ما هي مهام إدارة المستودعات وأهم المهارات؟

تلعب إدارة المستودعات دورًا حيويًا في استلام وتخزين البضائع، حماية المنتجات، تجهيز الطلبات، تتبع المخزون، والتنسيق مع الشحن لضمان كفاءة العمليات وسلامة المخزون. تعتمد على فريق مؤهل بقيادة مدير ومستويات إشراف لضمان التنظيم والجودة ورضا العملاء.

تُعد أنشطة التخزين التي تتم في المستودعات من أهم العناصر التي تدعم الشركات في تحقيق النجاح والنمو المستدام، لأن تلك الأنشطة تنطوي على تخطيط وتنظيم تخزين وصيانة السلع والمنتجات، وبالتالي فهي تزود العملاء باحتياجاتهم من تلك المنتجات في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة دون تأخير، وهو ما يضمن زيادة رضاهم وولائهم إلى الشركة، واستمرار أعمالها بكفاءة، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هي مهام إدارة المستودعات، وما هي مهام كلًا من أمين المستودع ومهاراته، ومهام مساعد المستودع ومشرف المستودع ومدير المستودع.

ما هي مهام إدارة المستودعات؟ 

تضطلع إدارة المستودعات بتنفيذ مجموعة من المهام التي تساعد على تحسين كفاءة سلسلة الإمداد في الشركات، وتشمل تلك المهام ما يلي:

1- استلام البضائع

يُعد استلام البضائع أولى المهام التي تقوم بها إدارة المستودعات، فعندما تصل الشاحنات إلى المستودع مُحملة بالبضائع، يقوم الموظفون بفحصها والتأكد من مطابقتها للجودة والكمية قبل الإقرار باستلامها، وبعد استلامها يتم تخزينها لفترات طويلة أو قصيرة حسب الحاجة، مع الحفاظ عليها آمنة حتى يتم تسليمها إلى وجهتها النهائية وهي العملاء أو تجار التجزئة.

2- تخزين البضائع

المهمة الأساسية للمستودعات هي تخزين البضائع بعد استلامها، وهو ما يتطلب توفير بيئة تخزين آمنة ومأمونة للسلع والمنتجات حتى تخرج من المستودع، ويتم تخزين وتنظيم البضائع في الموقع الصحيح مع الوضع في الاعتبار الحجم والوزن بشكل أساسي أثناء تحديد مكان التخزين.

3- حماية البضائع

من أبرز المهام التي توكل إلى إدارة المستودعات اتخاذ مجموعة من الإجراءات التي تضمن الحفاظ على سلامة وجودة البضائع المُخزنة، مثل التحكم في درجات الحرارة ودرجات الرطوبة، والتدابير الأمنية التي تحمي البضائع من مخاطر السرقة، وتوفير رفوف حماية محددة للسلع الهشة.

4- انتقاء البضائع

تقوم إدارة المستودعات بانتقاء البضائع لتلبية طلبات العملاء، مع التركيز على اختيار العناصر الصحيحة وبالكميات المطلوبة والتأكد من تجهيزها بشكل مناسب، وتنسيق عمليات النقل والتوزيع لضمان وصول البضائع في الوقت المحدد.

5- تعبئة البضائع

تعمل إدارة المستودعات على تعبئة البضائع وإعدادها جيدًا قبل إرسالها إلى العملاء، إذ يتم تعبئتها وفقًا للحجم والكمية ودرجة الحرارة المطلوبة، وتزويدها بملصقات تحتوي على معلومات عنها، مع استخدام رموز محددة لتتبع البضائع لمنع سرقتها.

6- نقل الطلبات

تتولى إدارة المستودعات مهمة التنسيق مع شركات الشحن من أجل توصيل الطلبات إلى العملاء، إذ يتم التأكد من تسليم الطلب الصحيح إلى العميل المعين على العنوان المناسب، مع ضمان بقاء المنتج على حاله دون أي أضرار في الطريق.

7- تتبع المخزون

إدارة المستودعات هي المسؤولة عن تتبع المخزون من خلال مراقبة مستوياته للتأكد من توافر الكميات المناسبة من البضائع، كما تنطوي هذه العملية على فحص تدفق العناصر إلى الداخل والخارج بناءً على الطلبات السابقة والجديدة، من أجل مطابقة جميع المعلومات المتعلقة بالسلع الموجودة في المستودع.

