أساسيات إدارة المشاريع: أفضل ممارسات إدارة المشاريع

هل تعلم ماهي أفضل ممارسات إدارة المشاريع المستخدمة في الوقت الحالي؟، يحدث أن تمتلك المنظمات قائمة مليئة بالمشاريع، ولكنها لا تتحدث إلا عن المشاريع التي نجحت في إنجازها والتي أضافت الكثير للمنظمة، وبالطبع فإن هذه المشاريع قد مرت خلال مراحل عدة تم خلالها اختيار الأنسب للمنظمة والمشاريع التي تتماشى مع سياساتها، وتتم عملية الاختيار بالاستعانة بممارسات وأنشطة عملية إدارة المشاريع.  

يمكن تلخيص أساسيات إدارة المشاريع كالتالي:

أولًا، يجب جعل مخطط وعمليات المشروع واضحة لتجنب الاشكاليات وضمان استمرار التقدم. ثانيًا، ينبغي الحفاظ على التكاليف تحت السيطرة والتأكد من الاستفادة القصوى من الموارد المتاحة. ثالثًا، التعلم واكتساب الخبرة من خلال تنفيذ مشاريع متعددة واستخدام الخبرة المكتسبة في التخطيط للمشاريع القادمة.

أما فيما يتعلق بأفضل الممارسات، فيجب الاعتماد على استراتيجيات فعّالة لإدارة المشاريع. يجب أيضًا إنشاء فرق للتعامل مع المخاطر وضمان وجود خطة بديلة للتصدي لأي تحديات غير متوقعة. يجب توثيق جميع القرارات ومراقبة الأداء باستمرار لتحقيق النجاح في المشروع. بتطبيق هذه الأساسيات والممارسات، يمكن تحقيق نتائج إيجابية وإدارة فعالة للمشاريع.

نستعرض في هذا المقال تعريف أساسيات إدارة المشاريع الفعّالة وبعض الممارسات التي يمكنك من خلالها البدء في تنفيذ مشروعك القادم والتي تساعدك على إدارة المشروع باحترافية وكفاءة. 

أساسيات إدارة المشاريع

أساسيات إدارة المشاريع هي المبادئ والمفاهيم والتقنيات التي تحدد الممارسات المطلوبة لإدارة المشاريع بنجاح في جميع مراحله، ويتعين على مديري المشاريع فهم تلك الأساسيات حتى يتمكنوا من توفير الإطار اللازم لإدارة المشاريع بكفاءة، وتشمل أساسيات إدارة المشاريع ما يلي:

1- إدارة جودة المشروع

تُعد إدارة جودة المشروع من أهم أساسيات إدارته، وهي المهمة التي توكل إلى قائد المشروع الذي يتأكد من استيفاء المشروع لمعايير الجودة المحددة ويضع تدابير ضمان الجودة، وتقديم نتائج تلبي احتياجات أصحاب المصلحة من المشروع.

وتجمع إدارة جودة المشروع ما بين عمليات تخطيط الجودة أي تحديد شكل الجودة للمشروع، وضمان الجودة أي التأكد من الوفاء بمتطلبات الجودة، ومراقبة الجودة أي مراجعة التقدم المحرز قياسًا إلى الخطة، ومن خلالها يقيس مدير المشروع نوعية الأنشطة والعمليات التي ينطوي عليها المشروع بصورة مستمرة.

2- إدارة الجدول الزمني

من المهم إدارة وقت المشروع عن طريق وضع جدولًا زمنيًا له يتضمن مواعيد إنجاز كل مهمة لرصد ومراقبة المهام، مع الموعد النهائي لتنفيذ المشروع، وإيضاح هذا الجدول لفريق العمل.

ومن خلال الجدول الزمني للمشروع، يتمكن مدير المشروع من معرفة متى يمكن تحويل الموارد عندما تتعرض بعض المهام لخطر التأخير عن التنفيذ في موعدها، بناءً على المواعيد النهائية المُحددة.

3- إدارة المخاطر

تتعدد المخاطر التي تتعرض لها جميع المشاريع في مختلف مراحل تنفيذها ما بين المخاطر المرتبطة بالميزانية أو الأداء أو الجدول الزمني، الأمر الذي جعل من إدارة المخاطر واحدة من أهم أساسيات إدارة المشاريع، فمن خلال هذه العملية يتم تحليل أية مخاطر قد تنشأ على مدى دورة حياة المشروع من أجل إبقاءه على المسار الصحيح وتحقيق المرجو منه.

وبخلاف تحليل المخاطر، تحتاج عملية إدارة المخاطر إلى إبلاغ أعضاء الفريق بها وإعطاء الأولوية لكل خطر وفقًا لمدى احتمالية حدوثه وشدة تأثيره، مع وضع الخطط التي تحدد كيفية الاستجابة لكل خطر للتقليل من حدته أو لمنعه من الأساس.

