الهياكل التنظيمية Organizational Structures: الأنواع والتأثير وكيفية الإنشاء

الهياكل التنظيمية Organizational Structures: الأنواع والتأثير وكيفية الإنشاء

كتابة : بكه

15 يناير 2024

فهرس المحتويات

إذا نظرت إلى شكل الأعمال التجارية اليوم، ستجد أن جميع المؤسسات الناجحة والصاعدة تسعى جاهدة من أجل تحسين طرق إدارتها الداخلية لتحقيق أهدافها والحفاظ على قدرتها على التنافس في الأسواق. ويعتبر الهيكل التنظيمي للمؤسسة هو أحد الجوانب الرئيسية التي تؤثر على أداء أي مؤسسة.

لذلك سنلقي الضوء في هذا المقال على عالم الهياكل التنظيمية الإدارية وسنشرح كل ما يتعلق بها والتي يمكن لكل من يعمل بالمجال الحصول على دورات تدربيه مميزة لمعرفة ماهية الهياكل التنظيمية وكيفية الاستفادة منها في رفع كفاءة وفاعلية المؤسسة.

الهيكل التنظيمي الإداري

يشير الهيكل التنظيمي الإداري إلى الطريقة التي تدير بها المؤسسة أنشطتها ومواردها لتحقيق أهدافها. فهو يحدد أسلوب توزيع المهام والأدوار والمسؤوليات على الموظفين، مما يساعد على صنع تسلسل هرمي واضح. ويعد الهيكل التنظيمي الإداري أمرًا بالغ الأهمية لأنه يؤثر على ترتيب عمليات صنع القرار في المؤسسة بأكملها والكفاءة العامة للمشروع.

أنواع الهياكل التنظيمية ومزاياها وعيوبها

هناك عدة نماذج مختلفة للهيكل التنظيمي يمكن استخدامها في المؤسسات بناءً على احتياجاتها وأهدافها الخاصة، ومن بين أشهر أنواع الهياكل يمكن ذكر الهيكل الهرمي، والهيكل المسطح، والهيكل المصفوفي، والهيكل الوظيفي، والهيكل التقسيمي.

1. الهيكل التنظيمي الوظيفي:

في هذا النموذج، تنظم المؤسسة نفسها حسب الوظائف أو الأقسام. يكون كل قسم مسؤولاً عن نشاط معين مثل المبيعات أو التسويق أو الإنتاج. يمكن أن يتيح هذا النموذج التخصص وزيادة الفعالية في كل قسم، ولكنه يمكن أن يؤدي إلى قلة التنسيق بين الأقسام.

2. الهيكل التنظيمي الأقسامي:

يمكن أن يشمل هذا النموذج تقسيم المؤسسة إلى أقسام أو أقسام فرعية تعتمد على أقسام العمل أو المنتجات. يمكن أن يتيح هذا النموذج التخصص والتنظيم والتنسيق بين الأقسام.

3. الهيكل التنظيمي اللوائي:

يستخدم هذا النموذج عادة في المؤسسات العسكرية. يشمل تنظيم الأقسام والأفراد بشكل هرمي تحت قيادة واحدة، والتي تأمر وتنسق الأنشطة.

4. الهيكل التنظيمي الشبكي:

يعتمد هذا النموذج على التعاون والشبكات بين مجموعة من المؤسسات أو الأقسام المستقلة. يمكن أن يكون مفيدًا عندما تحتاج المؤسسات إلى مشاركة الموارد والمعرفة.

5. الهيكل التنظيمي المصفوفي:

يجمع هذا النموذج بين الهيكل الوظيفي والهيكل الأقسامي. يمكن أن يسمح بالتخصص في الوظائف والمنتجات والخدمات.

6. الهيكل التنظيمي المرن:

يتيح هذا النموذج التحسين المستمر والتكيف مع التغييرات بسرعة. يمكن أن يتضمن تفويض سلطة أكبر للقرارات على المستويات الأدنى من العامليين وعدم اقتصار اتخاذ القرارات على السلطة العليا.

