مهارة التخطيط وكيفية تعلمها وأمثلة عليها

مهارة التخطيط باتت من أكثر المهارات طلبًا في عالم الأعمال حاليًا، نظرًا لأهمية تلك المهارة في تحقيق النجاح بالنسبة للأفراد والمؤسسات، لأن امتلاكها يعني وجود قدرة على تحديد الأهداف ورسم الخطط المنظمة للوصول إليها بطريقة فعالة ومنظمة، الأمر الذي يفرض على كل فرد ضرورة امتلاك تلك المهارة والعمل على تطويرها لتحقيق أقصى استفادة من مميزاتها، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهارة التخطيط وأمثلة عليها وكيفية تعلمها وتطويرها وأهميتها.

ما المقصود بمهارات التخطيط؟

تشير مهارات التخطيط إلى القدرة على تحديد الأهداف المستقبلية وتطوير الاستراتيجيات لتحقيقها، والعمل على تنظيم الموارد والمهام بشكل فعال، إذ يتم تحديد الموارد المطلوبة، ووضع جدول زمني، وتحليل المخاطر المحتملة، بشكل يعزز من الإنتاجية سواء على مستوى الأفراد أو المؤسسات.

ويستفيد الفرد من مهارات التخطيط في حياته المهنية والشخصية من حيث الاستخدام الأمثل للموارد وزيادة الإنتاجية والوفاء بالمواعيد النهائية للمهام والمشروعات، وتوقع التحديات واتخاذ تدابير استباقية لمعالجتها.

كما تستفيد المؤسسات من مهارات التخطيط لدى إداراتها وموظفيها في تحقيق التنسيق والتعاون بين الفرق متعددة الوظائف، وتحديد الأولويات وتوزيع المهام ومراقبة العمل، والاستخدام الفعال للأدوات والموارد لتحسين العمليات التجارية، وإدارة المخاطر ووضع استراتيجيات لتقليل تأثيرها إلى أدنى حد، وكذلك ضمان استكمال المشاريع في حدود الوقت والميزانية المحددين.

اقرأ أيضًا: التخطيط الاستراتيجي وأهدافه وفوائده

أمثلة على مهارات التخطيط:

تتعدد مهارات التخطيط التي يمكن استخدامها لمساعدة الأفراد والمؤسسات على تنظيم الجهود وتحسين الإنتاجية وبلوغ الأهداف بنجاح، ومن أبرز الأمثلة عليها ما يلي:

1- تحديد الأهداف

يُعد تحديد الأهداف من أهم مهارات التخطيط التي تساعد على بلوغ الأهداف الفردية والجماعية، إذ تنطوي تلك المهارة على معرفة ما هو الشيء المُراد تحقيقه ومن المستفيد منه، وما هي الإجراءات الواجب اتخاذها لتحقيق الهدف بالصورة المطلوبة.

وحتى يسهل تحقيق تلك الأهداف، يجب أن تكون محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، ومحددة زمنيًا، وبالتالي يصبح هناك أساسًا قويًا لوضع الاستراتيجيات اللازمة.

2- إدارة الوقت

مهارة إدارة الوقت هي جزءً لا يتجزأ من مهارات التخطيط، وهي تشير إلى تنظيم الوقت بشكل فعال من أجل إنجاز المهام في المواعيد المحددة وتقليل التوتر الناتج عن ضيق الوقت، وهو ما يمكن من الوفاء بالمواعيد النهائية.

ولا تعني إدارة الوقت إنجاز أكبر قدر من المهام، بكل هي تكمن في جودة الأعمال المُنفذة خلال الوقت المُحدد سلفًا، إذ أن الإدارة الصحيحة للوقت تساعد على استغراق وقتًا أقل لاستكمال ذات المهام التي كانت تحتاج إلى وقت أطول دون خطة، وكلما كانت هناك سيطرة وتحكم في الوقت، توفر المزيد من الوقت الذي يمكن استغلاله في التحضير والمراجعة.

3- تخطيط الجدول الزمني

لضمان بلوغ الأهداف الفردية والجماعية، لا بد من إنشاء جداول زمنية مفصلة تشمل المهام والخطوات اللازمة لتحقيق الأهداف، وعند وضع الجدول الزمني، يجب تحديد موعد نهائي لكل مهمة، مع مراعاة أن يشمل جميع المهام بما فيها المهام الفرعية، مع تخصيص الوقت الكافي لمراجعة المهام بعد تنفيذها، للتأكد من إتمام كل مهمة بأفضل جودة ممكنة.

