مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI (مصفوفة راسي) في إدارة المشاريع: الهيكل والمنهجيات والفوائد وكيفية تطبيقها

مصفوفة الصلاحيات RACI توفر وضوحًا في أدوار أعضاء الفريق ومسؤولياتهم، مما يساعد في تحقيق الأهداف بفعالية. تُستخدم لتوزيع المهام وتحديد الأدوار والمسؤوليات، مع استخدام أدوات التحليل مثل SWOT لتحديد الأدوار بشكل فعال. توفر فوائد مثل وضوح الأدوار وتحسين التواصل والتعاون، وتطبق في مجموعة متنوعة من المجالات بما في ذلك الشركات والمؤسسات التجارية وفرق العمل والإدارة.

تُعد عملية إدارة المشاريع من أصعب العمليات التي تشهدها المنظمات على اختلاف صناعتها، إذ تتطلب توافر مجموعة من العوامل التي تضمن نجاح المشروع، وتحقيق الأهداف التي تتوافق مع أهداف المنظمة، وأبرز تلك العوامل إسناد المسؤوليات والصلاحيات لكل عضو من أعضاء الفريق المنفذ للمشروع، وتحديد المهام بدقة، ولذلك تُستخدم أدوات مثل مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات، وما هو مفهوم مصفوفة توزيع المسؤوليات RACI.. وأهم منهجياته وكيفية تطبيقه في المؤسسات؟ والتي نوضح تفاصيلها وأهم فوائدها في هذا المقال.

مصفوفة الصلاحيات RACI

تُعرف مصفوفة الصلاحيات RACI أو مصفوفة المسؤوليات بأنها المخطط الذي يستخدمه مديرو المشاريع في توزيع مختلف المهام على أعضاء فريق المشروع، وبالتالي يستطيع كل عضو من أعضاء الفريق فهم أدواره ومسؤولياته فيه، وإنجازها في الوقت المُحدد.

يستخدم نموذج مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI، لتوضيح وتوزيع مسؤوليات الفريق بوضوح، مما يساعد على تحقيق التنسيق والشفافية في المشروعات وتجنب التداخلات والتباس الأدوار والمسؤوليات. 

ويلجأ المديرون لاستخدام مصفوفة الصلاحيات RACI كأداة مهمة في توزيع الأدوار على الموظفين، طبقًا لمهاراتهم وقدراتهم، وهو ما يضمن إتمام مختلف المهام بكفاءة وعلى النحو الأمثل.

وفي إدارة المشاريع، فإن مصفوفة الصلاحيات RACI هي مصفوفة المسؤوليات والصلاحيات والأدوار والعلاقات.

مصفوفة RACI هي أداة تستخدم في إدارة المشاريع وإدارة العمليات لتحديد وتوضيح أدوار ومسؤوليات الأفراد والجهات المعنية في إنجاز المهام وتحقيق الأهداف. تُستخدم مصفوفة RACI لتحديد عدة أدوار ومسؤوليات بشكل واضح ومنظم، وتوفر مسارًا مرجعيًا للفريق لضمان التعاون الفعال وتحقيق النتائج المطلوبة. ويتم توضيح الأدوار المختلفة في الصفوف والعمليات المحددة، ويتم تعيين الأشخاص أو الجهات المعنية لكل دور وفقًا لاحتياجات المشروع أو العملية المحددة.

ماذا تمثل كلمة RACI:

وكلمة RACI تجمع بين الحروف الأولى من الكلمات التي تدل على معاني محددة في هذا المجال، وهي كما يلي:

1- المسؤول Responsible: المسؤول هو كل عضو في الفريق والمُكلف بالقيام بعدة مهام في أوقات مُحددة، ويمكن أن ينجزها قبل مواعيدها، ويمكن أن يشترك في نفس المهمة أكثر من عضو، وتتوزع عليهم المسؤولية في إتمامها.

2- المساءلة Accountable: وتعني مسؤولية عضو الفريق المُكلف بمهمة ما عن استخدام الموارد وإتمام المهمة في وقتها المُحدد، ويمكن للعضو الموافقة على المهمة عندما يفوض إليه دورًا في المشروع.

