ما هي خطة التوظيف وكيف تطبق خطة التوظيف خطوة بخطوة؟ مع نموذج جاهز

عندما تُكلف بمهمة إعداد خطة التوظيف، وهي الخطوة التي تسبق البدء في تنفيذ إجراءات استقطاب المُرشحين، فإن هذه العملية تتطلب الاحترافية لتحقيق متطلبات الشركة. وهذه الخطة يجب أن تشتمل على عناصر أساسية وخطوات مدروسة تضمن شموليتها وتمكينك من اتخاذ القرار المناسب في النهاية عند اختيار المُرشح المناسب. لذا، يرشدك المقال إلى هذه الخطوات وكافة التفاصيل المطلوبة للاطلاع عليها بشأن خطة التوظيف، فتابعنا!

ما هي خطة التوظيف ؟

خطة التوظيف هي مستند يشمل مجموعة من الخطوات المتبعة في استقطاب المُرشح المناسب في شغل وظيفة محددة. وهذه الخطة أيضًا تُعرّف على أنها إطار عمل يستهدف توفير الوقت والتكلفة في التوظيف، إلى جانب تلبية متطلبات الشركة في توظيف أفضل المواهب من يساهمون في تحقيق أهداف المؤسسة.

وتشتمل خطة التوظيف على مجموعة من العناصر مثل: الوصف الوظيفي بما يشمله من المهام والمسؤوليات، الخطوات المطلوبة مثل نشر إعلانات الوظيفة، مصادر التوظيف مثل منصات التواصل الاجتماعي، الجدول الزمني لإجراءات التوظيف على حدة، ومهام فريق التوظيف.

عناصر خطة التوظيف

عند إعداد خطة التوظيف، يجب الأخذ في الاعتبار العناصر الأساسية لها، وهي عناصر ثابتة في أي خطة ستُعد مستقبلاً:

• الوصف الوظيفي: ويتضمن مهام ومسؤوليات الموظف، إلى جانب المزايا التي ستُقدم له والراتب المتوقع.

• تفاصيل عن شغل الوظيفة: وتشمل نوع الوظيفة سواء بدوام كلي أم جزئي، مع تحديد عدد الموظفين المطلوبين للعمل في هذه الوظيفة.

• الجدول الزمني: كل مرحلة من مراحل التوظيف يجب أن تكون لها فترة محددة، مثل موعد المقابلات.

• الجمهور المستهدف: يجب تحديد مواصفات الموظف المطلوب، من المؤهلات التعليمية والخبرات والمهارات.

• طرق الوصول: وتشمل استراتيجيات التسويق المطلوبة في الخطة في الإعلان عن الوظائف والوصول للمُرشحين، وذلك مثل منصات التواصل الاجتماعي.

• خطة التقييم: وتتطلب تحديد وسائل تقييم المُرشحين مثل المقابلات الهاتفية والشخصية.

أهمية خطة التوظيف 

هناك العديد من الأسباب التي تدفع المؤسسات للاعتماد بشكل رئيسي على خطة التوظيف، وتشمل ما يلي:

• رفع مستوى كفاءة التوظيف: وذلك من خلال التقليل من الفترة الزمنية لشغل الوظيفة، لأنها تعتمد على تحديد خطوات وجداول زمنية واضحة.

• مواءمة التوظيف مع أهداف الشركة: تستهدف خطة التوظيف أن يكون تعيين الكفاءات المطلوبة متوافق مع أهداف الشركات لتلبية احتياجاتها في التوظيف في الوقت الحالي والمستقبلي.

• زيادة جودة المرشحين: وذلك من خلال تركيز الخطة على استقطاب مُرشحين من يمتلكون مهارات متوافقة مع ثقافة الشركة، وذلك يعتمد على تحديد متطلبات الشركة في الوظيفة.

• التقليل من التكاليف: وذلك لأن الخطة تركز على تجنب تكاليف أساليب التوظيف غير الفعّالة وتفادي الأخطاء الشائعة عند اختيار المُرشحين والتي تكلف الشركات.

• تعزيز التعاون بين فرق التوظيف: تحدد الخطة مهام كل فرد من فريق التوظيف، وهذا بدوره يجعل التواصل فعّالاً بينهم.

