتهية، وتنبيه العميل إليها، مع إدراج ملاحظات حول إمكانية القيام بمشاريع مستقبلية ناتجة عن نجاح هذا المشروع.

5- من المهم التعبير عن امتنانك لجميع أعضاء فريق العمل لبذل وقتهم وجهودهم من أجل تحقيق أهداف المشروع.

6- إعداد تقرير بمساهمات أعضاء الفريق، وتسليمه إلى العميل؛ حيث إن هذا قد يساعدهم على الحصول على وظائف مستقبلية.

اقرأ أكثر عن كيفية بناء فريق عمل ناجح.

إن مرحلة إغلاق المشروع هي آخر المراحل التي يمر بها المشروع، مما يجعل الكثير يظنون إنها مرحلة ذات أهمية أقل من غيرها من المراحل، لكن في الواقع إنها من أهم المراحل، فإن نجحت تأكد نجاح المشروع الناجح، وإن فشلت أُهدِر المجهود المبذول خلال المشروع. لذلك فتحلى بالصبر، وتأكد من كل خطوة قبل أن تأخذها خلال هذه العملية، وكن دقيقاً في إتمام مهامك، يستوي لك المشروع الناجح بأكمله.

دورات معتمدة في إدارة المشاريع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الخاتمة:

إغلاق المشروع في إدارة المشاريع يتضمن تنفيذ سلسلة من الخطوات الحاسمة لإنهاء الجهود بنجاح. يشمل ذلك تقييم وثائق المشروع، وتسوية المستحقات المالية، وتوثيق الدروس المستفادة، وتوديع الفريق بالشكر والتقدير، وتقييم الأداء، وإصدار تقرير الإغلاق، وإغلاق الحسابات المالية. تلك الخطوات تضمن إتمام المشروع بنجاح وتسليم النتائج بشكل مرضٍ وفعّال، وفي تحقيق الفوائد المخطط لها من المشروع.