مكونات المشروع: العناصر والخصائص والمتطلبات

مكونات وعناصر المشروع: عندما تقرر أي منظمة إطلاق مشروع ما؛ فهي تستعين بمدير مشروع قادرًا على تحديد جميع العناصر المطلوبة لإتمام المشروع بما يضمن نجاحه، فضلًا عن دوره في اتخاذ قرارات تتعلق بأهداف المشروع والمواعيد النهائية والنواتج القابلة للتنفيذ، ونقل كل ذلك إلى أعضاء الفريق من أجل تحديد توقعاته، ويتعين على مدير المشروع معرفة ما هي المكونات المطلوبة لإنجاز المشروع وما هي خصائصه ومتطلباته، والتي نستعرضها بالتفصيل من خلال السطور التالية.

ما هي مكونات وعناصر المشروع:

من المسؤوليات التي تقع على عاتق مدير المشروع اتباع معايير وجداول زمنية محددة لإنجاز المشروع والإشراف على تنفيذ خطته ورصد التقدم المُحرز، إضافة إلى وضع قائمة بالعناصر الأساسية للمشروع، وهي كما يلي:

1- تحديد الأهداف

قبل البدء في تنفيذ أي مشروع؛ يتعين على مديره تحديد الأهداف الأساسية من هذا المشروع، والنتائج المُراد تحقيقها، إذ تساعد هذه الخطوة على تحفيز أعضاء الفريق المُنفذ للمشروع وجعلهم أكثر تنظيمًا.

وتتنوع أهداف المشروع ما بين أهداف مالية، وأهداف تدعم المنظمة بالكامل، وأخرى خاصة بالأداء  لضمان اتباع المشروع لإرشادات الميزانية والجودة.

وعند تحديد أهداف المشروع؛ لا بد من توافر مجموعة من الشروط فيها وهي كما يلي:

• يجب أن تكون الأهداف مُحددة لضمان فهم أعضاء الفريق لتوقعات مدير المشروع، والمهام المطلوب منهم إتمامها في سبيل تحقيق تلك الأهداف.
• يجب أن تكون الأهداف قابلة للقياس بشكل كمي أو نوعي، من أجل معرفة متى يمكن للفريق تحقيقها.
• يجب أن تكون الأهداف واقعية أي قابلة للتحقيق، إذ يتمكن أعضاء الفريق من تحقيقها وفقًا لما لديهم من ميزانية مخصصة وموارد وجدول زمني. 
• يجب أن تتوافق الأهداف مع الأهداف العامة للمنظمة، حتى يضيف المشروع قيمة لها.

2- تحديد النطاق

يُعد النطاق من أهم عناصر المشروع، إذ يلعب دورًا في تحديد نتائج المشروع وهي الشكل النهائي للمنتج أو الخدمة أو كيفية أدائه. وعندما يحدد مدير المشروع النطاق؛ فهو يحدد أيضًا الميزانيات والأهداف والجداول الزمنية ومعايير الجودة المطلوب اتباعها.

كما أن تحديد نطاق المشروع يتضمن تحديد نواتجه ومواعيده النهائية، والمهام التي يُكلف بها أعضاء الفريق، والموارد التي يحتاجون إليها، وبالتالي يتمكن الفريق من فهم الوقت المطلوب لإكمال المشروع والتكاليف المتعلقة به، وهو ما يساعد على تركيزهم في المهام المطلوبة، بدلُا من قيامهم بمهام لا تساهم في تحقيق أهداف المشروع.

3- تحديد الإنجازات الرئيسية

تتمثل الإنجازات الرئيسية للمشروع في أهدافه المطلوب تحقيقها، وأهم المنتجات التي يصنعها فريق العمل، وتحديد تلك الإنجازات من المهام التي تقع على عاتق مدير المشروع، والذي يقدم من خلالها أهدافًا مشتركة رفيعة المستوى يعمل الفريق من أجل تحقيقها.

ويمكن لمدير المشروع استخدام هيكل تقسيم العمل في تقسيم النتيجة إلى نواتج ومهام أصغر، إذ يساعد ذلك على إنجاز أعضاء الفريق أهم المهام، وبالتالي يشعروا باقترابهم من تحقيق الهدف النهائي للمشروع.

