إدارة المشاريع البرمجية: مفهومها وخطواتها وأنشطتها وتحدياتها

إدارة المشاريع البرمجية هي عملية تخطيط وتنظيم تطوير البرمجيات، تركز على الوقت والتكلفة والجودة والنطاق. تتضمن مراحل مثل البدء، تحديد النطاق، إدارة الموارد، إدارة المخاطر، والانتهاء. تشمل الأنشطة التقدير، والجدولة، وإدارة الاتصالات، وإدارة التكوين.

مع زيادة اعتماد المؤسسات على البرمجيات؛ بات تطوير منتجات البرمجيات الخاصة بها وتقديمها للعملاء أولوية لا غنى عنها، ولذلك تعتمد تلك المؤسسات على إدارة مشاريع البرمجيات كممارسة أساسية، فمن خلالها يتم  تطوير البرمجيات، بدءًا من الإعداد الأولي للمتطلبات وحتى الاختبار والصيانة النهائيين، وتُنفذ على مدار فترة مُحددة سلفًا لإنتاج البرمجيات التي جرى الاتفاق عليها، وفي السطور التالية نوضح تعريف إدارة المشاريع البرمجية وأنشطتها وأهم التحديات التي تواجهها.

تعريف إدارة المشاريع البرمجية

يمكن وصف المشاريع البرمجية بأنها أنشطة تصميم وتنظيم تطوير البرمجيات وفقًا لعدة عوامل أبرزها الوقت والتكلفة والجودة والنطاق الواسع، وهي فئة فرعية من عملية تطوير البرمجيات.

وبالتالي تُعرف إدارة المشاريع البرمجية بأنها عمليات وممارسات ضبط لتخطيط مشاريع البرمجيات وجدولتها والإشراف عليها، إذ تعمل على تخصيص الموارد لتطوير برامج الكمبيوتر التي تلبي المتطلبات المُحددة سلفًا، وفي هذا البرنامج لا بد من وضوح طول المشروع وفترته وتكلفته بالنسبة للعميل والمطورين.

وفي نظام إدارة المشاريع البرمجية يراقب مديرو المشاريع وأصحاب المصلحة والمستخدمين التكاليف، ويديرون الميزانية والجودة، ويستطيعون استخدام هذا النظام كنظام إداري.

خطوات إدارة المشاريع البرمجية

تمر إدارة المشاريع البرمجية بستة مراحل - بخلاف المراحل الخمسة في إدارة المشاريع العادية - يتولى مدير المشروع تطبيق آلية تنفيذها، وتتمثل تلك المراحل فيما يلي:

1- مرحلة البدء

وفي هذه المرحلة يتم بدء المشروع بعد تحديد متطلباته ونطاقه وخصائصه ومخاطره من قِبل مؤسسات تكنولوجيا المعلومات.

وأولى خطوات مرحلة البدء هي القيام بدراسة جدوى للتأكد من قابلية المشروع للاستمرار، ومن ثم تحديد مدى إمكانية الاستمرار فيه، وبعد ذلك يتم إنشاء وثيقة بدء المشروع في حال موافقة جميع الأطراف عليه.

2- مرحلة تحديد نطاق المشروع

في المرحلة الثانية من إدارة مشروع البرمجيات، يقوم الفريق بوضع استراتيجية تحدد التخطيط والميزانية، وهندسة الاحتياجات، وعملية البرمجيات.

ومن أجل تحقيق أهداف المشروع، على الفريق اتباع عدة مهام وهي:

• إدارة المخاطر ومعرفة كيفية التخفيف منها، وذلك بوضع دليل يشتمل على أنواع المخاطر المُحتملة وأفضل ممارسات لإدارتها.
• محاكاة نماذج النظام والبيئة لبنية المنتج، مع النظر في جميع التفاعلات بين مكونات النظام والعوامل الخارجية المناسبة.
• تحديد أدوار الفرق ومسؤوليات كل مدير وعضو، مع تحديد الخدمات المطلوبة والأدوات المُستخدمة.

3- مرحلة إدارة الاحتياجات من الموارد

في هذه المرحلة التي تتناول عملية التطوير، يتم مراقبة مدى تقدمها مقارنة بتوقعات المستخدمين والمتطلبات التي جرى تحديدها سلفًا، مع التأكد من الوفاء بالجداول الزمنية الموضوعة، كما يمكن تدريب الموظفين الداعمين للمشروع إذا اقتضت الحاجة لذلك.

