-
الإجمالي شامل الضريبة: {{CartWithDetails.cartMaster.total_after_vat}} {{currency}}
السلةسلة الشراء فارغة
استمر بالتسوق
مهارات التنظيم - دليل شامل لأهم المهارات التنظيمية وأهميتها وكيف يمكن تطويرها؟
كتابة : د. معتز كوردي
15 يناير 2024
ما هي مهارات التنظيم؟
مهارات التنظيم هي مهارات بسيطة تساعدك على إدارة المهام الموكلة إليك وتلبية التوقعات المرجوّة منك، وتحقيق النتائج في الوقت المناسب. تساعدك المهارات التنظيمية على تركيز وقتك وجهدك ومواردك على العمل المهم. تساعد المهارات التنظيمية أيضًا في إبقاء جميع أصحاب المصلحة على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف المشتركة. من خلال القيام بذلك، فإنك لا تمنع أعضاء الفريق من إحراز تقدم في منجزاتهم.
لنفترض أنك تعمل في أربعة مشاريع على مدار ثلاثة أشهر. وأنت تتعاون مع شخص مختلف لكل مشروع من هذه المشاريع. ستساعدك المهارات التنظيمية القوية على تقسيم مساهمتك المتوقعة إلى مهام يمكن إدارتها. ستحدد مواعيد نهائية لهذه المهام، مع تحديد أولويات المهام العاجلة والمهمة. ستحدد أيضًا المعالم التي تتطلب التواصل والتعاون.
يمكنك استخدام أداة لإدارة المشروع أو دفتر ملاحظات أو حتى تقويم لتنظيم عملك.
وما هي أهمية المهارات التنظيمية؟
تؤثر المهارات التنظيمية بشكل كبير على حياتك سواء العملية أو المهنية أكثر مما تتخيل. ألا تصدقني؟ حسناً، فقط لاحظ مستوى إنتاجيتك عندما تعمل في مكان مفعم بالفوضى والأوراق وبواقي الأطعمة السريعة التي طلبتها بالأمس أو مجموعة من الملفات الضخمة. ما مدى سرعتك وإنتاجيتك حينها؟
العديد من الدراسات تؤكد أن كلما زادت المشتتات حولك كلما تعسر على العقل اللاواعي للإنسان أن ينجز بشكل أسرع كما يزيد من مستوى الضغط العصبي عليك.
لا داعي للقلق.. سنفرد لك نقاط تعيد هيكلة الأمر أمامك خطوة بخطوة.
٤ نصائح لتحسين مهارات التنظيم لديك
1. تخلص من الفوضى لتحسين الإنتاجية
قبل أن تكمل قراءة هذه المقال، انظر إلى مكتبك، هل يبدو وكأنه ضربه إعصار أو زلزال؟ حسناً، الآن انظر إلى سطح المكتب في جهاز الحاسوب الخاص بك أو الهاتف الذكي، هل يبدو فوضويًا؟
في بعض الأحيان، نشعر بالإرهاق عند القيام بمهمة التخلص من الفوضى لدينا، ونميل إلى تقديم الأعذار عند عدم إنجازها. بل وندعي أنه ليس لدينا الوقت، أو أن هناك الكثير من المهمات التي يجب القيام بها في وقت واحد.
ويرجع السبب في ذلك إلى أننا لا نستطيع كسر حاجز التكاسل عن القيام بهذه المهمة ونعتبرها ليست على درجة من الأهمية.
ولكن على العكس يجب علينا التخلص من هذه الأعذار والبدء في إنجاز مهمة التنظيم على الفور.
فقط اتبع الخطوات الأولية كالآتي:
- حدد من أين ستبدأ
- قم بوضع خطة حول كيفية البدء
- خصص وقت في "جدول الأعمال" للتنظيم
- التزم بخطتك حتى تكتمل المهمة، ولا تسمح لنفس الأعذار أن تقف عائق أمامك
2. اكتساب عادة التدريب على مهارات التنظيم
يمكن أن تكون المهارات التنظيمية الجيدة مفيدة في العديد من مجالات الحياة، بما في ذلك المهارات المهنية. حيث تلعب دور محوري في زيادة الإنتاجية العامة للشخص، وقدرته على إدارة المشاريع بفاعلية. كل هذا بالإضافة إلى أنها تؤثر حتى على الذاكرة وتُكسبك مهارة التذَّكُر.
بالطبع هذه المهارات لا يتم اكتسابها بين عشية وضحاها، فهي تحتاج إلى الكثير من الجهد والممارسة. ولكن مع القليل من التوجيه وتوظيف الأدوات المناسبة، يمكن لأي شخص أن يتعلم كيفية التوقف عن البحث عن الأشياء المفقودة وأن يصبح منظمًا بشكل أفضل.
3. قم بتنظيف جهاز الحاسوب الخاص بك
يمكن أن تظهر الفوضى في العديد من الأشكال المختلفة على جهاز الحاسوب ورسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة والتطبيقات الزائدة عن الحاجة في الهواتف الذكية وأي جهاز يحتوي على بيانات.
-
خطوة الحذف
حاول تبدأ في إزالة الملفات من شاشة سطح المكتب. ثم احذف الملفات أو تنظيف أو تفريغ سلة مهملات الحاسوب أو سلة إعادة التدوير أو إلغاء تجزئة محرك الأقراص أو التخلص من التطبيقات والبرامج التي لم تعد تستخدمها.
- خطوة التصنيف
صنّف الملفات على جهاز الحاسوب لتقليل التشتت والفوضى ويُفضل أيضاً التخلص من التطبيقات والبرامج التي لم تعد تحتاج إليها.