3- الاستشارة Consulted: يتم الاتصال ببعض الأشخاص للحصول على معلومات مهمة عند اتخاذ القرارات المتعلقة بالمشروع، وبالتالي يمكن الإبلاغ عن التقدم المُحرز فيه.

4- المعلومات Informed: يحتاج أعضاء الفريق إلى إنشاء تقارير مرحلية لعرضها على مدير المشروع، وبالتالي فهم يستعينون بالقرارات أو التحديثات التي تصدر بشأن المشروع ومختلف المهام.

أدوات ومنهجيات التحليل لمصفوفة الصلاحيات

تتعدد المنهجيات المُستخدمة في تحليل مصفوفة الصلاحيات وأبرزها أداة SWOT، وهي من أدوات التحليل القوية التي تُستخدم في صنع القرار في مختلف المنظمات، كما تستخدمها الشركات في تحديد نقاط قوتها والتخفيف من المخاطر للتخطيط للمستقبل بشكل فعال.

أهم ما يميز أداة SWOT، أنها تتيح للمديرين الذين يشرفون على مشاريع جديدة، قياس مدى تأثير العوامل الداخلية والخارجية على نجاح المشروع، إضافة إلى دورها في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركات عند دمجها مع تقنيات إدارية أخرى.

وتتكون أداة SWOT من أربعة عناصر رئيسية وهي كما يلي:

• نقاط القوة Strengths: نقاط القوة هي العوامل التي تميز المنظمة عن المنظمات المنافسة، وتمكنها من بلوغ أهدافها، ولتلك النقاط موارد ملموسة مثل الموظفين والآلات والمباني، وموارد غير ملموسة مثل السُمعة الجيدة وبراءات الاختراع والموظفين الأكفاء.
• نقاط الضعف Weaknesses: وهي العوامل التي تعوق المنظمة عن تحقيق أهدافها على النحو الأمثل، مثل الموظفين غير الأكفاء، انخفاض القدرة الإنتاجية، قلة رأس المال، وباستخدام أداة تحليل SWOT يمكن تحويل تلك النقاط إلى نقاط قوة.
• الفرص Opportunities: وهي العوامل التي تمنح المنظمات أو المشروع ميزات أو مكافآت، ولكنها لم تُستكشف بعد، وقد تكون تلك الفرص منافس ضعيف أو أسواق ناشئة أو تكنولوجيا جديدة، وتحديد الشركة لتلك الفرص يمكنها من الاستفادة من نقاط القوة.
• التهديدات Threats: وهي العوامل أو المخاطر التي تؤثر سلبًا على الشركة دون سيطرة منها عليها، واستخدام الشركة أداة تحليل SWOT يساعدها على اتخاذ التدابير التي تقلل من تلك المخاطر.

هيكل مصفوفة RACI

يوضع هيكل المصفوفة RACI في شكل جدول يحتوي على أعمدة تمثل المهام أو الأنشطة، مع وصف مختصر لكل مهمة، وأربعة صفوف تحتوي على الأحرف R و A و C و I لتحديد الأشخاص المعنيين بكل مهمة. يُستخدم اسم نموذج RACI كاختصار للأدوار التالية:

1. المسؤول (Responsible)

الشخص أو الجهة المسؤولة عن تنفيذ المهمة وإنجازها بالكامل. يكون للراشد صلاحية اتخاذ القرارات والتحكم في عملية التنفيذ.

2. المساءلة (Accountable)

الشخص المسؤول عن اتخاذ القرارات النهائية والمسؤولية العامة عن نجاح المهمة. يتحمل المسؤولية النهائية ويكون له صلاحية رفع التقارير والمتابعة.

3. المتسشار (Consulted)

الأفراد أو الجهات المعنية الذين يقدمون المشورة أو الخبرة في إنجاز المهمة. يُشاركون في عملية صنع القرار ويجب أخذ آرائهم واستشارتهم قبل اتخاذ القرار النهائي.

