مهام مدير إدارة المشاريع: المؤهلات والوظائف وكيف تصبح مدير مشروع ناجح

مدير المشروع هو المسؤول عن تنظيم وإدارة المشاريع بشكل شامل، بما في ذلك وضع الخطط، تنظيم الموارد، وتوجيه الفريق. يجب على مدير المشروع أن يمتلك مهارات متنوعة مثل التواصل الفعال، والقيادة، والتنظيم، وإدارة الوقت. مهارات إدارة المشاريع تساعد في تحسين أداء الفريق، وتعزز فعالية التواصل، وتحقق التوازن بين الأولويات. لتحقيق النجاح كمدير مشروع، يجب الاستمرار في التعلم وتطوير المهارات الإدارية بشكل دائم.

تسعى جميع المنظمات لتحويل خططها وأفكارها إلى منتجات وخدمات تقدمها لعملائها، ولذلك فهي تطرح المشاريع التي تساعد على تحقيق هذا الهدف، مستعينة بفرق المشاريع التي تتولى تنفيذ جميع مراحلها، ويقع على رأس كل فريق مدير المشاريع الذي يُعد الحلقة الأهم في تنفيذ المشاريع بنجاح، ويقوم مدير إدارة المشاريع بالعديد من المهام التي نستعرضها بالتفصيل من خلال السطور التالية.

من هو مدير إدارة المشاريع:

مدير إدارة المشاريع (Project Manager) هو المسؤول عن تخطيط وإدارة المشاريع بشكل شامل. وظيفته تتضمن توجيه الجهود والموارد نحو تحقيق أهداف المشروع بنجاح، سواء كان ذلك في القطاع العام أو القطاع الخاص. يمكن تقديم تعريف لمدير إدارة المشاريع على النحو التالي:

مدير إدارة المشاريع هو أيضًا المحترف المسؤول عن تخطيط، تنفيذ، ومراقبة المشاريع من أجل تحقيق أهداف محددة. يقوم بتنظيم الموارد والأنشطة ويضمن التقدم السلس للمشروع بمراقبة الجداول الزمنية والميزانيات والجودة.

وهو يتفاعل مع فرق العمل وأصحاب المصلحة المعنيين بالمشروع ويضمن تواصل وتعاون فعال. كمدير للمشروع، فإنه يتعامل مع مختلف التحديات والمخاطر التي يمكن أن تواجه المشروع ويتخذ الإجراءات اللازمة للتعامل معها. يتعامل مدير إدارة المشاريع مع مجموعة متنوعة من المشاريع، ويتمتع بالمهارات اللازمة لتحقيق نجاحها بفعالية.

مهام مدير المشروع:

مدير المشروع هو الشخص الذي يوضع على رأس فريق العمل المنفذ للمشروع المُحدد، إذ يتولى تخطيط وتنفيذ المشروع وتحقيق أهدافه المرجوة، وإنشاء جداوله الزمنية وتتبع المؤشرات الرئيسية لأداء المشروع، ويعمل كحلقة وصل بين أعضاء الفريق وإدارة المؤسسة، وبينهم وبين الشركاء.

وتتمثل المهام الرئيسية التي يقوم بها مدير المشروع فيما يلي:

1- تخطيط المشروع

يتولى مدير المشروع مهمة وضع خطة المشروع بعد تقييمه أوضاع المؤسسة بدقة، واضعًا في اعتباره عوامل هامة أبرزها الإجراءات الواجب اتخاذها لإنجاح المشروع، تقييم الموارد المتاحة التي يحتاج إليها الفريق، تحديد أعضاء الفريق لإتمام المشروع، وضع جداول زمنية للمشروع تتضمن تاريخ بدايته ونهايته.

2- قيادة الفريق

بعد تحديد مدير المشروع أعضاء الفريق المطلوبين لإتمام المشروع، تأتي مهمة تحفيز الأعضاء حتى يقوم كل عضو بمهامه ومسؤولياته.

ومدير المشروع الناجح يحرص على اتباع أفضل طرق لاستمرار تشجيع أعضاء فريقه من أجل إنجاز مهام المشروع، من خلال تواصله معهم باستمرار وبشكل يومي للتأكد من فهمهم مهامهم الفردية، مع منحهم مكافأة لإنتاجية وتميز الفريق طوال فترة المشروع وعند الانتهاء منه.

