ملخص المشروع وكيفية كتابته مع نماذج جاهزة

عند اقتراح تنفيذ مشروع، فإن هناك ما يجب القيام به من أجل الحصول على الموافقة عليه، وهو كتابة ملخص المشروع، والذي يحتوي على لمحة عامة قصيرة عن المشروع المُقترح وأهم المعلومات عنه، ويُقدم هذا الملخص لأصحاب المصلحة أو العملاء لإقناعهم بأن المشروع يستحق العناء لأنه سيحقق عائدًا على الاستثمار، ولذلك يُعد من أهم المستندات في إدارة المشاريع، وفي سطور هذا المقال نوضح نماذج ملخص ووصف المشروع وأهدافها، وكيفية كتابة خطة عمل مشروع.

ما هو ملخص المشروع:

يُعرف ملخص المشروع أو ملخص عرض فكرة المشروع أو الملخص التنفيذي للمشروع بأنه الوثيقة التي تحتوي على معلومات موجزة وشاملة عن المشروع وتفاصيله الرئيسية، ويتم تقديمها لأصحاب المصلحة من أجل توفير لمحة عامة عن المشروع المُقترح.

وعند كتابة اقتراح المشروع؛ تُعد وثيقة ملخص المشروع هي أول عنصر مكتوب، وفي بعض الأحيان قد تُكتب بعد كتابة أوصاف المشروع لتجنب حدوث أي تناقض بينهما. ويشتمل نموذج كتابة فكرة المشروع على أهداف المشروع، والمعلومات الأساسية، والمتطلبات، والمشاكل، والتحليل، والاستنتاج.

اقرأ أيضًا: مكونات المشروع: العناصر والخصائص والمتطلبات

نموذج ملخص مشروع:

يشير نموذج ملخص المشروع إلى الأداة التي تُستخدم في إدارة المشروع، وتلخص حالته بطريقة فعالة من حيث الوقت، إذ تقدم لمحة عامة عن جميع التفاصيل الرئيسية للمشروع بشكل موجز وشامل في نفس الوقت.

ويتضمن النموذج مجموعة من البيانات أبرزها: اسم المشروع، اسم مدير المشروع، الأهداف، تاريخ الانتهاء، التكاليف.

وتتمثل أهمية نموذج ملخص المشروع فيما يلي:

• يُستخدم في تقديم معلومات مستكملة عن المشاريع من الخارج.
• باستخدام نموذج المشروع يصبح تخطيط المشاريع وتنفيذها أكثر قابلية للإدارة.
• يساعد فرق العمل على زيادة تركيزها على أهداف المشروع.
• يضمن حصول أصحاب المصلحة على فهم شامل للسمات الرئيسية للمشروع، وبالتالي يسهل عليهم اتخاذ القرارات المستنيرة.

وإليكم فيما يلي بعض نماذج ملخص المشروع:

نموذج موجز المشروع المكون من صفحة واحدة

يتكون هذا النموذج من صفحة واحدة تحتوي على المعلومات الرئيسية مثل اسم المشروع، وقائد المشروع، والمعالم، وحالة المشروع، والقضايا، ومذكرات المشروع، ويُستخدم لإبلاغ أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين بالجوانب المهمة للمشروع.

يمكنك تحميل نموذج ملخص المشروع المكون من صفحة واحدة.

نموذج ملخص نهاية المشروع

يحتوي هذا النموذج على جميع نتائج المشروع التي جرى رصدها من أجل مشاركتها، وتتمثل تلك النتائج في الإنجازات والنتائج وأنشطة المشاريع والدروس المستفادة والملخصات المالية.

يمكنك تحميل نموذج ملخص نهاية المشروع.

اقرأ أيضًا: برامج وتطبيقات إدارة المشاريع: دليل شامل لأفضل 15 تطبيق وبرنامج.

نموذج وصف المشروع:

يشير نموذج وصف المشروع أو ملخص عرض فكرة المشروع إلى الوثيقة التي توضح كيفية سير المشروع خلال الفترة الزمنية المُحددة مسبقًا، إضافة إلى فكرة المشروع وسياقه وأهدافه.

ويتولى مدير المشروع إعداد نموذج وصف المشروع خلال المراحل الأولى من المشروع قبل أن يبدأ فريقه العمل. ويشتمل وصف المشروع على عدة عناصر مهمة وهي: الأهداف، قائمة أصحاب المصلحة وأدوارهم، معايير النجاح، الجدول الزمني، الميزانية المُقدرة.