4. المطلع (Informed)

الأفراد أو الجهات المعنية الذين يتلقون معلومات بشأن تقدم المهمة أو القرارات المتخذة. يتم إبلاغهم بالتطورات والقرارات النهائية، ولكنهم ليسوا مشاركين في عملية صنع القرار.

منهجيات بناء مصفوفة RACI

تذكر أن مصفوفة RACI تعتمد على التوازن والتواصل الجيد بين أعضاء الفريق. ويجب أن تكون هناك فهم واضح للمهام والمسؤوليات والصلاحيات لضمان سير المشروع بسلاسة. لذا فأن هناك عدة منهجيات لبناء نموذج raci عن طريق اتباع الخطوات التوجيهية العامة لبناء المصفوفة كما يلي:

1. تحديد المهام والأنشطة

 قم بتحديد المهام والأنشطة التي تحتاج إلى تعيين المسؤوليات والصلاحيات لها. يمكنك استخدام هيكل تفصيلي للمشروع أو قائمة المهام للمساعدة في هذه العملية.

2. تحديد الأشخاص المعنيين

حدد الأشخاص الذين سيكونون جزءًا من المصفوفة. ضمن كل مهمة، حدد من هو المسؤول ومن يتم استشارته ومن يجب أن يُبلَغ.

3. تعيين الأدوار

قم بتعيين الأدوار المناسبة لكل شخص في المصفوفة. حدد من هو المسؤول النهائي (A) ومن هم المشاورون (C) ومن يجب أن يُبلَغ (I).

4. مراجعة وتوثيق

تأكد من مراجعة المصفوفة مع أعضاء الفريق المعنيين للتأكد من الدقة والاكتمال. قم بتوثيق المصفوفة بشكل واضح ومفهوم للجميع، حتى يتم استخدامها كأداة إدارة قوية.

5. التواصل والتوعية

قم بتوعية أعضاء الفريق بالمصفوفة وشرح معاني الأحرف R و A و C و I. تأكد من أن الجميع يفهمون دورهم ومسؤولياتهم في المشروع.

6. متابعة وتحديث

قم بمتابعة استخدام المصفوفة وتقييم فعاليتها. قد تحتاج إلى تعديل المصفوفة بناءً على تغيرات في المشروع أو تحديثات في الفريق.

كيفية تطبيق مصفوفة RACI في المؤسسة

يساعد استخدام مصفوفة RACI في توضيح الأدوار والمسؤوليات وتحسين التواصل والتعاون داخل المؤسسة. كما يعزز الشفافية ويقلل من التداخلات والتباس الأدوار، مما يسهم في تحسين كفاءة العمل وتحقيق الأهداف المؤسسية. ولتطبيق مصفوفة الصلاحيات raci في المؤسسة يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد العمليات أو الأنشطة

حدد العمليات أو الأنشطة المختلفة التي تحدث في المؤسسة. يمكنك تقسيمها إلى قسم أو وحدة أو عملية محددة حسب الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة.

2. تحديد الأدوار والمسؤوليات

حدد الأدوار والمسؤوليات المناسبة لكل عملية. قم بتحديد المسؤول (R)، والمسؤولية (A)، والمشاورين (C)، والذين يجب أن يُبلَغوا (I) لكل عملية.

3. تعيين الأشخاص

عيين الأشخاص المناسبين لكل دور في المصفوفة RACI. ويجب أن يتم تعيين شخص واحد على الأقل لكل دور.

4. توثيق المصفوفة

وثق المصفوفة في شكل جدول أو وثيقة مرجعية. كما يجب أن تشمل المصفوفة قائمة بالعمليات والأدوار والمسؤوليات المعينة لكل عملية.

5. التوعية والتدريب

قم بتوعية الفريق بمفهوم المصفوفة RACI وأهميتها. وقدم التدريب والتوجيه اللازم للأشخاص المعنيين بالمصفوفة لضمان فهمهم الصحيح للأدوار والمسؤوليات.