4- إدارة الميزانية

من أجل ضمان تنفيذ المشروع بنجاح؛ لا بد من إدارة ميزانيته عن طريق تقدير التكاليف ومراقبتها طوال دورة حياة المشروع، حتى يظل المشروع في حدود هذه الميزانية ولا يتجاوزها.

وتُدار ميزانية المشروع من خلال التخطيط للموارد أي التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية منها، وتقدير التكاليف أي تخصيص التكاليف للموارد لتنفيذ المشروع، ثم ميزنة التكاليف أي إدراج جميع أنواع تكاليف المشاريع، وفي النهاية مراقبة التكاليف عن طريق التحكم في الأنشطة والإجراءات المُتخذة لتقليل تلك التكاليف إلى الحد الأدنى.

5- إدارة اتصالات المشروع

يمكن أن يكون المشروع عُرضة للفشل نتيجة ضعف الاتصال بين القائمين عليه، لذلك أُدرجت إدارة اتصالات المشروع من ضمن أساسيات إدارته، وهي العملية التي تحتاج إلى وضع خطة تواصل بين فرق المشروع وقنوات التواصل المُستخدمة، على أن يشمل التواصل أصحاب المصلحة والعملاء.

ومن خلال إدارة اتصالات المشروع يضمن مدير المشروع سير جميع العمليات بسلاسة، وتجنب وقوع أية مشكلات تؤخر من تنفيذه.

6- إدارة نطاق المشروع

تشير إدارة نطاق المشروع إلى مراقبة جميع العناصر المشمولة فيه، إذ يتم تحديد أهدافه ومتطلباته والنتائج المرجوة منه ومعالمه ومواعيده النهائية وتكاليفه، وذلك بهدف ضمان الوفاء بجميع تلك العناصر لتحقيق أهداف المشروع على النحو الأمثل، ولتجنب حدوث مخاطر المشاريع مثل تجاوز الميزانية أو التأخير أو عدم رضا أصحاب المصلحة.

ويقوم مدير المشروع بإدارة نطاقه عن طريق وضع خطة تحد من زحف النطاق، ويتأكد منها أن الموارد المُخصصة للمشروع تُستخدم بكفاءة، وهو ما يُبقي المشروع على المسار الصحيح.

ما هي أفضل الممارسات لأفضل أداء في أساسيات إدارة المشاريع؟ 

أساسيات إدارة المشاريع هي الأنشطة التي تحدث أثناء عملية تخطيط المشروع وتنفيذه، وتشمل أفضل ممارسات إدارة المشاريع إدارة المخاطر، ووضع خطة واضحة للمشروع، ورصد تقدم المهام…وما إلى ذلك. 

تنبثق أهمية تطبيق أساسيات وأفضل ممارسات الإدارة الفعالة للمشاريع من أهمية تطبيق استراتيجيات إدارة المشروع ذاتها، وإليك مجموعة من الأسباب التي ستشجعك على الاستعانة بممارسات إدارة المشاريع الفعّالة. 

أهم أساسيات وممارسات إدارة المشاريع كالتالي:

1- اجعل مخطط وعمليات المشروع واضحة

كلما كان المشروع مُعقدًا كلما ازدادت فرصة عدم الاستقرار، وهنا يأتي دور التخطيط الذكي وعملية إدارة المشاريع، حيث تهدف إدارة المشاريع إلى إنهاء أي اشكاليات أو عدم وضوح من خلال تقديم استراتيجية وطريقة عمل واضحة منذ بداية انطلاق المشروع. 

2- اجعل التكاليف تحت السيطرة

قد تستدعي بعض المشاريع المزيد من النفقات والتكاليف، وذلك اعتمادًا على حجم نطاق المشروع، فيصبح مراقبة التكاليف والميزانية أمرًا حتميًا، ومن شأن الاستعانة بممارسات إدارة المشاريع أن تقلل من احتمال تعدي حدود الميزانية المُقررة للمشروع. 

3- اكتسب الخبرة

تكتسب المنظمات الخبرة بإقدامها على القيام بعدة مشاريع في مجالات مختلفة خلال فترة عملها، فأساس المنظمة المعرفي هو إدارة المشاريع الذي يساعدها على اكتساب الخبرة والمعارف، وذلك يمكنك من التخطيط الأفضل للأنشطة المطلوبة لإدارة مشروع تمتلك فيه الخبرة المسبقة.

4- اعتمد على الاستغلال الأمثل للموارد

سواء كنت تعمل على مشروع بسيط أو مشروع ضخم، يؤدي الاستخدام غير الفعّال للموارد إلى كارثة، ومن شأن استخدام النهج الصحيح لإدارة المشروع أن يساعدك في تحديد كيفية الاستخدام الفعال للموارد لصالح المشروع.

