أدوات إدارة المشاريع وفوائدها: أهم 10 أدوات ومميزات وعيوب كل أداة

أدوات إدارة المشاريع وفوائدها: أهم 10 أدوات ومميزات وعيوب كل أداة

كتابة : بكه

15 يناير 2024

فهرس المحتويات

هل تحتاج إلى أدوات إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على ذلك؟ هل تحاول إدارة المشاريع الخاصة بك ومتابعة أعضاء فريقك دون عناء؟

التواصل وتتبع المشروع ضروريان لكل منظمة، وباستخدام أدوات إدارة المشروع المناسبة، يمكن لمديري المشاريع الحفاظ على تنظيم فرقهم وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية طوال دورة حياة المشروع بأكملها، وبالتالي تتمكن مع فرق عملك من التوصل إلى تحقيق الأهداف المطلوبة في المشروع، أهم أدوات المشاريع تجدها في هذا المقال.

 ما هي أدوات إدارة المشاريع؟

أدوات  إدارة المشاريع أو نظام إدارة المشاريع تساعد الموظفين والمسؤولين والفرق في إدارة المشاريع طويلة الأجل بكفاءة، فضلاً عن تنسيق المهام الفردية، ويتحقق ذلك من خلال مجموعة من أدوات إدارة المشاريع المصممة لإدارة أعباء العمل ومراقبة الإنتاجية وتخصيص الموارد، وهي تركز على ترابط المهام.

توجد عدد من الأدوات المستخدمة عادةً لإدارة وتخطيط المشاريع تمكن أدوات إدارة المشروع مدراء المشاريع من وضع الأفكار في موضع التنفيذ، وهي تساعدهم في تنفيذ المشاريع، وخلق مبادرة ثاقبة، وتحديد نطاق للنتائج، ووضع مواعيد نهائية محددة لكل مهمة، وتحديد الميزانية والموارد اللازمة لإكمال المشروع.

تساعد هذه الأدوات مدراء المشاريع على تتبع كل جانب من جوانب المشروع لضمان تشغيله في حدود الميزانية والجدول الزمني، ببساطة يكون مدير المشروع أكثر احترافية عندما يتمكن من وضع نظرة عامة واضحة على المشروع والنتائج.

وتنطوي هذه الأدوات على عدد من الاستخدامات منها:

  • تتبع مشاريع متعددة.
  • تحليل إنتاجية الفريق.
  • تتبع تقدم فريق أو فرد باستخدام البرنامج.
  • تتضمن أدوات للتخطيط، وتتبع الوقت، وتخصيص الموارد، وكذلك التواصل.

أقرأ أكثر عن تخصص إدارة المشاريع.

أهم أدوات إدارة المشاريع

ستساعدك الأدوات التالية في إدارة مشاريعك بشكل أكثر فاعلية:

 1- برنامج Monday

ليست هناك حاجة لتعلم مهارات البرمجة، يسمح نظام تشغيل العمل (Work OS) الخاص بـ Monday لمديري المشاريع بإنشاء عملية سير عمل مثالي مع وجود خاصية قابلة للتخصيص.

سواء كان الأمر يتعلق بالتخطيط الدقيق للمشروع، أو إدارة المنتج، أو إدارة المهام البسيطة، فإن النظام الأساسي يتكيف مع احتياجاتك، مما يجعل Monday على رأس قائمة أدوات إدارة المشاريع العديدة.

المميزات

  • عرض بيانات المشروع بعدة طرق، بما في ذلك الجداول ولوحات المعلومات.
  • إضفاء الحيوية على الواجهات الملونة التابعة لبيانات المشروع.
  • أداة WorkForms تمكنك من تخصيص الاستطلاعات ومشاركتها لجمع البيانات.
  • يمكن للمطورين والمسوقين وCRMs ومديري المشاريع الوصول إلى عمليات التكامل.
  • خيار إنشاء قواعد الأتمتة من قائمة طويلة من الأتمتة سابقة البناء.
  • قوالب مُسبقة الصنع. 
  • 8 طرق عرض مختلفة للمشروع، بما في ذلك Gantt و Kanban والخريطة وغيرها. 
  • أكثر من 40 نظام تكامل عالي الجودة.

