إدارة نطاق المشروع Project Scope: المفهوم والخطة والأهمية وأمثلة عملية والممزات وأفضل الممارسات وعناصرها الستة

نطاق المشروع يمثل العمل الشامل اللازم لإتمام مهام المشروع بنجاح، وتشمل إدارة نطاق المشروع مراقبة وتتبع هذا النطاق لضمان تحقيق أهداف المشروع بدقة، وتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق، واستخدام الموارد بشكل فعّال، وإدارة المخاطر بكفاءة.

عند انطلاق أي مشروع، فإن الهدف الأسمى لجميع العاملين عليه هو سيره بسلاسة من بدايته وحتى نهايته دون تأخير وفي حدود الميزانية المُحددة سلفًا، ولكن ما يحدث في أغلب المشاريع هو تغير نطاقها، والذي يُسمى زحف نطاق المشروع، والذي يشكل مصدر قلق كبير لمديري المشاريع لأنه يؤثر على نسبة كبيرة منها، ولذلك لا بد من إدارة نطاق المشروع من أجل تجنب مشكلات زحف النطاق، وفي هذا المقال نوضح مفهوم إدارة نطاق المشروع وخطواتها وأهميتها.

تعريف نطاق المشروع:

يمكن تعريف نطاق المشروع Project Scope بأنه إجمالي حجم العمل الواجب القيام به لإتمام المشروع، ولذلك يخطط مدير المشروع لتحقيق أهداف أصحاب المصلحة وتنفيذ المشروع بنجاح، فيقوم بتقسيم المشروع إلى مهام ونواتج من المقرر تحقيقها.

ووفقًا لنطاق المشروع، يقوم مدير المشروع بتجميع الفرق، وتحديد الموارد التي يحتاج إليها المشروع، وميزانيته وخطته وجدوله الزمني، ولذلك فإن تحديد نطاق المشروع جزءًا أساسيًا من عملية تخطيط المشاريع.

تعريف إدارة نطاق المشروع:

إدارة نطاق المشروع تشير إلى العملية التي يتم من خلالها تتبع نطاق المشروع منذ بدايته، لضمان عدم نموه خارج نطاق السيطرة.

ومن مهام إدارة نطاق المشروع، السيطرة عليه لعدم زحف النطاق، هذا الزحف الذي يحدث نتيجة إضافة أي عمل إضافي أو تكاليف إضافية إلى نطاق المشروع دون إشراف مديره، وهو ما يؤدي إلى تغير النطاق، وعدم تطابقه مع خطة المشروع وجدوله الزمني، ومن ثم يتأخر تنفيذ المشروع.

هيكل تقسيم العمل (WBS)

هيكل تقسيم العمل هو عبارة عن أداة على شكل رسم بياني يستخدمها مدير المشروع من أجل تنظيم مهام أعضاء فريق العمل حسب التسلسل الهرمي لها من أجل إنجازها بشكل أسرع وأكثر كفاءة، بما يحقق أهداف المشروع ونتائجه المرجوة.

ومن خلال هيكل تقسيم العمل، يتمكن مديرو المشاريع من تقسيم نطاقات المشاريع المعقدة إلى مكونات أو مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة، إذ يتم تقسيم المشروع بالكامل حتى يسهل تخطيطه وتنظيمه وتتبع التقدم المُحرز فيه.

وتعمل هذه الأداة على تحديد كل مهمة من مهام المشروع ثم وضعها ضمن هيكل هرمي يوضح العلاقة بين كل مهمة ونواتجها، وفي قمة هذا الهرم توجد النتائج الرئيسية للمشروع، وفي المستويات الدنيا منه توجد المهام التي يتم تقسيمها إلى مهام أصغر يمكن إدارتها.

ويتم إنشاء أداة  WBS وفقًا لطريقتين وهما: على أساس المرحلة التي تقسم المشاريع حسب الجدول الزمني، أو على أساس النتائج التي تركز على المهام الفردية أو أجزاء من نطاق المشروع.

