مصفوفة ايزنهاور Eisenhower لإدارة الوقت وخطواتها وأمثلة عملية عليها

عندما يبدأ فريق العمل في تنفيذ مهام المشروع، يتعين على كل عضو من أعضاء الفريق إعداد وتنظيم قائمة المهام المطلوبة من أجل تقليل التوتر بشأن وقت تنفيذها، وهو ما يسهل تحقيق الأهداف، ولكن يعاني البعض من عدم القدرة على تحديد الأولويات، إذ تُعطى الأولوية للمهام الحساسة للوقت على أي مهمة أخرى، وبالتالي يتم التركيز على المهام العاجلة وإهمال المهام المهمة، لذلك لا بد من تحديد أولويات المهام من أجل زيادة الإنتاجية، وفي هذا المقال نناقش ما هي مصفوفة ايزنهاور لادارة الوقت وأهميتها وأهدافها وخطواتها وكيفية ترتيب الأهداف باستخدامها وأمثلة عليها، وما هو المربع الأكثر أهمية بها.

مصفوفة ايزنهاور لادارة الوقت:

مصفوفة ايزنهاور لادارة الوقت Eisenhower Matrix والتي تُعرف كذلك باسم مصفوفة ايزنهاور لادارة المهام، هي عبارة عن أداة رسومية بسيطة تُستخدم في تحديد أولويات المهام من أجل إدارة أفضل للوقت، فمن خلالها يتم ترتيب المهام وفقًا للأهمية والإلحاح، كما يتم وضع خطط استراتيجية طويلة الأجل تبرز كيفية التركيز على المهام الأكثر أهمية بدلًا من المهام المهمة التي لا تحقق فائدة كبيرة للمشروع.

وتُستخدم المصفوفة بشكل أساسي في التغلب على تحيز الأفراد في تعاملهم مع المهام، إذ يعطون الأولوية للمهام المُلحة والحساسة للوقت والأقل أهمية على المهام المهمة والأقل إلحاحًا.

وقد سُميت هذه المصفوفة بهذا الاسم نسبة إلى الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة، دوايت دي أيزنهاور، الذي اقتُبس عنه قوله: "لدي نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة، الملحة ليست مهمة، والمهمة ليست ملحة على الإطلاق".

مصفوفة الوقت ستيفن كوفي:

قام ستيفن كوفي مؤلف كتاب "العادات السبع للناس الأكثر فعالية"، بتطوير فكرة مصفوفة ايزنهاور لإدارة الوقت، إذ تركز فكرة مصفوفته على تحسين العلاقات الشخصية والمهنية من أجل تعزيز الإنتاجية، أي أنها تسلط الضوء على الأشياء الأكثر أهمية للعمل والتطوير الشخصي.

وتنطوي فكرة مصفوفة ستيفن كوفي على وجود أربعة مستويات من المهام وفقًا لأهميتها وإلحالحها، وهي ذات مستويات مصفوفة ايزنهاور، ويتم توزيع المهام على أربعة مربعات، ويكون لكل مربع ميزة تساعد على تحديد أولويات المهام.

الأقسام الأربعة لمصفوفة ايزنهاور:

تركز مصفوفة تنظيم الوقت على تقسيم المهام إلى أربعة مجموعات طبقًا للأهمية والإلحاح، وإليكم فيما يلي كيفية ترتيب الأهداف باستخدام مصفوفة الوقت:

مهام عاجلة ومهمة

وهي المهام بالغة الأهمية لنجاح المشروع، ولا بد من إعطائها الأولوية عن بقية المهام وتنفيذها أولًا خلال فترة زمنية قصيرة، وسبب إلحاحها أن لها موعدًا نهائيًا محددًا، وسبب أهميتها أن لها عواقب وخيمة إذا لم يتم إنجازها.

وهذا النوع من المهام يجب أن يُنفذ عن طريق أصحاب المصلحة الرئيسيون في المنظمة وليس وكلاء خارجيين.

