توزيع المهام على فريق العمل وأهم الأدوات وأهميته وجدول التوزيع ونموذج جاهز

يتعين على قائد فريق العمل القيام بمجموعة من الأدوار حتى تكون قيادته فعالة، وأبرزها توزيع المهام والمسؤوليات على أعضاء الفريق، وهو ما يحدث بعد التعرف على مهارات كل عضو ونقاط القوة والضعف فيه، وإتمام عملية توزيع المهام بكفاءة يساعد على تحسين فرص نجاح المشروع وتعزيز ثقافة العمل.

توزيع المهام على فريق العمل يعتمد على فهم قدرات الأعضاء وتوجيههم نحو أهداف المشروع، مما يزيد من الإنتاجية والالتزام بالمواعيد. يتطلب ذلك تحديد أهداف واضحة واستخدام أدوات إدارة المهام المناسبة، مثل برامج Hive وTodoist وProofHub وغيرها، لتنظيم المهام ومراقبة تقدم العمل بفعالية.

وفي سطور هذا المقال نوضح كيفية توزيع المهام على فريق العمل.

مفهوم مهام فريق العمل

يشير مصطلح مهام فريق العمل إلى الأدوار والمسؤوليات التي يتم تكليف كل عضو من أعضاء الفريق بإكمالها من أجل تحقيق أهداف الفريق. ومهام فريق العمل هي التي تحدد ما يتوقع من كل شخص القيام به، وكيف ومتى يجب عليهم القيام بذلك.

توزيع المهام على فريق العمل

توزيع المهام على فريق العمل هي مهمة يقوم بها قائد الفريق، إذ يكلف كل عضو من أعضاء الفريق بالمهام من أجل إنجاز المشاريع بشكل فعال. ولضمان نجاح عملية توزيع المهام على فريق العمل؛ يتعين على القائد اكتشاف نقاط القوة والإمكانات والخبرات لدى كل عضو في الفريق، وبالتالي يمنح كلًا منهم المهام التي تتوافق ونقاط قوته، كما يركز على علاج نقاط الضعف من خلال توفير فرصة تعلم لتطوير مهارة أخرى.

وتُعد عملية توزيع المهام ضرورة لا غنى عنها، نظرًا لدورها في تعزيز الإنتاجية وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع، وتلبية التوقعات المُحددة سلفًا.

اقرأ أيضًا: كيفية بناء الفريق.

أفضل طريقة لتوزيع المهام على فريق العمل

توزيع المهام على فريق العمل يتطلب تحديد الأهداف، فهم الفريق، توصيل المهام بوضوح، تحديد مواعيد نهائية، ومراقبة التقدم. حتى تصبح عملية تحديد مهام فريق العمل في المشروع فعالة؛ لا بد من اتباع الخطوات التالية:

1- تحديد أهدافًا واضحة

قبل تكليف القائد أعضاء فريقه بالمهام المطلوبة؛ يتعين عليه أولًا تحديد أهدافًا واضحة، من أجل ضمان إكمال المهام بنجاح.

2- فهم أعضاء الفريق

من العوامل التي تسهل عملية توزيع المهام، فهم نقاط القوة ونقاط الضعف في كل عضو من أعضاء الفريق، وعلى أساس هذا الفهم يُكلف كل عضو بالمهام والمسؤوليات المطلوبة منه. وخلال هذه المرحلة، لا بد من الاستفسار عن اهتمامات كل عضو في الفريق، لتحديد ما إذا كان شخص ما متحمسًا لمهمة أو مشروع معين.

3- إيصال المهام بفاعلية

بعد التأكد من اختيار كل عضو من أعضاء الفريق للمهمة المناسبة، تأتي خطوة توصيل التعليمات المحددة للمشروع، وفي هذه المرحلة يستفيد القائد من مهارات التواصل الفعال التي يمتلكها، في توضيح كيفية قيام الأعضاء بالمهام المطلوبة.

ويجدر التنويه إلى أن تقديم التعليمات الواضحة يساعد أعضاء الفريق على فهم مسؤولياتهم بشكل أفضل والوفاء بالمواعيد النهائية.

