ما هي مصفوفة الأولويات وكيفية تحديدها مع نموذج للتحميل؟

مصفوفة الأولويات هي أداة تُستخدم لترتيب المهام في المشاريع حسب أهميتها وإلحاحها، وتُقسم المهام إلى فئات تشمل العاجل والمهم، مما يساعد في تحديد الأولويات وتوجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف.

عند تنفيذ أي مشروع، يحدد مدير المشروع مجموعة من المهام التي تساعد على إبقاء فريق العمل على المسار الصحيح، ويُعد ترتيب تلك المهام هي المهمة الأصعب والتي تلعب دورًا بارزًا في نجاح المشروع، إذ يتعين على أعضاء الفريق معرفة ما يجب التعامل معه أولاً، وما هي الأولويات القصوى للمشروع، وهنا يأتي دور مصفوفة أولويات المشروع التي توضح مهام وإجراءات الفريق في بداية المشروع وطوال فترة تنفيذه، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هي مصفوفة الأولويات ومن هو صاحبها وما هي خطوات إنشاء المصفوفة، والفرق بين عاجل وهام بها، مع وضع نموذج لها.

تعريف مصفوفة الأولويات:

مصفوفة الأولويات أو مصفوفة ترتيب الأولويات، هي عبارة عن أداة تُستخدم عند العمل في المشاريع من أجل تحديد ما يجب إعطاؤه الأولوية من المهام، وذلك عن طريق فرز المهام باستخدام مجموعة محددة من المتغيرات.

وتُستخدم مصفوفة الأولويات عندما يرى مدير المشروع أن هناك تضاربًا في بعض ميزات المشروع، وبالتالي يعتقد بأنه لا يمكنك إعطاء الأولوية لكل شيء في وقت واحد، فيستخدم المصفوفة ليحصل على رؤية واضحة حول ما هو ضروري للمشروع والواجب تنفيذه أولًا.

وتتضمن مصفوفة الأولويات تصنيفًا لمهام المشروع في الفئات التالية:

• مهم وعاجل.
• مهم ولكن ليس عاجلًا.
• عاجل ولكن ليس مهمًا.
• ليست عاجلة وليست مهمة.

ويتولى المحترفون مهمة إنشاء المصفوفة على شكل شبكة أو قائمة تحتوي على مختلف مكونات المشروع ومنها الجهود المبذولة والمخاطر والتعقيدات، وتتطور المصفوفة من قِبل فريق عمل المشروع، كما يساهم في تطويرها أصحاب المصلحة والإدارة الذين يقدموا مدخلات إضافية.

وإذا كان المشروع المقرر تنفيذه معقدًا؛ فإن المصفوفة المُستخدمة فيه تصبح أكثر تعقيدًا، وبالتالي تمكن فريق عمل المشروع من معالجة كل جزء فيه، وهو ما يساعد على تحسين نوعية المشروع ونتائجه.

من هو صاحب مصفوفة تحديد الاولويات؟ 

تُعرف مصفوفة تحديد الأولويات باسم مصفوفة أيزنهاور، نسبة إلى دوايت دي أيزنهاور وهو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة الأمريكية، والذي سلط الضوء على فكرة المصفوفة في خطاب ألقاه عام 1954، إذ قال فيه: "لدي نوعان من المشاكل، الملحة والمهمة، الملحة ليست مهمة، والمهمة ليست ملحة على الإطلاق".

وقد تطورت فكرة المصفوفة على يد ستيفن كوفي مؤلف كتاب "العادات السبع للناس الأكثر فعالية"، إذ أخذ من كلمات أيزنهاور واستخدمها لتطوير أداة إدارة المهام الشائعة الآن.

وباستخدام هذه الأداة، يتم تقسيم المهام إلى 4 فئات حسب أهميتها وإلحاحها وهي: المهام المقرر تنفيذها أولًا، المهام التي سيتم تحديدها لاحقًا، المهام المُقرر تفويضها، المهام التي سيتم حذفها.

كيف تحدد الاولويات؟ 

عند تحديد أولويات المهام في كل مشروع، لا بد من ترتيب تلك المهام والتركيز على العاجل منها، وتحديد الأولويات على أساس الأهمية والإلحاح من أجل تجنب تضاربها، لذلك نوضح كيفية إنشاء مصفوفة الأولويات:

1- إعداد قائمة مهام المشروع

في البداية، يتعين إعداد قائمة تتضمن مهام المشروع، من أجل ضمان معالجة كل مكون من مكوناته، وتساعد هذه الخطوة على تحسين نتائج المشروع وأدائه لأنها تنطوي على تضمين مهام من مكونات المشروع التي تبدو غير مهمة إلى الحيوية.

2- تحديد نتائج كل مهمة

في هذه الخطوة، لا بد من تحديد عواقب إكمال كل مهمة تم وضعها، إذ يساعد فهم تأثير إكمال المهمة أو عدم إكمالها على تحديد أولويات المهام في المصفوفة بشكل أفضل، وتحديد مدى استحقاق المهمة حصولها على الأولوية في المشروع.

