تحديد الأوليات وإداراتها وأهم التقنيات والمعايير والعناصر وكيفية جدولتها

يُعد ترتيب أولويات المهام من أهم العوامل التي تساعد على نجاح أي مشروع، ولذلك يلجأ مديرو المشاريع إلى استخدام العديد من الأدوات والتقنيات التي تمكن من تطوير نظام يساعد على إدارة المهام وتحديد أولوياتها، فمن خلال تلك التقنيات يمكن تحديد الأولويات ومن ثم التعامل مع عبء العمل بشكل فعال، وفي هذا المقال نوضح ما هي تقنيات ومعايير تحديد الأولويات، وأهمية ترتيب الأولويات والفرق بين الأولويات والأهداف.

وتقنيات تحديد الأولويات وإدارتها من الأمور الهامة والفعالة لنجاح أي فريق عمل، حيث هناك العديد من المتطلبات والموارد المحدودة. لذا تساهم هذه التقنيات في اتخاذ قرارات مستنيرة، وتحقيق الأهداف، بالإضافة إلى زيادة الكفاءة. فما هي أفضل تقنيات تحديد الأولويات والأدوات لزيادة الإنتاجية؟

مفهوم تحديد الأولويات:

تحديد الأولويات هو عملية تحديد الأنشطة أو المهام التي تحتل مرتبة عالية من الأهمية بالنسبة للفرد أو المؤسسة في ضوء الأهداف والأولويات المحددة. يتم ذلك عادةً عبر تقييم الأنشطة المتاحة وترتيبها وفقًا لمعايير معينة مثل الأهمية، والتأثير، والمدة الزمنية المطلوبة لإكمالها، والموارد المتاحة. عند تحديد الأولويات، يتم التركيز على الأنشطة التي ستسهم بشكل أكبر في تحقيق الأهداف المحددة أو تلك التي ستؤدي إلى نتائج أكثر فائدة في الوقت الحالي.

 في المؤسسات، يتم تحديد الأولويات بناءً على أهداف الشركة واحتياجات العملاء، حيث يتم تخصيص الموارد وتوجيه الجهود نحو المشاريع أو المهام ذات الأولوية العالية لضمان تحقيق النجاح والاستدامة. تحديد الأولويات يساعد على ترتيب الأنشطة والتركيز على الأهداف الرئيسية، مما يسهم في تحقيق الكفاءة والفعالية في العمل.

إدارة الأولويات:

تُعرف إدارة الأولويات بأنها العملية التي يتم من خلالها تحديد المهام والمشاريع ذات الأولوية في التنفيذ، والمهام والمشاريع التي يمكن تنفيذها في وقت لاحق، وهي الممارسة التي تنفذها الشركات من أجل تركيز الوقت والمال والموارد الأخرى على المهام عالية القيمة التي تساهم في تحقيق الأهداف طويلة المدى.

وتُعد إدارة الأولويات جزءًا أساسيًا من إدارة الوقت وإدارة المشاريع، إذ يقوم يقوم مديرو المشاريع وفقًا لتلك الأولويات بتعديل الموارد والجداول الزمنية والمهام لإنجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي النطاق، كما يتعين عليهم فهم هذه العملية من أجل ضمان التزام أعضاء الفريق بالمواعيد النهائية في كل مشروع.

إدارة الأولويات وتحديدها يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد الأهداف

يجب أن تكون هناك أهداف واضحة ومحددة ترغب في تحقيقها. وقد تكون هذه الأهداف طويلة الأجل أو قصيرة الأجل ويجب أن تكون قابلة للقياس والتحقق.

2. تقييم الأولويات

قم بتقييم المهام والأنشطة المتاحة وتحديد الأهمية النسبية لكل منها. وقد تحتاج إلى اعتماد معايير مثل الأثر المتوقع، والمهلة، والموارد المطلوبة لتنفيذ المهمة.

3. تحليل العواقب

قم بتحليل العواقب المحتملة لعدم إنجاز المهام وتحديد الأثر الذي قد يكون لها على تحقيق الأهداف الرئيسية. كما تحتاج إلى التركيز على المهام التي لها أثر أكبر وتساهم بشكل أكبر في تحقيق الأهداف المحددة.

