إدارة موارد المشروع وأنواعها  وطرق تحميلها وجدولتها ومهارات المدير

إدارة موارد المشروع تشمل تخطيط وتنظيم الموارد المادية والبشرية بكفاءة لتحقيق أفضل نتائج وتقليل التكاليف والمخاطر. يقوم مدير المشروع بتحديد الاحتياجات، وضع خطط وجدولة الموارد، ورصد استخدامها، مما يعزز كفاءة المشاريع ويقلل التكاليف والمخاطر، ويضمن تحقيق الأهداف وزيادة ثقة أصحاب المصلحة.

تُعد إدارة موارد المشروع بكفاءة وفعالية من أهم العوامل الداعمة لنجاحه، فعندما يتمكن مدير المشروع من تحسين تخصيص واستخدام الأدوات والعمليات والأشخاص؛ فهو يضمن بذلك تحقيق المشروع أهدافه وتنفيذه في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ومعايير الجودة الموضوعة، وكلما كان مدير المشروع متمكنًا من إدارة موارده؛ ازدادت قدرته على التعامل مع مختلف التعقيدات، وهو ما يؤدي في النهاية إلى تقليل المخاطر وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد، لذلك نوضح في هذا المقال المقصود بإدارة موارد المشروع وأنواع الموارد في المؤسسة وأهمية وأدوات إدارتها، كما نناقش طرق جدولة الموارد وما هو تحميل الموارد وطريقته وفوائده ومهارات مدير الموارد.

المقصود بإدارة موارد المشروع:

تشير إدارة موارد المشروع إلى العملية المنظمة التي تتبعها المؤسسة في تنظيم وتخطيط موارد المشروع، وهي الموارد التي تشمل المعدات والأدوات والمرافق والتكنولوجيا، والموارد البشرية من القوى العاملة، إذ تعمل على إدارة تلك الموارد بكفاءة من أجل تحقيق أقصى استفادة منها وضمان استخدامها على النحو الأمثل.

ويتولى مدير المشروع مسؤولية إدارة موارده، إذ يعمل على تحديد احتياجات المشروع من الموارد، ووضع خطة لها وجدولتها ورصد استخدامها، كما يعالج أي تضارب في تلك الموارد.

ومن خلال الإدارة الفعالة للموارد، تتمكن المؤسسة من زيادة كفاءة المشاريع وتحقيق أفضل نتائج، مع تقليل تكاليفها والتخفيف من مخاطرها.

أنواع الموارد في المؤسسة:

تنقسم الموارد في المؤسسات إلى عدة أنواع وهي:

1- الموارد الاقتصادية

يُعد التمويل من أبرز أنواع الموارد الاقتصادية، وهو أهم مورد في المشروع وعنصر لا غنى عنه لنجاحه، وينطوي على تخطيط الميزانية وتقدير التكاليف ومراقبة النفقات طوال دورة حياة المشروع للتأكد من أنه لا يتجاوز الميزانية المُحددة.

ويشمل هذا المورد تمويل المواد والمعدات والمرافق والأيدي العاملة، وجميع النفقات التي يحتاج إليها المشروع.

والإدارة الفعالة للموارد الاقتصادية تنطوي على تحليل التكاليف والفوائد وتقليل المخاطر المتعلقة بالجوانب المالية، وذلك من أجل ضمان نجاح المشروع.

2- الموارد المادية

تتمثل الموارد المادية التي تمتلكها المؤسسات في الأصول الملموسة وهي:

• المعدات والأدوات: تشمل الآلات المتخصصة في مشاريع البناء والبرامج في مشاريع تكنولوجيا المعلومات، وغيرها من المعدات المطلوبة لتنفيذ مختلف المهام.
• المواد الاستهلاكية: وهي المواد المُستهلكة خلال تنفيذ المشروع، مثل المواد الخام واللوازم المكتبية.
• المرافق: وهي الحيز المادي الذي يتم تنفيذ المشروع فيه، مثل المصانع أو المختبرات أو غرف الاجتماعات أو المكاتب.

3- الموارد البشرية

تُعد الموارد البشرية هي العمود الفقري لأي مشروع، ويتوقف نجاحه على مدى توافرها، وهي القوى العاملة التي تنفذ المشروع وما تمتلكه من مهارات وخبرات تساهم في تنفيذ المشروع بنجاح، وتشمل الموارد البشرية: مدير المشروع، أعضاء الفريق، الأخصائيين، والموظفين الآخرين المشاركين في المشروع.

