الفرق بين المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية وتقنيات استنباطهما وأفضل الممارسات

تستهدف جميع المنظمات من المشاريع التي تنفذها، تقديم منتجات أو خدمات على أعلى مستوى من الجودة، والتي تلبي طلبات عملائها، وذلك في ظل حرصها على الحفاظ على مكانتها في السوق، ويحصل فريق المشروع على متطلبات العميل عبر المتطلبات الوظيفية، والتي تساعد في الحفاظ على سير الفريق في الاتجاه الصحيح، ولكن حتى يكون الفريق قادرًا على إنجاز المشروع بنجاح؛ لا بد من فهمه الفرق بين المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية، والذي نوضحه في سطور هذا المقال.

المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية

في البداية، يجدر التنويه إلى أن عدم وضوح متطلبات المشروع يؤدي إلى ضعف تحديد النطاق، والذي ينتج عنه تمديد الجدول الزمني وزيادة التكلفة، وبالتالي يضطر العميل لقبول منتجًا ضعيف الجودة، نظرًا لعدم امتلاكه الوقت والمال للاستثمار.

ومما سبق، يتبين ضرورة فهم الفرق بين المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية، حتى يستطيع العميل وفريق المشروع فهم متطلباتهم بوضوح، وهو ما يؤدي إلى تحسين النطاق، وتحسين التكلفة، وإنتاج منتج بجودة عالية.

وإليكم فيما يلي الفرق بين المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية:

المتطلبات الوظيفية

تُعرف المتطلبات الوظيفية بأنها وظائف أو مواصفات المنتج والتي تحدد المطلوب من البرنامج بدقة، وكيفية استجابة النظام للمدخلات، فتلك المتطلبات تحدد أهداف البرنامج والذي لا يعمل إلا في حال تلبيتها، أي أن المطلب الوظيفي يصف سلوكًا معينًا لوظيفة النظام عند استيفاء شروط معينة.

ويتولى محللو الأعمال مهمة صياغة المتطلبات الوظيفية، وذلك من خلال تواصلهم مع العملاء ومعرفة احتياجاتهم ورغباتهم وترجمتها إلى مواصفات.

ومن أمثلة المتطلبات الوظيفية ما يلي:

• متطلبات الأعمال التجارية.
• متطلبات الإبلاغ.
• اشتراطات التصديق.
• قواعد العمل.
• متطلبات إصدار الشهادات.
• متطلبات الإبلاغ.
• البيانات التاريخية.
• المتطلبات القانونية أو التنظيمية.
• المهام الإدارية.

المتطلبات غير الوظيفية

المتطلبات غير الوظيفية هي التي تحدد كيفية تنفيذ النظام لوظيفة معينة، وما هي القيود المفروضة على وظيفته.

والمتطلبات غير الوظيفية تغطي الاحتياجات المتبقية التي لا تغطيها المتطلبات الوظيفية، وعلى الرغم من عدم تأثر عمل النظام في حال عدم تلبية المتطلبات غير الوظيفية؛ إلا أنه لا ينبغي التقليل من أهمية دورها لأنها أكثر توجهًا نحو المستخدم وتركز على تجربته، إذ تحدد سلوك النظام وميزاته وخصائصه العامة.

ويمكن قول أن تحديد المتطلبات غير الوظيفية وتنفيذها بصورة جيدة، يسهل من استخدام النظام وتحسين الأداء.

ومن أمثلة المتطلبات غير الوظيفية ما يلي:

• قابلية الاستخدام.
• الموثوقية.
• الأداء.
• قابلية الاسترداد.
• قابلية الصيانة.
• الصلاحية للخدمة.
• قابلية التوسع.
• قابلية الإدارة.

كيف تختلف المتطلبات الوظيفية عن المتطلبات غير الوظيفية؟

يمكن توضيح الاختلافات الجوهرية بين المتطلبات الوظيفية والمتطلبات غير الوظيفية في النقاط التالية:

• تحدد المتطلبات الوظيفية النظام أو مكونه، أما غير الوظيفية فهي تحدد سمة الجودة للنظام.
• المتطلبات الوظيفية تحدد ماذا يجب أن يفعل النظام، وغير الوظيفية تحدد كيف يجب أن يفي النظام بالمتطلبات الوظيفية.
• المتطلبات الوظيفية يسهل تحديدها، عكس المتطلبات غير الوظيفية فإن تعريفها أكثر صعوبة.
• تُحدد المتطلبات الوظيفية من قِبل المستخدم، وغير الوظيفية تُحدد من قِبل المنفذون التقنيون.
• لا بد من تلبية المتطلبات الوظيفية، وليس من الضروري تلبية المتطلبات غير الوظيفية.
• تُلتقط المتطلبات الوظيفية في حالة الاستخدام، وغير الوظيفية تُلتقط كميزة جودة.
• المتطلبات الوظيفية مُحددة على مستوى المكونات، وغير الوظيفية تُطبق على نظام كامل.
• تساعد المتطلبات الوظيفية على التحقق من وظيفة البرنامج، وغير الوظيفية تساعد على التحقق من أداء البرنامج.