3- إدارة الوقت وتحديد المواعيد النهائية

يقوم مدير المشروع بإنشاء قائمة مهام للمشروع بشكل يومي وأسبوعي وشهري وربع سنوي، إذ يتأكد من خلال هذه القائمة من سير المشروع على المسار الصحيح، لأنها توضح مدى تقدم الفريق والإنجازات التي حققها بالنسبة للمواعيد النهائية التي جرى تحديدها سابقًا.

4- تقدير تكلفة المشروع

يحدد مدير المشروع الميزانية التي يحتاج إليها المشروع وفقًا للتكاليف التي جرى تحديدها، وحتى يتأكد من أن الأموال قد أُنفقت في نطاقها الصحيح؛ يقوم بمراجعة ميزانية المشروع يوميًا أو كل بضعة أيام.

ولا بد من امتلاك مدير المشروع خطة احتياطية حول كيفية تدبير الأموال اللازمة أو إعادة توزيعها، إذا تطلب المشروع تكلفة أكبر من المرصودة سابقًا.

5- إدارة المخاطر وحل المشكلات

من وظائف مدير المشروع الأساسية استكشاف الأخطاء التي تقع في أثناء تنفيذ المشروع والعمل على إصلاحها، ولا بد من القيام بذلك بشكل دوري وليس بعد الانتهاء من تنفيذ المشروع.

ومدير المشروع الناجح هو من يطوع خططه للتكيف مع المشكلات التي تظهر فجأة، ومشكلات الموارد المُحتمل وقوعها، متبعًا أساليب منهجية للوصول إلى حلول إبداعية لتلك المشكلات.

اقرأ أيضًا: منهجيات إدارة المشاريع.

6- مراقبة مدى تقدم المشروع

من مسؤوليات مدير مشاريع تقييم حالة المشروع بصورة منتظمة أسبوعية وشهرية، للتأكد من سير مراحله بصورة سليمة.

يستعين مدير المشروع بعدة أدوات في مراقبة مدى التقدم المُحرز في المشروع، إلى جانب إنتاجية الفريق المُنفذ.

7- تقييم الأداء وإعداد التقارير

يتحقق مدير المشروع من مدى الالتزام بمعايير الجودة في المشروع وتحقيقه للأهداف، من خلال إعداده التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية التي ترصد ذلك.

ويشتمل تقرير المشروع على بيانات الفريق والمهام المُنفذة والميزانية المُحددة لتنفيذ المشروع، ووسائل التحسين مستقبلًا.

8- التأكد من رضا أصحاب المصلحة

يُطلع مدير المشروع أصحاب المصلحة على مستجدات المشروع بصورة مستمرة، وذلك بشكل أسبوعي أو شهري إذا كان المشروع قصير، وبشكل ربع سنوي إذا كان المشروع كبير ومتعدد المراحل.

ويتمثل أهمية هذا الإجراء في التأكد من رضا أصحاب المصلحة عن المشروع بشكل عام، وبالتالي يتم إجراء التعديلات المطلوبة لتحسين رضاهم.

9- تحقيق التكامل التكنولوجي

يستفيد مدير المشروع من التكنولوجيا الحالية في تجميع البيانات ورصد التحديثات البرمجية وإبلاغ أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بها، ومشاركة المعلومات.

ولا بد من فهم مدير المشروع للمنصات الرقمية المطلوبة في إدارة المشاريع، وقدرته على إدارتها بما يمكنه من اتخاذ القرارات لفريقه.

10- تفويض العمل لأعضاء الفريق

يجب على مدير المشروع معرفة نقاط القوة والضعف لدى أعضاء فريقه، ووفقًا لذلك يقوم بتفويض المهام إليهم بشكل فعال، دون إلقاء اللوم عليهم أو التقليل منهم.

11- عقد اجتماعات منتظمة

من مهام مدير المشروع عقد اجتماعات منتظمة مع أعضاء الفريق، لمناقشة جدول الأعمال الذي جرى وضعه قبل البدء في تنفيذ المشروع.

