ميزانية المشروع: كيفية تحديدها وأهميتها وأنواعها وأهدافها وأمثلة عملية عليها

ميزانية المشروع هي التكلفة المتوقعة لتنفيذ المشروع، تحدد من خلال تقدير التكاليف وتقسيم المشروع إلى مراحل، مع مراعاة التكاليف الإضافية والطوارئ المحتملة، وتتم متابعة وإدارة التكاليف خلال مراحل تنفيذ المشروع.

لا يمكن القيام بأي مشروع دون وجود الأموال اللازمة، تلك الأموال التي يُطلق عليها مصطلح الميزانية، والتي تُعد شريان الحياة لكل مشروع، وكلما كانت هناك إدارة فعالة لميزانية المشروع؛ زادت فرص نجاحه وتحقيق أهدافه المرجوة، هذه الإدارة التي تستخدم استراتيجية ومهارة لتحديد إجمالي الأموال التي يمكنك تخصيصها للمشروع، فإذا كنت ترغب في معرفة معنى ميزانية المشروع وكيفية تحديدها وما هي أهميتها؛ تابع هذا المقال.

ما هي ميزانية المشروع؟

تعريف ميزانية المشروع هو أنها إجمالي التكاليف المتوقعة التي يحتاج إليها المشروع من أجل تنفيذه خلال فترة زمنية يُتفق عليها سلفًا، وتُعد من أهم أجزاء عملية تخطيط المشاريع. تتضمن ميزانية المشروع تكاليف عناصر هامة مثل تكاليف شراء المواد وتكاليف التشغيل والعمالة، وتُستخدم برمجيات ميزانية المشروع في مراجعتها وإحيائها بجميع أنحاء المشروع.

وتتيح ميزانية المشروع المساءلة، لأن من خلالها يمكن حساب تخصيص الموارد، ومقدار الأموال التي جرى إنفاقها في نهاية المشروع.

كيف يمكن تحديد ميزانية المشروع؟

لا بد من تحري الدقة البالغة عند تحديد ميزانية المشروع، نظرًا لتأثيرها الذي يمتد إلى أجزاء أخرى منه، فإذا كانت هذه الميزانية غير دقيقة؛ فقد يتأثر الجدول الزمني للمشروع على سبيل المثال، أي عدم نجاح فريق العمل في القيام بالمهام في أوقاتها المُحددة.

وهناك مجموعة من الخطوات الواجب اتباعها عند تحديد ميزانية المشروع وهي كما يلي:

1- استعراض بيانات التكاليف من المشاريع السابقة

عند البدء في وضع ميزانية مشروع، يُفضل الاستعانة بالمشاريع السابقة والبيانات التاريخية لمشاريع مماثلة تحتوي على مهام مماثلة. ولا بد من التركيز في تلك البيانات على تقديرات الميزانية الأولية والنفقات النهائية للمشروع، والتي تشمل نفقات لم تكن موضوعة في الحسبان.

تتيح هذه البيانات وضع تقديرات أفضل للميزانية لجميع المشاريع المستقبلية المماثلة، وفي حال عدم إمكانية الوصول إليها، أو إذ لم يكن للمشروع المقرر تنفيذه مشاريع مشابهة؛ فيجب إعداد سجلات مفصلة للحسابات تشتمل على ملاحظات حول التكاليف النهائية الفعلية.

2- تقسيم المشروع إلى أجزاء

حتى يتمكن مدير المشروع من تحديد التكاليف الخاصة بجميع نواحي المشروع؛ يُفضل تقسيم المشروع إلى أجزاء، من خلال استخدام البرمجيات التي تساعد على تنفيذ هذا الأمر. وعن طريق تقسيم المشروع، يمكن تحديد أعضاء الفريق المطلوبين لإتمامه، والأدوات والتكنولوجيا الواجب توفيرها، وما إذا كان هناك حاجة إلى أي تدريب أو استشارة الخبراء.

3- تحديد تكاليف أجزاء المشروع

بعد تقسيم المشروع إلى أجزاء وتحديد ما يحتاج إليه كل جزء، تأتي خطوة تقدير تكاليف جميع أجزاء المشروع.

وفي حال وجود بيانات تاريخية؛ يمكن استخدامها في وضع تقديرات التكلفة، وفي حال عدم توافرها؛ فيمكن استشارة أصحاب المصلحة في المشروع أو أعضاء الفريق المطلعين للمساعدة في تحديد الأسعار.

مع العلم أنه من الضروري وضع أفضل السيناريوهات وأسوأها فيما يخص تقدير تكاليف المشروع، من أجل الاستعداد الكافي للتعامل مع مختلف الظروف.

4- تقدير التكاليف الإجمالية للمشروع

في هذه المرحلة لا بد من تحديد التكاليف المرتبطة بالمشروع ككل، ومنها تكاليف التوظيف والنفقات العامة وغير ذلك، ثم تحديد بقية نفقات المشروع ووضع تقديرات دقيقة لها، وذلك بالتشاور مع أعضاء الفريق.