وهناك مهام رئيسية في هذه المرحلة لا بد من اتباعها وهي:

• تصميم التفاصيل: من خلال شرح واتباع أنماط التصميم، وتوضيح كيفية توجيهه لتحسين مكونات منتجات البرمجيات والبناء.
• إدارة الجودة: من خلال تحديد المقاييس لنوعية البرمجيات، سواء كانت تلك المقاييس نوعية أو كمية، والتأكد من مدى تحقيق الجودة المطلوبة عبر اختبار البرامج.

4- مرحلة الانتقال

في مرحلة الانتقال، يقارن الفريق بين بناء المنتج النهائي والمتطلبات الفنية والتجارية المُحددة، وفي هذه المرحلة يقوم الفريق بعدة مهام وهي:

• تتعرف فرق تطوير البرمجيات كيفية الانتقال إلى التكرار التالي للمشروع، هذا التكرار الذي قد يؤدي إلى بناء برنامج نظرًا لاختيار إطار SDLC.
• ترصد الفرق ما قابلته خلال التكرارات السابقة من مشكلات وفرص، ثم تطبيق الدروس في التكرار التالي لـ SDLC، ولذلك فإن عملية التغذية المرتدة مناسبة للمنظمات التي تتبع أطر Agile و DevOps SDLC، ويمكن إجراء تغييرات محدودة ومستمرة في التكرارات التي تتم في وقت لاحق، وإخضاع تلك التغيرات لأحكام في أول ثلاثة مراحل من نموذج إدارة مشروع البرمجيات.
• بعد إتمام المشروع يقوم المديرون بقياس نجاحه وتحديد أداءه والتأكد من مدى تحقق أهدافه في إطار النطاق الذي جرى الاتفاق عليه سلفًا، ومن ثم يتم توثيق إغلاق المشروع، مع تحديد الموارد التي لم يتم استخدامها بإعادة تخصيصها أو ادخارها لاستخدامها في المشاريع المستقبلية.

5- مرحلة إدخال المنتج

في هذه المرحلة يتحقق الفريق من المنتجات النهائية من حيث مواصفاتها التقنية والتجارية، وبعد ذلك يستعد لتكرار دورة تطوير البرامج اللاحقة. ويستطيع الفريق إصدار تحديثات ميزات معينة أو مكونات أو المنتج بأكمله للمستخدمين النهائيين، استنادًا إلى دورة حياة تطوير البرمجيات التي استخدمها.

6- مرحلة إنجاز المشروع

وهي المرحلة النهائية في عملية إدارة المشاريع البرمجية، وفيها يقوم مدير المشروع بدعوة كل من شارك في المشروع لشكره على جهوده.

ثم يعقد مدير المشروع اجتماعًا آخر، يقيم فيه العمليات التي سارت على النحو الأمثل، ويحدد الإخفاقات التي واجهت المشروع خلال تنفيذه، وتستفيد المنظمات من هذا النوع من الاجتماعات لأنها تتعلم منها الدروس المستفادة والتي تستعين بها في تحسين المشاريع المُقبلة.

أنشطة إدارة المشاريع البرمجية

تغطي إدارة مشاريع البرمجيات مجموعة من الأنشطة التي تساهم في نجاح مشاريع تطوير البرمجيات، والتي تتمثل فيما يلي:

1- تخطيط المشاريع

وهذا النشاط عبارة عن عدة عمليات تسبق إنتاج البرمجيات، إذ يتمثل الهدف منها في تسهيل إنتاج البرامج، دون أن يتضمن أي نشاط ملموس له أي علاقة بإنتاج البرامج.

وتجدر الإشارة إلى أن عملية تطوير مشروع البرمجيات تتم على مرحلتين، المرحلة الأولى هي مرحلة التخطيط والتي يحدد الفريق فيها جميع المهام، والمرحلة الثانية هي التنفيذ والتي تشهد إكمال تلك المهام من قِبل فريق التطوير.

وللتأكد من سير المشروع في مساره الصحيح؛ لا بد من متابعة التقدم المحرز في مراحل تحليل البرمجة، إذ يتعرف المديرون من هذه المتابعة على مكان تطور المشروع، بجانب القضايا المُحتملة، مستعينين في ذلك بأدوات مثل برامج إدارة المشاريع ومخططات Gantt.

2- إدارة النطاق

إدارة النطاق هي من الأنشطة المهمة في إدارة المشاريع، فهي عملية ضمان إدراج جميع الأعمال المطلوبة لإنجاز المشروع في النطاق، باستخدام أدوات مثل مخططات WBS ونماذج المشروع.