4- تحديد مواعيد نهائية للمهام

من الضروري تحديد مواعيد نهائية للمهام المُكلف بها أعضاء المشروع، إذ يساعد ذلك على قيامهم بإكمال تلك المهام قبل موعد استحقاق المشروع، مع إبقائهم مشاركين ومنتجين وفي موضع مسؤولية.

5- مراقبة تقدم الفريق

يجب أن يبقى قائد الفريق مطلعًا على تطوير المشروع بصورة مستمرة، من خلال مراقبة التقدم المُحرز، والذي يمكنه من تقديم المساعدة للفريق عند الحاجة. وبعد إعلام أعضاء الفريق بالمهام المطلوبة، يجب الحفاظ على قنوات التواصل معهم، مع مراعاة طلب وتقديم التعليقات خلال تقييم المشروع.

أهم أدوات توزيع المهام على فريق العمل

تتعدد الأدوات المُستخدمة في توزيع المهام على فريق العمل، وهي عبارة عن منصات رقمية تساعد الأفراد والفرق على إدارة مهامهم، من خلال تنظيم تلك المهام وتحديد أولوياتها، ومن أبرز تلك الأدوات ما يلي:

1- برنامج Hive

يُعد برنامج Hive من أكثر أدوات توزيع المهام على فريق العمل شيوعًا، إذ يستطيع أي فريق مهما كان حجمه استخدامه لإدارة المهام المُقبلة، وتكليف كل عضو من أعضاء الفريق بمهمته. من خلال برنامج Hive يمكن إنشاء وتوزيع المهام من مذكرات الاجتماع ورسائل البريد الإلكتروني، توزيع المهام على المستخدمين الداخليين والخارجيين، تتبع الوقت وتوفير الموارد.

2- برنامج Todoist

أهم ما يميز Todoist كأداة لإدارة المهام، أنها تساعد أعضاء الفريق على رؤية جميع المهام المُكلفين بها في مكان واحد، كما يمكن للمستخدمين سواء من الفريق أو بشكل فردي، إدارة المهام والمشاريع باستخدام هذه الأداة.

أهم ما يميز برنامج Todoist سرعته وسهولة استخدامه، إضافة إلى استخدامه في إنشاء الأسئلة الفرعية والمهام المتكررة، والتعليق على المشاريع والمهام المفضلة.

3- برنامج ProofHub

يمكن لجميع الفرق من جميع الأحجام والصناعات استخدام برنامج ProofHub لإدارة المهام والتعاون الجماعي، لأنه يتيح التحكم في أعضاء الفريق بشكل كامل، وبالتالي يمكن تفويض المهام وتلقي تحديثات التقدم في الوقت الفعلي عند إدارة أنشطة المشروع.

من مميزات برنامج ProofHub أنه يُستخدم في إنشاء قوائم المهام وتقسيم كل مهمة إلى أسئلة فرعية أصغر وأكثر قابلية للإدارة، إضافة إلى احتوائه على مخططات Gantt لتصور المهام والتخطيط لها.

4- برنامج Meister Task

يُستخدم برنامج MeisterTask في إدارة المهام، إذ أنه يستوعب فرق العمل مع العديد من سير العمل المختلفة، كما أنه يوفر خطة أساسية مجانية يمكن استخدامها بشكل محدود لعدد غير محدود من أعضاء المشروع. من أهم مميزات برنامج Meister Task، إمكانية استخدامه لإضافة حقول مخصصة إلى المهام، كما أنه يتيح إرفاق الملفات والصور بالمهام.

5- برنامج Casual

يُستخدم برنامج Casual كأداة لإدارة المهام المرئية، إذ أنه يتيح للمستخدم ترتيب مهامه بشكل أفضل، وهو متاح للاستخدام من قِبل جميع أنواع الفرق الصغيرة أو المتنامية القائمة على المشاريع.

من أهم ما يميز برنامج Casual، أنه يتيح للمستخدمين تنظيم المهام بالطريقة التي تناسبهم بدلًا من عرض تلك المهام في مناظر تخطيط المشروع التقليدية، إضافة إلى استخدامه في إنشاء سير العمل البصري، وتحديد المهام وتحديد المواعيد النهائية.

توفر منصة بكه العديد من الدورات التدريبية المُعتمدة في إدارة المشاريع، والتي تساعد على صقل الخبرات وتعزيز المهارات في هذا المجال.

