بدأ ظهور مصطلح إدارة المشاريع في اللحظة التي قررت فيها الحضارات تنظيم الأمور الاجتماعية والسياسية في المجتمع. وهي ليست عملية عشوائية لذا دعونا نتعرف على مراحل عملية إدارة المشاريع الخمس وأهميتها في هذه المقالة.

وبالتأكيد فإن العصور القديمة لم تتبن مصطلح إدارة المشاريع بنفس هذه الصيغة المستقبلية، ولكنها عمدت إلى تطبيق آليات منظمة لإنجاز المهام بطريقة فعالة وفي أقل وقتٍ ممكن. 

وتفيد التقارير بأن الحقبة الحديثة من إدارة المشاريع قد ظهرت في عام 1958 مع تطور برنامج إدارة أداء الشركات. وبشكلٍ عام فقد تبلورت فكرة إدارة المشاريع حتى وصلت شكلها الحالي مرورًا بأربع مراحل: 

  • قبل عام 1958: النظام الحرفي لإدارة العلاقات الإنسانية.  
  • 1958 – 1979: تطبيق علوم الإدارة.  
  • 1980 - مركز الإنتاج 1994: الموارد البشرية  
  • 1995حتى هذا الوقت: بهدف خلق بيئة جديدة  

وبرغم الأقاويل الكثيرة المتداولة عن قصة الكيفية التي تبلور فيها المصطلح، فإننا نطلق اليوم مصطلح "إدارة المشاريع" على استخدام المعارف والمهارات والأدوات والتقنيات لإيصال شيء ذي قيمة للناس ووضع برامج حاسوبية لتحسين سير الأعمال، وتشييد المباني، وتدشين جهود الإغاثة بعد وقوع كارثة طبيعية، وتوسيع نطاق المبيعات إلى سوق جغرافية جديدة. 

ما أهمية إدارة المشاريع بالنسبة للمنظمة؟ 

  1. تقديم شرح مفصل لخطة المشروع. 
  2. وضع خطة وجدول زمني متفق عليهما يلتزم بهما جميع المدراء والموظفين. 
  3. إنشاء مرجع لأداء الموظفين للتأكد من أنهم على المسار الصحيح. 
  4. المساعدة في إدارة عملية التغيير ومواجهة المخاطر. 
  5. خلق فرصة للتعلم.  
  6.  تسهيل عملية الاتصال والتواصل. 

أشهر أدوات إدارة المشاريع 

فيما يلي بعض من أشهر أدوات إدارة المشاريع في عالم الأعمال التجارية: 

1- Monday.com

الميزات الرئيسية: 

  • قوالب مسبقة الصنع. 
  • 8 طرق عرض مختلفة للمشروع، بما في ذلك Gantt و Kanban والخريطة وغيرها. 
  • أكثر من 40 نظام تكامل عالي الجودة. 

    2- Quickbase  

الميزات الأساسية: 

  • تطوير سير الأعمال 
  • تقديم لوحة رئيسية غنية بالخيارات 
  • تكامل النظام في الوقت الفعلي واتصال البيانات  

3- جداول جوجل Google Tables: 

الميزات الأساسية:  

  • رؤيا شاملة للمشروع 
  • وظائف تشغيل آلي قوية 
  • نماذج مدمجة 
  • قوالب جاهزة 

4- قوائم مايكروسوفت: 

الميزات الأساسية:  

  • مطالب المستخدمين الفردية التي يمكن تخصيصها 
  • قوالب جاهزة للاستخدام 
  • قدرات التشارك الفعالة للفريق 
  • قدرة عالية على العمل 

بما أن إدارة المشروع ليست عملية عشوائية، لا بد أن تكون هناك مراحل محددة يمر المشروع بها من أجل تحقيق هدف المنظمة بفعالية وبأدنى قدر من الخسائر.  

قد تضطر أحيانًا لبذل جهدٍ كبير لإطلاق مشروعٍ معين. أعني أن هناك الكثير الذي يتوجب عليك فهمه وتنظيمه وشرائه… وما إلى ذلك. وبدلًا من البدء بخطوات عشوائية، اتبع المراحل الخمس التي يمر بها كل مشروع عادة. 

فوفقًا لمعهد إدارة المشاريع، يمر المشروع بخمس مراحل: بدء المشروع، التخطيط للمشروع، التنفيذ والرصد، متابعة المشروع، انتهاء المشروع. وتتكون كل مرحلة من مجموعة من المهام التي ستساعدك على تحقيق الأهداف المرجوة من المشروع. 

مجموعات عملية إدارة المشاريع الخمس: 

المجموعة الأولى: بدء المشروع: 

وفيها يجتمع أعضاء فريقك لتقييم فكرة المشروع، ويقومون بجلسة عصف ذهني ليستكشفوا أهم الأسئلة المتعلقة بمشكلة ما في المنظمة أو اقتراحات لاغتنام فرصة عمل معينة.  

