نظام أتمتة العمليات الروبوتية RPA: الأهمية والأهداف والعناصر والمجالات وكيفية عمله

أتمتة العمليات الروبوتية RPA تتيح للشركات تحسين كفاءة العمل، وتقليل الأخطاء البشرية، وتوفير الوقت والتكلفة. ومع تقدم التكنولوجيا، يستمر دور RPA في التطور والانتشار في مختلف الصناعات. فما هو نظام Rpa وما هي أهم عناصره وأهدافه وطريقة عمله وأهم الاعتبارات التي يجب الانتباه لها عند تطبيق تقنية أتمتة العمليات الروبوتية؟

ما هو نظام أتمتة العمليات الروبوتية RPA؟

نظام RPA يعني أتمتة العمليات الروبوتية (Robotic Process Automation)، وهو نظام يستخدم البرمجيات والذكاء الاصطناعي لتنفيذ مهام تكرارية ومنهجية بشكل آلي. ويتمثل الهدف الرئيسي لـ RPA في أتمتة العمليات الروتينية التي يمكن أن يقوم بها الإنسان، مما يساعد في تحسين كفاءة العمل وتوفير الوقت والتكلفة.

يعتمد RPA على البرمجيات القادرة على تكرار الأنشطة التي تقوم بها البشر على أجهزة الكمبيوتر، مثل إدخال البيانات، ومعالجة المعلومات، واتخاذ القرارات البسيطة. ويتم تدريب هذه البرمجيات لاستكمال المهام المحددة بناءً على قواعد وإرشادات محددة. من أهم استخدامات RPA:

• معالجة البيانات: مثل نقل البيانات بين النظم المختلفة.
• إدارة الأنظمة: مثل تحديث قواعد البيانات أو تنفيذ مهام الصيانة الروتينية.
• التفاعل مع التطبيقات: مثل استخدام بريد إلكتروني أو تحديث قواعد Excel بشكل تلقائي.
• متابعة العمليات: مثل مراقبة تقدم المهام وتنبيه الفريق في حالة حدوث مشكلات.

صورة من المواد التعليمية المقدمة في بكه فيما يتعلق بدورات ITIL وتكنولوجيا المعلومات.

أهمية نظام أتمتة العمليات الروبوتية RPA

يستخدم RPA لتنفيذ مهام تكرارية وقواعدية بشكل تلقائي، مما يتيح للشركات تحسين الكفاءة وتوفير الوقت والتكلفة. ومن أهم ميزات RPA ما يلي:

1. تنفيذ المهام الروتينية والقواعدية التي تتطلب تكرارًا كبيرًا.
2. التفاعل مع مجموعة متنوعة من التطبيقات والنظم بما في ذلك نظم إدارة الشركة (ERP) ونظم إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) وقواعد البيانات.
3. تحسين الدقة والاستمرارية، بفضل الطابع التلقائي للـ RPA، يتم تقليل الأخطاء البشرية وضمان دقة العمليات.
4. تقليل الوقت الذي يستغرقه القيام بمهام محددة، مما يؤدي إلى توفير التكاليف وتحسين الإنتاجية.
5. سهولة التكامل والتشغيل مع التكنولوجيا الحالية ويمكن تنفيذها بشكل مستقل دون تعديل كبير في الأنظمة الحالية.
6. تحرير العمال من المهام الروتينية تمكنهم من التركيز على أعمال أكثر تعقيدًا وقيمة مضافة، مما يزيد من إنتاجية الفريق.
7. تنفيذ المهام بشكل آلي يقلل من وقت الانتظار ويحسن تداول المعلومات بين الأنظمة، مما يساهم في تسريع عمليات الأعمال.
8. تنفيذ المهام بشكل دقيق وفعال، مما يؤدي RPA إلى تحسين جودة الخدمة ورضا العملاء.
9. التكيف بسرعة مع تغييرات العمليات أو القوانين، مما يوفر مرونة أكبر للمؤسسة.
10. تعزيز تحسين الكفاءة التشغيلية وتحقيق فوائد اقتصادية وتنافسية للمؤسسات.

