تقرير المشروع: تعريفه وأنواعه وفوائده وكيفية كتابته وأهم النماذج

يُعد تقرير المشروع من أهم الوثائق التي يستخدمها مديرو المشاريع عند توليهم إدارة أي مشروع، إذ يتمكنون من خلالها من توجيه أعضاء الفريق وتقديم تحديثات الحالة للشركاء أو فرق الإدارة، كما تستخدمها فرق العمل وأصحاب المصلحة لتتبع تقدم المهام، وتتعدد أنواع تقارير المشاريع وفقًا للغرض من استخدامها واحتياجات الفريق، وفي سطور هذا المقال نوضح تعريف تقرير المشروع وأنواعه وكيفية كتابته وعناصره وأهميته.

تعريف تقرير المشروع:

يُعرف تقرير المشروع بأنه الوثيقة التي تحتوي على مجموعة من المعلومات التي تستخدمها الشركة في تقييم التقدم المُحرز في المشروع، إذ يتضمن بيانات تتعلق بتطوير المهام وإنجازها، ولذلك يمكن اعتباره بمثابة سجل رسمي لدورة حياة المشروع.

ويتولى مدير المشروع إعداد هذا التقرير بهدف التأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح وإنجازه في موعده المُحدد، بشرط إعداده بطريقة يسهل فهمها، حتى يستطيع أصحاب المصلحة والعملاء وأعضاء مختلف الإدارات من فهم المعلومات الواردة فيه.

أنواع تقرير المشروع:

يختلف نوع تقرير المشروع باختلاف المعلومات المُراد تضمينها فيه ونوع المهام التي يعمل عليها الفريق، وذلك على النحو التالي:

1- حالة المشروع

يوفر تقرير الحالة معلومات حول التقدم المُحرز في المشروع، إذ يحتوي على معلومات حول معدل تقدم الفريق لتحقيق أهدافه، وما إذا كان بإمكان الفريق إنهاء مهامه بحلول الموعد النهائي الأصلي. ويشتمل هذا التقرير أيضًا على معلومات حول المشكلات المُحتملة التي قد تعوق تقدم الفريق لفترة ما، أو العناصر الرئيسية التي تؤثر على إكمال المشروع.

ويُعد مدير المشروع تقرير الحالة من أجل اتخاذ قرار بشأن إمكانية تمديد الموعد النهائي لفريق العمل.

2- تقرير الصحة

من خلال تقرير صحة المشروع، يستطيع أصحاب المصلحة معرفة ما إذا كانت المهمة تتقدم بشكل طبيعي، أو ما إذا كان هناك ما قد يعرقل إنجاز المشروع في موعده النهائي. ويستخدم أصحاب المصلحة هذا التقرير في تحديد ما إذا كان بإمكانهم المساهمة في الفريق، مثل تزويده  بمزيد من المواد أو توسيع ميزانيته.

3- تقرير توفر الفرق

يستخدم فريق عمل المشروع تقرير توفر الفريق لمعرفة مدى إتاحة أعضاء الفريق في حال وجود أزمة، كما يمكّنهم هذا التقرير من توزيع العمل بالتساوي والتأكد من أن كل عضو يمكنه التعامل مع عبء العمل بأمان وكفاءة.

4- تقرير المخاطر

يمنح تقرير المخاطر لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة معلومات تفصيلية حول المخاطر المُحتملة التي قد تعيق الفريق عن استكمال المشروع في وقته المحدد، وهو ما يمكنهم من التنبؤ بتلك المخاطر والاستعداد لها واتخاذ الإجراءات حيالها.

كما يُستخدم هذا النوع من تقارير المشروع في قياس شدة كل مشكلة، ومن ثم إعطاء الأولوية للمشكلات الأكثر خطورة. ويفيد تقرير المخاطر في الحد من حدوث مشكلات مماثلة في المشاريع المستقبلية، لأنها تشير إلى التحديات التي ظهرت سابقًا.