وللمزيد من التوضيح، فإن الهدف من هذا النشاط هو تحديد نطاق المشروع، وتحديد ما سيتم تنفيذه وما هو غير قابل للتنفيذ فيه، وبالتالي يصبح المشروع واضحًا من حيث المهام، وهو ما يوفر التكلفة والوقت.

3- إدارة التقدير

التقدير هو العملية التي يتحدد من خلالها تكلفة المشروع والفترة التي يحتاج إليها حتى يكتمل، وبالتالي يستطيع المديرون وضع توقعات واقعية له.

وهناك عدة أدوات تُستخدم في هذا النشاط مثل التحليل من القاعدة إلى القمة والبيانات التاريخية.

4- إدارة الجدولة

يتأكد المديرون من خلال الجدولة مدى سير المشروع على الطريق الصحيح، لذلك فهي تُعد من أهم أجزاء إدارة المشروع.

يتضمن نشاط الجدولة وضع جدولًا زمنيًا للمشروع، يشتمل على موعد انتهاء كل مهمة والمسؤول عن إتمامها، وذلك باستخدام أدوات مثل برامج إدارة المشاريع ومخططات Gantt.

5- إدارة موارد المشروع

يُطلق على جميع العناصر المُستخدمة في المشروع اسم موارد المشروع، تلك الموارد التي قد تتنوع ما بين موارد بشرية (فريق التطوير والمشاركين في المشروع)، وموارد مادية (أجهزة الكمبيوتر والبرامج واللوازم المكتبية)، وينبغي فهم تلك الموارد بوضوح.

6- إدارة مخاطر المشاريع

المخاطر في المشاريع: في هذه العملية يتم تحديد المخاطر المُحتمل وقوعها خلال تنفيذ المشروع، والتي يمكن أن تؤثر عليه، وأبرزها تمدد النطاق وزيادة التكاليف وتأخير الجدول الزمني.

وتُعد أداة تحليل SWOT وأداة سجلات المخاطر، من أبرز الأدوات المُستخدمة في عملية إدارة المخاطر.

يمكن الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في إدارة المشاريع.

7- إدارة اتصالات المشروع

لن ينجح أي مشروع دون اتصالًا واضحًا ومفهومًا بين العميل والمنظمة وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين، ويأخذ هذا الاتصال أشكال مثل إعلام فريق التطوير بالتغييرات، وإرسال تحديثات إلى أصحاب المصلحة.

8- إدارة تكوين المشروع

تُعرف إدارة تكوين المشروع بأنها العملية التي يُدار من خلالها عمل فريق التطوير، وهي من الأجزاء المهمة في إدارة المشروع، لأنها تفيد المديرين في تتبع مدى تقدم المشروع.

وتُستخدم هذه العملية من أجل: إدارة عمل الفريق ، تسهيل العمل بأدوات التنمية، تتبع تغييرات التعليمات البرمجية، التحكم في التغيير.

تحديات إدارة المشاريع البرمجية

عند إدارة المشاريع البرمجية، تظهر مجموعة من التحديات التي يتعين على المديرين مواجهتها، والتي تتمثل فيما يلي:

1- توقعات غير واضحة وغير محددة

من العوامل التي تعوق تقدم المشروع، فشل المديرون في تحديد أهدافه وتوقعاته من العملاء، وهو ما يؤدي إلى انحراف النتائج عن المطلوبة، وبالتالي تتأثر سُمعة ومكانة المنظمة في السوق بالسلب.

ومن عواقب غموض الأهداف والتوقعات، زيادة التكلفة دون تحقيق الجودة المطلوبة، وهو ما يثبط من حافز الفريق بالكامل.

الحل:

يتمثل حل هذه المشكلة في قيام المديرون برصد احتياجات وتوقعات العملاء باستخدام أدوات مختلفة في إدارة المشاريع مثل Slack و Asana و Microsoft Teams، حتى يستطيع الفريق فهم ما ينبغي القيام به وآلية ذلك.

2- ضيق الوقت

تواجه فرق إدارة مشاريع البرمجيات مشكلة ضيق الوقت المُحدد للانتهاء من المشروع، وهو ما يؤثر بالسلب على جودة البرنامج، كما يصعب على فريق التطوير ومديري المشاريع التعامل مع المواعيد النهائية الضيقة نتيجة التغيرات التكنولوجية والمنافسات العالمية.

الحل:

يجب التواصل مع العملاء لتحديد المواعيد النهائية للمشاريع.

3- تغير احتياجات المشاريع

خلال تنفيذ المشروع، قد تحدث تغييرات في احتياجات العملاء، وبالتالي يضطر المديرون لزيادة الوقت والموارد، وهو ما يؤثر على المشروع بالسلب.

