ميثاق المشروع: تعريفه ومحتوياته وكيفية كتابته وأهميته وأمثلة عملية

يلجأ مديرو المشاريع إلى استخدام مجموعة من الوثائق التي تساعد على تنظيم مشاريعهم وتحسن من تبادل المعلومات مع أصحاب المصلحة، ويُعد ميثاق المشروع واحدًا من أهم تلك الوثائق، فهو الوثيقة التي توجز اتجاه المشروع وعناصره التي يمكن أن يستخدمها أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق كمرجع، وفي هذا المقال نوضح تعريف ميثاق المشروع وأهميته وعناصره وخطوات كتابته ونموذج له.

مفهوم ميثاق المشروع:

يُعرف ميثاق المشروع Project charter، بأنه الوثيقة الموجزة التي يتولى مدير المشروع كتابتها، وهي تشرح الأهداف والموارد المتعلقة بمشروع مُقرر تنفيذه، كما توضح أي تحديات ومكافآت محتملة لأصحاب المصلحة. ويستخدم مديرو المشروع هذه الوثيقة في عرض أفكارهم على المساهمين وتنظيم مواردهم قبل البدء في تنفيذ المشروع، إضافة إلى استخدامها كمرجع طوال الجدول الزمني للمشروع.

اقرأ أيضًا: مكونات المشروع: العناصر والخصائص والمتطلبات

ما هي أهمية مستند ميثاق المشروع؟

يقدم الميثاق لمحة عامة عن الجدول الزمني للمشروع وميزانيته ومخاطره، وبالتالي فهو يضمن إدراك جميع أصحاب المصلحة أهداف وغايات المشروع، ومن أبرز فوائد إنشاء مستند ميثاق المشروع ما يلي:

1- الوضوح والتركيز

يحدد ميثاق المشروع رؤية المشروع وأهدافه ونطاقه، وبالتالي فهو يوفر لفريق العمل وأصحاب المصلحة اتجاهًا واضحًا حوله، ومن ثم يساعد على ضمان معرفة كل من يشارك في المشروع بما يجب إنجازه ولماذا.

2- مواءمة أصحاب المصلحة

يحدد ميثاق المشروع من هم أصحاب المصلحة وما هي أدوارهم، وبالتالي فهو يخلق حالة من المواءمة بينهم تعزز من التعاون وتقلل من الصراعات إلى أدنى حد.

3- الحد من المخاطر

يساعد ميثاق المشروع على توقع العقبات والتحديات المحتملة، نظرًا لاشتماله على استراتيجيات تحديد المخاطر وتخفيفها، ويستطيع فريق العمل أن يكون استباقيًا في تقليل المخاطر من خلال عمله على معالجته لها مقدمًا.

4- تحديد إطار صنع القرار

من أبرز فوائد ميثاق المشروع، أنه يساعد على اتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة، نظرًا لأنه يضع الأساس لاتخاذ القرار طوال دورة حياة المشروع، فتتحدد مستويات السلطة والمسؤوليات.

5- ضمان موافقة أصحاب المصلحة على المشروع

عندما يكون ميثاق المشروع مُعدًا بطريقة دقيقة، ومزودًا برؤية وأهداف مقنعة، فهو يعزز من قبول أصحاب المصلحة ودعمهم، لأنهم اقتنعوا بإمكانات المشروع، فيوافقون على الاستثمار فيه.

6- تقديم الدروس المستفادة وأفضل الممارسات

يوثق ميثاق المشروع الدروس المستفادة وأفضل الممارسات، وبالتالي يمكن استخدامه كمرجع للمشاريع المقرر تنفيذها مستقبلًا.

7- تحديد كيفية إدارة المشروع

من أجل إدارة المشروع بفعالية وكفاءة، لا بد من حصول مدير المشروع على معلومات أساسية حول أهداف المشروع وفوائده ومخاطره، تلك المعلومات التي يوفرها ميثاق المشروع، وبالتالي يستخدمه مدير المشروع في تحديد الاتجاه الذي ينبغي اتخاذه في إدارته للمشروع.

8- توفير الوقت

يضمن ميثاق المشروع توفير الوقت خلال مراحل تنفيذه، لأنه يحتوي على المخاطر المحتملة المرتبطة بالمشروع، وبالتالي يحدد فريق العمل الاستراتيجيات المقرر اتباعها مع تلك المخاطر، وهو ما يساعدهم على الحفاظ على خطة المشروع على الرغم من تلك التحديات.

9- توفير جدولًا زمنيًا

يحتوي الميثاق على جدولًا زمنيًا للمشروع، ويلخص الوقت الذي تستغرقه كل مرحلة من مراحله، وهو ما يساعد على إبقاء الفريق منتظمًا وخاضعًا للمساءلة، ويعزز من فعالية إدارة الفريق وضمان إكمال المشروع في الوقت المحدد.

