أدوات إدارة المشاريع - نظام إدارة المشاريع في 2023 - أهم البرامج وفوائدها

هل تحاول إدارة مشاريعك ومتابعة أعضاء فريقك دون عناء؟ هل تحتاج إلى أدوات إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على ذلك؟

التواصل وتتبع المشروع ضروريان لكل منظمة، وباستخدام أدوات إدارة المشروع المناسبة، يمكن لمديري المشاريع الحفاظ على تنظيم فرقهم وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية طوال دورة حياة المشروع بأكملها.

ما هي إدارة المشاريع؟

تعرف إدارة المشروع بأنها إجراء يقود الفريق إلى تحقيق أهداف محددة أو إنجاز المخرجات المطلوبة بحلول موعد التسليم النهائي. يتطلب إنشاء مشاريع ناجحة ضمن الوقت والميزانية والنطاق المحدد بعض الأمور منها؛ التوثيق، والتخطيط، والتتبع، والاتصال.

 ما هي أدوات إدارة المشاريع؟

أدوات إدارة المشاريع تساعد الموظفين والمسؤولين والفرق في إدارة المشاريع طويلة الأجل، فضلاً عن تنسيق المهام الفردية، كما يتم تحقيق ذلك من خلال مجموعة من أدوات إدارة المشاريع المصممة لإدارة أعباء العمل ومراقبة الإنتاجية وتخصيص الموارد. يركز برنامج إدارة المشاريع بشكل كبير على الترابط بين المهام.

نظرًا لحقيقة أنه يتم استخدامه بشكل أساسي لتنسيق سلسلة من المهام أو مشروع أكبر، فإنه يحتوي على عدد من الاستخدامات منها:

• تتبع مشاريع متعددة
• تحليل إنتاجية الفريق
• تتبع تقدم فريق أو فرد باستخدام البرنامج
• يمكن لأي صناعة تتطلب إدارة المشاريع والمهام الأسبوعية والشهرية والسنوية الاستفادة من برامج إدارة المشاريع العديدة
• وتتضمن أدوات للتخطيط، وتتبع الوقت، وتخصيص الموارد، وكذلك التواصل

أهم أدوات وأنظمة إدارة المشاريع:

برامج إدارة المشاريع الشائعة مع التعقيد المتزايد لمشاريع اليوم، يمكن أن تثبت استراتيجيات إدارة المشاريع التقليدية مثل Gantt chart و Kanban board أنها بسيطة للغاية لتنفيذ المتطلبات المتزايدة للمشاريع الحديثة. يمكن برنامج إدارة المشاريع مدراء المشاريع المؤهلين وحتى المبتدئين من وضع خطط مفصلة لإدارة المشاريع بطريقة أكثر كفاءة وتنظيمًا. لن تكون الأساليب التقليدية لإدارة المشاريع مجدية بعد الآن.

فاستخدام جداول البيانات وألواح الكتابة وبرنامج معالجة النصوص (مستندات Google ، Microsoft Word) لجمع وتسجيل الملاحظات تحتاج لجهد مكثف وتستغرق الكثير من الوقت. وقد تم تصميم هذا البرنامج لتبسيط مهمة تخطيط المشروع وعملية إدارة المشروع بشكل عام. فيما يلي بعض برامج إدارة المشاريع الشائعة التي يستخدمها مديري المشاريع اليوم.

ستساعدك الأدوات التالية في إدارة مشاريعك بشكل أكثر فاعلية في عام 2022:

1- برنامج Monday

ليست هناك حاجة لتعلم مهارات البرمجة، يسمح نظام تشغيل العمل (Work OS) الخاص بـ Monday.com لمديري المشاريع بإنشاء عملية سير عمل مثالي مع وجود خاصية قابلة للتخصيص.

سواء كان الأمر يتعلق بالتخطيط الدقيق للمشروع، أو إدارة المنتج، أو إدارة المهام البسيطة، فإن النظام الأساسي يتكيف مع احتياجاتك، مما يجعل Monday على رأس قائمة أدوات إدارة المشاريع العديدة.

المميزات:

• عرض بيانات المشروع بعدة طرق، بما في ذلك الجداول ولوحات كانبان ولوحات المعلومات
• إضفاء الحيوية على الواجهات الملونة التابعة لبيانات المشروع
• أداة WorkForms تمكنك من تخصيص الاستطلاعات ومشاركتها لجمع البيانات
• يمكن للمطورين والمسوقين وCRMs ومديري المشاريع الوصول إلى عمليات التكامل
• خيار إنشاء قواعد الأتمتة من قائمة طويلة من الأتمتة سابقة البناء
• قوالب مسبقة الصنع. 
• 8 طرق عرض مختلفة للمشروع، بما في ذلك Gantt و Kanban والخريطة وغيرها. 
• أكثر من 40 نظام تكامل عالي الجودة.

2- قوائم مايكروسوفت

إنه أحد تطبيقات وجزء من مجموعة تطبيقات إدارة العمل في Microsoft 365. يمكن عرض القائمة بأي تنسيق، مثل التقويمات، أو المعارض، أو الشبكات، أو طرق العرض المخصصة.

