الاجتماع مع فريق العمل وكيفية التنسيق وكيفية إدارته وأهميته

تحقيق اجتماع مثمر يتطلب تحديد الهدف، جمع المدخلات مسبقاً، وتخطيط جدول الأعمال. يُفضل الإعلان عن الهدف مسبقاً وبدء الاجتماع بإيجابية، مع إدارة الوقت ومنح الفرصة للمناقشة. استخدام تقنيات مختلفة ومشاركة المعلومات رقميًا يُعزز التواصل والفعالية.

يحرص قادة فرق العمل في المنظمات على عقد اجتماعات دورية مع أعضاء الفرق، من أجل مناقشة العديد من الأمور ومنها ما جرى إنجازه وما هي أوجه القصور وكيف يمكن معالجتها، وما هو المطلوب مستقبلًا وكيف يمكن تنفيذه، وحتى يؤتي الاجتماع بثماره؛ يتعين على قادة الفرق فهم أفضل الطرق لعقد اجتماع الفريق، بما يمكن من الاستفادة من وقت ومواهب الأعضاء، وفي سطور هذا المقال نوضح كيفية عقد اجتماع فعال مع فريق العمل.

الاجتماع مع فريق العمل

مهما كان مجال الصناعة، فإن عقد الاجتماعات مع فرق العمل أمرًا ضروريًا لطرح الأمور المهمة ومناقشتها، واستعراض المهام التي جرى إنجازها قبل الاجتماع، والإشادة بالإنجازات والوقوف على أوجه القصور ومناقشة كيفية علاجها، فضلًا عن وضع الخطط المستقبلية وتوضيح كيفية إنجازها.

ويتولى قيادة الاجتماع مع فريق العمل الإدارة العُليا أو المدير أو المشرف أو مدير المشاريع أو مسؤول حكومي أو خبير خارجي أو قائد التنمية المهنية.

 كيفية عقد اجتماع مثمر مع فريق العمل؟

هناك مجموعة من الخطوات التي تساعد على قيادة اجتماع فعال مع فريق العمل وهي كما يلي:

1- تحديد الهدف

في البداية، يتعين على قائد الفريق تحديد سبب اجتماعه مع الفريق قبل البدء في التخطيط لجدول أعمال الاجتماع. ومعرفة سبب عقد الاجتماع يحدد مدى جدوى الاجتماع من عدمها، فإذا كان السبب شيئًا يمكن معالجته بسرعة في رسالة بريد إلكتروني، فلا داعي لهذا الاجتماع، وبالتالي فيجب أن يكون السبب مناقشة موضوعًا مهمًا يحتاج إلى شرحًا مفصلًا بتواجد أعضاء الفريق.

2- جمع المدخلات قبل الاجتماع

بعد تحديد سبب وجوب عقد الاجتماع، يستطيع القائد آراء أعضاء الفريق فيما يحتاجون إلى معرفته حول الموضوع الذي اختاره، وعليه أن يشجعهم على مشاركة الأسئلة في وقت مبكر حتى يستطيع إعداد إجابات شاملة قبل الاجتماع.

3- التخطيط لجدول أعمال الاجتماع

في هذه الخطوة يضع قائد الفريق مخططًا ليكون جدول أعمال الاجتماع والذي يٌسمى أجندة الاجتماع، مع مراعاة طباعة أو إرسال ملف رقمي للمسودة النهائية إلى أعضاء الفريق. ويشتمل جدول الأعمال على تفاصيل الاجتماع، وماذا سيفعل المشاركون فيه، والأهداف التي يسعون لتحقيقها، من أجل توزيعه على كل عضو من أعضاء الفريق قبل يوم واحد من انعقاد الاجتماع.

ويشتمل جدول أعمال الاجتماع على عناصر هامة وهي:

• جدول الاجتماع: يتضمن وقت بداية ونهاية الاجتماع، وأقسامه الفرعية.
• الموقع: وهو مكان عقد الاجتماع، وإذا كان افتراضيًا يجب تضمين رابط المشاركة.
• قائمة الحضور: تحتوي على أسماء جميع الأعضاء المشاركين في الاجتماع.
• هدف الاجتماع: أي الغرض من عقد الاجتماع.
• بنود جدول الأعمال: وهي ما يجب أن يُسفر عنه الاجتماع من قرارات يجب اتخاذها أو مشكلات يجب حلها، أو معلومات لا بد من فهمها.