اهمية إدارة الموارد:

عند إدارة الموارد في المشروع، تتمكن المؤسسات من تحقيق مجموعة من الفوائد، وتشمل ما يلي:

1- الاستخدام الأمثل للموارد

تنطوي إدارة موارد المشروع على تخصيصها بشكل فعال، وهو ما يكفل الاستخدام الأمثل لها دون هدر وتحقيق أقصى فائدة منها، ويتمكن مدير المشروع من زيادة إنتاجيته عندما ينجح في مطابقة الموارد المناسبة مع المهام الصحيحة، وينتج عن ذلك تقليل التكاليف وتحسين نتائج المشروع.

2- تحسين كفاءة المشاريع

من أبرز فوائد إدارة موارد المشروع أنها تساعد على تحسين كفاءته، فعندما يتم تخصيص الموارد وجدولتها بشكل فعال؛ يمكن إنجاز كافة مهام المشروع دون تأخير، وبالتالي تسير عمليات المشروع بسلاسة.

3- التقليل من مخاطر المشروع

من أهم عمليات إدارة موارد المشروع تحديد القيود المحتملة على تلك الموارد، فقد يواجه المشروع تحديات بخصوص الموارد تعوق تقدمه، مثل نقص المعدات أو المهارات، وهنا يأتي دور إدارة الموارد والتي تعالج تلك التحديات بشكل استباقي لضمان استمرار تقدم المشروع.

4- تخفيض تكاليف المشروع

تفيد إدارة موارد المشروع في تقليل تكاليفه، لأنها تنطوي على منع هدر تلك الموارد وتخصيصها بشكل فعال من أجل تقليل النفقات غير الضرورية، واستمرار تنفيذ المشروع وفقًا للميزانية المُحددة.

5- تعزيز نتائج المشروع

عندما ينجح مدير المشروع في توفير جميع الموارد المطلوبة والتقليل من مخاطر نقصها من أجل إنجاز المهام بكفاءة، فإن ذلك ينعكس على نجاح المشروع بالإيجاب، إذ تتحسن نتائجه وجودته ويتم تنفيذه في إطار الوقت والميزانية المحددين.

6- تعزيز ثقة أصحاب المصلحة

تساعد الإدارة الفعالة لموارد المشروع على تعزيز ثقة أصحاب المصلحة، لأنها تكفل تنفيذ المشاريع بتخصيص فعال للموارد يضمن تنفيذها على النحو الأمثل ودون الخروج عن نطاقها.

7- تحسين معنويات الفريق

تلعب إدارة موارد المشروع دورًا فعالًا في زيادة الروح المعنوية لأعضاء الفريق المنفذ للمشروع، لأنها تتيح لهم الحصول على الموارد المطلوبة من أجل إكمال المشروع، وبالتالي تقل أعباء العمل عليهم ويقل الصراع في مكان العمل، وهو ما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية.

8- إعداد تقارير دقيقة

تتمكن المؤسسات من خلال عملية إدارة موارد المشروع من إنشاء تقارير دقيقة تتضمن حساب رواتب الموظفين وتكاليف المعدات وهوامش الربح، وهي التقارير التي يمكن استخدامها مستقبلًا كمراجع يستند إليها مديرو المشاريع في طلب تمويل المشاريع من أصحاب المصلحة.

9- زيادة الأرباح

تُعد زيادة الأرباح من أهم فوائد إدارة موارد المشروع، فمن خلال هذه العملية يتم حساب الموارد اللازمة وبالتالي يعمل مديرو المشاريع على العثور على موارد عالية الجودة بتكلفة منخفضة، وهو ما يؤدي إلى تنفيذ المشروع بنجاح وبتكاليف أقل، ومن ثم تزداد ربحيته.

10- وضع جداول زمنية أكثر دقة

تسمح إدارة موارد المشروع لمديري المشاريع بوضع جداول زمنية دقيقة تحدد المواعيد النهائية لجميع المهام، وهو ما يساعد على قياس التقدم المُحرز وتقييم النتائج.