• تحسين العلامة التجارية: لأن اعتماد الشركة على خطة ممُنهجة ومنظمة في التوظيف، فهذا يُحسّن من سمعة الشركة، فالخطة تبرز الشركة كوجهة العمل التي يفضلها المُرشحين.

أهداف خطة التوظيف 

تستهدف خطة التوظيف تحقيق مجموعة من الأهداف التي تلبي احتياجات الشركة في التوظيف، وتشمل ما يلي: 

1- جذب أفضل المرشحين

تستهدف خطة التوظيف في المقام الأول استقطاب الكفاءات المناسبة، وذلك من خلال تحديد مواصفات المُرشح بتوضيح المهام والمسؤوليات التي تتوافق مع أهداف الشركة، إلى جانب الاعتماد على وسائل الوصول للمُرشحين عبر الإعلانات في منصات الوظائف مثل LinkedIn ومنصات التواصل الاجتماعي، فضلاً عن استخدام أساليب جذب المُرشحين في الإعلانات الوظيفية، مثل ذكر المزايا والرواتب المستحقة.

2- الترويج للشركة

يتطلب استقطاب المواهب للشركات الاهتمام بالتسويق للعلامة التجارية للشركة، وذلك من خلال عدة أساليب، من بينها بناء سمعة جيدة لها والتسويق لقيمها وخاصةً عند التواصل مع المُرشحين، واستخدام منصات التواصل الاجتماعي في إبراز بيئة العمل الإيجابية وعرض إنجازات الموظفين. 

3- رفع مستوى جودة التوظيف 

تركز خطة التوظيف على اختيار الكفاءات المناسبة للحد من معدل دوران الموظفين، وذلك من خلال الوسائل الفعّالة في تقييم كل مرشح مثل المقابلات والاختبارات، فضلاً عن اعتماد عملية الاختيار على اختيار المُرشح الذي يناسب قيم ورؤية الشركة ويساهم في تحقيق أهدافها.

4- وضع خطط طويلة المدى لجذب الكفاءات

تستهدف الخطة أن تكون طويلة المدى في عملية التوظيف، فهي لا تركز فقط على الوقت الحالي بل التخطيط للمستقبل، وهذا يتم من خلال أساليب مثل إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالمُرشحين يمكن مراجعتها في المستقبل عند الحاجة لموظف جديد، إلى جانب توقع احتياجات الشركة المستقبلية في التوظيف.

5- تطوير تجربة المُرشح

من بين الأهداف الأخرى التي تركز عليها خطة التوظيف هو تقديم تجربة مطوّرة واحترافية للمُرشحين، وذلك من خلال التعامل باحترافية معهم أثناء المقابلة الشخصية وإرسال تقييم لهم عقب انتهاء المقابلة، مع الحرص على الاهتمام بالرد عليهم عقب التقديم.

6- الحد من تكاليف التوظيف

تلبي الخطة أهم المتطلبات الأساسية لأي شركة في التوظيف وهي التقليل من التكلفة، وذلك من خلال استخدام منصات مجانية أو بتكلفة قليلة في الإعلان عن الوظائف، إلى جانب الاعتماد على أحدث الأدوات في عملية التوظيف لتأدية مهام مثل فرز المُرشحين.

7- ضمان التنوع والشمولية في التوظيف

من بين القيم التي تركز عليها خطة التوظيف العدالة والنزاهة، والتي تتطلب عدم التحيز في اختيار الموظف، وأن يكون الأمر موضوعي دون النظر لعمره أو جنسه، وهذا بدوره يساعد على تحقيق التنوع والشمولية في خلفيات الموظفين، مما يرفع من معدل الإبداع في العمل.

8- الحفاظ على الموظف

تستهدف الخطة الحد من معدل دوران الموظفين والاحتفاظ بهم عبر استراتيجيات متعددة، من بينها توفير بيئة عمل مُحفزة له على الإبداع، والاهتمام بتطوير مهاراته وقدراته عبر تقديم برامج تدريبية له، فضلاً عن تقدير جهودهم عبر المكافآت.