5- تقرير تتبع الوقت

يُستخدم تقرير تتبع الوقت في معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه كل عضو في إكمال كل مرحلة من مراحل المشروع. ويفيد هذا النوع من تقارير المشروع في تحديد الخطوات الواجب اتخاذها من أجل تحسين إدارة وقت الفريق ككل، بما يساهم في زيادة الكفاءة والإنتاجية.

6- تقارير التباين

يُعد تقرير التباين بمثابة عرض وتحليل متعمق لتباين الجدول الزمني، إذ يوضح الفرق بين ما كان مقررًا وما حدث بالفعل لكل متغير من متغيرات المشروع وهي النطاق والجدول الزمني والتكلفة والنوعية. ويستخدم فريق العمل هذا التقرير في معرفة مدى وجود أية انحرافات عن خطط تلك المتغيرات من أجل التحقيق في سبب حدوثها والإجراءات التي يجب اتخاذها للعودة إلى المسار الصحيح.

7- تقرير الاستخدام

يقدم تقرير الاستخدام معلومات مهمة عن مدى فعالية استخدام الموارد والنسبة المئوية للوقت الذي يستخدم فيه أحد الموارد، وهي المعلومات التي يستخدمها مديرو المشاريع في اتخاذ أفضل القرارات فيما يخص تخطيط وتخصيص الموارد للمشاريع والمهام المستقبلية.

8- التقرير المرحلي

يُعد التقرير المرحلي من التقارير التي تُصدر على مدار تنفيذ المشروع، إذ يحَدث هذا التقرير المعلومات حول المشروع، ويحدد مدى التزامه بالجدول الزمني والميزانية المُحددين سلفًا.

9- التقرير التنفيذي

يتم إعداد التقارير التنفيذية لتقديمها لمجلس المشروع، إذ تحتوي عن تفاصيل مختلفة عن التفاصيل الواردة في تحديث الحالة الأسبوعي. وتتضمن التقارير التنفيذية معلومات حول الأشياء التي تهم مجلس المشروع، مثل المشكلات التي يمكنهم المساعدة في حلها، ملخص وضع الميزانية، مدى تقدم الفريق نحو تحقيق أهداف المشروع.

10- تقرير تحليل فوائد التكلفة

يُعد تقرير تحليل التكلفة والعائد من التقارير المُستخدمة عند تحديد ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق، إذ يقارن بين مقدار الفائدة التي يقدمها المشروع للشركة بالاستثمار. وتستعين الشركة بهذا التقرير حتى تستطيع استخدام مواردها بشكل أفضل إذا مضت قدمًا في المشروع، وتتبع نفقاتها لضمان تخصيص الأموال بشكل صحيح.

11- تقرير الموارد

يوفر هذا التقرير معلومات حول مهام كل عضو من أعضاء الفريق ومتى يقومون بتنفيذها، وبالتالي فهو يحدد مشاكل التخصيص المفرط، أي تخصيص عضو الفريق لأكثر من مهمة، والعمل على حلها وإعادة جدولة تلك المهام حسب الضرورة، وذلك حتى لا يتأخر تنفيذ خطة المشروع عن الموعد المُحدد.

12- تقرير تحليل الفجوة

يوضح تقرير تحليل الفجوة كيفية الانتقال من نقطة إلى أخرى خلال تنفيذ المشروع، لأنه يقيس الوضع الحالي للمشروع أو العمل من حيث الوقت والمال والعمالة، ثم يقارن ذلك بالهدف المُراد تحقيقه، ثم من خلال تحديد وتحليل الفجوة بين هاتين النقطتين، يمكن وضع خطة عمل لتنظيم المهمة اللازمة للوصول إلى النقطة الثانية.

13- تقرير أعباء العمل

يرصد هذا التقرير عدد المهام المسندة إلى كل عضو من أعضاء الفريق، وبالتالي فهو يتيح معرفة مدى توزيع المهام بالتساوي عليهم، ومن ثم اتخاذ القرار بإعادة تخصيص العمل لتحقيق التوازن بين تلك المهام.