مزايا المتطلبات الوظيفية

من الضروري إنشاء وثيقة متطلبات وظيفية نموذجية، لأنها تحقق العديد من المميزات وهي:

• تُستخدم الوثيقة في التأكد من مدى توفير التطبيق جميع الوظائف التي تم ذكرها في المتطلبات الوظيفية.
• تساعد على تحديد وظيفة النظام أو أحد أنظمته الفرعية.
• تساعد المتطلبات الوظيفية إلى جانب تحليل الاحتياجات على تحديد الاحتياجات المفقودة.
• من السهل إصلاح الأخطاء التي جرى اكتشافها خلال مرحلة جمع المتطلبات الوظيفية.
• المتطلبات الوظيفية تدعم أهداف المستخدمين أو مهامهم أو أنشطتهم لتيسير إدارة المشاريع.
• المتطلبات الوظيفية تظهر سلوكًا وظيفيًا مرئيًا خارجيًا، ولذلك يمكن التعبير عنها في نموذج حالة الاستخدام أو قصة المستخدم.

يمكنك الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة في إدارة المشاريع المُقدمة من منصة بكه، من أجل تعزيز مهاراتك في هذا المجال.

مزايا المتطلبات غير الوظيفية:

أما عن مزايا المتطلبات غير الوظيفية، فيمكن حصرها في النقاط التالية:

• تساعد في ضمان قابلية النظام للتطوير وأمنه وموثوقيته.
• تُستخدم في ضمان تلبية النظام لاحتياجات المستخدم.
• المتطلبات غير الوظيفية تضمن سهولة استخدام النظام وصيانته.
• من خلال تلك المتطلبات يمكن التحقق من مدى مناسبة النظام للغرض.

ما هي تقنيات استنباط المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية؟

استنباط المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية هي عملية استخلاص متطلبات المشروع للوصول إلى البيانات ذات الصلة، تلك البيانات الفنية أو التجارية غير الموثقة رسميًا في أي مكان، بهدف تحديد الافتراضات والمخاطر والاحتياجات التي ينطوي عليها أي مشروع، وهي المهمة التي يقوم بها محللو الأعمال التجارية، من خلال اتباعهم منهجية دقيقة ومنطقية.

وعملية استنباط المتطلبات ضرورة لا غنى عنها في أي مشروع، لأنها تلعب دورًا حاسمًا في طرح متطلبات المشروع، وبالتالي فإن أخطائها تؤدي إلى فشل المشروع، ولتجنب تلك الأخطاء لا بد من اتباع أيًا من التقنيات التالية:

1- العصف الذهني

وهي عبارة عن جلسات مثمرة يقودها محللو الأعمال من خلال تشكيل فريقًا مع ممثلي جميع أصحاب المصلحة لمعرفة الأفكار الجديدة وتبادلها، ولصياغة خطة العمل؛ لا بد من توثيق الاقتراحات المنبثقة عن تلك الجلسات.

2- تحليل الوثائق

في هذه التقنية يحدد محللو الأعمال متطلبات التغييرات أو التحسينات من خلال استعراض الوثائق الحالية المتاحة، والتي يمكن الحصول عليها من مصادر مثل تعليقات العملاء وخطط المشاريع الموجودة مسبقًا، ومواصفات النظام، ووثائق العمليات، وملفات أبحاث السوق.

3- مجموعات التركيز

وهي مجموعات تضم أصحاب المصلحة، يقدمون فيها التعليقات التي تعزز من الأفكار أو الحلول التي جرى استنتاجها من أنشطة استنباط سابقة مثل العصف الذهني وتحليل الوثائق.

4- تحليل الواجهة

تعتمد هذه التقنية على فكرة تفكيك كيفية تفاعل النظم الخارجية والداخلية مع بعضها البعض ومع المستخدمين النهائيين، وبالتالي يستطيع محللو الأعمال تحديد المتطلبات المحتملة ومعرفة القيود.

5- إجراء المقابلات

وفي هذه التقنية يعقد محللو الأعمال مقابلات رسمية أو غير رسمية مع خبراء الموضوع وأصحاب المصلحة والمستخدمين النهائيين، لطرح الأسئلة عليهم ومعرفة آرائهم، ومن ثم استخراج المتطلبات منها.

6- حلقات العمل

تُستخدم هذه التقنية للمشاريع المعقدة التي تضم أصحاب مصلحة متعددين، وهي مهمة للغاية لأنها تشهد تعاونًا بين الخبراء وأصحاب المصلحة في الموضوع، ومن ثم يمكن حل النزاعات والتوصل إلى اتفاق.

7- الملاحظة

في هذه التقنية يستطيع محلل الأعمال فهم المتطلبات بناءً على الملاحظات المتعلقة بتدفقات العمليات وبيئات عمل أصحاب المصلحة.