كيفية عمل خطة التوظيف 

من أجل إعداد خطة توظيف ناجحة تتمكن منها من استقطاب المواهب التي تدعم تحقيق أهداف الشركة، فهذا يتطلب اتباع الخطوات التالية:

1- البحث في الاحتياجات الوظيفية

الخطوة الأولى التي يجب اتباعها في إعداد خطة التوظيف هي البحث، وذلك من خلال دراسة متطلبات كل وظيفة، وتحديد الأهداف المطلوبة من الخطة، والبحث في الأساليب التسويقية الفعّالة في استقطاب المُرشحين. 

كما تتطلب هذه الخطوة تحديد أهداف خطة التوظيف والتي من خلالها تتخذ القرارات المدروسة بشأن إجراءات التوظيف.

2- توقع احتياجات التوظيف 

في الخطوة التالية، سيتعين عليك أن تحدد توقعاتك بشأن احتياجات الشركة في التوظيف للعام المقبل، وهذا يتطلب مطالعة خطط الشركة المتوقعة في النمو، ومعدل دوران الموظفين، مع الأخذ في الاعتبارات التغيرات المتوقعة في المؤسسة من حيث الهيكل الوظيفي وترقياتها.

3- تحديث الوصف الوظيفي 

في حالة الإعلان عن وظيفة ما، فيجب أن تراجع الوصف الوظيفي لها، للتأكد من أنه يلبي احتياجات الشركة بشكل دقيق مع التحديث إذا تطلب الأمر. أما في حالة الإعلان عن وظيفة جديدة، فهذا يتطلب إعداد وصف وظيفي جديد له.

4- تحديد ميزانية التوظيف

ابدء في وضع ميزانية خاصة بالتوظيف للمستقبل إذا لم تكن مُحددة من قبل. ومن خلال هذه الميزانية، تتمكن من تحديد الوسائل المناسبة في استقطاب الكفاءات في التكلفة بشكل فعّال.

5- تحليل فجوة المهارات

يتطلب إعداد خطة توظيف فعّالة تحديد المهارات غير الموجودة في الشركة عبر التحليل، والمهارات التي تمتلكها فرق العمل، وذلك لمعرفة الفرق بينها، في إطار تلبية المتطلبات الوظيفية للشركة.

6- تحديد أدوات التوظيف

عملية التوظيف يجب أن تتم بسلاسة وبتعقيد أقل، وهذا يتم من خلال تحديد الأدوات البرمجية المناسبة. ومن أبرز الأمثلة على الأدوات الفعّالة في تسهيل عملية التوظيف أنظمة تتبع المتقدمين والتي تؤدي العديد من المهام الروتينية، وذلك مثل: فرز المُرشحين والتواصل معهم.

7- التعاون مع الآخرين

الخطط الفعّالة لا يعدّها مسؤول التوظيف وحده، فهي نتاج تعاون بين أفراد فريق التوظيف والموارد البشرية، وذلك عبر الاستفادة من آرائهم وخبراتهم في استقطاب أفضل المُرشحين، إلى جانب الاستفادة من رؤيتهم حول المهارات المطلوبة في المُرشح للنجاح في عمله.

8- وضع تقويم للتوظيف

انتقل بعد ذلك إلى خطوة وضع الجدول الزمني للتوظيف، والذي يعني الوقت المطلوب في شغل كل وظيفة، وهذا بدوره سيساعد على تيسير إجراءات التعيين وتعزيز الاستعداد لعمليات التوظيف.

9- تحديد استراتيجية استقطاب المُرشحين

هذه الخطوة تتطلب منك أن تحدد الأساليب الفعّالة في جذب افضل الكفاءات، وذلك مثل: حضور معارض التوظيف، نشر إعلانات التوظيف على المنصات الخاصة به مثل LinkedIn وعلى منصات التواصل الاجتماعي، الاعتماد على ترشيحات الموظفين، وتكوين شبكة علاقات مهنية مع ذوي الخبرات والمهارات في المجال.

10- تحسين عملية الاختيار 

الاهتمام بتطوير عملية الاختيار من أهم عناصر نجاح عملية التوظيف بشكل عام، وهذا يتطلب تطبيق عدد من الإجراءات مثل تحديد المقابلات وعددها، وتحديد الاختبارات لتقييم كل مُرشح، مع الأخذ في الاعتبار اتباع النزاهة والشفافية مع الجميع، وهذا بدوره يساعد على استقطاب المُرشح الأنسب والذي يجب توافقه مع المتطلبات الوظيفية.

