مهارات التنظيم وأهم المهارات التنظيمية وكيف يمكن تطويرها

المهارات التنظيمية هي قدرات بسيطة تساعد في إدارة المهام بفعالية وتحقيق النتائج في الوقت المناسب. من خلال هذه المهارات، يتم التركيز على المهام المهمة وتخصيص الوقت والجهد المناسبين لكل مشروع. كما أنها تساعد في الحفاظ على تنسيق الفريق وضمان تعاون الجميع لتحقيق الأهداف المشتركة. باستخدام أدوات مثل تقاويم أو برامج إدارة المشاريع، يمكنك تقسيم العمل وتحديد أولويات المهام.

أهمية المهارات التنظيمية تمتد إلى تحسين الإنتاجية وتقليل الضغط الناجم عن الفوضى. البيئة المنظمة تدعم التركيز والسرعة في إنجاز المهام، بينما الفوضى تؤدي إلى تشتت الذهن وزيادة التوتر. تقنيات مثل 5S اليابانية، التي تتضمن خطوات مثل الفرز والتنظيم والتنظيف، تساهم في خلق بيئة عمل أكثر كفاءة وتنظيماً، مما يعزز الأداء العام.

هل فكرت يومًا ما الذي يجعلك قادرًا على تحويل الأفكار الفوضوية إلى خطوات مدروسة، والضغوط إلى دوافع، والمهام إلى إنجازات؟ بالطبع لن تتمكن من تحقيق كل ذلك ما لم يكن لديك مهارات تنظيم تساعدك على إدارة وقتك ومهامك وتنظيم مواردك بفعالية من أجل إنجاز أعمالك بكفاءة تمكنك من تحقيق أهدافك، لذلك إذا كان لديك الطموح لإتقان فن التنظيم وبلوغ النجاح الذي تسعى إليه؛ تابع معنا هذا المقال لتتعرف على ما هي مهارات التنظيم وأهميتها وكيفية تطويرها، وما هي أنواع التنظيم، ومعنى التنظيم الإداري.

معنى التنظيم 

قبل أن نسترسل في توضيح ما هي مهارات التنظيم، يجدر بنا أولًا الإشارة إلى معنى التنظيم وماهو التنظيم الاداري، إذ يشير التنظيم بشكل عام إلى العملية التي يتم من خلالها ترتيب العناصر أو الموارد لنشاط أو غرض معين، حتى يتسنى تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا بكفاءة وفعالية.

أما التنظيم الإداري فهو عملية تطوير هيكل تنظيمي وتحديد الأدوار والمسؤوليات وتوزيع المهام وتنظيم جداول العمل وتنسيق العمل بين الأقسام، فضلًا عن تخصيص الموارد، بما يضمن تلبية احتياجات الشركات والموظفين، وبالتالي فهو نشاطًا إداريًا بالغ الأهمية في تقليل الفوضى وتسهيل تدفق العمل، فضلًا عن دوره في زيادة الإنتاجية.

وعندما تطبق الشركات التنظيم في مختلف الأنشطة، فإن ذلك يضمن معرفة كل موظف واجباته ومسؤولياته، كما تصبح العلاقات بين الموظفين ومختلف الأقسام واضحة، وهو ما يؤدي إلى تجنب حدوث أي صراعات، وبالتالي يعمل الجميع من أجل تحقيق الهدف المشترك.

استفد من الدورات التدريبية المُقدمة من بكه في تنمية مهاراتك وصقل خبراتك، واحصل من خلالها على شهادة معتمدة تعزز من سيرتك الذاتية.

انواع التنظيم 

تعتمد كل مؤسسة على بعض القواعد والإجراءات التي تنظم علاقات العمل بين الموظفين وتساعد على تنفيذ العمل داخلها بسلاسة، وينقسم التنظيم داخل المؤسسات إلى نوعين أساسيين وهما كما يلي:

1- التنظيم الرسمي

يشير التنظيم الرسمي إلى الهيكل الرسمي الذي تضعه إدارة المؤسسة لتحديد الوظائف ومستويات وسلطة ومعايير كل وظيفة، فيكون كل موظف مسؤولًا عن أدائه وتنفيذ مهام معينة، وفي هذا التنظيم يتم تحديد العلاقات بوضوح بين الموظفين، فيصبح من السهل تحمل المسؤوليات كما أنه يركز بقدر أكبر على العمل الذي يتعين القيام به دون التركيز على العلاقات الشخصية، وهو ما يمكن الموظفين من العمل معا لتحقيق الأهداف المشتركة.

ويمتاز التنظيم الرسمي باستقراره نظرًا لتحديد هيكله جيدًا من قِبل إدارة المؤسسة، كما أنه يتبع التسلسل الرسمي للقيادة والاتصال في كل خطوة، ولا يتسم بالمرونة لأن الموظفين مطالبين بالتصرف في حدود وبطريقة معينة، ولأنه يضمن وجود ثقافات وعلاقات عمل منهجية ومدروسة جيدًا؛ فهو يؤدي إلى تحقيق الأهداف والغايات التنظيمية.