العيوب

  • لا يناسب البرنامج المشروعات المُعقدة في الحصول على نتائج تحليل متقدمة.
  • يعرض جدول البيانات مزدحم بالمعلومات وهو أمر يشتت المستخدم ولا يساعده في التركيز على أهم المعلومات.

اقرأ أكثر عن كيفية إدارة المشاريع الرقمية.

2- أداة Microsoft Project

إنها أحد تطبيقات وجزء من مجموعة تطبيقات إدارة العمل في Microsoft 365، يمكن عرض القائمة بأي تنسيق، مثل التقويمات، أو المعارض، أو الشبكات، أو طرق العرض المخصصة.

المميزات

  • بالنسبة للمشاريع الأكبر والأكثر تعقيدًا، يعد Microsoft Project تطبيقًا غنيًا بالميزات لإدارة المشاريع.
  • يمكن تتبع أداء المشروع ومدى تقدمه، وإجراء التغييرات اللازمة على أنشطة المشروع من البداية إلى النهاية
  • مطالب المستخدمين الفردية التي يمكن تخصيصها.
  • قوالب جاهزة للاستخدام.
  • قدرات التشارك الفعّالة للفريق.
  • قدرة عالية على العمل.

العيوب 

  • لا تتيح للمستخدم السهولة في الاستخدام.
  • تتطلب من المستخدم امتلاك الخبرة اللازمة للتعامل بكفاءة.

3- برنامج ClickUp

يعتبر واحد من أشهر برامج إدارة المشاريع وأسهلها، كما أنه أفضل حل لإدارة المشاريع مع أكبر عدد من المشاركين، يتصدر ClickUp الأفضلية في قائمتنا.

بالنسبة لأولئك الذين يتطلعون إلى إدارة جدول أعمالهم أو تخطيط الأحداث بدقة، فهو يتضمن مخططات جانت المجانية بالإضافة إلى القوائم والتقويمات وعلامات التبويب المستندة إلى المهام.

المميزات

  • يوفر طرق عرض القائمة والمجلس والتقويم وعبء العمل والخريطة لتصور بيانات المشروع.
  • يمكن تصفية قائمة العمليات المحتملة وتعديلها بشكل مُجمّع، أو يمكن إنشاء المهام وتعديلها بشكل فردي.
  • تكوين ميزات النظام الأساسي وأمانه بشكل دقيق.
  • توفر لوحات المعلومات تمثيلاً مرئيًا لبيانات المشروع.
  • يمكن استيراد بيانات Todoist وWrike وBasecamp وMonday وTrello وAsana وJira وTrello.

العيوب

  • النسخة المجانية تتيح للمستخدم إضافة قدر محدود من البيانات.
  • تعقب الوقت في البرنامج محدود.
  • إعداد التقارير يستغرق وقت طويل.

4- برنامج Hive 

يبسط برنامج Hive عملك ويجمعه لك في نظام واحد متوافق مع طرق عرض المشروع القابلة للتكوين، والتبعيات، والمشاريع اللانهائية، وعشرات الموصلات.

باستخدام هذا البرنامج، يمكن للفرق التي يتراوح عددها من 10 إلى 1000 فرد العمل معًا في مجموعة من المؤسسات وأنماط العمل.

المميزات

  • يساعدك الوقت الذي تقضيه في المهام والمشاريع في تقدير حجم العمل الذي يجب القيام به في المستقبل
  •  يمكنك عرض المهام والمشاريع وفقًا لتفضيلاتك الخاصة، مثل التاريخ أو الأولوية أو عضو الفريق المعين
  • باستخدام عمليات تكامل البريد الإلكتروني، يمكنك إضافة الرسائل الواردة تلقائيًا إلى المهام في Hive.

العيوب

  • نسخة الهاتف المحمول منه ليست سهلة في الاستخدام.
  • يستغرق وقتًا في تعلم كيفية استخدام خياراته.
  • لا يتيح للمستخدم قراءة الإشعارات بسهولة عند ظهورها في شكل نافذة منبثقة.

 

 5- برنامج Zoho Projects 

Zoho Projects هي واحدة من أدوات إدارة المشاريع المجانية، يمكنك الاستعانة بتطبيق زوهو Zoho كأداة فعّالة من أدوات إدارة المشاريع مهما كان حجم مشروعاتك ومدى مستوي التعقيد.