4- تحديد الأولويات

تنطوي مهارة تحديد الأولويات على تقسيم المشاريع الكبيرة أو المهام الضخمة إلى مهام أصغر حتى يسهل تنفيذها، ومن ثم ترتيب تلك المهام حسب الأولوية، وهي الأولوية التي تتحدد بناءً على الأهمية والإلحاح، وهو ما يساعد على التركيز على تنفيذ الأنشطة الأكثر تأثيرًا.

5- تحليل الموارد

يتوقف تنفيذ المهام بفعالية على تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة التي تشمل الوقت، المال، والمواهب، لذلك لا بد من تقييمها لضمان استخدامها بفعالية، والعمل على إدارتها بكفاءة من خلال تحديد الموارد الواجب تخصيصها ومجال استخدامها والتأكد من عدم ترك أي مهمة دون الموارد اللازمة لإتمامها.

6- التفكير الاستراتيجي

لن يستقيم التخطيط دون امتلاك مهارة التفكير الاستراتيجي، وهي تشير إلى القدرة على رؤية الصورة الكبيرة والتخطيط للأهداف طويلة الأجل والتركيز على ما هو منطقي وواقعي من أجل التخطيط وحل المشكلات، فضلًا عن التنبؤ بالاحتياجات الواقعية والملموسة، وتخطيط الحلول لكل منها.

ومن خلال مهارة التفكير الاستراتيجي يمكن التعامل مع البيانات النوعية والكمية، ومن ثم تزداد القدرة على تحليل المواقف المعقدة، وتنفيذ حلول عملية لتحقيق نتائج واقعية وفعالة.

7- التنظيم والتنسيق

تُعد مهارات التنظيم والتنسيق ضرورية لتحقيق الأهداف، لأنها تنطوي على ترتيب الموارد والأنشطة بطريقة تضمن سير العمل بسلاسة، وإدارة الأدوات، والأفراد والجداول الزمنية، والقدرة على تنفيذ العديد من المهام في وقت واحد، مما يجنب حدوث أي تعارض أو فوضى.

8- إدارة المخاطر

دومًا ما تكون هناك مخاطر تحيط بالمهام أو المشاريع أو العمليات، وبالتالي فإن إدارة المخاطر والتحكم فيها وتقليل تداعياتها إلى أدنى حد، مهارة تخطيط مهمة للأفراد والمؤسسات، وتنطوي إدارة المخاطر على التعرف على المخاطر المحتملة، ووضع الخطط اللازمة للتعامل معها في حال حدوثها، وهو ما ينقذ المهام أو المشاريع من التعرض للفشل، وينقذ سمعة المؤسسات.

وتشمل إدارة المخاطر بالتفصيل إجراء تحليل شامل للمخاطر للتعرف على المحتمل منها، وتقييم تأثيرها المحتمل، وتصنيفها إلى فئات مختلفة من حيث الشدة، ووضع استراتيجيات للتخفيف منها أو تقليل تأثيرها.

تعرف على: منهجية إدارة المخاطر وأهم المبادئ

9- التواصل الفعال

تُعد مهارات التواصل الفعال حاسمة لإجراء التخطيط من أجل تحقيق الأهداف، وهي تنطوي على القدرة على نقل وتقديم المعلومات الخطط التي تم تطويرها بشكل فعال سواء شفهيًا أو مكتوبًا، والاستماع النشط للأفكار والنتائج، وإجراء المناقشات الجماعية، وإشراك أعضاء الفريق.

وفيما يخص التخطيط، فإن مهارة التواصل تعني مشاركة الخطة مع الفريق أو الأفراد المعنيين، والتأكد من فهم الجميع لأدوارهم ومسؤولياتهم.

10- حل المشكلات

تتطلب مهارة التخطيط امتلاك القدرة على حل مختلف المشكلات التي قد تظهر خلال التقدم نحو تحقيق الأهداف، وهي مهارة تنطوي على تحديد المشكلة وتحليلها من أجل معرفة سببها، وتنفيذ العصف الذهني من أجل الوصول إلى العديد من الحلول الممكنة واختيار الأفضل منها، واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها بفعالية.

كما أن مهارة حل المشكلات تتضمن العديد من المهارات الأخرى التي لا غنى عنها لوضع الخطط الصحيحة مثل القدرة على التنبؤ بالمشكلات قبل وقوعها، الإبداع، التقييم، التحليل، اتخاذ القرارات.

11- القيادة

تُعد مهارة القيادة من مهارات التخطيط القيمة التي تفيد في تنفيذ الخطط بكفاءة وفعالية، فعندما يعمل قائد الفريق على توجيه الفريق نحو الهدف عبر الخطة التي وضعها، فهو يحتاج إلى امتلاك مهارات القيادة التي تساعده على تفويض المهام ومتابعة تنفيذها، وتحفيز وتشجيع أعضاء الفريق بصورة مستمرة، وهو ما يساعد في النهاية على تنفيذ المهام في الوقت المحدد، ومن ثم بلوغ الأهداف بنجاح.