4- الإعلان عن الهدف من الاجتماع

قبل البدء في الاجتماع، يُفضل الإعلان عن الهدف منه، حتى يستعد أعضاء الفريق لاستيعاب رسالة قائد الاجتماع خلاله، مع الوضع في الاعتبار إنشاء أهداف تعليمية لنشرها والرجوع إليها طوال فترة الاجتماع.

5- بدء الاجتماع بشكل إيجابي

أفضل طريقة يمكن أن يبدأ بها قائد الفريق اجتماعه مع الأعضاء، هي توجيه الشكر لهم على الإنجازات التي قدموها منذ آخر اجتماع عُقد معهم، حتى يظهر لهم مدى تقديره لمجهوداتهم.

6- إدارة وقت الاجتماع

من وسائل إظهار الاحترام لأعضاء الفريق، مراعاة وقتهم منذ بداية الاجتماع وحتى نهايته، إذ يجب أن يبدأ الاجتماع وينتهي في مواعيده المُعلنة. وللتحكم في وقت الاجتماع، يُفضل الاختصار في الرسائل الموجهة خلاله، إذ لم يكن موضوعه هو ندوة موسعة مُخطط لها.

7- إضافة معلومات مهمة

حتى يكون الاجتماع مع فريق العمل مثمرًا؛ يجب أن يتضمن إعطاء أعضاء الفريق المعلومات القيمة التي تساعد على زيادة كفاءتهم أو تنمية مهاراتهم أو الوصول إلى أهدافهم.

8- استخدام تقنيات مختلفة

قد يجد أعضاء الفريق صعوبة في التعامل مع محتوى قائد الفريق لأنه يُقدم بطريقة روتينية، لذلك من الأفضل تغيير طريقة مشاركة المعلومات لبعض الاجتماعات بعدة طرق منها: تغيير المكان، مشاهدة فيديو، دعوة ضيف للتحدث.

9- إتاحة الوقت للمناقشة

عند تقسيم وقت الاجتماع، لا بد من تخصيص وقتًا للمناقشة وطرح الأعضاء أسئلتهم، وإذ لم يكن هناك وقتًا كافيًا؛ فيتعين على القائد تسجيل أي أسئلة لم تتم الإجابة عليها لمناقشتها بعد الاجتماع، وهي خطوة مهمة حتى يعرف أعضاء الفريق أن القائد أو المدير يستمع إلى ملاحظاتهم ويقدرها.

10- مشاركة المعلومات المهمة رقميًا

خلال عقد الاجتماع، لا بد من مناقشة المعلومات المهمة عبر شبكة الشركة وهي ملاحظات الاجتماعات والعروض التقديمية وجداول الأعمال، سواء كان الاجتماع في غرفة الاجتماعات أو يُعقد عبر تقنية الفيديو.

11- طلب ملاحظات الفريق

بعد انتهاء الاجتماع، على القائد ارسال بريدًا إلكترونيًا إلى أعضاء الفريق، يطلب منهم خلاله ملاحظات وتعليقات محددة حول موضوع معين في الاجتماع.

12- تحليل الاجتماع

بعد مرور وقتًا قصيرًا من انتهاء الاجتماع، على القائد التفكير في مسار الاجتماع، مع قراءة التعليقات ووضعها في الاعتبار، ثم وضع عدة خطط للتحسين خلال الاجتماعات المُقبلة. يمكن الاستفادة من الدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في إدارة المشاريع، من أجل تعزيز المهارات والمعارف في هذا المجال.

كيفية تنسيق الاجتماعات 

المقصود بتنسيق الاجتماعات، استخدام المهارات التنظيمية لتيسير عقد الاجتماعات بين المهنيين، وقد يشارك منسق الاجتماع في التخطيط الدقيق قبل انعقاده، لضمان تمكين جميع المشاركين من الحضور وتزويدهم بالمواد اللازمة.

وهناك عدة خطوات لا بد من اجتماعها عند تنسيق الاجتماعات وهي:

1- تحديد وقتًا مناسبًا للاجتماع

في البداية، لا بد من التأكد من قدرة جميع المشاركين على حضور الاجتماع في نفس الوقت، وذلك بعد اختيارهم الوقت الذي يناسب جدولهم الزمني. وعندما يختار المنسق وقتًا لعقد الاجتماع، عليه تزويد المشاركين بموعد نهائي للرد بالوقت المفضل للاجتماع.