هناك العديد من الميزات في هذا التطبيق تشبه تلك الموجودة على مواقع الشبكات الاجتماعية، مثل الخلاصات والمنتديات والمناقشات، والتطبيق متاح لكل من أنظمة Android وiOS.

المميزات

  • يمكن للمستخدمين تحديد الاختناقات المحتملة باستخدام مخططات جانت الخاصة بـ Zoho Projects.
  • تمنح Zoho Projects المديرين القدرة على تخصيص الموارد بسهولة وتتبع استخدامها.
  • يمكن للمديرين تتبع الوقت الذي يقضيه في مهام مختلفة وفواتير العملاء وفقًا لميزة تتبع الوقت في التطبيق.

العيوب

  • البحث عن المهام داخل البرنامج غير متطور.
  • صعوبة التبليغ عن المشكلات التقنية بالبرنامج.
  • صعوبة إضافة البيانات في لوحة التحكم.

6- أداة Gantt Chart

تعتبر أداة Gantt Chart أحد أهم أدوات إدارة المشاريع الشائعة، حيث تستخدم مخطط شريطي لتتبع المهام عبر الزمن، لم يظهر مخطط جانت في البداية العلاقة بين المهام وحالة الجدول الحالي، لكنها أصبحت الآن أداة إدارة مشاريع شائعة لتتبع الجداول وعلاقتها بالمهام والموارد والمعالم الرئيسية.

توفر مخططات Gantt الحديثة معلومات حول تاريخ بدء المشروع وتاريخ انتهائه ونظرة عامة على المشروع، كما تستخدم لإنشاء الهيكل الأساسي للمشروع، وربط المهام المختلفة داخل المشروع.

بعد إنشاء هيكلية المهمة، يأخذ مخطط Gantt كل من هذه المهام والمهام الفرعية ليرسمها بشكل متناسق مع الزمن، تعد مخططات Gantt أساسية ويمكن إنشاؤها باستخدام أدوات جداول البيانات مثل Microsoft Excel أو Google Sheets.

المميزات

  • مناسب للمشروعات المعقدة؛ لأنه يتيح لمديري المشاريع تتبع كل تفاصيل المشروع بكفاءة وبدقة كبيرة.
  • استخدامها بسيط لمن يتمتع بخبرة مسبقة.
  • تسمح لمديري المشاريع لتحديد أولويات المهام وتتبع التقدم المُحرز.

العيوب 

  • تستغرق وقتًا وتدريبًا للمدراء لإنشاء تمثيل رسومي مفصل للجداول الزمنية للمشروع.
  • لا تحدد للمستخدم الموارد المطلوبة.

7- أداة Kanban Board 

 تعد Kanban Boards أداة لإدارة المشاريع لوضع تصور للمهام وسير العمل وتحديد المشكلات المحتملة، يمكن استخدام لوحة فعلية مثل السبورة، أو اللوحات الافتراضية التي تسمح لك بسحب "الملاحظات" وإسقاطها على اللوحة، تستخدم لوحات Kanban في جوهرها عملية مكونة من 3 خطوات: المهام للتنفيذ، قيد التنفيذ، والمكتملة.

في الواقع، يوفر "مخطط سير العمل" الأساس لمعظم برامج إدارة المشاريع المستخدمة اليوم، مثل Trello و Podio و QuickBase، كما تتمتع لوحات Kanban عبر الإنترنت بمزايا تفوق نظيراتها التقليدية، يتيح ذلك لأعضاء الفريق التعاون عبر مواقع متعددة.

حيث يمكنهم الحصول على تحديثات في الوقت الحقيقي عن حالة المشروع، ويمكنهم أيضًا التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين باستخدام أداة المراسلة المُدمجة في أدوات إدارة المشاريع الحديثة التي تستند إلى Kanban.

8- برنامج Quickbase

المميزات الأساسية

  • تطوير سير الأعمال.
  • تقديم لوحة رئيسية غنية بالخيارات.
  • تكامل النظام في الوقت الفعلي واتصال البيانات.

العيوب 

  • لا يناسب الشركات الكبيرة.
  • تظهر مشاكل تقنية عند إدخال البيانات.

9- أداة Wrike 

حققت أداة Wrike انتشار واسع على مستوى العالم، إذ يستخدمها الآن ما يزيد عن 2 مليون مستخدم من 140 دولة، وبإمكانك الاعتماد عليه في إدارة المشاريع مع فريق العمل في مختلف المجالات.

