دراسة الحالة Business Case: كيفية إعدادها وأهميتها وأهداف الدراسة وخصائصها ومتطلباتها ومسار تطويرها

دراسة الحالة للمشاريع هي وثيقة توضح مشروعًا محددًا، تتضمن أهدافه وتكاليفه وفوائده المتوقعة، لإقناع أصحاب المصلحة بقيمته. تساعد على تقييم الخيارات، وتوفير مستند قوي، وتسهيل إدارة المشروع وتقييمه. أهدافها تشمل إقناع صناع القرار بالبدء في التنفيذ، وتحديد أولويات المشاريع، ومقارنة الأفكار المختلفة، وإدارة نطاق المشروع بفعالية.

في ظل اشتداد التنافس بين مختلف المنظمات في الوقت الحالي؛ بات يتعين على كل منظمة اتباع جميع الإجراءات التي تضمن لها إنجاز مشاريعها بنجاح، وبالتالي زيادة رضا العملاء، واكتساب سُمعة مميزة في السوق، وتُعد دراسة حالة المشاريع واحدة من تلك الإجراءات التي تساعد على تسويق العلامة التجارية للمنظمة بشكل أفضل في حال تنفيذها على النحو الأمثل، وفي هذا المقال نوضح تعريف دراسة الحالة للمشروع وكيفية إعدادها وأهميتها.

مفهوم دراسة الحالة في المشاريع:

تُعرف دراسة الحالة للمشاريع Business Case بأنها وثيقة تسلط الضوء على المشروع المُقترح والذي من المقرر أن تتولى المنظمة إدارته، وهي تتضمن أهداف المشروع وتكاليفه، وما يثبت أن فوائده تتجاوز تكاليفه، وما هي العوامل الداعمة لتنفيذه، وذلك لإقناع أصحاب المصلحة بقيمته، وأن الاستثمار فيه سيؤدي إلى تحقيق العديد من المكاسب.

وتجمع دراسة الحالة التي يكتبها مدير المشروع أو محلل الأعمال، ما بين خطة تسويق المشروع واستراتيجيته والتقييم المالي له، إضافة إلى نظرة شاملة حول آلية استفادة المنظمة من المشروع.

وتُعد موافقة أصحاب المصلحة على دراسة حالة المشروع، بمثابة إشارة للبدء في التخطيط له.

ودراسة الحالة الشاملة والمبنية جيدًا توضح العملاء المُحتملين، وكيف يمكن للشركة تقديم الخدمات أو المنتجات لهم.

أنواع دراسة الحالة:

تتعدد أنواع دراسة الحالة لتشمل ما يلي:

1- دراسات الحالة الاستراتيجية

دراسة الحالة الاستراتيجية هي عبارة عن وثيقة تحتوي على معلومات موجزة عن المشروع وفوائده وأهدافه وأهم المخاطر التي تواجهه، ويتم إنشائها في بداية دورة حياة المشروع بعد تحديد المشكلة، وذلك حتى يعطي مجلس إدارة المنظمة الضوء الأخضر للبدء في المشروع.

وتتضمن دراسة الحالة الاستراتيجية للمشروع مجموعة من العناصر المهمة وهي خلفية المشروع ورؤيته والنتائج المتوقعة من تنفيذه والتكاليف والموارد المطلوبة، إضافة إلى تحليل الخيارات والتوصيات.

2- دراسات الحالة الاقتصادية

يتم تصميم وثيقة دراسة الحالة الاقتصادية للمشروع خلال تنفيذه، وذلك بعد إعداد الحل ووضع الخطة الجاهزة للتنفيذ، وتتضمن كيفية تقدير فوائد المشروع وتكاليفه بشكل أكثر شمولًا.

ويتم إعداد هذه الدراسة بغرض إبراز آثار المشروع ماليًا واجتماعيًا وبيئيًا، لذلك لا بد من احتوائها على نطاق المشروع وأهدافه وخطة تنفيذه وخطة تحقيق الفوائد المرجوة، مع تحليلًا مفصلًا لتكاليفه والميزانية المُخصصة له، إلى جانب خطة تتناول مخاطر المشروع وكيفية إدارتها والتخفيف من حدتها، وخطة أخرى توضح قنوات التواصل مع أصحاب المصلحة.