11- وضع عملية فعّالة للإعداد الوظيفي 

عقب انتهاء تعيين الموظف الجديد، يجب البدء بتطبيق الإجراءات التي تساعده على سرعة التكيّف مع بيئة العمل الجديدة واندماجه مع فريق العمل. وتشمل هذه الإجراءات: أساليب الترحيب بالموظف الجديد، إعداد برنامج اليوم الأول للإعداد الوظيفي، متابعة الموظف عبر مجموعة من الجلسات خلال عمله في اليوم الأول، الاعتماد على تعيين مُرشد أو موجه له.

12- تحديث وتعديل خطة التوظيف 

لضمان مدى فعالية خطة التوظيف وملائتمتها لأهداف الشركة في الوقت الحالي عليك بتقييمها جيدًا، ، حتى تعكس دائمًا تطور الشركة، وهذا يتطلب إجراء تحديثات مستمرة إذا تطلب الأمر، وذلك بتعديل الاستراتيجيات والأساليب المستخدمة في التوظيف.

كيفية عمل خطة التوظيف السنوية

في حالة أنشاء خطة طويلة المدى، فإن الخطوات المتبعة ستختلف عن الخطة القصيرة للتوظيف لضمان تلبية احتياجات الشركة، وتتضمن هذه الخطوات:

1- تحديد احتياجات الشركة

ستحتاج في هذه الخطوة تحليل التوظيف الحالي في الشركة، بالتعرف على عدد الوظائف المطلوب ملئها، إلى جانب وضع رؤية للمستقبل، بتوقع الوظائف التي قد تحتاج إليها الشركة. كما يجب التركيز على أن تكون الخطة متوافقة مع أهداف الشركة.

2- تحديد الوظائف الشاغرة 

هذه الخطوة يجب أن تتضمن تفاصيل عن الوظائف المطلوبة في الشركة، وذلك من خلال المهام والمسؤوليات لكل وظيفة، إلى جانب المؤهلات التعليمية والخبرات، فضلاً عن نوع الوظيفة سواء كانت دوام كلي أو دوام جزئي، وإذا كانت من مقر العمل أو عن بُعد.

3- إعداد الجدول الزمني 

عند وضع الجدول الزمني، يجب أن تشتمل على عناصر أساسية مرتبطة بتحديد الفترة الزمنية لكل وظيفة، وتشمل هذه العناصر مواعيد الإعلان عن الوظائف، والمواعيد النهائية للتقديم، إلى جانب مواعيد كلاً من المقابلات سواء الهاتفية أو الشخصية، بالإضافة إلى الموعد النهائي لاتخاذ القرار باختيار وتعيين المُرشح الأنسب.

4- تحديد ميزانية التوظيف

يجب أن تكون الميزانية المُخصصة للتوظيف شاملة كافة الإجراءات المطلوبة، مثل الإعلان عن الوظائف، سواء على منصات التوظيف أو التواصل الاجتماعي، إلى جانب التكاليف الخاصة بتقييمات المُرشحين والمقابلات، فضلاً عن الرواتب المتوقعة لكل وظيفة، وتكاليف تأهيل وإعداد وتدريب الموظف الجديد.

5- تحديد قنوات التوظيف 

في تلك الخطوة، يجب تحديد بوضوح وسائل التوظيف المتبعة، وذلك مثل الحصول على توصيات من الموظفين الحاليين، أو حضور معارض التوظيف لتكوين علاقات مهنية مع المُرشحين المُحتملين والتواصل معهم، فضلاً عن استخدام منصات التوظيف والتواصل الاجتماعي للإعلان عن الوظائف والوصول إلى شريحة واسعة من الجمهور المستهدف.

6- تحديد مراحل اختيار المُرشحين

لضمان أن تكون الخطة مُنظمة، فعليك أن تختار الخطوات التي ستتبعها في عملية التوظيف، وذلك مثل فرز السير الذاتية للمُرشحين، وإجراء الاختبارات والمقابلات الشخصية لهم.

7- التخطيط لإعداد الموظفين

لأن خطة التوظيف لا تنتهي بتعيين الموظف الجديد، فإن الخطة السنوية يجب أن تشتمل وضع برنامج لتأهيل وإعداد الموظف، وذلك بتوضيح كافة المهام المطلوبة منه، إلى جانب تعزيز معرفته بثقافة الشركة، فضلاً عن تقديم فترة تدريب لهم لضمان تأدية المهام باحترافية.