2- التنظيم غير الرسمي

التنظيم غير الرسمي هو العلاقات الاجتماعية والشخصية التي تنشأ بين الموظفين نتيجة الأدوار والعلاقات الرسمية في العمل، وتنشأ من تفاعل الموظفين مع بعضهم البعض خارج أدوارهم الرسمية المحددة، خاصة عند وجود اهتمامات مشتركة بينهم.

ويمتاز التنظيم غير الرسمي بمرونته الشديدة، إذ لا توجد قواعد مكتوبة أو محددة مسبقًا لها تحدد علاقاته، بل أنه ينشأ تلقائيًا بسبب الاتصال المتكرر بين الموظفين، وبالتالي لا يمكن التحكم فيه من قِبل إدارة المؤسسة، كما أنه يتسم بأنه أقل استقرارًا مقارنة بالتنظيم الرسمي، نظرًا لعدم وجود هيكل محدد يحكمه.

ويتمثل الغرض الأساسي من التنظيم غير الرسمي في تلبية الاحتياجات الاجتماعية والثقافية وتحقيق المصلحة المشتركة لأعضاء المؤسسة، وجميعها أهداف لا يحققها التنظيم الرسمي، وبالتالي فإن هذا النوع من التنظيم يمنح الموظفين إحساسًا بالولاء تجاه المؤسسة، ومن ثم يزيد من رضاهم الوظيفي.

ومن أهم مزايا التنظيم غير الرسمي، أنه يساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية من خلال التعويض عن أوجه القصور في التنظيم الرسمي.

خطوات التنظيم 

تنطوي عملية التنظيم داخل المؤسسات على تنفيذ مجموعة من الخطوات التي تضمن تنسيق الأنشطة بين الأفراد والجماعات لتحقيق أفضل النتائج، وتشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- استعراض الخطط والأهداف

أولى خطوات عملية التنظيم، هي تحديد الأهداف والغايات التنظيمية التي تسعى المؤسسة لتحقيقها، حتى يتسنى لها تحديد الأنشطة المناسبة الواجب تنفيذها في سبيل بلوغ تلك الأهداف.

2- تحديد أنشطة العمل

بعد ذلك، يتولى المديرون مهمة إعداد وتحليل الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف، فهناك الأنشطة العامة مثل التوظيف والتدريب وحفظ السجلات وما إلى ذلك، وهناك أنشطة محددة فريدة من نوعها لنوع العمل الذي تقوم به المؤسسة.

3- تصنيف الأنشطة وتجميعها

في هذه الخطوة، يتم تصنيف المهام والأنشطة إلى وحدات عمل يمكن إدارتها، من خلال تجميع المهام والأنشطة المماثلة في قسم أو تصنيف، ومن ثم إنشاء أقسامًا داخل المؤسسة والأقسام داخل كل قسم، وهو ما يجعل المؤسسة تعمل بشكل أكثر منهجية.

4- توزيع الأدوار والمسؤوليات

بعد تصنيف المهام، ينبغي توزيع الأدوار والمسؤوليات على الموظفين، وتحديد صلاحيات ومسؤوليات كل موظف، مع مراعاة تكليف الموظف المناسب بالمهمة المناسبة وفقًا لمستوى اهتمامه ومعرفته وخبرته وقدراته، إضافة إلى تزويد كل موظف بالموارد اللازمة لإنجاز المهام الموكلة إليه.

5- تقييم النتائج

وهي الخطوة الأخيرة في عملية التنظيم، وتنطوي على وضع معايير تُستخدم في قياس الأداء ومتابعة التقدم المُحرز، من أجل التدخل وقت الحاجة وإجراء التعديلات اللازمة، وهو ما يضمن تحقيق الأهداف المُحددة منذ البداية.

تمتاز دورات بكه بأنها مُقدمة على يد أفضل الخبراء في العديد من المجالات، بما يضمن تأهيلك لاجتياز الاختبار النهائي في الدورة والحصول على شهادة معترف بها عالميًا.

ما هي مهارات التنظيم؟

مهارات التنظيم هي مهارات بسيطة تساعدك على إدارة المهام الموكلة إليك وتلبية التوقعات المرجوّة منك، وتحقيق النتائج في الوقت المناسب. تساعدك المهارات التنظيمية على تركيز وقتك وجهدك ومواردك على العمل المهم. تساعد المهارات التنظيمية أيضًا في إبقاء جميع أصحاب المصلحة على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف المشتركة. من خلال القيام بذلك، فإنك لا تمنع أعضاء الفريق من إحراز تقدم في منجزاتهم.

لنفترض أنك تعمل في أربعة مشاريع على مدار ثلاثة أشهر. وأنت تتعاون مع شخص مختلف لكل مشروع من هذه المشاريع. ستساعدك المهارات التنظيمية القوية على تقسيم مساهمتك المتوقعة إلى مهام يمكن إدارتها. ستحدد مواعيد نهائية لهذه المهام، مع تحديد أولويات المهام العاجلة والمهمة. ستحدد أيضًا المعالم التي تتطلب التواصل والتعاون.