5- تقدير إجمالي ميزانية المشروع

تتمثل الخطوة التالية في تقدير إجمالي ميزانية المشروع، ويمكن التحقق من منطقيتها من خلال مقارنتها بتقديرات المشاريع السابقة المماثلة، وفي حال وجود اختلافات كبيرة بين تقديرات المشروع المُقرر تنفيذه وبين تقديرات المشاريع السابقة؛ فلا بد من حساب التكاليف مرة أخرى.

6- إتاحة المجال للطوارئ والمخاطر غير المرئية

يجب أن تتضمن التقديرات الأولية للميزانية نفقات للطوارئ وغيرها من النفقات غير المتوقعة، وبالتالي تحديد مقدار التمويل الإضافي المخصص للمشروع، للتأكد من توفر كل ما يحتاج إليه.

لتعلم المزيد عن إدارة المشاريع؛ يمكنك الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في هذا المجال. دورات إدارة المشاريع.

إعداد وتخطيط ميزانية المشروع

يحتاج إعداد وتخطيط ميزانية المشروع إلى القيام بعدة خطوات نوضحها فيما يلي:

1- تحديد نطاق المشروع

في البداية، لا بد من تحديد نطاق المشروع لفهم متطلباته، وعند فهم المتطلبات يمكن وضع تكلفة لكل مطلب.

2- تحديد الموارد المطلوبة

بعد ذلك يتم تحديد الموارد المطلوبة لتنفيذ المشروع من خلال تقسيمها حسب الأهمية، حتى تصبح هناك قائمة شاملة بالموارد، ومن ثم تخصيص ميزانية لها وفقًا لأهميتها.

3- تخصيص التكاليف للموارد

بعد تحديد الموارد يتم تحديد التكاليف المطلوبة لتلك الموارد، مع العمل على إزالة التكاليف غير الضرورية، حتى تكون الميزانية فعالة قدر الإمكان.

4- مقارنة التكاليف بالموارد المتاحة

بعد تخصيص التكاليف للموارد؛ يجب مقارنة تلك التكاليف بالموارد المتاحة لدى المنظمة، وإذا تجاوزت الأموال المتاحة التكاليف المُقدرة؛ فيمكن الاستفادة من الأموال الزائدة في حالات الطوارئ، أما إذا كان هناك عجزًا في الأموال المتاحة؛ فيُفضل إزالة العناصر غير الضرورية وإعادة تخصيص أموال المشروع.

5- تضمين تفاصيل أخرى في الميزانية

في الخطوة النهائية لإعداد ميزانية المشروع، تُضاف إليها تفاصيل أخرى مثل عنوان المشروع ووصفه وتفاصيل الاتصال بالشركة والمقاول ومدير المشروع.

أهمية ميزانية المشروع

تُعد ميزانية المشروع عنصرًا أساسيًا في نجاح أي مشروع للأسباب التالية:

1- تحدد أهداف واضحة للمشروع

تلعب ميزانية المشروع دورًا فعالًا في تحديد معالمه وأهدافه، لأن بناءً على متطلبات المشروع يتم تحليل قدرات الجهة المنفذة وهوامش الربح، وبالتالي فإن عدم التخطيط الجيد يؤدي إلى زيادة التكاليف.

2- تقدير تكلفة كل عنصر من عناصر المشروع

تنطوي عملية وضع ميزانية المشروع على تقسيم نطاق المشروع إلى معالم ومهام، ومن ثم تحديد تكلفة كل عنصر.

3- إعطاء الأولوية للمهام المهمة في المشروع

عند تحديد ميزانية المشروع والعمل وفقًا لنطاقها، فذلك يفيد في إعطاء الأولوية لأهم المهام في المشروع، ومن ثم توفير الموارد لإنجازها أولًا، وهو ما يمنع فشل المشروع.

4- الحصول على صورة كاملة حول كيفية تنفيذ المشروع

خلال إعداد الميزانية، يتم تحديد الموارد البشرية والمهام المطلوبة، ومن ثم معرفة الأدوات والمُعدات اللازمة لتنفيذ المشروع، وبالتالي تشكل كل تلك المعلومات صورة كاملة عن كيفية تنفيذ المشروع، هذه الصورة التي تشتمل على تصور المخاطر والفشل المُحتمل للمشروع، فيستطيع المدير وضع خطط عمل بديلة.

5- ضمان مراقبة الجودة

من أهم فوائد موازنة المشروع أنها توفر تكلفة محددة لكل مهمة، وبالتالي تضمن إدارة مراقبة الجودة في ممارسات إدارة المشاريع.