الممارسات الصحيحة في إدارة الموارد:

تتعدد أدوات وتقنيات إدارة الموارد التي يتعين على مدير المشروع استخدامها، وتشمل ما يلي:

1- تحديد الموارد المطلوبة

أهم تقنيات إدارة الموارد هي تحديد الموارد التي يحتاج إليها المشروع من أجل تنفيذه، وهذا ما يحدث عن طريق معرفة أهداف المشروع ومهامه ومقارنتها بمهارات أعضاء الفريق المُنفذ.

2- تخصيص الموارد

في هذه التقنية، يتعين على مدير المشروع التحقق من توافق احتياجات المشروع مع أفضل الموارد التي تلبي تلك الاحتياجات، والتأكد من مطابقة مهارات أعضاء الفريق مع مهام المشروع، وامتلاك الأعضاء الوقت الكافي لتنفيذ تلك المهام، فضلًا عن تحديد الوقت اللازم لإنجاز مهام المشاريع.

3- جدولة الموارد

بعد ذلك، يتم جدولة الموارد عن طريق وضع الجدول الزمني للموارد المتاحة، وبالتالي يتمكن مدير المشروع من التنبؤ بموعد الانتهاء من المشروع، كما أن هذه الجدولة تساعد على ملاحظة الوقت المُستغرق في تنفيذ كل مهمة، وهو ما يؤدي إلى تجنب حدوث تأخيرات في المشروع.

4- رصد التقدم المحرز

وهي مرحلة التقييم التي تساعد على منع حدوث مشكلات تتعلق بنقص الموارد خلال تنفيذ المشروع، وتنطوي على مراقبة المشروع بصورة مستمرة واستعرض أداة إدارة الموارد، من أجل الأداء الفعلي للمشروع بتخصيص الموارد المتوقع، كما أن هذا الرصد يمكّن من تقييم مجالات تحسين تخصيص الموارد وإجراء التعديلات اللازمة.

5- التركيز على الموارد الناقصة

من الضروري التركيز على الموارد التي يحتاج إليها المشروع وفي نفس الوقت تعاني من نقص، والعمل على توافرها، من أجل تجنب حدوث أية تأخيرات تؤثر بالسلب على موعد تنفيذ المشروع.

6- تطبيق تقنيات الاستخدام الأمثل للموارد

في حال معاناة المشروع من قيود في الموارد والجدول الزمني؛ ففي هذه الحالة لا بد من تطبيق التقنيات التي تساعد على الاستخدام الأمثل للموارد.

ومن أبرز تلك التقنيات تسوية الموارد والتي تُستخدم في الاستناد إلى قيود الموارد عند تعديل تواريخ البداية والانتهاء، من أجل موازنة الطلب على الموارد مع المتاح منها.

وهناك تقنية تيسير الموارد، ويتم استخدامها في حال عدم تخصيص الموارد بشكل متساوِ، إذ يتم تعديل أنشطة المشروع حتى لا يتجاوز الطلب على الموارد في المشروع المعروض من الموارد المحددة من قبل.

7- إدارة كفاءات الموظفين

يحتاج مدير المشروع إلى جمع معلومات حول مستويات كفاءة أعضاء الفريق من أجل تخصيص الموارد بشكل فعال، فمن خلال هذه العملية يتعرف المدير على فجوات المهارات لدى أعضاء الفريق، وهو ما يمكنه من تعديل أدوارهم أو استبدالهم بموظفين أكثر مهارة عند حدوث نقص في الموارد.

جدولة الموارد:

تشير جدولة الموارد إلى العملية التي يقوم بها مدير المشروع عندما يتولى إدارة موارد المشروع، إذ يقوم بتحديد وتخصيص موارد المشروع لمختلف الأنشطة المطلوب تنفيذها خلاله، بهدف التحقق من عدم وجود أي زيادة أو نقص في عملية تخصيص الموارد في أي مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع.

ومن خلال جدولة الموارد، يتمكن أعضاء الفريق من إنجاز مختلف مهامه وتنفيذه في إطار الوقت والميزانية المُحددين، ومن ثم تحقيق أفضل نتائج وتعزيز رضا أصحاب المصلحة. ويتعين على مدير المشروع تنفيذ عملية جدولة الموارد بدقة، لأن ضعف هذه العملية ينتج عنه تأخير تنفيذ المهام الفردية، وبالتالي تأخر المشروع بالكامل وتقل جودته.