6. تنفيذ ومراقبة

التزم بتنفيذ المصفوفة RACI في العمل اليومي للمؤسسة. وتأكد من متابعة تطبيق المصفوفة ومراقبة أداء الفريق والتوازن في توزيع المسؤوليات.

7. التقييم والتحسين

تقييم فعالية المصفوفة وتأثيرها على أداء المؤسسة، حيث قد تحتاج إلى إجراء تعديلات وتحسينات في المصفوفة بناءً على التجارب والتغيرات في البيئة المؤسسية.

فوائد مصفوفة RACI

تعزز مصفوفة RACI التنظيم والتواصل والتعاون في المؤسسة، بهدف تحسين أداء الفريق وتحقيق النتائج المرجوة بفعالية. ومن أهم فوائدها ما يلي:

1. وضوح الأدوار والمسؤوليات

تساعد مصفوفة RACI في تحديد وتوضيح الأدوار والمسؤوليات لكل فرد داخل المؤسسة. وذلك ليعرف الجميع ما هو متوقع منهم وما هو مسؤوليتهم في سياق العمل.

2. تحسين التواصل والتعاون

من خلال تحديد المشاورين وأولئك الذين يجب أن يُبلغوا، حيث يتم تعزيز التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق. وتحسين تدفق المعلومات والتنسيق بين الأشخاص ذوي الصلة.

3. تقليل التداخل والتباس الأدوار

بفضل تحديد المسؤوليات بشكل واضح، يتم تقليل التداخل والتباس الأدوار في المؤسسة. حتى يعرف جميع أعضاء الفريق من هو المسؤول عن أي نشاط أو قرار، مما يسهم في تنظيم وتنسيق العمل بشكل أفضل.

4. تحسين اتخاذ القرارات

بفضل تحديد المسؤوليات، يتم تحسين عملية اتخاذ القرارات. يعرف الفريق أين يجب أن يتوجهوا للحصول على معلومات أو المشورة، ومن يحمل المسؤولية النهائية في اتخاذ القرارات.

5. تعزيز الشفافية والمساءلة

يساهم استخدام مصفوفة RACI في تعزيز الشفافية والمساءلة في المؤسسة. ويتم توثيق المسؤوليات والصلاحيات بوضوح، مما يخلق بيئة عمل تعتمد على المساءلة وتحفز الفريق على الأداء بأفضل طريقة ممكنة.

6. تحسين كفاءة العمل وتحقيق الأهداف

بفضل توزيع المسؤوليات وتوضيح الأدوار، يتم تحسين كفاءة العمل في المؤسسة. وتقليل التداخلات غير الضرورية والتأخيرات، مما يسهم في تحقيق الأهداف المؤسسية بكفاءة أكبر.

من يحتاج إلى  مصفوفة RACI

مصفوفة RACI مفيدة لأي مؤسسة أو فريق يرغب في تحسين تنظيم العمل وتوضيح الأدوار والمسؤوليات. ومن الجهات التي يمكن أن تستفيد من استخدام نموذج مصفوفة توزيع المسؤوليات ما يلي:

1. الشركات والمؤسسات التجارية

تساعد مصفوفة RACI في تحسين إدارة المشاريع وتوضيح المسؤوليات المختلفة للأعضاء في الشركة. كما يمكن استخدامها في مجالات مثل التصنيع، والتسويق، والمبيعات، والموارد البشرية، وغيرها.

2. الفرق المسؤولة عن المشاريع

يمكن استخدام مصفوفة RACI في إدارة المشاريع لتحديد الأدوار والمسؤوليات وضمان تنفيذ المهام في المشروع بشكل فعال. ويمكن استخدامها لإدارة المشاريع الصغيرة والكبيرة على حد سواء.

3. الفرق القائمة على العمليات

تساعد مصفوفة RACI في تحسين عمليات العمل وتوضيح الأدوار والمسؤوليات في فرق العمل المتخصصة في إنتاج أو تقديم خدمات محددة. يمكن استخدامها في المؤسسات الصناعية، والخدمية، والتعليمية، والصحية، وغيرها.

