مراحل المشروع الخمسة - عمليات تنفيذ المشروع بشكل عملي في 2023

بدأ ظهور مصطلح إدارة المشاريع في اللحظة التي قررت فيها الحضارات تنظيم الأمور الاجتماعية والسياسية في المجتمع. بما أن إدارة المشروع ليست عملية عشوائية، لا بد أن تكون هناك مراحل محددة يمر المشروع بها من أجل تحقيق هدف المنظمة بفعالية وبأدنى قدر من الخسائر.  فهي ليست عملية عشوائية لذا دعونا نتعرف على مراحل عملية إدارة المشاريع الخمس وأهميتها في هذه المقالة. 

فمراحل إدارة المشروع الخمسة project management phases هي فوفقًا لمعهد إدارة المشاريع، يمر المشروع بخمس مراحل: بدء المشروع، التخطيط للمشروع، التنفيذ والرصد، متابعة المشروع، انتهاء المشروع. وتتكون كل مرحلة من مجموعة من المهام التي ستساعدك على تحقيق الأهداف المرجوة من المشروع.  والتفصيل هو التالي:

المرحلة الأولى - بدء المشروع: 

الخطوة والمرحلة الاولى لإدارة المشروع هي دورة حياة المشروع لقياس قيمة المشروع وجدواه. حيث يحدد فيها مدير المشروع ما إذا كان ينبغي التخلي عن المشروع إذا تقرر أنه غير مربح وأو غير مجدي. وفيها يجتمع أعضاء فريقك لتقييم فكرة المشروع، ويقومون بجلسة عصف ذهني ليستكشفوا أهم الأسئلة المتعلقة بمشكلة ما في المنظمة أو اقتراحات لاغتنام فرصة عمل معينة.  خلال هذه المرحلة، يستخدم مدراء المشاريع أداتين لتقييم قيمة المشروع أو جدواه. ومن ذلك إعداد:

• وثيقة حالة العمل: يبرر هذا المستند الحاجة إلى المشروع وفوائده ويتضمن تحليل العائد على الاستثمار (ROI).
• دراسة الجدوى: تمكن هذه المعلومات مدير المشروع من تقييم الموارد اللازمة لإكمال المشروع ما يساعد مدير المشروع في تحديد ما إذا كانت فوائد المشروع تفوق تكاليفه وما إذا كان هذا أمرًا يستحق المتابعة.

وفيما يلي بعض الأسئلة المتوقع طرحها في هذه المرحلة: 

• هل فكرة هذا المشروع تدعم جوهر أهداف المنظمة؟ 
• هل نحن قادرون على إنجاز هذا المشروع؟ 
• هل سيعود ذلك بالفائدة على المنظمة؟ 

إذا كانت الإجابات على الأسئلة السابقة ب "نعم"، فإن هذا يعد ضوءًا أخضرًا لبدء مشروع ناجح. ومن ثم يمكنك العمل على تحديد نطاق مشروعك، والتعرف على الشركاء المحتملين للتعاون معهم، وإجراء دراسة حالة وجدوى للمشروع. 

المرحلة الثانية: التخطيط للمشروع:  

تعتبر المرحلة الثانية لإدارة المشروع هي أكثر الخطوات التي تغفل عنها الشركات، فالشركات التي تفشل في التخطيط، تخطط للفشل، حيث يلعب تخطيط المشروع دورًا مهمًا في تحديد نجاح أو فشل المشروع. وتعتبر هذه مرحلة البناء أو الهدم في إدارة المشروع. وفي حالة عدم وجود خطة مشروع ناجحة، سيكون من الصعب تعويض سوء التخطيط خلال عملية التنفيذ.

بعد الحصول على الموافقة المبدئية للمشروع، فإن الخطوة التالية هي وضع خطة شاملة لتنفيذ المشروع. ويشمل ذلك وضع خطة للحفاظ على ميزانية المشروع وفق المواعيد النهائية، والحصول على الموارد اللازمة، ووضع معايير الجودة. كما توفر خطة المشروع مخططًا أساسيًا حول كيفية تسليم المشروع وتحديد المخاطر المحتملة وخلق استجابة مناسبة لهذه المخاطر.

تتضمن خطة المشروع معلومات عن:

• نطاق المشروع
• تحديد المواعيد النهائية
• إنشاء جدول سير العمل
• تحديد المخاطر
• تخصيص الموارد للمشروع
• تعيين الأدوار والمسؤوليات
• إنشاء وتحديد المهام

يتم في هذه المرحلة وضع خطة مفصلة لكيفية إنجاز المشروع، وتتضمن الخطة التالي:  

• تحديد أهداف وغايات واقعية. 
• تقدير التكاليف. 
• تحديد النطاق والنتائج الرئيسية القابلة للتطبيق. 
• تجميع الموارد. 
• توقع المخاطر. 