3- دراسات الحالة التشغيلية

وهي الوثيقة التي يتم إعدادها في نهاية المشروع والتي توجه كيفية تنفيذه، وتتضمن التعليمات التي توضح كيفية قيام فريق العمل بأنشطتهم ومهامهم، إذ تحدد أدوار ومسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق.

كما تتضمن دراسة الحالة التشغيلية معلومات عن نطاق المشروع ونتائجه وجدوله الزمني، وخطة إدارة التغيير وأخرى لإدارة الجودة، إضافة إلى مؤشرات الأداء والدروس المستفادة من المشروع.

الـ 4 مكونات components دراسة الحالة:

تتكون دراسة الحالة لأي مشروع من أربعة مكونات أساسية تشمل ما يلي:

1- الموجز التنفيذي

يحتوي الموجز التنفيذي على وصف موجز لدراسة الحالة بالكامل مكون من فقرة واحدة، إذ يشتمل على أهم معلومات المشروع وهي أهدافه ونتائجه وأصل فكرته.

2- القسم المالي

يُعد القسم المالي من أهم مكونات دراسة الحالة والذي يطلع عليه المسؤولون عن تمويل المشروع، إذ يتضمن جزأين أساسيين وهما:

• التقييم المالي: أي تقييم القوة المالية للمشروع وأرباحه المتوقعة وجميع آثاره المالية، ويتضمن مقارنة تكاليف المشروع بفوائده المتوقعة، ومن خلاله يتأكد مسؤولو التمويل من تضمين جميع التكاليف المحتملة للمشروع.
• تحليل مخاطر المشروع: يتناول هذا الجزء المخاطر المُحتملة للمشروع وكيفية التغلب عليها، وقياس مدى تأثيرها على نتائج المشروع.

3- تعريف المشروع

يُعد هذا القسم هو الأهم بالنسبة لأصحاب المصلحة في المشروع، لأنه يوفر المعلومات الأساسية حوله والتي تشمل ما يلي:

• المعلومات الأساسية: وهي أسباب قيام المنظمة بتنفيذ المشروع، والتي تنحصر ما بين ظهور مشكلة ناشئة أو من أجل مواكبة الظروف المتغيرة أو لظهور فرص نمو جديدة.
• الهدف من الأعمال التجارية: يتناول هذا القسم هدف المشروع وكيفية تجاوز التحديات المُحتملة.
• المزايا والقيود: وهي الفوائد المالية وغير المالية للمشروع وكيف تساعد على تحقيق هدف المشروع، والقيود التي قد تشكل خطورة عليه.
• تحديد الخيارات: يتضمن الخيارات الممكنة لحل المشكلات المُحتملة للمشروع، مع التوصية بأفضل خيار.
• الخطة العامة: وهي موجز الجدول الزمني للمشروع ومهامه والنتائج المتوقعة.
• تقييم السوق: وهو تقييم شامل لمكان السوق من حيث العوامل الاقتصادية والسياسية والتكنولوجية والبيئية والقانونية.
• تقييم المخاطر: يتضمن موجز لمخاطر المشروع التي قد تنشأ خلال تنفيذه أو بسببه، وكيف يمكن لفريق العمل تجاوزها.
• نهج المشروع: أي كيفية تنفيذ المشروع والخطوات المطلوبة لتحقيق أهدافه.
• استراتيجية الشراء: يصف كيف تقوم المنظمة بتمويل المشروع.

4- تنظيم المشروع

يحتوي هذا العنصر على معلومات تتناول كيف يقوم فريق عمل المشروع بإنشائه، ويتضمن جزأين أساسيين وهما:

• إدارة المشاريع: يتناول هذا القسم كيفية تهيئة فريق العمل للمشروع، وما هي مختلف مستويات صنع القرار التي تساعد على تقدم المشروع.
• الإبلاغ المرحلي: يبرز هذا القسم كيف يمكن لفريق عمل المشروع تتبع تقدمه وقياس أدائه العام.