4. الفرق القائمة على القرارات

يمكن استخدام مصفوفة RACI في الفرق التي تتخذ القرارات الاستراتيجية أو الهامة. تساعد في تحديد الأشخاص الذين يحملون المسؤولية النهائية والمشاورين الذين يقدمون المعلومات والنصح.

5. الفرق القائمة على المبادرات والتحسينات

تساعد مصفوفة RACI في تنظيم الفرق التي تعمل على تنفيذ مبادرات أو تحسينات داخل المؤسسة. وتعمل على توضيح الأدوار والمسؤوليات لضمان تنفيذ المبادرات بشكل فعال وفي الوقت المحدد.

وأخيرًا، يمكننا القول أن أي مؤسسة أو فريق يمكن أن يستفيد من مصفوفة RACI لتعزيز التنظيم والتواصل وتحسين أداء الفريق، وبالتالي تحسين كفاءة العمل وتحقيق أهداف المؤسسة.

مصفوفة الصلاحيات المالية والإدارية

تُعد مصفوفة الصلاحيات المالية والإدارية ضرورية لجميع الشركات، من أجل فرض الرقابة الداخلية داخل جميع الأعمال التجارية، إذ تحدد المسؤوليات المالية والإدارية والسلطات المفوضة إلى المسؤولين عن الموافقة على القرارات والمعاملات داخل الشركة.

ومن خلال مصفوفة الصلاحيات، يمكن إنشاء مسارات اتصال فعالة بين الموظفين والإدارات والأقسام في الشركة، وهو ما يساعد على خلق مسارًا للمساءلة عن كل مشروع ونشاط داخلها.

ويتولى المدير المالي مسؤولية مهمة التأكد من إنشاء الإدارات وإبلاغها وفهمها والالتزام بها، فيما يخص الأنشطة المالية، وإذ لم تستطع الإدارة التعرف على مصفوفة الموافقة داخل المنظمة؛ فقد يؤدي ذلك إلى عدم تأكد أحد الأعضاء من إمكانية موافقته على مهمة ما، وبالتالي عدم الكفاءة ووقوع أخطاء مُحتملة.

ورقمنة مصفوفة الصلاحيات المالية والإدارية، تساعد على تحديد أدوار ومسؤوليات كل موظف، كما يوفر سجلًا يمكن البحث فيه.

إذا كنت مقبلًا على إقامة مشروعًا؛ يمكنك الاستفادة من الدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في مجال إدارة المشاريع.

مصفوفة الصلاحيات للموارد البشرية

في إدارة الموارد البشرية، يُستخدم مخطط مصفوفة الصلاحيات لإدراج جميع المساهمين في مشروع تغيير الموارد البشرية، إضافة إلى أصحاب المصلحة المطلوب إعلامهم بأدوارهم والتغيير الذي يجرى، إذ يشتمل هذا المخطط على المهام والمسؤوليات المطلوب إتمامها.

وتُعد هذه المصفوفة ضرورية في إدارة الموارد البشرية، خاصة عندما يعمل أعضاء الفريق في عدد قليل من المشاريع المختلفة في وقت واحد، وبالتالي فهي تبين مسؤولية كل عضو، وأصحاب المصلحة المعنيين.

كما تُستخدم مصفوفة الصلاحيات للموارد البشرية، عندما يكون هناك مواقف تحتاج إلى التعاون اليومي بين الإدارة متوسطة المستوى والموظفين في فرق مختلفة، أو عند استخدام وسائل غير رسمية لا تحقق التنسيق المطلوب.

وتستفيد المنظمات من مصفوفة الموارد البشرية، لأن موظفوها يقدمون تقاريرهم عن طريق أكثر من قناة أو لأكثر من قائد، إذ توضع تلك التقارير في شبكة أو نمط مصفوفة.

كما يستخدم أعضاء الفريق مصفوفة الموارد البشرية في إدارة تقدمهم ونموهم مع موازنة الأهداف التي حددها مديريهم، وهو ما يعزز من استقلالية الموظف فيما يخص اتخاذ القرارات في الوقت الفعلي.