فالمشاريع الصغيرة ومتوسطة الحجم -على سبيل المثال- تستفيد من استراتيجية مرنة، في حين تستفيد المشاريع الكبيرة من تطبيق طريقة تقليدية لإدارة المشاريع.

5- تواصل دائمًا

تتضمن خطة المشروع الناجح نظام تواصل فعال، ويشكل الاتصال جزءًا بالغ الأهمية من إدارة المشاريع، فقد يكون له أثر كبير على فعّالية الفريق.

وقد كشفت دراسة أجريت لبحث أسباب فشل المشروع في القطاع المالي في المملكة المتحدة أن انهيار نظام التواصل كان السبب الرئيسي لإخفاق 57% من المشاريع.

6- اعقد اجتماعًا مع أصحاب المصلحة

جميع أصحاب المصلحة في المشروع مدعوون إلى هذا الاجتماع الأولي، وتتم فيه مناقشة علاقتهم بالأهداف الرئيسية للمشروع، كما يكفل مدير المشروع تطابق مصالح جميع أصحاب المصلحة. 

إن اجتماع إطلاق المشروع يجعل بناء استراتيجية اتصال متينة للمشروع أمرًا سهلاً من خلال إطلاع الجميع على الخطة والتطورات في العمل. 

7- حدد أهدافًا ونطاقًا واضحين

من المهم تحديد نطاق إدارة المشروع والحصول على الموافقة عليها من جميع الجهات المشتركة في المشروع، إضافةً إلى وضع أهداف في بداية دورة حياة المشروع، وينبغي أن يتناول النطاق أيضًا مسائل أساسية مثل أهداف المشاريع، ونواتج المشاريع، ومعايير الأداء، والقيود المفروضة على المشاريع.

8- تابع مع مديرك وسجل ملاحظاته

هناك فرصة دائماً لمزيد من التعديل والتحسين على العمل، ولهذا ينبغي عليك الاستفادة من الملاحظات التي يتركها لك المدير.

احرص على توظيف التغذية الراجعة في دورة حياة المشروع الخاصة بك، كما ويمكنك أيضًا استخدام الملاحظات للتركيز على التعلم من أخطائك وتجنب الأخطاء المماثلة في المستقبل.

كمدير للمشروع، يمكنك أيضا طلب تعليقات من فريقك لمعرفة نقاط قوة وضعف الفريق والعمل على تحسين قدرات إدارة مشروعك. 

9- انشئ خطة موارد 

لا يُعقل أن تُستغل الموارد بطريقة عشوائية من قبل أي فريق عند العمل على مشروعٍ ما، وفي كثير من الأحيان، يتعين حتى على أعضاء الفريق أو مدير المشروع إدارة العديد من المشاريع في الوقت نفسه، وهذا يتطلب وجود إدارة ممتازة للموارد. 

وتقدم خطة الموارد لمحة عامة عن جميع الموارد المتاحة وعن أفضل الأماكن التي تستخدم فيها، تمكّنك ممارسات إدارة المشاريع الحديثة من تخصيص مواردك، وتوزيعها بطريقة واضحة ومفهومة. 

10- انشئ فريق للتعامل مع المخاطر

المخاطرعنصر لا يمكن تجنبه في أي مؤسسة، ويبذل مديرو المشاريع المتمرسون كل ما في وسعهم للحد من أخطار المشروع مع وضع خطة بديلة تحسبًا إذا ساءت الأمور، إن وجود فريق نشط للاستجابة للمخاطر يجنبك عرقلة تقدم المشروع فهم يكونون على أهبة

11. خصص ميزانية واقعية

يجب الاستعداد للتعامل مع أي خطر أو أزمة طارئة يهدد استقرار ونجاح المشروع، ووفقاً لمؤسسة إدارة المشاريع (PMI)، أبلغ 27% من الشركات عن استخدام إجراءات واسعة النطاق لإدارة المخاطر في مشاريعها في عام 2018. 

12- توقع الحاجة للتغيير

قد يُعدل نطاق العمل في المشروع، ولدى مديري المشاريع الماهرين دائما استراتيجية لإدارة التغيير، ففي بعض الأحيان قد تتسبب التعديلات الضئيلة في أزمات كبيرة للفريق وقد تتطور الأمور لتخرج عن السيطرة في المشروع.

ويُعرف هذا بـ"ازدحام النطاق"، حيث كانت أزمة مشهورة أثرت على أكثر من نصف جميع المشاريع في عام 2018، فتوقع التغيير والتمتع بالمرونة الكافية للاستجابة له هو أحد ممارسات إدارة المشاريع الممتازة. 