عمليات إدارة نطاق المشروع:

عمليات إدارة نطاق المشروع هي الخطوات التي يقوم بها مديرو المشاريع للتأكد من فهم وتسجيل كل ما يتعلق بالمشروع من أهداف ونتائج ومهام ومواعيد نهائية وميزانيات، والقيام بهذه الإجراءات في بداية المشروع يسهل من إدارته وإدارة فريق العمل القائم عليه، وتشمل تلك العمليات ما يلي:

1- جمع المتطلبات

وهي العملية التي تتضمن جمع متطلبات المشروع من خلال تحديد احتياجات أصحاب المصلحة من أجل تلبية أنشطة المشروع، فضلًا عن المواعيد النهائية التي يجب الوفاء بها لضمان نجاح المشروع.

2- تحديد النطاق

تشمل عملية تحديد النطاق وضع وصفًا تفصيليًا للمشروع والمنتج المُقرر إطلاقه من خلاله، وما هي مختلف المتطلبات للمشروع والمنتج، كما تتضمن كيفية تخصيص الموارد وتعديل الجداول الزمنية، وكيف يمكن للفريق قبول النتائج المتفق عليها ومعالجتها.

ويُعد نطاق المشروع بمثابة المرجع لأعضاء الفريق، لأن من خلاله يمكن التعرف على المهام الخارجة عن هذا النطاق ومن ثم استبعادها.

3- إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)

يتم إنشاء هيكل تقسيم العمل وفقًا لبيان نطاق المشروع والمعلومات التي جرى جمعها في عملية تجميع المتطلبات، وفي هذا الهيكل يتم تقسيم المشروع إلى مهام فردية أصغر وتحديد المسؤول عن كل مهمة، كما يتضمن نتائج محددة بوضوح تساعد مدير المشروع والفريق على إدارة المهام بشكل أكثر سهولة.

4- التحقق من النطاق

تتضمن هذه العملية مراجعة النتائج مع العملاء أو أصحاب المصلحة أو المديرين أو الثلاثة أطراف معًا من أجل التأكد من اكتمالها على النحو المطلوب والحصول على موافقة رسمية على مهام المشروع.

5- التحكم في النطاق

في عملية التحكم في النطاق يتم رصد حالة المشروع والتأكد من بقائه ضمن النطاق المحدد، ويقوم مدير المشروع بمقارنة تقارير الأداء بمتطلبات المشروع من أجل منع زحف النطاق، والذي يمكن أن يحدث نتيجة وجود تغيرات في النطاق أو إضافة العميل متطلبات جديدة.

خطة إدارة نطاق المشروع:

خطة إدارة نطاق المشروع هي العمليات التي يضعها مدير المشروع للتأكد من تضمن المشروع كافة المهام اللازمة، إذ تحدد كيفية شرح النطاق وتنظيمه وتطويره.

ويستعين مديرو المشاريع بهذه الخطة لتحديد المشاريع والتخطيط لها، لضمان بقاء المشروع ضمن النطاق المخطط له، كما يستخدمونها في تخصيص الموارد، لإنجاز المشروع في الوقت المُحدد وفي حدود الميزانية.

وتوضع خطة إدارة نطاق المشروع وفقًا للخطوات التالية:

• تحديد أصحاب المصلحة ومعرفة أهم المتطلبات منهم.
• وضع بيان لنطاق المشروع يشتمل على أهدافه.
• رسم خريطة بجميع المهام اللازمة بإنشاء هيكل تقسيم العمل..
• إعداد قائمة بأدوار ومسؤوليات فريق المشروع.
• تحديد عملية القبول الرسمي لنواتج المشاريع التي جرى استكمالها.
• تحديد كيفية مراقبة طلبات تغيير النطاق وتوثيقها مقابل بيان النطاق.

أمثلة على خطة إدارة نطاق المشروع:

ومثالًا على إعداد خطة إدارة نطاق المشروع، طلب عميل من وكالة متخصصة في إنشاء المواقع الإلكترونية، تصميم موقعًا لشركته التي تنتج الشيكولاتة، في هذه الحالة يتم إعداد الخطة وفقًا للخطوات المذكورة سابقًا.

في البداية يتم إنشاء قائمة بأصحاب المصلحة، وتوثيق ما يرغبون فيه من المشروع وهو موقع ويب مكون من عدة صفحات بنظام ألوان بني، ثم الحصول من أصحاب المصلحة على وثيقة بكافة متطلبات وشروط المشروع، يتبعها إنشاء هيكل تقسيم العمل وتحديد أدوار كل عضو في الفريق، وفي الخطوة النهائية يتم تحديد موعد لإرسال موقع الويب إلى أصحاب المصلحة.