يمكنك استخدام أداة لإدارة المشروع أو دفتر ملاحظات أو حتى تقويم لتنظيم عملك.

وكلما كنت قادرًا على تحديد أهدافك وتطوير أنظمة لتحقيقها، وإدارة وقتك بشكل فعال، وتحديد أولويات مهامك، زادت قدرتك على تنفيذ عدة مهام في وقت واحد، والتعامل مع المشاريع المعقدة بكفاءة، والوفاء بالمواعيد النهائية، مما يساعدك على أن تخطو خطوات ثابتة نحو تقدمك الشخصي والمهني.

وفيما يلي أهم أنواع مهارات التنظيم التي يتعين عليك الإلمام بها لتنفيذ مهام عملك بكفاءة:

1- إدارة الوقت

تُعد إدارة الوقت من أهم مهارات التنظيم التي تساعدك على العمل دون ضغط وزيادة إنتاجيتك، إذ تنطوي على قدرتك على تحقيق أقصى استفادة من وقتك عن طريق وضع جداول زمنية وإنشاء مواعيد نهائية واقعية، وتحديد أولويات المهام وتخصيص وقتًا محددًا لكل مهمة، مما يساعدك على تخفيف الضغط والعمل بكفاءة أكبر وإنجاز جميع المهام المحددة في مواعيدها، ومن ثم تحقيق التوازن بين العمل والحياة، والشعور بالرضا الوظيفي.

2- التخطيط والجدولة

تنطوي مهارة التخطيط والجدولة على وضع خارطة طريق أو استراتيجية من أجل تحقيق الأهداف المحددة، إذ يتم وضع قائمة بالأهداف الكبيرة ثم تقسيمها إلى مهام أصغر يسهل تنفيذها، مع وضع جدول زمني يساعد على إكمالها في أوقات محددة، مما يساعدك على تسهيل تتبع تقدمك وتجنب الشعور بالتوتر والوفاء بالمواعيد النهائية، وسوف تجد أن لديك وقتًا لتنفيذ المزيد من المهام.

3- ترتيب الأولويات

قد تقع في حيرة عندما تجد أمامك العديد من المهام المطلوب تنفيذها في مواعيد متقاربة، ولكنك لا تعرف أي واحدة يجب البدء بها، وهنا تأتي مهارة ترتيب الأولويات التي تساعدك على تحديد أهم المهام التي يجب القيام بها أولاً، وفقًا لمستوى إلحاح وأهمية كل مهمة، مما يسمح لك بتركيز اهتمامك الكامل وطاقتك عليهم، وبالتالي لا تشعر بالارتباك حيالها، وتتمكن من تحسين كفاءة المهام وتعظيم إنتاجيتك.

4- تحديد الأهداف

تُعد مهارة تحديد الأهداف من المهارات التنظيمية بالغة الأهمية إذا كنت تسعى للاستفادة من وقتك وطاقتك ومواردك في تحقيق الإنتاجية المطلوبة، وهي تشير إلى قيامك بوضع خطة عمل تحتوي على أهداف قصيرة وطويلة الأجل، وهي الأهداف التي يجب أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا، ومن ثم تقسيمها إلى مهام أصغر وتحديد مواعيد نهائية لها، فهي مهارة تنظيمية مهمة تساعدك على زيادة تركيزك وتوجيه جهودك إلى المهام الأكثر أهمية.

5- التنظيم المادي

تشير مهارة التنظيم المادي إلى قدرتك على تنظيم مساحة عملك والحفاظ عليها خالية من الفوضى، وترتيب كل عناصرها بشكل فعال، حتى تستطيع العثور على كل ما تحتاج إليه سريعًا من مستندات مهمة ومختلف الموارد المادية، وبالتالي لا تهدر وقتك في البحث عن أشياء تعرف مكانها بالفعل، فتركز جهودك على تنفيذ المهام المطلوبة، مما يزيد من قدرتك على الإبداع وتحقيق الإنتاجية المتوقعة.

6- التفويض الفعال

تُعد مهارة تفويض المهام من المهارات التنظيمية التي تسمح لك بإنجاز عدد من المهام في أقل وقت، لأنها تنطوي على تفويض المهام لزملائك بدلًا من القيام بها بنفسك خاصة إذا كان عددها يفوق الوقت المسموح لك، إذ تحدد في البداية نقاط القوة لكل زميل، ومن ثم تكلفه بأداء المهمة المناسبة، مع تقديم تعليمات واضحة والدعم المناسب، حتى يستطيع تنفيذها بنجاح، وبالتالي يكون لديك المزيد من الوقت والطاقة للتركيز على مهامك المهمة.

7- تعدد المهام 

المقصود بمهارة تعدد المهام هو قدرتك على تنفيذ عدة مشاريع أو مهام في وقت واحد دون تشتت، فكلما كنت قادرًا على التحكم في إدارة تلك المهام وتنفيذ كل مهمة بكفاءة دون أخطاء، قلت لديك مستويات التوتر وتوفر لك المزيد من الوقت، ومن ثم تزداد جودة العمل وتزداد إنتاجيتك.