13- مهارات إدارة الميزانية

يتعين على مدير المشروع وضع ميزانية قابلة للتطبيق والتحكم فيها طوال فترة تنفيذ المشروع، كما يجب عليه امتلاك القدرة على تتبع التكاليف وإنفاقها على الأمور الأهم.

14- إدارة المخاطر

جميع المشاريع عُرضة لمختلف أنواع المخاطر، وهو دور ما يعرف بإدارة المخاطر والمدير الناجح هو الذي يستغل خبرته في تحديد الأخطاء المُحتمل وقوعها ووضع استراتيجية للتخفيف منها.

مهارات ومؤهلات مدير مشاريع:

هناك مجموعة من المهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير المشاريع، لأنها تعينه على تنفيذ المشروع بنجاح من بدايته وحتى نهايته، وتتمثل تلك المهارات فيما يلي:

1- التواصل الفعال مع العملاء وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق:

من المهارات المطلوبة في مدير المشروع، مهارة التواصل الفعال مع العملاء وأعضاء الفريق، حتى يتمكن من نقل مختلف الرسائل لهم بوضوح، ومشاركتهم أفكارهم وأهدافهم بطريقة فعالة.

2- القيادة الحكيمة

لا بد من تمتع مدير المشروع بمهارة القيادة، والتي تعني تنسيق مختلف المهام والإشراف عليها، وتحفيز أعضاء الفريق وتقديم الدعم اللازم لهم، إلى جانب وضع خارطة الطريق التي تمكن من إنجاز المشروع على النحو الأمثل.

3- مهارات التنظيم

المهارات التنظيمية القوية ضرورة لا غنى عنها في مديري المشاريع، لأنها تضمن سير العمليات بسلاسة وبما يتوافق مع الأهداف المشتركة.

وتشمل تلك المهارات تقسيم المشاريع وتحديد أولويات مختلف المهام، مع القيام بأكثر من مهمة في وقت واحد.

4- مهارات التفاوض

أكثر ما يجعل مدير المشروع ناجحًا في عمله، هو قدرته على التفاوض مع أعضاء الفريق والموردين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.

5- إدارة الفريق

المقصود بإدارة الفريق أي قدرة مدير المشروع على جمع أعضاء الفريق وتوجيههم في نفس الاتجاه، والتعامل مع النزاعات التي قد تنشأ بينهم، فضلًا عن تفويض المسؤوليات لأعضاء الفريق بصورة فعالة، وتطوير مهاراتهم بتقديم الدعم اللازم لهم.

6- إدارة الوقت

يوصف مدير المشروع بالناجح عندما يضع جدولًا زمنيًا للمشروع، ويلتزم بتنفيذ المهام الواجب إنجازها خلال فترة مُحددة في هذا الجدول.

7- حل المشكلات

لا بد من تمتع قائد المشروع بالقدرة على اتباع نهجًا منظمًا في حل المشكلات، والذي يتمثل في جمع المعلومات وموازنة الإيجابيات والسلبيات المرتبطة بتلك المشكلات، ثم اختيار الحل الأفضل.

8- خلق الدوافع

من سمات مدير المشروع الناجح، قدرته على خلق دوافع لدى أعضاء فريقه، وتنمية بيئة عمل إيجابية تحفزهم لإنجاز مهامهم في المشروع كما ينبغي.

9- القدرة على التكيف

والمقصود بها قدرة مدير المشروع على التكيف مع التكنولوجيا الجديدة واتجاهات المنتجات واختلافات العملاء، وهي المهارة التي تمكّن مدير المشروع من قيادة فريقه بصورة صحيحة.

10- المهارات التقنية

لا بد من امتلاك مدير المشروع خبرة واسعة في أحدث التقنيات التكنولوجية، لأنها تتيح له زيادة سرعة إنتاجية فريقه.

11- مهارات إعداد التقارير

تشتمل تلك التقارير على المعلومات التي يجمعها مدير المشروع طوال فترة تنفيذه خاصة في حال ظهور مشكلات، ورفع تلك التقارير إلى إدارة المؤسسة لإجراء تقييمات مستقبلية.