الحل:

يكمن حل هذه المشكلة في استخدام المنهجية المرنة، حتى يستطيع الفريق إدارة المشروع بكفاءة في حال تغير المتطلبات.

اقرأ أيضًا: منهجيات إدارة المشاريع.

4- ضعف التواصل

يتأثر المشروع بالسلب عندما يضعف التواصل مع مع العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين وفريق التطوير، لأن هذه المشكلة ستؤدي إلى تداخل الأدوار والمسؤوليات وبالتالي نشوب الصراعات بين الأعضاء.

الحل:

لا بد من تواصل مديرو المشاريع مع العملاء وكل عضو في الفريق، لضمان نجاح المشروع.

5- إدارة المهارات

عدم مهارة وكفاءة أعضاء الفريق بما فيه الكفاية، يزيد من احتمالية فشل المشروع، ويضع مدير المشروع في موقف بالغ الصعوبة.

الحل:

قبل بدء المشروع، يتعين على المديرين تقييم مهارات وخبرات أعضاء الفريق، ومعرفة مدى حاجتهم إلى تدريب فريق التطوير.

6- تغير التقنيات

تشهد التقنيات تغييرًا سريعًا وبصورة مستمرة، فتقنية اليوم قد لا تجدي نفعًا غدًا، وذلك لأن صناعة تكنولوجيا المعلومات هي واحدة من الصناعات الأسرع نموًا.

الحل:

لا بد من مواكبة مديرو المشاريع أحدث التقنيات التكنولوجية، لزيادة سرعة وكفاءة عملية التطوير.

7- إحباط أعضاء الفريق

يشعر أعضاء الفريق بالإحباط عندما يواجهون توقعات غير واقعية ومواعيد نهائية ضيقة، وهو ما يؤثر على أدائهم بالسلب.

الحل:

يتعين على المديرين وضع توقعات واقعية بالتحدث مع العملاء، إضافة إلى تحديد مواعيد نهائية مناسبة، مع التأكد من استعداد كل عضو في الفريق للمشروع.

8- إلغاء المشروع

من أسوأ التحديات التي تواجه إدارة مشاريع البرمجيات إلغاء المشروع في منتصفه لوجود أسباب مختلفة.

الحل:

تستطيع الشركة تفادي هذه المشكلة من البداية باختيار المشروع بحكمة قبل توقيع العقد.

9- عدم التقدير

يؤدي عدم تقدير مهارات وخبرات أعضاء فريق المشروع إلى تأثر أدائهم بالسلب، وبالتالي يتأثر المشروع ككل.

الحل:

لا بد من تقدير مهارات وخبرات أعضاء الفريق من قِبل المديرون، مع اعتراف أصحاب المصلحة بها.

10- عدم إدارة المخاطر

عدم تنبؤ مديرو المشاريع بالمخاطر المُحتملة يؤثر بالسلب على سير المشروع، خاصة عندما تظهر مخاطر مثل نقص الميزانية أو الوقت أو الموارد.

اقرأ أيضًا: المخاطر الإيجابية والسلبية.

الحل:

يتعين على مديري المشاريع التنبؤ بالمخاطر المُحتمل وقوعها خلال تنفيذ المشروع، ووضع تدابير مختلفة لها.

اقرأ أيضًا: أمثلة على المخاطر.

دورات مهنية معتمدة في إدارة المشاريع البرمجية:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

خاتمة:

إدارة المشاريع البرمجية هي عملية تنظيمية تهدف إلى تخطيط وتنفيذ ومراقبة وإدارة عمليات تطوير البرمجيات بطريقة منهجية ومنظمة. تهدف هذه العملية إلى تحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفعالية، وذلك من خلال تنسيق الجهود والموارد المتاحة بشكل مستمر لتلبية الاحتياجات والمتطلبات المحددة.

تختلف إدارة المشاريع البرمجية عن إدارة المشاريع التقليدية بعدة جوانب، أهمها طبيعة المشروع نفسه والتحديات التقنية التي يشهدها تطوير البرمجيات، بالإضافة إلى الطبيعة المتغيرة لمتطلبات العملاء والمستخدمين. تتطلب إدارة المشاريع البرمجية فهمًا عميقًا لعملية تطوير البرمجيات والتقنيات المستخدمة، بالإضافة إلى مهارات الاتصال القوية والقدرة على التعامل مع التغييرات بشكل فعال.

استعرضنا في هذا المقال تعريف إدارة المشاريع البرمجية وخطواتها وأنشطتها، إضافة إلى التحديات التي تواجهها وأفضل الحلول لها.