المتطلبات في المشاريع Requirements والاحتياجات والأنواع والتقنيات وكيفية الاستنباط

متطلبات المشروع هي العوامل الأساسية لنجاحه، تشمل احتياجات المنظمة وتوقعات الأطراف المعنية، وتأتي بأنواع مثل العمل وأصحاب المصلحة والحل والانتقال. استنباط المتطلبات يتضمن تقنيات مثل تحليل المصلحين والعصف الذهني والمقابلات وتحليل الوثائق ومجموعات التركيز وتحليل الواجهة.

عندما تقرر المنظمات البدء في تنفيذ مشروع ما؛ فهي تسعى لتحقيق مجموعة من الأهداف عبر هذا المشروع، ومعرفة تلك الأهداف والاتفاق عليها يساعد الفرق على العمل في المشروع بصورة أفضل، وما يمكنها من الوصول إلى أهداف المشروع وإنجازه بنجاح هو فهم متطلباته، وفي هذا المقال نوضح ما هي متطلبات المشروع وأنواعها.

مفهوم المتطلبات في المشاريع:

يشير مصطلح متطلبات المشروع Requirements إلى النقاط المرجعية الأساسية التي ينجح فريق العمل في تحقيقها لإتمام المشروع بالكامل وبشكل تدريجي، أي أن المتطلبات هي كل شيء مطلوب أو يجب القيام به لتقديم منتج أو خدمة. فمتطلبات المشروع هي المهام والوظائف والميزات التي يحتاج إليها المشروع حتى يتسنى تنفيذه بنجاح، ومن خلال تلك المتطلبات توضع المعايير الواضحة لتحديد الأهداف وتحقيقها، كما يتم تحديد أدق التفاصيل التي تساعد على تحقيق الأهداف المرجوة، 

 وهناك عوامل تحدد تلك المتطلبات وهي حجم المشروع والهدف منه، ويُعد تحديدها ضرورة لا غنى عنها لإتمام المشروع بنجاح.

أنواع المتطلبات Types of Requirements:

وتنقسم متطلبات المشروع إلى إلى عدة فئات وهي:

1- متطلبات العمل Business Requirements

متطلبات العمل في المشروع هي احتياجات المنظمة أو الأعمال التجارية، والأهداف التي تسعى لتحقيقها من خلال المشروع، وهي مجموعة فرعية من المتطلبات الإجمالية للمشروع. ومن خلال متطلبات العمل، يمكن الحصول على وصفًا تفصيليًا لكل ما يحتاج المشروع إلى إنجازه في سبيل تلبية احتياجات الأعمال التجارية.

وتُعتبر متطلبات العمل بمثابة الأساس الذي يستند عليه وضع أهداف المشروع ونطاقه، ومنها يحصل القائمون على المشروع على خارطة الطريق لتطويره وتُستخدم طوال دورة حياة المشروع.
وفي الغالب، تتولى مكاتب إدارة المشاريع مسؤولية الإشراف على مواءمة المشاريع للاحتياجات الإجمالية للمؤسسة.

وتتمثل أهمية متطلبات العمل للمشروع، في أنها توفر خارطة طريق لتطوير المشروع، وتوفر وقت الفريق وموارده من خلال ضمان عمل الجهود المستقبلية نحو تحقيق الأهداف الصحيحة، خاصة إذا كانت واضحة ودقيقة، ويستعين بها فريق عمل المشروع طوال دورة حياته، للتأكد من أن المشروع يلبي احتياجات الشركة وأهدافها.

2- متطلبات أصحاب المصلحة Stakeholder Requirements

متطلبات أصحاب المصلحة هي المتطلبات التي يقدمها أصحاب المصلحة المشاركون في المشروع فيما يخص احتياجاتهم وتوقعاتهم من نتائج المشروع، وتلعب تلك المتطلبات دورًا بارزًا في تحديد نطاق المشروع وأهدافه وتوفير خارطة طريق له. فهي الاحتياجات رفيعة المستوى وتوقعات أصحاب المصلحة ممن يشاركون في المشروع أو يتأثرون به، وهؤلاء هم أعضاء فريق المشروع والعملاء والمستخدمين النهائيين والموردين ورعاة المشروع والسلطات التنظيمية والمجموعات أو الأفراد الآخرين ممن لديهم مصالح في نجاح المشروع.

وتلعب متطلبات أصحاب المصلحة دورًا حاسمًا في ضمان تلبية المشروع لاحتياجات وتوقعات جميع أصحاب المصلحة المعنيين، ومنها يحصل فريق المشروع على خارطة طريق لتطوير المشروع. ويتمثل أصحاب المصلحة في أصحاب المصلحة الخارجيين وهم العملاء والمنظمين والموردين والجهات الراعية وأي شخص خارج المؤسسة له حصة في نجاح المشروع، وأصحاب المصلحة الداخليين مثل الموظفين الذين قد يكون لديهم متطلبات لا تختلف عن متطلبات المؤسسة.