7. الهيكل التنظيمي الواحد:

يتميز هذا النموذج بالتفرغ لمنتج أو خدمة واحدة فقط. يمكن أن يكون مفيدًا للمشروعات أو الأعمال التي تتطلب تركيزاً كبيراً على مجال واحد.

ويجب التذكر أن تصميم الهيكل التنظيمي يجب أن يتم بعناية ويعتمد على احتياجات المؤسسة وطبيعة نشاطها واستراتيجيتها ومنهجية المشروع المتبناة. ويمكن أيضًا دمج عناصر من هذه النماذج لإنشاء هيكل تنظيمي مخصص يلبي احتياجات المؤسسة بشكل أفضل.

إنشاء الهيكل التنظيمي

إذا أردت إنشاء هيكل تنظيمي خاص بمؤسستك فعليك في البداية:

  1. تحديد أهداف المؤسسة
  2. تحديد الأدوار الضرورية
  3. تعيين المسؤوليات
  4. توافق نظام الهيكل مع أهداف المؤسسة
  5. المرونة الكافية ليتناسب الهيكل مع التغيرات التي قد تحدث في بيئة العمل

ويجب أن يتم عمل دراسة شاملة قبل عملية إنشاء التخطيط الشامل ليكون الهيكل متواصلا وملائم مع هدف المؤسسة ورؤيتها.

التأثير على إدارة المشاريع

يؤثر الهيكل التنظيمي بشكل كبير على إدارة المشروع. حيث يمكن للهيكل المحدد جيدًا أن يسهل أدوار المشروع ومسؤولياته وقنوات الاتصال الواضحة. وكثيرا ما تنجح المشاريع عندما تتوافق مع الهيكل.

على سبيل المثال، في هيكل المصفوفة، يجب على مديري المشاريع المناقشة بشأن الموارد والأولويات مع المديرين، بينما في الهيكل الهرمي، يقدم مديرو المشاريع تقاريرهم مباشرة إلى الإدارة العليا. لذلك يجب عليك اختيار نوع الهيكل التنظيمي الملائم لمشروعك أو مؤسستك حسب خطتك وطريقة إدارتك المفضلة.

مبادئ تصميم الهيكل التنظيمي

إذا أردت تصميم هيكل تنظيمي فعال فيجب عليك الالتزام ببعض المبادئ الأساسية، وتشمل تحديد أهداف المؤسسة بوضوح، وجعل الهيكل التنظيمي المختار ملائما مع أهداف المؤسسة الموضوعة، مع بعض المرونة ومنح القدرة على التكيف مع أي تغيرات محتملة في سوق العمل، كما يجب الاهتمام بالبساطة وتجنب تعقيد النظام، وأن يكون الهيكل مصمم بشفافية ووضوح وقابلًا للتطور ليسهل فهمه من قبل جميع الموظفين والتعامل وفقه بدون أن يختلط عليهم الأمر.

الفرق بين الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية

من الضروري التمييز بين الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية، ويشير الهيكل التنظيمي إلى الوظائف والمناصب التي تدير المؤسسة، ويحدد الأدوار والسلطة والمسؤوليات وطرق المساءلة الخاصة بكل وظيفة والدور الذي سيلعبه كل منصب في تنظيم عملية الإنتاج.

أما الخريطة التنظيمية فهي الرسم البياني المرئي الذي يمثل هذا الهيكل، بما فيها من الإدارة العليا والإدارات الفرعية والأقسام ودور كل قسم في عملية الإنتاج وكيفية التعامل بين الإدارات المختلفة وتدرج السلطات فيما بينهم.