مهام مهمة وليست عاجلة

وهي المهام التي لا بد من إنجازها من أجل نجاح المشروع، ولكن دون التقيد بضرورة تنفيذها خلال فترة زمنية قصيرة، مع ضرورة إعطائها اهتمامًا حتى لا تتحول إلى مهام عاجلة.

وهذا النوع من المهام يساهم في تحقيق الأهداف طويلة المدى، ويجب أن تُنفذ على يد أصحاب المصلحة الرئيسيون في المنظمة.

مهام عاجلة وليست مهمة

وهي المهام التي لا تساهم بقدر كبير في نجاح المشروع، ولكن لا بد من تنفيذها خلال فترة زمنية قصيرة، ولذلك فهي تحتاج إلى اهتمامًا فوريًا من أجل تقليل مستوى إلحاحها ومن ثم التركيز على المهام الأكثر أهمية.

وفي هذا النوع من المهام، يجب تنفيذها على يد وكلاء خارجيين، حتى لا يهدر أصحاب المصلحة أوقاتهم ومواردهم عليها.

مهام ليست عاجلة وليست مهمة

وهي المهام التي لا تساهم بأي دور في نجاح المشروع، ولا تتطلب تنفيذها خلال فترة زمنية معينة، ويمكن تنفيذها عن طريق الوكلاء الخارجيين، ولذلك يتعين على المنظمة التوقف عن إنجاز تلك المهام أو التقليل منها قدر الإمكان لأنها تؤدي إلى إهدار الوقت.

اقرأ أيضًا: ما هي مصفوفة الأولويات وكيفية تحديدها

أي ربع في مصفوفة أيزنهاور الزمنية يشير إلى الأنشطة المهمة والعاجلة؟ 

الربع الأول في مصفوفة إدارة الوقت هو الذي يشير إلى المهام المهمة والعاجلة، ولذلك أُطلق عليه مربع الطوارئ، لأنه يتضمن المهام الواجب تنفيذها أولًا وفي أسرع وقت.

في مصفوفة إيزنهاور الزمنية، يشير الربع الأول (Quadrant 1) إلى الأنشطة المهمة والعاجلة. وهذه الأنشطة تحتاج إلى اهتمام فوري ولها أهمية عالية. وقد تكون هذه المهام مواعيد نهائية حاسمة أو مشاكل طارئة تحتاج إلى حل فوري.

لذا من المهم أن تتعامل مع الأنشطة في الربع الأول بفعالية وتحاول تجنب تأجيلها أو تركها حتى اللحظة الأخيرة، حيث يزيد ذلك من مستوى التوتر وقد يؤدي إلى تأثير سلبي على جودة العمل.

ما هو المربع الأكثر أهمية في جدول إيزنهاور؟ 

يُعد المربع الأول في مصفوفة ايزنهاور هو الأكثر أهمية، ففيه توجد المهام التي تستحق الاهتمام والتنفيذ الفوري، وبالتالي فإن أي تراخي في تنفيذ تلك المهام قد يضر بالمشروع بشكل مباشر.

في جدول إيزنهاور، المربع الأكثر أهمية هو الربع الثاني (Quadrant 2). ويشير إلى الأنشطة المهمة وغير العاجلة. بالرغم من عدم وجود ضغط زمني فوري على هذه الأنشطة، إلا أنها تساهم في تحقيق الأهداف طويلة الأمد والنجاح الشخصي.

ويعتبر المربع الثاني هو الأكثر أهمية في جدول إيزنهاور، لأنه يساعدك على تخصيص الوقت والجهود للأنشطة التي تعزز نجاحك الشخصي وتسهم في تحقيق أهدافك الطويلة الأمد. ومن خلال الاستثمار في هذا الربع يمكن بناء الأساس القوي لإدارة وقتك وتحقيق التوازن بين الأهداف الشخصية والمهنية.

كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمهمة:

يمكن التمييز بين المهام العاجلة والمهمة في مصفوفة الوقت من خلال الآتي:

• المهام العاجلة: تقوم المهام العاجلة على مبدأ الإلحاح، وهي المهام ذات المواعيد النهائية الواضحة، ويحتاج تنفيذها النظر إلى الوقت مع الكفاءة.
• المهام المهمة: تشير إلى المهام ذات النتائج طويلة المدى، أي أنها لا تسفر عن نتائج فورية، ولكن لا يجب تخطيها إذا كان لها تأثير كبير على المشروع، ويؤدي تأجيلها إلى تحويلها إلى مهام عاجلة.

للتمييز بين المهام العاجلة والمهمة، يمكنك اتباع خطوات مصفوفة تنظيم الوقت التالية:

1. حدد الأهداف الرئيسية

قم بتحديد الأهداف الرئيسية لنفسك أو للمشروع الذي تعمل عليه. ويجب أن تكون هذه الأهداف محددة وقابلة للقياس.

2. قيم الأولويات

قم بتقييم المهام المختلفة وتحديد مدى أهميتها بالنسبة لتحقيق الأهداف الرئيسية. وهل هذه المهمة تساهم في تحقيق الهدف الأساسي أم لا؟

3. حدد العاجل

بعد تحديد الأهمية، قم بتحديد المهام العاجلة، ومتى يجب أن يتم إنجاز هذه المهمة؟

4. استخدام المصفوفة

 استخدم مصفوفة إيزنهاور لتنظيم المهام وتحديد الأنشطة في الربع الأول (العاجلة والمهمة) والربع الثاني (غير عاجلة ومهمة).

5. التوازن بين العاجل والمهم

حاول العمل على تحقيق التوازن بين المهام العاجلة والمهمة. وقد يكون هناك بعض المهام التي تكون واضحة فيما إذا كانت عاجلة أم مهمة، ولكن في حالة الاختلاف، قم بتقييم الأهمية والتأثير على الأهداف الرئيسية.

6. الاتصال والتفويض

في حالة وجود مهام عاجلة ومهمة، قم بتقديم التوضيحات اللازمة للأشخاص المعنيين وتفويضها إذا كان ذلك ممكنًا.

7. المتابعة والتقييم

قم بمراجعة وتقييم تقدمك بشكل منتظم للتأكد من أنك تعمل على المهام العاجلة والمهمة بشكل فعال وفقًا لأهدافك.

أمثلة على مصفوفة الوقت:

إليكم فيما يلي بعض الأمثلة على مصفوفة ادارة الوقت:

أمثلة على المهام المهمة العاجلة

• الوفاء بموعد نهائي لمهمة في المشروع من أجل إنجازه بنجاح.
• تقديم تقرير اليوم أو غدًا لعلاقته المباشرة بالمواعيد النهائية للعمل.
• الرد على رسالة بريد إلكتروني مهمة من عميل أو مدير.

أمثلة على المهام المهمة غير العاجلة

• صياغة استراتيجية عمل طويلة الأجل تُستخدم في تنفيذ المشاريع المستقبلية.
• الاستثمار في تطوير المهارات من أجل تحقيق النمو الوظيفي.
• تنظيم مذكرات الاجتماع في بنود العمل.

أمثلة على المهام العاجلة وليست مهمة

• إدارة رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة بكفاءة.
• حضور الاجتماعات الأساسية التي تساعد على تحقيق أهداف معينة.
• تفويض المهام الإدارية الثانوية من أجل التركيز على مهام أكثر أهمية.

أمثلة على المهام غير المهمة وغير العاجلة

• الاجتماعات غير المثمرة.
• تصفح مواقع التواصل الاجتماعي.
• مشاهدة البرامج التي لا تضيف قيمة.

إليك بعض الأمثلة على كيفية استخدام مصفوفة ايزنهاور لادارة المهام:

1. مصفوفة إدارة المشاريع

• محور الأولوية: عاجلة، مهمة، غير عاجلة، غير مهمة.
• محور الوقت: قصير المدى، متوسط المدى، طويل المدى.

وتستخدم هذه المصفوفة لتحديد المهام التي يجب العمل عليها في الأولوية العالية وتخطيط المهام الأقل أهمية في المدى الزمني المناسب.