3- متطلبات الحل Solution Requirements

متطلبات الحل هي الأهداف التي تساعد الشركة على تلبية احتياجاتها الأوسع من الأعمال وأصحاب المصلحة، وبالتالي فتلك المتطلبات مُحددة بشكل أكبر من الفئتين المذكورتين. ويمكن قول أن متطلبات الحل توفر فكرة عن الوظائف والخصائص المحددة التي يجب أن يلبيها المنتج أو الخدمة، ومن ثم تلبية متطلبات أصحاب المصلحة.

وعند تطوير متطلبات الحل؛ لا بد من استشارة خبراء في مجالات متعددة ذات صلة بالمشروع، لأن الجوانب الأقل أهمية للمشروع تحتاج إلى اهتمام أقل من الخبراء، وبالتالي متطلبات حل أقل. وتنقسم متطلبات الحل إلى متطلبات وظيفية ومتطلبات غير وظيفية، نوضحها على النحو التالي:

• المتطلبات الوظيفية Functional Requirements: المتطلبات الوظيفية هي التي تحدد النتيجة المطلوبة من المنتج، وقد يحدث تداخل بين متطلبات الحل الوظيفي ومتطلبات الأعمال وأصحاب المصلحة، ويصبح من غير الضروري التمييز بينهما إذا كان فريق العمل قد استوفى هذا المطلب.
• المتطلبات غير الوظيفية Nonfunctional Requirements: وهي المتطلبات التي تغطي الشروط البيئية الضرورية لضمان فاعلية المنتجات، أي أنها تصف الكيفية التي يمكن بها للمشروع أن يحقق الغرض منه، وما يميزها أنها توفر مستوى عالِ من التخصيص، وبالتالي تصبح أهدافًا قابلة للتنفيذ يمكن للفريق العمل على تحقيقها، وتعتمد متطلبات الحلول غير الوظيفية أكثر على الأهداف المحددة سابقًا، تلك الأهداف التي يشكلها الفريق عبر دراسة الاحتياجات الأوسع للمشروع وتقسيمها إلى أجزاء أصغر.

4- متطلبات الانتقال Transition Requirements

متطلبات الانتقال أو التحول هي المتطلبات التي تصف القدرات المؤقتة اللازمة للانتقال من الحالة الراهنة إلى الحالة المستقبلية المرجوة، وما يسهل حدوث ذلك هو فهم مدير المشروع القدرات التي يتعين على المشروع تنفيذها. فمتطلبات الانتقال إلى الإجراءات التي يتعين على المؤسسة القيام بها لنقل الحلول من التنمية إلى الاستخدام في العالم الحقيقي، أي أنها تصف ما يجب القيام به من تدريب وتثقيف الأشخاص على التكنولوجيا والعمليات قبل البدء في تنفيذ الحل.

ومن خلال متطلبات الانتقال يتم تحديد أي تغيير أو تحول إلى البيانات والمعلومات من هياكلها أو مواقعها الأصلية إلى مراكز البيانات الجديدة.

ولا يتم وصف تلك المتطلبات إلا عند تصميم الحل الجديد، وتعتمد على مدى استعداد المنظمة لاستخدام هذا الحل بشكل فعال، وكلما كانت متطلبات الانتقال أقل؛ كانت المنظمة أكثر استعدادًا لتقبلها.

طريقة تجميع متطلبات المشروع، فهي تتمثل فيما يلي:

1- تحديد الأدوار

في البداية، لا بد من تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع سواء كانوا داخليين أو خارجيين، مع تحديد الأدوار المشتركة للمديرين والمصممين ومدير المشروع والمطورين.

2- مقابلة أصحاب المصلحة

بعد ذلك، لا بد من مقابلة أصحاب المصلحة ومعرفة احتياجاتهم وأهدافهم من المشروع، من أجل تحديد أهداف المشروع ومواعيده النهائية وموارد، وهي خطوة مهمة تضمن عدم حدوث أي خلط أو سوء فهم حول التوقعات.

3- جمع وتوثيق المعلومات

في هذه الخطوة، يجب توثيق المعلومات من خلال تدوين كل ما يقوله أصحاب المصلحة ليكون مرجعًا لأي عضو في فريق عمل المشروع، ومن أجل إدارة التوقعات ومساعدة الجميع على التركيز على أدوارهم.

4- وضع قائمة بالمتطلبات

بعد جمع المعلومات يتم إعداد قائمة بمتطلبات المشروع والتخطيط له من خلال تحديد جدوله الزمني وأصحاب المصلحة والمخاطر المُحتملة، ثم تقديم قائمة المتطلبات إلى أصحاب المصلحة من أجل الحصول على موافقة عليها.

