منهجية PRINCE2: العمل في البيئة المحكمة في 2023

توصف المشاريع بأنها العمود الفقري لأرباح المؤسسة وإيراداتها، لذلك يجب إدارتها بأفضل طرق ممكنة وذلك لسببين: الأول إرضاء العميل، والآخر تحقيق أرباح جيدة للمؤسسة نفسها. نتناول في هذه المقالة أحد أشهر ثلاث منهجيات لإدارة المشاريع في 2023 وما بعدها.

منهجيات إدارة المشاريع:

توجد ثلاث منهجيات لإدارة المشاريع، ومن أهمها منهجية PRINCE2 ومنهجية PMI ومنهجية SCRUM لإدارة المشاريع. ولكل منها سماته ومنهجيته الخاصة به، ويمكننا القول: إن المنهجيات الثلاثة جميعها مكملة لبعضها البعض في إدارة المشاريع. نركز في هذا المقال عن منهجيات إدارة المشاريع PRINCE2.

ما هي منهجية PRINCE2 العمل في البيئة المحكمة؟

مصطلح PRINCE2 هو اختصار كلمة Projects IN Controlled Environments والتي تتُرجم في اللغة العربية بـ "العمل في البيئة المحكمة" أو العملفي البيئات الخاضعة للرقابة، وتشير PRINCE2 إلى منهجية لإدارة المشاريع قائمة على ما يسمى بالعمليات أو المراحل الأصغر، وتؤهل مديري المشاريع بالمهارات الأساسية التي يحتاجها.

منهجية PRINCE2 للعمل في البيئة المحكمة هي منهجية لإدارة المشاريع تُستخدم في الغالب في المملكة المتحدة وأستراليا والدول الأوروبية، وتهتم بإدارة الموارد والمخاطر من خلال تقسيم المشاريع إلى مراحل أصغر، وتحديد الأدوار والمسؤوليات الواضحة واستخدام سبع عمليات لإدارة دورة حياة المشروع.

تقوم منهجية PRINCE2 على تنظيم المشروع في خطوات منطقية قبل البدء في المشروع، وفقًا لخطة مشروع تحافظ على تنظيمها خلال دورة حياة المشروع ويكون ذلك وفقًا لسبع عمليات تغطي جميع أنشطة المشروع من البداية إلى النهاية

يعود تاريخ PRINCE2 إلى عام 1989، حيث قامت الحكومة البريطانية بتطويره من خلال الوكالة المركزية للحاسبات والاتصالات (CCTA)، وذلك بعد أن طورته من منهجية سابقة لإدارة المشاريع التقنية تدعى (PROMPT)، وبعدها أصبحت ®(PRINCE2) مواصفة حكومية اعتمدتها المملكة المتحدة لإدارة مشاريع تقنية المعلومات, كما أن برنامجها ومنهجها معد من قبل المكتب الحكومي التجاري البريطاني, وتستخدم كذلك بشكل واسع جداً في الدول الأوروبية، وخصوصاً في مشاريع تقنية المعلومات.

من المادة العلمية المقدمة في دورة PRINCE2 من بكه.

مبادئ منهجية PRINCE2 السبعة:

توجد سبعة مبادئ أساسية لمنهجية PRINCE2، والتي يجب اتباع كل شيء فيها حتى يتم اعتماد صحة منهجية إدارة المشروع PRINCE2 هذه المبادئ السبعة هي كالتالي.

1. التقييم المستمر لدراسة الجدوى من المشروع ومراجعتها طوال دورة حياة المشروع، وذلك للتأكد من أن المشروع لا يزال قابلاً للتطبيق.
2. الاهتمام بتعلم من التجربة وذلك بالاعتماد على سجل العمليات بكل المشروع والاستفادة منه في المشاريع القادمة وحتى العمليات القادمة.
3. تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل فرد في المشروع وذلك وفقًا لأربعة مستويات تشكل هيكل الأشخاص في المشروع: الشركة، ومجلس إدارة المشروع، ومدير المشروع، وأعضاء الفريق.
4. العمل على تنفيذ مراحل المشروع وفقًا لمنهجية PRINCE2 وفقًا للتدريج المتبع في الخطة
5. التعامل الإداري مع الأمور الاستثنائية يجب على مدير المشروع أو الفريق أن يقرر ما كيفية التعامل مع الأمور الاستثنائية.
6. التركيز على المنتج  وجودته
7. تصميم خطة المشروع بما يتناسب مع بيئة المشروع من حيث الحجم أو التعقيد أو الأهمية أو الوقت أو المخاطر ليتكيف المشروع في مرحلة البدء وطوال كل مرحلة من مراحل المشروع.