12- المهارات البحثية

من سمات مدير المشروع الناجح قدرته على البحث عن حل لمشكلة ما، بما يسمح له بإتمام المشروع بنجاح وكفاءة.

أهمية مهارات إدارة المشاريع

هناك العديد من الأسباب تجعل من مهارات إدارة المشاريع أمرًا هامًا، وتتمثل تلك الأسباب فيما يلي:

1- تساعد على إنجاز العمل

تلعب المهارات المتوفرة في مدير المشروع وأعضاء الفريق دورًا هامًا في إنجاز المشاريع في الوقت المُحدد ووفقًا للميزانية المرصودة.

إذ يمكن الاستفادة من تلك المهارات في اختيار الأدوات والتقنيات التي تسمح بتنظيم المشاريع والمهام وانتقاء الأفضل للمشروع.

2- تحسن من مهارات التواصل

استخدام مهارات الاتصال يضمن توصيل الرسائل بوضوح، ومشاركة المعلومات حول المشكلات التي تعوق إتمام المشروع، إلى جانب تقديم التقارير التي تشتمل على تحديثات الحالة ومدى التقدم المُحرز، وبالتالي فإن تلك المهارات تعزز من التواصل بين أعضاء الفريق بفاعلية وكفاءة.

3- تحقق التوازن بين الأولويات

امتلاك مهارات إدارة المشروع يلعب دورًا في تحديد الأولويات ووضعها في المُقدمة باستخدام أدوات وتقنيات إدارة المشروع.

4- تعزز من الاستعداد للمخاطر

من مهارات إدارة المشاريع مهارة إدارة المخاطر، هذه المهارة التي تزيد من ثقة صاحبها في استعداده للمخاطر، من خلال اعتياده على وضع خطة مدروسة وقابلة للتطبيق للتقليل من تأثير تلك المخاطر.

5- تساعد على التعلم من التجارب السابقة

تساهم ممارسات إدارة المشروع في التفكير في أداء التجارب السابقة، وما هي الدروس المُستفادة منها، وكيفية تفادي الأخطاء التي وقعت خلالها، وبالتالي تتغير الأساليب السابقة وتُنفذ الأساليب التي تضمن تحقيق النجاح.

كيف تصبح مدير مشروع:

إذا كنت تتطلع لتولي وظيفة مدير مشروع؛ عليك القيام بالآتي:

1- احصل على درجة البكالوريوس

من المتطلبات الأساسية لإدارة المشاريع وللعمل مدير مشروع الحصول على درجة البكالوريوس في تخصص إدارة المشاريع أو الأعمال، أو في تخصصات أخرى ذات صلة مثل التسويق أو الهندسة أو تكنولوجيا المعلومات. واقرأ عدد من الكتب في إدارة المشاريع.

2- اختر التخصص

في الخطوة التالية عليك تحديد المجال الذي ترغب في العمل به كمدير مشروع، ومن ثم معرفة تقنيات الإدارة الفعالة فيه، ومن أبرز المجالات المتاحة: الطاقة، التسويق، تكنولوجيا المعلومات، الكهرباء، الرعاية الصحية، البناء.

3- احصل على شهادات مُعتمدة

يمكنك تعزيز فرصك في القبول بوظيفة مدير مشروع من خلال حصولك على شهادات مُعتمدة في إدارة المشاريع، تلك الشهادات التي تميزك عن غيرك من المتقدمين.

وتتيح منصة بكه العديد من الدورات التدريبية المُعتمدة في إدارة المشاريع لتعزيز المهارات في هذا المجال.

4- اكتسب الخبرة

يمكنك اكتساب الخبرة في إدارة المشاريع من خلال التحاقك بوظائف المبتدئين التي تستطيع من خلالها تطوير معارفك ومهاراتك.

5- عزز من علاقاتك

من المهم أن تكّون علاقات فعالة مع مديري المشاريع، لأنك قد تستفيد منهم في تطوير مهاراتك، واعلامك بالفرص التي قد تُتاح لك قريبًا، وقد تحصل منهم على إرشادات حول كيفية إدارة المشاريع بكفاءة.