2- تحديد مكان الاجتماع

بعد ذلك يتم تحديد المكان المناسب لعقد الاجتماع، وفي حال عدم عقده داخل الشركة؛ فيجب اختيار مكانًا يستطيع الجميع الوصول إليه بسهولة. وعند تحديد المكان، يجب التأكد من احتوائه على مساحة مناسبة لجلوس جميع المشاركين بشكل مريح وأنه يدعم احتياجاتهم التكنولوجية، خاصة إذا كان الاجتماع سيشهد تقديم عروضًا تقديمية.

3- التخطيط للاجتماع

كما سبق وذكرنا، فإن التخطيط للاجتماع يتضمن وضع جدول أعمال له، وعلى المنسق للاجتماع في هذه الخطوة مراعاة متطلبات الاجتماعات الإضافية، مثل عدد ساعات الاجتماع، والتي إن زادت فسيحتاج المشاركون إلى أطعمة ومشروبات، وبالتالي يجب التفكير في كمية الطعام التي يجب توفيرها وما إذا كان لديهم أي قيود غذائية قد تتطلب اهتمامًا خاصًا.

4- إرسال رسائل تذكير إلى المشاركين في الاجتماع

قبل موعد الاجتماع بأيام قليلة، على المنسق إرسال رسائل إلى المشاركين في الاجتماع لتذكيرهم بموعده ومكانه، وبأي تفاصيل أخرى مثل المواد المطلوب إحضارها ومتطلبات الملابس وغير ذلك.

إدارة الاجتماع

إدارة الاجتماع مع فريق العمل هي الطريقة التي يتبعها قائد الاجتماع عند إعداد الاجتماع وإدارته واستخدامه لتحقيق أهداف العمل أو مناقشة تحديثات المشروع أو حل مشكلات الفريق. ويستخدم المديرون تلك الاجتماعات من أجل تبادل الأفكار، ولتشجيع أعضاء الفريق على اقتراح أفكار لمشروع ما، ومناقشة مختلف التحديات التي يمكن أن تواجههم.

وقد يدير القادة الاجتماعات مع فريق العمل من أجل تحديد المسؤوليات، ومشاركة المعلومات القيمة التي يمكن أن تساعد أعضاء الفريق على تنفيذ تلك المسؤوليات. ويعتمد نهج إدارة الاجتماع على مهارات الاتصال الممتازة التي يمتلكها قائد الاجتماع، والتي يستفيد منها في إيصال رسائل واضحة، إضافة إلى المهارات القيادية التي تشجع أعضاء الفريق على التعبير عن أفكارهم.

نصائح للاجتماع مع فريق العمل

هناك مجموعة من النصائح التي تساعد على تحقيق نتيجة إيجابية مع الاجتماع مع فريق العمل وهي:

1- تحديد الأدوار

قبل عقد الاجتماع، يجب تحديد أدوار جميع المشاركين فيه، إذ أن ذلك يساعد المجموعة على الالتزام ببنود جدول الأعمال الرئيسية، ويزيد من الاستفادة من وقت الاجتماع. وإذا كان الاجتماع يُعقد بشكل أسبوعي، فمن الأفضل تبديل الأدوار لإجبار أعضاء الفريق على التفكير بشكل مختلف وتولي مهام جديدة.

وتتمثل الأدوار الأربعة الرئيسية في اجتماعات الفريق في:

• القائد: وهو الشخص المسؤول عن وضع جدول الأعمال واختيار مكان ووقت للاجتماع.
• المسجل: وهو المسؤول عن التعاون بشأن جدول الأعمال وتقاسمه قبل الاجتماع.
• ضابط الوقت: وهو الشخص الذي يخطط أطرًا زمنية معينة لكل جزء من جدول الأعمال، وينبه المجموعة خلال الاجتماع بانتهاء الوقت، من أجل ضمان بقاء الاجتماع في الموعد المحدد.
• المعارض: وهو الشخص المسؤول عن تحدي افتراضات الفريق أو أفكاره.

2- الوصول إلى مكان الاجتماع مبكرًا

على قائد الاجتماع الوصول إلى مكان الاجتماع مبكرًا عن موعده وقبل وصول المشاركين، حتى يتأكد من جاهزية كل شيء، وحتى يكون هناك متسع من الوقت لإصلاح أي شيء يتعطل بشكل مفاجئ قبل بدء الاجتماع.