13- تأكد من أن كل شيء موثق بشكل صحيح

يعد الاحتفاظ بسجل كامل للمشروع يُشرح كل قرار من أعظم استراتيجيات إدارة المشروع، فعندما تمتلك وثائق شارحة ومُفصلة، يكون من السهل عليك الحصول على أي معلومة بسرعة، كما ويمكن لمدير المشروع والفريق الرجوع إلى هذه الوثائق في حال واجهوا مشكلة. 

ومع ذلك، ينبغي أن يبقى مدراء المشاريع متيقظين، فكثير من مدراء المشاريع يهتمون أكثر من اللازم بالحفاظ على الوثائق المناسبة مغفلين الهدف العام للمشروع. 

ترغب جميع المنظمات بالتفوق على نفسها وعلى المنظمات المنافسة، غير أن بعض مديري المشاريع يتمادون بتحديد معالم غير واقعية للمشروع والاتفاق على جداول زمنية أو مهام يستحيل إنجازها، فيبدأ العملاء بالمطالبة بتسلم منتجاتهم في مدة زمنية قصيرة، فينهار المشروع في خضم محاولة مسابقة الزمن وإنجاز المهام غير الواقعية. 

14- راجع أداءك

إن أفضل طريقة للتعلم من الأخطاء هي دراسة أدائك ومراقبة الإنجازات، فمدراء المشاريع يستخدمون هذه المهارة ويحثون فرق المشاريع على تطبيقها عند إدارة المشاريع، اعقد اجتماع وناقش فيه عيوب المشروع وأساليب إدارة المشروع التي يجب استخدامها للتغلب عليها. 

هل تعتبر تطبيق هذه القائمة من ممارسات إدارة المشاريع لمساعدتك في إنجاز مشروعك بسهولة وتحقيق الأهداف أمراً صعباً؟ فكر مجدداً! فهذه الممارسات هي سبيلك نحو إدارة فعّالة لمشاريعك!

أهم دورات إدارة المشاريع

الاطلاع على أفضل ممارسات إدارة المشاريع من خلال هذا المقال لا يكفي لتعلمها بكفاءة، بل من الأفضل الانضمام لدورات تدريبية تساعدك على فهم وتطبيق هذه الممارسات على نحو أوضح وأدق وأكثر تفصيلاً مع مدرب مُعتمد.

وتقدم لك بكه مجموعة من أهم دورات إدارة المشاريع المُعتمدة دوليًا، والتي من خلالها تتمكن من الإلمام أيضًا بأهم معارف ومهارات هذا المجال، بدءًا من الصفر حتى مستوى الاحتراف، وفيما يلي نعرض لك أهم هذه الدورات:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• دورة شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة شهادة PRINCE2 
• دورة برنس 2 إدارة المشاريع أجايل
• دورة شهادة CAPM 
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• دورة شهادة P3O
• دورة شهادة PMI-SP
• دورة شهادة MSP
• دورة شهادة PGMP
• دورة شهادة PFMP
• دورة شهادة MOP

لمعرفة المزيد عن إدارة المشاريع وأفضل الدورات المتعلقة بهذا الموضوع، قم بزيارة صفحة دوراتنا التدريبية بكاملة.

الخاتمة:

إدارة المشاريع تتطلب اتباع أساسيات محددة لضمان نجاح المشروعات. أحد هذه الأساسيات هو جعل مخطط المشروع وعملياته واضحة ومفهومة للفريق، مما يساعد في تفادي الاشكاليات وتحقيق التقدم بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تبقى التكاليف تحت السيطرة وفي الحدود المحددة، ويمكن ذلك من خلال تنفيذ استراتيجيات فعّالة لإدارة الميزانية والموارد. كما يعتبر اكتساب الخبرة والتعلم المستمر جزءًا أساسيًا من عملية إدارة المشاريع، حيث يمكن استخدام الخبرة المكتسبة في تحسين أداء المشاريع القادمة.

أما بالنسبة لأفضل الممارسات في إدارة المشاريع، فينبغي تحديد وتوثيق أهداف المشروع ونطاق العمل بوضوح واضح منذ البداية، بالإضافة إلى وجود خطة لإدارة المخاطر والتغييرات المحتملة. يتطلب أيضًا استخدام التواصل الفعّال والمستمر داخل الفريق ومع جميع أصحاب المصلحة، بالإضافة إلى مراقبة الأداء والتقدم بانتظام وتوثيق كل القرارات والملاحظات لضمان الشفافية وتوثيق الخبرة.

ختامًا، اعتمادك على أفضل الممارسات في إدارة المشاريع يعني تطبيقك للأنشطة التي تساعدك على إدارة المشروع في المسار الصحيح، من التخطيط إلى التنفيذ، وهذا بدوره من العوامل التي تساعدك على تفادي الأخطاء التي قد تهدد بفشل المشروع مثل المخاطر.