وفيما يلي بعض الأسئلة المتوقع طرحها في هذه المرحلة: 

  • هل فكرة هذا المشروع تدعم جوهر أهداف المنظمة؟ 
  • هل نحن قادرون على إنجاز هذا المشروع؟ 
  • هل سيعود ذلك بالفائدة على المنظمة؟ 

إذا كانت الإجابات على الأسئلة السابقة ب "نعم"، فإن هذا يعد ضوءًا أخضرًا لبدء مشروع ناجح. ومن ثم يمكنك العمل على تحديد نطاق مشروعك، والتعرف على الشركاء المحتملين للتعاون معهم، وإجراء دراسة حالة وجدوى للمشروع. 

المجموعة الثانية: التخطيط للمشروع:  

يتم في هذه المرحلة وضع خطة مفصلة لكيفية إنجاز المشروع.. وتتضمن الخطة التالي:  

  • تحديد أهداف وغايات واقعية. 
  • تقدير التكاليف. 
  • تحديد النطاق والنتائج الرئيسية القابلة للتطبيق. 
  • تجميع الموارد. 
  • توقع المخاطر. 

وأثناء التخطيط للمشروع، ضع في اعتبارك المعلومات المتعلقة بشراء الموارد وكذلك كيفية إنتاج منتجات ذات جودة عالية، والتعامل مع المخاطر والظروف غير المتوقعة، والتواصل داخل فريقك ومع أصحاب المصلحة الخارجيين. وبالطبع ستقوم بتحضير جدول زمني واضح يشرح المدة المقترحة لتنفيذ كل مهمة.  

المجموعة الثالثة: تنفيذ المشروع: 

وأخيرًا، كل الجهود بدأت تؤتي ثمارها. في هذه المرحلة يصبح الحلم حقيقة، ترى مشروعك واقعاً. 

تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم. ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع. وقد يبدو هذا الكلام مثيراً للقلق، ولكن نجاح المشروع يعتمد على مدى دقة خطتك والتفاصيل التي تضيفها في هذه المرحلة من المشروع.  

وتشمل المهام الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي: 

  • إدارة الميزانية. 
  • الإشراف على أعضاء فريقك. 
  • معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا. 
  • إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات.  

المجموعة الرابعة: المراقبة والتحكم: 

 تحدث عملية المتابعة والتنفيذ عادة في آنٍ واحد، حيث يقوم المدير بمتابعة عملية التنفيذ من كافة الجهات. يتأكد المدير المحنك من تتبع عملية تسليم المهام وعقد اجتماعات بشكل دوري حتى يبقى على اطلاع بما يجري مع موظفيه، فهذه المرحلة مهمة لاكتشاف أي عيوب ومحاولة إصلاحها والعودة إلى المسار الصحيح. 

المجموعة الخامسة: الإغلاق: 

تهانينا! لقد قطعت شوطًا طويلاً نحو النهاية،  

عادةً ما يتم إغلاق المشروع بعد تسليم المنتجات والموافقة عليها. ولكن قبل ذلك، قم بعقد جلسة تقييم مع موظفيك لمعرفة ما سار بشكل جيد وما كان يمكن تنفيذه بشكل أفضل لتجنب مثل هذه الأخطاء في المستقبل. 

وتشمل المهام الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي: 

  • مقارنة النتائج بالأهداف المرصودة في الخطة. 
  • حل الفريق بعد عقد الاجتماعات النهائية. 
  • الاستفادة من الملاحظات التي يقدمها المدير. 

ما الفائدة من تتبع هذه الحلقة من مراحل إدارة المشاريع الخمسة؟ 

1- تبسيط الأمور لأعضاء الفريق: 

يمكن أن تتعقد الأمور، لا سيما إذا كان المشروع ضخماً ويحتوي على عدة موارد وخطوات. فمن شأن وضع خطة مفصلة أن يسهل على الموظفين اتباعها بسلاسة. 

2- تحقيق نتائج ثابتة:  

وعندما يسود الانضباط، يتوقع الحصول على نتائج رائعة، بل ومتسقة. ويتيح تطبيق استراتيجية العمل الموحدة للمديرين تقديم مستويات موثوق بها من الدعم والحفاظ على مراقبة أفضل لنطاق المشروع. 

3- إنجاز أسرع للمشروع:  

بمجرد أن تقوم بإعداد هذه الخطة الدقيقة، فأنت تؤهل مشروعك للنجاح الباهر. كل ما عليك فعله هو اتباع الخطة حتى تصل إلى الهدف المطلوب. وستوفر الخطة دائمًا الوقت والجهد. 

تتطلب عملية إدارة المشاريع اتباع خطة ممنهجة ومنظمة. ومن خلال اتباع مراحل إدارة المشاريع الخمسة، سيكون لديك رؤية واضحة للطريقة التي ستدير بها المشاريع في منظمتك.