8- التعامل مع المرتجعات

المرتجعات هي المنتجات المُعادة من العملاء لأنها قد تكون تالفة أو غير مطابقة للمواصفات، وتتولى إدارة المستودع مسؤولية استلام تلك المرتجعات وتخصيص مساحة لها، مع طرحها لإعادة بيعها إذا كانت مناسبة، أو التخلص منها إذا كانت تالفة.

9- إعداد التقارير والتحليلات

تقوم إدارة المستودعات بتسجيل جميع الأحداث التي تتم في المستودع بداية من استلام البضائع وحتى شحنها، حتى تكون هناك قاعدة بيانات سليمة لجميع التدفقات الداخلة والخارجة من المستودع متضمنة التكاليف المُتكبدة، مع إجراء تقييم سليم لأداء المستودع والتأكد من قيام العمال والموظفين بواجباتهم.

مهام أمين المستودع:

في إدارة المستودعات، يتم تعيين أمين المستودع ليقوم بتنفيذ مجموعة من المهام والمسؤوليات التي تضمن سير العمل بكفاءة، وهي تشمل ما يلي:

1- تنفيذ إجراءات استلام البضائع

يتولى أمين المستودع مسؤولية تنفيذ إجراءات استلام البضائع، فعند وصول البضائع يقوم بالحصول على معلومات دقيقة ومفصلة حولها والتأكد من أنها مطابقة مع الفواتير، مع التأكد من استلام أو إصدار مستندات طلب البضائع لضمان جودتها.

كما يتحقق أمين المستودع من أن عملية استلام البضائع لا تلحق الضرر بها، مع تتبع أعداد البضائع المُستلمة بشكل يومي ومقارنتها بالحد الأدنى من المعايير للحفاظ على كفاءة المستودعات.

2- وضع وترتيب البضائع في المستودع

بعد استلام البضائع، يقوم أمين المستودع بتخزين تلك البضائع وترتيبها حسب نوعها ومتطلبات تخزينها مثل درجة الرطوبة أو الحرارة، والتأكد من أن البضائع مخزنة بطريقة تسهل من الوصول إليها، مع إنشاء سجل مستودع وفقًا لكل نوع من البضائع، بما في ذلك رمز العنصر وتاريخ انتهاء الصلاحية والحجم.

3- تتبع المخزون

يقوم أمين المستودع بجرد المستودع وعد المخزون بشكل يومي وتتبع الحد الأدنى منه، والتأكد من وجود هذا الحد من المخزون لضمان تلبية طلبات العملاء أو التجار، أو لضمان وجود بديل في حال اكتشاف بضائع تالفة خلال النقل.

4- التأكد من نظافة المعدات

من مهام أمين المستودع الحفاظ على نظافة المستودع وما يتضمنه من معدات وأدوات، مع التأكد من عمل الآلات بكفاءة لضمان عدم تعطل العمليات داخل المستودع.

5- تطبيق إجراءات السلامة والأمن

أمين المستودع هو المسؤول عن الحفاظ على سلامة المستودع من خلال تطبيق إجراءات السلامة فيه، مع اتخاذ تدابير الوقاية من الحرائق خاصة إذا كان المستودع يحوي مواد قابلة للاشتعال، فضلًا عن تنفيذ الإجراءات الأمنية لحماية المستودع من السرقة.

مهارات امين المستودع:

هناك مجموعة من المهارات الواجب توافرها في أمين المستودع حتى يتمكن من القيام بمهام عمله بكفاءة، وتتمثل تلك المهارات فيما يلي:

1- مهارات الكمبيوتر

يجب أن يمتلك أمين المستودع مهارة استخدام الكمبيوتر والعمل على تطبيقات مثل جداول البيانات ومعالجات الكلمات، فضلًا عن استخدام ماسحات الرمز الشريطي والمعدات الآلية.

2- مهارات إدخال البيانات

وهي مهارة مطلوبة في أمين المستودع لأنه يقوم بإدخال البيانات المتعلقة بالمخزون في نظام كمبيوتر، وعند استلام أو إصدار البضائع، يقوم بإنشاء جداول بيانات التتبع المالي والاحتفاظ بسجلات جرد دائمة.

3- مهارات الاتصال

يجب أن يكون لدى أمين المستودع مهارات اتصال قوية مكتوبة وشفوية، لأن طبيعة عمله تفرض عليه التعامل مع الزملاء والعملاء وأرباب العمل والموردين، وحتى يتمكن من إدارة تلك التعاملات بكفاءة.