8- الانتباه إلى التفاصيل

حتى تكون منظمًا في عملك وطريقة تنفيذ مهامك، يجب أن تمتلك مهارة الانتباه إلى التفاصيل، التي تنطوي على التدقيق في جميع تفاصيل المهام واستكشاف الأخطاء الظاهرة وغير الظاهرة، وبالتالي فهي تضمن لك إنجاز المهام بدقة وجودة عالية دون أخطاء، وهو ما يمكنك من توفير وقتك ومواردك في إعادة تنفيذ أي مهمة نتيجة قلة جودتها.

وما هي أهمية المهارات التنظيمية؟

تؤثر المهارات التنظيمية بشكل كبير على حياتك سواء العملية أو المهنية أكثر مما تتخيل. ألا تصدقني؟ حسناً، فقط لاحظ مستوى إنتاجيتك عندما تعمل في مكان مفعم بالفوضى والأوراق وبواقي الأطعمة السريعة التي طلبتها بالأمس أو مجموعة من الملفات الضخمة. ما مدى سرعتك وإنتاجيتك حينها؟  

العديد من الدراسات تؤكد أن كلما زادت المشتتات حولك كلما تعسر على العقل اللاواعي للإنسان أن ينجز بشكل أسرع كما يزيد من مستوى الضغط العصبي عليك.  

لذلك نوضح لك فيما يلي أهمية المهارات التنظيمية بالنسبة لعملك:

1- زيادة الكفاءة والإنتاجية

يساعد امتلاكك المهارات التنظيمية على وجود نظام محدد لإدارة المعلومات وتنفيذ المهام، وبالتالي تقضي وقتًا أقل في عما تحتاجه، وتقضي المزيد منه في إنجاز جميع المهام، فيقل وقتك المهدور بنسبة كبيرة، وهو ما يسمح لك بزيادة كفاءتك وإنتاجيتك في العمل.

2- تقليل الشعور بالتوتر

عندما تستعين بمهاراتك التنظيمية في تنظيم طريقة عملك، فإن ذلك يخلق داخلك إحساسًا بالنظام والتحكم في بيئتك، مما يقلل من شعورك بالتوتر الناتج عن الإرهاق أو التشتت، كما أن عملك على وضع خطة عمل واضحة تحدد ماذا يتعين عليك فعله ومتى، يمكنك من التعامل مع جميع مهامك بتركيز وهدوء.

3- تحسين إدارة الوقت

من أبرز فوائد امتلاك المهارات التنظيمية، أنها تمكنك من تحقيق أقصى استفادة من وقتك المتاح، من خلال ترتيب المهام حسب الأولوية، وتحديد مواعيد نهائية واضحة، وتقسيم الوقت بشكل فعال، مما يقلل من المواعيد النهائية الضائعة ويمنعك من الشعور بالإرهاق أو التوتر الناجم عن ضيق الوقت.

4- تجنب ارتكاب الأخطاء

إذا اعتمدت على مهاراتك التنظيمية في تنفيذ جميع المهام الموكلة إليك، فأنت بذلك تضمن تنفيذ تلك المهام بأعلى مستوى من الجودة، فتخرج أعمالًا خالية من الأخطاء التي قد تكلفك أو تكلف مؤسستك الكثير، وهو ما يوفر الكثير من الوقت والموارد.

5- تحسين اتخاذ القرار

تُعد المهارات التنظيمية من أهم العناصر التي تساعدك على اتخاذ أفضل القرارات في عملك، لأنك تستخدمها في تصنيف البيانات وترتيب المستندات وهيكلة الأفكار، وبالتالي عندما تجد أن كل شيء في مكانه وموضوع بطريقة محددة، فإنك تستطيع التركيز على التفاصيل والأمور الأساسية، ومن ثم تتخذ قرارات مستنيرة وفعالة.

6- تحقيق التوازن بين العمل والحياة

يُعد تحقيق التوازن المطلوب بين العمل والحياة، من الفوائد البارزة لاستخدام المهارات التنظيمية، فمن خلال قدرتك على إدارة مسؤولياتك بشكل فعال، يقل لديك الشعور بالإرهاق بشكل كبير، وتجد نفسك أكملت المهام المطلوبة في مواعيدها المحددة، وبالتالي يتوفر لديك المزيد من الوقت الذي يمكنك قضاؤه في إنجاز مسؤولياتك الشخصية.

7- تقليل المماطلة

قد تشعر بالإرهاق أو المماطلة عند تنفيذ المهام، عندما لا تعلم من أين تبدأ، ولكن عندما تستخدم الاستراتيجيات التنظيمية وتستفيد من مهاراتك، يمكنك تقسيم المشاريع إلى خطوات يمكن التحكم فيها، مما يسهل البدء ويبقيك متحمسًا لأطول وقت ممكن.