12- المتابعة والتقييم

يحتاج التخطيط الفعال إلى القدرة على متابعة النتائج خلال سير العمل بانتظام، للتأكد من أن الخطط تسير كما هو متوقع، وحتى يتسنى إجراء التعديلات اللازمة، الأمر الذي يتطلب إنشاء قائمة تحتوي على جميع المهام الفرعية وتتبع كيفية سير كل مهمة، وتحديد المهام التي تم تنفيذها بالفعل دون مشكلات محتملة قد تنشأ منها.

اقرأ أكثر عن خطوات ومراحل التخطيط الاستراتيجي.

كيف أتعلم مهارة التخطيط؟

إذا كنت ترغب في اكتساب مهارة التخطيط، هناك مجموعة من الاستراتيجيات التي يمكنك اتباعها لتنفيذ ذلك، تشمل ما يلي:

1- اكتب المهام في تقويم

حتى تتعلم كيف تخطط بكفاءة وفعالية، من المهم أن تكتب أهدافك ليومك أو لأسبوعك في قائمة صباح كل يوم، حتى تحصل على فكرة واضحة عما يجب عليك تحقيقه، وفي نهاية اليوم قم بمراجعة ما حققته حتى تعرف مدى تقدمك، إذ يساعدك ذلك على متابعة أنشطتك وضمان عدم تفويت أي شيء مهم. 

2- مارس تحديد أهداف SMART

من الاستراتيجيات التي تجعلك لا تواجه أي صعوبة في التخطيط، استخدام طريقة SMART من أجل وضع أهداف محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، ومرتبطة بالوقت، وهي الطريقة التي تساعدك على فهم أي المهام عاجلة وأيها مهمة ويمكن أن تنتظر، ومن ثم تحديد أولويات المهام، وهو ما يؤدي إلى تحسين قدرتك على التخطيط بشكل فعال.

3- تعلم ذاتيًا

من الضروري أن تكتسب مهارات التخطيط عن طريق التعلم الذاتي، من خلال قراءة الكتب التي تتحدث عن التخطيط وإدارة الوقت، فضلًا عن الاستماع إلى محاضرات وورش عمل عبر الإنترنت حول التخطيط الاستراتيجي وإدارة المشاريع.

4- حدد تذكيرات

من الاستراتيجيات المهمة لاكتساب مهارات التخطيط، تحديد تذكيرات للتواريخ والمواعيد أو الاجتماعات، وذلك باستخدام برامج مثل التقويمات، والمنبهات، أو تطبيقات الهواتف الذكية مثل Google Remind Me، أو Remember The Milk، أو Due، وهي استراتيجية تساعدك على تلقي تذكيرات في الوقت المناسب للمواعيد، وبالتالي تغنيك عن الاعتماد على ذاكرتك بشكل أساسي.

5- استخدم الأدوات التخطيطية

هناك العديد من التطبيقات المتاحة التي يمكن أن تساعدك في التنظيم وإدارة الوقت، مثل Trello وAny.do وPomodoro Tracker، فضلًا عن أدوات التخطيط مثل الجداول الزمنية وقوائم المهام.

6- ضع مواعيد نهائية

حتى تضمن أن تظل مسؤولًا عن إتمام المهام، من الأفضل أن تضع موعد نهائي واقعي لكل مهمة، لذلك خصص 10 دقائق كل يوم لتحديد أي مواعيد نهائية قادمة وكتابتها، حتى تنجح في تحسين الإنتاجية والكفاءة.

7- قسم المشاريع الكبيرة إلى مهام صغيرة

عندما تصبح مسؤولًا عن تنفيذ مشاريع أو مهام كبيرة، سوف تجد صعوبة في إنجازها خلال الوقت المحدد، لذلك قم بتقسيمها إلى مهام أصغر حتى تصبح أكثر قابلية للإدارة، وتلك الاستراتيجية تمكنك من تتبع تقدمك بسهولة وزيادة فرصك في إنجاز المهام بنجاح.

8- قم بأتمتة مهامك اليومية

من خلال أتمتة بعض جوانب حياتك اليومية، سوف تتمكن من توفير الوقت وتقليل التوتر المرتبط بالمواعيد النهائية، والتركيز على المهام الأكثر أهمية دون إهمال المهام الصغيرة، ومن المهام التي يمكنك أتمتتها ردود البريد الإلكتروني ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي.