خصائص الهيكل التنظيمي

تمتلك الهياكل التنظيمية خصائص مختلفة تعمل معًا من أجل نجاح المؤسسة وتنظيم العمل بها على أكمل وجه يتلاءم مع طبيعة المؤسسة ذاتها:

1- الهرمية

الهيكل التنظيمي يتضمن ترتيبًا هرميًا للسلطة والسيطرة. ويتمثل في طبقات متتالية حيث يكون هناك مديرين على مستويات مختلفة، بدءًا من الإدارة العليا وصولاً إلى المستويات الأدنى في التنظيم.

2- تقسيم العمل

يتميز الهيكل التنظيمي بتقسيم العمل إلى وحدات وأقسام مختلفة، حيث يكلف كل قسم بأداء مهام محددة. وهذا التقسيم يساهم في تحقيق التخصص في إدارة المشاريع وزيادة الكفاءة.

3- نطاق التحكم

يشير إلى عدد الموظفين أو الأقسام التي يديرها مدير معين. ونطاق التحكم يمكن أن يكون واسعًا أو ضيقًا اعتمادًا على هيكل التنظيم واحتياجات المؤسسة.

4- تمركز السلطة

يمكن أن يكون الهيكل مركزيًا أو لا مركزيًا. في هيكل مركزي، تتخذ القرارات الرئيسية في الأقسام العليا من التنظيم، بينما في هيكل غير مركزي، يُمنح المزيد من السلطة للأقسام الفرعية.

5- مبدأ السلم

يشير إلى وجود تسلسل من المستويات الإدارية في الهيكل التنظيمي، حيث ينقل التقرير واتخاذ القرارات من مستوى إلى آخر.

6- وحدة الأمر

هذا المبدأ ينص على أن الموظفين يجب أن يكون لديهم مدير واحد فقط من أجل تجنب التعارض في التوجيه والتعليمات.

7- الشفافية

يساعد الهيكل التنظيمي في توضيح التنظيم والهيكل الإداري للمؤسسة، مما يجعله أكثر شفافية للموظفين وأعضاء المؤسسة.

هذه الخصائص تشكل مجموعة من المبادئ والأسس التي يتم بناء الهيكل التنظيمي عليها، وتسهم في تنظيم وإدارة الأعمال والأنشطة داخل المؤسسة بفعالية.

التحديات والمشكلات المتعلقة بالهيكل التنظيمي

قد يكون تنفيذ هيكل تنظيمي فعال ولكن الحفاظ عليه أمرًا صعبًا. وتشمل المشاكل الشائعة عدة أمور منها؛ مقاومة التغيير، وانهيار القدرة على التواصل، وعدم التوافق مع أهداف المؤسسة. ويجب على المؤسسات معالجة هذه التحديات لتحسين فعالية هيكلها.

العوامل المؤثرة على اختيار الهيكل التنظيمي

اختيار الهيكل التنظيمي لأي منظمة يعتمد على مجموعة من العوامل التي يجب مراعاتها. ونقدم بعض العوامل الرئيسية التي تؤثر في اختيار الهيكل التنظيمي:

1- حجم المنظمة

حجم المنظمة يلعب دورًا مهمًا في اختيار الهيكل التنظيمي. ومن الممكن أن تكون المنظمات الصغيرة تعتمد هياكل تنظيمية بسيطة مثل الهيكل الوظيفي، في حين أن المنظمات الكبيرة قد تحتاج إلى هياكل تنظيمية أكثر تعقيدًا مثل الهياكل الأقسامية أو الهياكل الشبكية.

2- نوع الصناعة والقطاع

نوع الصناعة التي تعمل فيها المنظمة يلعب دورًا في تحديد الهيكل التنظيمي المناسب. وعلى سبيل المثال، الشركات التصنيعية قد تفضل هياكل تنظيمية تعتمد على الإنتاج، في حين أن الشركات الخدمية قد تميل إلى الهياكل التنظيمية التي تركز على الخدمة العملاء.

3- استراتيجية المنظمة

الاستراتيجية التي تسعى إليها المنظمة تلعب دورًا مهمًا أيضًا. وعلى سبيل المثال، إذا كانت المنظمة تسعى للابتكار والاستجابة السريعة للاختلافات في السوق، فقد تختار هياكل تنظيمية مرنة ومبتكرة.