أهم طرق جدولة الموارد:

يتبع مديرو المشاريع طريقتين أساسيتين عند جدولة الموارد، وهما كما يلي:

الجدولة الزمنية للموارد

يهدف هذا النهج إلى الحصول على نتائج المشروع في الوقت المحدد، إذ تكون الأولوية لدى مدير المشروع هي إنجازه في الوقت المناسب، حتى وإن أدى ذلك إلى المزيد من التكاليف، حيث يحرص على الالتزام بالمواعيد النهائية المُحددة.

جدولة الموارد المحدودة

تعتمد هذه الطريقة على إعداد الجدول الزمني للموارد على أساس توافرها، إذ يتم التخطيط للمهام في حدود الموارد المتاحة دون تفويت الموعد النهائي للمشروع، وهو ما قد يؤدي إلى استمرار المشروع لفترة أطول.

أهمية جدولة الموارد:

تحقق المؤسسات من خلال جدولة موارد المشاريع مجموعة من الفوائد وهي:

1- توفير الوقت

تساعد جدولة الموارد على توفير الوقت، لأنها تتيح لكل عضو من أعضاء الفريق معرفة المطلوب فعله ومتى والمواعيد النهائية لإنجاز المهام، وهو ما يساهم في إبقاء المشروع على المسار الصحيح.

2- تقليل التكاليف

ينتج عن تطبيق عملية جدولة الموارد تقليل تأخيرات المشروع، وبالتالي لا يتجاوز الميزانية المُخصصة له، وهو ما يؤدي إلى تقليل التكاليف.

3- التوازن في توزيع أعباء العمل

تراعي عملية جدولة الموارد قدرات أعضاء الفريق، وبالتالي تكفل تحقيق التوازن في توزيع أعباء العمل، فلا يكون هناك مجالًا لأعباء إضافية، وهو ما يساهم في تعزيز كفاءة استخدام الموارد.

4- سهولة مراقبة المشروع

تمكّن جدولة الموارد مدير المشروع من مراقبة الجدول الزمني للمشروع، والتحقق من تنفيذ المهام في المواعيد المُحددة، ومن ثم يضمن عدم تجاوز المشروع مواعيده النهائية.

5- تجنب حدوث تأخيرات

تُعد عملية جدولة الموارد وسيلة للتحقق من مدى توافر الموارد وتوزيعها على النحو الأمثل، وهو ما يضمن عدم حدوث تأخيرات في مهام المشروع.

ما هو تحميل الموارد؟ 

يشير مصطلح تحميل الموارد إلى عملية إدارة الموارد البشرية في المشروع، إذ تتمثل طريقة تحميل الموارد في تحديد إجمالي ساعات العمل المخصصة للموظفين مقسومًا على عدد الساعات التي يتعين عليهم قضائها في المهام، ومن خلال تحميل الموارد يعرض مدير المشروع إجمالي عدد الساعات التي يمكن للموظفين العمل فيها خلال فترة محددة، وبناءً على ذلك يقوم بتعديل مهام كل موظف.

وفي بداية هذه العملية، يتم تخصيص نسبة مئوية من المشروع للموظف، ويمكن بعد ذلك تخصيص نسب إضافية حتى تصل طاقة الموظف إلى 100% في أسبوع العمل الذي يُحسب بالساعة، وفي هذه الحالة ينبغي عدم تكليف الموظف بأية مهام إضافية.

أهمية تحميل الموارد:

على الرغم من عيوب عملية تحميل الموارد من حيث الإفراط في تخصيص القوى العاملة؛ إلا أن لتلك العملية أهمية تتمثل فيما يلي:

• تساهم عملية تحميل الموارد في إدارة الموارد بشكل فعال عن طريق التنبؤ بتوافرها ومن ثم تخصيصها، وهو ما يحد من التعرض لمخاطر الموارد.
• في حال تنفيذ عملية تحميل الموارد بشكل سليم؛ فهي تحد من الإفراط في تخصيص الموارد ونقص استخدامها.
• تحسين عملية التخطيط للمشاريع والتأكد من توافر الموارد في الوقت المناسب.
• تساعد هذه العملية في تصور عبء عمل الموارد لتحديد النقص أو الإفراط في التخصيص.
• تعمل على منع نقص تخصيص الموارد، وبالتالي تُستخدم موارد الفريق بكامل إمكاناتها.