عناصر نظام أتمتة العمليات الروبوتية (Robotic Process Automation)

تشمل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) على مجموعة من العناصر والمفاهيم التي تتكامل لتحقيق أتمتة العمليات بشكل فعال، منها:

1. الروبوتات البرمجية (Software Robots)

تمثل البرمجيات التي تقوم بتنفيذ المهام المحددة والمبرمجة مسبقًا. تتعامل هذه الروبوتات مع البيانات والتفاعل مع الأنظمة والتطبيقات وفقًا للقواعد المعينة. (اقرأ عن التحول الرقمي وإدارته)

2. مصادر البيانات (Data Sources)

تتضمن الأنظمة والتطبيقات التي يتعامل معها الروبوتات البرمجية، مثل نظم إدارة الشركة (ERP)، وقواعد البيانات، وتطبيقات الويب، والبريد الإلكتروني، ومصادر بيانات أخرى.

3. مصادر الأوامر (Command Triggers)

تعتبر الحوافز التي تحفز الروبوتات لتنفيذ المهام. ويمكن أن تشمل الأمثلة على مصادر الأوامر تغييرات في البيانات، أو حدوث أحداث معينة، أو تلقي أوامر يدوية.

4. قواعد الأتمتة (Automation Rules)

تحدد القواعد المحددة التي يجب على الروبوتات اتباعها أثناء تنفيذ المهام. وتتضمن قواعد الأتمتة تحديد تسلسل الخطوات، وشروط التنفيذ، وكيفية التعامل مع الاستثناءات.

5. محرك التنفيذ (Execution Engine)

يعمل على تشغيل البرمجيات الروبوتية وتنفيذ المهام وفقًا للقواعد المحددة. ويتيح للروبوتات التفاعل مع الأنظمة المختلفة وتنفيذ الأوامر.

6. لوحة التحكم (Control Panel)

توفر واجهة لإدارة ورصد أداء الروبوتات. ويمكن للمستخدمين من خلال لوحة التحكم متابعة تقدم المهام، وتحديد الإعدادات، وإدارة الروبوتات.

7. مترجم اللغة (Language Interpreter)

يساعد في تفسير الأوامر والتعليمات البرمجية المعطاة للروبوتات. ويمكن أن يكون هذا المترجم قادرًا على التعامل مع لغات متعددة وفهم التعليمات بشكل صحيح.

8. الأمان والتحقق (Security and Authentication)

يشمل آليات الحماية والمصادقة لضمان أمان العمليات المتكاملة ومنع الوصول غير المصرح به. لذا تجتمع جميع هذه العناصر لتشكل نظام RPA متكامل، ويهدف إلى تحسين الكفاءة وتوفير الوقت في تنفيذ العمليات التكرارية.

مجالات نظام أتمتة العمليات الروبوتية RPA

هناك العديد من التطبيقات لأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) في مجموعة واسعة من المجالات والصناعات، وقد تكون أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) مفيدة لمجموعة واسعة من الشركات والصناعات التي تعتمد على العمليات المتكررة، والتي يمكنها الاستفادة بشكل كبير من RPA، حيث يمكن للروبوتات تنفيذ هذه المهام بسرعة ودقة.

من يحتاج إلى أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)

يمكن أن تكون أتمتة العمليات الروبوتية فعالة في تحسين الكفاءة لبعض المجالات، منها:

1- المالية والمحاسبة

يمكن استخدام RPA لتنفيذ المهام المحاسبية مثل مطابقة الفواتير، وإعداد التقارير المالية، وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة.

2- الموارد البشرية

تستخدم RPA في تنفيذ العمليات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية مثل إدارة الرواتب، والتوظيف، وتحديث سجلات الموظفين.

3- سلسلة التوريد واللوجستيات

يمكن أتمتة العمليات المرتبطة بتتبع المخزون، ومراقبة الشحنات، وإدارة الطلبيات في سلسلة التوريد.

4- الرعاية الصحية

يمكن استخدام RPA لمعالجة البيانات الصحية، وتنظيم مواعيد المرضى، وتسجيل البيانات الطبية.

5- التصنيع

تُستخدم RPA لتحسين عمليات التحكم في الجودة، ومتابعة سلاسل التوريد، وإدارة العمليات التصنيعية.

