إدارة المشاريع WBS: الأنواع والأهمية والعناصر والمستويات

تساهم WBS إدارة المشاريع في تنظيم وتوجيه العمل في المشروع وتحقيق الفهم المشترك والمسؤولية المشتركة لجميع الأطراف المعنية. ويُستخدم WBS في جميع مراحل إدارة المشروع لتحقيق فهم مشترك للعمل المطلوب وتحقيق تنظيم وتواصل فعال. فماهو WBS وكيفية إنشاء هيكل تقسيم العمل في ست خطوات؟

ما هو هيكل تقسيم العمل WBS

هيكل تقسيم العمل (WBS - Work breakdown structure) في إدارة المشروع هو تحليل هرمي للمشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. فهو يقسم نطاق المشروع بشكل منهجي إلى نتائج ومهام، مما يوفر تمثيلاً مرئيًا للعمل الذي يتعين إنجازه.

ويعمل WBS كأساس لتخطيط المشروع وجدولته وتخصيص الموارد، ويقدم خارطة طريق واضحة لفرق المشروع لفهم عملهم وتنظيمه وتنفيذه بفعالية. والغرض من إنشاء أدوات WBS هو تنظيم وتحديد النطاق الإجمالي للمشروع بطريقة منظمة. يمثل كل مستوى من التسلسل الهرمي وصفًا تفصيليًا متزايدًا لعمل المشروع، بدءًا من المشروع بأكمله وصولاً إلى المهام الفردية.

كيفية عمل WBS لمشروع

يمكن استخدام WBS كأداة لإدارة وتتبع تقدم المشروع وتوزيع المهام والموارد بشكل فعال، عن طريق اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد الهدف الرئيسي للمشروع

حدد النتائج المرجوة للمشروع والأهداف الرئيسية التي ترغب في تحقيقها، ومن ثم تسجيل جميع التفاصيل الخاصة بالمشروع، حتى تكون هذه الملاحظات مرجع توجيهي لك.

2. تحليل العمل المطلوب

قسم العمل المطلوب لتحقيق الهدف الرئيسي للمشروع. ثم تحليل المهام والأنشطة الرئيسية التي تحتاج إلى إنجازها.

3. تقسيم العمل إلى مكونات فرعية

قسم العمل الكبير إلى مكونات فرعية أصغر، حيث يمكن استخدام المنهج التسلسلي لتجزئة العمل إلى مجموعة من المراحل الرئيسية، ثم تفصيل كل مرحلة إلى مهام فرعية أصغر.

4. استخدام هيكل هرمي

قم بتمثيل WBS في شكل هرمي. عن طريق البدء بالهدف الرئيسي للمشروع في القمة وقسمه إلى مكونات رئيسية. ثم قسم كل مكون رئيسي إلى مكونات فرعية أصغر واستمر في هذه العملية حتى الحصول على تفصيل مفصل للمهام والأنشطة.

5. التأكد من تمثيل كل العمل

تأكد من أن كل العمل المطلوب لإنجاز المشروع ممثل في WBS. وتحقق من أنه لا يوجد أي عمل مفقود وأن جميع المكونات مغطاة. مع تعيين مسميات ورموز لكل عنصر في WBS. كما يمكن استخدام أرقام أو رموز أو أحرف لتمييز كل عنصر وتحديده بشكل فريد.

6. التحقق والتصحيح

قم بمراجعة WBS المنشأة والتحقق من صحتها واكتمالها. فقد تحتاج إلى إجراء تعديلات أو ضبط بعض العناصر لضمان أنها تمثل الهيكل والعمل المطلوب للمشروع بشكل صحيح.

عناصر هيكل تقسيم العمل WBS

هيكل تقسيم العمل (WBS) هو تحليل هرمي لنطاق المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. ويتضمن المكونات الرئيسية لـ WBS ما يلي:

1. التسليمات

التسليمات هي النتائج أو المخرجات الملموسة أو غير الملموسة التي يجب إنتاجها كجزء من المشروع. وتمثل المنتجات النهائية أو نتائج العمل. ويقوم WBS بتقسيم المشروع إلى تسليمات، والتي يتم بعد ذلك تقسيمها إلى مكونات أصغر.

