زيادة الإنتاجية: أهم عوامل زيادة الإنتاجية

يُعد مصطلح الإنتاجية من المصطلحات التي يمكن استخدامها في مختلف مجالات الحياة، ولا يمكن أن يقترن مصطلح الإنتاجية بالعمل إذ لم تكن النتائج فورية وملموسة. من الضروري ملاحظة أنه لا ينبغي السعي وراء الإنتاجية على حساب رفاهية الموظف أو جودة العمل. النهج المتوازن الذي يؤكد على الكفاءة والفعالية هو المفتاح لتحقيق الإنتاجية المستدامة في العمل.

معنى زيادة الإنتاجية:

تشير الإنتاجية في العمل إلى مقياس مدى كفاءة وفعالية الفرد أو الفريق في أداء مهامهم وتحقيق الأهداف وتحقيق النتائج المرجوة في إطار زمني معين. إنه مؤشر رئيسي لمستوى المخرجات أو النتائج المحققة بالنسبة للموارد والوقت والجهد المستثمر.

لا تقتصر الإنتاجية على الانشغال فقط أو العمل لساعات طويلة ؛ يركز على نوعية وكمية العمل المنتج. تشير الإنتاجية العالية إلى أن الأفراد أو الفرق قادرون على زيادة الإنتاج مع تقليل الوقت الضائع أو الموارد أو الجهد الضائع.

اقرأ ايضًا: ضعف الإنتاجية في العمل: أهم 10 أسباب ضعف الأدء الوظيفي

طرق تحسين الإنتاجية للموظفين في العمل:

ويجدر التنويه في البداية إلى أن زيادة الإنتاجية في العمل، ليس بالأمر الصعب على الإطلاق، إذ أنه لا يحتاج سوى لإجراء بعض التغيرات الفردية في أسلوب العمل، فضلًا عن تنفيذ بعض الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها في زيادة الإنتاجية، والتي يمكن توضيحها فيما يلي:

غالبًا ما تتضمن معالجة الأسباب الكامنة وراء ضعف الإنتاجية تنفيذ استراتيجيات لتحسين العمليات، وتعزيز الحافز والمشاركة، وتحسين تخصيص الموارد، وتعزيز التواصل الفعال، ودعم التوازن بين العمل والحياة.

1- إعطاء الأولوية للمهام يوميًا

قبل الشروع في القيام بأي عمل في بداية كل يوم، يجب تخصيص بضعة دقائق من أجل تحديد المهام المقرر القيام بها، وترتيبها حسب أولوياتها من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية، مع تحديد موعد لكل مهمة، هذا الأمر يساعد بشكل كبير على الاستفادة من الوقت لزيادة الإنتاجية في العمل.

2- الحصول على فترات راحة

الإرهاق في العمل يؤثر بشكل مباشر على إنتاجيته، ولذلك فمن الضروري الحصول على فترات راحة بين كل مهمة وأخرى، قبل الشعور بالإرهاق، ويمكن قضاء تلك الفترات بالجلوس في صمت، أو بتصفح مواقع التواصل الاجتماعي، أو بإجراء مكالمة هاتفية مع صديق، أو بتناول مشروب ساخن.

ولا بد من الإشارة إلى أن فترات الراحة بين المهام تعيد شحن الطاقة وتصفي الذهن، وبالتالي فهي تساعد على اتخاذ القرارات بصورة أفضل، وإدارة الضغوطات فور ظهورها، وإحداث فرقًا كبيرًا في الأداء، لأن الإنتاجية تتضاءل كلما طالت فترة العمل دون راحة.

3- تفويض المهام إلى آخرين

جميع أماكن العمل، تطلب تنفيذ أغلب المهام أو جميعها خلال فترات زمنية معينة، وعلى الرغم من بذل البعض جهودًا مضاعفة من أجل إنجاز تلك المهام في وقتها المُحدد سواء بالعمل في ساعات متأخرة أو استكمال العمل في المنزل؛ إلا أن البعض لا يستطيع الانتهاء منها.

وفي تلك المواقف، يمكن توزيع بعض من المهام المطلوبة على زميل أو أكثر، فذلك يمكن أن يزيد من الإنتاجية، وأيضًا تعزيز ثقافة المكتب من خلال تحفيز الموظفين الآخرين على زيادة إنتاجيتهم في العمل، لثقتهم في قيامهم بأعمالهم وأعمال إضافية.

4- الاهتمام بتدريب الموظفين إداريا:

يجب الاهتمام بتدريب الموظفين في الأمور الإدارية والاشتراك في دورات إدارية معتمدة تساعدهم في مجال عملهم. فقسم الموارد البشرية مثلًا يجب أن يحضر دورات معتمدة في إدارة الموارد البشرية لزيادة إنتاجيتهم ولمعرفة أحدث الطرق في التعامل مع الموظفين.

5- تحديد أهداف قصيرة الأجل

يتعين على الموظف أو القائم بأي عمل، تحديد أهداف من العمل، على أن تكون تلك الأهداف قصيرة الأجل وقابلة للتحقيق، إذ يُعد ذلك من أفضل الطرق لزيادة الإنتاجية في العمل، لأن هذا العامل يساعد على إدارة الوقت والموارد، وزيادة تحفيز وحماس العامل حتى تزداد إنتاجيته في العمل.

6- تجنب عوامل التشتت

لزيادة الإنتاجية في العمل، يجب الابتعاد عن جميع عوامل التشتت التي تهدر الوقت وتقلل من كفاءة المهام، فالتركيز خلال إنجاز العمل يتطلب التوقف عن التحقق من البريد الإلكتروني باستمرار، والتوقف عن تصفح الهاتف، ومتابعة إشعارات مواقع التواصل الاجتماعي، وتبادل الأحاديث الجانبية، وغير ذلك من المشتتات.

7- الاحتفاظ بالملفات بطريقة منظمة

يمكن تحقيق المزيد من الإنتاجية في العمل عن طريق الاحتفاظ بالملفات والمجلدات في جزء مخصص لها على جهاز الكمبيوتر، وكذلك الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني والمهام وجهات الاتصال الخاصة بالموظف في مكان يسهل الوصول إليه.

ويمكن التدريب على برامج إدارة المشاريع مثل برنامج ميكروسوفت بروجكت وغيره من البرامج المهمة في هذا الشأن.

8- الحفاظ على بيئة عمل نظيفة

من العوامل الضرورية لتحقيق المزيد من الإنتاجية في العمل، تهيئة بيئة عمل نظيفة، تساعد على التركيز في العمل ولا أي شيء غيره، وذلك بالحفاظ على تنظيم المكتب وخلوه من أي فوضى أو شيء غير ضروري، مع التأكد من قوة الإضاءة في مساحة العمل حتى تصبح الرؤية واضحة.

9- تدوين الملاحظات

من أجل تذكر المهام المطلوب إنجازها، وتسليمها في وقتها المُحدد سلفًا؛ يجب تدوين قائمة بها في دفتر الملاحظات أو الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي، فهذه الطريقة تساعد على تتبع المهام دون نسيان أيًا منها.

10- استخدام نظام المكافآت

من أكثر الطرق الفعالة لضمان زيادة الإنتاجية في العمل، اتباع نظام المكافأة الذاتية عند إنجاز أي مهمة، فمكافأة النفس تساعد على تحفيزها من أجل إنتاج المزيد.

وليس بالضرورة أن تكون المكافأة مادية، بل هناك عدة صور لها، مثل فعل شيء يمكن الاستمتاع به كتناول وجبة مفضلة أو مشروب مُحبب، أو الذهاب إلى مكان يبعث الراحة على النفس.

اقرأ أيضًا عن طرق وأفكار تحفيز الموظفين.

11- تحديد وقت العمل الأكثر إنتاجية

في حال العمل من المنزل؛ فسيكون من المُجدي تحديد وقت العمل الذي يزداد فيه نشاط الشخص، والذي يختلف من شخص لآخر، فالبعض تزداد إنتاجيتهم خلال فترات المساء، وآخرين لا يصلوا إلى قمة تركيزهم إلا في الصباح.

وبالتالي، فمن الضروري تحديد ساعات العمل وتثبيتها يوميًا، وهي الساعات التي يزداد فيها الشعور باليقظة والتركيز.

12 - تغيير مكان العمل

في حالة العمل ع بُعد، يمكن تغيير بيئة ومكان العمل، بالذهاب إلى المكتبة أو الحديقة أو الأماكن المتاحة للقيام بالأعمال أو المقهى المُفضل، إذ يمكن أن يلعب ذلك دورًا في تحفيز أفكار جديدة، أو التفكير بهدوء للوصول إلى حل لمشكلة مُعقدة.

اقرأ أيضًا: التنوع في مكان العمل.

13- عدم القيام بعدة مهام في وقت واحد

يعتقد البعض أن القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت، يساعد على إنجازها خلال فترة زمنية وجيزة، ولكن قد يضر ذلك بالإنتاجية أكثر مما يفيدها، لأن تعدد المهام يقلل من التركيز المطلوب، ويصيب بالتشتت، وهو ما يؤدي بدوره إلى إهدار الوقت.

14- إعداد جهاز الحاسوب للعمل

تؤثر مدى كفاءة جهاز الحاسوب المُستخدم في العمل، على إنتاجيته، لذلك لا بد من إعداد الجهاز جيدًا قبل الشروع في أي عمل.

15- استخدام التقويم في العمل

من العوامل التي تساعد على زيادة الإنتاجية في العمل دون إهدار للوقت، استخدام التقويم في تحديد مواعيد الاجتماعات، ومواعيد الانتهاء من المهام.

كما يمكن الاستفادة من التقويم في إرسال تقارير منتظمة إلى المديرين، بما يساعد على تذكر المواعيد النهائية للأعمال المطلوبة.

والبعض يعتقد أن طلب المساعدة التقنية في حال مواجهة أية مشكلة بالحاسوب، تجعلهم يبدون في نظر البعض غير أكفاء أو لا يستطيعون التعامل مع المشكلات التقنية، ولكن هذا من المعتقدات الخاطئة، فليس من العيب طلب المساعدة عندما لا يعمل جهاز الحاسوب بالكفاءة المطلوبة، وعند فحصه؛ يمكن ملاحظة الإجراءات المُتبعة لمعرفة كيف يمكن معالجة الأمر في حال تكراره.

قدمنا في مقال آخر ببيان أسباب ضعف الإنتاجية في العمل، وفي هذا المقال تناولنا مجموعة من النصائح الفعالة التي تساعد على زيادتها، والتي يمكن تنفيذها بالكامل أو بعضها، لتحسين الإنتاجية في العمل، وتحقيق التوازن بينه وبين الحياة الخاصة.