مخطط حارة السباحة Swim Lane: المفهوم والفوائد وكيفية عمله ونموذج جاهز وأمثلة عملية

في ظل بيئة العمل شديدة التنافس، تحرص جميع المؤسسات على اكتساب ميزة لا مثيل لها، تمنحها أفضلية عن غيرها من الكيانات المنافسة، ويُعد رسم خرائط العمليات وبالأخص مخططات حارة السباحة، من أهم الأدوات الوظيفية المُستخدمة حاليًا في فهم العمليات المعقدة وسير العمل بعيدًا عن المخططات التقليدية، وفي سطور هذا المقال نوضح تعريف مخطط حارة السباحة وفوائده وخطوات عمله.

مخطّط حارات السّباحة

يُعرف مخطط حارات السباحة Swim Lane FlowChart والذي يُسمى أيضًا خريطة عملية ممر السباحة swimlane process map، بأنه أداة تصور تُستخدم في توضيح جميع خطوات عملية العمل عند إدارة المشاريع المُعقدة، إذ يتم تصور المهام وتحديد كل شخص أو كل مجموعة مسؤولة عنها، عندما يكون أعضاء المشروع غير متأكدين تمامًا من أدوارهم فيه.

ويمكن القول أن هذا المخطط الذي يُسمى أيضًا مخطط ممرات السباحة، هو مخطط تدفق ينقسم إلى عدة ممرات حسب المجموعة أو الفرد أو حتى العملية الفرعية، ويمثل كل ممر الشخص أو المجموعة، ثم توضع فيه المهام المطلوبة من المسؤول عنها.

وأُطلق على هذه الأداة هذا الاسم لأنه رسمها يشبه حمام السباحة المنقسم إلى عدة ممرات، لكل سباح ممره الخاص، فهذا الرسم أيضًا يشتمل على ممرات أفقية أو عمودية تخص كل شخص مشارك في العملية، وتُستخدم رموز مخطط التدفق القياسية في توضيح خطوات العملية.

فوائد مخطّط حارات السّباحة 

تستعين المنظمات التي تنفذ مشروعات معقدة أو التي تشتمل على أقسام متعددة، بمخطط حارات السباحة swimlane diagram، لأنه يحقق العديد من الفوائد، نوضحها فيما يلي:

• تلعب مخططات حارات السباحة دورًا بارزًا في تسليط الضوء على خطوات العملية أو العمليات الفرعية المخصصة لكل فرد في المنظمة.
• تساعد هذه المخططات على معرفة حالات التكرار بين مختلف الممرات وتحديد الاختناقات والنفايات وأوجه القصور الأخرى، وهو ما يكشف عن الخطوات غير الضرورية في إحدى العمليات، إضافة إلى تحديد أسباب تأخيرات العمليات حتى يمكن معالجتها، وينتج عن ذلك تقليل التكاليف غير الضرورية وزيادة الأداء وتحسين الجودة.
• يمكن استخدام مخطط Swimlane آخر لهيكلة العملية أو لحساب الظروف المتغيرة مثل التغيرات التكنولوجية أو تغيرات التوظيف.
• تُستخدم مخططات حارة السباحة في القيام بعمليات أوضح على أساس مستمر، عن طريق دورها في دمج العمليات بين الفرق أو الأقسام.
• يتيح مخطط ممرات السباحة التواصل بين الفرق بعبارات أوضح، بدلًا من استخدام الوصف السردي.
• تضمن هذه المخططات مشاركة جميع الأطراف الضرورية في عملية ما، ومعرفة كل فرد دوره المحدد.
• من خلال مخططات حارات السباحة يمكن توحيد إجراءات العمل وتسجيلها في أشكال قابلة للمشاركة، يرجع إليها أي عضو في المنظمة إذا لزم الأمر.
• لأن هذه المخططات تقدم تمثيلًا مرئيًا واضحًا للعملية؛ فهي تحسن من التواصل بين الفرق، وتسهل عليها فهم أدوارها ومسؤولياتها.

كيفية عمل مخطّط حارات السّباحة

قبل إنشاء مخطط تدفق ممرات السباحة؛ لا بد من إجراء البحث وتحديد الهدف أولًا، من أجل تحديد مستوى التفاصيل الواجب عرضها حتى يصبح المخطط فعالًا.

وهناك مجموعة من الخطوات الواجب اتباعها عند إنشاء مخطط حارة سباحة جذاب ومفيد بصريًا، وهي كما يلي:

1- تحديد أداة رسم خرائط العمليات

عند رسم خرائط العمليات، لا بد من اختيار أداة سهلة الاستخدام لإنشاء خريطة عملية ممر السباحة، إذ يمكن إنشاء هذا الرسم البياني باستخدام القوالب المحددة مسبقًا والأشكال المدمجة وقدرات السحب والإسقاط.

2- تحديد العملية أو سير العمل

في الخطوة التالية يجب تحديد العملية أو سير العمل المُراد تصوره، وهو ما يتطلب وضوحًا في النهج المُتبع، حتى تستفيد العملية من خريطة عمل ممر السباحة والوضوح الذي توفره.