9- خطط للأزمات

حتى تظل مهامك بمأمن من تداعيات المشكلات التي قد تظهر في أي وقت، قم بالتخطيط المسبق لتلك الأزمات، من خلال التنبؤ بالمخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات بديلة للتعامل مع أي حدث طارئ.

كيفية تطوير مهارات التخطيط:

فيما يلي بعض الوسائل التي تساعدك على تطوير مهارات التخطيط لديك بشكل فعال:

1- اختر مهارة محددة لتحسينها

في البداية، يجب أن تحدد مهارة التخطيط التي تحتاج إلى تطويرها، لأن ذلك سوف يساعدك على تعزيز مهاراتك في التخطيط بشكل تدريجي وقابل للإدارة، على سبيل المثال، إذا كنت تسعى لتطوير مهارة التخطيط في المشاريع، ابدأ بتطوير مهاراتك القيادية أولًا.

2- ابحث عن فرص التدريب

من المهم أن تبحث عن فرص التدريب المتاحة لتحسين قدراتك في التخطيط، فهناك العديد من الدورات التدريبية التي تعلم أساليب التخطيط الجديدة، وتركز على تدريس مهارات مثل التفكير النقدي وإدارة الموارد والتواصل، ويمكنك الالتحاق بتلك الدورات حضوريًا أو متابعتها عبر الإنترنت.

تقدم بكه للتعليم دورات تدريبية تمكنك من تعزيز مهاراتك في التخطيط مثل دورة إدارة المشاريع الاحترفية PMP ودورة إدارة المخاطر الاحترافية RMP.

3- تعلم من الآخرين

يمكنك تطوير مهاراتك في التخطيط عن طريق ملاحظة الأشخاص الذين يمتلكون مهارات تخطيط قوية ويستخدمون أدوات وأساليب للتخطيط الفعال، مثل زملاء العمل والمديرين المتفوقين في إدارة أعباء العمل، فمن خلال مراقبتهم يمكنك فهم تلك المهارات وكيفية تطبيقها بشكل عملي، ومع مرور الوقت، يمكنك محاكاة عاداتهم وتطبيقها على عملك الخاص. 

4- مارس التخطيط بانتظام

من الوسائل الفعالة التي تساعدك على تطوير مهاراتك في التخطيط، ممارسة تلك المهارات بشكل يومي سواء في الحياة الشخصية أو في العمل، فكلما مارست التخطيط بشكل متكرر، ستكتسب مهارات أفضل.

5- أطلب التوجيه 

يمكنك الاستعانة بمشورة من مدير أو زميل كبير في العمل، عن أفضل الطرق التي تساعدك على تحسين مهاراتك في التخطيط، فمن خلال طلب الدعم من المدير أو جعل زميل ماهر ليكون مرشدًا لك، يمكنك اكتساب مهارات ومعرفة جديدة.

أهمية مهارات التخطيط:

تلعب مهارات التخطيط دورًا حيويًا في تحقيق النجاح الشخصي والمهني وتمكين المؤسسات من تحقيق أهدافها، وتشمل فوائد تلك المهارات ما يلي:

1- تحقيق الأهداف بكفاءة

تُعد مهارات التخطيط أداة فعالة في تحقيق الأهداف بكفاءة، لأنها تساعد الأفراد والمؤسسات في تحديد أهدافًا واضحة ووضع خطوات قابلة للتنفيذ للوصول إليها، ومن خلال وضع خطة مفصلة يمكن تحديد أولويات المهام وتخصيص الموارد وقياس التقدم المُحرز نحو الأهداف المحددة.

2- تخصيص الموارد بفعالية

تفيد مهارة إدارة الموارد التي تُعد من أهم مهارات التخطيط في تخصيص الموارد على النحو الأمثل وتحقيق أقصى استفادة منها، فعند تخطيط مشروع أو مهمة، يمكن تحديد الموارد اللازمة لإتمامها، وهي الموارد التي تشمل الوقت، المال، والأفراد، مما يؤدي إلى توفير التكاليف وتحسين الكفاءة، وعدم إهدار الموارد على مشاريع عديمة الفائدة.

3- تخفيف المخاطر

من أبرز فوائد مهارات التخطيط، أنها تجنب التعرض للتهديدات والمخاطر المحتملة، أو على الأقل تقلل من تداعياتها إلى أدنى حد، لأن من خلالها يمكن تقييم المخاطر المحتملة وتطوير استراتيجيات للتعامل معها، مما يمنع وقوع الاضطرابات المحتملة التي قد تعرقل نجاح المشروع أو المهام.