وتعتبر هذه الأداة بمثابة نظام متكامل؛ لأنها تمكن المستخدم من الوصول بسهولة إلى أهم 400 تطبيق الأكثر شهرة في الاستخدام في العمل، وذلك مثل تطبيق Slack وتطبيق Google Drive.

علاوة على ذلك، فإن الأداة تتضمن مخطط Gantt الذي يمكنك من متابعة مستوى التقدم الذي بلغ إليه فريق العمل في المشروع وإدارة مهامهم بكفاءة، إلى جانب أن الأداة تتيح لك تحليل الأداء والحصول على تقارير في أسرع وقت.

أيضًا، توفر لك الأداة Wrike لوحة التحكم التي من خلالها تتمكن من إدارة أعمال فريق العمل، وذلك من خلال Kanaban Board.

المميزات

  • إمكانية متابعة الوقت الخاص بإتمام مهام المشروع.
  • التعرف على المخاطر المُحتملة للمشروع.
  • تحديد الأولويات المطلوب إنجازها أولاً.
  • توفير الوقت في إدارة مهام المشروع.
  • توفير أحدث التقنيات من بينها الذكاء الاصطناعي في إدارة المشروع.
  • إدارة الميزانية بفعّالية.

العيوب 

  • تتضمن خطط تسعير مرتفعة الثمن مقارنةً بالأدوات الأخرى.
  • صعوبة التعديل في مهام المشروع من حيث الحالة.

10- أداة Asana

تتمتع أداة Asana بشهرة كبيرة في نظام إدارة المشاريع، ففي واجهة واحدة فقط تتمكن من إدارة مهام فريق العمل عبر لوحة التحكم، إلى جانب إدارة خرائط المشروع وحفظ ملفاته الهامة، كما أنها تسمح لك بالوصول بسهولة إلى ما يزيد عن 200 تطبيق مثل تطبيق Google Calendar.

في هذه الأداة تجد مخططات Gantt التي تتعرف من خلالها على التقدم في سير العمل بالمشروع ومواعيده النهائية، إلى جانب متابعة أداء كل فرد من فريق العمل عبر مقاييس الأداء، بالإضافة إلى أنها تتضمن خيار Workflow Builder الذي من خلاله يمكنك ربط أفراد فريق العمل وإنشاء أنظمة تدفق أو سير عمل مُخصصة.

المميزات

  • أداة مناسبة لإدارة المشروعات الكبيرة والصغيرة على حدٍ سواء.
  • تتمتع بواجهة جذابة للمستخدم.
  • تتيح إدارة الموارد بسهولة.
  • تتيح لفريق العمل الاطلاع دائمًا على تحديثات المشروع.

العيوب

  • أداة غير مناسبة للشركات الكبيرة والمُعقدة لأنها لا تتضمن كل الخيارات المطلوبة.
  • تستغرق وقتًا في فهم كيفية استخدام الواجهة.
  • لا تناسب المشروعات الصغيرة.

قد تضطر أحيانًا لبذل جهدٍ كبير لإطلاق مشروعٍ معين، أعني أن هناك الكثير الذي يتوجب عليك فهمه وتنظيمه وشرائه… وما إلى ذلك، وبدلًا من البدء بخطوات عشوائية، اتبع المراحل الخمس التي يمر بها كل مشروع عادة. 

اقرأ كذلك عن خطوات إدارة المشاريع.

ما هي فوائد استخدام نظام إدارة المشاريع؟

يساعدك برنامج إدارة المشروع المناسب على التعاون بفعّالية وضمان نجاح مشاريع، وبشكلٍ مُجمل، هذه الفوائد قادرة على إصلاح العمليات التجارية على نطاق واسع.

إذا لم تستخدم الشركات برامج إدارة المشاريع فإنها ستكافح دائمًا لتلبية الميزانيات والنطاقات ومتطلبات الجودة في وقت واحد، وباستخدام أدوات إدارة المشاريع ستتمكن من تنفيذ المشاريع بالفعّالية المطلوبة ويمكنك البدء باستخدامها مجانًا على الفور.   