4- موقع المنظمة الجغرافي

موقع المنظمة وتوزيعها الجغرافي يمكن أن يؤثر على الهيكل التنظيمي. والمنظمات التي تعمل على نطاق دولي قد تحتاج إلى هياكل تنظيمية متعددة الثقافات والمواقع.

5- تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة

تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة يمكن أن يكون لهما تأثير كبير على اختيار الهيكل التنظيمي، حيث بعض الهياكل التنظيمية تصمم لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة وتقليل التكاليف.

6- ثقافة المنظمة

ثقافة المنظمة وقيمها المؤسسية يجب أن تتوافق مع الهيكل التنظيمي. ويجب أن يكون الهيكل متناغمًا مع الثقافة لضمان النجاح والفعالية.

7- تطور المنظمة

تطور المنظمة مع مرور الوقت يمكن أن يستدعي تغييرًا في هيكلها التنظيمي. وعندما تنمو المنظمة أو تتغير احتياجاتها، قد تحتاج إلى تغيير هيكلها التنظيمي لضمان مواكبة هذه التغييرات.

8- توجهات القيادة

تفضيلات ورؤية القادة في المنظمة يمكن أن تلعب دورًا كبيرًا في اختيار الهيكل التنظيمي. وعامة يمكن أن تختلف هذه العوامل من منظمة إلى أخرى، وبالتالي يجب دراستها بعناية لاختيار الهيكل الأنسب لاحتياجات المنظمة المحددة.

هل تعطي أدوات تقييم القدرات المؤسساتية صورة دقيقة لواقع المؤسسة؟

من ضمن أدوات إدارة المشاريع، أدوات تقييم القدرات المؤسسية يمكن أن تكون أدوات قيمة لفهم وتقييم الوضع الحالي للمؤسسة، ولكنها قد لا تعطي صورة دقيقة وكاملة لواقع المؤسسة بمفردها. ونقدم اليوم بعض الأمور التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار

1- الغرض من الأداة

يجب أن تكون هناك وضوح فيما يهدف إليه تقييم القدرات المؤسسية. وهل الهدف هو فقط تحليل القدرات الداخلية للمؤسسة؟ أم أن الهدف أيضًا تقييم التحديات الخارجية والفرص؟

2- اختيار الأدوات المناسبة

يجب اختيار أدوات تقييم مناسبة ومتوافقة مع أهداف التقييم. ويمكن أن تشمل هذه الأدوات استبيانات، ورش العمل، ومقابلات، ومراجعات وثائق، ومقارنات مع منظمات مماثلة.

3- السياق والزمن

يجب مراعاة السياق الخاص بالمؤسسة والزمن المتاح لإجراء التقييم. فالأوضاع والاحتياجات تتغير مع مرور الوقت، وهذا يمكن أن يؤثر على صورة الوضع.

4- تحليل البيانات

يتعين تحليل البيانات بعناية لفهم النتائج بشكل أفضل. ويجب مراعاة التحليل النوعي والكمي والبيانات المالية والغير مالية.

5- تقييم متعدد الزوايا

من المفيد أن يشارك في عملية التقييم أعضاء فريق المشروع في المؤسسة ومن مختلف الأقسام والمستويات الإدارية للحصول على رؤى متنوعة.

6- الاستنتاج

يجب أن يتم تفسير نتائج التقييم بعناية ومراعاة السياق الشامل للمؤسسة. وقد تحتاج إلى تقديم توصيات للتحسين وتحديد الأولويات.

7- التكرار

يفضل تكرار عمليات التقييم بشكل دوري لمتابعة التقدم وتقييم تأثير الإجراءات التصحيحية. بشكل عام، يمكن أن تكون أدوات تقييم القدرات المؤسسية مفيدة للحصول على فهم أفضل للمؤسسة ونقاط القوة والضعف فيها. ولكنها تحتاج إلى تنسيق وتحليل دقيق للحصول على صورة دقيقة وشاملة للوضع المؤسسي.