4. تحديد الأولويات

استنادًا إلى التقييم والتحليل السابقين، قم بتحديد الأولويات بناءً على الأهمية النسبية والأثر المتوقع. وكذلك تحديد مجموعة من المهام الرئيسية التي يجب أن تتلقى اهتمامًا أعلى وتخصيص الموارد والجهود لتنفيذها.

5. إدارة الوقت

قم بتخطيط وتنظيم وإدارة وقتك بشكل فعال. وحدد الجدول الزمني للمهام وحدد مواعيد نهائية ومهلات للإنجاز. كما يمكنك استخدام تقنيات إدارة الوقت مثل تقنية "الماتريكس" لتحديد أولوية المهام وتوزيع الوقت بناءً على ذلك.

6. مراقبة وتقييم

قم بمراقبة تقدم العمل وتقييم تحقيق الأهداف المحددة. كما يمكن تحتاج إلى إجراء تعديلات وتعديل الأولويات بناءً على التغيرات في الظروف أو الأولويات المستجدة.

تقنيات تحديد الأولويات Prioritization techniques

تقنيات تحديد الأولويات Prioritization technique هي الأدوات التي تُستخدم في تحديد الأولويات وإدارتها، فمن خلالها يتم تنظيم وتصنيف الأنشطة أو المهام بشكل منهجي، وبالتالي تترتب تلك الأولويات وفقًا لمستوى أهميتها أو إلحاحها أو العوامل الأخرى ذات الصلة.

ومن أبرز تقنيات تحديد الأولويات ما يلي:

1- مصفوفة الأولويات

تُعد مصفوفة الأولويات أو ما تُعرف بمصفوفة أيزنهاور من أشهر أدوات ترتيب الأولويات، وهي تنطوي على مبدأ فرز المهام الأقل إلحاحًا والأهمية التي يجب تفويضها أو حذفها، وقد صنفت المصفوفة أنواع الأولويات إلى أربعة أرباع من أجل تنفيذ مشروع طويل الأجل بشكل ناجح، وذلك على النحو التالي:

• عاجل وهام: هذه هي المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري ويجب القيام بها أولاً مثل الاجتماعات والمواعيد النهائية.
• عاجل ولكن ليس مهمًا: هذه المهام حساسة للوقت، ولكنها لا تساهم بشكل كبير في تحقيق أهدافك، لذا يمكن تفويضهم إذا كان ذلك ممكنًا. مثل المشاريع طويلة الأجل.
• ليست عاجلة ولكنها مهمة: هذه المهام مهمة، ولكنها لا تتطلب إجراءً فوريًا، ويجب جدولة الوقت لهم. مثل الرسائل الإلكترونية أو المكالمات.
• ليست عاجلة وليست مهمة: هذه المهام ذات أولوية منخفضة، لذا يمكن إلغاؤها أو تأجيلها. مثل المهام التي لا ترتبط مباشرة بالمشاريع.

ومن أبرز فوائد استخدام مصفوفة الأولويات، ضمان زيادة الإنتاجية، وتحقيق التوازن بين الحياة والعمل، مع تقليل التوتر، لأنها تسلط الضوء على العمل الذي يجب القيام به، وما يمكن تأجيله.

2- طريقة ABCDE

من خلال هذه التقنية يمكن التحكم في المهام وتحديد أولوياتها عن طريق تصنيفها إلى عدة فئات وهي:

• المهام A: وهي المهام المهمة جدًا ذات الدرجة العالية من الإلحاح، والواجب تنفيذها على الفور لتجنب حدوث عواقب.
• المهام B: وهي المهام الأقل أهمية، أي تحتاج إلى اهتمام ولكن ليس بشكل عاجل.
• المهام C: وهي المهام غير العاجلة ولكنها ستكون أساسية لإنجاز المشروع.
• المهام D: وهي المهام التي يجب تفويضها إلى شخص آخر لعدم إهدار الوقت.
• المهام E: وهي المهام التي يمكن إزالتها ولا ضرر من عدم القيام بها.

ومن خلال تنفيذ هذه التقنية، يمكن إنجاز المهام الأصعب والأهم أولًا، وتنفيذ المهام التالية وهي الأقل أهمية.

