جدول إدارة المشاريع: العناصر وكيفية جدولة المشاريع

تتعدد المهام التي يتعين على مدير المشروع القيام بها، أبرزها وضع جدول زمني واقعي للمشروع المُقرر تنفيذه، مع إلزام جميع أعضاء فريق المشروع به، حتى يظلوا على اطلاع بالمهام التي نفذوها والتي لم يكملوها بعد، ولكي يتمكنوا من تنفيذ جميع المهام في مواعيدها المُحددة، وبالتالي الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هو جدول إدارة المشاريع وما هي محتوياته وكيفية إنشائه.

تعريف جدول إدارة المشاريع:

جدول إدارة المشاريع هو عبارة عن جدول زمني يتولى إنشائه مدير المشروع لإدراج المهام والمواعيد النهائية، إذ يحدد فيه مواعيد بدء وانتهاء المهام الفردية لكل عضو من أعضاء الفريق، والموارد المخصصة لكل نشاط من أنشطة المشروع، لضمان إتمام جميع مهام المشروع بالسرعة المناسبة، وبالتالي إكماله في الوقت المُحدد.

ويمكن القول أن جدول إدارة المشروع هو بمثابة الدليل أو المرجع لمدير المشروع وأعضاء الفريق، إذ يرجعون إليه في تنفيذ المهام المطلوبة، وبالتالي تحقيق الهدف من المشروع.

ويتم وضع جدول زمني للمشروع خلال مرحلة التخطيط، ويختار مدير المشروع واحدًا من أنواع جداول المشاريع الثلاثة وهي:

• الجدول الزمني الرئيسي: لا يحتوي هذا النوع على الكثير من التفاصيل، إذ تقتصر محتوياته على قائمة بالمهام وجدول زمني أو تقويم للمشروع.
• الجدول الزمني الموجز: وهو جدول المعالم الذي يشتمل على توزيعًا كاملًا لكل مهمة سيكملها فريق عمل المشروع، ويستخدمه مدير المشروع في تتبع أهم معالم ونتائج المشروع.
• الجدول الزمني المفصل: يستخدم مديرو المشاريع هذا النوع من الجداول عندما يكون المشروع كبيرًا أو معقدًا، لأنه يفسر بدقة كل نشاط من أنشطة المشاريع، وبالتالي يمكن الفريق من تتبع جميع مهامهم ومواعيدهم النهائية.

تصفح أيضًا: دورة إدارة جدولة المشاريع PMI SP.

ما هي عناصر الجدول الزمني للمشروع؟

يحتوي الجدول الزمني للمشروع على العديد من العناصر وهي:

• الجدول الزمني المرئي: يشتمل هذا الجدول على مراحل المشروع، والمعالم الرئيسية والمواعيد النهائية، والمواعيد التقديرية لكل مهمة من مهام المشروع ومواعيد تنفيذها.
• المهام والنتائج المتوخاة: يحتوي الجدول الزمني للمشروع على جميع مهام المشروع والأعضاء المُكلفين بتنفيذها، والنتائج المرجوة.
• التبعيات على المهمة: في الجدول الزمني للمشروع يتم تضمين التبعيات على المهام، من أجل التقاط ورصد أي تأخير أو مشكلة قبل أن تتفاقم.
• موجز الميزانية: من أهم عناصر الجدول الزمني للمشروع مخططًا موجزًا للميزانية المرصودة.
• تتبع الموارد: وهي الرسوم البيانية التي تعرض استخدام الموارد وتوافرها عند الحاجة.
• رابط لخطة المشروع: من الضروري تضمين الجدول الزمني للمشروع رابطًا لخطته، حتى يستطيع أصحاب المصلحة استخدامه في البحث عن تفاصيل المشروع بشكل أعمق، والحصول منه على إجابات على بعض الأسئلة دون الحاجة إلى طرحها على مدير المشروع أو أعضاء الفريق المُكلفين بتنفيذه.

والجدير بالذكر أنه من خلال الجدول الزمني للمشروع تتحدد الخطة الزمنية وخط الأساس للجدول الزمني والنواتج المستهدفة والمتطلبات، إذ أن هذا الجدول يوجه الفريق طوال مرحلة تنفيذ المشروع، وخلال مرحلة التنفيذ يُقارن خط الأساس للجدول الزمني بالتقدم الفعلي للمشروع لمعرفة مدى تحقيق إنجازات فيه أو لتحديد أوجه القصور.

يمكنك الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في إدارة المشاريع، بهدف تطوير المهارات وصقل الخبرات في هذا المجال، ومنها ما يلي:

• دورة إدارة المشاريع الاحترافية PMP.
• شهادة PRINCE2 .
• دورة إدارة المشاريع أجايل برنس 2.
• دورة محترف إدارة البرامج PgMP.

كيف تتم جدولة المشروع؟

هناك عدة خطوات يتعين على مدير المشروع اتباعها عند إنشاء جدول زمني للمشروع وهي:

1- تحديد نطاق المشروع

نطاق المشروع هو فهم أساسي لماهية المشروع، فمن خلاله يحدد مدير المشروع تفاصيل العناصر الضرورية في إنجاز المشروع وهي الأنشطة والمهام والمواعيد النهائية والموارد وأصحاب المصلحة، كما يشتمل نطاق المشروع على أهدافه المُحددة ونتائجه.