6- الخدمات المصرفية

يمكن تنفيذ مهام مثل التحقق من الهوية، ومعالجة الطلبات، وإدارة حسابات العملاء باستخدام RPA في قطاع الخدمات المصرفية.

7- التسويق والمبيعات

يمكن استخدام RPA لتحسين عمليات إدارة العلاقات مع العملاء (CRM)، وإدارة حملات التسويق، ومتابعة الأداء المبيعي.

8- القانون والشؤون القانونية

يمكن أتمتة العديد من المهام القانونية مثل إعداد الوثائق القانونية، ومتابعة المواعيد، وإدارة السجلات القانونية.

صورة من المواد التعليمية المقدمة في بكه فيما يتعلق بدورات ITIL وتكنولوجيا المعلومات.

كيفية عمل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)

عملية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) تتم عادة عبر مجموعة من الخطوات المحددة التي تهدف إلى تحديد وتنفيذ المهام المحددة بشكل تلقائي. كما يلي:

1. تحديد المهام الرئيسية

تبدأ عملية RPA بتحديد المهام التي يجب أتمتتها. ويجري تحليل العمليات اليدوية وتحديد المهام المتكررة والقابلة للتحويل التلقائي.

2. تصميم العملية

يتم تصميم عملية RPA بواسطة مطور أو محلل يقوم بتحديد كيفية تنفيذ المهام بشكل تلقائي. ويتم تحديد التسلسل الزمني للخطوات والتفاعلات مع الأنظمة والتطبيقات الأخرى.

3. برمجة الروبوت البرمجية

يتم برمجة الروبوت البرمجي لتنفيذ المهام المحددة. ويتم استخدام لغات البرمجة المناسبة وأدوات RPA لتحقيق التفاعل مع البيئة العملية.

4. تكامل البيئة

يتم تكامل الروبوت البرمجي مع البيئة العملية، بما في ذلك التفاعل مع النظم القائمة، واسترجاع وتحديث البيانات، والتفاعل مع التطبيقات.

5. اختبار الأتمتة

يتم إجراء اختبارات للتأكد من أن الأتمتة تعمل بشكل صحيح. ويتم التحقق من تكامل الروبوت مع النظام ودقة تنفيذ المهام.

6. التحكم والمراقبة

يتم إعداد نظام للتحكم والمراقبة، حيث يمكن للمشرفين مراقبة تقدم الروبوت، وتحديد أي مشكلات قد تحدث، وتعديل الإعدادات حسب الحاجة.

7. التشغيل

بعد الاختبار والمراجعة، يمكن تشغيل الروبوت لتنفيذ المهام بشكل تلقائي حسب الجدول الزمني المحدد.

8. متابعة وتحسين

يتم متابعة أداء الروبوت وتقييم النتائج بشكل دوري. ويتم إدخال التحسينات على العمليات عند الضرورة.

الهدف من أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)

هناك عدة أهداف رئيسية تسعى الشركات والمؤسسات إلى تحقيقها من خلال تبني هذه التقنية، منها:

1. تحسين الكفاءة والإنتاجية

تهدف أتمتة العمليات إلى تحسين كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية عبر تنفيذ المهام بشكل أسرع وأكثر دقة من الإنسان.

2. تقليل التكاليف

تقليل التكاليف الناتجة عن أخطاء الإنسان، وتوفير الوقت، وزيادة الكفاءة، مما ينتج عنه تقليل التكاليف التشغيلية.

3. تقليل الأخطاء البشرية

يقلل تبني RPA من حدوث الأخطاء البشرية، حيث يتم تنفيذ المهام بدقة وتكرار متسقة، وبالتالي تحسين جودة البيانات والمعلومات.

4. توفير الوقت

يمكن للروبوتات البرمجية تنفيذ المهام بشكل آلي وفوري، مما يقلل من الحاجة إلى وقت الانتظار ويسرع عمليات الإنجاز.

5. تحسين تجربة المستخدم

من خلال تحسين العمليات وتسريع الاستجابة، يمكن تحسين تجربة المستخدم وإدارة تقديم الخدمات التكنولوجية بشكل أفضل.

6. تمكين التركيز على المهام الاستراتيجية

يمكن لأتمتة العمليات تحرير الكوادر البشرية من المهام الروتينية لتركيزها على المهام الإبداعية والاستراتيجية التي تتطلب تفكيرًا واتخاذ قرارات.

7. تحسين التشغيل

يساهم RPA في تحسين التشغيل اليومي للشركات من خلال تقديم أساليب أكثر فعالية لإدارة العمليات.

8. تسريع التنفيذ

يعزز RPA سرعة تنفيذ المهام، مما يساعد في تلبية احتياجات السوق وفرص الأعمال بشكل أسرع. بشكل عام، يهدف تبني RPA إلى تعزيز الكفاءة وتقديم قيمة ملموسة للمؤسسات عبر تحسين عملياتها واستخدام العمالة بشكل أكثر فعالية.

الفرق بين أتمتة العمليات الروبوتية والذكاء الاصطناعي (AI)

هناك العديد من الأنظمة وتكنولوجيا المعلومات التي تستخدم لأتمتة العمليات في الشركات، ومن بينها أنظمة أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) والذكاء الاصطناعي (AI)، ويمكن توضيح الفرق بينهما كما يلي:

مثال على تقنيات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA Technologies Example)

هناك العديد من تقنيات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA Technologies) المتاحة، منها:

إيباث (UiPath)

UiPath هي إحدى منصات RPA الرائدة. إنه يوفر واجهة تصميم مرئية تتيح للمستخدمين إنشاء سير عمل تلقائي عن طريق سحب الأنشطة وإفلاتها. ويدعم UiPath كلاً من الأتمتة الخاضعة للإشراف وغير المراقبة ويوفر مجموعة واسعة من الأنشطة لأتمتة المهام المختلفة.

المنشور الأزرق (Blue Prism)

تشتهر Blue Prism بقابلية التوسع والمرونة. ويستخدم واجهة السحب والإفلات لإنشاء عمليات تلقائية. ويؤكد Blue Prism على جوانب الأمان والامتثال لتقنية RPA، مما يجعله مناسبًا للصناعات ذات المتطلبات التنظيمية الصارمة.

حافة الأتمتة (AutomationEdge)

AutomationEdge عبارة عن منصة أتمتة متكاملة تجمع بين إمكانات RPA والذكاء الاصطناعي. وهو يدعم الأتمتة الشاملة ويقدم ميزات مثل اكتشاف العمليات وتكامل chatbot والأتمتة المعرفية.

كوفاكس (Kofax)

توفر Kofax منصة أتمتة ذكية تشتمل على إمكانات RPA. وهو يركز على أتمتة العمليات التي تركز على المستندات، واستخراج البيانات، والتكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى.

دمج العمل (WorkFusion)

يقدم WorkFusion منصة ذكية لأتمتة العمليات تجمع بين تقنية RPA والأتمتة المعرفية. ويتضمن ميزات مثل التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية وتكامل chatbot.

صورة من المواد التعليمية المقدمة في بكه فيما يتعلق بدورات ITIL وتكنولوجيا المعلومات.

ما هي أهم الاعتبارات الخاصة بتقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA Considerations)؟

هناك العديد من العوامل المهمة التي يجب على المؤسسات أخذها في الاعتبار عند تطبيق تقنية RPA، منها:

1. اختيار العملية

تحديد وترتيب أولويات العمليات الأكثر ملاءمة للأتمتة. لذا يجب البدء بالمهام القائمة على القواعد والمتكررة وذات الحجم الكبير للحصول على أفضل النتائج.

2. تحليل عائد الاستثمار

قم بإجراء تحليل شامل لعائد الاستثمار (ROI) لفهم الفوائد المحتملة لتقنية RPA من حيث توفير التكاليف ومكاسب الكفاءة وتقليل الأخطاء.

3. أمن البيانات والامتثال

تأكد من أن تنفيذ RPA يلتزم بمعايير الأمن السيبراني وأمان البيانات ومتطلبات الامتثال. وهذا أمر بالغ الأهمية، خاصة عند التعامل مع البيانات الحساسة أو المنظمة.