6- تعلم بشكل مستمر

لا تتوقف عن التعلم مهما بلغت معارفك، فإطلاعك المستمر على أحدث التقنيات والاتجاهات في إدارة المشاريع يطور من مهاراتك ويجعلك قادرًا على إدارة مختلف الفرق بشكل فعال.

7- كوّن مهاراتك الإدارية

المهارات الإدارية القوية هي التي تساعد مديري المشاريع على توجيه أعضاء فرقهم، لذلك لا تنس تطوير تلك المهارات منذ بداية عملك في هذا المجال.

ماهي وظائف إدارة المشاريع:

بخلاف وظيفة مدير المشروع الرئيسي، تتعدد وظائف مجال إدارة المشاريع، والتي نذكر منها ما يلي:

1- مساعد مدير المشروع

يركز عمل مساعد مدير المشروع على المشاريع الكبيرة التي تضم أقسامًا متعددة، إذ يساعد مدير المشروع الرئيسي في تسليم مشروع في أي صناعة، كما يرفع التقارير المطلوبة له.

2- مدير مشروع التسويق

تتمثل مهمته في الإشراف على تنسيق الحملات التسويقية لأحد المشاريع، إلى جانب قيادة فريق التسويق لتطوير استراتيجية التسويق وتنفيذ الحملة.

3- مدير المشروع الهندسي

يتولى مدير المشروع الهندسي مهمة إنشاء خطط مفصلة للمشروع، إضافة إلى الإشراف على الفريق الهندسي وتوجيهه نحو الحلول الممكنة للمشكلات التي يواجهونها، وإرشادهم حول كيفية التقليل من آثار المخاطر.

4- مدير مشروع البناء

تتمثل واجباته في تخطيط مشاريع البناء والإشراف عليها، والتأكد من عمل المقاولون بشكل آمن، ومن أن تلك المشاريع مطابقة للمعايير المطلوبة، فضلًا عن تقديم الحلول للتحديات التي تواجه المشروع.

5- مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات

من مهامه الإشراف على المشاريع في قطاع تكنولوجيا المعلومات، إضافة إلى إرشاد الشركات عن التقنيات التكنولوجية التي تزيد من كفاءة العمل بها أو تحل المشكلات التي تواجهها.

دورات إدارة المشاريع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة شهادة CAPM

الخاتمة:

مدير إدارة المشاريع هو الشخص المسؤول عن تخطيط وإدارة المشاريع بشكل شامل، وهو يتولى قيادة الفريق المنفذ وتنظيم الموارد والجهود لتحقيق أهداف المشروع. ويشمل دوره وضع خطة المشروع وتحديد المهام وإدارة الوقت وتقدير التكلفة وإدارة المخاطر وتقييم الأداء وتحقيق التكامل التكنولوجي وتفويض العمل لأعضاء الفريق وعقد الاجتماعات وغيرها من المهام الأساسية.

مدير المشاريع يجب أن يمتلك مجموعة متنوعة من المهارات لتحقيق نجاح المشروع، بما في ذلك التواصل الفعال، والقيادة الحكيمة، والتنظيم القوي، ومهارات التفاوض وإدارة الفريق، وإدارة الوقت، وحل المشكلات، وتحفيز الفريق، والتكيف مع التغييرات التكنولوجية، وإعداد التقارير، ومهارات البحث. تلك المهارات تساهم في تسهيل سير العمل وتحقيق الأهداف بفعالية.

مهارات إدارة المشاريع لها أهمية كبيرة في تنظيم العمل وتوجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف المحددة، وتعزز من فعالية التواصل وتساهم في تحسين أداء الفريق. كما تساعد على التعلم من التجارب السابقة وتحقيق التوازن بين الأولويات، وتسهم في استعداد المشروع لمواجهة المخاطر المحتملة. لتحقيق النجاح كمدير مشروع، ينبغي الاستمرار في التعلم واكتساب الخبرة، وتطوير المهارات الإدارية بشكل مستمر.

وفي الختام، فإن مدير المشروع الناجح هو الذي يستفيد من معرفته وخبراته ومهاراته للقيام بدوره وإنجاز المشروع بنجاح وتحقيق أهدافه المرجوة.