3- تخصيص وقتًا للراحة

إذا استمر الاجتماع مع فريق العمل لأكثر من ساعة؛ فمن الأفضل إعطاء فترات راحة قصيرة لأعضاء الفريق لمواصلة التركيز على المحتوى الذي يُناقش خلاله، وحتى تكون لديهم الفرصة لاستيعاب المعلومات.

4- دمج الأنشطة الممتعة

تُعد الاجتماعات مع فرق العمل فرصة هائلة لتعرف الأعضاء على بعضهم البعض خارج مشروع العمل، خاصة إذا سُمح لهم بممارسة أنشطة ممتعة لمدة خمس دقائق خلال وقت الراحة.

5- متابعة بنود العمل

بعد عقد الاجتماع، إذ لم يتخذ أحد إجراءات بشأن الخطط التي وُضعت خلال الاجتماع؛ فلا بد من إرسال رسائل عبر البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا كان أعضاء الفريق قد أنجزوا عناصر العمل الخاصة بهم.

6- إرسال ملخص الاجتماع

لأن بعض الأشخاص قد يحتاجون إلى الاحتفاظ بجميع ملاحظات الاجتماع؛ فمن الأفضل بعد انتهاء جلسة الاجتماع إرسال المحضر الخاص به لجميع الأعضاء، والذي يتضمن جميع المعلومات المهمة التي تمت مناقشتها، حتى يستطيع الأعضاء تحديث أنفسهم بشأن القرارات التي تم اتخاذها، والتغييرات التي يحتاجون إلى إجرائها على عملهم.

7- تسجيل الاجتماع

إذا كان الاجتماع مع أعضاء الفريق افتراضيًا؛ فيُفضل تسجيله بالكامل وإرساله إلى أعضاء الفريق الذين لم يتمكنوا من الحضور، ولأجل استخدامه لمراجعة الأداء ومعرفة كيفية تحسينه في الاجتماع التالي.

أهمية الاجتماع مع فريق العمل

يحقق الاجتماع مع فريق العمل العديد من الفوائد وهي كالتالي:

• يسمح بتبادل المعلومات بين أعضاء الفريق، وبالتالي إطلاعهم على كل ما يخص المنظمة.
• يتيح فرصة للأعضاء لطرح مشكلاتهم ومناقشتها من أجل الوصول إلى حلول لها.
• الاجتماعات مع فرق العمل تتيح للقادة التواصل مع الأعضاء وخلق بيئة عمل إيجابية.
• يمكن للأعضاء استخدام اجتماع الفريق لتقديم ملاحظات لبعضهم البعض.
• يستخدم المديرون تلك الاجتماعات في إجراء التقييمات وتوجيه التعليقات المباشرة للأعضاء والتي يعرفون من خلالها ما إذا كانوا قد قاموا بالمهمة بشكل جيد أو يحتاجون إلى تحسين.
• توفر الاجتماعات مع أعضاء الفرق فرصًا للابتكار، إذ يسعى الجميع خلالها لعرض أفكاره الجديدة ومقترحاته.
• يجد المديرون في تلك الاجتماعات الفرصة لاستعراض سياسات المنظمة وإجراءاتها التشغيلية، كما أنها تتيح مناقشة إمكانية تعديل تلك السياسات.
• الاجتماعات مع أعضاء الفرق هي بمثابة فرصة عظيمة لتعارف الأعضاء وتواصلهم مع بعضهم البعض، وهو ما يتيح لهم تكوين صداقات وعلاقات مميزة.

دورات إدارة المشاريع المعتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الخاتمة:

لعقد اجتماع مثمر مع فريق العمل، يُفضل بدء العمل بتحديد الهدف الرئيسي للقاء وجمع المدخلات من أعضاء الفريق قبل الاجتماع. بعد ذلك، يجب تخطيط جدول الأعمال بعناية، مع الإعلان عن الهدف المحدد للجلسة وبدء الاجتماع بأجواء إيجابية. من المهم أيضًا إدارة وقت الاجتماع بفعالية، مع إتاحة الوقت للمناقشة وجمع ملاحظات الفريق. بعد الانتهاء من الاجتماع، يجب تحليل الأداء وإرسال ملخص للأعضاء للمتابعة، وإذا كان الاجتماع افتراضيًا، يُفضل تسجيله لاستخدامه في المراجعة والتحسين في المستقبل.

وفي الختام، فإن بلوغ أي منظمة لأهدافها التي تسعى إليها، يتوقف على عوامل مهمة وأبرزها تنظيم اجتماعات مع فرق العمل، وقيادتها بشكل فعال حتى تكون مثمرة.