8- تحقيق التطور المهني

لن تتمكن من إحراز أي تقدم في مسيرتك المهنية إن لم تستعن تصقل مهاراتك التنظيمية، لأنها تسمح لك بوضع خطط العمل وتنفيذها بالترتيب المحدد، كما تساعدك على تقسيم الأهداف إلى مهام أصغر يمكن التحكم فيها وتتبع تقدمك، مما يبقيك على المسار الصحيح ويزيد من فرص نجاحك.

من خلال الدورات التدريبية التي تقدمها بكه للتعليم، يمكنك التعلم مباشرة من رواد المجال باستخدام أحدث الأساليب والمناهج في عالم التدريب، بما يضمن لك تحقيق التطور الوظيفي الذي تصبو إليه.

كيفية تطوير المهارات التنظيمية 

إذا كنت تسعى لتطوير مهاراتك التنظيمية وتحقيق أقصى استفادة منها، يمكنك اتباع مجموعة من الاستراتيجيات التي تساعدك على تحسين تنظيم الوقت وإدارة المهام والتخطيط بكفاءة، وهي كما يلي:

1- تحديد الأهداف

تبدأ عملية تطوير مهاراتك التنظيمية بتحديد الأهداف الوظيفية التي تحتاج إلى تحقيقها، فلن تكون منظمًا ما لم تكن أفكارك مُرتبة وواضحة، وإن لم تعرف بالضبط ما تريد وما هو متوقع منك في وظيفتك، وهو ما يفرض عليك وضع أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا، لذلك قم بإنشاء قائمة المشاريع أو المهام التي ترغب في إكمالها، ولاحظ المدة التي قد يستغرقها كل منها لتحقيقها.

2- وضع قائمة بالمهام

بعدما تحدد أهدافك، قم بوضع قائمة مهام لتحديد الخطوات اللازمة لتحقيقها، وابدأ بأكبر تلك الأهداف، وقم بتقييم المدة التي قد يستغرقها من أجل تقدير الموعد النهائي، ثم قسم هذا الهدف إلى مهام أصغر ودونها في القائمة، وحدد مواعيد إنجاز كل هدف، حتى يصبح لديك مسارًا واضحًا لبلوغ أهدافك.

3- تحديد أولويات المهام

لتجنب إصابتك بالتشتت عند تنفيذ المهام، قم بترتيب قائمة المهام بناءً على أولوياتها، تلك الأولويات التي تتحدد وفقًا للأهمية والإلحاح، لتأتي على رأس القائمة أهم المهام ومواعيدها النهائية، مما يضمن لك إنجاز المهام بالترتيب الصحيح الذي يحقق أقصى قدر من الكفاءة.

وخلال قيامك بتنظيم قائمة المهام، يمكن أن تلاحظ وجود مهام إضافية أو تقع خارج نطاق مسؤولياتك، وفي هذه الحالة، يمكنك تفويضها لأعضاء الفريق الآخرين، وفقًا لقدرات ومهارات ونقاط القوة لكل عضو، حتى يتسنى توزيع المهام المناسبة على الأشخاص المناسبين.

4- إدخال المهام في الجدول الزمني

بعد ترتيب أولويات المهام، يتعين عليك تحديد المدة التي قد تستغرقها كل مهمة ووضع جدول زمني وفقًا لذلك، مع مراعاة تضمين الجدول بفترات استراحة منتظمة، حتى تسمح لعقلك بالابتعاد عن العمل والراحة واستعادة النشاط مرة أخرى، وهو ما يساعدك على التركيز بشكل أفضل على إكمال المهمة بمجرد انتهاء استراحتك.

5- تنظيم المواد

من أجل زيادة إنتاجيتك، يجب أن تنظم المواد التي تستخدمها في تنفيذ مهامك، لذلك قم بتخزين المستندات في ملفات موصوفة بوضوح حتى تتمكن من العثور عليها بسهولة، وقم بإنشاء مجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتخزين الموارد والمستندات المهمة، حتى يكون لديك نظامًا يحتوي على مستندات سهلة الاسترداد، وتجنب إنشاء عدد كبير من المجلدات، واستبدلها بمجلدات رئيسية تحتوي على فئات فرعية، وهو ما يمكن تطبيقه على بريدك الإلكتروني أيضًا.

6- استخدام الأدوات التنظيمية

هناك العديد من الأدوات المادية أو الرقمية التي ستساعدك على البقاء منظمًا، وتمكنك من تطوير مهاراتك التنظيمية، إذ يمكنك استخدام الأدوات المادية مثل التقويمات ودفاتر الملاحظات والمخططات لتدوين المهام وتتبع التقدم في المشاريع الأكبر، كما يمكنك استخدام الأدوات الرقمية مثل تطبيقات إدارة المشاريع وقوائم المهام لتحديد المواعيد النهائية وتعيين المهام وتتبع التقدم المُحرز، ومن أبرز الأمثلة عليها: Google Calendar، Asana، Trello، Evernote، Teuxdeux.