خطوات إعداد وتصميم دراسة الحالة للمشروع:

تُعد دراسة الحالة للمشروع هي بمثابة ميثاقه وخطته، ولذلك يجب أن ترتبط بالواقع، وأن تتوافق مع الأهداف الكبرى للمنظمة، لأنها ستكون المرجع المُستخدم طوال دورة حياة المشروع.

وهناك عدة خطوات لا بد من اتباعها عند كتابة دراسة الحالة للمشروع، وهي كما يلي:

1- تحديد مشكلة الأعمال

بشكل عام، يتم تنفيذ المشاريع بغية حل مشكلة تجارية ما، أو لخلق فرص العمل، لذلك فإن أولى خطوات كتابة دراسة الحالة للمشروع هي تحديد المشكلة ووصفها ومعرفة مصدرها، وتوضيح الإطار الزمني المطلوب للتعامل معها.

2- تحديد الحلول البديلة

في الخطوة التالية، يتعين تضييق نطاق التركيز لتوضيح الحل الصحيح للمشكلة، ويتم ذلك من خلال ملاحظة الحلول البديلة وتحديد فوائد وتكاليف وجدوى ومخاطر كل حل.

3- التوصية بأفضل حل

بعد ذلك يتم إعداد معايير باستخدام آلية تسجيل تساعد على إعطاء الأولوية للحلول لاختيار الحل المناسب بشكل أفضل.

4- وصف نهج التنفيذ

بعد تحديد مشكلة العمل، تأتي خطوة إقناع أصحاب المصلحة بالطريقة الأمثل التي تحقق الأهداف المرجوة، ثم توضيح مسار حل المشكلة.

أهمية دراسة الحالة للمشروع

يُعد إعداد دراسة الحالة للمشروع قبل البدء فيه خطوة ضرورية لا غنى عنها، ولذلك فإن لدراسة الحالة أدوار ومسؤوليات Business Case Roles & Responsibilities، نوضحها فيما يلي:

1- تساعد على تقييم جميع الخيارات

دراسة الحالة للمشروع تتيح تغيير الاتجاه قبل الاستثمار في نهج معين، فعند تنافس أكثر من مشروع على ذات الموارد والصناديق؛ فيكون الأفضل عند المقارنة والاختيار بينهما هو إجراء دراسات الحالة لكل مشروع.

2- تتيح إنشاء مستندًا قويًا لتقديمه

من خلال إنشاء دراسة الحالة القوية للمشروع، يمكن تقديم المشروع إلى مختلف الجماهير، وموافقة كافة أقسام المنظمة عليه، وفي حال حصول المشروع على الموافقة؛ فإن المعلومات التي تتضمنها دراسة الحالة تفيد في التعريف بخطوات كل مرحلة فيه.

3- الحصول على مورد لإنشاء مستندات أخرى

إنشاء دراسة الحالة للمشروع يتيح الحصول على مخططًا قويًا لوضع وثائق أخرى، والمعلومات المُقدمة في هذه الدراسة الأولية تتحول إلى خطوات العمل المطلوبة.

4- تسمح بالإشارة إلى شيئًا مهمًا عند انتهاء المشروع

بعد الانتهاء من المشروع؛ يمكن مقارنة دراسة الحالة بتقييم ما بعد المشروع، وهو ما يساعد على تقييم مستوى النجاح، ومدى إيفاء المنتج النهائي بالاقتراح الأولي.

5- ضمان اتساق المشروع مع الاستراتيجية

دراسة الحالة للمشروع توثق الهدف منه بشكل رسمي، ويجب أن يتوافق هذا الهدف مع استراتيجية أو أهداف المنظمة، حتى تستطيع الإدارة اتخاذ القرار السليم.

6- تسمح بالمراجعة الدقيقة للمشروع

تخضع دراسة الحالة للمراجعة والتدقيق، وبالتالي فهم الأساس المنطقي للمشروع لاتخاذ القرار المستنير، بعد التأكد من توافقه مع استراتيجية المنظمة.