أهمية ومميزات إدارة نطاق المشروع:

من المتوقع أن تطرأ على المشروع العديد من التغييرات خلال مراحل تنفيذه، تلك التغييرات التي تجعل المشروع يخرج عن نطاقه من حيث ميزانيته وموعد تنفيذه، ولذلك تُعد عملية إدارة نطاق المشروع فعالة للأسباب التالية:

1- خلق رؤية

تساعد عملية إدارة نطاق المشروع على تحديد تفاصيل النطاق في البداية، وبالتالي تصبح هناك رؤية واضحة للنتيجة النهائية والخطوات اللازمة لتحقيق ذلك بالنسبة لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق.

2- تجنب زحف النطاق

عند وضع نطاق محدد من خلال عملية إدارة نطاق المشروع، يمكن تجنب حدوث زحف النطاق، وبالتالي لا يتجاوز المشروع قيود الميزانية والمواعيد النهائية المُحددة لإنجازه.

3- توضيح النطاق

عند تحديد النطاق من خلال هذه العملية، يصبح كل عضو في الفريق أكثر دقة وتركيزًا، ومن ثم يستطيعون تسجيل الأهداف والمهام من أجل الرجوع إليها بسهولة.

أهداف إدارة نطاق المشروع:

أهم ما يميز عملية إدارة نطاق المشروع أنها تساعد على تحقيق مجموعة من الأهداف وهي:

1- السيطرة على متطلبات المشروع وعدم التأخر:

السيطرة على متطلبات المشروع التي تتغير بصورة مستمرة. عدم التأخير في تسليم المشروع عن الموعد المُحدد سلفًا. تحقيق النتيجة النهائية من المشروع والتي يتوقعها العميل.

2- تحقيق التواصل الجيد بين الأعضاء:

يساعد تحديد نطاق المشروع على مشاركة جميع أعضاء الفريق في تحقيق أهداف المشروع المعروفة، وهو ما يحقق التواصل الجيد والعمل الجماعي بينهم، ومن ثم ضمان استمرار المشروع على المسار الصحيح.

3- استخدام الموارد بشكل فعال

عند تحديد نطاق المشروع، يستطيع مديرو المشاريع تحديد الأشخاص والآلات والإمدادات المطلوبة لتنفيذ المشروع، وهو ما يمكنهم من استخدام الموارد بشكل فعال، وينتج عن ذلك خفض التكاليف وتحسين كفاءة المشروع.

4- إدارة المخاطر:

من خلال إدارة نطاق المشروع، يمكن تحديد المخاطر التي يمكن أن تواجهه في وقت مبكر من تنفيذه، وهو ما يمكن مديرو المشاريع من وضع خطط طوارئ للتخفيف من حدتها.

من مميزات عملية إدارة نطاق المشروع أنها تضمن رضا أصحاب المصلحة عن النتائج النهائية للمشروع، وتسليمه في المواعيد المُقررة.

تقدم منصة بكه دورات تدريبية مُعتمدة في إدارة المشاريع، يمكنك الالتحاق بها لصقل مهاراتك في هذا المجال.

أفضل الممارسات لأداره نطاق المشروع

هناك مجموعة من الممارسات التي يقوم بها مديرو المشاريع، لضمان إدارة نطاق المشروع بنجاح، تلك الممارسات التي تسمى عمليات إدارة نطاق المشروع، وأفضلها ما يلي:

1- جمع متطلبات المشروع

عند البدء في تنفيذ المشروع، يحصل مدير وفريق المشروع على المعلومات والبيانات اللازمة، كما يجرون مقابلات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لمعرفة احتياجاتهم وتوقعاتهم للمنتجات النهائية، من أجل موائمتها مع موارد المشروع المتاحة.

وعند الحصول على تلك المعلومات، يتم وضع خطة إدارة نطاق المشروع وتحديد العمليات الواجب تحديدها وتوثيقها ومراقبتها وإدارتها ضمن النطاق.