14- تقرير الميزانية

يسلط تقرير الميزانية الضوء على مقدار ما جرى إنفاقه على المشروع خلال فترة زمنية معينة، ومقارنة ذلك بما تم التخطيط له سابقًا، وذلك من أجل تتبع الميزانية والالتزام بها.

15- تقرير إغلاق المشروع

تستخدم الإدارة العليا تقرير إغلاق المشروع  للحكم على نجاح المشروع، لأنه يحدد المستندات التي تحتاج إلى توقيع، وفرق العمل التي أنجزت المشروع، ويتم إعداد هذا التقرير في نهاية المشروع.

متى تستخدم تقرير حالة المشروع؟

يُستخدم تقرير حالة المشروع طوال كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع كوسيلة للحفاظ على الجدول الزمني المُحدد، وللإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع مقارنة بخطته الرئيسية. ومن خلال هذا التقرير يحصل أصحاب المصلحة على معلومات حول تطوير المشروع وأدائه، إضافة إلى المشكلات أو المخاطر التي ظهرت، ويتضمن خطة المشروع المعدلة.

عناصر تقرير المشروع:

يحتوي تقرير المشروع على مجموعة من الأقسام الرئيسية وهي:

1- الموجز التنفيذي

وهو أول قسم في التقرير، يوفر هذا الموجز معلومات مُختصرة حول جميع النقاط الأساسية من التقرير، وبالتالي يفهم القارئ محتويات التقرير ولمحة عامة عنه.

2- تقدم المشروع

يحتوي هذا القسم على المقاييس المُستخدمة في تتبع تقدم المشروع، إذ يقدم لمحة عامة عن حالة المشروع وميزانيته والمخاطر أو القضايا التي قد تكون ظهرت.

3- المخاطر وإدارتها

يتضمن هذا القسم المخاطر التي تطورت والتي قد تؤثر على جودة المشروع أو ميزانيته أو جدوله الزمني، إضافة إلى كيفية إدارة تلك المخاطر والتحكم فيها.

4- الميزانية

يقدم قسم الميزانية لمحة عامة مفصلة عن تخصيص الميزانية بما في ذلك المواد والعمالة وتكاليف التشغيل، وبالتالي فهو يوضح مدى فعالية استخدام الميزانية للمشروع، وهل ستكون هناك حاجة إلى المزيد من رأس المال لتحقيق أهدافه بشكل فعال.

5- الجداول الزمنية

يوضح هذا القسم مدى تقدم أو تأخر تنفيذ المشروع في موعده المُحدد، إذ يوفر لمحة عامة عن المهام التي أنجزت بالفعل وجدول زمني شامل للمهام المتبقية.

6- الموارد

يحتوي هذا القسم على معلومات تفصيلية حول موارد المشروع والتي تتمثل في المواد أو الآلات أو التمويل المطلوب.

7- أداء الفريق

يحدد هذا القسم مدى نجاح أعضاء الفريق في إكمال مهامهم بكفاءة، ومدى وجود أي ثغرات في المهارات أو المعرفة تحتاج إلى معالجة، كما يحدد مدى تقدم المجموعة من خلال مقارنة أداء الفريق بالأهداف الأولية.

مزايا تقارير إدارة المشاريع:

يحرص مديرو المشاريع على كتابة تقارير إدارة المشاريع التي يتم العمل عليها لأنها تحقق العديد من الفوائد، وتتمثل أهمية كتابة التقارير الخاصة بالمشاريع فيما يلي:

1- توفر نظرة ثاقبة للخطة

من خلال تقرير المشروع، يمكن الحصول على نظرة ثاقبة حول الخطة المُراد إنجازها عن طريق مهام المشروع، كما يمكن استخراج فكرة أفضل عن متطلبات المشروع.