7. تخلص من الفوضى لتحسين الإنتاجية 

قبل أن تكمل قراءة هذه المقال، انظر إلى مكتبك، هل يبدو وكأنه ضربه إعصار أو زلزال؟ حسناً، الآن انظر إلى سطح المكتب في جهاز الحاسوب الخاص بك أو الهاتف الذكي، هل يبدو فوضويًا؟ 

في بعض الأحيان، نشعر بالإرهاق عند القيام بمهمة التخلص من الفوضى لدينا، ونميل إلى تقديم الأعذار عند عدم إنجازها. بل وندعي أنه ليس لدينا الوقت، أو أن هناك الكثير من المهمات التي يجب القيام بها في وقت واحد.  

ويرجع السبب في ذلك إلى أننا لا نستطيع كسر حاجز التكاسل عن القيام بهذه المهمة ونعتبرها ليست على درجة من الأهمية. 

ولكن على العكس يجب علينا التخلص من هذه الأعذار والبدء في إنجاز مهمة التنظيم على الفور.  

فقط اتبع الخطوات الأولية كالآتي: 

• حدد من أين ستبدأ 
• قم بوضع خطة حول كيفية البدء  
• خصص وقت في "جدول الأعمال" للتنظيم  
• التزم بخطتك حتى تكتمل المهمة، ولا تسمح لنفس الأعذار أن تقف عائق أمامك 

8. اكتساب عادة التدريب على مهارات التنظيم  

يمكن أن تكون المهارات التنظيمية الجيدة مفيدة في العديد من مجالات الحياة، بما في ذلك المهارات المهنية. حيث تلعب دور محوري في زيادة الإنتاجية العامة للشخص، وقدرته على إدارة المشاريع بفاعلية. كل هذا بالإضافة إلى أنها تؤثر حتى على الذاكرة وتُكسبك مهارة التذَّكُر. 

 بالطبع هذه المهارات لا يتم اكتسابها بين عشية وضحاها، فهي تحتاج إلى الكثير من الجهد والممارسة. ولكن مع القليل من التوجيه وتوظيف الأدوات المناسبة، يمكن لأي شخص أن يتعلم كيفية التوقف عن البحث عن الأشياء المفقودة وأن يصبح منظمًا بشكل أفضل. 

9. قم بتنظيف جهاز الحاسوب الخاص بك  

يمكن أن تظهر الفوضى في العديد من الأشكال المختلفة على جهاز الحاسوب ورسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة والتطبيقات الزائدة عن الحاجة في الهواتف الذكية وأي جهاز يحتوي على بيانات.  

• خطوة الحذف 

حاول تبدأ في إزالة الملفات من شاشة سطح المكتب. ثم احذف الملفات أو تنظيف أو تفريغ سلة مهملات الحاسوب أو سلة إعادة التدوير أو إلغاء تجزئة محرك الأقراص أو التخلص من التطبيقات والبرامج التي لم تعد تستخدمها. 

• خطوة التصنيف 

صنّف الملفات على جهاز الحاسوب لتقليل التشتت والفوضى ويُفضل أيضًا التخلص من التطبيقات والبرامج التي لم تعد تحتاج إليها. 

10. تخلص من الملفات المحفوظة مسبقاً 

هل أنت من بين أولئك الأشخاص الذين يقولون "يجب أن أحتفظ [بهذا] لأنني قد أحتاجه لاحقًا!" 

في الواقع، يمكننا التخلص من نصف - أو ربما أكثر بكثير - وثائقنا أو ملفاتنا المحفوظة دون الشعور بالندم. يمكن أن يدفعنا قرار الاحتفاظ بكل شيء إلى اتخاذ قرارات غير مناسبة بالتنظيم ويساهم في المزيد من الفوضى. يمكننا كسر هذا النوع من التفكير السلبي من خلال معرفة ما نحن حقاً بحاجة إليه وإدراك أننا لا نستطيع العيش من دون قاعدة "ماذا لو".  

تفحص الأشياء التي تسبب لك الفوضى ومعرفة هل هي ضرورية، وتخلص من أي شيء ليس له غرض واضح. بمجرد أن تقوم بإزالة العناصر التي لا تحتاج إليها أو تستخدمها، فإنك لم تعد تضيع وقتك على فوضى عديمة الفائدة، ولكنك تقوم بتنظيم الأشياء التي قمت بحفظها بشكل مرتب.  

اسأل نفسك هذه الاسئلة: 

• هل سأستخدم هذا في المستقبل القريب؟ 
• متى كانت آخر مرة احتجته فيها؟ 
• هل يمكنني العيش بدون هذا؟

الهدف من تطوير مهارات التنظيم 

هناك العديد من الأهداف التي يسعى الأفراد لتحقيقها من خلال تطوير مهاراتهم التنظيمية، وتتمثل تلك الأهداف فيما يلي:

• ترتيب الأولويات وتجنب إهدار الوقت في أنشطة غير مجدية، مما يضمن تحقيق أقصى استفادة من الوقت وإدارته بشكل فعال.
• تنظيم مهام العمل قدر الإمكان، فضلًا عن تنظيم مكان العمل، مما يقلل من الفوضى، وبالتالي تقل مستويات الإجهاد والتوتر المرتبطة بها.
• إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام دون تجاوز الوقت المحدد، مما يضمن تحسين الأداء وإنتاج أعمالًا بجودة عالية، وتعزيز مستويات الإنتاجية.
• من خلال تطوير مهارات التنظيم، يتمكن الفرد من تحديد أهدافًا واضحة على المستوى المهني والشخصي، ومن ثم ينجح في بلوغها.
• اكتساب مرونة أكبر في التعامل مع مختلف التغيرات التي تظهر بشكل مفاجئ، وتحسين القدرة على الاستعداد لها.