كيف تحدد سير العمل في مؤسستك من خلال الهيكل التنظيمي

تحديد سير العمل في مؤسستك من خلال الهيكل التنظيمي يتطلب عدة خطوات ومراعاة لعوامل متعددة. إليك كيفية القيام بذلك، ويمكن الاستفادة من معرفة هذه النقطة بالتفصيل وبشكل أكثر تخصص وفقًا لمؤسستك مع الدورات التدريبية المميزة المقدمة من بكة:

1. تعريف الأهداف والمهام:

ابدأ بتعريف أهداف المؤسسة بشكل واضح ومحدد. ثم قم بتقسيم هذه الأهداف إلى مهام مشاريع وأنشطة فرعية.

2. تحديد هيكل التنظيم:

قم بتحديد هيكل التنظيم المناسب لمؤسستك، سواء كان هيكلًا وظيفيًا، أو هيكلًا مصفوفيًا، أو هيكلًا جغرافيًا، أو غيره. حدد الأقسام والوحدات والأدوار الرئيسية في هذا الهيكل.

3. توزيع المهام والمسؤوليات:

قم بتوزيع المهام والمسؤوليات بين مختلف الأقسام والوحدات والأفراد. حدد من يقوم بأداء كل مهمة ومن هو مسؤول عن تنفيذها.

4. توضيح سير العمل:

قم بوضع سير عمل مفصل للمهام والعمليات الرئيسية. حدد الخطوات والمداخل والمخرجات لكل مهمة.

5. تحديد تسلسل العمل:

قم بتحديد تسلسل العمل والتوقيت للمهام المختلفة. حدد الأولويات والمهام الزمنية.

6. توجيه الاتصال والتنسيق:

ضمن هيكل التنظيم، قم بتوجيه الاتصال بين الأقسام والأفراد. قد تحتاج إلى تعيين نقاط اتصال أو مديرين مشتركين للتنسيق بين الأقسام.

7. توثيق السير العمل:

قم بتوثيق السير العمل والإجراءات الخاصة بكل مهمة. استخدم وثائق مفصلة وأدلة لتوجيه الموظفين وضمان التنفيذ الصحيح.

8. متابعة وتقييم الأداء:

تتطلب عملية تحديد سير العمل أيضًا وضع آليات لمراقبة وتقييم أداء المهام. استخدم مؤشرات الأداء وقياسات للمساعدة في تحسين السير العمل.

9. التكيف والتحسين المستمر:

يجب أن تكون مستعدًا للتكيف مع التغييرات في البيئة والمتطلبات والتحسين المستمر لسير العمل. قم بمراجعة وتحليل الأداء بانتظام وتحسين العمليات حسب الحاجة.

هذه الخطوات تشكل إطارًا عامًا لتحديد سير العمل في مؤسستك من خلال الهيكل التنظيمي. يجب أن تتماشى هذه العمليات مع استراتيجيات وأهداف المؤسسة لضمان تحقيق النجاح والفعالية.

نماذج الهيكل التنظيمي والإداري

كما سبق ووضحنا هناك عدة نماذج مختلفة للهيكل التنظيمي أو الإداري يمكن استخدامها في المؤسسات بناءً على احتياجاتها وأهدافها الخاصة. من بين النماذج الشائعة تتضمن:

  • الهيكل الهرمي يقدم الهيكل الهرمي خطوطًا واضحة للسلطة ولكنه قد يكبح الابتكار.
  • الهيكل المسطح يشجع الهيكل المسطح على الابتكار ولكن قد يؤدي إلى الغموض.
  • الهيكل المصفوفي يجمع بين جوانب من الهياكل الأخرى، حيث يقدم مرونة ولكن أيضًا دقة الهياكل المعقدة.
  • الهيكل الوظيفي يجمع الموظفين حسب خبرتهم ولكنه قد يعيق التعاون بين الوظائف المختلفة.
  • الهيكل التقسيمي ينظم الوحدات استنادًا إلى المنتجات أو المناطق الجغرافية أو شرائح العملاء.