8- مراجعة خطة التوظيف 

بشكل دوري، يجب مراجعة الخطة لمعرفة هل حققت الأهداف المطلوبة أم لا، ومن ثم تحديد جوانب التحسين والبدء بالتعديل، وعند إنشاء الخطة فإنها يجب أن تكون مرنة وقابلة للتعديل بسهولة، لأنه من المتوقع أن تطرأ تغيرات جديدة في احتياجات التوظيف في المستقبل.

كيفية عمل استراتيجية للتوظيف

تعتبر استراتيجية التوظيف هي خطة طويلة المدى تعبر عن قيم وأهداف الشركة، ويتم إعدادها سنويًا لأنها قائمة على التخطيط للمستقبل، وتتطلب أن تكون مرنة وقابلة للتعديل، وتستهدف بشكل رئيسي استقطاب الكفاءات، وإليك فيما يلي خطوات إعدادها بالتفصيل:

1- مراجعة الاستراتيجية الحالية للشركة

في حالة وجود استراتيجية توظيف للشركة حاليًا، فيجب تقييمها والتعرف على مزاياها ومجالات التحسين المطلوبة. كما يجب تقييم كافة خطط الأقسام الأخرى ذات الصلة، حتى تكون الاستراتيجية الجديدة متوافقة مع خطط وأهداف الشركة.

2- تحليل استراتيجيات التوظيف للشركات الأخرى

من الأفضل أيضًا أن تبحث على استراتيجيات الشركات الأخرى في التوظيف للتعرف على أهم العناصر المطلوبة إضافتها للاستراتيجية الجديدة والتي لم تكن موجودة مسبقًا والاطلاع عليها، وبإمكانك تحليل هذه الاستراتيجيات للشركات لها نفس مجال شركتك أو مجال آخر.

3- تحديد احتياجات التوظيف 

أولى الخطوات المطلوبة في إعداد الاستراتيجية الجديدة هو أن توضح احتياجات الشركة في التوظيف، وهنا أن تقارن الاحتياجات الوظيفية التي يلبيها الموظفون بأهداف الشركة الرئيسية. 

كما يجب الأخذ في الاعتبار تقييم الدور الوظيفي لكل موظف لتحديد إذا كان يتوائم مع الوصف الوظيفي أم لا، لأنه في حالة تأدية مهام إضافية، فهذا يتطلب إما إنشاء وظيفة جديدة تتضمن هذه المهام أو تحديث الوصف الوظيفي.

4- تحديث الأوصاف الوظيفية 

في حالة أن هناك وظيفة تتطلب التحديث فيمكنك البدء بالتعديل، مع الالتزام بالوضوح في اللغة واستخدام أسلوب جذاب وإضافة المهام الجديدة، مع إبراز مدى أهمية الوظيفة للمُرشحين. وفي حالة إنشاء وصف وظيفي جديد، فمن الأفضل استخدام نماذج قابلة للتعديل.

5- تحديد الميزانية والجدول الزمني 

عند وضع الميزانية والجدول الزمني، يجب أن تتم بالتعاون مع فريق التوظيف للاستفادة من آرائهم والمصادر والموارد ذات الصلة.

كما يجب أن تسبق هذه الخطوة عملية التوظيف حتى تكون قادرًا على تحديد مجالات التحسين وتوقع التغييرات المطلوبة، وعند التخطيط يجب تلبي الميزانية والجدول الزمني احتياجات التوظيف وكافة التكاليف المطلوبة، إلى جانب خطط التسويق.

6- الاعتماد على التقنيات التكنولوجية

لا يمكن أن تسير الاستراتيجية بسلاسة دون الاعتماد على أحدث الأدوات التي تسهل عملية التوظيف، وذلك مثل: أنظمة تتبع المتقدمين ATS، منصات الإعلان عن الوظائف، برامج مكالمات الفيديو، وبرامج تحرير الصور ومقاطع الفيديو.