4- تحديد الجدول الزمني

يُعد تحديد الجدول الزمني لإنجاز المشروع هي الخطوة التي تلي تحديد نطاقه وأهدافه، وفي هذه الخطوة يتعاون مدير المشروع مع أصحاب المصلحة في تحديد المواعيد النهائية التي يحتاج فريق المشروع إلى الوفاء بها.

كما يتولى مدير المشروع مهمة الإشراف على المهام التي ينجزها الفريق، للتأكد من أن المشروع سيتم تسليمه في الموعد المُحدد سلفًا، وبالتالي يمكن مساءلة أعضاء الفريق عن مسؤولياتهم. وبخلاف الجدول الزمني العام للمشروع، يتعين على مدير المشروع استخدام برامج إدارة المشروع من أجل تحديد مواعيد لإنجاز الأهداف الأصغر أو المهام الفردية.

5- وضع الميزانية

من مهام مدير المشروع، تحديد ميزانية المشروع، أي الأموال التي يحتاج إليها المشروع من البداية وحتى النهاية، ولذلك فهو يخصص الموارد النقدية ويعمل على تتبعها. وتشمل ميزانية المشروع تكاليف إنجاز المهام، تكاليف المواد المُستخدمة خلال تنفيذ المشروع، رواتب الموظفين، مدفوعات البائعين.

ويحتاج مدير المشروع عند تحديد الميزانية إلى الاتفاق مع الإدارة أو أصحاب المصلحة للحصول على المدخلات اللازمة، وخلال مراقبته للمشروع يمكنه التأكد من اتباع الميزانية، وبالتالي يستطيع إجراء التعديلات عند الحاجة.

6- هيكل توزيع العمل

يستخدم مدير المشروع هيكل توزيع العمل من أجل تقسيم المهام على أعضاء الفريق، إضافة إلى تقسيم المشروع إلى مهام أصغر تدعم استكمال المعالم والنواتج المحددة للمشروع.

كما يمكن لمدير العمل إنشاء مخطط أو مستند لاستخدامه في تتبع المهام التي يقوم بها أعضاء الفريق، وهو ما يضمن إنجاز المشروع في وقته المُحدد، ومساءلة أعضاء الفريق.

7- خطة الموارد البشرية

يشارك مدير المشروع في إنشاء خطة الموارد البشرية، والتي تُستخدم في إدارة المشروع في تحديد أعضاء فريق المشروع ومقدار الوقت الذي سيلتزمون به، وتتضمن هذه الخطة العديد من العناصر وهي كما يلي:

• الأدوار والمهام: تحتوي الخطة على أدوار أعضاء فريق المشروع والمهام المطلوب منهم تأديتها من خلال تلك الأدوار.
• جمع الأعضاء: يتم وضع الخطط من أجل جمع أعضاء الفريق، ووضع الجداول الزمنية لمهامهم.
• الإدارة: وهي الإجراءات المُقرر اتخاذها عند تقييم أداء الفريق، فضلًا عن الإجراءات التي تحفز من أعضاء الفريق طوال فترة تنفيذ المشروع.
• التدريب: يتضمن هذا العنصر الأنشطة التدريبية الواجب القيام بها للحفاظ على أداء الأعضاء وقيامهم بمهامهم.

8- تحديد الاتصالات الفعالة

تُصنف الاتصالات بأنها من أهم مكونات المشروع، فلن ينجح أي مشروع دون وجود اتصالات فعالة بين أعضاء الفريق وبعضهم البعض، وبينهم وبين مدير المشروع.

ويضع مدير المشروع خطة توضح كيفية تواصله مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، وتتضمن هذه الخطة تعيين مهام اتصالات محددة لأعضاء الفريق، مثل إنشاء تقارير مرحلية، من أجل ضمان فهم المشروع.

ويتعين على مدير المشروع إجراء اتصالات منتظمة مع أعضاء الفريق لتتبع التقدم المُحرز في المشروع، وتقديم الدعم اللازم، ومحاسبتهم على مسؤولياتهم. أما عن أعضاء الفريق، فهم ينقلون معلومات المشروع إلى أصحاب المصلحة، عن طريق الاتصالات الرسمية مثل التقارير والاجتماعات.

9- إدارة المخاطر

لا يخلو أي مشروع من مخاطر قد تظهر في أي مرحلة من مراحل تنفيذه، الأمر الذي يفرض على مدير المشروع تحديد تلك المخاطر وإدارتها، مع إنشاء خطة لإدارتها وتحديد استراتيجيات التعامل معها، ويطور المدير هذه الخطة بالتنسيق مع أعضاء الفريق ورعاة المشروع وأصحاب المصلحة.

