الأتمتة الإدارية وأهم 10 أدوات لها

في كل منظمة، تُنفذ الكثير من المهام الإدارية بشكل يومي، وهي المهام التي تبدأ من إدارة التقويمات وإعداد المستندات والمقترحات، إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات وترتيب الاجتماعات وغيرها، وعلى الرغم من أهمية تلك المهام بالنسبة لكل مؤسسة؛ إلا أنها تستغرق الكثير من الوقت والجهد، فضلًا عن تكرارها الذي يسبب الشعور بالملل، وهو ما جعل أتمتة تلك المهام هو الحل الأمثل لتنفيذها على النحو المطلوب، وفي هذا المقال نوضح ما هي الأتمتة الإدارية، والوسائل والأدوات المُستخدمة فيها.

ما هي الأتمتة الإدارية:

تُعرف الأتمتة الإدارية أو أتمتة المهام الإدارية بأنها عملية استخدام التكنولوجيا لتبسيط تنفيذ المهام الإدارية المتكررة، والتي تضمن سير العمل الإداري على النحو الأمثل. ونظرًا للتقدم التكنولوجي في الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، فقد باتت الأتمتة الإدارية من المصطلحات الشائعة خلال السنوات الأخيرة، فمن خلالها يمكن تنفيذ مختلف المهام الإدارية المتكررة ومنخفضة المستوى، وتحقيق مستويات أعلى من الإنتاجية وتسهيل العمل.

وتشمل المهام الإدارية التي يمكن أتمتتها: تحديد المواعيد، إعداد التقارير، إدارة المخزون، إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، تتبع الوقت، إدخال البيانات، إدارة المشاريع، إدارة الجداول الزمنية، جمع بيانات العملاء، الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وغير ذلك.

وتفيد الأتمتة الإدارية في زيادة كفاءة المهام، إذ تستطيع روبوتات الدردشة القائمة على الذكاء الاصطناعي أداء المهام بشكل أسرع وأكثر دقة من البشر، كما تساعد على تقليل التكاليف للشركات لأنها تقلل الحاجة إلى العمالة البشرية، فضلًا عن دورها في توفير الوقت للموظفين للتركيز على مهام أكثر تعقيدًا وتحسين الإنتاجية والرضا الوظيفي.

أدوات أتمتة العمليات الإدارية:

هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها في أتمتة العمليات الإدارية، والتي تساعد على توفير الوقت والجهد، وتجعل إدارة الأعمال أسهل، ومن أبرز تلك الأدوات ما يلي:

1- أداة Microsoft Power Automate

تُعد أداة Microsoft Power Automate، هي الأفضل والأنسب لمستخدمي Outlook، فمن خلالها يمكن إتمام العمل بصورة آمنة مع القليل من الترميز، نظرًا لدورها في تبسيط المهام المتكررة. وأهم ما يميز هذه الأداة، أنها مزودة بقدرات الذكاء الاصطناعي، والتي تساعد على تسجيل خطوات سير العمل على سطح المكتب أو عبر الإنترنت، والتي يمكن بعد ذلك تحريرها لإنشاء عملية آلية.

2- أداة Zapier

تُستخدم أداة Zapier على نطاق واسع في جميع الشركات بمختلف أحجامها، إذ أنها تناسب جميع الصناعات نظرًا لسهولة استخدامها وتصميمها متعدد الاستخدامات. تتيح هذه الأداة التخلص من المهام التي تُنفذ بشكل متكرر ويومي من خلال إعداد الأتمتة، حيث تتيح ربط التطبيقات والبرامج المُستخدمة بصورة متكررة  مثل Dropbox و Google Drive و Google Alerts و Google Sheets و Slack و Hootsuite، ومن ثم تتيح أتمتة طريقة نقل المعلومات إلى التطبيقات.

3- أداة Jotform

من خلال أداة Jotform، يمكن أتمتة مختلف المهام الإدارية، إذ تُستخدم في إنشاء نماذج مخصصة أو استخدام مجموعة واسعة من القوالب المتاحة بالفعل لتوفير الوقت. ويمكن استخدام هذه الأداة في أتمتة المهام الإدارية في مجال التسويق، وذلك من خلال ربطها بالتطبيقات والبرامج المدمجة، وبالتالي يمكن تخصيص رسائل بريد إلكتروني تلقائية، وإنشاء مستندات ديناميكية تتغير وفقًا لنموذج المستخدم وردوده.

4- أداة Insightly CRM

تُستخدم أداة Insightly CRM بشكل شائع في أقسام المبيعات، إذ تستعين بها فرق المبيعات من أجل زيادة فعالية أعمالهم، وتركيزهم بشكل أكبر على التعامل مع العملاء المحتملين، بدلًا من قضاء الوقت في المهام العادية.

من خلال هذه الأداة يمكن لموظفي المبيعات أتمتة كل المهام بداية من إدخال البيانات إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني، ومن أهم ما يميزها هو تكاملها مع أدوات مثل Gmail و Dropbox و Xero و Google Drive.