2- تصف الغرض من المشروع

يصف تقرير المشروع الغرض منه، وهو ما يمكن أن يوفر لأعضاء الفريق سياقًا لتطوير المشروع.

3- تحدد المهام

من أبرز فوائد تقارير المشاريع أنها تحدد مهام وواجبات كل عضو من أعضاء الفريق، وهو ما يمكنّهم من تحقيق الأهداف والنتائج الرئيسية للمشروع.

4- تصف التقدم المُحرز

يستخدم أصحاب المصلحة والعملاء والموظفين تقارير المشاريع للتعرف على مدى التقدم المُحرز فيها، وبالتالي يقررون ما إذا كان المشروع سيُنفذ في موعده النهائي المُحدد، أو ما إذا كان الفريق قد يحتاج إلى تحديد موعد نهائي جديد.

5- تساعد في البحث عن استثمار المشروع

يستعين المستثمرون وأصحاب المصلحة الآخرون بتقارير المشاريع في معرفة الجدوى التجارية والمالية للمشروع، وبالتالي تُعد تلك التقارير بمثابة مخطط للأعمال التجارية.

6- تقيم المخاطر وتقلل من آثارها

من خلال تقرير المشروع، يتم تقييم جميع المخاطر المحتملة على المشروع، كما يحدد التقرير الإجراءات الواجب اتخاذها للتقليل من آثار تلك المخاطر. وتستخدم المنظمات تلك التقارير في التنبؤ بالمخاطر المُحتملة على مشاريعها المستقبلية، وبالتالي تتخذ الخطوات اللازمة للحد منها.

7- توفر خطة قابلة للتنفيذ

يسرد تقرير المشروع جميع أهدافه، كما يحتوي على معلومات مثل المعلومات المالية والتخطيط واستراتيجية التنفيذ وخطة التسويق، وبالتالي فهو يُستخدم كدليل لإنجاز المشروع بنجاح، ويساعد أيضًا على التنبؤ بمتطلبات المشروع.

8- تضمن الشفافية

تعزز تقارير المشاريع من الشفافية بين الإدارة وأصحاب المصلحة الخارجيين، لأن التفاصيل الواردة فيها تشرح تفاصيل مهمة مثل خطة العمل والميزانية واستخدام الموارد وغير ذلك، وهذا ما يعزز مصداقية الأعمال ويحسن الكفاءة من خلال محاسبة الأعضاء.

9- تحسن من إدارة المشاريع

عندما يحصل مديري المشاريع والمديرين التنفيذيين على جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع في التقرير الخاص به، تزداد قدرتهم على إدارة المشروع بدقة، ويساعدون المسؤولين على فهم جميع جوانب المشروع حتى يتمكنوا من إجراء تعديلات عند الحاجة، وإضافة المهام المطلوبة، وإزالة المهام غير الضرورية.

كيف اكتب تقرير عن مشروع:

يتحدد نوع تقرير المشروع المُقرر كتابته وفقًا للمعلومات المُحددة المُدرجة فيه، وإليكم فيما يلي كيفية عمل تقرير عن مشروع:

1- تحديد سبب كتابة التقرير

في البداية، لا بد من تحديد الهدف من كتابة التقرير، وما هي الأشياء المُراد إثباتها فيه، إذ أن ذلك يساعد قراء التقرير على فهم وجهة نظر كاتبه. وعند تحديد الهدف من التقرير، يجب توضيح مجموعة من النقاط وهي: المعلومات المُراد نقلها، إمكانية  تضمين معلومات حول مخاطر المشروع، من سيقرأ التقرير، ما هي النقاط الرئيسية المُراد تناولها في التقرير.

2- البحث عن الجمهور

تتمثل الخطوة الثانية من خطوات كتابة تقرير المشروع في البحث عن الجمهور من خلال تحديد من قد يتلقى التقرير، فقد يُكتب التقرير بلغة أو مصطلحات مختلفة وفقًا للجمهور المتلقي.