3- تصنيف المهام

بعد تحديد نتائج كل مهمة، يتم تقسيم قائمة المهام إلى فئتين، الفئة الأولى تتضمن المهام عالية الأهمية، والفئة الثانية تتضمن المهام منخفضة الأهمية، وفي هذه الخطوة يمكن الاستعانة بخبراء المشروع أو قادة الشركة، من أجل تصنيف المهام بكفاءة.

4- تمييز مستويات الاستعجال

بعد تقسيم المهام إلى فئتين، يتم تقسيم الفئتين إلى فئات فرعية، من أجل معرفة مدى إلحاح كل مهمة وتمييز المهام ذات الإلحاح الكبير عن المهام ذات الإلحاح المنخفض.

وبعد تقسيم المهام وتوزيعها في فئات فرعية، سيكون إجمالي المجموعات غالبًا حوالي أربعة مجموعات.

5- تحديد قيم الأعداد للمهام

من خلال قيم الأرقام، يمكن العثور سريعًا على المكان الذي قد تناسب فيه كل مهمة بشكل أفضل في مصفوفة الأولوية، إذ يمكن تخصيص قيمة واحدة للمهمة من المهام عالية الأهمية وعالية الإلحاح، وفي المستوى التالي يتم وضع مهام عالية الأهمية ومنخفضة الإلحاح، وفي المستوى الذي يليه توجد مهام منخفضة الأهمية وعالية الإلحاح، أما المستوى الرابع والأخير فهو يشمل مهام منخفضة الأهمية ومنخفضة الإلحاح.

ما هو الفرق بين عاجل وهام في مصفوفة الأولويات؟ 

كما سبق وذكرنا، تٌقسم المهام في مصفوفة الأولويات إلى 4 فئات، منها المهام العاجلة والمهام المهمة، ويمكن الفرق بينهما فيما يلي:

• عاجل: المهام العاجلة هي المهام الحساسة زمنيًا، أي التي تحتاج إلى اهتمامًا فوريًا لتجنب أي عواقب فورية، والقيام بتلك المهام يساعد على تحقيق الأهداف.
• مهم: المهام المهمة هي مهام ليس لها موعد نهائي وبالتالي فهي ليست حساسة زمنيًا، ولكنها تدعم التقدم الاستراتيجي نحو تحقيق الأهداف طويلة الأجل، سواء كانت أهداف شخصية أو مهنية.

نموذج وقالب لمصفوفة تحليل الأولويات:

إليكم فيما يلي نموذج لمصفوفة تحديد الأولويات الخاصة بمدير المشروع، والذي تتضمن بيانات المهام اليومية والتي يمكن تخصيصها للمساعدة في تحديد أولويات المشروع أو المهام.

يمكن تحميل نموذج مصفوفة تحديد الأولويات بصيغة Excel.

الدورات المهنية طريقك نحو مستقبل مهني أفضل!

لا تفوّت الفرصة لرفع مستواك وتحقيق النجاح! اكتشف مجموعة من الدورات والشهادات التي تساعدك على تحديد الأولويات بشكل أفضل وتطوير مهاراتك الشخصية والمهنية. ابدأ اليوم لتحقيق طموحاتك المهنية وتحقيق النجاح في حياتك. انضم إلينا الآن!

وأخيرًا، يمكننا القول أن ترتيب الأولويات يساعدك في تحقيق الفعالية والإنتاجية، تحقيق الأهداف، إدارة الوقت بشكل أفضل، تقليل التوتر، واتخاذ قرارات صحيحة.

 تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه. تؤهلك بكة للتعليم للحصول على عدد كبير من الشهادات المهنية ومنها:

• دورات إدارة مشاريع
• دورات إدارة الموارد البشرية
• دورات تحليل الأعمال
• دورات حوكمة نظم المعلومات
• دورات سلاسل الإمداد
• دورات إدارة الجودة
• دورة أجايل لإدارة الأعمال
• دورة CCMP لإدارة التغيير

الخاتمة:

مصفوفة الأولويات هي أداة تُستخدم لتحديد ما يجب إعطاؤه الأولوية من المهام في المشاريع، حيث تُصنف المهام حسب أهميتها وإلحاحها. تُستخدم عندما يكون هناك تضارب في ميزات المشروع، وتوضح قائمة المهام المُصنفة بحسب الأهمية والإلحاح أي التي يجب البدء بها أولاً.

يُعزى تطوير فكرة المصفوفة لدوايت دي أيزنهاور وسُهِّلت وتم تطويرها على يد ستيفن كوفي. توجد 4 فئات في المصفوفة: مهم وعاجل، مهم ولكن ليس عاجلًا، عاجل ولكن ليس مهمًا، وليست عاجلة وليست مهمة. تساعد هذه المصفوفة في ترتيب المهام وتحديد الأولويات وتوجيه الجهود نحو الأهداف المهمة.

وفي الختام، فقد تجلت أهمية مصفوفة الأولويات كونها من أبرز الأدوات التي تساعد على ترتيب المهام حسب الإلحاح والأهمية وتجنب تضاربها وإهدار الوقت، وهو ما يساعد على إتمام المشاريع بنجاح.