المميزات:

• بالنسبة للمشاريع الأكبر والأكثر تعقيدًا، يعد Microsoft Project تطبيقًا غنيًا بالميزات لإدارة المشاريع
• يمكن تتبع أداء المشروع ومدى تقدمه، وإجراء التغييرات اللازمة على أنشطة المشروع من البداية إلى النهاية
• مطالب المستخدمين الفردية التي يمكن تخصيصها 
• قوالب جاهزة للاستخدام 
• قدرات التشارك الفعالة للفريق 
• قدرة عالية على العمل 

3- برنامج ClickUp

يعتبر واحد من أشهر برامج إدارة المشاريع وأسهلها، كما أنه أفضل حل لإدارة المشاريع مع أكبر عدد من المشاركين، يتصدر ClickUp الأفضلية في قائمتنا.

بالنسبة لأولئك الذين يتطلعون إلى إدارة جدول أعمالهم أو تخطيط الأحداث بدّقة، فهو يتضمن مخططات جانت المجانية بالإضافة إلى القوائم والتقويمات وعلامات التبويب المستندة إلى المهام.

المميزات:

•  توفر طرق عرض القائمة والمجلس وجانت والتقويم وعبء العمل والخريطة لتصّور بيانات المشروع
•  يمكن تصفية قائمة العمليات المحتملة وتعديلها بشكل مجمّع، أو يمكن إنشاء المهام وتعديلها بشكل فردي
• تكوين ميزات النظام الأساسي وأمانه بشكل دقيق
• توفر لوحات المعلومات تمثيلاً مرئيًا لبيانات المشروع
• يمكن استيراد بيانات Todoist وWrike وBasecamp وMonday وTrello وAsana وJira وTrello.

4- برنامج Hive 

يبسط برنامج Hiveعملك ويجمعه لك في نظام واحد متوافق مع طرق عرض المشروع القابلة للتكوين، والتبعيات، والمشاريع اللانهائية، وعشرات الموصلات.

باستخدام هذا البرنامج، يمكن للفرق التي يتراوح عددها من 10 إلى 1000 فرد العمل معًا في مجموعة من المؤسسات وأنماط العمل.

المميزات:

• يساعدك الوقت الذي تقضيه في المهام والمشاريع في تقدير حجم العمل الذي يجب القيام به في المستقبل
•  يمكنك عرض المهام والمشاريع وفقًا لتفضيلاتك الخاصة، مثل التاريخ أو الأولوية أو عضو الفريق المعين
• باستخدام عمليات تكامل البريد الإلكتروني، يمكنك إضافة الرسائل الواردة تلقائيًا إلى المهام في Hive

 5- برنامج Zoho Projects 

Zoho Projects هي واحدة من أدوات إدارة المشاريع المجانية، يمكنك الاستعانة بتطبيق زوهو Zoho كأداة فعّالة من أدوات إدارة المشاريع مهما كان حجم مشروعاتك ومدى مستوي التعقيد.

هناك العديد من الميزات في هذا التطبيق تشبه تلك الموجودة على مواقع الشبكات الاجتماعية، مثل الخلاصات والمنتديات والمناقشات، والتطبيق متاح لكل من أنظمة Android وiOS.

المميزات:

• يمكن للمستخدمين تحديد الاختناقات المحتملة باستخدام مخططات جانت الخاصة بـ Zoho Projects.
• تمنح Zoho Projects المديرين القدرة على تخصيص الموارد بسهولة وتتبع استخدامها.
• يمكن للمديرين تتبع الوقت الذي يقضيه في مهام مختلفة وفواتير العملاء وفقًا لميزة تتبع الوقت في التطبيق.

من أكثر أدوات إدارة المشاريع شيوعًا التي يستخدمها مدراء المشاريع اليوم:

6- أداة Gantt Chart:

تعتبر أداة Gantt Chart أحد أهم أدوات إدارة المشاريع الشائعة، حيث تستخدم مخطط شريطي لتتبع المهام عبر الزمن. لم يُظهر مخطط جانت في البداية العلاقة بين المهام وحالة الجدول الحالي. لكنها أصبحت الآن أداة إدارة مشاريع شائعة لتتبع الجداول وعلاقتها بالمهام والموارد والمعالم الرئيسية. توفر مخططات Gantt الحديثة معلومات حول تاريخ بدء المشروع وتاريخ انتهائه ونظرة عامة على المشروع. كما تستخدم لإنشاء الهيكل الأساسي للمشروع، وربط المهام المختلفة داخل المشروع.

بعد إنشاء هيكلية المهمة، يأخذ مخطط Gantt كل من هذه المهام والمهام الفرعية ليرسمها بشكل متناسق مع الزمن، حيث أنها تسمح لمديري المشاريع لتحديد أولويات المهام وتتبع التقدم المحرز. تعد مخططات Gantt أساسية ويمكن إنشاؤها باستخدام أدوات جداول البيانات مثل Microsoft Excel أو Google Sheets. قد تبدو مخططات Gantt بسيطة ولكنها قد تكون صعبة، لا سيما دون تدريب مسبق. يستغرق الأمر وقتًا وتدريبًا للمدراء لإنشاء تمثيل رسومي مفصل للجداول الزمنية للمشروع وإتمام المهام الفرعية.