توجد العديد من الفوائد من استخدام نظام إدارة المشاريع من الأدوات والأنظمة المذكورة، ومنها:

1. زيادة كفاءة عمل المشروع

 يعمل استخدام أدوات إدارة المشاريع على تحسين الجودة الشاملة للمشروع، ويمكن أن يساعدك التطبيق الجيّد لإدارة المشاريع في تحقيق هذا الهدف. حيث تدعم إدوات إدارة المشاريع تحسين العمليات وزيادة كفاءة تنفيذ المشاريع. بالإضافة إلى التحسين المستمر، حيث تتيح الأدوات للفريق تحديد نقاط القوة والضعف والعمل على تحسين الأداء بشكل 

2. التواصل الفعّال مع فريق العمل

 مع وجود جميع بياناتك في مكان واحد، يمكنك بسهولة تفويض المهام ووضع علامة على أعضاء الفريق في التعليقات ومشاركة المستندات، حتى أصغر التفاصيل والخطط حول المشروع يمكن تحديثها من خلال برامج إدارة المشاريع المختلفة.

تؤدي إلى تواصل فعّال، حيث يساعد النظام في تعزيز التواصل داخل الفريق وبين أعضاء المشروع، مما يقلل من احتمال حدوث سوء التفاهم. بالإضافة إلى مشاركة المعلومات بشكل أفضل، حيث يوفر وسيلة لمشاركة المعلومات والتحديثات بشكل فوري، مما يسهم في إبقاء جميع الفرق على دراية بآخر التطورات.

3. إدارة متوازنة للموارد

من أجل تسليم المشروع بنجاح، يحتاج مديرو المشاريع المتمرسون إلى استراتيجية لإدارة الموارد تحافظ على فرقهم في أفضل حالة دون إثقال كاهلهم بالعمل أو العكس، ويشجع تخطيط الموارد معايير العمل الصحية، لذلك لا ينبغي الاستهانة بها. 

وباستخدام أفضل أدوات إدارة الموارد، يمكنك بسهولة إضافة المزيد من الأشخاص إلى الفريق عند الحاجة.

فتساعد أدوات إدارة المشاريع في توزيع المهام، حيث تتيح للفريق توزيع المهام بشكل فعّال وفقًا للمهارات والتوقيت المحدد. بالإضافة إلى متابعة الأداء، حيث يوفر النظام إمكانية مراقبة أداء الفريق والموارد المستخدمة، مما يساعد في تحقيق أقصى استفادة من الإمكانيات المتاحة.

4- تحسين التخطيط

توفير رؤية شاملة، حيث يمكن لنظام إدارة المشاريع توفير رؤية كاملة وشاملة لجميع جوانب المشروع، بدءًا من المهام والمواعيد النهائية وحتى الموارد المستخدمة.

تحديد المواعيد النهائية الواقعية، حيث يساعد النظام في تحديد مواعيد نهائية واقعية للمهام، مما يسهم في تحسين التخطيط وتجنب تأخيرات غير متوقعة.

5- تقديم تقارير وتحليلات

تساعد أدوات إدارة المشاريع على إعداد تقارير دوريةـ حيث تتيح الأدوات إنشاء تقارير دورية حول تقدم المشروع، مما يسهل مراقبة الأداء واتخاذ القرارات الاستراتيجية. وتوفر الأدوات أيضًا تحليلات حية حول أداء المشروع وكفاءة استخدام الموارد، مما يساعد في تحسين العمليات.

6- تقليل المخاطر

تساعد أدوات إدارة المشاريع في تحليل المخاطر، حيث يمكن لنظام إدارة المشاريع أن يساعد في تحليل المخاطر المحتملة وتوضيح كيفية التعامل معها. ويتيح للفريق وضع خطط للتدخل للتعامل مع أي مشكلة قد تنشأ خلال تنفيذ المشروع.

أفضل دورات إدارة المشاريع

استخدام الأدوات واحدها والانظمة لا يجعل المشروع ناجحًا، وإنما بالتعلم المستمر لاستراتيجيات إدارة المشاريع وممارساتها الحديثة التي تساعدك على أن تكون مدير محترف، لذا، تقدم لك بكه دورات إدارة المشاريع المُعتمدة دوليًا، وتشمل أهم هذه الدورات ما يلي:

ختامًا، استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل أداة Monday وأداة ClickUP يحقق لك إدارة فعّالة لمهام المشاريع، كما أنه يعزز من تفاعل وتعاون فريق العمل، وتساعدك أيضًا على كيفية إدارة الموارد بالتوزان المطلوب.

واتساب