وتتمثل أهمية وصف المشروع فيما يلي:

• من خلاله يحدد فريق العمل كيفية استخدام الاستراتيجيات للتعامل مع المشروع بشكل فعال.
• يوضح الوصف لفريق العمل أي تحديات محتملة قد يواجهونها أثناء العمل في مشروع معين.
• يستخدمه أصحاب المصلحة في فهم المشروع، وعلى أساسه يقررون الموافقة عليه من عدمها.

وإليكم فيما يلي بعض نماذج وصف المشروع:

نموذج وصف مشروع تكنولوجيا المعلومات

يشتمل هذا النموذج على موجز للمعلومات الأساسية لمشروع تكنولوجيا المعلومات، وأبرزها الأهداف والافتراضات وقياسات النجاح والمخاطر، إضافة إلى مساحة لتوزيع نطاق العمل ومنها الموارد والتكاليف والعمليات المتأثرة بالمشروع.

يمكنك تحميل نموذج وصف مشروع تكنولوجيا المعلومات.

نموذج وصف المشروع المعماري

يُستخدم نموذج وصف المشروع المعماري في إنشاء خطة عمل قابلة للتخصيص، إذ يتضمن أسباب تنفيذ المشروع، وتحديد موقعه، والميزات الأخرى الخاصة بالتصميم، إضافة إلى الجدول الزمني.

يمكنك تحميل نموذج وصف المشروع المعماري.

كيفية كتابة خطة عمل مشروع:

خطة عمل المشروع هي الوثيقة التي تحتوي على قائمة بالمهام المطلوب إنجازها لتحقيق أهداف وغايات المشروع، إذ توضح الموارد الواجب توافرها للوصول إلى تلك الأهداف، وتتضمن جدولًا زمنيًا للمهام أو عناصر العمل وتحدد أعضاء الفريق المشاركين في المشروع، ولذلك فهي توثق تنفيذ خطة المشروع.

وعند كتابة خطة عمل فعالة لمشروع ما؛ لا بد من قيام مدير المشروع بالآتي:

1- تحديد أهداف المشروع

تشير أهداف المشروع إلى الأهداف الرفيعة المستوى التي سيحققها المشروع، والتي يجب أن تتوافق مع أهداف التخطيط الاستراتيجي والأعمال التجارية للمنظمات. ويجب أن تكون أهداف المشروع محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بقدرات واحتياجات المنظمة.

2- إعداد قائمة بالإجراءات

بعد ذلك، يتم إعداد قائمة بالمهام المطلوب إنجازها من أجل الوصول إلى أهداف المشروع، وحتى يسهل تنفيذ الهدف النهائي؛ يجب تقسيمه إلى أهداف أصغر. وعند وضع المهام، يجب التأكد من ارتباطها بأهداف المشروع، ويمكن تقسيم إحدى المهام إلى عنصرين أو ثلاثة عناصر عمل أصغر إذا بدت غامضة.

3- ضبط الجدول الزمني

لا بد من وضع جدول زمني للمشروع، يحدد الإطار الزمني لإكمال كل مهمة في المشروع، وللحفاظ على تقدم الفريق نحو هدف المشروع؛ يجب إنشاء جدول زمني يمكن اتباعه بشكل معقول.

4- تحديد الموارد

عند تحديد الموارد اللازمة لإنجاز المهمة، مثل المال والمعدات والموظفين؛ يتعين على مدير المشروع تقسيم الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق طبقًا لمهارات وقدرات كل عضو، ليكون مسؤولًا عن أهداف المشروع وموارده.

5- كتابة نموذج خطة العمل

في هذه الخطوة، على مدير المشروع إنشاء أو استخدام نموذج بسيط لخطة العمل لجمع المهام والمواعيد النهائية، ليكون بمثابة المرجع لكل شيء متعلق بالمهمة في خطة عمل المشروع.

يمكنك تحميل نموذج خطة عمل مشروع.

6- رصد التقدم المحرز

يجب أن تتضمن خطة العمل وصفًا حول كيفية إكمال كل مهمة من مهام المشروع في وقتها المحدد، حتى يكون لدى مدير المشروع فكرة أوضح عن التقدم الذي يحرزه الفريق نحو الهدف. وهناك عدة معايير تُستخدم في مراقبة مدى تقدم الخطة، مثل عدد المهام المكتملة أو المقاييس الكمية، مثل المبيعات أو الحصة السوقية.

دورات إدارة مشاريع معتمدة تساعدك في التحضير للمشروع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورةش PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

وفي الختام، فإن من مهام مدير المشروع كتابة ملخص المشروع بدقة وعناية، لأنه سيكون أول شيء يقرأه أصحاب المصلحة، وبالتالي فهو أفضل فرصة لجذب اهتمامهم، وإقناعهم بأهمية وجدوى المشروع.