ومع ذلك يمكن أن يكون مفيدًا جدًا للمشروعات المعقدة لأنه يتيح لمديري المشاريع تتبع كل تفاصيل المشروع بكفاءة وبدقة كبيرة.

7- أداة Kanban Board لإدارة المشاريع:

 تعد Kanban Boards أداة لإدارة المشاريع لوضع تصور للمهام وسير العمل وتحديد المشكلات المحتملة. لا تتطلب Kanban Board أي أدوات أو برامج خاصة. يمكن استخدام لوحة فعلية مثل السبورة، أو اللوحات الافتراضية التي تسمح لك بسحب "الملاحظات" وإسقاطها على اللوحة. تستخدم لوحات Kanban في جوهرها عملية مكونة من 3 خطوات: المهام للتنفيذ، قيد التنفيذ، والمكتملة.

في الواقع، يوفر "مخطط سير العمل" الأساس لمعظم برامج إدارة المشاريع المستخدمة اليوم، مثل Trello و Podio و QuickBase. كما تتمتع لوحات Kanban عبر الإنترنت بمزايا تفوق نظيراتها التقليدية، يتيح ذلك لأعضاء الفريق التعاون عبر مواقع متعددة، حيث يمكنهم الحصول على تحديثات في الوقت الحقيقي عن حالة المشروع، ويمكنهم أيضًا التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين باستخدام أداة المراسلة المدمجة في أدوات إدارة المشاريع الحديثة التي تستند إلى Kanban.

8- برنامج Quickbase

الميزات الأساسية: 

• تطوير سير الأعمال 
• تقديم لوحة رئيسية غنية بالخيارات 
• تكامل النظام في الوقت الفعلي واتصال البيانات  

9- جداول جوجل Google Tables: 

الميزات الأساسية:  

• رؤيا شاملة للمشروع 
• وظائف تشغيل آلي قوية 
• نماذج مدمجة 
• قوالب جاهزة 

قد تضطر أحيانًا لبذل جهدٍ كبير لإطلاق مشروعٍ معين. أعني أن هناك الكثير الذي يتوجب عليك فهمه وتنظيمه وشرائه… وما إلى ذلك. وبدلًا من البدء بخطوات عشوائية، اتبع المراحل الخمس التي يمر بها كل مشروع عادة. 

ما هي فوائد استخدام نظام إدارة المشاريع؟

توجد العديد من الفوائد من استخدام نظام إدارة المشاريع من الأدوات والأنظمة المذكورة، ومنها:

1. زيادة كفاءة ونشاط أعضاء الفريق

 يعمل استخدام أدوات إدارة المشاريع على تحسين الجودة الشاملة للمشروع، ويمكن أن يساعدك التطبيق الجيّد لإدارة المشاريع في تحقيق هذا الهدف

2. القدرة على التواصل والتعاون بشكل أكثر فعالية مع فرق العمل

 مع وجود جميع بياناتك في مكان واحد، يمكنك بسهولة تفويض المهام ووضع علامة على أعضاء الفريق في التعليقات ومشاركة المستندات. حتى أصغر التفاصيل والخطط حول المشروع يمكن تحديثها من خلال برامج إدارة المشاريع المختلفة

3. إدارة متوازنة للموارد

 من أجل تسليم المشروع بنجاح، يحتاج مديرو المشاريع المتمرسون إلى استراتيجية لإدارة الموارد تحافظ على فرقهم في أفضل حالة دون إثقال كاهلهم بالعمل أو العكس، ويشجع تخطيط الموارد معايير العمل الصحية، لذلك لا ينبغي الاستهانة بها. وباستخدام أفضل أدوات إدارة الموارد، يمكنك بسهولة تحديد الاختناقات وإضافة المزيد من الأشخاص إلى الفريق عند الحاجة.

باختصار، يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشروع المناسب على التعاون بفعالية وضمان نجاح مشاريعك. وبشكلٍ مجمل، هذه الفوائد قادرة على إصلاح العمليات التجارية على نطاق واسع.

 إذا لم تستخدم الشركات برامج إدارة المشاريع فإنها ستكافح دائمًا لتلبية الميزانيات والنطاقات ومتطلبات الجودة في وقت واحد، وباستخدام أدوات إدارة المشاريع ستتمكن من تنفيذ المشاريع بالفاعلية المطلوبة ويمكنك البدء باستخدامها مجانًا على الفور.   

أفضل دورات إدارة المشاريع:

استخدام الأدوات واحدها والانظمة لا يجعل المشروع ناجحًا، وإنما بالتعلم المستمر لاستراتيجيات إدارة المشاريع، ومن أهم دورات إدارة المشاريع التي تقدمها بكه الدورات التالي:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل
• CAPM شهادة
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• P3O شهادة
• شهادة PMI-SP
• MSP شهاد
• PGMP شهادة
• PFMP شهادة
• شهادة MOP

مع خالص التماني، بكه للتعليم!