تخطيط المشاريع: التعريف والفوائد والخطوات والمراحل والعناصر

تخطيط المشروع يشير إلى عملية وضع خطة مفصلة تحدد أهداف المشروع وتوزيع الموارد والجدول الزمني لإتمامه بنجاح. يشمل هذا التخطيط تحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات لإدارتها، بالإضافة إلى تحديد الأدوار والمسؤوليات.

تتكون مراحل تخطيط المشروع من تحديد الأهداف ووضع خطة مفصلة لتحقيقها، وتحديد المخاطر وإدارتها بفعالية، وتوزيع الأدوار والمسؤوليات على أفراد الفريق. يتم أيضًا مراقبة تقدم المشروع وتقييمه بانتظام لضمان تحقيق الأهداف المرسومة.

تطلق مختلف الشركات المشاريع بهدف طرح منتجات أو خدمات جديدة، أو لإجراء تغييرات على المنظمة، ويمر كل مشروع بدورة حياة أهمها مرحلة التخطيط، وهو التخطيط الذي يساعد القادة على وضع إطار لفهم الأعمال المقبلة والتحضير لها، ويحدد المهام التي يريد المشروع إنجازها ومن يقوم بأدائها وإكمالها، وفي سطور هذا المقال نوضح مفهوم تخطيط المشاريع وأهميته ومراحله وما هي أهم عناصره.

ما المقصود من تخطيط المشروع؟

تشير عملية تخطيط المشروع إلى النظام الذي يضعه مدير المشروع لمعالجة كيفية إكماله في إطار زمني معين، وهي ثاني مرحلة من إدارة المشروع بعد البدء فيه وقبل تنفيذه، وتشتمل على تحديد أهداف المشروع وموارده والجدول الزمني المُخصص له.

وخلال مرحلة التخطيط للمشروع، يأخذ مدير المشروع مدخلات من العملاء وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق في المشروع لوضع خطة مفصلة للمشروع، ويضع خطة تتضمن المخاطر المحتملة، وإدارة الموارد والموظفين، والمشتريات، والتمويل، ومعايير مراقبة الجودة، والموارد اللازمة.

وتُعد عملية تخطيط المشروع من العمليات المتكررة، وقد تطرأ عليها تغيرات مع تقدم المشروع، لذلك لا بد من تحديثها بصورة منتظمة لضمان استمرارها في المسار الصحيح وتحقيق أهدافها.

ما هي خطة المشروع؟ 

خطة المشروع هي عبارة عن الوثيقة الرسمية التي يصدرها مدير المشروع، تحتوي على أهداف المشروع بالكامل ومهامه، وكيفية نجاحه. وتُصمم خطة المشروع لتوجيه مراقبته وتنفيذه، ولذلك تُعد أهم وثيقة يجب إنشاؤها عند بدء أي مشروع تجاري.

ويمكن القول أن خطة المشروع تعمل كمركز مركزي لتحديد الأنشطة والموارد وتنظيمها وترتيب أولوياتها وتخصيصها طوال دورة حياة المشروع.

ما هي مراحل تخطيط المشروع؟

تمر عملية التخطيط للمشروع بمراحل أساسية نستعرضها فيما يلي:

1- تحديد أهداف المشروع

في بداية التخطيط للمشروع، لا بد من وضع أهداف تنفيذه بعد الحصول على مدخلات من جميع أصحاب المصلحة، ويجب أن تكون تلك الأهداف محددة وقابلة للقياس والتحقيق، ويجب أن تشمل المعالم والمهام الأصغر التي يتعين على الفريق إنجازها بحلول نهاية المشروع.

2- وضع خطة المشروع

في هذه المرحلة، يتحدد نطاق المشروع، إذ يتم إنشاء الميزانية التي توضح الموارد المطلوبة والتكاليف المرتبطة بالمشروع، وإنشاء الجدول الزمني الذي يبين فترة تنفيذ المشروع، مع إنشاء هيكل توزيع العمل والذي يحدد المهام المُراد إنجازها.