10- التخطيط الفعال للميزانية

يشتمل الميثاق على الموارد المطلوبة لتنفيذ المشروع وكيفية إدارتها، وهو ما يجعل مدير المشروع مسؤولًا عن ميزانيته، فيحرص على التخطيط لها بشكل فعال وتتبع النفقات، وتعديل الميزانية للتعامل مع التحديات التي تنشأ في أثناء تنفيذ خطة المشروع.

ما هي محتويات ميثاق المشروع؟ 

يشتمل ميثاق أي مشروع على مجموعة من العناصر الأساسية، وهي كما يلي:

1- منطق المشروع

من خلال تضمين منطق المشروع في ميثاقه، يحصل المستثمرين وغيرهم من المهنيين التنفيذيين. على معلومات مهمة حول فوائد المشروع والهدف منه، وهو ما يمكن أن يقنعهم بتقديم الدعم اللازم للمشروع.

2- أهداف المشروع

المقصود بأهداف المشروع، كل ما ترغب المنظمة في تحقيقه خلال تنفيذ المشروع وبعد الانتهاء منه، وهي أهداف طويلة المدى وقصيرة المدى، ووضع تلك الأهداف في الميثاق يساعد على وضع خطة لتنفيذ المشروع، كما أنها ترشد الموظفين في مهامهم المتعلقة بالمشروع.

3- إدارة المخاطر

يتضمن ميثاق المشروع قسمًا خاصًا لإدارة المخاطر، وهو الذي يحدد المخاطر المُحتملة المتعلقة بالمشروع، والإجراءات التي يمكن اتباعها لتجنب وقوعها أو للتقليل من آثارها. يستفيد أعضاء فريق العمل من هذا القسم، من خلال إعدادهم للتحديات التي قد يواجهونها أثناء العمل في المشروع.

4- نطاق المشروع

يحتوي نطاق المشروع على تلخيص لأهم جوانب المشروع، ومنها تقدير العمل الذي يتطلبه، وتزداد معلومات نطاق المشروع وفقًا للمساهمين المشرفين على ميثاق المشروع.

5- فوائد المشروع

لا بد من تضمين الفوائد المحتملة للخطة في ميثاق المشروع، لأنها قد تشجع أصحاب المصلحة على الموافقة على المشروع. ويحتوي هذا القسم في الميثاق على الميزات التي تعود على المنظمة من تحقيق الفريق لأهداف المشروع، مثل زيادة الأرباح، أو زيادة كفاءة العمليات اليومية.

6- التكاليف والموارد

يتضمن ميثاق المشروع قسمًا خاصًا بالموارد التي يتطلبها المشروع، وتتمثل تلك الموارد في الأدوات الضرورية لإنجاز المشروع مثل الموارد المادية وعدد الأشخاص الذين قد يعملون في المشروع وساعات العمل. وعلى أساس تلك الموارد، يتم حساب تكلفة المشروع، والتي يبني عليها المساهمون قرارهم بالموافقة على تمويل المشروع أو رفضه.

كيف تكتب ميثاق المشروع؟ 

هناك عدة خطوات يجب القيام بها عند كتابة ميثاق المشروع وهي:

1- كتابة عنوان المشروع

في البداية، يجب اختيار عنوان جذاب لميثاق المشروع، معبرًا عن نوعه وأهميته، مع استخدام لغة بسيطة ومباشرة في العنوان.

2- تحديد أدوار فريق المشروع

بعد ذلك، يتم تحديد أدوار فريق المشروع، من خلال وضع وصف وظيفي لكل عضو من أعضاء الفريق، ومسؤولياته التي تتحدد وفقًا لمهاراته وخبراته.

3- كتابة وصفًا عامًا للمشروع

في هذه الخطوة، يُكتب الوصف العام للمشروع والذي يحدد الهدف منه وسبب ظهور فكرته، إضافة إلى الأهداف والمعالم المُراد تحقيقها طوال دورة حياة المشروع.

4- تحديد الأهداف

يتم وصف أهداف المشروع، مع مراعاة عدة شروط في تلك الأهداف، وهي أن تكون واقعية وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ومُحددة زمنيًا.

5- كتابة المنجزات

المنجزات هي المخرجات المقرر إنشائها كجزء من المشروع، مثل عمليات التوزيع المحسنة، أو الإعداد الأسرع للموظفين، أو أي مخرج واضح آخر يمكن للعميل استخدامه كمقياس لنجاح المشروع.

6- كتابة نطاق المشروع

عند كتابة نطاق المشروع، يجب التركيز على عدة عناصر وهي: العمليات الحالية التي يمكن أن تتغير، الإدارات التي قد تتأثر بالمشروع، البيانات التي يمكن أن يعدلها المشروع، التطبيقات والبرامج المُقرر إيقاف تشغيلها أو تغييرها أو تثبيتها.

7- تحديد المعالم

في هذه المرحلة، يتم تقدير مواعيد المشروع، وهي مواعيد البداية والنهاية، ومواعيد إنجاز كل مهمة من مهامه، مع ضرورة إنشاء مخطط مرئي يشرح كيفية التخطيط للتعامل مع كل مرحلة من مراحل المشروع.

