إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية: المفهوم والأهداف والأنواع والمسؤوليات

تتطلب المؤسسات متابعة مستمرة ورصد لجميع الأصول التكنولوجية الخاصة بها، والتي يمكن أن تشمل على جميع الأصول والأجهزة والتقنيات التي يمكن استخدامها لتحقيق أهداف الأعمال. فما هي إدارة الأصول التكنولوجية وأهدافها؟

إدارة الأصول التكنولوجية

إدارة الأصول التكنولوجية (Technology Asset Management) هي عملية إدارة وتنظيم الموارد التكنولوجية في مؤسسة أو منظمة. وتشمل الأصول التكنولوجية على أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات والشبكات والبنية التحتية والتطبيقات والبيانات وغيرها من الموارد التكنولوجية التي تستخدم لتحقيق أهداف المؤسسة. لذا تتضمن أدوات إدارة الأصول التكنولوجية استخدام أنظمة إدارة قاعدة البيانات لتتبع ومراقبة الأصول التكنولوجية وتحليل استخدامها وتحديثها وتقديم تقارير حولها.

أهداف إدارة الأصول التكنولوجية

تهدف إدارة الأصول التكنولوجية إلى تحقيق الاستدامة والكفاءة في استخدام الموارد التكنولوجية وتحقيق أقصى قيمة من الاستثمارات التكنولوجية، ومن أهدافها الرئيسية ما يلي:

1. توفير الرؤية الاستراتيجية

تساعد إدارة الأصول التكنولوجية في تحديد رؤية استخدام التكنولوجيا لتحقيق أهداف المؤسسة ومواءمتها مع استراتيجيتها العامة.

2. تخطيط وتنظيم الموارد التكنولوجية

تشمل إدارة الأصول التكنولوجية تخطيط وتنظيم الموارد التكنولوجية بشكل منهجي، بما في ذلك توزيع الأجهزة والبرمجيات وإدارة التراخيص والتحديثات.

3. مراقبة وصيانة الموارد التكنولوجية

تتضمن إدارة الأصول التكنولوجية مراقبة وصيانة الأجهزة والبرمجيات والشبكات لضمان استمرارية وأداء فعال للأصول التكنولوجية.

4. إدارة التكاليف

تساعد إدارة الأصول التكنولوجية في تحليل وتقييم تكاليف الاستثمار التكنولوجي وتحقيق أفضل قيمة ممكنة للمؤسسة من خلال تحديد الاستثمارات الأكثر فائدة وتحسين استخدام الموارد بكفاءة.

5. أمن المعلومات

تشمل إدارة الأصول التكنولوجية تنفيذ إجراءات أمن المعلومات لحماية الموارد التكنولوجية والبيانات الحساسة من التهديدات الخارجية والداخلية.

6. تحسين الأداء

تهدف إدارة الأصول التكنولوجية إلى تحسين أداء الموارد التكنولوجية وتعزيز إنتاجية المؤسسة وتحقيق التكامل بين العمليات المختلفة.

ماذا تعني الأصول الرقمية؟

الأصول الرقمية هي المعلومات التي تكون في شكل رقمي ويمكن تخزينها ومعالجتها بواسطة الأجهزة الإلكترونية. وتشمل الأصول الرقمية مجموعة واسعة من العناصر، بما في ذلك الوسائط المتعددة مثل الصور والفيديو والموسيقى، والمستندات والبرمجيات، وأي محتوى آخر يمكن تمثيله بتنسيق رقمي.

وتعتبر الأصول الرقمية جزءًا أساسيًا من التكنولوجيا الحديثة والتحول الرقمي، حيث تمثل البيانات والمعلومات في شكل رقمي يمكن تخزينه، معالجته، ومشاركته بسهولة باستخدام الأجهزة الإلكترونية. تلعب الأصول الرقمية دورًا مهمًا في إمكانية تحرك المعلومات بشكل فعال وسريع في العصر الرقمي، وتدعم تحول العديد من القطاعات والصناعات نحو الابتكار والتقدم التكنولوجي.

إدارة الأصول الرقمية 

إدارة الأصول الرقمية (Digital Asset Management (DAM تشير إلى عمليات تنظيم وتخزين واسترجاع ومشاركة وإدارة المشاريع الرقمية والمحتوى الرقمي بشكل فعّال. ويتمثل المحتوى الرقمي في الصور والفيديو والصوت والمستندات وغيرها من الموارد الرقمية التي يمكن تخزينها واستخدامها إلكترونيًا.ومن أهم عمليات إدارة الأصول الرقمية ما يلي:

1. تحديد جميع الموارد الرقمية المتاحة في المؤسسة وجمعها بشكل منظم.
2. تصنيف الأصول وتنظيمها بطريقة منطقية وهرمية لسهولة الوصول والبحث.
3. توفير نظامًا آمنًا وفعّالًا لتخزين الأصول الرقمية، سواء كان ذلك في السحابة أو على الخوادم الداخلية.
4. تحديد وإدارة حقوق الوصول لضمان أن يتم الوصول إلى الأصول فقط من قبل الأشخاص المخوّلين.
5. إتاحة البحث للمستخدمين في مجموعة الأصول واسترجاعها بشكل فوري.
6. يعتبر وسيلة لمشاركة الأصول بين مختلف المستخدمين والفرق، مما يعزز التعاون والفعالية.
7. تحرير وتعديل الأصول بطريقة مركزية، مما يسهل عمليات التحرير والتحديث.
8. تتبع الإصدارات المختلفة للأصول لضمان استخدام الإصدار الصحيح.
9. يوفر تقارير حول استخدام الأصول وأدائها، مما يساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية.

ما هي المسؤوليات الرئيسية لإدارة الأصول؟

تشمل إدارة الأصول على مجموعة من المسؤوليات الرئيسية، التي يجب أن يتم تنفيذها بشكل منظم وفعال لضمان الحفاظ على الأصول والحد من المخاطر وتحقيق الكفاءة والاستدامة في استخدام الموارد التقنية للمؤسسة. ومنها:

1. تحديد الأصول

يتعين على فريق إدارة الأصول تحديد جميع الأصول التي تحتاج إلى إدارتها، سواء كانت أصول مادية مثل الأجهزة والمعدات، أو أصول غير مادية مثل البرمجيات والتراخيص.

2. تسجيل الأصول

يجب على فريق إدارة الأصول تسجيل كل الأصول الموجودة في المؤسسة في قاعدة بيانات مركزية، وتوثيق معلومات مثل التفاصيل التقنية، الرقم التسلسلي، القيمة المالية، وحالة الأصل.

3. تتبع الأصول

يجب تتبع حركة الأصول على مدار حياتها، بدءًا من الحصول عليها وتخصيصها للمستخدمين، وصيانتها وتحديثها، وحتى إعادتها أو التخلص منها في نهاية العمر المفيد.

4. إدارة التراخيص

يشمل ذلك تتبع وإدارة تراخيص البرمجيات المستخدمة في المؤسسة، وضمان الامتثال لشروط التراخيص وتجنب الانتهاكات أو العقوبات القانونية.

5. تحليل الاستخدام والأداء

يتعين على فريق إدارة الأصول تحليل استخدام الأصول وأدائها لتحديد الفجوات والفرص لتحسين استخدام الأصول وتحقيق الكفاءة الأمثل.

6. التخطيط والموازنة

ينبغي لفريق إدارة الأصول التعاون مع الإدارة العليا وفرق التخطيط والمالية لوضع خطط استراتيجية لإدارة الأصول وتخصيص الموارد المالية بشكل فعال لاحتياجات الأصول.

7. النفاذ والأمان

يجب أن يهتم فريق إدارة الأصول بتوفير النفاذ السليم للأصول للمستخدمين المعنيين وفقًا لصلاحياتهم، وتطبيق إجراءات الأمان لحماية الأصول من التهديدات الخارجية والداخلية.

8. إدارة الصيانة

تشمل مسؤوليات إدارة الأصول تنظيم وجدولة الصيانة الدورية للأصول للحفاظ على أدائها الجيد وتقليل فرص التعطل والأعطال.

9. إعادة التوجيه والتخلص الأمن

عندما يصل الأصول إلى نهاية عمرها المفيد، يجب أن يتم التخلص منها بشكل صحيح ومسؤول. ينبغي على فريق إدارة الأصول تنظيم عمليات إعادة التوجيه والتخلص من الأصول القديمة بطرق مثل إعادة التدوير أو بيعها أو التخلص منها وفقًا للمعايير البيئية والقانونية المعمول بها.

أنواع إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات

يمكن أن تتضمن إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM) أنواعًا مختلفة اعتمادًا على نطاق وتركيز جهود الإدارة. ومن أهم أنواع إدارة الأصول الشائعة ما يلي:

1. إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (IT Asset Management)

إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM) هي عملية إدارة شاملة تستهدف تحقيق فهم دقيق وفعال لكيفية استخدام وإدارة جميع الأصول التكنولوجية داخل المؤسسة. يشمل ذلك الأجهزة الفيزيائية (مثل الحواسيب والخوادم) والبرمجيات والمعدات الشبكية وأصول الاتصالات وغيرها من الأصول التكنولوجية. 

تساهم  بعض الأدوات البرمجية المتخصصة على دعم إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات من خلال أتمتة وتبسيط تتبع الأصول وإدارة المخزون وإدارة التراخيص وإعداد التقارير.

لذا يمكن أن تؤدي الإدارة الفعالة لأصول تكنولوجيا المعلومات إلى تحسين التحكم في التكاليف، وتعزيز الكفاءة التشغيلية، وتقليل المخاطر الأمنية، واتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق باستثمارات تكنولوجيا المعلومات وتخصيص الموارد.

إدارة أصول البرمجيات (Software Asset Management)

إدارة أصول البرمجيات هي عملية إدارة شاملة تهدف إلى تحقيق فهم دقيق ومنظم لكيفية استخدام وترخيص البرمجيات داخل منظمة. تشمل عمليات SAM العديد من الجوانب لضمان أمان وكفاءة أفضل لموارد البرمجيات. وتهدف إدارة أصول البرمجيات إلى التأكد من الامتثال للسياسات والتراخيص. ويتمثل هذا في فحص استخدام البرمجيات ومقارنته بالتراخيص المتاحة.

ويتضمن إدارة أصول البرمجيات تتبع البرمجيات المثبتة واستخدامها عبر المنظمة، ويساعد في تحديد أي برمجيات قد تكون غير مرخصة أو تحتاج إلى ترخيص إضافي. وتساهم إدارة الأصول البرمجية في تحقيق أمان المعلومات، وضمان الامتثال القانوني والاقتصادي، وتحقيق أقصى استفادة من استثمارات البرمجيات.

صورة من المواد التعليمية المقدمة في بكه فيما يتعلق بدورات ITIL.

فوائد إدارة الأصول

تعتبر إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات مهمة، حيث تعمل على تعزيز حوكمة تكنولوجيا المعلومات بشكل عام. وتزيد من القيمة المستمدة من أصول تكنولوجيا المعلومات مع تقليل المخاطر وتحسين استخدام الموارد. ومن أهم فوائدها ما يلي:

1. التحكم في التكاليف وتحسينها

تمثل أصول تكنولوجيا المعلومات استثمارًا كبيرًا للمؤسسات. يساعد ITAM الفعال في التحكم في التكاليف عن طريق تجنب المشتريات غير الضرورية، وتحسين استخدام الأصول، وتحديد فرص توفير التكاليف. فهو يمكّن المؤسسات من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن ترخيص البرامج وتحديث الأجهزة والصيانة، مما يؤدي إلى إدارة مالية أفضل.

2. الامتثال وإدارة المخاطر

تضمن ITAM الامتثال لاتفاقيات ترخيص البرامج والمتطلبات التنظيمية ومعايير الصناعة. فهو يساعد المؤسسات على تجنب المخاطر باختلاف أنواعها مثل المخاطر القانونية والمالية المرتبطة بعدم الامتثال، مثل العقوبات أو الدعاوى القضائية أو الإضرار بالسمعة. بالإضافة إلى ذلك، يساعد ITAM في إدارة المخاطر الأمنية من خلال ضمان تصحيح البرامج في الوقت المناسب، وإدارة الثغرات الأمنية، وحماية البيانات.

3. الكفاءة التشغيلية

من خلال وجود مخزون واضح ورؤية واضحة لأصول تكنولوجيا المعلومات، يمكن للمؤسسات تبسيط عملياتها. يتيح ITAM تتبع الأصول بكفاءة، ويقلل وقت التوقف عن العمل، ويحسن تخصيص الموارد، ويحسن الإنتاجية. كما أنه يسهل الصيانة الاستباقية والتحديثات في الوقت المناسب، مما يقلل من الاضطرابات ويزيد من توافر موارد تكنولوجيا المعلومات الحيوية.

4. اتخاذ قرارات مستنيرة

يوفر ITAM بيانات ورؤى قيمة للتخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرار. فهو يساعد المؤسسات على تحديد فرص الدمج والتوحيد القياسي ودورات تحديث التكنولوجيا. من خلال فهم استخدام الأصول وتكاليف دورة حياة المنتج ودورة الحياة المشروع ككل ومقاييس الأداء، يمكن للمؤسسات تخصيص الموارد بشكل فعال وتحديد أولويات الاستثمارات ومواءمة تكنولوجيا المعلومات مع أهداف العمل.

5. إدارة دورة حياة الأصول

يغطي ITAM دورة الحياة الكاملة لأصول تكنولوجيا المعلومات، بدءًا من الاستحواذ وحتى التخلص منها. ومن خلال إدارة دورات حياة الأصول، يمكن للمؤسسات تحسين القيمة المستمدة من الأصول. ويتضمن ذلك التخطيط لسحب الأصول وإعادة تدويرها أو التخلص منها، وضمان أمن البيانات أثناء عملية التخلص.

6. أمن الأصول

يساهم ITAM في تحسين الأمن السيبراني وحماية البيانات. من خلال الحفاظ على مخزون دقيق وتتبع تراخيص البرامج، يمكن للمؤسسات التأكد من أن جميع الأنظمة محدثة بأحدث تصحيحات الأمان ومتوافقة مع معايير الأمان. يساعد ITAM في تحديد وتخفيف المخاطر المرتبطة بالبرامج غير المصرح بها أو الأجهزة الضعيفة أو الأنظمة غير المصححة.

دورة حياة إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (IT Assets Lifecycle)

تتضمن مراحل دورة الحياة النموذجية لأصول تكنولوجيا المعلومات على ما يلي:

1. التخطيط والاستحواذ

في هذه المرحلة، تحدد المنظمة احتياجاتها من تكنولوجيا المعلومات، وتقيم المتطلبات، وتخطط للحصول على أصول تكنولوجيا المعلومات. يتضمن ذلك إعداد الميزانية واختيار البائعين والمشتريات والتفاوض على العقود. ويهدف إلى التأكد من حصول المنظمة على الأصول المناسبة لتحقيق أهداف أعمالها.

2. النشر والتثبيت

بمجرد الحصول على الأصول، يتم نشرها وتثبيتها في البنية التحتية للمؤسسة. وتتضمن هذه المرحلة التثبيت الفعلي والتكوين والتكامل للأجهزة والبرامج ومكونات الشبكة. ويعد التوثيق الصحيح وتحديد الأصول أمرًا مهمًا خلال هذه المرحلة لضمان التتبع والإدارة الدقيقين.

3. الاستخدام والصيانة

خلال هذه المرحلة، يتم استخدام الأصول بشكل فعال لدعم عمليات المنظمة. وإجراء الصيانة والمراقبة المنتظمة لضمان الأداء الأمثل والموثوقية والأمان. قد يشمل ذلك تحديثات البرامج وإصلاحات الأجهزة والتصحيحات والترقيات. ويتم استخدام أنظمة تتبع وإدارة الأصول لتتبع الاستخدام والأداء وتاريخ الصيانة.

4. الترقيات والتحسينات

مع تطور التكنولوجيا، قد تحتاج الأصول إلى الترقية أو التعزيز لتلبية متطلبات العمل المتغيرة. وتتضمن هذه المرحلة تقييم الحاجة إلى الترقيات والتخطيط وإعداد الميزانية للأصول أو المكونات الجديدة وتنفيذ التغييرات اللازمة. ويمكن أن تتضمن الترقيات استبدال الأجهزة أو تحديثات البرامج أو توسيع السعة.

5. التقاعد والتخلص

وأخيرًا، تصل أصول تكنولوجيا المعلومات إلى نهاية عمرها الإنتاجي أو تصبح قديمة. في هذه المرحلة، يتم سحب الأصول والتصرف فيها بطريقة مسؤولة. وقد يتضمن ذلك مسح البيانات أو إتلافها لضمان أمان البيانات، أو عن طريق استخدام طرق التخلص الصديقة للبيئة، أو إعادة تدوير المكونات. ويعد التوثيق الصحيح والامتثال للوائح القانونية والبيئية أمرًا ضروريًا أثناء التخلص من الأصول.

صورة من المواد التعليمية المقدمة في بكه فيما يتعلق بدورات ITIL.

من الضروري تطبيق ممارسات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM) طوال دورة حياة إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات لتتبع الأصول وإدارتها بشكل فعال. ويتضمن ذلك على الاحتفاظ بمخزون أصول مركزي، وتتبع تفاصيل الأصول مثل المواصفات والملكية ومعلومات الضمان والامتثال للترخيص. كما يتضمن تحسين استخدام الأصول، وإدارة علاقات البائعين، والتخطيط لدورات تحديث الأصول، وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية والأمنية.

من خلال الإدارة الفعالة لدورة حياة أصول تكنولوجيا المعلومات، يمكن للمؤسسات تعظيم قيمتها وتقليل المخاطر والتحكم في التكاليف وضمان تخصيص الموارد بكفاءة لدعم العمليات التجارية.

تعلم تحليل الأعمال مع بكة

من خلال الانضمام لمنصة بكة يمكنك الآن تعلم تحليل الأعمال والتدريب على اتخاذ قرارات استراتيجية، عن طريق تعلم كيفية فحص ودراسة مختلف جوانب العمل في المؤسسة وفهم أدائها. ومن الدورات التدريبية التي تقدمها شركة بكة ما يلي:

1. شهادة تحليل الأعمال أجايل (IIBA®-AAC).
2. شهادة تحليل الأمن السيبراني (IIBA®-CCA).
3. شهادة تحليل بيانات الأعمال (IIBA®-CBDA).
4. محترف تحليل الأعمال معتمد (CBAP®).

تعلم الأمن السيبراني والحوسبة السحابية:

تتعرض جميع المنظمات لتهديدات سواء كانت داخلية أو خارجية، ولذلك من الضروري إبقاء موظفيها في حالة تأهب مستمرة، من خلال الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في شهادة تحليل الأمن السيبراني المعتمدة.

وتقدم بكه أيضًا العديد من دورات حوكمة نظم المعلومات ومنها التالي:

• دورة أساسيات ITIL
• شهادة معتمدة COBIT5
• شهادة ودورة DevOps

وما يزيد من فرص الحصول على وظائف في تكنولوجيا المعلومات والحوكمة التقنية، صقل المهارات في تصميم الويب من خلال الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة المُقدمة من منصة بكه في قيادة الاستراتيجية الرقمية وتكنولوجيا المعلومات، متخصص تكنولوجيا المعلومات.