2. حزم العمل

حزم العمل هي أدنى مستوى في التسلسل الهرمي لهيكل تنظيم العمل وتمثل وحدات العمل الفردية التي يمكن تعيينها لفرد أو فريق واحد. ويتم تعريفها من خلال النتائج التي تنتجها أو الأنشطة المحددة التي تنطوي عليها. وتكون حزم العمل صغيرة بما يكفي لتقديرها وجدولتها وتتبعها بسهولة.

3. الأنشطة

الأنشطة هي المهام أو الإجراءات المحددة المطلوبة لإكمال حزم العمل. وهي تمثل الخطوات القابلة للتنفيذ التي يتعين اتخاذها لتحقيق أهداف المشروع. الأنشطة هي المستوى الأكثر تفصيلًا في WBS وترتبط بموارد محددة وتقديرات زمنية وتبعيات.

4. الهيكل الهرمي

يتبع WBS هيكلًا هرميًا، حيث يتم تقسيم المشروع تباعًا إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. ويسمح التسلسل الهرمي بتنظيم وفهم ومراقبة أفضل لنطاق المشروع وعمله.

5. نقاط التحكم

نقاط التحكم هي مستويات متوسطة في هيكلية العمل التي توفر نقاط الإدارة أو التحكم داخل المشروع. فهي تساعد في تنظيم ومراقبة تقدم المشروع ويمكن استخدامها لتخصيص الموارد وتتبع التكاليف وتقييم الأداء.

6. قاموس WBS

قاموس WBS هو مستند يوفر معلومات مفصلة حول كل مكون في WBS. ويتضمن الأوصاف والمسؤوليات والتبعيات ومتطلبات الموارد والمعلومات الأخرى ذات الصلة لكل تسليم وحزمة عمل ونشاط. ويعمل قاموس WBS كدليل مرجعي لتخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها.

أنواع هيكل تقسيم العمل WBS

هناك عدة أنواع مخططات هيكل تقسيم العمل (WBS) التي يمكن استخدامها في إدارة المشاريع، ومن أهم نماذج WBS ما يلي:

1. هيكل تنظيم العمل القائم على التسليمات (Deliverable-based)

هيكل تنظيم العمل القائم على التسليمات هو أحد أنواع هيكل تقسيم العمل حيث يقسم المشروع فيه إلى تسليمات، وهي المخرجات أو النتائج الملموسة التي يجب إنتاجها. ويتم تقسيم كل تسليم إلى تسليمات فرعية وحزم عمل، والتي تمثل مكونات أصغر للمشروع. ويركز هذا النوع من WBS على نتائج أو منتجات المشروع ويسمح بتحديد وتتبع التسليمات بشكل واضح طوال دورة حياة المشروع. وهو النهج الأكثر شيوعًا، لأنه يركز على النتائج النهائية ويسهل إدارة المشروع ومراقبته.

2. هيكل تنظيم العمل على أساس المرحلة (Phase-based)

هيكل تنظيم العمل على أساس المرحلة يتم تقسيم المشروع فيه إلى مراحل. وتمثل كل مرحلة معلمًا رئيسيًا أو فترة عمل متميزة داخل المشروع. ويتم بعد ذلك تقسيم كل مرحلة إلى مراحل فرعية وأنشطة ومهام. ويعد هذا النوع من WBS مفيدًا عندما يتقدم المشروع بشكل طبيعي عبر مراحل مختلفة، ويساعد في تنظيم وإدارة عمل المشروع بناءً على التسلسل الزمني أو المنطقي.

3. هيكل تنظيم العمل القائم على المسؤولية (Responsibility-based)

هيكل تنظيم العمل القائم على المسؤولية هو نوع آخر من هيكل تقسيم العمل الذي يركز على تعيين المسؤوليات والأدوار لمختلف الأفراد أو الفرق المشاركة في المشروع. بدلاً من تقسيم المشروع على أساس التسليمات أو المراحل، ويقوم بتقسيم العمل على أساس الهيكل التنظيمي أو الأطراف المسؤولة.

أهمية هيكل تقسيم العمل WBS في إدارة المشاريع

يعتبر هيكل تقسيم العمل (WBS) ذو أهمية كبيرة في إدارة المشاريع وتحقيق نجاحها، للأسباب التالية:

1. توضيح نطاق المشروع

يساعد WBS في تحديد وتوضيح نطاق المشروع بشكل أفضل. ويمكن للفريق وأعضاء المشروع فهم مكونات المشروع والأعمال المحددة التي يجب إنجازها.