7- ضمان التزام الممول بالتكلفة المُتفق عليها

تُعد دراسة الحالة بمثابة عقد بين المنظمة وممول المشروع، إذ تُحدد الميزانية المخصصة لجميع مراحل المشروع، وتضمن التزام الممول بها.

8- تسمح بتتبع التقدم والنتائج

دراسة الحالة للمشروع هي خط أساسه، فمن خلالها يمكن تتبع التقدم المُحرز في المشروع ومقارنته بما جاء بها، وهو ما يؤدي إلى مزيد من الشفافية واحتمال أكبر لإدارة المشروع بشكل صحيح وتحقيق الفوائد.

يمكنك الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة في إدارة المشاريع التي تقدمها منصة بكه لصقل مهاراتك في هذا المجال.

أهداف دراسة الحالة للمشروع

تحقق دراسة الحالة للمشاريع مجموعة من الأهداف نوضحها فيما يلي:

• من أبرز أهداف إنشاء دراسة حالة للمشروع، إقناع صناع القرار بالمضي قدمًا في تنفيذه.
• تستعين المنظمات بدراسات الحالة للمشاريع في تحديد أولويات المشاريع التي تتماشى مع الاستراتيجية العامة للأعمال.
• من خلال دراسة الحالة للمشاريع يمكن مقارنة مختلف الأفكار باستخدام نفس المعايير، وهو ما يتيح تكافؤ الفرص لكافة المشاريع المُحتملة.
• في حالة الموافقة على المشروع المُقترح؛ فإن دراسة الحالة تُستخدم في إدارة نطاق المشروع خلال مرحلة التخطيط الأولية.

خصائص دراسة الحالة للمشروع

تتميز دراسة الحالة القوية للمشروع بمجموعة من الخصائص وهي كما يلي:

1- وضوح الرؤية: 

يجب أن تشتمل دراسة الحالة للمشروع على وصفًا واضحًا للمشروع المُقترح وأهدافه وكيفية تنفيذه، وما هو تأثيره المُحتمل على المنظمة.

2- الإيجاز: 

تتميز دراسة الحالة بالإيجاز في العرض التقديمي للمشروع، إذ تشتمل فقط على المعلومات التي يحتاج إليها صناع القرار لاتخاذ القرار المستنير.

3- عرض آراء الخبراء وأعضاء الفريق: 

تشتمل دراسة الحالة للمشروع على مدخلات من أعضاء الفريق وخبراء الموضوع في جميع الإدارات الأخرى، مثل تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية.

4- منظمة بعناية: 

تتسم دراسة الحالة للمشروع بشدة تنظيمها، وبالتالي فهي تجذب الانتباه وتثبت قيمة المشروع وفوائده، وهو ما يساعد رعاة المشروع على اتخاذ قرارًا سليمًا بشأنه.

متطلبات دراسة الحالة Requirements for Business Case

عند إعداد دراسة الحالة للمشروع، لا بد من مراعاة مجموعة من العوامل وهي كالتالي:

• لا بد من تحديد الحاجة الاستراتيجية والأولوية، وتحديد مدى توافقها مع أولويات المنظمات.
• يجب اشتمال دراسة الحالة على الأساس المنطقي للمشروع المُقترح وتوقيته، مع توضيح عواقب عدم المضي في الاستثمار ولماذا التمويل مطلوب الآن.
• يجب دعم دراسة الحالة بعدة خيارات تثبت ما إذا كان الاستثمار يوفر أفضل استخدام للأموال.
• يجب أن تتضمن دراسة الحالة للمشروع تعريفًا واضحًا لنطاقه، ومدى ارتباطه بأهداف المنظمة بطريقة تحقق الأهداف المرجوة.
• تحتاج دراسة الحالة للمشروع إلى إثبات مدى وجود عمقًا واضحًا في المعرفة والقيادة لإدارة المخاطر والاستجابة لها.
• حتى تكون دراسة الحالة للمشروع فعالة؛ يجب أن توضح التقدير الكافي لتمويل المشروع وتسليمه بطريقة تحقق الفوائد المُطالب بها.