3- تقنية MoSCoW

تعتمد هذه التقنية على تقييم الأولويات فيما يتعلق بتأثير كل إجراء على المشروع، إذ تنطوي على تصنيف قائمة المهام إلى 4 فئات وهي:

• الفئة الأولى: يجب أن تكون متوفّرة: المهام الحاسمة ويجب إكمالها لتحقيق أهدافك. وهي الإجراءات الضرورية للمشروع.
• الفئة الثانية: من المتوقّع أن تكون متوفرة: المهام المهمة التي ليست حاسمة مثل الواجبات، ولكن يجب إكمالها إن أمكن. وهي الإجراءات المهمة ولكنها ليست أساسية وليست عاجلة للوفاء بموعد نهائي.
• الفئة الثالثة: يمكن أن تكون متوفّرة: المهام المرغوبة، ولكنها ليست ضرورية، ويمكن تقليل أولوياتها إذا لزم الأمر. وهي الإجراءات التي يمكن أن تساعد في تحقيق المشروع ولكن تأجيلها لن يضره أيضًا.
• الفئة الرابعة: لن تكون متوفرة: المهام التي ليست ممكنة أو تعتبر غير ضرورية في الوقت الراهن. وهي الإجراءات التي ليست ضرورية للمشروع ويمكن تنفيذها لاحقًا.

4- تقنية ICE score model

تقنية RICE هو نظام تسجيل شائع يستخدم لتحديد الأولويات، ويعني الوصول والتأثير والثقة والجهد. ويتم تعيين درجة لكل معيار، ويتم ترتيب المهام أو المشاريع بناءً على إجمالي النقاط التي يحصلون عليها. ولحساب درجة RICE لمهمة أو مشروع، قم بضرب القيم المخصصة للوصول والتأثير والثقة والجهد معًا، حيث تساعد النتيجة الناتجة في تحديد أولويات المهام أو المشاريع، حيث تشير الدرجات الأعلى إلى أولوية أعلى.

وهي تقنية تُستخدم في تحديد أولويات الميزات والأفكار من خلال ضرب ثلاث قيم تنتمي إلى كل مشروع وهي التأثير والثقة والسهولة، إذ يتم ترتيب كل قيمة يتم ضربها من واحد إلى 10 عند تقييم كل عنصر، وذلك على النحو التالي:

• التأثير: إلى أي مدى سيتحرك المشروع لتحقيق هدفه.
• الثقة: التأكد من تحقيق المشروع النتائج المرجوة.
• السهولة: وهي تشير إلى مستوى الجهد المبذول لإنجاز المشروع.

5-مصفوفة القيمة مقابل الجهد (Value vs. Effort Matrix)

مصفوفة الجهد أو القيمة مقابل التعقيد، هي تقنية يستخدمها مديرو فريق المنتج لتحليل قيمة الأفكار الجديدة مقابل التعقيد والجهود المبذولة لتنفيذها، إذ تنطوي على تحديد القيمة والتعقيد على النحو التالي:

قم بإنشاء مصفوفة ذات محور واحد يمثل قيمة المهمة أو تأثيرها والمحور الآخر يمثل الجهد المطلوب، ثم حدد أولويات المهام ذات القيمة العالية والجهد المنخفض، وإلغاء ترتيب أولويات المهام ذات القيمة المنخفضة والجهد العالي.

• القيمة: إذ يحلل الفريق قيمة الخاصية على المدى الطويل.
• التعقيد: إذ يفهم الفريق ما إذا كان الجهد يستحق عناء تنفيذه، من خلال تقدير التكلفة الإجمالية.

6- تحليل ABC

يمكن تحديد أولويات المهام في هذه التقنية باستخدام الحروف:

• المجموعة A: المهام ذات الأولوية العالية، والتي تعتبر بالغة الأهمية ولها عواقب وخيمة إذا تأخرت.
• المجموعة B: المهام ذات الأولوية المتوسطة والمهمة، ولكن يمكن تأجيلها مؤقتًا.
• المجموعة C: المهام ذات الأولوية المنخفضة والأقل أهمية، ويمكن تأجيلها أو تفويضها.

7- النقاط المرجحة (Weighted Scoring)

تتضمن هذه التقنية تعيين درجات للمهام بناءً على معايير محددة مثل التأثير، أو الجهد المطلوب، أو الموارد المطلوبة، أو التوافق مع الأهداف. ومن خلال تطبيق هذه التقنية يتم إعطاء المهام ذات الدرجات الأعلى أولوية أعلى.

8- مبدأ باريتو (قاعدة 80/20)

يشير هذا المبدأ إلى أن ما يقرب من 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهود، وحدد المهام التي سيكون لها الأثر الأكبر على أهدافك وركز عليها أولاً.

معايير تحديد الأولويات

يتطلب تحديد الأولويات مراعاة مجموعة من المعايير التي تساعد في تحديد أهمية المهام والنشاطات، ومنها:

1. أهمية الهدف

يجب تقييم أهمية الهدف الذي تسعى لتحقيقه من خلال إتمام المهمة، حيث يساعد تحديد أهمية الهدف في تحديد أولوية المهمة المرتبطة به. ويمكن التأكد من أهمية الهدف عن طريق الإجابة عن هذه الأسئلة: المقصود بالقيمة هي أهمية المشروع أو المهمة ودورها في تحقيق منافع تجارية، إذ تُعطى الأولوية للمشاريع التي تحقق مكاسب سريعة للشركة أو المهام التي ستعود بأكبر قيمة على المشروع.

• هل هذا الهدف يساهم في تحقيق أهدافك الرئيسية؟
• هل له تأثير كبير على نجاحك الشخصي أو المهني؟

2. المهلة الزمنية

قم بتحديد المهلة المحددة لإتمام المهمة، حيث إذا كانت هناك مهلة محددة، فإن المهمة التي تحتاج إلى الانتهاء منها في وقت قريب ستكون ذات أولوية أعلى.

3. الأثر المتوقع والمخاطر:

قيم الأثر المتوقع لإتمام المهمة، والتأكد من هذه المهمة لها نتائج إيجابية ملموسة أو تأثير مهم على المشروع أو المنظمة بشكل عام. يساعد تحديد المهام التي ستحقق أثرًا أكبر في تحديد أولوياتها. يعطي هذا العامل الأولوية للمهام أو المشاريع الأكثر خطورة، فيتم تنفيذها أولًا، مع ضمان إمكانية التخلي عن المشروع بأقل قدر من الاستثمار في حال فشلها.

4. العواقب السلبية للتأخير

حلل العواقب المحتملة لعدم إتمام المهمة في الوقت المحدد، حيث يعطي تحديد المهمات التي تحمل عواقب سلبية أكبر في حالة التأخير أولوية أعلى.

5. الموارد المتاحة

يساعد تقييم الموارد المتاحة لإتمام المهمة، والتي يتوفر لها الوقت والمهارات والموارد اللازمة في تحديد أولويتها.

6. التوازن

حاول تحقيق توازن بين الأعمال الملحة في العمل والاحتياجات الشخصية والعائلية. وقد تحتاج إلى تحقيق توازن بين الأولويات المختلفة في حياتك وتحديد الأولويات بناءً على ذلك. نظرًا لوجود علاقات معقدة بين المهام وبعضها البعض داخل المشروع الواحد، فإن الأولوية تُعطى للمهام التي تدعم المهام الأخرى ذات الأولوية العالية.

7. التكلفة:

تلعب التكلفة دورًا في تحديد الأولويات، إذ يتم تنفيذ المشاريع أو المهام الأقل تكلفة أولًا وفي نفس الوقت تحقق أكبر عائد على الاستثمار.

8. صعوبة التنفيذ:

إذ يتم إعطاء الأولوية القصوى للمشاريع أو المهام الأسهل في التنفيذ لأنها تحقق قدر أكبر من الأمان، وبالتالي يمكن لمدير المشروع نشر مزايا المشروع، بما يمكّن العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين من التعرف عليه وإعطاء ردودًا بشأنه قبل البدء في نشر جوانب أكثر صعوبة من المشروع.

8. احتمالية النجاح:

عند تحديد أولويات المهام أو المشاريع، تُعطى الأولوية لذات الاحتمالية العالية في تحقيق النجاح، وذلك من أجل الحصول على دعم من أصحاب المصلحة.

9. الامتثال التنظيمي:

المهام أو المشاريع ذات الأولوية في التنفيذ هي التي تلبي المتطلبات القانونية أو التنظيمية المتعارف عليها.

10. الإلحاح:

إذ تُعطى الأولوية للمشاريع أو المهام بناءً على حساسية الوقت، أي أن إلحاح المواعيد النهائية لها يعطيها أولوية قصوى.

