أدوات إدارة المشاريع - نظام إدارة المشاريع قي 2023 - أهم البرامج وفوائدها

أدوات إدارة المشاريع - نظام إدارة المشاريع قي 2023 - أهم البرامج وفوائدها

كتابة : بكه

2022-11-28 20:34:27

فهرس المحتويات

هل تحاول إدارة مشاريعك ومتابعة أعضاء فريقك دون عناء؟ هل تحتاج إلى أدوات إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على ذلك؟

التواصل وتتبع المشروع ضروريان لكل منظمة، وباستخدام أدوات إدارة المشروع المناسبة، يمكن لمديري المشاريع الحفاظ على تنظيم فرقهم وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية طوال دورة حياة المشروع بأكملها.

ما هي إدارة المشاريع؟

تعرف إدارة المشروع بأنها إجراء يقود الفريق إلى تحقيق أهداف محددة أو إنجاز المخرجات المطلوبة بحلول موعد التسليم النهائي. يتطلب إنشاء مشاريع ناجحة ضمن الوقت والميزانية والنطاق المحدد بعض الأمور منها؛ التوثيق، والتخطيط، والتتبع، والاتصال.

 ما هي أدوات إدارة المشاريع؟

أدوات إدارة المشاريع تساعد الموظفين والمسؤولين والفرق في إدارة المشاريع طويلة الأجل، فضلاً عن تنسيق المهام الفردية، كما يتم تحقيق ذلك من خلال مجموعة من أدوات إدارة المشاريع المصممة لإدارة أعباء العمل ومراقبة الإنتاجية وتخصيص الموارد. يركز برنامج إدارة المشاريع بشكل كبير على الترابط بين المهام.

نظرًا لحقيقة أنه يتم استخدامه بشكل أساسي لتنسيق سلسلة من المهام أو مشروع أكبر، فإنه يحتوي على عدد من الاستخدامات منها:

  • تتبع مشاريع متعددة
  • تحليل إنتاجية الفريق
  • تتبع تقدم فريق أو فرد باستخدام البرنامج
  • يمكن لأي صناعة تتطلب إدارة المشاريع والمهام الأسبوعية والشهرية والسنوية الاستفادة من برامج إدارة المشاريع العديدة
  • وتتضمن أدوات للتخطيط، وتتبع الوقت، وتخصيص الموارد، وكذلك التواصل

أهم أدوات إدارة المشاريع؟ دليل لأفضل نظام إدارة مشاريع:

ستساعدك الأدوات التالية في إدارة مشاريعك بشكل أكثر فاعلية في عام 2022:

1- برنامج Monday

ليست هناك حاجة لتعلم مهارات البرمجة، يسمح نظام تشغيل العمل (Work OS) الخاص بـ Monday.com لمديري المشاريع بإنشاء عملية سير عمل مثالي مع وجود خاصية قابلة للتخصيص.

سواء كان الأمر يتعلق بالتخطيط الدقيق للمشروع، أو إدارة المنتج، أو إدارة المهام البسيطة، فإن النظام الأساسي يتكيف مع احتياجاتك، مما يجعل Monday على رأس قائمة أدوات إدارة المشاريع العديدة.

المميزات:

  • عرض بيانات المشروع بعدة طرق، بما في ذلك الجداول ولوحات كانبان ولوحات المعلومات
  • إضفاء الحيوية على الواجهات الملونة التابعة لبيانات المشروع
  • أداة WorkForms تمكنك من تخصيص الاستطلاعات ومشاركتها لجمع البيانات
  • يمكن للمطورين والمسوقين وCRMs ومديري المشاريع الوصول إلى عمليات التكامل
  • خيار إنشاء قواعد الأتمتة من قائمة طويلة من الأتمتة سابقة البناء

2- قوائم مايكروسوفت

إنه أحد تطبيقات وجزء من مجموعة تطبيقات إدارة العمل في Microsoft 365. يمكن عرض القائمة بأي تنسيق، مثل التقويمات، أو المعارض، أو الشبكات، أو طرق العرض المخصصة.

المميزات:

  • بالنسبة للمشاريع الأكبر والأكثر تعقيدًا، يعد Microsoft Project تطبيقًا غنيًا بالميزات لإدارة المشاريع
  • يمكن تتبع أداء المشروع ومدى تقدمه، وإجراء التغييرات اللازمة على أنشطة المشروع من البداية إلى النهاية

3- برنامج ClickUp

يعتبر واحد من أشهر برامج إدارة المشاريع وأسهلها، كما أنه أفضل حل لإدارة المشاريع مع أكبر عدد من المشاركين، يتصدر ClickUp الأفضلية في قائمتنا.

بالنسبة لأولئك الذين يتطلعون إلى إدارة جدول أعمالهم أو تخطيط الأحداث بدّقة، فهو يتضمن مخططات جانت المجانية بالإضافة إلى القوائم والتقويمات وعلامات التبويب المستندة إلى المهام.