8- تحديد ميزانية المشروع

تشمل ميزانية المشروع جميع التكاليف المرتبطة به، وعند وضع هذه الميزانية يتم تحديد المبلغ المُراد  إنفاقه على كل مهمة من أجل ضمان عدم تجاوزها.

9- تحديد المخاطر

ينطوي كل مشروع على عدة مخاطر مُحتملة، وعند كتابة ميثاق المشروع يجب تضمين تلك المخاطر، والتي قد تتسبب في عدم نجاح المشروع، مع تصنيفها على أنها منخفضة أو متوسطة أو عالية.

10- وضع استراتيجية للاتصال

يجب أن يتضمن ميثاق المشروع كيفية تواصل مدير المشروع مع فريق العمل والجهات الراعية وأصحاب المصلحة.

11- تحديد أصحاب المصلحة

عند إنشاء ميثاق المشروع، يجب تحديد  أصحاب المصلحة في المشروع وهم كيانات أو أفراد لديهم مصلحة في المشروع ولكنهم ليسوا بالضرورة ضمن فريق تطويره، مثل المديرين التنفيذيين للشركة والهيئات التشريعية والهيئات التنظيمية.

مثال ميثاق المشروع 

إليكم فيما يلي مثالًا لميثاق المشروع:

تقرر شركة إنشاءات بدء تنفيذ مشروع بناء سكني، فيتولى مدير المشروع مهمة كتابة ميثاقه والذي يشتمل على عدة عناصر وهي:

•  معلومات المشروع: اسم الشركة، اسم المشروع، وصف المشروع.
• الأدوار والمسؤوليات: تحديد كلًا من مدير المشروع، مشرف الموقع، مدير مشروع البناء، المهندس الرئيسي، المهندس المعماري الرئيسي.
• أهداف المشروع: إنجازه في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، استغلال الاحتياجات السكنية في المنطقة.

متى يتم اعداد ميثاق المشروع؟

يتم إعداد ميثاق المشروع خلال مرحلة البدء، ليكون بمثابة الأساس لجميع أنشطة التخطيط والتنفيذ اللاحقة. ولا بد من إنشاء ميثاق المشروع قبل تخصيص أي موارد للمشروع، وبعد التأكد من أن كل شخص معني لديه فهم مشترك لأهداف المشروع وغاياته ونطاقه.

نموذج ميثاق المشروع

يحتوي نموذج ميثاق المشروع على مجموعة من الأقسام التي تتضمن تفاصيل المشروع العامة، ففي قسم الاستعراض العام للمشروع يوجد الهدف من المشروع، والمشكلات التي يسعى لحلها، ودراسة الجدوى، والأهداف، والمقاييس، والنواتج المتوقعة.

وتشتمل بقية الأقسام على موارد المشروع، التكاليف، المخاطر المرتبطة به، العملاء المستهدفين، نطاق المشروع والجدول الزمني المؤقت.

يمكنك تحميل نموذج ميثاق المشروع بصيغة Excel.

الفرق بين ميثاق المشروع وبيان نطاق المشروع

يمكن توضيح أوجه الاختلاف بين ميثاق المشروع وبيان نطاق المشروع، من خلال ما يلي:

ميثاق المشروع

• يتضمن ميثاق المشروع الأساس المنطقي للمشروع وأسباب تنفيذه.
• يشتمل ميثاق المشروع على معلومات حول: الغرض من المشروع وأهدافه، مخاطر المشروع، وصف المنتج، خصائص المشروع، عينة الميزانية، الأدوار والمسؤوليات، عوامل النجاح، المعالم الأساسية.

بيان نطاق المشروع

• بيان نطاق المشروع هو جزء ثانوي من ميثاق المشروع وموجزًا له، إذ يشمل النطاق الكامل للمشروع في فقرة أو فقرتين.
• يحتوي بيان نطاق المشروع على: وصف النطاق، معايير القبول، نتائج المشروع، افتراضات المشروع، الاستثناءات والقيود.

دورات إدارة المشاريع المعتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

الخاتمة:

ميثاق المشروع هو وثيقة موجزة توضح أهداف وموارد مشروع محدد. يساعد في تنظيم الموارد وتوضيح التحديات والمكافآت المحتملة، ويستخدم كمرجع طوال جدول زمني المشروع. يهمل الأهداف والمخاطر والموارد والتكاليف، ويوفر إرشادات للمشروع ويضمن موافقة الأصحاب المعنيين ويقدم دروسًا مستفادة للمشاريع المستقبلية.

وفي الختام، فإن إعداد ميثاق المشروع الفعال يساعد على فهم جميع المشاركين فيه لأدوارهم ومسؤولياتهم، وتجنب وقوع المخاطر المرتبطة بالمشروع، وهو ما يعزز من فرص نجاحه وتنفيذه على النحو الأمثل.