أمثلة على ترتيب الأولويات

تذكر أن تحديد الأولويات يعتمد على السياق والهدف والقيم الشخصية، ولا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. هناك العديد من الأمثلة على كيفية ترتيب الأولويات في بعض المجالات المختلفة، منها:

1. في العمل

• تحديد المهام الضرورية التي يجب القيام بها في أولوية عالية وتخصيص الوقت والجهود لإنجازها قبل المهام الأقل أهمية.
• تحديد المهام التي لها تأثير مباشر على تحقيق الأهداف الرئيسية للمشروع أو الفريق والعمل على تنفيذها بأولوية عالية.
• التركيز على المهام التي تتطلب تعاونًا وتنسيقًا مع الفريق والتأكد من إتمامها في الوقت المناسب لضمان استمرار تقدم العمل.

2. عناصر مرحلة تحديد الأولويات في المشاريع التنموية

• تحديد المشروعات التنموية التي تحقق أكبر تأثير اجتماعي واقتصادي وبيئي، حيث يتم ترتيب المشاريع بحسب مدى توافقها مع أهداف التنمية المستدامة واحتياجات المجتمعات المستهدفة.
• النظر في الأولويات العاجلة التي تحتاج إلى تدخل فوري، مثل توفير المياه النظيفة والرعاية الصحية الأساسية والتعليم.
• تحديد المشاريع التي يمكن أن تساهم في تعزيز الذاتيّة وتحقيق الاستدامة على المدى الطويل، مثل تطوير المهارات المهنية وتعزيز الزراعة المستدامة.

3. في التعليم

• التركيز على المواضيع أو المهارات الأساسية التي تؤثر في تعلم المواد الأخرى، مثل القراءة والكتابة والحساب.
• تحديد المواضيع التي تعتبر أساسية في المناهج الدراسية وتحظى بأهمية كبيرة، مثل اللغات والعلوم والرياضيات.
• معالجة المهام أو المشاريع التي تطلب تسليمها في موعد محدد وتأثيرها على العلامات أو تقدم الطالب.

4. في إدارة الوقت

• تحديد المهام العاجلة والمهمة وإتمامها في الوقت المناسب.
• التخطيط للمهام الكبيرة أو المشاريع المتعددة وتقسيمها إلى مهام صغيرة ومتجددة الأولوية.
• تحديد الأنشطة التي تساهم في التحقيق الشخصي والمهني وتخصيص الوقت الكافي لتلك الأنشطة.

جدولة ترتيب الأولويات

جدولة ترتيب الأولويات هي عملية تحديد الأنشطة أو المهام التي تحتاج إلى الاهتمام والترتيب وفقًا لأهميتها وضرورتها. هناك عدة طرق لجدولة ترتيب الأولويات، ومنها:

1. قائمة المهام

قم بإنشاء قائمة بجميع المهام والأنشطة التي تحتاج إلى القيام بها. مع الوضع في الاعتبار كل المهام الشخصية والعملية والمهام الضرورية على المدى القريب والبعيد.

2. تقييم الأهمية

قم بتقييم الأهمية النسبية لكل مهمة. لذا اسأل نفسك مدى أهمية المهمة في تحقيق أهدافك العامة والأولويات الشخصية. وقد تحتاج إلى التفكير في التأثير المحتمل لكل مهمة ومدى تأثيرها على النتائج النهائية.

3. تحديد الأولويات

قم بتحديد المهام الأكثر أهمية وضرورة وحدد لها أولوية عالية. كما يمكنك استخدام أنظمة تصنيف الأولويات مثل "عاجل ومهم" أو "عاجل وغير مهم" أو نظام تصنيف رقمي (مثل 1-5) لتسهيل القرار.

4. تحديد الوقت والموارد المتاحة

احسب الوقت المتاح لك لإكمال كل مهمة والموارد المطلوبة لتنفيذها. وقد تحتاج إلى توزيع الوقت بشكل مناسب بين المهام المختلفة وتحديد المهام التي يمكنك البدء فيها في الوقت الحالي.

5. التنفيذ ومراجعة

ابدأ في تنفيذ المهام حسب ترتيب الأولويات الذي حددته. واستمر في مراجعة وتحديث قائمة الأولويات حسب الحاجة والتغيرات التي تحدث في الوضع.

الفرق بين الأولويات والاهداف

من المعروف أن الأهداف هي النتائج التي تسعى لتحقيقها في المستقبل، بينما الأولويات تعبر عن ترتيب المهام والأنشطة بناءً على أهميتها وعاجليتها لتحقيق تلك الأهداف.