خطوات ومراحل عمل منهجية PRINCE2 في إدارة المشاريع:

تتبع منهجية PRINCE2 أسلوباً خاصاً لتنفيذ المشروع، بحيث تكون جميع خطوات المشروع معرَّفة عند البداية، وتعتمد منهجية PRINCE2 على تقسيم المشروع إلى عمليات، فمثلاً: الخطوة الأولى (توظيف الفريق)، الخطوة الثانية (توريد...إلخ. وتُستخدم منهجية PRINCE2 لإدارة مختلف المشاريع، بينما كانت في البداية مخصصة لمشاريع تقنية المعلومات.

تستخدم منهجية إدارة المشاريع في PRINCE2 سبع عمليات لإدارة المشاريع.

1. التحضير للمشروع: وذلك بتحديد ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق أم لا وإعداد ملخص للمشروع وحالة العمل وخطة لكل مرحلة بشكل مفصل.
2. بدء المشروع: وذلك من خلال تحديد جوانب المشروع التي ذكرناها أعلاه؛ النطاق والتكاليف والجداول الزمنية والمخاطر والجودة والفوائد.
3. توجيه المشروع: تهدف هذه العملية إلى مساعدة مجلس إدارة المشروع في أعطاءه الصلاحية لاتخاذ قراراته وبدء وتسلم وإنهاء المشروع. وتشمل الأنشطة المتعلقة بهذه العملية مثل التفويض بالبدء ومراحل المشروع.
4. مراحل التحكم: هذا هو الوقت الذي يعين فيه مدير المشروع المهام، ويراقب عملية التنفيذ ويتعامل مع أي قضايا تنشأ ويقدم تقارير عن تقدمه إلى مجلس إدارة المشروع.
5. إدارة تسليم المنتج: وتهتم هذه العملية بتسليم المنتج الخاص بالمشروع، وتحكم طريقة التعامل بين مدير المشروع والفريق.
6. إدارة حدود المرحلة: ويوجد شقان لهذه المرحلة، الأول شق تقرير مدير المشروع لمجلس إدارة المشروع بنظرة عامة عن الأداء ويحدّث خطة المشروع وحالة العمل، ويضع خطة للمرحلة التالية. ثانيًا، في ضوء المعلومات المقدمة، يقوم مجلس إدارة المشروع بمراجعة المرحلة الحالية للمشروع والموافقة على المرحلة التالية ومراجعة الخطة المحدثة.
7. الانتهاء من المشروع: تدور هذه العملية حول التأكد من أن المشروع قد حقق أهدافه وغاياته بحلول معاد التسليم، وتشمل الأنشطة الإلزامية تسليم المنتج وتقييم المشروع والتوصية بالانتهاء منه إلى مجلس إدارة المشروع لإغلاقه رسميًا.

العمل من خلال الفريق في منهجية ®(PRINCE2):

يعدُّ الاجتماع بين مدير المشروع والفريق ليس أولوية، والاجتماع مع الفريق يكون أسبوعياً إذا احتاج الأمر، ولكن تُعقد اجتماعات طارئة إذا كان هناك مشكلة ما أو انحراف عن خطة عمل المشروع، كما أن أعضاء الفريق لا يكونون ملمّين بمهام بعضهم البعض.

مزايا العمل بمنهجية ®(PRINCE2) في إدارة المشاريع:

• المشروع مقسم إلى عمليات محددة المدخلات والمخرجات منذ بدء المشروع مما يسهل التعديل أو الإضافة عليها والتحكم بالمشروع كله.
• كل مشروع له وثائق يوثق فيه نقاط النجاح والفشل، ومن ثمَّ يكون مرجعاً لمدراء المشاريع الجدد عند مواجهة أي مشكلة في المشاريع المستقبلية.
• كل شخص في المشروع له دور ومهام محددة.

ويمكنك معرفة أكثر من خلال الدورات المعتمدة في إدارة المشاريع:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• CAPM شهادة
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• P3O شهادة
• شهادة PMI-SP
• MSP شهاد
• PGMP شهادة
• PFMP شهادة
• شهادة MOP

عيوب العمل بمنهجية PRINCE2 في إدارة المشاريع:

• غير مناسبة للمشاريع الصغيرة والمشاريع التي من الممكن أن يحدث بها تغييرات كبيرة نظراً لأن هذه المنهجية تحتاج إلى وثائق وجداول logs and lists.
• لها تطبيقات محددة لإدارة المشاريع.

دورة وشهادة منهجية PRINCE2 لإدارة المشاريع:

يمكنك الالتحاق بأحد دورات ®(PRINCE2) التي تنظمها شركات التدريب المتخصصة, مثل: بكه للتدريب، حيث توجد عدة مستويات لها: Foundation، Practitioner و Professional.

يؤهلك حضور هذه الدورات للتقدم للاختبار الدولي والحصول على شهادة دولية معتمدة في ®(PRINCE2) من APM Group.

دورة وشهادة PRINCE2:

توجد عدد من دورات إدارة المشاريع وفقًا لمنهجية PRINCE2، وذلك منهم:

• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل

أطيب الأمنيات، فريق بكه