2- تحديد النطاق

ثاني خطوات إدارة نطاق المشروع هي تحديد النطاق، إذ يتم تسجيل ما يتضمنه المشروع وما لا يلزم، فيكون نطاق المشروع عبارة عن النتائج المتوقعة والميزانية والموعد النهائي المتوقع، والأهداف والغايات الرئيسية للمشروع والأنشطة المطلوبة لتحقيقها.

وتحديد النطاق بوضوح يسهل على مدير المشروع إجراء تعديلات للتغييرات بمجرد ظهورها.

3- إنشاء هيكل تقسيم العمل

هيكل تقسيم العمل WBS هو عبارة عن رسم بياني يشتمل على المهام المطلوبة لإنجاز المشروع في وقته المُحدد، وهو ما يسهل من تخطيط النطاق والتحكم فيه.

4- كتابة بيان نطاق المشروع

بعد ذلك، لا بد من كتابة بيان نطاق المشروع والذي يتضمن أهداف وغايات المشروع ونواتجه واستثناءاته وافتراضاته ومعالمه وخط أساس النطاق.

ويساعد بيان النطاق مديري المشاريع على اتخاذ قرارات بشأن طلبات التغيير طوال دورة حياة المشروع.

5- إنشاء خطة إدارة النطاق

خطة إدارة النطاق هي وثيقة تصف المبادئ التوجيهية والإجراءات المتعلقة بكيفية تحديد النطاق وإجراء تعديلات عليه، وتصف هذه الخطة المعالم الرئيسية ومراحل المشروع، وأعضاء الفريق وأدوارهم ومسؤولياتهم.

6- التحقق من النطاق

عند البدء في تنفيذ المشروع وفي أثناء تنفيذه، لا بد من التحقق من نطاقه، وذلك من خلال الاجتماع مع أصحاب المصلحة وإطلاعهم على النتائج المستهدفة من أجل الموافقة عليها بشكل رسمي، مع تقديم أية تعليقات على العمل المُنجز.

7- رصد النطاق

بعد تحديد النطاق، يتم تنظيم هيكل تقسيم العمل والموافقة على المشروع بشكل رسمي، وبالتالي يستطيع مدير المشروع إدارة النطاق والتحكم فيه، كما يعمل على تلبية جميع الطلبات فور وصولها من أجل تجنب زحف النطاق.

 ما هي العناصر الستة لبيان النطاق النموذجي؟

عند إعداد بيان نطاق المشروع، لا بد من تضمين الستة عناصر التالية:

1- دراسة الجدوى

يجب أن يشتمل بيان نطاق المشروع على ملخصًا يحتوي على احتياجات العمل التي يهدف المشروع إلى معالجتها، وهو ما يساعد على وضع المشروع في السياق المناسب لأصحاب المصلحة.

2- الأهداف

بعد وضع دراسة الجدوى؛ يجب أن يحدد بيان نطاق المشروع الأهداف المرجوة من هذا المشروع، ومن المتوقع عدم تغير تلك الأهداف حتى في حالة تغير النواتج المٌحددة.

3- النواتج المستهدفة

لا بد من اشتمال بيان نطاق المشروع على قائمة بالمنتجات أو الخدمات الواجب تقديمها عند إنجاز المشروع، ويجب أن تكون النواتج المستهدفة موصوفة بالتفصيل وبوضوح، حتى لا يُساء تفسيرها من قِبل أصحاب المصلحة.

4- معايير القبول

من الضروري تضمين معايير القبول التي يجب أن تستوفيها النواتج في البيان، حتى يتوافق مع يقدمه القائمون على المشروع وفقًا لما دعا إليه بيان النطاق مع توقعات العملاء.

5- الاستثناءات

حتى لا يحدث سوء فهم، يجب أن يحتوي بيان نطاق المشروع على المنتجات والخدمات التي لا ينبغي إدراجها في المشروع، وهو ما يساعد على تحديد حدود المشروع لجميع أصحاب المصلحة.

6- تكنولوجيا المشروع

يُفضل تضمين التكنولوجيا المرتبطة بالمشروع في بيان نطاقه، إذ يجد أصحاب المصلحة والأعضاء الآخرون في الفريق أنها تفيد في تنفيذ المشروع.

نطاق المشروع وإدارة التغيير

تحديد نطاق المشروع يساعد على إدارة التغييرات التي تطرأ على نطاق المشروع والتحكم بها وتوثيقها، وهو ما يجنب من حدوث زحف النطاق الذي يزيد من تكاليف المشروع، ويمدد من جدوله الزمني.