5- أداة RoboTask

وهي الأداة المثالية لأتمتة المهام الإدارية البسيطة، مثل دعم الملفات أو التحقق من البريد الإلكتروني أو تشغيل التطبيقات. وبالنسبة للمهام الأكثر صعوبة، فإن أداة RoboTask تقدم عدة خيارات ومنها البيانات الشرطية والمتغيرات المخصصة، وغير ذلك.

6- أداة Xero

تُعد أداة Xero هي المناسبة لأتمتة المهام الإدارية والمالية والتي تستغرق وقتًا طويلًا، ومن أبرز الخدمات التي تقدمها الفواتير الآلية والمدفوعات المجدولة، إضافة إلى أنها تتيح تتبع الشؤون المالية للمؤسسة، نظرًا لإمكانية تسجيل الدخول بها في أي وقت ومن أي مكان.

7- أداة Hive

وهي منصة تُستخدم في أتمتة المهام الإدارية في إدارة المشاريع، إذ توفر ميزات قوية لإدارة المشاريع والمهام وأدوات أتمتة سير العمل للفرق التي تتطلب تعاونًا يوميًا، وتستخدمها فرق العمل في إنجاز المشاريع بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

من مميزات منصة Hive، أنها تتيح إدارة جميع المشاريع من منصة مركزية مصممة للفرق من جميع الأحجام، فضلًا عن إمكانية تصنيف وتجميع المهام، وأتمتة العمليات المتكررة، وتحديد المخاطر بسهولة.

ومن مميزاتها الأخرى تكاملها مع تطبيقات العمل مثل Slack و Microsoft Teams و Google Drive و Salesforce و Gmail والعديد من التطبيقات الأخرى.

8- أداة Smartsheet

تُصنف أداة Smartsheet كواحدة من أفضل أدوات أتمتة المهام الإدارية، وهي تستخدم في ذلك جداول البيانات. فمن خلال هذه الأداة، يمكن للمستخدمين استخدام جداول البيانات في  تنظيم المهام والجداول الزمنية والعمليات، مع إجراء العديد من الحسابات عبر أوراق متعددة.

من أهم مميزات أداة Smartsheet، أنها تساعد على أتمتة سير العمل وتصور المهام في مخططات Gantt والتقويمات، إضافة إلى تكاملها مع معظم أنظمة وتطبيقات المؤسسة، وهو ما يزود الجميع بالرؤى المطلوبة في الوقت الفعلي.

9- أداة Monday

تُعد أداة Monday من الأدوات الفعالة في أتمتة العمليات اليدوية، ومن خلالها يمكن التخطيط والتنظيم وتتبع جميع أعمال الفريق في مكان واحد، و إعداد الأتمتة في غضون ثوانٍ وبالتالي القضاء على الخطأ البشري وتحسين الإنتاجية، كما أنها توفر ما يزيد عن 200 قالب جاهز الاستخدام من أجل إنشاء سير العمل بصورة مثالية.

ومن مميزات هذه الأداة، أنها تسمح بعرض البيانات بعدة تنسيقات يمكن فهمها بسهولة مثل Kanban و Calendar و Timeline و Gantt Charts، وهي التنسيقات التي تمكّن من فهم أداء العملية بالطريقة المُفضلة.

وباستخدام أداة Monday، يمكن تخزين الملفات عن طريق السحب والإسقاط، مع تحميل الملفات والتعليقات من مكان واحد.

10- أداة Jotform

تُعد أداة Jotform من أدوات أتمتة المهام والعمليات الإدارية الشائعة لدى الشركات بمختلف الأحجام، فمن خلالها يمكن الوصول إلى النماذج غير المتصلة بالإنترنت، والاستطلاعات لتعليقات ومراجعات المنتجات.

وتشمل مزايا هذه الأداة مرونتها، إذ أنها تتيح بناء أنظمة معقدة مُصممة خصيصًا لاحتياجات كل شركة، كما أنها تقدم منشئ نماذج يحتوي على مئات القوالب القابلة للتخصيص، وهو سهل الاستخدام ويمكّن من إنشاء نماذج بسرعة لأي غرض.

ومن مميزاتها الأخرى، أنها توفر أدوات تحليلية قوية تسمح للمستخدمين بمراقبة كيفية تفاعل العملاء مع النماذج في الوقت الفعلي، فضلًا عن تكاملها مع أدوات مثل  Google Drive و Google Sheets و Slack و Dropbox و PayPal و Stripe و Salesforce و Mailchimp.

تعلم إدارة المشاريع بشهادات ودورات احترافية معتمدة: 

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

وختامًا، فقد تجلت أهمية الأتمتة الإدارية في توفير عائدًا جيدًا على الاستثمار، نظرًا لدورها الفعال في ضمان الجودة الدائمة لأعمال الشركات وتعزيز الإنتاجية وتقليل تكاليف التشغيل.