استنباط المتطلبات:

استنباط المتطلبات هي العملية التي يقوم بها محللو الأعمال  لتحديد احتياجات الأعمال ونطاقها وافتراضاتها ومخاطر المشروع، وذلك من خلال تواصلهم مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.

وتُعد هذه العملية جزءًا هامًا من إدارة متطلبات المشروع، نظرًا لتأثير نتيجتها على الفهم الأساسي لهدف المشروع، وبالتالي فإن الفشل في تحديد احتياجات الأعمال بوضوح يمكن أن يؤدي إلى وقوع أخطاء كارثية.

وعبر عملية استنباط المتطلبات؛ لا بد من تحقيق فرق المشاريع الفوائد التالية:

•  التقاط مشاكل الاحتياجات قبل بدء التطوير، وبالتالي تقليل تكاليف المشروع.
• زيادة احتمالية حصول المستخدمين والعملاء على المنتجات أو الخدمات التي يرغبون فيها.
• تقليل مخاطر فشل المشروع.

تقدم منصة بكه دورات تدريبية مُعتمدة في إدارة المشاريع، يمكنك الالتحاق بها لتعزيز مهاراتك في هذا المجال.

اقرأ أيضًا: المراحل الخمسة لإدارة المشاريع.

تقنيات الجمع والاستنباط

تُعد عملية جمع واستنباط متطلبات المشروع، من العوامل المؤثرة بشدة في نجاحه، ولذلك من الأفضل استخدام التقنيات التي تساعد على تنفيذ هذه العملية وهي كالتالي:

1- تحليل أصحاب المصلحة

من خلال تحليل أصحاب المصلحة، يتم تحديد جميع أعضاء الفريق والعملاء وأي فرد يتأثر بالمشروع أو يمكن أن يكون موردًا له.

2- العصف الذهني

وهي تقنية تساعد على توليد أفكار جديدة والوصول إلى حل لمسألة ما، وتتم من خلال جلسة تجمع بين أعضاء المشروع والخبراء في مجاله، وفيها يجب الإجابة على عدة أسئلة ومنها: ما هي الخيارات المتاحة لحل القضايا الراهنة؟ ما هي عوامل الخطر التي تؤثر على تطوير النظام المقترح وما العمل لتجنب ذلك ؟ ما هي قواعد العمل والتنظيم المطلوب اتباعها ؟

وأهم ما يميز جلسات العصف الذهني أنها توفر أفكارًا كثيرة وفي وقت قصير، كما تساعد المشاركين فيها على التفكير الإبداعي، فضلًا عن تعزيز المساواة في المشاركة.

3- إجراء المقابلات

يُعد إجراء المقابلات من أكثر التقنيات المُستخدمة في استنباط متطلبات المشروع، ولا بد من استخدامها في بناء علاقات فعالة بين أصحاب المصلحة ومحللي الأعمال.

وفي هذه التقنية، يقوم محلل الأعمال بتوجيه أسئلة إلى أصحاب المصلحة، ومن إجاباتهم يحصل على المعلومات المطلوبة.

وتُصنف المقابلة بأنها منظمة إذا كان حدد المحاور الأسئلة سلفًا، وتُعد المقابلة غير منظمة في حال عدم وجود أية أسئلة مُحددة لدى المحاور.

4- تحليل الوثائق

من خلال تقنية تحليل الوثائق يتم فحص المواد المتاحة التي تصف بيئة الأعمال التجارية، ومن ثم جمع المعلومات التجارية المطلوبة، إذ يتم استعراض خطط الأعمال، والوثائق التقنية، وتقارير المشاكل، ووثائق الاحتياجات الحالية.

وتفيد هذه التقنية في فهم متطلبات الأعمال وتنفيذ الحلول الحالية، وفي مقارنة عملية نظام المعلومات الإدارية بعملية النظام المتكامل وبالتالي تحديد ثغرات النظام.

5- مجموعات التركيز

مجموعات التركيز هي عبارة عن جلسة تجمع بين أصحاب المصلحة والخبراء في مجال المشروع، والذين لا يزيد عددهم في الغالب عن 312 عضوًا، بهدف معرفة توقعات أصحاب المصلحة من المشروع.

يدير جلسة مجموعات التركيز مدير المناقشة والذي يجتمع مع محللي الأعمال لتحليل النتائج وتقديمها إلى أصحاب المصلحة.

وتختلف نتائج هذه الجلسة وفقًا لحالة المنتج، فإذا كانت المناقشة حول منتج قيد التطوير؛ فسوف تنتهي بتحديث المتطلبات الحالية أو الحصول على متطلبات جديدة، أما إذا دارت المناقشة حول منتج جاهزًا للشحن؛ فسيكون قرار الجلسة هو إطلاق المنتج.