2. مصفوفة تنظيم الدراسة

• محور الأولوية: عالية، متوسطة، منخفضة.
• محور الوقت: قصير المدى، متوسط المدى، طويل المدى.

ويمكنك استخدام هذه المصفوفة لتحديد الواجبات المنزلية والمشروعات والمراجعات التي تحتاج إلى تحقيقها وفقًا لأولوياتك الشخصية والمدة الزمنية المتاحة.

3. مصفوفة التخطيط اليومي

• محور الأولوية: عاجلة، مهمة، غير عاجلة، غير مهمة.
• محور الوقت: صباحًا، ظهرًا، مساءً، لاحقًا.

ويمكنك استخدام هذه المصفوفة لتنظيم مهامك اليومية وتحديد الأنشطة التي يجب القيام بها في فترات زمنية محددة خلال اليوم.

خطوات تطبيق مصفوفة ايزنهاور:

فيما يلي خطوات تطبيق مصفوفة إدارة الوقت:

1- وضع قائمة بالمهام

في البداية، لا بد من وضع قائمة بجميع المهام طويلة وقصيرة المدى المُراد تنفيذها من أجل معرفة كيفية تأثيرها على الأهداف المنشودة.

2- تحديد المهام المهمة والعاجلة

بعد ذلك، يجب تحديد المهام المهمة والعاجلة، إذ يمكن تمييز المهام المهمة بتلك التي تؤثر بصورة مباشرة على المشروع وبقية أنشطته، والمهام العاجلة هي التي عادة ما يكون لها مواعيد نهائية ضيقة للغاية، ثم وضع تلك المهام في مربع واحد.

3- تحديد المهام المهمة غير العاجلة

في هذه الخطوة، توضع في المربع الثاني المهام المهمة المؤثرة على المشروع أو المنظمة ولكن يمكن تأجيل تنفيذها.

4- تحديد المهام العاجلة غير المهمة

في المربع الثالث من المصفوفة، توضع المهام التي لا تمثل أولوية وقد لا تؤثر على زيادة مستوى الإنتاجية ويمكن تفويضها لآخرين من أجل التركيز على الأنشطة الأكثر أهمية وإلحاحًا.

5- تحديد المهام غير المهمة وغير العاجلة

في المربع الأخير من المصفوفة، توضع المهام التي يؤدي إنجازها إلى تقليل مستوى الإنتاجية ويمكن التخلي عن تنفيذها.

6- وضع خطة عمل

بعد ذلك، لا بد من وضع خطة عمل لترتيب تنفيذ المهام، إذ يتم البدء بالمهام ذات الأهمية والإلحاح، حتى الانتقال إلى المهام المهمة غير العاجلة، ثم تفويض المهام العاجلة غير المهمة لشخص آخر مع تزويده بأي معلومات أو موارد مطلوبة لضمان تنفيذها بنجاح، ثم مراجعة المهام غير المهمة وغير العاجلة وتحديد ما يمكن إلغاءه منها.

كيفية ترتيب الأهداف باستخدام مصفوفة الوقت

مصفوفة أيزنهاور أو مصفوفة الأهمية العاجلة أو مصفوفة قرار أيزنهاور، هي نموذج مصفوفة ايزنهاور لادارة الوقت التي تساعد في تحديد أولويات المهام والأنشطة بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها. وتكون الأقسام الأربعة لمصفوفة ايزنهاور كما يلي:

1. الربع الأول

عاجل وهام: هذه هي المهام التي تتطلب اهتمامًا فوريًا ولها أهمية كبرى. وتكون مدفوعة بالمواعيد النهائية أو المهام الحاسمة التي ينبغي التعامل معها على الفور.

2. الربع الثاني

مهم ولكن ليس عاجلًا: هذه المهام مهمة للأهداف طويلة المدى، والتنمية الشخصية، والتخطيط الاستراتيجي. ليس لديهم مواعيد نهائية فورية ولكنهم يساهمون في النجاح على المدى الطويل ويجب منحهم الأولوية.