2. تقسيم العمل بشكل مفصل

يساهم WBS في تقسيم المشروع إلى مكونات فرعية أصغر وأكثر تفصيلًا. مما يسمح بفهم أفضل للعمل المطلوب وتحديد المهام والأنشطة الفرعية التي يجب إنجازها.

3. تحديد المسؤوليات والتخصيصات

يوفر WBS وضوحًا في تحديد المسؤوليات والتخصيصات لأعضاء الفريق. ويمكن تعيين المهام والأنشطة لأفراد معينين وتوزيع المسؤوليات بشكل فعال.

4. تخطيط الموارد

يساعد WBS في تخطيط الموارد بشكل فعال. ويمكن تحديد الموارد المطلوبة لكل مكون في WBS وتوزيع الموارد بناءً على تسلسل وأولوية المهام.

5. تقييم التكاليف والجداول الزمنية

يتيح WBS تقدير تكلفة وجدولة المشروع. ويمكن استخدام هيكل التقسيم لتحديد الموارد المطلوبة والتكاليف المرتبطة بكل مكون والتخطيط للجداول الزمنية لتنفيذ المشروع.

6. إدارة التغييرات

يسهل WBS إدارة التغييرات في المشروع، حيث يمكن تحديد العناصر المتأثرة بالتغييرات وتقدير تأثيرها على المكونات الأخرى في WBS.

7. تواصل فعال

يوفر WBS وسيلة للتواصل الفعال بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الأخرى. ويمكن استخدام هيكل التقسيم لتوضيح نطاق المشروع وتوزيع المهام ومشاركة المعلومات بشكل واضح ومنهجي.

متى تستخدم هيكل تقسيم العمل WBS؟

يُستخدم هيكل تقسيم العمل (WBS) في مراحل متعددة من إدارة المشاريع، منها:

1. تخطيط المشروع

يُستخدم WBS في مرحلة تخطيط المشروع لتحديد نطاق وهيكل المشروع وتحديد المكونات الرئيسية والفرعية. ويُساعد WBS في تحديد المهام والأنشطة اللازمة لإتمام المشروع بنجاح.

2. تقدير التكاليف والموارد

يُستخدم WBS لتحديد الموارد المطلوبة وتقدير التكاليف المتوقعة لكل مكون في المشروع. ويمكن استخدام هيكل التقسيم لتحديد الموارد البشرية والمواد والمعدات المطلوبة وتحديد تكاليفها المرتبطة بكل عنصر.

3. تخطيط الجداول الزمنية

يُستخدم WBS لتحديد التسلسل الزمني للمهام والأنشطة. ويمكن تحديد ترتيب وتسلسل المهام في هيكل التقسيم وتحديد الاعتمادات والتفاعلات بين المهام المختلفة.

4. توزيع المسؤوليات والتخصيصات

يُساعد WBS في تحديد المسؤوليات وتوزيع المهام على أعضاء الفريق. ويمكن تعيين المهام والأنشطة لأفراد معينين وتوزيع المسؤوليات بشكل واضح ومنهجي.

5. إدارة التغييرات

يُستخدم WBS لإدارة التغييرات في المشروع. وعند حدوث تغييرات في المتطلبات أو النطاق أو الجدول الزمني، يُمكن تحديث WBS لتحديد التأثيرات ومواجهة التغييرات المطلوبة.

6. التواصل وإشراك أصحاب المصلحة

يُستخدم WBS للتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة. ويمكن استخدام هيكل التقسيم لتوضيح نطاق المشروع وتوزيع المهام ومشاركة المعلومات بشكل واضح ومنهجي.

مستويات هيكل تقسيم العمل WBS

يتكون هيكل تقسيم العمل (WBS) من عدة مستويات تساعد في تنظيم وتجزئة المشروع إلى مكونات قابلة للإدارة، منها:

1. المستوى الأعلى (Top-Level)

المستوى الأعلى هو أعلى مستوى في هيكل تقسيم العمل ويمثل المشروع الإجمالي أو التسليمات الرئيسية. فهو يوفر رؤية عالية المستوى لمكونات المشروع ويعمل كنقطة انطلاق لمزيد من التحليل.