3- تحديد مخاطر المشروع

بعد ذلك، يتم وضع خطة للمخاطر المُحتملة المرتبطة بالمشروع وكيفية إدارتها في حال حدوثها، ويتم تضمين خطة طوارئ في حالة حدوث خطأ ما.

4- إنشاء خطة اتصال

في هذه المرحلة يتم وضع خطة اتصال تحدد عدد مرات تحديث المشروع ومن سيتولى القيام بهذه المهمة.

5- تحديد الأدوار والمسؤوليات

بعد ذلك، يحدد مدير المشروع نقاط قوة وضعف كل عضو من أعضاء فريق المشروع، وعلى أساس ذلك يوزع الأدوار والمسؤوليات عليهم، وذلك من أجل ضمان إنجاز المشروع بفعالية وكفاءة.

6- الحصول على الموافقات

في هذه المرحلة يقدم رئيس المشروع الخطة إلى الرئيس التنفيذي للشركة للموافقة عليها، وتنفيذ مهام المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

7- إطلاق المشروع

تأتي بعد ذلك مرحلة تنفيذ المشروع، والتي تشهد في بدايتها تنظيم اجتماع يحضره جميع أصحاب المصلحة ووضع جدول أعمال مفصل وواضح وموجز.

8- الرصد والتقييم

وهي آخر مراحل التخطيط للمشروع، إذ يقوم مدير المشروع برصد الخطة وتعديلها حسب الاقتضاء لضمان إنجاز المشروع بنجاح.

اقرأ أيضًا: مكونات المشروع: العناصر والخصائص والمتطلبات

ما هي فوائد تخطيط المشروع؟ 

يحقق التخطيط الفعال للمشروع العديد من الفوائد التي تعود على فرق العمل والمنظمة ككل، وهي كما يلي:

1- وضوح أهداف المشروع

من فوائد تخطيط المشروع، أنه يساعد الشركة على وضع أهدافًا محددة لتركيز أعضاء الفريق على تحقيقها خلال عملهم.

كما أن وضوح أهداف المشروع يسهل من وضع جدول زمني للعمل وتقسيم المهمة إلى مهام أصغر، إضافة إلى التواصل الفعال الذي يتحقق بين الإدارة وفريق المشروع عندما يدركون نطاق المشروع والغرض منه.

2- تعزيز التواصل

تنطوي عملية التخطيط للمشروع على توزيع الأدوار والمسؤوليات على كل عضو من أعضاء الفريق، وهو ما يعزز من التواصل بينهم عندما يفهمون عملهم وكيف يتناسب مع المشروع الأكبر. وتشهد عملية التخطيط حدوث اتصالات بين قادة الأفرقة ومديري المشاريع، وبالتالي يدرك المديرون عادة التقدم المحرز في كل جزء من أجزاء المشروع ويستكملون الجدول الزمني حسب الاقتضاء.

3- تقليل النفقات

عند التخطيط للمشروع، يتم وضع جدول زمني مفصل وميزانية شاملة تحسب نفقاته مسبقًا، وبالتالي يستطيع مدير المشروع تتبع الإنفاق وملاحظة أي جوانب من العمل تتخطى الميزانية بسرعة، وهو ما يؤدي إلى تقليل النفقات غير الضرورية.

4- تقليل المخاطر

توضح عملية تخطيط المشاريع المخاطر المُحتملة المرتبطة به، وهو ما يساعد مديري المشاريع على الاستعداد لها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتقليلها وتقييمها والنظر في التهديدات المحتملة للمشروع، وتحديد وسائل مواصلة العمل في المشروع إذا وقع حدث سلبي.

5- تحقيق المساءلة

عندما يقوم مدير المشروع بتوزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء فريق العمل؛ فهو يعهد بتلك الأدوار لكل عضو، وبالتالي يتحمل الموظف مسؤولية كل مهمة ويمكن محاسبته، فيصبح حريصًا على الوفاء بمتطلباته.

6- تطوير مهارات الموظفين

يساعد تخطيط المشروع على وضوح مهام الموظفين، ومن ثم يمكنهم استثمار الوقت خلال تنفيذ المشروع في تطوير المهارات لإكمال مهامهم، فضلًا عن المهارات الجديدة التي يكتسبونها من خلال ما يعرف ببرامج تدريب الموظفين.

