عوامل نجاح المشروع: أهم 10 عوامل

عوامل نجاح المشروع: هناك العديد من العوامل التي تلعب أدوارًا بارزة في نجاح أي مشروع تقوم به المنظمة بصرف النظر عن سياقه، وهي العوامل التي يتعين على قائد الفريق المُنفذ للمشروع والأعضاء فهمها جيدًا والعمل على توفيرها، من أجل إنجاز المشروع على النحو الأمثل وضمان نجاحه وتحقيق الأهداف المرجوة منه، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هي العوامل التي تساهم في نجاح المشروع.

ما هي عوامل نجاح المشروع:

عوامل نجاح المشروع تشمل: خبرة مدير المشروع والفريق، منهجية إدارة المشاريع، التخطيط الصحيح، الالتزام بأفضل الممارسات، الرصد والتحكم، استخدام برمجيات احترافية، التواصل الفعال، اختيار الموظفين الملتزمين، الإدارة السليمة للمخاطر، والإغلاق القوي للمشروع. تحقيق هذه العوامل يساهم في تحقيق الأهداف وضمان نجاح المشروع بشكل مستدام.

تتعدد العوامل التي تساهم بشكل مباشر في نجاح أي مشروع وهي بالتفصيل كالتالي:

1- خبرة مديرو وقادة المشاريع

تُعد الخبرة التي يمتلكها مدير وقائد المشروع من أهم العوامل التي تؤدي إلى نجاح المشروع مهما كان مجاله، فكلما زادت خبرة مدير أو قائد المشروع، زادت قدرته على مواجهة التحديات المصاحبة للمشروع والتغلب عليها.

ولذلك، فعند اختيار مديرًا للمشروع؛ لا بد من اختياره على أساس مهاراته القيادية، جنبًا إلى جنب مع خبرته التقنية، إذ يجب أن يمتلك المهارات اللازمة، مثل الاتصال والتخطيط والتفويض، فضلًا عن قيامه بتحديد النطاق والمخاطر في وقت مبكر، ورصد التغييرات فور حدوثها.

ولا يتوقف نجاح المشروع على خبرة قائده فحسب؛ بل أنه من الضروري امتلاك أعضاء الفريق المهارات المطلوبة التي تمكنهم من تحقيق أفضل النتائج، وهو ما يفرض على قائد الفريق اختيار الأعضاء الذين يتمتعون بحماس ويعملون معًا من أجل بلوغ الأهداف المشتركة.

2- منهجية إدارة المشاريع

من أجل ضمان وضوح وفاعلية عمليات المشروع؛ لا بد من اختيار منهجيات إدارة المشاريع والتي تناسب المشروع المُقرر تنفيذه، وتتضمن اتباع تقنيات واتجاهات مجال المشروع.

ويتعين على أصحاب المصلحة تحديد هدفًا واضحًا للمشروع، من خلال الاتفاق فيما بينهم على استثمار الوقت فيه.

3- التخطيط الصحيح

لن ينجح أي مشروع دون حصول مديره على الوقت الكافي للتخطيط له بشكل سليم، وهي المرحلة التي تسبق مرحلة البدء في المشروع.

ولذلك، يتعين على مدير المشروع تنظيم جدولة دقيقة، تتضمن استثمار ما يحتاج من وقت وموارد، من أجل إنجاز المشروع في مواعيده النهائية وعلى النحو المطلوب.

كما أن وضع خطة للمشروع توضح للفريق وأصحاب المصلحة في المشروع منذ البداية الاتجاه الذي يسير فيه المشروع، إضافة إلى أنها تعطي وقتًا دقيقًا لإعداد تقديرات التكاليف وتساعد على توثيق المعالم والنواتج بوضوح.

4- الالتزام بأفضل الممارسات

يتضمن هذا العامل الاستعانة بالتجارب السابقة وما حققته من نجاحات في بناء استراتيجيات لأفضل الممارسات التي يمكن اتباعها خلال تنفيذ عمليات المشروع.

وتتمثل أهمية هذه الخطوة في أنها تتيح تركيز جميع الموارد على أفضل العناصر في المشروع، مما يساهم في إحداث فرقًا واضحًا فيه.

5- الرصد والتحكم

يتعين على مدير المشروع تقييم مدى سير المشروع المُنفذ على المسار الصحيح، وذلك من خلال التحقق من التقدم المُحرز وتقييم النتائج بصورة منتظمة.

ويستخدم مدير المشروع في ذلك التقارير ومؤشرات الأداء الرئيسية، وبالتالي يتمكن من اتخاذ التدابير اللازمة قبل تفاقم أخطاء وأضرار المشروع.

6- استخدام برمجيات احترافية

من العوامل المساهمة في نجاح المشروع، اختيار الأدوات الجيدة في المشروع والتي تؤثر بشكل مباشر على جودة إدارته، ومن أجل تقليل مخاطر سوء التقدير والأخطاء المُرتكبة في المشروع؛ لا بد من الاستعانة بالبرامج المهنية الاحترافية، لأن من خلالها يمكن الحصول على صورة كاملة حول جميع مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة، إضافة إلى دورها في عرض أهم البيانات على كافة الأجهزة.