4. تخلص من الملفات المحفوظة مسبقاً
هل أنت من بين أولئك الأشخاص الذين يقولون "يجب أن أحتفظ [بهذا] لأنني قد أحتاجه لاحقًا!"
في الواقع، يمكننا التخلص من نصف - أو ربما أكثر بكثير - وثائقنا أو ملفاتنا المحفوظة دون الشعور بالندم. يمكن أن يدفعنا قرار الاحتفاظ بكل شيء إلى اتخاذ قرارات غير مناسبة بالتنظيم ويساهم في المزيد من الفوضى. يمكننا كسر هذا النوع من التفكير السلبي من خلال معرفة ما نحن حقاً بحاجة إليه وإدراك أننا لا نستطيع العيش من دون قاعدة "ماذا لو".
تفحص الأشياء التي تسبب لك الفوضى ومعرفة هل هي ضرورية، وتخلص من أي شيء ليس له غرض واضح. بمجرد أن تقوم بإزالة العناصر التي لا تحتاج إليها أو تستخدمها، فإنك لم تعد تضيع وقتك على فوضى عديمة الفائدة، ولكنك تقوم بتنظيم الأشياء التي قمت بحفظها بشكل مرتب.
اسأل نفسك هذه الاسئلة:
- هل سأستخدم هذا في المستقبل القريب؟
- متى كانت آخر مرة احتجته فيها؟
- هل يمكنني العيش بدون هذا؟
ما هي تقنية الـ 5s للتنظيم أو السينات الخمس؟
نشأت تقنية 5s في اليابان كجزء من مفهوم كايزن. والغرض منها هو خلق مكان عمل آمن ونظيف ومنظم. على الرغم من أنه تم تطوير هذه المنهجية في عمليات التصنيع، إلا أنه يمكن استخدام هذه الطريقة لتحسين الكفاءة وتقليل الفوضى.
خطوات التنظيم الخمس
- الفرز
- ترتيب وتصنيف
- تنظيف
- توحيد وجدولة
- الانضباط الذاتي
يمكن أن تساعدك خطوات 5s في تنظيم أي بيئة تقريبًا. سواء كنت تحاول تنظيف مكتبك أو إعادة تنظيم قسم بأكمله، فإن اتباع هذه الخطوات سيساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية.
من المهم إكمال كل خطوة بالكامل قبل الانتقال إلى الخطوة التالية:
الخطوة الأولى: الفرز
في هذه الخطوة، يمكنك إزالة أي شيء غير ضروري في مساحة العمل الخاصة بك لأداء العمل بكل سهولة، ويشمل ذلك الأدوات أو الأثاث أو الفوضى أو التعليمات أو العمليات أو الكتب أو المستندات. إذا كان هناك أي شيء لا تستخدمه لمهامك الحالية، فقم بإزالته.
الخطوة الثانية: الترتيب والتصنيف
بعد الانتهاء من خطوة الفرز، يجب أن يكون لديك فقط العناصر التي تحتاجها أنت وفريقك للقيام بعملك. يجب عليك الآن تنظيم هذه العناصر للعثور عليها بسهولة. ضع العناصر بالقرب من المكان الذي سيتم استخدامها فيه، حتى لا تضطر أنت وفريقك إلى إضاعة الوقت للوصول إليها.
الخطوة الثالثة: التنظيف
حافظ على نظافة مكتبك أو مناطق عملك على أن تكون خالية من الفوضى، وحدد مستوى النظافة الذي تريده في مكتبك أو منطقة عملك. حدد مصادر الفوضى والأوساخ، مثل أكوام الورق حول الطابعة، أو أكواب القهوة الفارغة في غرفة الاجتماعات، والتي يجب عليك إزالتها في كل مرة تريد فيها عقد اجتماع.
الخطوة الرابعة: التوحيد والجدولة
الآن بعد أن عرفت درجة النظافة التي تريدها، قم باتباع روتين أو خطة للحفاظ على النظافة كل يوم. بالإضافة إلى ذلك، تحليل المشكلات وإنشاء خطة لإصلاحها، المقصد هو أن التنظيف المنهجي يجب أن يكون جزءًا يوميًا من العمل، وليس نشاطًا عرضيًا. تأكد من قيامك بتحليل جميع المشكلات وتطوير حلول للقضاء على مسبباتها.
الخطوة الخامسة: الانضباط الذاتي
غالبًا ما تكون هذه هي الخطوة الأكثر تحديًا. بعد إكمال الخطوات الأربع السابقة، حان الوقت الآن للحفاظ على النظام الجديد وإعادة تدريب نفسك وفريقك، لتطوير عادات جديدة. يعد الحفاظ على النظام أمرًا ضرورياً لنجاحك على المدى الطويل. استخدم التدريب والملصقات والحوافز لمساعدتك أنت وفريقك على تطوير هذه العادات الجديدة والحفاظ عليها.
وأخيرًا، إن الفوضى لا تضيع وقتنا فحسب، بل إنها تقلل أيضًا من الإنتاجية والروح المعنوية. إن أحد أصعب الأجزاء المتعلقة بالتنظيم هي التخلص من الأشياء التي تسبب التشتت وتأخذ مساحة كبيرة.
عندما تجد نفسك بين أكوام من الأشياء والعناصر، يمكن أن يبدو الأمر ساحقًا. ولكن عند اتباع خطوة تلو الأخرى والتنفس بعمق، يمكنك البدء في التخلص من الفوضى وبدء مسار مهني منظم بنجاح. تقنية 5s هي عملية فعّالة ومنهجية للحد من الفوضى وجعل مكان عملك أكثر كفاءة وتنظيماً.
تؤهلك بكة للتعليم للحصول على عدد كبير من الشهادات المهنية ومنها:
