معوقات إدارة المشاريع: أهم المشاكل والصعوبات وأنوعها

تعتمد جميع المنظمات على إدارة المشاريع في تحقيق العديد من الأهداف التي تصبو إليها وأبرزها زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف والحد من المخاطر، ويستعين مديرو العمليات وأعضاء فرقهم بالعمليات التي تتم في إدارة المشاريع في تنظيم الخطط المعقدة والوصول إلى أفضل النتائج في الوقت المُحدد والميزانية المرصودة، نتناول كل ذلك فيما يلي بالتفصيل من خلال السطور التالية.

تحديات إدارة المشاريع:

تتعدد مراحل إدارة المشروع ما بين البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق والمراقبة، وخلال تنفيذ أي مرحلة من تلك المراحل؛ قد تظهر معوقات وتحديات تمنع استكمال المشروع أو تحد من استكماله على النحو المُتفق عليه، تلك المشكلات يمكن أن تتعلق بالميزانية أو الموارد أو النطاق أو غير ذلك.

وتختلف معوقات إدارة المشاريع باختلاف حجم كل مشروع، وذلك على النحو التالي:

معوقات إدارة المشاريع الصغيرة:

على الرغم من عدم صعوبة المشاريع الصغيرة؛ إلا أن إدارتها في حد ذاتها تشكل تحديًا كبيرًا للفرق والمديرين، لأنها تتطلب منهم العمل في نطاق محدود من حيث الميزانية والوقت مع الالتزام بالجودة، وذلك بخلاف بعض المعوقات التي تواجه تلك المشاريع والتي نوضحها فيما يلي:

1- الفشل في تقليص ضوابط المشروع

تتبع بعض الشركات عند تنفيذ المشروعات الصغيرة نهجًا يعتمد على تقليص ضوابط المشروع وهو ما يزيد من احتمالية فشله في حال عدم وجود مدير مشروع لديه معرفة شاملة بمنهجية المشروع وقادرًا على تقليص تلك الضوابط لتناسب حجم المشروع.

ومثلما تحتاج المخاطر التي تواجهها المشاريع الكبيرة إلى إدارة؛ فإن مخاطر المشاريع الصغيرة تحتاج إلى نفس الإدارة، وهو ما يضمن تقييم كافة المشاريع بطريقة فعالة.

2- عدم وجود رعاية من الإدارة العليا

من المعوقات التي تواجه المشاريع الصغيرة، عدم تلقيها الاهتمام الكافي من الإدارة العُليا، هذا الإهمال الذي قد يخرج تلك المشاريع عن مسارها ويعرضها للفشل، على الرغم من أنها قد تكون مقدمات لمشاريع أخرى أكبر.

اقرأ أكثر عن أدوات إدارة المشاريع.

3- تمدد نطاق المشروع

خلال تنفيذ المشاريع الصغيرة ذات النطاق المحدود، تضيف بعض المؤسسات أجزاء أخرى إليها، لأنها ترى أن تلك المشاريع تُنفذ تحت سيطرتها، ومعرفة ذلك يعتبر من أهم أساسيات إدارة المشاريع.

وهذا الأمر يؤدي إلى توسيع نطاق المشروع دون أن يتم الاتفاق على ذلك في بداية تنفيذه، وهو ما يفسر عدم وضع مديرو الأعمال أسمائهم في سجل التغيير الرسمي.

4- تغيير الفرق الصغيرة:

من مخاطر إدارة المشاريع الصغيرة، احتمالية تغيير الفرق التي تتولى تنفيذها، فقد يغادر أحد الأعضاء الرئيسيين في الفريق نتيجة الضغوط التي يتعرض لها، خاصة إذا كان مدير المشروع المُطالب بتغطية المشتريات والتفاوض مع البائعين وإدارة العقود والقيام بمهام أخرى، ولذلك لا بد من معالجة مثل تلك المخاطر والتخفيف من آثارها، بضم عضوًا جديدًا إلى الفريق على الفور.

5- صعوبات الوصول إلى المهارات المتخصصة

لا تستطيع الفرق التي تدير المشروعات الصغيرة الاستعانة بالمتخصصين وطلب الحصول على خدمات مستشار أو أي شخص من المنظمة الرئيسية، نتيجة محدودية الموارد المُخصصة لها.

6- إهمال التواصل مع أصحاب المصلحة والمستخدمين

تؤدي محدودية الموارد والميزانيات في المشاريع الصغيرة إلى التركيز على المنتجات والتسليمات وإهمال المجالات الناعمة وأبرزها التواصل مع أصحاب المصلحة والمستخدمين، وبالتالي عدم تشغيل إستراتيجية اتصالات واسعة النطاق.

اقرأ أيضًا: دليل شامل عن منهجية إدارة المشاريع المرنة Agile.

معوقات إدارة المشاريع المتوسطة والكبيرة

وبخلاف المعوقات السابقة، تواجه إدارة المشاريع المتوسطة والكبيرة عدة تحديات أخرى نستعرضها فيما يلي:

1- المعوقات التسويقية في إدارة المشاريع

هناك عدة عوامل تؤدي إلى ظهور المشكلات التسويقية في إدارة المشاريع وهي:

• إهمال التخطيط التسويقي ونظم المعلومات التسويقية وبحوث التسويق، والتركيز بدلًا من ذلك على المفهوم البيعي.
• الاعتماد على سياسة الإغراق السلعي وعدم دراسة الأسواق الخارجية، وهو ما يؤدي إلى توقف المنظمات عن العمل بصورة نهائية أو مؤقتة نتيجة ضيق المعابر التسويقية وعدم تصريف المنتجات.

2- المعوقات الاجتماعية والثقافية في إدارة المشاريع

تتمثل المعوقات الاجتماعية والثقافية في إدارة المشاريع فيما يلي:

• لا يمكن القيام بمشروع ناجح دون وجود مهارات اتصال مكتوبة وشفوية متطورة، فضعف التواصل بين مدير المشروع وأعضاء الفريق يؤدي إلى تأخير إنجاز المهام.
• عدم وجود أهداف محددة وقابلة للقياس يعمل الفريق من أجلها، فإذ لم يدرك كل عضو من أعضاء الفريق أهداف المشروع وتوقعات أصحاب المصلحة بشأنها؛ فسوف يهدرون الوقت والموارد في إنجاز أشياء لا تحقق الأهداف المرجوة.
• وجود فجوات في المهارات التي يتمتع بها أعضاء الفريق، وهو ما يمنع تلبية الكفاءات المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع، وبالتالي ستكون هناك فجوة بين تلك الأهداف والنتائج النهائية.
• افتقار القادة وأعضاء الفريق إلى المساءلة عن الأخطاء، وبالتالي عدم استعداد أي شخص لتحمل عواقب أفعاله، وهو ما يُضر من معنويات الفريق ويبطئ من الإنتاجية.
• تتأثر جودة العمل داخل المشروع بالصراعات التي تنشب بين أعضاء الفريق، وذلك في حال عدم التوصل إلى حلول لها.

3- المعوقات القانونية في إدارة المشاريع

تواجه إدارة المشاريع العديد من المشكلات القانونية وهي كما يلي:

• عدم وجود تشريعات وقوانين تحمي المنظمات المنفذة للمشاريع.
• غياب الضمانات الاجتماعية للمشاريع الاستثمارية التي تنفذها مختلف المنظمات.

4- المعوقات الاقتصادية في إدارة المشاريع

من أبرز المعوقات الاقتصادية التي تواجهها إدارة المشاريع:

•  ضعف الميزانية والذي يؤدي إلى نتائج غير مرغوب فيها، إذ تحدث تجاوزات في التكلفة في حال عدم التعامل مع الأمور المالية بشكل فعال، الأمر الذي يهدد من استكمال المشروع أو إتمامه بنجاح.
• عدم كفاية الموارد التي تساعد في إدارة مشاريع مثل القوى العاملة والمعدات والأموال، وهو ما يؤدي إلى تراكم أعمال المشاريع وعدم استكماله.

أنواع المخاطر في المشروع

تُعرف المخاطر في المشروع بأنها الأحداث المُحتمل وقوعها والتي تترك أثرًا سلبيًا على نتيجة المشروع وتمنع تحقيق أهدافه، وتتعدد تلك المخاطر في المشاريع بين كامنة وشائعة، كما تتراوح عواقبها بين انتكاسات صغيرة وفشل المشروع بالكامل.

وفي كل الأحوال، لا بد من إدراك أنه لا يمكن القضاء على مخاطر المشاريع نهائيًا، ولكن يمكن التعامل معها للتقليل من آثارها، وذلك بعدة طرق وهي: قبول المخاطر، تخفيف المخاطر، تجنب المخاطر، نقل المخاطر، تقاسم المخاطر.

وتتمثل أنواع المخاطر في المشروع فيما يلي:

• المخاطر التشغيلية.
• المخاطر الأمنية.
• المخاطر القانونية.
• مخاطر الحوكمة.
• المخاطر الاستراتيجية.
• مخاطر السوق.
• مخاطر الأداء.
• المخاطر البيئية.
• مخاطر الجدولة.
• مخاطر التكلفة.
• المخاطر التكنولوجية.
• مخاطر الاتصال.
• مخاطر موارد المهارات.
• المخاطر الخارجية.

وتقدم منصة بكه دورة تدريبية مُعتمدة في إدارة المخاطر، لتعزيز المعارف المرتبطة بهذا المجال.

تحليل سوات  لاكتشاف التحديات وحلها:

تستعين مختلف الشركات بتحليل SWOT الذي ابتكره ألبرت همفري، للتغلب على التحديات التي تواجهها وتحديد الأدلة الجديدة الواجب متابعتها، ويمكن تعريفه بأنه عملية تخطيط تتضمن نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات، الهدف منها هو زيادة الوعي بالعوامل التي تلعب دورًا في وضع استراتيجية عمل أو اتخاذ قرارًا تجاريًا، من خلال تحليل البيئة الداخلية والخارجية.

ولا يقتصر استخدام تحليل SWOT على المنظمات فقط؛ بل يستخدمه أيضًا الأفراد للتقييم الشخصي، ويُستخدم في تقييم المشاريع والمنتجات والمبادرات.

وعند صياغة تحليل SWOT، يتم إنشاء جدولًا ثم يُقسم إلى أربعة أعمدة، ووضع العناصر المؤثرة بجانب بعضها البعض للمقارنة، وعلى الرغم من وجوب ارتباط بين نقاط القوة والضعف وبين الفرص والتهديدات؛ إلا أنه لن يحدث تطابق بينهم.

ويفيد هذا التحليل في تحديد المخاطر التي تواجهها الشركة، ومن ثم تحديد الإجراء الأنسب سواء كان القضاء على الضعف الداخلي أو التقليل من تأثير التهديد الخارجي.

دورات إدارة المشاريع:

تتيح منصة بكه الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها في مجال إدارة المشاريع. وتساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الخاتمة:

استعرضنا في هذا المقال المشاكل والصعوبات التي تواجه إدارة المشاريع الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، وأنواع المخاطر في المشروع، وتعريف تحليل SWOT وفوائده. وتعلمنا أن في إدارة المشاريع الصغيرة، تعتبر الفرق والمديرون مواجهة تحديات كبيرة، مع الاضطرار للعمل في إطار زمني وميزانية محدودين. يتسبب الفشل في تقليص ضوابط المشروع وعدم الاهتمام الكافي من الإدارة العليا في عقبات إضافية. بالنسبة للمشاريع المتوسطة والكبيرة، تظهر تحديات أخرى مثل المشكلات التسويقية والاجتماعية والثقافية، مما يؤثر على جودة العمل ويقلل من الإنتاجية.