2- تحديد المهام

الخطوة التالية في إنشاء الجدول الزمني للمشروع هي تحديد وتخطيط المهام الفردية للمشروع، وهي خطوة ضرورية من أجل تسلسل المهام لإحراز تقدمًا طبيعيًا في المشروع، والتأكد من امتلاك الفريق الموارد المناسبة لإكمال المهام.

ومن خلال الترتيب المنظم للمهام في المشروع، يمكن تحديد العلاقة بين كل مهمة، فيحصل مدير المشروع على تسلسل للأنشطة. وبمجرد وضع تسلسلًا للأنشطة، يمكن تحديد المهام التي ينبغي إكمالها أولًا (المهام السابقة)، وذات الأهمية من المهام الأخرى (المهام اللاحقة). وتتمثل أهمية هذه الخطوة في أنها تتيح لمديري المشاريع تحديد أولويات الموارد بشكل أفضل، وفقًا لأولويات مهام المشروع.

3- تقديرات الموارد والوقت

بعد ذلك ينشأ مدير المشروع تقديرات دقيقة للوقت والموارد التي يحتاج إليها الفريق لإتمام المشروع في الوقت المُحدد، وهي من أهم الخطوات التي تمنع حدوث مشكلات خلال مراحل تنفيذ المشروع.

والجدير بالذكر أن كل مهمة من مهام المشروع تحتاج إلى مجموعة من الموارد الخاصة بها وهي ساعات وأماكن العمل والأدوات والمقاولين الخارجيين، وبالتالي فإن تسلسل الأنشطة في المشروع يساعد على ضمان تقدير الموارد بشكل صحيح. كما يقدر مدير المشروع المدة التي تستغرقها كل مهمة، ويستطيع إنشاء تقديرات أكثر دقة، خاصة للمهام البسيطة والشائعة، عندما يحدد الأعضاء المُكلفين بإتمام المهام والموارد المتاحة لديهم.

ويتعين على مدير المشروع تحري الدقة بقدر الإمكان عند إنشاء تقديرات الموارد والوقت، لأن التأخر في الجدول الزمني قد يؤدي إلى طلب المزيد من الموارد، كما أن إتمام المهام قبل مواعيدها المحددة قد يؤدي إلى عدم وجود أية مهام يقوم أعضاء الفريق بإنجازها.

اقرأ أكثر عن تخصص إدارة المشاريع وكيفية الالتحاق به.

4- تخصيص الموارد

بعد الانتهاء من التخطيط للجدول الزمني المشروع، يقوم مديره بتخصيص الموارد المناسبة لكل مهمة، حتى يستطيع أعضاء الفريق إكمالها في مواعيدها المُحددة.

وعند توزيع جدول إدارة المشروع على أعضاء الفريق؛ يجب وضع اسم كل عضو على المهام المُكلف بتنفيذها للتأكد من أن الجميع يعملون على المهمة الصحيحة، إضافة إلى سؤال المديرين الآخرين أو قادة الفريق عن الموارد المتاحة لديهم، حتى يتمكن المدير من وضع خطط طوارئ لتجنب المشكلات المحتملة.

5- رصد الجدول الزمني والتحكم فيه

بعد إنشاء الجدول الزمني للمشروع، يتعين على مدير المشروع مراقبته وتحديثه بصورة مستمرة طوال فترة تنفيذ المشروع. ويشمل تحديث الجدول الزمني للمشروع على تخصيص المزيد من الموارد لمساعدة أعضاء الفريق على الوفاء بالمواعيد النهائية، أو إعداد تقارير مرحلية لتقديمها إلى أصحاب المصلحة.

وعندما يقوم مدير المشروع بإجراء أية تحديثات على الجدول الزمني؛ يتعين عليه إبلاغ أعضاء الفريق بها لضمان عدم حدوث سوء اتصال.

نموذج جدول إدارة المشاريع

تتعدد نماذج إدارة المشروع المجانية التي يمكن تنزيلها للمساعدة في إدارة كل مرحلة من مراحل المشروع، ومنها نموذج Excel والذي يمكن تحميله ومن ثم استخدامه في إنشاء جدول زمني للمشروع يناسب احتياجات العمل.

وتتمثل خطوات إنشاء جدولًا زمنيًا للمشروع من خلال هذا النموذج فيما يلي:

• تحديد نطاقات التاريخ لأسابيع المشروع.
• إدخال التاريخ الذي يتوافق مع كل يوم من أيام الأسبوع الوارد في الجدول.
• إدراج كل عضو من أعضاء الفريق الذين سيساهمون في المشروع في العمود المخصص.
• إدخال أسماء المهام المُراد أن ينجزها كل عضو في الفريق.

يمكنك الحصول على نموذج Excel لجدول إدارة المشاريع.

وفي الختام، فإنه من المفيد وضع جدول زمني لإدارة المشاريع، لأنه يضمن فهم جميع أعضاء الفريق المنفذ للمشروع مهامهم ومواعيدها النهائية، وبالتالي يُسلم المشروع في موعده المُحدد ويتحقق الهدف منه.