6- تحليل الواجهة

يحدد تحليل الواجهة آلية تبادل المعلومات بين المكونات، وبالتالي فهذه التقنية تسمح بمراجعة النظام والأشخاص والعمليات.

ويركز تحليل الواجهة على تحديد من سيستخدم الواجهة وكيفية تنفيذها وما أهميتها، وما نوع البيانات المُقرر تبادلها ومتى.

7- الملاحظة

تقنية الملاحظة هي عبارة عن جلسة مراقبة، الهدف منها معرفة المهمة والنشاط والأدوات المُستخدمة في المشروع، وأدوار كل عضو في الفريق، ومن خلالها يتفق أصحاب المصلحة على النتائج المتوقعة، وتساعد على تلبية توقعاتهم.

وخلال هذه الجلسة، لا بد من تسجيل كافة الأنشطة، والوقت الذي يستغرقه الآخرون في أداء أعمالهم، وبعدها يتم استعراض النتائج مع المشاركين.

يتم الحكم على الملاحظة بأنها نشطة أو سلبية حسب آلية تنفيذ المراقبة، فتكون الملاحظة نشطة عندما يطرح المراقب الأسئلة ويحاول معرفة عمل المشاركين، وتكون سلبية عندما يجلس المراقب ويلاحظ كيفية أداء الأعمال في صمت.

8- النموذج الأولي

تعتمد هذه التقنية على إنشاء نماذج أولية تقدم للعميل فكرة عن شكل المنتج ويمكن أن يعلق عليها، وبالتالي فهي تساعد على تحديد المتطلبات المفقودة أو غير المحددة.

9- حلقات العمل

وهي تقنية رسمية، عبارة عن اجتماعات منظمة يشارك فيها مديرو المشاريع والمستخدمون النهائيون لتحديد المتطلبات وتوضيحها وإكمالها.

وتنقسم حلقات العمل إلى نوعين وهما:

• حلقات عمل رسمية: وهي حلقات منظمة تشارك فيها مجموعة مختارة من أصحاب المصلحة، وتركز على تحديد متطلبات الأعمال وإنشائها وتعزيزها.
• حلقات عمل لتحسين أساليب العمل: وهي ليست رسمية مقارنة بالنوع الأول، وفيها يتم تحليل العمليات التجارية القائمة وتحديد التحسينات المطلوبة فيها.

10- الاستبيان

يحتوي الاستبيان على عدة أسئلة توجه إلى أصحاب المصلحة لتحديد أفكارهم، ثم يتم تحليل الردود التي جرى تجميعها لمعرفة المجال الذي يهم أصحابها.

وهناك شرطين لا بد من توافرهما في أسئلة الاستبيان، وهما أن تكون مباشرة وخالية من أي لبس، وأن تستند إلى مخاطر ذات أولوية عالية.

وتنقسم أسئلة الاستبيان إلى نوعين وهما كما يلي:

• أسئلة مفتوحة: تسمح هذه الأسئلة للمستجيب بالرد بالكلمات التي ينتقيها.
• أسئلة مغلقة: وهي تقيد المستجيب لأنها تتضمن مجموعة محددة مسبقًا من الإجابات، عليه الاختيار من بينها.

دورات إدارة المشاريع:

يمكنك قراءة المزيد عن جمع متطلبات المشروع. وتساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الخاتمة:

متطلبات المشروع هي العوامل الأساسية التي يجب تحقيقها لضمان نجاح المشروع بشكل كامل وفعال. تشمل هذه المتطلبات كل الجوانب اللازمة لتقديم المنتج أو الخدمة بنجاح، وتأتي بأنواع مختلفة لتشمل احتياجات المنظمة، وتوقعات أصحاب المصلحة، والمتطلبات الفنية والتحولية.

عملية استنباط المتطلبات تعد جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع وتشمل مجموعة من التقنيات والأساليب لجمع المعلومات الضرورية وتوضيح الاحتياجات والمتطلبات بشكل كامل وصحيح. يتضمن ذلك التحليل المستفيض لأصحاب المصلحة، واستخدام تقنيات مثل العصف الذهني وإجراء المقابلات، بالإضافة إلى تحليل الوثائق واستخدام مجموعات التركيز وتحليل الواجهة. توفير فهم دقيق للمتطلبات يسهم في تفادي الأخطاء والتوجيه نحو الاتجاه الصحيح لتحقيق أهداف المشروع بنجاح.

وفي الختام، فإن الإلمام بمتطلبات المشروع ومعرفة كيفية تشكيل احتياجاته، هي عوامل تساعد على توفير معلومات واضحة لجميع أعضاء الفريق حول منجزات المشروع، وبالتالي إتمام المشروع بنجاح وفي وقته المُحدد.