3. الربع الثالث

عاجل ولكن غير مهم: قد تبدو هذه المهام عاجلة ولكنها لا تساهم بشكل كبير في تحقيق أهدافك أو أولوياتك. وغالبًا ما تكون عوامل تشتيت انتباه أو انقطاعات يمكن تفويضها أو التقليل منها.

4. الربع الرابع

غير عاجل وغير مهم: هذه المهام تهدر الوقت ولا توفر أي قيمة تذكر. ويجب التقليل منها أو التخلص منها لأنها تستهلك الوقت والطاقة دون المساهمة في تحقيق أهدافك.

أهمية استخدام مصفوفة ايزنهاور:

يؤدي استخدام مصفوفة ايزنهاور إلى تحقيق مجموعة من الفوائد وهي:

1- تحسين إدارة الوقت

من أبرز فوائد استخدام مصفوفة ايزنهاور لادارة المهام، أنها تساعد على تحسين إدارة الوقت، لأنها تتيح تخصيص الوقت بكفاءة، وبالتالي يتم تركيز كامل الجهود على المهام المهمة والعاجلة.

2- ترتيب الأولويات بكفاءة

باستخدام مصفوفة تنظيم الوقت، يمكن تحديد أولويات المهام بشكل فعال، فعندما يتم تصنيف المهام في المربعات الأربعة للمصفوفة، يمكن معرفة المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا، والمهام الأخرى التي يمكن جدولتها.

3- زيادة الإنتاجية

ينتج عن استخدام مصفوفة إدارة الوقت زيادة الإنتاجية، لأنها تنطوي على التركيز على أهم المهام وتقليل الوقت المُستغرق في المهام غير المهمة، وبالتالي يسير الأفراد نحو أهدافهم بكفاءة.

4- تحقيق الأهداف على المدى الطويل

عند تنفيذ مصفوفة الوقت، يتم التركيز على المهام المهمة وغير العاجلة، وهو ما يساهم في تعزيز بلوغ الأهداف على المدى الطويل، سواء كانت تلك الأهداف على المستوى المهني أو الشخصي.

5- تقليل الإجهاد

من خلال استخدام مصفوفة إدارة الوقت، يمكن التحكم في أعباء العمل وفي معالجة جميع المهام وتنفيذها بشكل منهجي، وهو ما يساعد على التقليل من الشعور بالتوتر حيالها.

6- تفويض المهام

عند تطبيق مصفوفة ايزنهاور بشكل فعال، يمكن تفويض المهام العاجلة وغير المهمة لأشخاص آخرين، من أجل إتاحة الفرصة للتركيز على الأنشطة المهمة.

أهداف استخدام مصفوفة ايزنهاور

من خلال استخدام مصفوفة ايزنهاور لادارة الوقت، يمكن تحقيق عدة أهداف وهي:

• تحسين كفاءة إدارة الوقت ومن ثم زيادة الإنتاجية.
• إنشاء نظام بسيط لتحديد الأولويات حسب الإلحاح والأهمية.
• تحديد مواعيد نهائية واقعية وفقًا لأولويات المهام، ومن ثم إكمال تلك المهام بشكل أسرع.
• تعزيز المهارات الإدارية من خلال سهولة تحديد أولويات المهام داخل الفريق أو المنظمة.
• استخدام المصفوفة في فرز الأنشطة المتنافسة بطريقة سهلة.

نموذج لمصفوفة ايزنهاور

إليكم فيما يلي نموذج لمصفوفة ايزنهاور بصيغة PDF قابلًا للتحرير والطباعة، يمكن استخدامه في تصنيف مختلف المهام من أجل التعرف على أكثرها أهمية وإلحاحًا ودعمًا للأهداف.

تعلم إدارة المشاريع بشهادات ودورات احترافية معتمدة: 

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

وفي الختام، فإن مصفوفة ايزنهاور تُعد من أهم الأدوات لكل شخص يرغب في إعادة تقييم أولوياته والتركيز على وقته من أجل بلوغ أهدافه.