مسار تطوير دراسة الحالة Development path of the Business Case

يشير مصطلح تطوير دراسة الحالة إلى عملية تحليل مشروع أو مبادرة مقترحة لتحديد ما إذا كان ينبغي الموافقة عليها وتنفيذها، فمن خلال هذه العملية يتم تقييم عدة اعتبارات مرتبطة بالمشروع، مثل الفوائد والتكاليف والمخاطر.

والغرض من عملية تطوير دراسة الحالة هو معرفة مدى جدوى المبادرة المُقترحة اقتصاديًا، ويُرجح أن تحقق هذه العملية الأهداف المرجوة.

وتمر عملية تطوير دراسة الحالة للمشاريع بخطوات نوضحها فيما يلي:

• في البداية، لا بد من القيام بأبحاث حول مجال العمل أو الصناعة بغية الحصول على بعض الحقائق والأرقام التي تدعم الفكرة، وذلك للتأكد من أن الفكرة المطروحة ترتكز على الواقع وتلبي حاجة تتماشى مع استراتيجية العمل الشاملة.
• بعد ذلك يتم وضع الخطة الاستراتيجية، وذلك بتحديد الموارد المطلوبة، والمخاطر المُحتملة وكيفية التخفيف منها، وآلية تحقيق المشروع أهدافه، ومن سيتولى مسؤولية إتمام كل مرحلة من مراحل المشروع.
• بعد ذلك تُكتب دراسة الحالة، والتي يجب أن تتضمن قصة مقنعة ستبني العلامة التجارية للشركة.
• ثم يتم إنشاء مستندات دراسة الحالة المتعلقة بالمشروع، ثم تقديمها إلى مجلس إدارة المنظمة للموافقة عليها، ولا بد من إرفاق الدراسة مع مستندات توضح تفاصيلها الدقيقة.

النهج PRINCE2 لتطوير دراسة الحالة

يُعد PRINCE2 Approach to Business Case Development نهجًا في إدارة المشاريع، والذي يعتمد على عدة مبادئ أبرزها ضرورة أن يكون للمشروع تبرير مستمر للأعمال، وأن يتم توثيق هذا التبرير في دراسة الحالة للمشروع، لأنه يشتمل على المعلومات التي تُستخدم للتأكد مما إذا كان المشروع مرغوبًا فيه وسيظل قابلاً للتطبيق، وهل يستحق الاستثمار فيه أم لا.

ويُحتفظ بوثيقة دراسة الحالة للمشروع طوال فترة تنفيذه، ولا بد من تحديثها بصورة مستمرة بمعلومات عن التكاليف والمخاطر والفوائد.

ووفقًا لنهج PRINCE 2، يجب أن تشتمل دراسة الحالة للمشروع على عناصر وهي موجز المشروع، تبرير الأعمال، إطار المشروع، هدف المشروع، مقاييس الأداء، الوقت والميزانية.

وتُستخدم محتويات دراسة الجدوى PRINCE2 كمرجع طوال فترة تنفيذ المشروع، لضمان استمرار اتساقه مع الأهداف المرجوة، والحفاظ على الإجراءات على المسار الصحيح.

يمكنك الاستفادة من الدورات التدريبية المُعتمدة المُقدمة من منصة بكه في:

• إدارة المشاريع في البيئة المحكمة PRINCE2.
• إدارة المشاريع في البيئة المحكمة PRINCE2 Agile.

إرشادات الإدارة الفعالة لدراسة الحالة

حتى تصبح دراسة حالة المشروع فعالة؛ لا بد من اتباع الإرشادات التالية عند إعدادها:

1- ربط التوصيات بأهداف العمل

يجب أن تكون أهداف المشروع مرتبطة بأهداف العمل لأنها تحدد المكان الذي ستكون الشركة على استعداد للاستثمار فيه.

2- تبرير التوصيات

يُفضل أن تحتوي دراسة الحالة للمشروع على شرح الأساس المنطقي للوصول إلى التوصية، هذا الأساس الذي يستند إلى عائد الاستثمار أو صافي القيمة الحالية أو تكلفة ممارسة الأعمال التجارية ويوفر طريقة لتحديد الفوائد والتكاليف، وهو ما يضيف المزيد من المصداقية للدراسة.