 مصفوفة صلاحيات مجلس الإدارة

لا غنى عن مصفوفة الصلاحيات عند تشكيل مجلس إدارة المنظمة، الذي يلبي احتياجات العمل المطلوبة ويتوافق أيضًا مع مهمة المنظمة ورؤيتها وأهدافها، فجميع المجالس تحتاج إلى عدة مواهب ومنها المواهب القانونية والتسويقية وتكنولوجيا المعلومات والتخطيط الاستراتيجي والموارد البشرية وغيرها، وبالتالي لا بد من استخدام هذه المصفوفة في تحديد الأفراد المطلوبين ليقوم مجلس الإدارة بعمله على النحو الأمثل.

ويجب أن يعكس كل قسم من مصفوفة تكوين مجلس الإدارة، ما هي المهام المطلوبة من المجلس تجاه المنظمة، إذ تُعد بمثابة الأداة التي يمكن من خلالها رسم المهارات والخصائص والمواهب التي يمتلكها كل فرد، وبالتالي تتحدد الأدوار المطلوبة منهم، بما يساهم في تحقيق أهداف المنظمة.

أهمية مصفوفة توزيع المسؤوليات

تتعدد فوائد مصفوفة الصلاحيات، تلك الفوائد التي جعلتها من أهم الأدوات التي يتعين استخدامها عند البدء في مشاريع جديدة، وهي كما يلي:

1- تحديد السلطة

من خلال مصفوفة الصلاحيات، يمكن تحديد الشخص المسؤول عن العمل، وعن الموافقة عن أية تغييرات مطلوبة في المشروع، وهو ما يزيد من كفاءة عملية صنع القرار.

2- تحسين المشاركة

تتيح مصفوفة توزيع المسؤوليات، تشاور أصحاب المصلحة مع بعضهم البعض وتبادلهم الأفكار، وهو ما يمنحهم الشعور بالمشاركة في التغييرات التي تُجرى.

3- توضيح الأدوار والمسؤوليات

تُعد مصفوفة الصلاحيات من أبرز الوسائل المُستخدمة في توزيع الأدوار على أعضاء الفريق، وهذا ما يسهل معرفة من يمكن التحدث إليه حول مختلف المهام، إضافة إلى أهمية ذلك في تعزيز المساءلة.

4- ضمان إنجاز العمل على النحو الأمثل

عندما تتضح مهام جميع أعضاء المشروع؛ تقل احتمالات تداخل أو ازدواجية الجهود، كما يستطيع مدير المشروع مراقبة توزيع أعباء العمل بالتساوي، والتأكد من عدم إرهاق الموظفين، وهو ما يضمن إنجاز العمل بالشكل المطلوب.

دورات معتمدة في إدارة المشاريع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

الخاتمة:

مصفوفة الصلاحيات RACI تساعد في توزيع المهام بين أعضاء الفريق، حيث يحدد كل شخص دوره ومسؤولياته، مما يساهم في تحقيق الأهداف بفعالية. تُستخدم هذه المصفوفة في توضيح الأدوار والمسؤوليات في المشاريع والعمليات، مما يسهل عملية التعاون ويحقق النتائج المرجوة. تتألف المصفوفة من أربعة عناصر: المسؤول، المساءلة، الاستشارة، والإعلام، مع استخدام أدوات التحليل مثل SWOT لتحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل فعال.

توفر هذه المصفوفة فوائد مثل وضوح الأدوار، وتحسين التواصل والتعاون، وتحسين اتخاذ القرارات، وتعزيز الشفافية والمساءلة، وتحسين كفاءة العمل. تُطبق في مجموعة متنوعة من المجالات بما في ذلك الشركات والمؤسسات التجارية، وفرق العمل والإدارة، وفي إدارة الموارد البشرية ومجال مجالس الإدارة.

وفي الختام، فإن استخدام مدير المشروع مصفوفة توزيع الصلاحيات والمسؤوليات RACI بشكل صحيح، يسهل من الاتصال فيه، ويقلل من التعارض المرتبط بمشاركة المعلومات وحالة التقدم في المشروع.