4- الانتباه إلى التفاصيل

يجب أن يكون أمين المستودع قادرًا على الانتباه إلى التفاصيل، لأن وظيفته تتطلب منه فحص البضائع التي يستلمها المستودع، واكتشاف غير المطابق للمواصفات منها من أجل إرجاعها.

5- مهارة التنظيم

مهارة التنظيم مهمة في عمل أمين المستودع، لأنه يقوم بتنظيم البضائع في المستودع بطريقة تسهل من الوصول إليها وتضمن عدم حدوث أي تكدس، وتساعد الموظفين الآخرين على أداء مهامهم بكفاءة.

مهام مساعد المستودع:

مساعد المستودع هو الشخص الذي يتم تعيينه من أجل تنفيذ مجموعة من المهام وهي:

1- إدارة المخزون

يتولى مساعد المستودع مسؤولية إدارة المخزون لضمان وجود مخزون كاف خلال فترات الطلب، وهو ما يمنع عدم تخزين عناصر فائضة كما يمنع نفاد المخزون، وفي حال وجود عناصر معينة غير كافية؛ يقوم بتقديم طلبات شرائها وتتبع شحنها.

2- الاحتفاظ بسجلات المخزون

من مهام مساعد المستودع الاحتفاظ بسجلات جرد المخزون التي تحتوي على معلومات مفصلة حول جميع السلع والمنتجات المخزنة في المستودع وأية تغيرات في مستويات المخزون، مع استخدام أنظمة أو برامج مختلفة لإدارة المخزون لتتبع سجلات المخزون.

3- إعداد الطلبات للشحن

مساعد المستودع مسؤول عن إعداد الطلبات لشحنها إلى العملاء، إذ يختار من المخزون العناصر الصحيحة ويتحقق من صحة الكميات، ويقوم بتغليف المنتجات باستخدام مواد التغليف المناسبة حسب نوع المنتج والتي تحميه من التلف خلال الشحن، فضلًا عن إعداد وثائق الشحن مثل قسائم التعبئة أو ملصقات الشحن للطلبات والأصناف.

4- تشغيل آلات ومعدات التخزين

توكل إلى مساعد المستودع مهمة تشغيل الآلات الموجودة في المستودع مثل الرافعات الشوكية أو رافعات المنصات مع مراعاة جميع إجراءات السلامة، والتي تشمل فحص المعدات قبل استخدامها للكشف عن أية أعطال بها، وارتداء المعدات الواقية.

5- إدارة المرتجعات

يقوم مساعد المستودع باستقبال المرتجعات من المنتجات وفحصها بدقة للتأكد من حالتها ومعالجتها، مع توثيق أسباب الإرجاع، والعمل على حل مشكلات تلك المرتجعات بالتعاون مع الأقسام الأخرى مثل خدمة العملاء أو مراقبة الجودة.

مهام مشرف المستودع:

هناك مجموعة من المهام التي تُستند إلى مشرف المستودع، وتشمل ما يلي:

1- الإشراف على عمليات المستودع

يقوم مشرف المستودع بالإشراف على العمليات اليومية التي تتم في المستودع، والتي تشمل استلام البضائع وتخزينها وشحنها، كما يعمل على التنسيق الفعال بين الموظفين والعاملين بالمستودع.

2- إعداد تقارير عن عمليات التخزين

يتولى مشرف المستودع مهمة إعداد وتحليل التقارير المتعلقة بعمليات التخزين، والتي تتضمن مستويات الجرد ودقة الشحن والاستلام والإنتاجية، ويقوم بتضمين تلك التقارير بتوصيات من أجل التحسين.

3- إجراء عمليات تفتيش يومية

من مهام مشرف المستودع إجراء عمليات تفتيش يومية على المستودع من أجل التأكد من نظافته وتنظيم تخزين البضائع فيه، والتحقق من الامتثال لمعايير الجودة.

4- تدريب موظفي المستودع 

يقوم مشرف المستودع بتدريب موظفي المستودع على القيام بمختلف العمليات، مع توجيههم وتقديم التعليقات لهم من أجل مساعدتهم على تطوير مهاراتهم بما يمكنهم من القيام بأدوارهم بقدر عالِ من الكفاءة.

5- حل النزاعات

في حال نشوب أي نزاع بين الموظفين العاملين بالمستودع؛ يقوم مشرف المستودع بحل النزاع على الفور حتى لا يتفاقم ويتحول إلى مشكلة يصعب حلها، من أجل الحفاظ على علاقات إيجابية بين الموظفين.