4. قابلية التوسع

ضع في اعتبارك إمكانية التوسع في حل RPA. وقم بتقييم ما إذا كان نظام التشغيل الآلي يمكنه التعامل مع عدد متزايد من العمليات والمهام مع قيام المؤسسة بتوسيع مبادرات التشغيل الآلي الخاصة بها.

5. قدرات التكامل

تقييم قدرات التكامل لأداة RPA مع الأنظمة والتطبيقات الحالية، حيث يعد التوافق مع التقنيات المختلفة أمرًا ضروريًا للتشغيل الآلي السلس عبر المؤسسة.

6. إدارة التغيير

تنفيذ استراتيجيات فعالة لإدارة التغيير لمعالجة تأثير الأتمتة على الموظفين والأدوار وسير العمل. بالإضافة إلى توفير التدريب والدعم لضمان الانتقال السلس.

7. الحوكمة والرقابة

إنشاء آليات حوكمة ومراقبة لإدارة ومراقبة نشر تقنية RPA. ويتضمن ذلك تحديد ضوابط الوصول وعمليات التدقيق وضمان الامتثال للسياسات التنظيمية.

8. تحسن مستمر

تبني ثقافة التحسين المستمر. وقيم أداء عمليات RPA بانتظام، وحدد مجالات التحسين، وقم بتنفيذ التحديثات لتحسين الكفاءة.

9. مشاركة تكنولوجيا المعلومات

قم بإشراك قسم تكنولوجيا المعلومات منذ المراحل الأولى لتخطيط RPA. التعاون لمعالجة الاعتبارات الفنية وبروتوكولات الأمان ومتطلبات التكامل.

10. مراقبة الأداء والتحليلات

تنفيذ أدوات لمراقبة أداء العمليات الآلية. واستخدم التحليلات للحصول على رؤى حول الكفاءة ومعدلات الخطأ والفعالية الشاملة.

11. التدقيق المطلوب

التأكد من أن العمليات الآلية تتوافق مع لوائح ومعايير الصناعة. وهذا مهم بشكل خاص في القطاعات شديدة التنظيم مثل التمويل والرعاية الصحية والقانونية.

12. إثبات المفهوم (PoC)

فكر في البدء بإثبات المفهوم لاختبار جدوى وفوائد تقنية RPA على نطاق صغير قبل تنفيذها عبر المؤسسة بأكملها.

13. التوافق مع أهداف العمل

قم بمواءمة مبادرات تقنية RPA مع أهداف واستراتيجيات العمل الشاملة. مع ضررورة التأكد من أن جهود الأتمتة تساهم في تحقيق أهداف المنظمة ورؤيتها طويلة المدى.

صورة من المواد التعليمية المقدمة في بكه فيما يتعلق بدورات ITIL وتكنولوجيا المعلومات.

وأخيرًا، يمكننا القول أنه من خلال النظر بعناية في هذه العوامل، يمكن للمؤسسات تطوير إستراتيجية RPA قوية تتوافق مع أهداف أعمالها وتقدم فوائد ملموسة.

تعلم حوكمة نظم المعلومات وإدارة الخدمات مع بكة:

يمكنك تعلم حوكمة نظم المعلومات هي الهيكلية والعمليات التي تضمن توجيه فعالية وفعالية استخدام التكنولوجيا في دعم أهداف المؤسسة، عن طريق تحديد كيف يتم إدارة وتوجيه المعلومات والتكنولوجيا لضمان تحقيق قيمة أعلى وتقديم مزايا استراتيجية. وذلك عن طريق الانضمام لمنصة بكة والالتحاق بإحدى الدورات التي تقدمها، ومنها:

1. دورة مكتبة البنية التحتية لتقنية المعلومات ITIL® 4 Foundation.
2. دورة أساسيات حوكمة تقنية المعلومات COBIT® 5.
3. دورة أساسيات التطوير والعمليات DevOps Fundamentals.
4. دورة قيادة التطوير والعمليات DevOps.
5. دورة متخصص ITIL: الاستدامة في التكنولوجيا الرقمية وتكنولوجيا المعلومات.