وأثناء التخطيط للمشروع، ضع في اعتبارك المعلومات المتعلقة بشراء الموارد وكذلك كيفية إنتاج منتجات ذات جودة عالية، والتعامل مع المخاطر والظروف غير المتوقعة، والتواصل داخل فريقك ومع أصحاب المصلحة الخارجيين. وبالطبع ستقوم بتحضير جدول زمني واضح يشرح المدة المقترحة لتنفيذ كل مهمة.  

المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع: 

وأخيرًا، كل الجهود بدأت تؤتي ثمارها. في هذه المرحلة يصبح الحلم حقيقة، ترى مشروعك واقعاً. هذه هي المرحلة التي يتم فيها تنفيذ خطة المشروع، كما يعتمد نجاح مرحلة التنفيذ في النهاية على مرحلة التخطيط.

تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم. ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع. وقد يبدو هذا الكلام مثيراً للقلق، ولكن نجاح المشروع يعتمد على مدى دقة خطتك والتفاصيل التي تضيفها في هذه المرحلة من المشروع.  

تتمثل مرحلة التنفيذ في متابعة الخطة وتنفيذ جميع العناصر الواردة في مرحلة التخطيط. وهنا يتولى مدير المشروع المسئولية ويضمن أن يؤدي جميع الأعضاء مهامهم المحددة. تشمل مهام مدير المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع التالي:

• تعيين المهام لأعضاء الفريق
• التقارير المرحلية
• شراء الموارد اللازمة
• ضمان تحقيق النتائج في المواعيد النهائية
• الإشراف على أداء الفريق
• إدارة الميزانية. 
• الإشراف على أعضاء فريقك. 
• معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا. 
• إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات.  

المرحلة الرابعة: المراقبة والتحكم: 

 تحدث عملية المتابعة والتنفيذ عادة في آنٍ واحد، حيث يقوم المدير بمتابعة عملية التنفيذ من كافة الجهات. يتأكد المدير المحنك من تتبع عملية تسليم المهام وعقد اجتماعات بشكل دوري حتى يبقى على اطلاع بما يجري مع موظفيه، فهذه المرحلة مهمة لاكتشاف أي عيوب ومحاولة إصلاحها والعودة إلى المسار الصحيح. 

تلعب مراقبة المشروع دورًا مهمًا في ضمان نجاح المشروع، حيث تتم متابعة ومراقبة المشروع بشكل مستمر خلال مرحلة تنفيذ المشروع، مما يساعد المدراء على إجراء اختبارات مستمرة على أداء المشروع. كما أنه يمكن مدير المشروع من تحديد المخاطر المحتملة والتعامل مع هذه المخاطر في الوقت المناسب. تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مديري المشاريع على تتبع الأداء والتأكد من بقاء المشروع في حدود الميزانية والالتزام بالمواعيد النهائية.

يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس:

• جودة النتائج: حيث أنها تحدد جودة المخرجات.
• هدف المشروع: يعطي نظرة عامة سريعة إذا كان هدف المشروع ضمن الميزانية ووفق الجداول الزمنية على النحو المحدد في أهداف المشروع.
• تتبع التكلفة: للتحقق مما إذا كانت تكاليف المشروع في حدود الميزانية وهوامش الربح لا تزال على المسار الصحيح.

المرحلة الخامسة: الإغلاق: 

تهانينا! لقد قطعت شوطًا طويلاً نحو النهاية، تشير مرحلة الإغلاق أي مرحلة الانتهاء من المشروع إلى أن المشروع قد اكتمل رسمياً. يعتبر المشروع مغلقًا عند تسليم المشروع النهائي للعميل، وإبلاغ النتائج إلى أصحاب المصلحة. تتيح مرحلة الإغلاق لمديري المشروع إجراء تقييم للمشروع وتوثيق النتائج لاستخدامها كمرجع في المستقبل. تمكن المعرفة المكتسبة من هذه التجربة مديري المشاريع من تحليل الأخطاء والنجاح لتطوير عمليات أفضل للمشروع التالي.

الانتهاء من المشروع لا يعني أن عملية إدارة المشروع قد انتهت. بل يشمل أيضا تقييم الأداء الكلي للمشروع وفهم كل الاتجاهات والعمليات التي أدت إلى نجاح أو فشل المشروع وتنفيذها في المشاريع المستقبلية. تشمل الأشياء المهمة التي يجب مراعاتها تقييم ما إذا كان مشروعك قد حقق أهدافه.

يجب عليك أيضًا التحقق مما إذا كان المشروع قد تم تسليمه بالمعدل المتوقع وما إذا كانت جودة النتائج تتفق مع المعايير المتوقعة. من الأشياء التي يجب على مدير المشروع مراعاتها هي ما إذا كان المشروع قد تم تسليمه وفق الميزانية. هذه جزء من الأشياء التي تتيح لك إدارة المشروع القيام بها، كما أن المراقبة المستمرة ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) توفر لك منظورا موضوعيا لجودة أداء المشروع.