 يخلط البعض بين الأولويات والأهداف من حيث التعريف، ولكن هناك فرقًا جوهريًا بينهما يتمثل في أن الأولويات هي مستوى الأهمية أو الإلحاح الخاص بمهمة أو هدف، هذا المستوى الذي يظهر عند تعدد الخيارات أو المسؤوليات، وتساعد الأولويات على تحديد ما يجب القيام به أولًا وما يستحق الاهتمام أكثر، وتتميز الأولويات بأنه قصيرة الأجل، وهناك عدة عوامل تساهم في ترتيبها مثل الموارد المتاحة والمواعيد النهائية والظروف، أي أنها قابلة للتعديل حسب الحاجة.
يبنما تشير الأهداف إلى الأشياء المُحددة المُراد تحقيقها، أي أنها النتائج المرغوب فيها والتي يُسعى لتحقيقها، وفي العادة تكون الأهداف طويلة الأجل، وقد تشمل مجموعة فرعية من الأهداف الأخرى التي تساهم في تحقيقها، وتتميز الأهداف بأنها أكثر شمولًا، لأنها توفر التوجيه والغرض للأفعال، دون شرط تحديد أهميتها.

ويمكن تحديد الاختلاف بينهما كما يلي:

يمكن أن تكون الأهداف الشاملة هي المرجعية العامة لتحديد الأولويات. وعندما تعرف أهدافك الرئيسية، ويمكنك تحديد الأولويات التي تساهم في تحقيق تلك الأهداف وتساعدك على التركيز على المهام الأكثر أهمية وأثرًا.

أهمية ترتيب الأولويات

ترتيب الأولويات ذو أهمية كبيرة في حياة الفرد وعمله ويمكن أن يكون له تأثير كبير على الإنتاجية والتحقيق الشخصي والمهني، كما يلي:

1. زيادة الفعالية والإنتاجية

من خلال تحديد الأولويات يمكنك تركيز جهودك ومواردك على المهام والأنشطة الأكثر أهمية وأثرًا. مما يساعدك على العمل بشكل أكثر فعالية وزيادة إنتاجيتك. تزداد إنتاجية فريق العمل عندما يعرف ما يجب عليه القيام به كل يوم وبأي ترتيب، كما أن ذلك يعزز من تماسك الفريق وتمكين الجميع من المشاركة في المهام العاجلة.

كما أن إعطاء الأولوية للأنشطة المهمة يساعد على زيادة التركيز عليها، وتخصيص الوقت والطاقة لها مما يزيد من الكفاءة والفعالية، وبالتالي تحقيق أفضل نتائج في وقت أقل.

2. تحقيق الأهداف

عندما تحدد الأولويات وترتب المهام وفقًا لأهميتها، يمكنك توجيه جهودك نحو تحقيق الأهداف المحددة. ويساعدك ذلك على تحقيق التقدم المطلوب وتحقيق النجاح في مجالاتك المختلفة.

3. إدارة الوقت

ترتيب الأولويات يساعدك في إدارة وقتك بشكل أفضل. ومن خلال تحديد الأنشطة الأكثر أهمية وتخصيص الوقت والجهود لها، كما يمكنك تخطيط يومك بشكل أكثر فعالية وتجنب تبديد الوقت في المهام غير الضرورية.

4. تقليل التوتر والضغط والإدارة الفعالة

عندما تعرف ما هي المهام والأنشطة التي يجب أن تركز عليها في الوقت الحالي، يمكنك تجنب الشعور بالتشتت والضغط الناتج عن محاولة التعامل مع كل شيء في نفس الوقت. ويمكن أن يساهم ترتيب الأولويات في تخفيف التوتر وتحسين راحتك العقلية. يساعد ترتيب أولويات المهام على إدارة العمل بشكل فعال، إذ يقوم فريق العمل بتنفيذ المهام التي يحتاج إلى تنفيذها، بما يضمن توافقه مع أهداف واحتياجات العمل.

من أهم فوائد ترتيب أولويات المهام في العمل، أن هذه العملية تساعد على تقليل القلق والتوتر، لأن إعطاء الأولوية للمهام المهمة والعاجلة يقلل من قائمة المهام ويساهم في التحكم في الوقت، وتقليل الضغط على الحياة العملية.

5. اتخاذ القرارات الصحيحة

يساعدك ترتيب الأولويات على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر توجهًا نحو الأهداف. وعندما تعرف أولوياتك، يمكنك تقييم الخيارات المتاحة واتخاذ القرارات التي تدعم تحقيق الأهداف المهمة بشكل أكبر.

6. معرفة المواعيد النهائية للمشروع

من خلال ترتيب مهام المشروع الواحد، يمكن التنبؤ بمواعيده النهائية، لأن هذه الخطوة تمكّن من معرفة المهام التي يتعين على الفريق القيام بها، وبالتالي يعرفوا المهام المتبقية والتي تحتاج إلى تنفيذ من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية.

7. إبقاء المشروع على المسار الصحيح

يساعد تحديد أولويات مهام معينة في المشروع على متابعته بصورة مستمرة، والتأكد من سيره على المسار الصحيح وفقًا لما هو مُخطط له.

8. التخصيص الفعال للموارد

من خلال جدولة ترتيب الأولويات وتحديد المهام التي لها أهمية وجدوى كبيرتين، يمكن تخصيص الموارد بشكل فعال من أجل تنفيذ المهام ذات الأولوية القصوى.

إدارة الأولويات بنسخة Docs:

إليكم فيما يلي نموذج إدارة الأولويات والذي يمكن استخدامه في تخصيص قوائم المهام اليومية والأسبوعية والشهرية، وبالتالي يستطيع مدير المشروع مشاركته مع أصحاب المصلحة، حتى يفهموا كيفية تصنيف مهام المشروع.

يمكنك تحميل نموذج إدارة الأولويات بصيغة word على doc وإجراء التعديلات عليه.

الدورات المهنية طريقك نحو مستقبل مهني أفضل!

لا تفوّت الفرصة لرفع مستواك وتحقيق النجاح! اكتشف مجموعة من الدورات والشهادات التي تساعدك على تحديد الأولويات بشكل أفضل وتطوير مهاراتك الشخصية والمهنية. ابدأ اليوم لتحقيق طموحاتك المهنية وتحقيق النجاح في حياتك. انضم إلينا الآن!

وأخيرًا، يمكننا القول أن ترتيب الأولويات يساعدك في تحقيق الفعالية والإنتاجية، تحقيق الأهداف، إدارة الوقت بشكل أفضل، تقليل التوتر، واتخاذ قرارات صحيحة.

 تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه. تؤهلك بكة للتعليم للحصول على عدد كبير من الشهادات المهنية ومنها:

• دورات إدارة مشاريع
• دورات إدارة الموارد البشرية
• دورات تحليل الأعمال
• دورات حوكمة نظم المعلومات
• دورات سلاسل الإمداد
• دورات إدارة الجودة
• دورة أجايل لإدارة الأعمال
• دورة CCMP لإدارة التغيير.

الخاتمة:

تحديد الأولويات هو عملية مهمة تهدف إلى تحديد المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا بناءً على الأهداف المحددة والمتاحة. يتم ذلك من خلال تقييم المهام بمعايير مثل الأهمية، والتأثير، والمدة الزمنية المطلوبة، والموارد المتاحة. في المؤسسات، يتم تحديد الأولويات وفقًا لأهداف الشركة واحتياجات العملاء، مما يساعد على ترتيب الأنشطة وتحقيق الفعالية والكفاءة في العمل.

إدارة الأولويات هي العملية التي يتم من خلالها تحديد المهام والمشاريع ذات الأولوية في التنفيذ وتخصيص الموارد والجهود بناءً على تلك الأولويات. تشمل الخطوات الأساسية لإدارة الأولويات تحديد الأهداف، وتقييم الأولويات، وتحليل العواقب، وتحديد الأولويات، وإدارة الوقت، ومراقبة وتقييم النتائج.

تقنيات تحديد الأولويات تشمل مصفوفة الأولويات، وطريقة ABCDE، وتقنية MoSCoW، ونموذج ICE score، ومصفوفة القيمة مقابل الجهد، وتحليل ABC، والنقاط المرجحة، ومبدأ باريتو. تلك التقنيات تساعد في تنظيم وتصنيف الأنشطة بشكل منهجي وتحديد الأولويات بناءً على مستوى الأهمية والإلحاح.

وفي الختام، باتت عملية ترتيب الأولويات من أهم الاستراتيجيات التي يتعين على الشركات تنفيذها، في ظل عالم اليوم سريع الخطى والذي يتطلب اتخاذ إجراءات حاسمة تساهم بشكل مباشر وفعال في تحقيق الأهداف المرجوة.