تتطلب عملية الإدارة الناجحة أنظمة عالية الجودة لمعالجة جميع البيانات المالية والتنظيمية. فاليوم، تستخدم العديد من الشركات أساليب واتفاقيات جديدة لتعزيز عملها وضمان أن تكون عملية الإنتاج كما هو مخطط لها، وتتمثل إحدى أهم الطرق لتحقيق ذلك في تحديد اتفاقية مستوى الخدمة مع عملائهم.  

 ما هي اتفاقية مستوى الخدمة 

اتفاقية مستوى الخدمة SLA هي عقد مكتوب بين مقدم خدمة داخلي وعميل خارجي يحدد بدقة الخدمات المطلوبة، ودرجة الخدمة المتوقعة، والمزود الذي سيقدم الخدمات.

تعد اتفاقية مستوى الخدمة بشكل عام جزءًا من اتفاقية الاستعانة بمصادر خارجية أو اتفاقيات أخرى لتقديم الخدمات. ويجب على مقدمي الخدمات الانتباه إلى الاختلافات بين المخرجات الداخلية ونتائج العملاء، مما يساعد على تحديد توقعات الخدمة.

من يحتاج إلى اتفاقية مستوى الخدمة

نشأت اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) بفضل شركات خدمات الشبكة، ولكنها انتشرت الآن في مجموعة متنوعة من القطاعات. على سبيل المثال، تؤسس شركات تكنولوجيا المعلومات اتفاقية مستوى الخدمة مع عملائها الداخليين والتي يمكن تبريرها وتقييمها ومقارنتها بمتعاقدين خارجيين. 

ويعد مقدمو خدمات تكنولوجيا المعلومات ومقدمو الخدمات المُدارة، فضلاً عن الحوسبة السحابية ومقدمي خدمات الإنترنت، كأمثلة على القطاعات التي تستخدم اتفاقية مستوى الخدمة (SLA). 

ما هي أنواع اتفاقية مستوى الخدمة

هناك ثلاثة أنواع أساسية من اتفاقية مستوى الخدمة: 

  • اتفاقية مستوى خدمة العملاء

اتفاقية مستوى خدمة العملاء بين العميل ومقدم الخدمة. حيث يتم التوصل إلى اتفاق بشأن الخدمات التي سيتم تقديمها، بما في ذلك: 

      1. تفاصيل الخدمة 
      2. معايير لكل مستوى من مستويات الخدمة 
      3. أحكام الخدمة 
      4. إجراءات التصعيد  
      5. مسؤوليات كل مستوى 
      6. شروط الإلغاء 
  • اتفاقية مستوى الخدمة الداخلية

اتفاقية مستوى الخدمة الداخلية يقع هذا النوع بين مؤسسة وعملائها الداخليين أو قسمها أو موقعها. حيث تتضمن اتفاقية مستوى الخدمة هذه أربعة تقارير أسبوعية يتم إرسالها من قسم التسويق إلى قسم المبيعات للتأكد من أن الفِرق يمكنها تحقيق أهدافها. 

  • اتفاقية مستوى الخدمة متعددة المستويات 

اتفاقية مستوى الخدمة متعددة المستويات حيث يتم تقسيم الاتفاقية إلى مستويات مختلفة خاصة بسلسلة من العملاء الذين يستفيدون من الخدمة. ويتم وضع كل مستوى من مستويات الخدمة في طبقات SLA متعددة المستويات. 

أهمية اتفاقية مستوى الخدمة 

تعد اتفاقية مستوى الخدمة SLA ضرورية لمقدمي الخدمة لتلبية توقعات العملاء وتحديد المخاطر والشروط المتعلقة بالأداء. يستفيد العملاء أيضًا من اتفاقية مستوى الخدمة لأنها تحدد خصائص أداء الخدمة. وهي واحدة من العقدين الأساسيين اللذين أبرمهما مقدمو الخدمة مع عملائهم

كما وتضيف اتفاقية مستوى الخدمة مزيدًا من الوضوح إلى الخدمات المقدمة والمعايير التي سيتم استخدامها لتقييم أدائها بين عقدي الخدمة. وينشئ العديد من المزودين اتفاقية رئيسية لتعيين الشروط العامة للتفاعل مع عملائهم.  ويتم تحديد الخدمات التي يتم تضمينها في عرض الخدمة من خلال التزامات الخدمة. 

تجد هنا أهم أربعة أسباب تجعلك تأخذ في عين الاعتبار في تطبيق اتفاقية مستوى الخدمة في منظمتك. 

1- تحديد إرشادات واضحة وقابلة للقياس 

تعد اتفاقية مستوى الخدمة أمرًا بالغ الأهمية حيث تضمن أن تكون أنت ومزود الخدمة على إطلاع على الأمور نفسها فيما يتعلق بالمعايير والخدمة. فبمجرد إنشاء اتفاقية مستوى خدمة، يمكنك أنت ومزودك العمل استناداً إلى الأهداف التي وضعتها. 

لذلك يعد إنشاء إرشادات واضحة وقابلة للقياس أمرًا مهمًا لأنه يقلل من فرص فشل مزود الخدمة ويزوده بالأسباب في حال لم تكن النتائج مرضية. 