7- ضمان استكمال المشروع

بعض المشاريع تبدأ وقد لا تنتهي، لذلك فإن التخطيط لكل مشروع يساعد على معرفة أعضاء الفريق لأدوارهم، فيركزون عليها لإكمال المشروع دون التركيز على أفكارهم الخاصة.

8- استعراض الدروس المستفادة

في أثناء التخطيط للمشروع، يتم استعراض نتائج المشاريع السابقة، وبالتالي يقيم فريق المشروع نجاحاته وإخفاقاته منها، وهو ما يمكنهم من الحفاظ على العمليات الناجحة والقضاء على الإخفاقات.

أهم عناصر التخطيط للمشروع:

يشتمل التخطيط للمشروع على عدة عناصر أساسية وهي كما يلي:

1- أهداف المشروع

المقصود بأهداف المشروع هي النتائج المتوقع تحقيقها من خلاله، إذ تجمع تلك الأهداف بين أسباب تنفيذ المشروع والفوائد المتوقعة منه، ولذلك يتم إدراجها في خطة المشروع.

2- تعريف النطاق

يشمل تحديد نطاق المشروع تحديد الهدف النهائي المنشود واختيار معايير النجاح.، إذ تزداد سهولة عملية التخطيط ويسهل الوصول إلى الهدف إذا استطاع الفريق وصف النتيجة النهائية المقصودة للمشروع بوضوح. ويمكن القول أن تعريف نطاق المشروع هو جزء من تخطيط المشروع الذي يحدد ويوثق قائمة بأهداف المشروع المحددة وميزاته ونواتجه ومهامه ووظائفه وتكاليفه والمواعيد النهائية.

3- الهيكل التنظيمي

يشير الهيكل التنظيمي إلى جميع أعضاء الفريق المُنفذ للمشروع، والمهام والمسؤوليات التي يُكلف بها كل عضو وفقًا لمهاراته وخبراته، وهذا الهيكل يأخذ شكل مخطط أو قائمة.

4- تقييم الموارد

تحتوي خطة المشروع على الموارد التي يحتاج إليها المشروع من أجل تنفيذه، وتوضح مدى توافرها في المنظمة، ويحدد فريق المشروع الأدوات التي تمكنهم من تحقيق أهدافهم، ويحددون كيفية الحصول عليها. ومن خلال تقييم الموارد، يمكن وضع ميزانية المشروع بشكل دقيق، لأنه يتضمن أي معدات متخصصة ضرورية، ومرافق العمل المطلوبة.

5- الجدول الزمني للمشروع

من خلال الجدول الزمني للمشروع يتم تحديد مقدار الوقت الذي يمكن أن يستغرقه كل جزء من المشروع، ويستخدم مدير المشروع هذا الجدول لإسناد مهام محددة لكل عضو وتقدير تاريخ الإنجاز والنتائج المتوقعة، وبالتالي فهو يفيد في التأكد من سير المشروع على المسار الصحيح.

6- الميزانية

تتضمن ميزانية المشروع حساب التكاليف المتوقعة والأموال المتاحة، إضافة إلى رواتب أعضاء الفريق وتكلفة المواد وأي نفقات أخرى للمشروع. ويفيد وضع ميزانية للمشروع في استعداد الشركة لتكاليف العمل، وتقليل مدير المشروع من التكاليف غير الضرورية.

6- تقييم المخاطر

يُعد تقييم مخاطر المشروع من أهم عناصر التخطيط له، إذ يشتمل على التهديدات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع، وهي المخاطر المادية مثل الكوارث الطبيعية وأعطال المعدات، أو المخاطر التشغيلية مثل أخطاء الموظفين أو فشل العمليات.

ووضع تقييم للمخاطر في خطة المشروع يمكن مديره من توقع المشكلات المتعلقة بالمشروع وإعداد طرق للتعامل معها.

7- مراقبة الجودة

يتضمن التخطيط للمشروع أساليب مراقبة الجودة لتقييم التقدم المُحرز في المشروع، وإجراء أية تعديلات مطلوبة على وجه السرعة، إذ تُجرى اختبارات منتظمة لأجزاء المشروع، ومن ثم ابتكار طرق للتحسين.