8- الدراسات الاستقصائية

الدراسات الاستقصائية أو الاستبيان هي مهمة يقوم بها محللو الأعمال لاستنباط متطلبات المشاريع، إذ يعطون الخبراء وأصحاب المصلحة في المشروع استبيانًا لتعبئته، ثم يحللون الإجابات لمعرفة المتطلبات.

أفضل الممارسات لكتابة المتطلبات الوظيفية

هناك مجموعة من الممارسات التي يمكن الاستعانة بها عند إعداد قائمة بالاحتياجات الوظيفية وهي كما يلي:

1- وثيقة مواصفات المتطلبات الوظيفية

وثيقة مواصفات المتطلبات الوظيفية Functional Requirements Specification واختصارها FRS، هي الوثيقة التي تشمل مجموعة من العناصر المهمة ومنها:

• قيمة النظام ولماذا يتم تطويره.
• جميع وظائف المنتج وكيف يمكن تنفيذه.
• المتطلبات مثل المميزات ومواصفات قواعد البيانات والربط بين الوظائف.

2- مستند الحالات

من خلال مستند الحالات يتم تحديد جميع السيناريوهات الممكنة لتفاعل المستخدم مع النظام، وكيف يستجيب النظام لجميع إجراءات المستخدمين، إضافة إلى سيناريوهات استخدام المنتج. كما يشتمل هذا المستند على أنواع المستخدمين والوظائف المتاحة لكل نوع منهم، والربط بين عدة عناصر من النظام على مستوى نظام المستخدم.

3- مستند قصص المستخدم

من خلال هذا المستند يتم وصف كيفية التفاعل مع النظام من منظور المستخدم، أي تحليل مفصل لسلوك المستخدم المحتمل، ولذلك يجب أن تشتمل هذه الوثيقة على ما يلي:

• احتياجات المستخدم.
• الإجراءات من وجهة نظر المستخدم.
• التقدم المحرز: يشمل ذلك كيفية تنفيذ وظيفة يختارها المستخدم.

4- التحليل الوظيفي

عن طريق وسيلة التحليل الوظيفي، يتم تقسيم الوظائف المعقدة إلى أجزاء هيكلية، وهو ما يسهل من عملية التطوير في مرحلة مبكرة، ويتيح تقدير مدة المشروع وتكلفته بشكل أدق. (اقرأ أيضًا: مراحل إدارة المشاريع الخمسة).

وأهم ما يميز هذه الوسيلة، أنه في حال حدوث أي خطأ؛ يمكن الرجوع إليها ومعرفة الجزء الذي فشل في النظام.

أفضل الممارسات لكتابة المتطلبات غير الوظيفية

يمكن تحديد قائمة المتطلبات غير الوظيفية عن طريق الممارسات التالية:

1- وثيقة متطلبات قابلية الاستخدام

تنص هذه الوثيقة على ضرورة أن يكون النظام بديهيًا وبسيطًا وسهل الاستخدام، كما أنها تساعد في تحديد مدى سهولة تفاعل المستخدمين مع المنتج وتلبية احتياجاتهم.

ولا بد من تحديد الميزات الضرورية في هذه الوثيقة، مع وصف الطريقة التي يجب أن يفهم بها المستخدم كل مكون بها.

2- وثيقة المتطلبات القانونية

تشمل هذه الوثيقة المتطلبات المتعلقة بالامتثال للقانون، إذ لا بد من دراية مالك المنتج وفريق التطوير بقوانين الصناعة التي يجب أن يمتثل لها المنتج، فضلًا عن التراخيص اللازمة والعقوبات المحتملة.

ولذلك تتضمن وثيقة المتطلبات القانونية القوانين والتراخيص والجوانب الأخرى للنشاط القانوني للمنتج الذي يخضع للتطوير.

3- وثيقة المصداقية

سُميت هذه الوثيقة بهذا الاسم لضرورة اشتمالها على نقاط الضعف المُحتملة للمنتج، وذلك من خلال تحليل الأنظمة المماثلة الأخرى في السوق ووضع قائمة بوظائفها وقدراتها وأوجه قصورها.

ولذلك من الضروري التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات في فحص المشكلات الشائعة النموذجية لمجموعة التكنولوجيا المطبقة، لتجنب مشكلات إدارة المشاريع المُحتمل وقوعها.

4- وثيقة مؤشر الأداء

وهي الوثيقة التي توضح مدى سرعة استجابة المنتج لإجراءات المستخدم، وسرعة الإخراج استجابة للطلب.

دورات إدارة المشاريع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR

وفي الختام، فإن معرفة الاختلافات بين المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية تساهم في إتمام أي مشروع بنجاح، ولذلك لا بد من الاستعانة بمحللين الأعمال المحترفين الذين يساعدون على تحديد مواصفات المنتج المطلوب بدقة أفضل.