4- تعزيز صنع القرار

من خلال التخطيط المنظم، يمكن تقييم الخيارات المختلفة والنتائج المحتملة، مما يساعد في النهاية على اتخاذ قرارات أفضل تصب في صالح الأفراد والمؤسسات.

5- تحسين استخدام الوقت

تتيح مهارات التخطيط تخصيص الوقت بحكمة وتحديد مواعيد نهائية واقعية، بما يمكن من تحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح، ومن ثم تجنب التشتت وضغط الوقت، وهو ما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية، وتقليل مستويات التوتر.

6- زيادة الكفاءة والإنتاجية

عند استخدام مهارات التخطيط في وضع خطة واضحة، يمكن التركيز على المهام والأهداف، واتخاذ الخطوات الأكثر كفاءة لإتمام مهمة أو مشروع دون إهدار الوقت والموارد، مما يزيد من فعالية العمل ويقلل من الفوضى، ويؤدي إلى تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية.

7- التكيف مع التغييرات

تتيح مهارات التخطيط القوية مرونة في تعديل الاستراتيجيات عند وضعها، إذ يمكن للأفراد والمؤسسات إجراء تعديلات على تلك الاستراتيجيات وتكييفها للتعامل مع المواقف غير المتوقعة والظروف المتغيرة، مما يضمن استمرار التقدم نحو الأهداف.

8- التفوق على المنافسين

تساعد مهارات التخطيط المؤسسات على الحصول على رؤية واقعية لنقاط قوتها وضعفها مقارنة بمنافسيها الرئيسيين وتحديد نقاط الضعف لدى المنافسين، بطريقة تمكنها من استغلال نقاط قوتها بطريقة تستهدف نقاط الضعف لدى المنافسين، مما يؤدي إلى تحقيق التفوق التنافسي عليهم.

يمكنك تعلم كيفية تنفيذ الخطط بنجاح من خلال الالتحاق بدورة PMI-SP® لإدارة جدولة المشاريع التي تعزز مهاراتك في إدارة المشاريع وتنفيذها بفعالية.

استعد لبناء مستقبلك المهني مع بكه

إذا كنت ترغب في اكتساب المهارات والمعرفة التي تحتاجها للتميز في سوق العمل، فإن دورات بكه للتعليم هي خيارك الأمثل لبناء مستقبلك المهني وتحقيق التفوق في وظيفتك.

تقدم بكه مجموعة واسعة من البرامج التدريبية التي تلبي احتياجاتك المهنية، على يد أفضل الخبراء المتخصصين في تلك المجالات، باستخدام تقنيات التدريب الحديثة التي تؤهلك لاجتياز الاختبار النهائي والحصول على شهادة معتمدة تزيد من قيمتك في سوق العمل.

بادر بالتسجيل في دورات بكه:

• دورات إدارة مشاريع
• دورات إدارة الموارد البشرية
• دورات تحليل الأعمال
• دورات حوكمة نظم المعلومات
• دورات سلاسل الإمداد
• دورات إدارة الجودة
• دورة أجايل لإدارة الأعمال
• دورة CCMP لإدارة التغيير

الخاتمة:

تشير مهارات التخطيط إلى القدرة على وضع أهداف واضحة للمستقبل وتطوير استراتيجيات فعالة لتحقيقها. يتطلب ذلك تحديد الموارد اللازمة، تنظيم المهام، ووضع جدول زمني دقيق، مما يساهم في تحسين الإنتاجية سواء على المستوى الفردي أو المؤسسي. تتضمن هذه المهارات القدرة على تحليل المخاطر المحتملة واتخاذ تدابير استباقية للتعامل معها، مما يعزز من تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية.

في السياق المهني، تساعد مهارات التخطيط الأفراد على الاستفادة المثلى من الوقت والموارد، وتسهيل إنجاز المهام ضمن الأطر الزمنية المحددة. أما على المستوى المؤسسي، فإن هذه المهارات تدعم التنسيق بين الفرق، تحديد الأولويات، وتوزيع المهام بفعالية، مما يؤدي إلى تحسين العمليات وإدارة الموارد بشكل أمثل. يساعد التخطيط الجيد أيضًا في إدارة المخاطر وضمان نجاح المشاريع ضمن الحدود الزمنية والمالية المتاحة.

وفي الختام، فإن مهارات التخطيط هي الأدوات الفعالة التي تساعد على تحديد الأهداف وتنظيم الجهود وبلوغ الأهداف بنجاح، الأمر الذي جعل من تطوير هذه المهارة استثمار الوقت في تعلمها ضرورة لا غنى عنها لتحقيق النجاح والتفوق.