8- الاتصالات

هناك العديد من خطط المشاريع تحتوي على أساليب التواصل بين فريق المشروع والمنظمة، إذ يتم هذا التواصل عن طريق التقارير المنتظمة أو المكالمات الهاتفية أو تطبيقات البرامج المتخصصة للدردشة والتحديثات.

تخطيط موارد المشاريع:

يُعرف تخطيط موارد المشاريع بأنه عملية تحديد الموارد المطلوبة لإنجاز المشاريع ومن ثم تخصيص وجدولة العمل على أساس قدرة الفريق. ويشتمل هذا التخطيط على تحديد من يحتاج للعمل في أي مشروع ومتى، ومن هو المتاح للقيام بالعمل، وما هو أفضل استخدام لوقت الفريق.

ومن خلال التخطيط للموارد يتم تحديد كيف سيتم استخدام موارد الشركة، ويضمن هذا التخطيط تنفيذ المشروع في الوقت المُحدد، ووفقًا للميزانية المرصودة. ويساعد إنشاء خطة شاملة لتوفير الموارد قبل بدء المشروع على زيادة الكفاءة، وزيادة فرص نجاح المشروع، ورصد التقدم المحرز لإبقاء المشاريع على الميزانية، إضافة إلى التخطيط والتنبؤ بمدى توافر الموارد للمشاريع المستقبلية.

تخطيط المشاريع الصغيرة:

قبل البدء في تنفيذ المشاريع الصغيرة، لا بد من وضع خطة تعمل كخارطة طريق للشركة وتحدد أهداف الأعمال الاستراتيجية، بالإضافة إلى الاستراتيجيات والتكتيكات لتحقيق الأهداف، وتشتمل هذه الخطة على عناصر مهمة وهي:

1- الموجز التنفيذي

وهو الموجز الذي يحصل منه أصحاب المصلحة على لمحة عامة عن العمل، إذ يتضمن مقدمة تسلط الضوء على الحاجة إلى منتجات أو خدمات الشركة، أبحاث الصناعة واتجاهاتها، مهمة الشركة ورؤيتها وقيمها، ومتطلبات النمو.

2- وصف الشركة

يشتمل وصف الشركة على: اسم العمل المسجل، تاريخ موجز للأعمال، العنوان ومعلومات الاتصال، وأسماء وسيرة لكبار المديرين التنفيذيين أو القادة في الشركة.

3- قائمة المنتجات والخدمات

تتضمن خطة المشاريع الصغيرة قائمة تحوي تفاصيل حول المنتجات والخدمات التي تقدمها تلك المشاريع، ويجب أن تقدم القائمة توضيحًا عن كيفية تميز المنتجات والخدمات عن تلك التي يعرضها المنافسين، خطط البحث والتطوير والتوزيع للمنتجات، استراتيجية التسعير.

4- الجمهور المستهدف والسوق

لضمان نجاح المشروع، يجب أن تتضمن خطته معلومات حول الجمهور المستهدف المناسب والسوق، مع مراعاة المشكلات التي تعالجها الخدمات أو المنتجات المُقرر تقديمها.

5- التحليل التنافسي

عند التخطيط للمشاريع الصغيرة، يجب اكتساب معرفة متعمقة بالمشهد التنافسي، إذ يتم إجراء تحليل تنافسي من خلال تحديد أفضل المنافسين ومعرفة حصصهم السوقية والتواصل مع عملائهم للحصول على تعليقات نوعية وقراءة المراجعات عبر الإنترنت.

6- الخطة المالية

تتضمن الخطة المالية للمشاريع الصغيرة التوقعات المالية وأي طلبات تمويل ضرورية، فمن خلال تلك التوقعات يمكن معرفة مدى قدرة الشركة على تحقيق نتائج مالية إيجابية. وتشتمل هذه الخطة على: الميزانيات، بيانات الدخل، بيانات التدفقات النقدية، طلبات أو احتياجات التمويل، أهداف مالية استراتيجية.