مهام مدير المستودع:

يُعد مدير المستودع هو الشخص الأبرز في إدارة المستودعات، وإليه تُستند العديد من المهام وهي:

1- دقة إدارة المخزون

يُكلف مدير المستودع بالإدارة الدقيقة للمخزون من خلال تتبع حركة البضائع التي تدخل المستودع وتخرج منه، مع إجراء عمليات جرد منتظمة، وذلك من أجل الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمخزون ومنع نقص المخزونات أو الإفراط في التخزين.

2- الإشراف على الموظفين

يشرف مدير المستودع على الموظفين بما في ذلك مشرفي المستودعات، ومشغلي الرافعات الشوكية والعاملين في التعبئة، ويقدم لهم التوجيه اللازم خلال العمل، بما يضمن تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية.

3- ضمان الامتثال لأنظمة السلامة

يتحقق مدير المستودع من مدى الامتثال لأنظمة السلامة وبروتوكولات الأمن في المستودع، إذ يقوم بعمليات تفتيش دورية وتقديم التدريبات التي تساعد على تعزيز الأمان والسلامة في بيئة العمل.

4- وضع خطط طوارئ

من مهام مدير المستودع التعامل مع حالات الطوارئ أو الأعطال أو الكوارث التي تصيب المستودع مثل تعطل المعدات أو انقطاع التيار الكهربائي، إذ يقوم بوضع خطط الطوارئ اللازمة واستراتيجيات التخفيف من المخاطر.

5- إدارة الخدمات اللوجستية والنقل

يتولى مدير المستودع مسؤولية إدارة الخدمات اللوجستية والنقل عن طريق التواصل مع السائقين وشركات النقل، للتأكد من نقل المنتجات إلى العملاء بالجودة المطلوبة وبالكميات الصحيحة.

6- تحسين الكفاءة التشغيلية

تُستند إلى مدير المستودع مهمة تحسين الكفاءة التشغيلية للمستودع، إذ ينفذ هذه المهمة عن طريق تطوير الأنظمة المُستخدمة في التخزين التي تشمل مناولة المنتجات وتخزينها واستخدام المعدات وطرق الشحن، مع العمل على تخطيط المعدات ورصد الاحتياجات من الموظفين.

7- تطوير العلاقات مع العملاء

مدير المستودع هو المسؤول عن تطوير العلاقات الفعالة مع العملاء عن طريق استقبال الشكاوى الخاصة بعمليات المستودعات أو تأخيرات التسليم أو السلع التالفة، والعمل على تقديم الحلول الفورية من أجل زيادة رضا العملاء.

أفضل الدورات المعتمدة في إدارة سلاسل الإمداد والتوريد:

من خلال دورات سلاسل الإمداد والإنتاج والخدمات اللوجستية التي تقدمها بكه للتعليم، يمكنك تنمية مهاراتك في هذا المجال والحصول على شهادات مهنية مُعتمدة تعزز من فرص قبولك في أفضل الوظائف بكبرى الشركات، سجل الآن في الدورات التالية:

• دورة إدارة الإنتاج والمخزون CPIM 8.0.
• دورة محترف معتمد في سلسلة التوريد CSCP.
• دورة معتمد في الخدمات اللوجستية والنقل والتوزيع CLTD.

الخاتمة:

تلعب إدارة المستودعات دورًا أساسيًا في تحسين كفاءة سلسلة الإمداد للشركات من خلال استلام وتخزين البضائع بشكل آمن، حماية المنتجات، تجهيز الطلبات، نقلها، وتتبع المخزون بدقة. كما تُعنى بالتعامل مع المرتجعات وإعداد التقارير لضمان سير العمليات بمرونة وفعالية، مما يُسهم في رضا العملاء وزيادة ولائهم.

تتطلب الإدارة الناجحة للمستودعات فريقًا مؤهلاً يمتلك مهارات مثل التنظيم، الانتباه للتفاصيل، واستخدام التقنيات الحديثة. ويشمل ذلك أمين المستودع الذي يركز على المخزون والسلامة، مساعد المستودع الذي يُعِد الطلبات ويشغل المعدات، مشرف المستودع الذي ينسق العمليات اليومية، ومدير المستودع المسؤول عن التخطيط الاستراتيجي وضمان الامتثال للمعايير.

وفي الختام، يعتمد نجاح الكثير من الشركات على الإدارة الفعالة للمستودعات التي تضمن تنفيذ مختلف العمليات بكفاءة ووصول المنتجات الصحيحة إلى العملاء على أعلى مستوى من الجودة.