3- تحديد الأدوار والمسؤوليات

في هذه الخطوة يتم تحديد جميع المشاركين في العملية، وأدوارهم ومسؤولياتهم، إذ يُعد ذلك أساس رسم ممرات السباحة في الرسم البياني.

4- تحديد المهام والتفاعلات

بعد ذلك تُضاف المهام ونقاط القرار والتفاعلات بين الأدوار والإدارات باستخدام أداة رسم خرائط العمليات، ويمكن الاستفادة من مميزات الأداة في إعادة ترتيب العناصر بسهولة، وبالتالي يمكن تمثيل العملية بشكل أكثر دقة.

5- ترتيب المهام داخل ممرات السباحة

في كل ممر من ممرات السباحة، يتم وضع المهام والتفاعلات ثم إنشاء مخطط منظم بصريًا وبديهيًا، ولضبط خريطة عملية ممر السباحة؛ يمكن استخدام وظيفة السحب والإسقاط لأدوات رسم خرائط العملية.

6- مراجعة المخطط

بعد ذلك تتم مراجعة مخطط ممرات السباحة، ويمكن القيام بذلك بالتعاون مع الفريق وباستخدام مشاركة أداة رسم خرائط العملية والتعليق على الميزات، كما يمكن إجراء أية تعديلات للتأكد من دقة تمثيل الرسم البياني للعملية.

ويجدر التنويه إلى أنه يمكن رسم مخطط حارة السباحة باستخدام برامج مثل: GtMind، Visio، PowerpPoint، Word، Creately.

تقدم منصة بكه العديد من الدورات التدريبية المُعتمدة في إدارة المشاريع، والتي تعزز من المهارات والخبرات في هذا المجال.

نموذج مخطّط حارات السّباحة البيانيّ

كما سبق وأن ذكرنا، فإن مخطط حارات السباحة البياني تقسمه الخطوط العمودية المتوازية إلى مسارات، وفي كل مسار أو حارة يوضع اسم شخص أو مجموعة، ويمثل كل مسار دورًا أو إدارة أو صاحب مصلحة متميزًا يشارك في العملية.

وإليكم فيما يلي نموذجًا لمخطط حارات السباحة البياني:

 أمثلة على مخطط حارة السباحة

إليكم فيما يلي بعض الأمثلة على مخططات تدفق السباحة:

1- مخطط حارة السباحة للمبيعات

يوضح هذا المخطط التدفق بين معلومات العملاء والخطة وإدارة المبيعات وإدارة المخزون وحسابات المخزون وتكاليف القبض، ويُستخدم هذا الرسم في نمذجة سير عمل المبيعات.

2- مخطط التدفق العمودي الوظيفي

يتبين في هذا المخطط التدفق الرأسي الفارغ متعدد الوظائف، ويمكن استخدامه من قِبل قسم الموارد البشرية، إذ يساعدهم في تحديد مسؤوليات الموظفين لمساعدتهم في إنجاز المهام على النحو الأمثل.

أساسيات مخططات حارة السباحة

يعتمد إنشاء مخططات حارة السباحة على مجموعة من العناصر نوضحها فيما يلي:

• الممرات: وهي من أهم أساسيات مخططات حارة السباحة، وهي تأتي على هيئة خطوط رأسية أو أفقية، وتشير إلى مجموعات أو أفراد مختلفين مسؤولين عن أنشطة محددة.
• العمليات: وهي الأنشطة أو الإجراءات المتسلسلة التي يتكون منها سير العمل.
• خطوط التدفق: وهي عبارة عن سهام تحدد اتجاه تدفق العملية، وتربط الأنشطة بالمهام، كما تظهر التسلسل الذي يحدث فيها.
• نقاط القرار: وهي النقاط التي توضح أين يتباعد تدفق العملية بسبب ظروف أو قرارات محددة.
• نقاط البداية والنهاية: نقطة البداية هي النقطة التي يبدأ عندها رسم ممرات السباحة، ونقطة النهاية هي النقطة التي ينتهي إليها الرسم، وهي تدل على بداية ونهاية العملية.

ما هو الغرض من مخطّط حارة السّباحة؟

الهدف الأساسي من استخدام المنظمات مخطط حارة السباحة هو سهولة التعامل مع العمليات المعقدة التي تتضمن أدوارًا أو أقسامًا متعددة، لأن هيكل هذا المخطط يسمح بتمثيل مرئي واضح للمسؤوليات والتفاعلات، وبالتالي يفهم أصحاب المصلحة كيفية تناسب الأجزاء المختلفة من العملية معًا.

دورات إدارة المشاريع والتخطيط والاستثمار:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

وفي الختام، فإن مخططات حارة السباحة من الأدوات التي لا غنى عنها عندما تقرر المنظمات إنشاء المشاريع أو عندما تتعدد عملياتها، لأنها تساعد على فحص الأنشطة والعمليات التنظيمية المعقدة، وهو ما يزيد من الكفاءة والإنتاجية.