فوائد استخدام أدوات تخطيط المشاريع:

أدوات تخطيط المشاريع هي مجموعة من البرمجيات التي تُستخدم في تخطيط المشاريع بأدق التفاصيل من البداية إلى النهاية، إذ تقسمه إلى مهام وأطروحات فرعية أصغر، إلى جانب استخدامها في تتبع التقدم وتخصيص الموارد وإدارة الشؤون المالية وغير ذلك، وتتمثل فوائد استخدام تلك الأدوات فيما يلي:

1- زيادة الإنتاجية

من خلال أدوات تخطيط المشاريع، يمكن الحصول على الهيكل والتنظيم اللازمين، وهو ما يضمن تنفيذ المهام في مواعيدها المُحددة، لأن أعضاء الفريق يركزون على المهام التي يجب إكمالها، وكل ذلك يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

2- تحسين استخدام الموارد

تساعد أدوات تخطيط المشاريع على إدارة الموارد بشكل أكثر كفاءة، إذ تُستخدم في التحكم في استخدام العمالة والمعدات والمواد المطلوبة في المشروع، وهو ما يُحد من نقص الموارد الذي يؤثر على المشروع بالسلب.

3- تحسين الاتصال

تعزز أدوات تخطيط المشاريع من الاتصال بين أعضاء الفريق، وبين الفريق والإدارة، لأنها تضمن مشاركة المعلومات، وتقلل من أخطاء الاتصال، ويمكن من خلالها التأكد من عمل جميع أعضاء الفريق في نفس الاتجاه.

4- إدارة المخاطر بشكل أفضل

من فوائد أدوات تخطيط المشاريع، أنها تساعد على تحديد مخاطر المشاريع، وبالتالي تمكّن المديرون من اتخاذ الإجراءات للتعامل معها والتقليل من تأثيرها.

5- تسهيل الإبلاغ

من خلال أدوات تخطيط المشروع، يمكن جمع البيانات وإنشاء الرسوم البيانية وتقديم معلومات المشروع بسهولة، وبالتالي يتخذ أصحاب المصلحة قرارات مستنيرة بناءً على المعلومات الدقيقة المتوفرة لديهم.

ما الفرق بين إدارة المشروع وتخطيط المشروع؟ 

يمكن توضيح الفرق بين إدارة المشروع وتخطيط المشروع، من خلال ما يلي:

إدارة المشروع

• تحدد آلية تنفيذ أعمال المشروع وإدارة نطاقه.
• من خلال إدارة المشروع تتم مراقبة مختلف أنشطته.
• تحدد الطريقة التي سيتم تسليم المنتج بها، وإغلاق المشروع بعد الانتهاء منه.

تخطيط المشروع

• يوضح تخطيط المشروع الهدف منه ولماذا يتم تنفيذه وما هي القيمة التي سيضيفها إلى المنظمة.
• يكشف عن معالم المشروع وموعده النهائي وما هي نواتجه.
• يتضمن التكنولوجيا التي سيتم استخدامها لتحقيق الهدف والنطاق والميزانية والجدول الزمني والأشخاص المشاركين في المشروع.

دورات معتمدة تساعدك على تخطيط المشاريع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

الخاتمة:

عملية تخطيط المشروع هي عملية تحديد الأهداف والموارد والجدول الزمني لإتمام المشروع، وتشمل تحديد المخاطر وإدارتها. تُعتبر خطة المشروع الوثيقة الرئيسية التي تحدد الأنشطة والموارد وتوجيه تنفيذ المشروع.

تتضمن مراحل تخطيط المشروع تحديد أهدافه، ووضع خطة مفصلة لتحقيقها، وتحديد المخاطر المحتملة وكيفية التعامل معها، بالإضافة إلى تحديد الأدوار والمسؤوليات والحصول على الموافقات اللازمة. يتم أيضًا رصد تقدم المشروع وتقييمه لضمان استمراره في المسار الصحيح وتحقيق أهدافه.

وفي الختام، فإن التخطيط الفعال للمشروع يضمن وضوح أهدافه وسهولة تحقيقها، وهو ما ينعكس على نتيجته النهائية التي تصب في صالح المنظمة والموظفين.