ويتم إعطاء الأولوية للمخاطر وتحديد استراتيجيات التعامل معها بناءً على عنصرين: الأول هو احتمال حدوث تلك المخاطر، والثاني مدى تأثيرها على المشروع. وعند حدوث المخاطر، يحدد مدير المشروع ما هي الخطوات التي يتعين على الفريق اتخاذها، من أجل تقليل تأثير تلك المخاطر على المشروع.

10- معايير الجودة

تُعد معايير الجودة للمشروع من أهم مكوناته، لأنها تضمن فهم الفريق توقعات العمل، وبالتالي يسعى لتلبية احتياجات أصحاب المصلحة.

ويحدد مدير المشروع بالتعاون مع أصحاب المصلحة أو العملاء المعنيين، معايير الجودة للمشروع، وهي المعايير التي يتعين على أعضاء الفريق الالتزام بها وتلبيتها عند تنفيذ المشروع، كما أنه يحدد الاستراتيجيات التي يتبعها الفريق لتلبية تلك المعايير، وأنواع العمليات الواجب استخدامها لإكمال مهام محددة.

اقرأ أيضًا: منهجيات إدارة المشاريع.

خصائص المشروع:

يمتلك أي مشروع مهما كان كبيرًا أو صغيرًا، ومهما كان مجاله، مجموعة من الخصائص وهي كما يلي:

1- المشروع له مواعيد بداية ونهاية مُحددة

من أبرز خصائص أي مشروع، أنه مُحدد من حيث الوقت، إذ يوضع له تاريخ بداية ونهاية، ويبدأ المشروع عندما تبدأ مراحل تنفيذ المشروع، وينتهي عندما تتحقق جميع أهدافه، ولذلك يعمل فريق العمل على إنجاز المشروع وفقًا للموارد الزمنية المتاحة.

2- المشروع له هدف

يُعد المشروع ضمن الوسائل التي تلجأ إليها المنظمة من أجل تحقيق هدفًا أو مجموعة أهداف في المقام الأول، مُستخدمة في ذلك مجموعة من الموارد البشرية وغير البشرية.

ولا ينتهي المشروع بانتهاء مراحل تنفيذه؛ بل عندما يحقق الهدف الذي نُفذ من أجله، ويعقب ذلك قيام فريق العمل بتسجيل الاستنتاجات المُستخلصة من المشروع لتكون مرجع مستقبلي.

3- لكل مشروع دورة حياة

لكل مشروع دورة حياة تصور المراحل التي يمر بها منذ بدء تنفيذه وحتى الانتهاء منه وهي: البدء والتخطيط والتنفيذ والإنجاز.

وتخصص إدارة المشروع مجموعة من الموارد لكل مرحلة من مراحل المشروع، تلك الموارد التي تختلف باختلاف احتياجات المشروع، الأمر الذي يفرض على مديره ضمان مرونة المشروع بالقدر الكافي لاستيعاب التغييرات مع الحفاظ على استدامته.

4- كل مشروع فريد من نوعه

تمتاز المشاريع بأنها فريدة من نوعها، إذ أن لكل مشروع أهداف وموقع وهيكل وأنشطة، والعديد من المتغيرات التي تجعل كل مشروع مختلفًا عن غيره.

5- المشروع هو أداة للمغامرة

عندما تُقدم أي منظمة على تنفيذ مشروع ما؛ فهي تدرك أن هذا المشروع ينطوي على قدر معين من المخاطر، فطوال دورة حياة المشروع لا تعرف إدارته ما هي نتيجة الإجراءات التي تنوي تنفيذها حتى تنفذها بالفعل، الأمر الذي يجعل الإدارة تستند إلى توقعات النتائج.

وبخلاف ما سبق، فإن تلك المخاطر تختلف من مشروع لآخر، إذ تقل تلك المخاطر أو تزداد بناءً على التخطيط لها وكيفية توجيه المشروع خلال فترة تنفيذه، وما يتوفر من موارد وأدوات تُستخدم في إنجاز المشروع.

6- تتعاون الإدارات لتنفيذ المشروع

لا تتولى إدارة المشروع وحدها تنفيذ جميع مراحل المشروع؛ بل تشاركها فرقًا من مختلف إدارات المنظمة ذات المسؤوليات والأدوار المختلفة من أجل تحقيق الهدف من المشروع.