المميزات:

  •  توفر طرق عرض القائمة والمجلس وجانت والتقويم وعبء العمل والخريطة لتصّور بيانات المشروع
  •  يمكن تصفية قائمة العمليات المحتملة وتعديلها بشكل مجمّع، أو يمكن إنشاء المهام وتعديلها بشكل فردي
  • تكوين ميزات النظام الأساسي وأمانه بشكل دقيق
  • توفر لوحات المعلومات تمثيلاً مرئيًا لبيانات المشروع
  • يمكن استيراد بيانات Todoist وWrike وBasecamp وMonday وTrello وAsana وJira وTrello.

4- برنامج Hive 

يبسط برنامج Hiveعملك ويجمعه لك في نظام واحد متوافق مع طرق عرض المشروع القابلة للتكوين، والتبعيات، والمشاريع اللانهائية، وعشرات الموصلات.

باستخدام هذا البرنامج، يمكن للفرق التي يتراوح عددها من 10 إلى 1000 فرد العمل معًا في مجموعة من المؤسسات وأنماط العمل.

المميزات:

  • يساعدك الوقت الذي تقضيه في المهام والمشاريع في تقدير حجم العمل الذي يجب القيام به في المستقبل
  •  يمكنك عرض المهام والمشاريع وفقًا لتفضيلاتك الخاصة، مثل التاريخ أو الأولوية أو عضو الفريق المعين
  • باستخدام عمليات تكامل البريد الإلكتروني، يمكنك إضافة الرسائل الواردة تلقائيًا إلى المهام في Hive

 5- برنامج Zoho Projects 

Zoho Projects هي واحدة من أدوات إدارة المشاريع المجانية، يمكنك الاستعانة بتطبيق زوهو Zoho كأداة فعّالة من أدوات إدارة المشاريع مهما كان حجم مشروعاتك ومدى مستوي التعقيد.

هناك العديد من الميزات في هذا التطبيق تشبه تلك الموجودة على مواقع الشبكات الاجتماعية، مثل الخلاصات والمنتديات والمناقشات، والتطبيق متاح لكل من أنظمة Android وiOS.

المميزات:

  • يمكن للمستخدمين تحديد الاختناقات المحتملة باستخدام مخططات جانت الخاصة بـ Zoho Projects.
  • تمنح Zoho Projects المديرين القدرة على تخصيص الموارد بسهولة وتتبع استخدامها.
  • يمكن للمديرين تتبع الوقت الذي يقضيه في مهام مختلفة وفواتير العملاء وفقًا لميزة تتبع الوقت في التطبيق.

ما هي فوائد استخدام نظام إدارة المشاريع؟

توجد العديد من الفوائد من استخدام نظام إدارة المشاريع من الأدوات والأنظمة المذكورة، ومنها:

1. زيادة كفاءة ونشاط أعضاء الفريق

 يعمل استخدام أدوات إدارة المشاريع على تحسين الجودة الشاملة للمشروع، ويمكن أن يساعدك التطبيق الجيّد لإدارة المشاريع في تحقيق هذا الهدف

2. القدرة على التواصل والتعاون بشكل أكثر فعالية مع فرق العمل

 مع وجود جميع بياناتك في مكان واحد، يمكنك بسهولة تفويض المهام ووضع علامة على أعضاء الفريق في التعليقات ومشاركة المستندات. حتى أصغر التفاصيل والخطط حول المشروع يمكن تحديثها من خلال برامج إدارة المشاريع المختلفة

3. إدارة متوازنة للموارد

 من أجل تسليم المشروع بنجاح، يحتاج مديرو المشاريع المتمرسون إلى استراتيجية لإدارة الموارد تحافظ على فرقهم في أفضل حالة دون إثقال كاهلهم بالعمل أو العكس، ويشجع تخطيط الموارد معايير العمل الصحية، لذلك لا ينبغي الاستهانة بها. وباستخدام أفضل أدوات إدارة الموارد، يمكنك بسهولة تحديد الاختناقات وإضافة المزيد من الأشخاص إلى الفريق عند الحاجة.

باختصار، يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشروع المناسب على التعاون بفعالية وضمان نجاح مشاريعك. وبشكلٍ مجمل، هذه الفوائد قادرة على إصلاح العمليات التجارية على نطاق واسع.

 إذا لم تستخدم الشركات برامج إدارة المشاريع فإنها ستكافح دائمًا لتلبية الميزانيات والنطاقات ومتطلبات الجودة في وقت واحد، وباستخدام أدوات إدارة المشاريع ستتمكن من تنفيذ المشاريع بالفاعلية المطلوبة ويمكنك البدء باستخدامها مجانًا على الفور.   

أفضل دورات إدارة المشاريع:

استخدام الأدوات واحدها والانظمة لا يجعل المشروع ناجحًا، وإنما بالتعلم المستمر لاستراتيجيات إدارة المشاريع، ومن أهم دورات إدارة المشاريع التي تقدمها بكه الدورات التالي:

مع خالص التماني، بكه للتعليم!