2- وضع توقعات واقعية لعملائك

عندما يكون العميل غير راضٍ عن جودة الخدمة التي تلقاها، فعادةً ما يكون ذلك بسبب عدم تلبية الشركة لتوقعاته فيما يتعلق بوقت اتخاذ القرار أو إيجاد الحلول. حيث يتم ذكر هذه التوقعات بوضوح في اتفاقيات مستوى الخدمة، لذلك لا يحتاج العميل للتساؤل عما إذا كان قد تم تلقي استفسار أم لا.

فمثلاً إذا كانت سياستك تنص على أنك ستقوم بالرد في غضون 24 ساعة، فإن العميل يدرك أن الأمر سيستغرق هذه المدة على الأقل. لذلك، من المهم إعداد متعقب SLA أونلاين حتى تتمكن من معرفة وقت تلقي الرسالة والرد بشكل مناسب خلال الإطار الزمني المتفق عليه. 

3- يوفر آلية تعويض لالتزامات الخدمة التي لم يتم الوفاء بها 

إذا فشل مزود الخدمة الخاص بك في الوفاء بمسؤولياته، فقد يكون لذلك تداعيات خطيرة على سمعة شركتك ونتائجها النهائية. فإذا لم يتم الوصول إلى معايير الأداء، يجب عليك إضافة التبعيات وخطة النسخ الاحتياطي في اتفاقية مستوى الخدمة الخاصة بك.

وقد تفرض غرامات مالية من شأنها مساعدة شركتك إذا تعرضت لخسائر، وهذا ما سيساعدك في حماية شركتك في أوقات الأزمات. 

4- تقديم دعم بشكل مستمر 

يكون فريق الدعم أكثر اتساقًا إذا تم وضع معايير واضحة. فعندما يتصل أحد العملاء بخدمة الدعم الخاصة بك لأي سبب من الأسباب، يجب أن يكون هدفك هو أن يعرفوا بالضبط ما يمكن توقعه. حيث تلزم اتفاقية مستوى الخدمة المصاغة جيدًا فريقك بالحفاظ على الاتساق لتلبية متطلبات الاتفاقية. 

ما هي عناصر اتفاقية مستوى الخدمة

يجب أن تحتوي اتفاقية مستوى الخدمة على العناصر التالية: 

  • نظرة عامة على الاتفاقية: 

يوضح هذا القسم أساسيات العقد، بما في ذلك موجز وتاريخ البدء والخدمات المقدمة. 

  • وصف الخدمات: 

تحتاج اتفاقية مستوى الخدمة إلى أوصاف لجميع الخدمات، بما في ذلك كيفية تقديم الخدمات، وما إذا كانت خدمة الصيانة متوفرة، وساعات التشغيل، ومخطط العمليات، وقائمة بجميع التطبيقات المستخدمة. 

  • إدارة المخاطر

هذا القسم مسؤول عن وضع خطة للتعافي من الكوارث في حالة حدوثها ووضع خطة لكيفية تجنبها. 

  • التوقيعات: 

يجب على جميع أصحاب المصلحة التوقيع على الوثيقة لإظهار موافقتهم على كل التفاصيل. 

  • أداء الخدمة: 

يجب أن يوافق العميل على قائمة بجميع المقاييس التي ستستخدم لقياس مستويات الأداء والخدمة. 

  • تصحيح:

يجب تحديد ما إذا كان مقدم الخدمة لا يستطيع الوفاء باتفاقية مستوى الخدمة الخاصة به. 

  • تتبع الخدمة والإبلاغ عنها: 

يحدد هذا القسم هيكل التقرير ويتتبع الفترات الزمنية وأصحاب المصلحة في الاتفاقية. 

  • الاستثناءات: 

يجب أيضًا تحديد الخدمات التي لم يتم تقديمها بوضوح لتجنب الالتباس وإلغاء مساحة الافتراضات من الأطراف الأخرى. 

  • عمليات المراجعة الدورية والتغيير: 

يجب مراجعة اتفاقية مستوى الخدمة وجميع مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل منتظم. 

  • عملية الإنهاء

يجب أن تحدد اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) الظروف التي يمكن بموجبها إنهاء الاتفاقية. 

 
إن اتفاقية مستوى الخدمة ضرورية لحماية عملك وضمان علاقة إيجابية مع المورد الخاص بك. ويعد الوعي المتبادل بتوقعات الأداء أمرًا بالغ الأهمية لجميع الأطراف المعنية للحصول على تجربة ممتعة. فلذلك يجب أن يكون أي مقدم خدمة تختاره حريصًا على العمل معك لتطوير اتفاقية مستوى الخدمة.

ومع ذلك، فإن وجود اتفاقية مستوى خدمة وحده لا يكفي. تذكر دائمًا إعادة تقييم عقدك عندما تتوسع منظمتك أو تتغير. قد تختلف احتياجاتك بمرور الوقت، ويجب أن تعكس اتفاقية مستوى الخدمة هذه التغييرات باستمرار.