بادر بالتسجيل في دورات بكه واحصل على فرصة للحصول على أفضلية عن غيرك من المنافسين عند التقدم للوظائف المرموقة من خلال البرامج التدريبية التي تلبي مختلف احتياجاتك.

كيفية تنظيم مكان العمل

يُعد تنظيم مكان العمل من الاستراتيجيات الأساسية لتطوير المهارات التنظيمية، نظرًا لدورها في تعزيز الإنتاجية وتسهيل التركيز على المهام، ويمكنك اتباع الخطوات التالية للحفاظ على مساحة عملك منظمة قدر الإمكان:

1- تنظيم المكتب

يجب أن تحافظ على مكتبك منظمًا وخاليًا من الفوضى، لذلك تخلص من أي عناصر أو فوضى غير ضرورية أو أشياء لا تستخدمها من أوراق وملفات وأدوات يمكن أن تخلق ضوضاء وتوترًا بصريًا، لأن ازدحام مكتبك يجعلك تشعر بالتشتت والإرهاق، وقم بترتيب العناصر الخاصة بك بطريقة منطقية ويمكن الوصول إليها، ولا تحتفظ إلا بالأشياء التي تحتاج إليها في عملك.

2- تحسين تخطيط مساحة العمل

للحفاظ على صحتك الجسدية والذهنية، يتعين عليك تحسين تخطيط مساحة العمل الخاصة بك من خلال ضبط المقعد والمكتب والكمبيوتر بارتفاع صحيح ومسافة وزاوية مناسبتين، وعليك أيضًا استخدام إضاءة طبيعية أو اصطناعية ساطعة بدرجة مناسبة، بحيث لا تكون خافتة تمنعك من الرؤية بشكل صحيح، ولا صارخة للغاية تؤذي بصرك.

يمكنك أيضًا إضافة بعض اللمسات الشخصية الخاصة بك، مثل وضع الصور أو اللوحات أو النبانات، وأية عناصر تجعل مساحة عملك ممتعة ومريحة.

3- استخدام أدوات التنظيم

حتى تحافظ على مكتبك مرتبًا، يمكنك فصل العناصر الخاصة بك وتقسيمها إلى فئات وحفظها في الأدراج أو باستخدام الفواصل، كما يمكنك الاستعانة بأكواب من أجل حفظ كافة الأقلام حتى لا تظل مبعثرة على المكتب، فضلًا عن تخزين الأوراق في رف كتب صغير أو خزانة ملفات ووضعها على المكتب، مع تقسيمها إلى فئات مختلفة وفصلها باستخدام الحلقات ذات الغلاف الصلب.

4- تنظيم الأسلاك والكابلات

يُعد تشابك الأسلاك والكابلات من أبرز مسببات الفوضى في مكتبك، لذلك يجب أن تحافظ على الكابلات الخاصة بك غير متشابكة باستخدام حامل كابل أو مشبك ملصق لإبقائها مجمعة، فضلًا عن تصنيف الأسلاك وأجهزة الشحن الخاصة بك لتسهيل تتبعها.

5- استخدام الملصقات

يمكنك استخدام الملصقات المحمولة في وضعها على المجلدات والفواصل وأدراج المكتب، حتى يسهل عليك تحديد العناصر التي تحتاجها بسرعة، وإعادتها إلى مواقعها المحددة عند الانتهاء منها.

6- إنشاء مساحة للأغراض الشخصية

يمكنك تخصيص مساحة بجانب مكتبك للاستفادة منها في وضع الأدوات التي لا تحتاج إلى استخدامها بصورة مستمرة، كما يمكنك استخدامها في وضع صندوق يحتوي على أغراضك الشخصية، مع وضع سلة المهملات، حتى تحافظ على نظافة مساحة مكتبك.

ما هي تقنية الـ 5s للتنظيم أو السينات الخمس؟ 

نشأت تقنية 5s في اليابان كجزء منمفهوم كايزن. والغرض منها هو خلق مكان عمل آمن ونظيف ومنظم. على الرغم من أنه تم تطوير هذه المنهجية في عمليات التصنيع، إلا أنه يمكن استخدام هذه الطريقة لتحسين الكفاءة وتقليل الفوضى. 

خطوات التنظيم الخمس 

1. الفرز 
2. ترتيب وتصنيف 
3. تنظيف 
4. توحيد وجدولة  
5. الانضباط الذاتي 

يمكن أن تساعدك خطوات 5s في تنظيم أي بيئة تقريبًا. سواء كنت تحاول تنظيف مكتبك أو إعادة تنظيم قسم بأكمله، فإن اتباع هذه الخطوات سيساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية. 