طريقة اعداد هيكل تنظيمي واداري للشركة بشكل عملي

لتحديد طريقة اعداد هيكل تنظيمي واداري للشركة بشكل عملي إليك خطوات عملية يمكن اتباعها لتحقيق النجاح لشركتك بشكل كبير ويمكن للدورات التدريبية أن تحسن من أدائك لهذه المهام:

1. تحديد الأهداف والرؤية:

قبل أي شيء آخر، يجب تحديد أهداف الشركة ورؤيتها بشكل واضح. هذا سيساعدك في تحديد الهيكل التنظيمي الذي يدعم تحقيق هذه الأهداف.

2. تحليل البيئة:

قم بتقييم البيئة الداخلية والخارجية للشركة، بما في ذلك نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. تحليل الصناعة والسوق يمكن أن يساعد في توجيه هيكل التنظيم.

3. اختيار النموذج الهيكلي:

استند إلى الأهداف والتحليل السابق لتحديد نموذج الهيكل التنظيمي المناسب (وظيفي، أقسامي، مصفوفي، إلخ).

4. تحديد الأقسام والوحدات:

قسّم الشركة إلى أقسام ووحدات فرعية بناءً على الأنشطة والوظائف الرئيسية. حدد مهام ومسؤوليات كل وحدة.

5. توزيع المسؤوليات:

حدد من يشرف على كل وحدة ومسؤولياتهم بشكل مفصل. تحدث عن كيفية توزيع الصلاحيات واتخاذ القرارات.

6. توثيق السير العمل:

قم بوضع سير العمل والإجراءات الخاصة بكل وحدة. تأكد من وجود وثائق دقيقة لتوجيه الموظفين.

7. تطوير التواصل والتنسيق:

ضمن هيكل التنظيم، حدد كيفية التواصل بين الأقسام والوحدات والأفراد. قد تحتاج إلى تعيين نقاط اتصال أو مديرين مشتركين للتنسيق بين الأقسام.

8. متابعة وتقييم الأداء:

ضع مؤشرات أداء لمراقبة أداء الأقسام والوحدات وقياس التقدم. قم بإجراء استعراض دوري لتقييم الأداء واتخاذ إجراءات تصحيحية.

9. التكيف والتحسين المستمر:

كن مستعدًا للتكيف مع التغييرات في البيئة والاحتياجات. قم بتحسين السير العمل والهيكل التنظيمي بناءً على الخبرات والتحسين المستمر.

10. توثيق الهيكل التنظيمي:

 قم بتوثيق هيكل التنظيمي والوظائف والمسؤوليات في مستندات رسمية لتوجيه الموظفين والتأكد من الانضباط.

تذكر أن هذه الخطوات هي إشارات عامة، وسيتوقف شكل الهيكل التنظيمي والإداري النهائي على احتياجات وظروف شركتك الفريدة. والاستعانة بخبراء في مجال إدارة الأعمال والتنظيم يمكن أن تكون مفيدة أيضًا في هذه العملية.

في الختام، الهياكل التنظيمية أساسية لنجاح أي المؤسسة وهي تحدد كيفية تنظيم المهام، وتعيين الأدوار، واتخاذ القرارات. ويعد اختيار الهيكل المناسب والحفاظ على فعاليته من التحديات المستمرة التي تتطلب دراسة متأنية للعديد من العوامل. يمكن أن تكون الهياكل التنظيمية مصدرًا لتحسين القدرة على التنافس في سوق العمل عندما تكون مصممة بعناية ومتوافقة مع أهداف المؤسسة.

دورات إدارة المشاريع المعتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

واتساب