ولإدارة التغيير في نطاق المشروع؛ لا بد من القيام بالآتي:

1- معرفة سبب التغيير: 

على مدير المشروع فهم سبب تغيير النطاق، وهو ما يمكنه من تحديد خطة المشروع وفقًا لذلك.

2- الاتفاق على معايير المشروع: 

لا بد من اتفاق مدير المشروع والعميل على معايير المشروع قبل بدء العمل فيه، لأن المدير قد يقرر رفض طلب العميل بتغيير النطاق أثناء المشروع.

3- توثيق جوانب التغيير: 

للحفاظ على كفاءة المشروع؛ يمكن اختيار تغيير الجوانب الأخرى له عند تغير نطاقه، مع توثيق جميع جوانب التغيير.

4- تحديد جداول جديدة: 

تؤدي تغييرات نطاق المشروع إلى حدوث تغييرات في جدوله الزمني، وهو ما يتطلب تحديد جداول جديدة في أقرب وقت ممكن، وإعلام فريق العمل بها.

5- مراعاة التواصل: 

عند حدوث تغييرات كبيرة في نطاق المشروع؛ لا بد من التواصل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بشكل فعال، وإخبارهم بتفاصيل كل تغيير والتعديلات المحددة للخطة، وكيفية إدارة التحديات المحتملة المرتبطة بتلك التعديلات.

من هو الشخص الذي يعمل على تطوير نطاق المشروع

الشخص المسؤول عن تطوير نطاق المشروع هو مدير المشروع، والذي يطوره خلال مرحلة التخطيط أو عند البدء في تنفيذ المشروع.

الآثار المترتبة على نطاق المشروع 

تتمثل الآثار المترتبة على تحديد نطاق المشروع في تحديد الأهداف والقيود واستراتيجيات إدارة سير العمل والمهام، إضافة إلى النتائج المتوقعة، وسهولة التركيز على العقبات ومعالجتها.

لماذا يجب إكمال عملية التحقق من النطاق في المشروع؟

من الضروري إكمال عملية التحقق من النطاق في المشروع طوال دورة حياته وليس في نهايته، لأن هذه الخطوة تساعد على التحقق من تلبية المشروع احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة، وتجنب التغييرات أو النزاعات المُكلفة والمُستهلكة للوقت.

الفرق بين زحف النطاق Scope Creep والطلاء الذهبي Gold Plating 

من المصطلحات الدارجة في إدارة المشاريع، زحف النطاق والطلاء الذهبي، واللذين نوضح الفرق بينهما فيما يلي:

1- زحف النطاق Scope Creep: 

يشير مصطلح زحف النطاق إلى التغييرات التي تطرأ على نطاق المشروع نتيجة إضافة ميزات إضافية إلى المشروع بناءً على طلب العميل، وهو ما يؤدي إلى ارتفاع تكاليفه، وتجاوز موعد إنجازه.

2- الطلاء الذهبي Gold Plating: 

الطلاء الذهبي هي الميزات التي يضيفها فريق المشروع والتي لم يطلبها العميل، وذلك من أجل جذب الانتباه بعيدًا عن عيوب المشروع.

تعلم إدارة المشاريع مع بكه للتعليم بشهادات معتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الخاتمة:

نطاق المشروع يُعرف بأنه العمل الشامل المطلوب لإتمام مهام المشروع بنجاح، يتم تقسيمه وتوثيقه لضمان تحقيق أهداف المشروع بدقة. إدارة نطاق المشروع تشمل مراقبة وتتبع هذا النطاق لمنع تجاوزه وضمان تنفيذ المشروع في حدود الزمن والميزانية المُحددة. من خلال تحديد وتوثيق نطاق المشروع وإعداد خطة إدارته، يتم تحقيق التواصل الجيد بين أعضاء الفريق، استخدام الموارد بشكل فعّال، وإدارة المخاطر بكفاءة، مما يساهم في تحقيق النجاح الشامل للمشروع.

استعرضنا في هذا المقال تعريف نطاق المشروع وأهمية ومميزات إدارة نطاق المشروع والخطوات اللازمة لذلك، وعناصر بيان النطاق النموذجي.