عادةً ما يتم إغلاق المشروع بعد تسليم المنتجات والموافقة عليها. ولكن قبل ذلك، قم بعقد جلسة تقييم مع موظفيك لمعرفة ما سار بشكل جيد وما كان يمكن تنفيذه بشكل أفضل لتجنب مثل هذه الأخطاء في المستقبل. 

وتشمل المهام الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

• مقارنة النتائج بالأهداف المرصودة في الخطة. 
• حل الفريق بعد عقد الاجتماعات النهائية. 
• الاستفادة من الملاحظات التي يقدمها المدير. 

ما الفائدة من تتبع هذه الحلقة من مراحل إدارة المشاريع الخمسة؟ 

اتباع خطوات مراحل إدارة المشاريع الخمسة تعتبر مهمة جدًا للخروج بأفضل جودة بأقل تكلفة وأفضل أداء وظيفي ومن ذلك:

1- تبسيط الأمور لأعضاء الفريق:

يمكن أن تتعقد الأمور، لا سيما إذا كان المشروع ضخماً ويحتوي على عدة موارد وخطوات. فمن شأن وضع خطة مفصلة أن يسهل على الموظفين اتباعها بسلاسة. 

2- تحقيق نتائج ثابتة:

وعندما يسود الانضباط، يتوقع الحصول على نتائج رائعة، بل ومتسقة. ويتيح تطبيق استراتيجية العمل الموحدة للمديرين تقديم مستويات موثوق بها من الدعم والحفاظ على مراقبة أفضل لنطاق المشروع.

3- إنجاز أسرع للمشروع:

بمجرد أن تقوم بإعداد هذه الخطة الدقيقة، فأنت تؤهل مشروعك للنجاح الباهر. كل ما عليك فعله هو اتباع الخطة حتى تصل إلى الهدف المطلوب. وستوفر الخطة دائمًا الوقت والجهد. 

تتطلب عملية إدارة المشاريع اتباع خطة ممنهجة ومنظمة. ومن خلال اتباع مراحل إدارة المشاريع الخمسة، سيكون لديك رؤية واضحة للطريقة التي ستدير بها المشاريع في منظمتك. 

متى بدأ استخدام مصطلح مراحل المشروع الخمسة؟

وبالتأكيد فإن العصور القديمة لم تتبن مصطلح مراحل إدارة المشاريع project management phases بنفس هذه الصيغة المستقبلية، ولكنها عمدت إلى تطبيق آليات منظمة لإنجاز المهام بطريقة فعالة وفي أقل وقتٍ ممكن. 

وتفيد التقارير بأن الحقبة الحديثة من إدارة المشاريع قد ظهرت في عام 1958 مع تطور برنامج إدارة أداء الشركات. وبشكلٍ عام فقد تبلورت فكرة إدارة المشاريع حتى وصلت شكلها الحالي مرورًا بأربع مراحل: 

• قبل عام 1958: النظام الحرفي لإدارة العلاقات الإنسانية.  
• 1958 – 1979: تطبيق علوم الإدارة.  
• 1980 - مركز الإنتاج 1994: الموارد البشرية  
• 1995حتى هذا الوقت: بهدف خلق بيئة جديدة  

وبرغم الأقاويل الكثيرة المتداولة عن قصة الكيفية التي تبلور فيها المصطلح، فإننا نطلق اليوم مصطلح "إدارة المشاريع" على استخدام المعارف والمهارات والأدوات والتقنيات لإيصال شيء ذي قيمة للناس ووضع برامج حاسوبية لتحسين سير الأعمال، وتشييد المباني، وتدشين جهود الإغاثة بعد وقوع كارثة طبيعية، وتوسيع نطاق المبيعات إلى سوق جغرافية جديدة.

توجد الكثير من دورات إدارة المشاريع التي ستعينك على تحقيق أفضل أداء في إدارة المشاريع:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل
• CAPM شهادة

ما أهمية عمليات ادارة المشاريع بالنسبة للمنظمة؟ 

1. تقديم شرح مفصل لخطة المشروع. 
2. وضع خطة وجدول زمني متفق عليهما يلتزم بهما جميع المدراء والموظفين. 
3. إنشاء مرجع لأداء الموظفين للتأكد من أنهم على المسار الصحيح. 
4. المساعدة في إدارة عملية التغيير ومواجهة المخاطر. 
5. خلق فرصة للتعلم.  
6.  تسهيل عملية الاتصال والتواصل. 

دورات وشهادات إدارة المشاريع:

توجد الكثير من دورات إدارة المشاريع التي ستعينك على تحقيق أفضل أداء في إدارة المشاريع:

• دورة بريمافيرا
• P3O شهادة
• شهادة PMI-SP
• MSP شهاد
• PGMP شهادة
• PFMP شهادة
• شهادة MOP