ولذلك، فإن من مميزات المشاريع أن التعاون الذي تشهده في تنفيذها يجمع بين مختلف المهارات والخبرات والأفكار والمعارف المهمة.

7- المشروع كيان واحد

يظل أي مشروع كيانًا واحدًا، على الرغم من أنه يجمع بين مختلف المهارات والوظائف والأدوار، لأنها تتجمع من أجل تحقيق أهداف المشروع.

متطلبات المشروع:

تُعرف متطلبات المشروع بأنها المهام والوظائف التي يتعين على أعضاء الفريق تنفيذها حتى يُعد المشروع ناجحًا، إذ يحصلون من خلال تلك المتطلبات على معايير واضحة للعمل، تساعد على تحديد أهداف أصحاب المصلحة.

وتنقسم متطلبات المشروع إلى عدة أنواع نوضحها فيما يلي:

1- متطلبات العمل

متطلبات العمل هي الأعمال المطلوب إنجازها من أجل تحقيق أهداف المنظمة وتلبية متطلبات أصحاب المصلحة، إذ أنها تصف سبب تنفيذ المشروع سواء كان مشكلة تتطلب علاجًا أو مهمة معينة تحتاج إلى تنفيذ.

2- متطلبات أصحاب المصلحة

تشير متطلبات أصحاب المصلحة إلى الأهداف التي يرغب أصحاب المصلحة في تحقيقها من خلال المشروع، إذ أن لكل طرف من الأطراف المشاركة في المشروع احتياجات مفصلة، ويُعد المشروع هو وسيلة لتلبيتها.

3- متطلبات الحل

متطلبات الحل هي الشروط والقدرات المطلوب توافرها من أجل حل مشكلة ما وتلبية احتياجات أصحاب المصلحة واحتياجات وأهداف الأعمال ودعم المشروع.

كما أن متطلبات الحل تشرح ما هو المسار الواجب اتباعه من أجل الوصول إلى حل يلبي متطلبات الأعمال التجارية وكذلك متطلبات أصحاب المصلحة، وتنقسم متطلبات الحل إلى:

• متطلبات وظيفية: تحدد تلك المتطلبات السلوكيات أو الاستجابات أو المعلومات أو العمليات التي تساعد على الوصول إلى حل.
• متطلبات غير وظيفية: تحدد تلك المتطلبات طريقة عمل الحل، إذ أنها تصف الصفات التي يجب أن يتمتع بها الحل، والتوقعات والشروط التكميلية التي يجب أن تدعمها.

4- متطلبات الانتقال

متطلبات الانتقال هي الأنشطة التي يجب أن تقوم بها المنظمة من أجل تطبيق الحلول في العالم الحقيقي للأعمال التجارية.

اقرأ أيضًا: جمع متطلبات المشروع

دورات إدارة المشاريع للتعرف على مكونات المشروع بشكل أعمق:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه. 

يمكنك الاستفادة من دورات إدارة المشاريع، وهي دورات مُعتمدة تقدمها منصة بكه، وتشمل ما يلي:

• مساعد معتمد في إدارة المشاريع.
• إدارة المشاريع الاحترافية.
• إدارة المشاريع في البيئة المحكمة PRINCE2.
• إدارة المشاريع في البيئة المحكمة أجايل PRINCE2® Agile.
• إدارة مكاتب المشاريع والبرامج والمحافظ.

خاتمة:

على عاتق مدير المشروع تحديد الأهداف الرئيسية للمشروع وتوضيحها لأعضاء الفريق، وذلك لتوجيه جهودهم نحو تحقيق تلك الأهداف بفعالية وفاعلية. ينبغي له أيضًا وضع قائمة بالعناصر الأساسية للمشروع، مثل تحديد النطاق وتحديد الإنجازات الرئيسية وتحديد الجدول الزمني وتحديد الميزانية وتوزيع العمل وتخطيط الموارد البشرية وإدارة المخاطر ووضع معايير الجودة وتنظيم الاتصالات وتحديد متطلبات المشروع. تحقيق هذه العناصر والمكونات والاهتمام بها يساهم في نجاح المشروع وتحقيق الأهداف المحددة له.

استعرضنا في هذا المقال مكونات وعناصر المشاريع، وما هي خصائصه، وأنواع متطلبات إدارة المشاريع.