مهارات مدير الموارد:

يتولى مدير الموارد مسؤولية إدارة استخدام الموارد بالتعاون مع مديري المشاريع، حتى يحصل كل مشروع على التخصيص المناسب من الموارد المطلوبة، وهناك عدة مهارات يجب أن تتوفر في مدير الموارد، وهي كما يلي:

مهارات التواصل

يجب أن يمتلك مدير الموارد مهارات التواصل التي تمكنه من التواصل مع فرق العمل والإدارات وأصحاب المصلحة ومديري المشاريع، وتوضيح جميع المعلومات الخاصة بعملية إدارة الموارد حتى يفهمها الجميع.

حل المشكلات

تُعد مهارة حل المشكلات من المهارات المطلوبة بشدة في مدير الموارد، حتى يكون قادرًا على حل النزاعات التي قد تنشأ خلال تنفيذ المشروع، ومنها ارتفاع الطلب على موارد محددة أو وجود نقص في أعضاء الفريق.

الإدارة المالية

ينبغي أن يكون مدير الموارد قادرًا على إدارة الجانب المالي للموارد البشرية للمشروع وتنظيم المعاملات المالية والاستثمارات، من أجل تجنب إفراط المؤسسة في الإنفاق.

مهارة التفاوض

تشير مهارة التفاوض إلى قدرة مدير الموارد على التفاوض مع البائعين ومقدمي الخدمات للحصول على أفضل الأسعار للموارد، والتفاوض مع أصحاب المصلحة الآخرين من أجل تحقيق أهدافهم وأهداف المؤسسة.

إدارة الأفراد

عندما يمتلك مدير الموارد مهارة القدرة على إدارة الأفراد؛ فهو يتمكن من الإشراف على الموظفين والمهام التي يقومون بها بكفاءة، إلى جانب دوره في تنفيذ برامج تدريب الموظفين وتحديد المهام وحل النزاعات التي تنشأ بينهم.

التفكير الاستراتيجي

من خلال مهارة التفكير الاستراتيجي، يتمكن مدير الموارد من التعامل مع بيانات تخصيص واستخدام موارد المؤسسة، كما يعمل على ابتكار أفكار تساعد على تخصيص الموارد بشكل فعال في المشاريع المستقبلية.

مهارة التعامل مع التكنولوجيا

يجب أن يمتلك مدير الموارد فهمًا شاملًا للأجهزة والبرامج ومنها برامج إدارة المشاريع، حتى يستطيع إدارة أعضاء الفريق وتتبع المهام والمواعيد النهائية، إلى جانب معرفة كيفية تخصيص الموارد باستخدام أدوات تحليل البيانات.

تعلم إدارة المشاريع بشهادات ودورات احترافية معتمدة: 

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

الخاتمة والنتائج:

إدارة موارد المشروع تشمل تخطيط وتنظيم الموارد المادية والبشرية بكفاءة لتحقيق أفضل نتائج ممكنة وتقليل التكاليف والمخاطر. مدير المشروع يحدد الاحتياجات، يضع خطة وجدولاً، ويراقب الاستخدام، بينما يعالج أي تضارب في الموارد. الإدارة الفعالة للموارد تعزز كفاءة المشاريع، تقلل التكاليف، وتحسن النتائج النهائية.

الموارد في المؤسسات تتنوع بين اقتصادية، مثل التمويل والمعدات، ومادية، مثل الأدوات والمرافق، وبشرية، مثل القوى العاملة ذات المهارات والخبرات. إدارة الموارد تحقق فوائد عديدة منها الاستخدام الأمثل للموارد، تحسين كفاءة المشاريع، تقليل المخاطر والتكاليف، وتعزيز نتائج المشروع، مما يرفع من ثقة أصحاب المصلحة ويزيد من معنويات الفريق.

وفي الختام، فإن تبني أفضل الممارسات في إدارة موارد المشروع يُعد أساسًا لإنجازه بنجاح وإدارة مخاطره بصورة استباقية تساعد على تحقيق أهداف المشروع في الوقت المطلوب.