3- تقديم تحليلًا مفصلًا

يجب على مقدم دراسة حالة المشروع إثبات أنه وصل إلى توصيته بعد تحليل شامل للبيانات ودراسة بدائل أخرى قابلة للتطبيق، لأجل زيادة ثقة أصحاب المصلحة في هذه الدراسة.

4- تقديم ميزة مؤثرة

عند تقديم دراسة الحالة للمشروع؛ يجب أن تبدأ بميزة تؤثر على الجميع، حتى ينال المشروع أقصى اهتمام منذ بدايته.

5- توضيح فئات التكلفة

لا بد من اشتمال دراسة الحالة على تفصيلًا فيما يخص فئات التكاليف الرأسمالية والتشغيلية المرتبطة بالمشروع.

6- إزالة العقبات التي تعترض المشروع

عند إعداد دراسة الحالة للمشروع؛ يجب إزالة جميع العوامل التي تعترضه، مثل التوزيع غير المتكافئ للاستحقاقات، الفوائد التي لا تدعم استراتيجية المؤسسة.

7- التأكد من أهمية المشكلة

قبل إعداد دراسة الحالة للمشروع، يجب التأكد من أن المشكلة المُراد حلها هي المشكلة الفعلية وليس فقط المشكلة المتصورة، وذلك بالتواصل مع موظفي الخطوط الأمامية الذين لديهم معلومات حول مشاكل العمل اليومية والفرص التي يمكن استغلالها.

8- إبراز خطة تحقيق الفوائد

إظهار الفوائد التي يحققها المشروع المُقترح ليس كافيًا؛ بل يُفضل دعمها بخطة توضح كيفية تحقيقها.

9- تقدير طول أو تعقيد المشروع بدقة

يجب أن تحتوي دراسة الحالة على تقديرًا دقيقًا حول طول المشروع المُقترح أو درجة صعوبته، حتى لا يفقد أصحاب المصلحة الثقة في صاحب الفكرة إذا تجاوز المشروع تكاليفه أو مدته المذكورة في الدراسة.

10- الحصول على دعم أصحاب المصلحة

لضمان قبول فكرة المشروع ونجاحها؛ لا بد من الحصول على دعم من أصحاب المصلحة الرئيسيين للأفكار والتوصيات المذكورة في دراسة الحالة، من خلال تقديمها لهم في بيئة رسمية.

دورات إدارة المشاريع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

 الخاتمة:

دراسة الحالة للمشاريع، أو Business Case، هي وثيقة تقدم لتبرز مشروعًا محددًا للمنظمة، وتشمل أهدافه وتكاليفه وفوائده المتوقعة. يتعين على دراسة الحالة إقناع أصحاب المصلحة بقيمة المشروع وجدواه المحتملة. يجمع هذا المستند بين التخطيط والاستراتيجية والتقييم المالي للمشروع، ويسهل اتخاذ القرارات المستنيرة بشأنه. تُعد دراسة الحالة الشاملة أساسية لتحديد عملاء المشروع المحتملين وكيفية تقديم الخدمات أو المنتجات لهم.

لإعداد دراسة الحالة بشكل فعّال، ينبغي اتباع الخطوات الأساسية مثل تحديد المشكلة الأساسية وتحديد الحلول البديلة واختيار الحل الأمثل، ووصف نهج التنفيذ. تساعد دراسة الحالة على تقييم الخيارات المتاحة، وتقديم مستند قوي لجميع أطراف المشروع، وتحديد اتجاه المشروع بشكل فعال وتسهيل مراجعته وتقييمه.

أهداف دراسة الحالة تشمل إقناع صناع القرار بالمضي قدمًا في تنفيذ المشروع، وتحديد أولويات المشاريع التي تتماشى مع استراتيجية الأعمال، ومقارنة الأفكار المختلفة بنفس المعايير، وإدارة نطاق المشروع بفعالية خلال مراحل التخطيط الأولية.

استعرضنا في هذا المقال تعريف دراسة الحالة للمشاريع وطريقة إعدادها وأهميتها وخصائصها، إضافة إلى أهم متطلباتها، والإرشادات التي تعزز من فاعليتها.