أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO) على أساس معايير PMI

مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) تختلف في دورها حسب المؤسسة، فمنها ما يقدم دعمًا فنيًا وتدريبًا دون تدخل مباشر، ومنها ما يفرض مستوى متوسط من التحكم لضبط العمليات، بينما هناك نوع يدير المشاريع بشكل كامل بإشراف دائم. تصنيف معهد PMI يشمل أنواعًا متعددة مثل مكتب إداري أو استراتيجي، وكل نوع يخدم احتياجات محددة. لتطوير مهارات إدارة المشاريع، تقدم بكه دورات معتمدة مثل PMP وPRINCE2 لتحسين الأداء المؤسسي وتنفيذ المشاريع بكفاءة.

يكون الفرد منا متشوقًا جدًا للعمل عند أول مشروع، ولكن عندما يتم تحميله مهام على مشروع ثاني فإنه يبدأ بالضجر ولا يرغب في استلام أي مهام لمشاريع اضافية. عندما يكون هناك مشروعين أو ثلاثة في المؤسسة، فإن الأمر يكون مسيطر عليه ولكن في ظل توسع أعمال المؤسسات ووجود عدد كبير من المشاريع في نفس الوقت فإن إدارة المؤسسة تقوم بتوزيع المهام حسب الأولوية.

غالبًا ما ينتهي هذا التكتيك بالفشل لأن تحديد الأولويات ليس بالأمر السهل إضافة إلى وجود عدد كبير من المشاريع الصغيرة التي تستهلك 40% من مصادر المؤسسة والمخصصة لمشاريع أخرى. جميع هذه التحديات وسبل حلها تلقى على عاتق مكتب إدارة المشاريع في المؤسسة.

هل كل مكاتب إدارة المشاريع تعمل بنفس الآلية؟

يوجد عدة أنواع من مكاتب إدارة المشاريع تتنوع في درجة التحكم والتأثير على المشاريع في المؤسسة، ويختلف دورها من تقديم الدعم للمشاريع إلى الإدارة المباشرة للمشاريع نفسها. واختيار الأنسب لمؤسستك يعتمد على حجمها وطبيعة العمل وكذلك الثقافة الموجودة.

أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMOs)

يوجد عدة تصنيفات لمكاتب إدارة المشاريع (PMOs)، نناقش في هذه المقالة ثلاثة أنواع متعارف عليها وأجمع الباحثون وخبراء المشاريع عليها وتناولوها بكثير من التفصيل وهي:

1- مكتب إدارة المشاريع الداعم Supportive PMO (مستوى تحكم منخفض - Low Control)

يقدم هذا النوع المكاتب الدعم على شكل تقديم الاستشارة عند الطلب ويقدم النماذج والمعلومات والدعم الفني والتدريب لفريق المشروع دون فرض سيطرة أو تحكم على المشاريع وأنشطتها.

هذا النوع من المكاتب مناسب للمؤسسات التي تتميز بنجاح في معظم مشاريعها وتحتاج فقط إلى أشبه ما يكون بمركز معلومات. يتميز هذا النوع بمستوى سيطرة وتحكم منخفض على المشاريع وفرقها، اضافة إلى وجود معايير موحدة يتم اتباعها في كافة المشاريع.

2- مكتب إدارة المشاريع المسيطر Controlling PMO (مستوى تحكم متوسط - Moderate Control)

يوفر هذا النوع من المكاتب إطار عمل موحد للمؤسسة، مما يستلزم التعديل والتحوير في المنهجيات المستخدمة وكذلك النماذج والطلبات. ويفرض مستوى متوسط من التحكم والسيطرة على المشاريع وأنشطتها.

يستخدم هذا النموذج في المؤسسات التي ترغب في وجود ضبط للأنشطة والعمليات والإجراءات.

3- مكتب إدارة المشاريع الموجه Directive PMO (مستوى تحكم مرتفع - High Control)

يتميز هذا النوع بمستوى تحكم كبير بالمشاريع بل وادارتها بشكل كامل مع تقديم ما يلزم من دعم ومصادر. ويقوم المكتب فور تعاقد المؤسسة على المشروع بتحديد مدراء له. يتميز أيضًا هذا النوع بتقديم احترافية عالية في إدارة المشاريع، حيث يقوم كل مدير بكتابة تقارير دورية للمكتب مما يضمن مستوى عالي جدًا من الإتساق في العمل على مستوى كل المشاريع.

هذا النوع مناسب جدًا للمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى دعم فني في أماكن كثيرة ومتنوعة.

تصنيفات أخرى لأنواع مكاتب إدارة المشاريع

يصنف معهد (PMI) مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) إلى 5 أنواع:

1- مكتب إداري (Departmental) لإدارة المشاريع: ويدعم وحدات أعمال أو أقسام محددة.

2- مكتب خاص بمشاريع محددة (Project-Specific): ويشرف على نجاح مشروع محدد.

3- مكتب إدارة مشاريع استراتيجي (Strategic): ويشرف على عملية تغيير مؤسسي رئيسية.

4- مكتب دعم المشروع (Project-Support): ويعالج مهام إدارية لتسريع إنهاء المشروع.

5- مكتب مركز التميز (Center of Excellence): ويعنى بالتدريب والتطوير لمدراء المشاريع.

ومن وجهة نظر مؤسسية يمكن تصنيف مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) إلى أحد الأنواع التالية:

1- مكتب إدارة مشاريع (PMO) المؤسسة.

2- مكتب إدارة مشاريع القسم (PMO).

3- مكتب إدارة مشاريع خاص (PMO).  

وتقدم بكه للتعليم أفضل الدورات المهنية المعتمدة في إدارة مكاتب المشاريع، مثل دورة P3O® المعتمدة لإدارة مكاتب المشاريع والبرامج والمحافظ. بالإضافة إلى عدد كبير من دورات إدارة المشاريع المعتمدة، ومنها:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل
• CAPM شهادة
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• شهادة PMI-SP
• MSP شهاد
• PGMP شهادة
• PFMP شهادة
• شهادة MOP

الخاتمة:

مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) تختلف في هيكلها ودورها حسب حجم المؤسسة وطبيعة عملها. هناك ثلاثة أنواع رئيسية هي: مكتب إدارة المشاريع الداعم، الذي يقدم الدعم الفني والتدريب دون فرض سيطرة مباشرة على المشاريع؛ مكتب إدارة المشاريع المسيطر، الذي يفرض مستوى متوسط من التحكم ويعمل على تنظيم العمليات في المشاريع؛ ومكتب إدارة المشاريع الموجه، الذي يدير المشاريع بشكل كامل مع مستوى عالٍ من الاحترافية ويقدم إشرافاً مستمراً على سير العمل.

كما يُصنف معهد PMI مكاتب إدارة المشاريع إلى خمسة أنواع تشمل المكتب الإداري، المكتب الخاص بمشاريع محددة، المكتب الاستراتيجي، مكتب دعم المشروع، ومكتب مركز التميز. وتقدم بكه للتعليم مجموعة من الدورات المعتمدة في إدارة مكاتب المشاريع، مثل دورة P3O® ودورات أخرى معتمدة مثل PMP وPRINCE2، للمساهمة في تحسين إدارة المشاريع من خلال تدريب مهني متقدم.

فريق بكه للتعليم والتدريب