3- اختيار نوع تقرير المشروع

بعد ذلك، تأتي خطوة تحديد نوع تقرير المشروع المُقرر إعداده، إذ يتم تقييم احتياجات الفريق واحتياجات أصحاب المصلحة ونوع المشروع، ومن ثم يتم اختيار نوع التقرير.

4- إدراج المعلومات في التقرير

بعد تحديد نوع تقرير المشروع؛ يتم تضمين المعلومات ذات الصلة بالمشروع، ويجب أن تكون تلك المعلومات حديثة قدر الإمكان، من أجل إنشاء تقرير دقيق. وتتمثل المعلومات المُدرجة بالتقرير فيما يلي: الموعد النهائي الأصلي، المهام التي أنجزها الفريق، المهام التي يحتاج الفريق إلى إكمالها، التحديات المُحتملة، واجبات كل عضو في الفريق.

عند تضمين المعلومات المهمة في التقرير، يجب إدخالها في مستند واحد، وتنظيمها في المستند وفقًا لأهميتها.

5- هيكلة التقرير

في خطوة هيكلة التقرير، يجب التأكد من احتواء التقرير على جميع المعلومات اللازمة، واتخاذه شكلاً منظمًا، وينقسم التقرير مهما كان نوعه إلى عدة أقسام رئيسية وهي:

• الموجز التنفيذي: يوفر هذا الموجز لمحة عامة موجزة عن محتويات التقرير، ولا يتجاوز فقرة واحدة.
• المقدمة: من خلال المقدمة يتم عرض موجز لمحتويات التقرير.
• الهيئة: تشتمل الهيئة على معلومات مهمة منها تحليل المشروع واحتياجات الفريق، وغير ذلك.
• الاستنتاج: الاستنتاج هو نهاية تقرير المشروع، وهو عبارة عن المعلومات الواردة في التقرير ولكن بصيغة أخرى، ويشتمل على الإجراءات التي يمكن اتخاذها للمساهمة مع فريق عمل المشروع.

تقرير مشروع جاهز:

إليكم فيما يلي نموذج لتقرير مشروع جاهز مُعد للإدارات أو لفرق العمل، إذ يُستخدم للإبلاغ عن حالة أنشطة المشروع وتتبع المهام الرئيسية، وأعضاء الفريق المعنيين، والمواعيد النهائية، ونتائج التقدم، والقضايا التي تحتاج إلى اهتمام، والتطورات الأخرى للمشروع.

يمكنك تحميل نموذج تقرير مشروع جاهز.

نموذج تقرير متابعة:

يُستخدم نموذج تقرير متابعة المشروع في تتبع حالة المكونات الرئيسية للمشروع، بما في ذلك المهام والتكاليف وبنود العمل المعلقة، كما أنه يدعم القرارات المُتخذة حيال المشاريع المستقبلية.

يمكنك تحميل نموذج تقرير متابعة المشروع.

مشروع نموذج تقرير عمل مشروع:

يحتوي نموذج تقرير عمل المشروع على تفاصيل المشروع، مثل الإنجازات ومجالات المشكلات والدروس المستفادة، والمعلومات التي تسهل عملية تحليل أداء جميع عناصر المشروع.

يمكنك تحميل نموذج تقرير عمل المشروع.

دورات إدارة المشاريع معتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

خاتمة:

تقرير المشروع هو الوثيقة التي تحتوي على معلومات حول تقدم المشروع، وتستخدم لتقييم الأداء واتخاذ القرارات، يشمل أنواع مختلفة مثل تقرير الحالة وتقرير الصحة وتقرير توفر الفرق، ويتضمن عناصر مثل الموجز التنفيذي وتقدم المشروع والمخاطر وإدارتها والميزانية والجداول الزمنية والموارد وأداء الفريق.

وفي الختام، فإن تقارير المشاريع من الوسائل التي تعتمد عليها المنظمات بشكل أساسي في تحديد مدى إمكانية نجاح مشروعاتها، وما هي الدروس المستفادة لتطبيقها في المشاريع المستقبلية.