تقرير سير العمل في المشروع: تعريفه وكيفية كتابته وأهم النماذج

يتخذ مديرو المشاريع العديد من الإجراءات التي تضمن كفاءة عمليات المشروع، وتسليمه وفقًا للميزانية المرصودة والمواعيد المُحددة سلفًا، ومن أبرز تلك الإجراءات إعداد تقرير يصف سير العمل في المشروع، والذي يُستخدم في تحسين إدارة المشروع من خلال توحيد مراحله وخلق سير عمل يفهمه الجميع، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هو تقرير سير العمل في المشروع وكيفية إعداده، مع نماذج له.

ما هو تقرير سير العمل في المشروع:

يُعرف تقرير سير العمل في المشروع أو تقرير حالة المشروع بأنه الوثيقة التحليلية التي يتم إعدادها خلال مراحل تنفيذ المشروع، من أجل قياس كفاءة المشروع والتقدم المُحرز فيه في فترة زمنية محددة، وذلك وفقًا لسير العمل فيه. ومن خلال تقارير سير العمل في المشروع، يمكن فهم إجراءات العمل المنجزة فيه وقياس مستوى كفاءتها.

ويتم إعداد تقارير سير عمل المشروع طوال دورة حياة المشروع، من أجل الحفاظ على الجدول الزمني، وإشراك جميع أصحاب المصلحة في أحدث تطوراته، فضلًا عن استخدامه كمرجع للمشاريع المماثلة المُقرر تنفيذها مستقبلًا، من أجل تجنب أية إخفاقات.

ويشتمل تقرير سير العمل في المشروع على عدة عناصر مهمة وهي:

• العمل الذي جرى إنجازه.
• بنود العمل.
• موجز ميزانية المشروع والجدول الزمني.
• مخاطر المشروع والإجراءات التي اتُخذت حيالها.

وتنقسم تقارير سير عمل المشروع إلى يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية، وفقًا لمتطلبات إدارة المشروع.

نموذج تقرير يومي عن سير العمل

يعرض نموذج التقرير اليومي عن سير عمل المشروع تفاصيل المشروع المتعمقة يومًا بعد يوم، عبر الأقسام التي ترصد التقدم العام لليوم ووصف أي تأخيرات أو حوادث.

ومن خلال التقرير اليومي عن سير العمل في المشروع، يتم استعراض المهام التي أنجزها كل عضو من أعضاء الفريق خلال اليوم، وبالتالي يُستخدم هذا التقرير في علاج أي مشكلات تمنعهم من إكمال مهامهم، ويتضمن موجزا لأعمال اليوم وما أنجز في اليوم السابق.

يمكنك تحميل نموذج التقرير اليومي عن سير العمل في المشروع.

نموذج تقرير شهري عن سير العمل 

نموذج التقرير الشهري عن سير العمل هو عبارة عن وثيقة من صفحة واحدة تسلط الضوء على العمل الذي أكمله الفرد كل شهر، كما يتضمن معلومات حول العمل المُقبل والتحديات المحتملة التي قد يواجهها فريق العمل في إكمال تلك المهام التالية.

يقدم التقرير الشهري عن سير العمل في المشروع تحديثًا للمشروع على مدار شهرًا كاملًا، وبالتالي فهو يوفر للقيادة المعلومات ذات الصلة لتحسين إدارة المشروع، ويستطيعون من خلاله معرفة ما هي الأنشطة المطلوب تنفيذها في الشهر التالي.

يمكنك تحميل نموذج تقرير شهري عن سير العمل في المشروع.

كيفية كتابة تقرير سير عمل المشروع

تمر عملية كتابة تقرير سير عمل المشروع بعدة مراحل، نشرحها فيما يلي:

1- إعداد مخطط

في البداية، لا بد من إنشاء مخطط للعناصر المقرر تضمينها في تقرير سير العمل للمشروع، إذ يتم  تحديد أهم فروع التقرير وشكل الفروع بوصفها عناوين وعناوين فرعية.

2- جمع البيانات

في هذه الخطوة، يتم اختيار أفضل طريقة لجمع البيانات بناءً على المقاييس المقرر استخدامها في تقييم تقدم المشروع، إذ أن هذا التقييم يضمن تحقيق المشروع لأهدافه، مع ضرورة الإبلاغ عن تلك المقاييس في كل تحديث للتقرير.

3- كتابة التقرير

بعد ذلك، تأتي خطوة كتابة التقرير، ففي الجزء العلوي يُكتب التاريخ واسم التقرير، ثم تعبئة البيانات في الأقسام المُحددة فيه، ويجب أن يوضح التقرير ما إذا كان المشروع مستمرًا أو سابقًا للجدول الزمني أو متأخرًا عنه. وعند كتابة متن التقرير، يجب تضمين تفاصيل عن التقدم المحرز في المشروع، ومعالمه، وأوجه القصور الحالية أو المتوقعة.

4- وضع ملاحظات إضافية

في هذه الخطوة يتم وضع أية ملاحظات أخرى مناسبة لوضع المعلومات في سياق كل قسم من أقسام التقرير، ويجب أن تسلط تلك الملاحظات الضوء على المجالات الرئيسية.

5- تصحيح التقرير

بعد الانتهاء من كتابة تقرير سير العمل في المشروع؛ لا بد من مراجعته والتأكد من وضوح جميع عناصره، ثم تحرير المستند للتأكد من أنه منظم جيدًا وسهل القراءة وخالي من الأخطاء.

دورات تدريبية معتمدة في إدارة المشاريع تساعدك على تحسين أداءك الإداري:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

استعرضنا في هذا المقال تعريف تقرير سير العمل في المشروع، وما هي خطوات كتابته، مع نماذج لتقارير سير العمل يومية وشهرية.