كما أن البرمجيات الاحترافية تفيد جميع أعضاء الفريق، إذ تتيح لهم الوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجون إليها، وهو ما يعزز من تعاون الفريق وعمله بشكل آمن.

7- التواصل الفعال

تُعد قنوات الاتصال المفتوحة والفعالة من العوامل التي تساعد على نجاح المشروع، لأنها تتيح لجميع أعضاء الفريق أن يكونوا على دراية جيدة بكل جانب من جوانب المشروع، كما تمكّن مدير المشروع من توضيح ما يمكن تسليمه ومتى يمكن تسليمه.

والتواصل الفعال بين مدير المشروع وأعضاء فريق المشروع، وبين الأعضاء وبعضهم البعض يضمن اكتشاف التطورات غير المرغوب فيها بالمشروع مبكرًا، أو منعها من الأساس.

ويمكن تحقيق التواصل الفعال بين فريق المشروع من خلال عمليات الاتصال الرسمية مثل الاجتماعات، إضافة إلى العمليات غير الرسمية مثل التقاء الموظفين خارج نطاق الاجتماعات الرسمية.

8- اختيار الموظفين الملتزمين

من أكثر ما يساهم في نجاح المشروع، اختيار الفريق المناسب له والذي يتكون من أعضاء مناسبين لكل جانب من جوانب المشروع وملتزمين بتنفيذ كافة عملياته على أفضل وجه، والتحقق من عملهم معًا بصورة جيدة، إضافة إلى ضرورة إدراك أعضاء الفريق أهداف المشروع لضمان عملهم على تحقيقه.

9- الإدارة السليمة للمخاطر

من المعروف أن هناك العديد من المخاطر التي قد تنشأ خلال تنفيذ المشروع، ولا يمكن إتمام المشروع بنجاح دون إدارة المخاطر بشكل سليم. ولذلك، يتعين على مدير المشروع خلال عملية التخطيط للمشروع إنشاء سجل مخاطر المشروع مع خطة عمل لها، واطلاع جميع أصحاب المصلحة عليه، إذ أن الرجوع إلى هذا السجل عند مواجهة مخاطر المشروع يمكّن من حلها سريعًا، وبالتالي يحصل أعضاء الفريق على الثقة التي تمكنهم من استكمال المشروع.

يمكنك الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في إدارة المخاطر وهي:

• إدارة المخاطر مبتدئ.
• إدارة المخاطر الاحترافية مبتدئ.

10- الإغلاق القوي للمشروع

لضمان عدم استمرار استهلاك المشروع للموارد المُخصصة بعد الانتهاء منه؛ لا بد من إغلاقه بشكل قوي، من خلال اتفاق مدير المشروع مع العميل على أن جميع عوامل النجاح تتوفر في المشروع، ومن ثم الاتفاق على اختبار المشروع وتسليمه ثم إطلاقه.

ويمكن الحصول على معلومات قيمة حول المشروع بعد إطلاقه من الدراسات الاستقصائية للرضا التي يتم إعدادها حتى تكون وثائق يمكن الرجوع إليها مستقبلًا.

وفي الختام، فإن ما يضمن إنجاز المشروع بنجاح، هو تنفيذ العوامل المذكورة، والتي تحد من أية تعقيدات يمكن أن تظهر لمديري المشاريع خلال إتمام عمليات المشروع.

دورات إدارة المشاريع:

تقدم منصة بكه دورات تدريبية معتمدة في إدارة المشاريع وهي:

• مساعد معتمد في إدارة المشاريع.
• إدارة المشاريع الاحترافية.
• إدارة المشاريع في البيئة المحكمة PRINCE2.
• إدارة المشاريع في البيئة المحكمة أجايل PRINCE2® Agile.
• إدارة مكاتب المشاريع والبرامج والمحافظ.

خاتمة:

 عوامل مهمة جدًا لنجاح المشروع، وهذه العوامل تشكل الأساس الذي يمكن لفريق المشروع الاعتماد عليه لتحقيق الأهداف بنجاح. الخبرة والمهارات القيادية لمدير المشروع تلعب دورًا حاسمًا في توجيه الفريق وتحفيزه نحو التميز، بينما منهجيات إدارة المشاريع تسهم في تنظيم العمل وضمان تحقيق الأهداف بفاعلية.

التواصل الفعّال واختيار الفريق الملتزم وإدارة المخاطر بشكل سليم يعززان من قدرة المشروع على التكيف مع التحديات وتجاوزها بنجاح. وبالطبع، الإغلاق القوي للمشروع يضمن استخدام الموارد بكفاءة وتحقيق النتائج المرجوة.

مشاريع ناجحة تتطلب جهوداً متكاملة وتفاعلية بين أفراد الفريق والقادة، وعندما تتم هذه العملية بنجاح، يمكن تحقيق النتائج المرجوة وتحقيق النجاح المستدام للمشروع.