7- الترويج 

يجب أن تشتمل الاستراتيجية على التسويق للتوظيف من خلال منصات التواصل الاجتماعي للوصول إلى شريحة أوسع من المُرشحين، وذلك من خلال الإعلانات المدفوعة. كما يمكنك تكوين شبكة علاقات مهنية والتواصل مع المزيد من المُرشحين من خلال حضور معارض التوظيف.

8- تطوير موقع الشركة

من أبرز الأساليب المستخدمة في جذب المزيد من المُرشحين هو أن يكون موقع الشركة سهل التصفح ويتضمن أهم المعلومات المطلوبة عن الشركة وبيئة العمل، إلى جانب نبذة عن الموظفين الحاليين وشهاداتهم، فهذا يشجع المرشح على التقديم.

9- تحديد عملية الاختيار بوضوح

لضمان كفاءة عملية الاختيار الحالية في الشركة والتأكد من أنها تضمن العدالة في التعيين، يجب تقييمها والتعرف على نقاط القوة والضعف. يمكنك تطوير عملية الاختيار عبر وسائل مثل البدء بالمقابلات الهاتفية  قبل المقابلات الشخصية أو التعاون مع الزملاء من فريق التوظيف لتشكيل لجنة لاختيار المُرشح المناسب.

10- تحسين عملية الإعداد للموظفين الجدد

من المهم التخطيط لإعداد وتأهيل الموظف الجديد، وهذا يتطلب عدة إجراءات، من بينها تحديد الشخص المسئول عن تدريبه، والفترة الزمنية المطلوبة للتكيّف مع بيئة العمل الجديدة، والمسئوليات المتوقع أن يؤديها في اليوم الأول.

11- الاستعانة بمصادر خارجية

في حالة أن تطوير استراتيجية التوظيف ستستغرق وقتًا طويلاً، فمن الممكن الاستعانة بخدمات الشركات حتى تتم عملية التطوير بوتيرة أسرع وبكفاءة، هذه الشركات يمكن تكليفها بأداء أجزاء محددة من الاستراتيجية مثل الترويج أو أن تؤدي كافة المهام.

12- مراجعة استراتيجية التوظيف 

تحتاج استراتيجية التوظيف سنويًا للمراجعة لتتأكد من انها لازالت تعكس قيم الشركة وأهدافها ومتوافقة مع متطلباتها الوظيفية، إلى جانب مراجعة التحديثات التي قمت بإجرائها مؤخرًا.

نموذج خطة التوظيف

في حالة إعداد خطة توظيف لأول المرة لن يكون الأمر سهلاً، ولكن استخدام قوالب قابلة للتعديل سيساعد على تسهيل إنشائها، لذا نقدم لك نموذج خطة التوظيف بصيغة Pdf.

احترف الموارد البشرية مع بكه 

ابدأ مشوارك الاحترافي مع بكه من خلال دورات الموارد البشرية التدريبية، فهي دورات مُصممة من قبل الخبراء ومعتمدة دوليًا تلبي احتياجاتك المهنية في الارتقاء بمهاراتك وخبراتك، وتشمل هذه الدورات:

• شهادة محترف الموارد البشرية المشارك aPHRi.
• شهادة محترف الموارد البشرية PHRi.
• شهادة محترف أول موارد بشرية SPHRi.
• شهادة CIPD المستوى التأسيسي في ممارسات الأفراد.
• دبلوم CIPD مشارك في إدارة الأفراد من المستوى الخامس.
• دبلوم CIPD مشارك في التعلم والتطوير التنظيمي من المستوى الخامس.
• الدبلوم المتقدم من المستوى السابع لـ CIPD.

اختر الدورة المناسبة لمستوى خبراتك، وعقب الانتهاء ستكون على بُعد خطوة واحدة من الحصول على الاعتراف الدولي وتحقيق إنجاز جديد، اغتنم الفرصة وبادر بالتسجيل الآن.

الخاتمة

تعتمد الشركات على خطة التوظيف التي تُعد لتلبية احتياجاتها في الوظائف واستقطاب أفضل المواهب، وتستفيد منها بشكل رئيسي في التقليل من تكاليف التوظيف ورفع مستوى جودة المُرشحين. وعند إعداد الخطة، فإنها يجب أن تكون شاملة باتباع مجموعة من الخطوات من بينها تحديد الاحتياجات الوظيفية والميزانية والجدول الزمني.