أهداف ميزانية المشروع

تحرص جميع المنظمات التي تقوم بتنفيذ مشاريع باختلاف أنواعها على التخطيط الجيد لميزانية المشروع قبل البدء في تنفيذه، إذ يمكن استخدام هذه الميزانية فيما يلي:

• المساعدة في عملية صنع القرار.
• توقع النتائج المستقبلية للمشاريع.
• مواجهة أهداف المنظمة من المشاريع بالأوضاع الاقتصادية.
• تحليل ومقارنة النفقات والإيرادات الفعلية بصورة دورية.
• تقديم مشروعًا ذوق مصداقية وقابلًا للتطبيق.
• تقديم طلبًا للحصول على تمويل أو الدخول في شراكات.
• مواءمة أهداف المشروع مع أهداف المنظمة.
• رصد الأداء المالي للمشروع والتحكم فيه بشكل أفضل.

أنواع ميزانية المشاريع

هناك عدة أنواع من ميزانيات المشاريع والتي تتضمن معلومات مختلفة عن الأموال التي يحتاج إليها كل مشروع، وذلك على النحو التالي:

1- ميزانية النشاط

من خلال ميزانية النشاط يمكن معرفة كيفية توزيع الأموال لتحقيق الأهداف المرجوة، كما أنها تعطي فكرة حول  تكلفة تحقيق كل نتيجة في المشروع.

تشتمل هذه الميزانية على التسلسل المنطقي المُتتبع للأنشطة المُنفذة في المشروع، إلى جانب تقييم الموارد بالأسعار السارية وقت إعداد الميزانية، مع مراعاة التضخم المتوقع.

2- الميزانية حسب نوع الإنفاق

توضع هذه الميزانية على أساس الجدول الزمني لخطة الموارد، إذ تستند إلى نوع التكلفة وليس نوع النشاط المُنفذ، ويستند حساب قيمة كل فئة من فئات الميزانية إلى كمية كل مورد مطلوب وقيمة وحدته.

3- الميزانية حسب مصدر التمويل

تتضمن هذه الميزانية الأموال الخاصة، والأموال المُستقطبة من الشركاء والمنح والقروض.

4- الميزانية حسب مراحل التمويل

يحتوي هذا النوع من الميزانيات على معلومات عن الأموال اللازمة في كل مرحلة من مراحل تمويل المشاريع، ومن خلالها يستطيع مقدم المشروع تحديد مقدار الشرائح ومراحل التمويل.

اقرأ أكثر عن مراحل المشروع الخمسة وتأثيرها وكيفية التعامل مع كل مرحلة.

5- الميزانية الزمنية

تتضمن هذه الميزانية تكاليف الموارد المطلوبة لاستخدامها في المشروع خلال فترة زمنية محددة.

6- الميزانية الإقليمية

لأن بعض المشاريع تُنفذ في مختلف الوحدات الإقليمية؛ فلا بد من وضع ميزانية إقليمية تتضمن معلومات عن توزيع الأموال حسب الإقليم.

7- الميزانية المؤسسية

توضع هذه الميزانية عند مشاركة مؤسسات مختلفة في المشروع، وتحصل على تمويلًا منفصلًا.

اقرأ أيضًا: منهجيات إدارة المشاريع.

أمثلة على ميزانية المشروع

من أمثلة إنشاء ميزانية مشروع، تنفيذ مشروع لصناعة تطبيقًا، إذ يتطلب ذلك تحديد تكاليف العمالة والمواد، والاستعانة بمبرمجين ومصممين ومطوري محتوى وفريق تطوير وما إلى ذلك، ويمكن معرفة جميع النفقات المطلوبة من خلال سرد جميع المهام وتكليف الفريق بها.

وبعد تقسيم المهام في المشروع، تُحدد المواد المطلوبة من أجهزة كمبيوتر محمولة وأجهزة ومعدات أخرى.

وفي هذه الميزانية لا بد من مراعاة أمورًا أبرزها نفقات سفر واستئجار مكانًا لإيواء الفريق لإدراجها بها، إضافة إلى تكاليف العناصر الثابتة التي لن تتغير على مدار المشروع.

دورات إدارة المشاريع بشهادات معتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الخاتمة:

ميزانية المشروع هي التكلفة الإجمالية المتوقعة لتنفيذ المشروع خلال فترة زمنية محددة، وتشمل تكاليف العمالة والمواد والمعدات والخدمات الأخرى. يتم تحديد ميزانية المشروع من خلال تقدير التكاليف المختلفة، وتقسيم المشروع إلى مراحل وتحديد التكاليف لكل مرحلة، مع مراعاة التكاليف الإضافية والطوارئ المحتملة. يتم مراجعة وموافقة الميزانية من قبل الأطراف المعنية قبل بدء تنفيذ المشروع، وتتم متابعة وإدارة التكاليف بعناية خلال مراحل تنفيذ المشروع لضمان عدم تجاوز الميزانية المحددة.

استعرضنا في هذا المقال تعريف ميزانية المشروع وأهميتها وأنواعها وكيفية تحديدها، وأبرز الأمثلة عليها.