من المهم إكمال كل خطوة بالكامل قبل الانتقال إلى الخطوة التالية: 

الخطوة الأولى: الفرز 

في هذه الخطوة، يمكنك إزالة أي شيء غير ضروري في مساحة العمل الخاصة بك لأداء العمل بكل سهولة، ويشمل ذلك الأدوات أو الأثاث أو الفوضى أو التعليمات أو العمليات أو الكتب أو المستندات. إذا كان هناك أي شيء لا تستخدمه لمهامك الحالية، فقم بإزالته. 

الخطوة الثانية: الترتيب والتصنيف 

بعد الانتهاء من خطوة الفرز، يجب أن يكون لديك فقط العناصر التي تحتاجها أنت وفريقك للقيام بعملك. يجب عليك الآن تنظيم هذه العناصر للعثور عليها بسهولة. ضع العناصر بالقرب من المكان الذي سيتم استخدامها فيه، حتى لا تضطر أنت وفريقك إلى إضاعة الوقت للوصول إليها. 

الخطوة الثالثة: التنظيف 

حافظ على نظافة مكتبك أو مناطق عملك على أن تكون خالية من الفوضى، وحدد مستوى النظافة الذي تريده في مكتبك أو منطقة عملك. حدد مصادر الفوضى والأوساخ، مثل أكوام الورق حول الطابعة، أو أكواب القهوة الفارغة في غرفة الاجتماعات، والتي يجب عليك إزالتها في كل مرة تريد فيها عقد اجتماع. 

الخطوة الرابعة: التوحيد والجدولة  

الآن بعد أن عرفت درجة النظافة التي تريدها، قم باتباع روتين أو خطة للحفاظ على النظافة كل يوم. بالإضافة إلى ذلك، تحليل المشكلات وإنشاء خطة لإصلاحها، المقصد هو أن التنظيف المنهجي يجب أن يكون جزءًا يوميًا من العمل، وليس نشاطًا عرضيًا. تأكد من قيامك بتحليل جميع المشكلات وتطوير حلول للقضاء على مسبباتها.  

الخطوة الخامسة: الانضباط الذاتي 

غالبًا ما تكون هذه هي الخطوة الأكثر تحديًا. بعد إكمال الخطوات الأربع السابقة، حان الوقت الآن للحفاظ على النظام الجديد وإعادة تدريب نفسك وفريقك، لتطوير عادات جديدة. يعد الحفاظ على النظام أمرًا ضروريًا لنجاحك على المدى الطويل. استخدم التدريب والملصقات والحوافز لمساعدتك أنت وفريقك على تطوير هذه العادات الجديدة والحفاظ عليها. 

وأخيرًا، إن الفوضى لا تضيع وقتنا فحسب، بل إنها تقلل أيضًا من الإنتاجية والروح المعنوية. إن أحد أصعب الأجزاء المتعلقة بالتنظيم هي التخلص من الأشياء التي تسبب التشتت وتأخذ مساحة كبيرة.  

عندما تجد نفسك بين أكوام من الأشياء والعناصر، يمكن أن يبدو الأمر ساحقًا. ولكن عند اتباع خطوة تلو الأخرى والتنفس بعمق، يمكنك البدء في التخلص من الفوضى وبدء مسار مهني منظم بنجاح.  تقنية 5s هي عملية فعّالة ومنهجية للحد من الفوضى وجعل مكان عملك أكثر كفاءة وتنظيمًا. 

ابدأ رحلة تطويرك مع بكه

إذا كنت تسعى لتطوير مهاراتك الوظيفية أو إشباع شغفك الشخصي، فإن بكه للتعليم هي اختيارك الأمثل لتلبية مطلبك، إذ استعانت بنخبة من المتخصصين والخبراء في أهم المجالات المطلوبة في سوق العمل، من أجل تصميم دورات تدريبية عالية الجودة تقدم لك المعرفة بطريقة عملية وممتعة، وتضمن لك الحصول على شهادة معترف بها تعزز من فرصك الوظيفية.

تؤهلك بكة للتعليم للحصول على عدد كبير من الشهادات المهنية ومنها:

• دورات إدارة مشاريع
• دورات إدارة الموارد البشرية
• دورات تحليل الأعمال
• دورات حوكمة نظم المعلومات
• دورات سلاسل الإمداد
• دورات إدارة الجودة
• دورة أجايل لإدارة الأعمال
• دورة CCMP لإدارة التغيير

وفي الختام، فإن نجاحك في تحويل أحلامك إلى واقع ملموس وتحقيق أهدافك التي تصبو إليها، يتوقف على مقدار ما تمتلك من مهارات تنظيمية، تجعل أهدافك واضحة أمامك، وتيسر عليك تنفيذ أعمالك، وترشدك إلى كيفية استثمار وقتك واستخدامه بحكمة، حتى تخلق لنفسك حياة متزنة تصبح فيها أكثر إبداعًا.