2. حساب التحكم (Controls account)

حسابات التحكم هي مستويات متوسطة من WBS تقع تحت المستوى الأعلى. وهي تمثل الأقسام الفرعية الرئيسية للمشروع وترتبط عادةً بنقطة إدارة أو مراقبة محددة. وتساعد حسابات المراقبة في تنظيم ومراقبة تقدم المشروع ويمكن استخدامها لتخصيص الموارد وتتبع التكاليف.

3. حزم العمل (Work packages)

حزم العمل هي المستوى التالي من التحلل في WBS. وهي تمثل وحدات عمل محددة يمكن التحكم فيها ويمكن تخصيصها لفرد أو فريق واحد. ويتم تحديد حزم العمل من خلال النتائج التي تنتجها أو الأنشطة المحددة التي تنطوي عليها. وتكون صغيرة بما يكفي لتقديرها وجدولتها وتتبعها بسهولة.

4. الأنشطة (Activities)

الأنشطة هي أدنى مستوى في التسلسل الهرمي لهيكل تنظيم العمل. وهي تمثل المهام أو الإجراءات الفردية المطلوبة لإكمال حزم العمل. وتكون أكثر تفصيلًا وترتبط بموارد محددة وتقديرات زمنية وتبعيات. إنها اللبنات الأساسية للجدول الزمني للمشروع وتسمح بالتخطيط التفصيلي والتنفيذ والمراقبة.

أدوات هيكل تقسيم العمل WBS

هناك عدة أدوات وتقنيات يمكن استخدامها لتطوير هيكل تقسيم العمل (WBS)، منها:

1. أداة EdrawMax  

EdrawMax هي أداة برمجية شاملة للرسم والمخططات تستخدم في مجموعة متنوعة من المجالات والصناعات. وتوفر EdrawMax واجهة سهلة الاستخدام ومجموعة واسعة من الأدوات والموارد لإنشاء رسوم بيانية احترافية ومخططات تنظيمية ورسومات توضيحية.

2. أداة Lucidchart

Lucidchart هي أداة قوية ومرنة لإنشاء الرسوم البيانية والمخططات التي تستخدمها الشركات والفرق في مجموعة متنوعة من المجالات مثل التكنولوجيا والتصميم والهندسة وإدارة المشاريع والتسويق وغيرها. فهي أداة متقدمة لإنشاء الرسوم البيانية والمخططات عبر الإنترنت. 

3. أداة SmartDraw

SmartDraw هي أداة برمجية لإنشاء الرسوم البيانية والمخططات التي تستخدم في مجموعة واسعة من المجالات والصناعات. وتوفر SmartDraw واجهة سهلة الاستخدام ومجموعة متنوعة من الأدوات والقوالب لإنشاء رسوم بيانية احترافية بسرعة وسهولة.

4. أداة Visual Paradigm

Visual Paradigm هي أداة تخطيط ونمذجة قوية وشاملة تستخدم لتصميم وتوثيق وتحليل النظم المعقدة. وتهدف Visual Paradigm إلى مساعدة المهندسين والمحللين والمصممين على فهم وتصميم وتوثيق النماذج المختلفة للأنظمة والعمليات.

5. برنامج Matchware

تضم Matchware مجموعة من الأدوات التي تعزز التفكير الإبداعي وتسهيل عملية التواصل وتحسين التعلم وإدارة المشاريع. وتستخدم هذه الأدوات في الشركات والمدارس والجامعات والمؤسسات التدريبية والمجالات الأخرى حيث يكون التنظيم والتصور البصري ضروريًا لتحقيق الأهداف. مثل برنامج MindView وبرنامج Mediator وبرنامج ScreenCorder وبرنامج OpenMind.

6. أداة Creately

Creately هو أداة رسم ورسم تخطيطية عبر الإنترنت. يسمح Creately للمستخدمين بإنشاء مخططات ورسومات توضيحية ومخططات تدفق ومخططات أخرى باستخدام واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام.

تعلم إدارة المشاريع بشهادات ودورات احترافية معتمدة: 

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

وأخيرًا، يمكن استخدام أدوات هيكل تقسيم العمل بشكل فردي أو مشترك لتطوير WBS الذي يناسب الاحتياجات الفردية للمشروع. كما يجب أن يتم توثيق WBS بشكل ملائم ومشترك مع الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين لضمان فهم واضح لهيكل المشروع.