أهمية توزيع المهام على الموظفين

تتمثل أهمية توزيع المهام على الموظفين وأعضاء الفريق في المشروع فيما يلي:

1- تحسين كفاءة المشروع

عند توزيع المهام على أعضاء المشروع، يفهم كل عضو من الأعضاء أدواره ومسؤولياته، ومن ثم يستطيع القائد وضع جدولًا زمنيًا للمشروع يوضح متى تكتمل مهامه المُحددة، وهو ما يحسن من كفاءة المشروع، ويجعل المهام واضحة ومكتملة.

2- مراجعة قائمة المهام

من خلال توزيع المهام على فريق العمل، يستطيع الأعضاء مراجعة قائمة المهام لمعرفة من هم الأعضاء الذين يعملون في مهام وثيقة الصلة والعضو الذي يكمل المهمة، وبالتالي يمكن إصدار تعليقات المتابعة والأسئلة إذا لزم الأمر.

3- تحسين إنتاجية المشروع

يعتمد توزيع المهام على فريق العمل على توافق المسؤوليات الموكلة مع نقاط قوة كل عضو في الفريق، وبالتالي يتفق جميع الأعضاء على المسؤوليات المسندة إليهم، ويعرفوا كيفية إنجاز المهام، وهو ما يؤدي إلى تحسين إنتاجية المشروع.

4- رفع الروح المعنوية

ترتفع الروح المعنوية لأعضاء فريق العمل، عندما يُكلف كل عضو بمهام وأدوار محددة، لأن ذلك يعطيه إحساسًا بالمسؤولية والملكية، مما يحفزه لتقديم أفضل النتائج.

5- زيادة التعاون بين أعضاء الفريق

يزداد التعاون بين أعضاء فريق العمل عند توزيع المهام والمسؤوليات عليهم، فكل عضو يعرف دوره وما هو المطلوب منه، وبالتالي تقل المنافسة الفردية بينهم، فيعملون على مساعدة بعضهم البعض لبلوغ الهدف المشترك.

جدول توزيع المهام على الموظفين

يُعد جدول توزيع المهام على الموظفين من أهم الأدوات التي يستخدمها قادة الفرق عند إدارة المشاريع، من أجل تحديد أدوار ومسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق وفقًا لخبراته ومهاراته والموارد المتاحة، وهو نظام مصفوفة مفصل يرسم تلك الأدوار، ويضمن أن لكل مهمة صاحبها المُكلف بها، وبالتالي فهو يزيل الالتباس والغموض المرتبطين غالبًا بمهام الفريق.

ومن مميزات جدول توزيع المهام، أنه يوفر الوقت المُستغرق في توزيع المهام يدويًا، وبالتالي يكون هناك المزيد من الوقت للأنشطة الأساسية الأخرى، إضافة إلى إمكانية تعديل المهام وإعادة تكليفها عند حدوث أية تغيرات في متطلبات المشروع وبالتالي يتكيف الفريق معها.

دورات إدارة المشاريع 

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الملخص:

تقوم مهمة توزيع المهام على فريق العمل بتعيين المسؤوليات لكل عضو وتوجيههم نحو تحقيق أهداف المشروع بفعالية، وتتطلب هذه العملية فهمًا جيدًا لقدرات ونقاط قوة كل فرد، مع التركيز على تطوير المهارات الضعيفة. يسهم توزيع المهام بشكل كبير في زيادة الإنتاجية والالتزام بالمواعيد النهائية.

تتضمن أفضل طرق توزيع المهام تحديد أهداف واضحة وفهم جيد لقدرات أعضاء الفريق، مع تحديد مواعيد نهائية للمهام ومراقبة تقدم العمل بانتظام. ويساهم استخدام الأدوات المناسبة، مثل برامج إدارة المهام، في تسهيل هذه العملية وزيادة كفاءة الفريق في إتمام المشاريع بنجاح.

وفي الختام، فإن توزيع المهام على أعضاء فريق العمل من أهم الأمور التي يتعين على قادة الفرق القيام بها بشكل عملي، من أجل إتمام مهام المشروع بنجاح وزيادة الإنتاجية.