خطوات إدارة الموارد البشرية والعملية ومراحل تخطيط وأنشطة العملية الإدارية

تتساءل عن خطوات إدارة الموارد البشرية؟ تود أن تعرف مراحل تخطيط وأنشطة العملية الإدارية؟ هذا المقال دليلك لإجابة هذين المحورين المهمين للغاية، ومكمن أهميتهما أن أحدهما يركز على جذب أفضل المواهب واستبقائها، في حين يضمن المحور الآخر سلاسة العمليات وإدارة المهمات بكفاءة. نستكشف في مقالنا هذا مفهوم العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية، ثم نتناول خطوات إدارة الموارد البشرية بدءًا من التخطيط وصولًا خطوة الرقابة، ثم نستعرض أنشطة إدارة الموارد البشرية الرئيسية بدءًا من التوظيف وصولًا إلى إدارة الصحة والسلامة. 

تعتبر إدارة الموارد البشرية عملية حيوية في أي منظمة تهدف إلى تحقيق أهدافها المؤسسية بشكل فعّال. تقوم هذه العملية على العنصر البشري كأساس لنجاح المؤسسة، وتهدف إلى تحقيق التوافق بين أهداف المؤسسة واحتياجات الموظفين وتوفير بيئة عمل مُحفزة وملائمة للعمل الجاد والإنتاجية العالية.

تتضمن عملية إدارة الموارد البشرية العديد من الخطوات والأنشطة الرئيسية مثل التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، والرقابة. يبدأ التخطيط بتحديد احتياجات المنظمة للموارد البشرية وتطوير استراتيجيات لتلبية هذه الاحتياجات، وينتهي بالتقييم والمتابعة للتأكد من تحقيق الأهداف المنشودة. من جانبها، تتمحور مراحل تخطيط الموارد البشرية حول التنبؤ، ووضع الخطط المرتبطة بالأهداف، وتنفيذ الخطة، والتقييم والمتابعة لضمان تحقيق الأهداف بشكل فعّال.

العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية

تتيح العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية للشركات والمؤسسات الاستفادة الأمثل من مواردها البشرية من جذب واختيار وتدريب وتطوير وتقييم وإدارة وتحفيز وحماية الموظفين، وتساعد في تنظيم وتطوير العمل في المؤسسة أو الشركة.

بالإضافة إلى ذلك، تشمل العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية تطوير استراتيجيات للموارد البشرية وتطبيقها وإدارة التغيير وتحسين التنظيم والإدارة الداخلية وتعزيز الاتصالات الداخلية والخارجية وإدارة العلاقات بين الشركاء والموظفين والمجتمعات المحلية.

وتشمل العملية الإدارية خمس عناصر أساسية وهي التخطيط والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والرقابة.

خطوات إدارة الموارد البشرية:

خطوات إدارة الموارد البشرية تشمل التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، والرقابة، حيث يتم تحديد احتياجات المنظمة وتنظيم الموارد البشرية واختيار المرشحين المناسبين وتطوير مهارات الموظفين ومراقبة أدائهم. هذه الخطوات تساهم في تحقيق أهداف المؤسسة وزيادة الإنتاجية والتميز.

1. خطوة التخطيط

تبدأ العملية بتحديد احتياجات المنظمة للموظفين والموارد البشرية المطلوبة لتحقيق أهدافها ومساعدتها في تحقيق رؤيتها المستقبلية، يجب أن تشمل هذه العملية التنبؤ بالمستقبل والتخطيط لتلبية الاحتياجات المستقبلية للموارد البشرية. ويعد تخطيط الأداء Performance Planning في الموارد البشرية بمثابة حجر الزاوية لإدارة الأداء الوظيفي الفعال؛ بما يضمن التوافق بين الأهداف التنظيمية وأهداف الموظف. 

وكما هو موضح في الصورة أدناه المقتطفة من منهج دورة محترف الموارد البشرية PHRi، تتضمن الإدارة الفعالة للأداء الوظيفي عدة مكونات رئيسية:

• تخطيط الأداء: وضع أهداف واضحة باستخدام معايير SMART - أي تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا.
• تقييم الأداء: تقييم السلوكيات أو النتائج مقابل المعايير المعمول بها.
• مراقبة الأداء: توفير التغذية الراجعة المستمرة والتدريب للموظفين.
• تطوير الأداء: التركيز على تحسين الكفاءات والمهارات من خلال مبادرات التدريب والتطوير.

تعمل هذه المكونات معًا على تعزيز ثقافة التحسين المستمر ومواءمة الموظفين مع الأهداف التنظيمية.

2. خطوة التنظيم

تتمثل هذه العملية في دمج وترتيب وتنسيق الموارد البشرية والمالية والعمليات الإدارية الأخرى لتحقيق أهداف المنظمة، ويتضمن ذلك تحديد المسؤوليات والواجبات والمسؤوليات الوظيفية لكل موظف ومواصفات الوظائف والرتب والرواتب، والمزايا، والتدريب. 

3. خطوة التوظيف

تتعلق هذه العملية بجذب واختيار المرشحين المناسبين للعمل في المنظمة، وذلك من خلال إعلان الوظائف المتاحة وجذب المتقدمين، وتحليل السير الذاتية والمقابلات واختبارات القدرات واستقصاء المراجع واختيار الأفضل وتعيينهم في مناصبهم.

في إطار منهج دورة محترف الموارد البشرية PHRi نجد أن عملية التوظيف تمر عبر عدة مراحل أساسية لضمان جلب أفضل المواهب لتحقيق أهداف المؤسسة. أولاً، يبدأ العمل بتحديد احتياجات التوظيف بناءً على أهداف العمل الإستراتيجية، مما يضمن توافق المرشحين مع احتياجات الشركة المستقبلية.

بعد ذلك، تتم مراجعة الوظيفة والمؤهلات المطلوبة بعناية، ويتم صياغة توصيف وظيفي شامل يحدد المهارات والخبرات المطلوبة. يليها استكشاف مجموعات المواهب الداخلية والخارجية من خلال الترقيات الداخلية وإعلانات الوظائف، مع التركيز على توسيع شبكات المواهب لضمان تنوع وتمثيل شامل. بعد ذلك، يتم تنفيذ عملية الاختيار بعناية، مع إجراء تقييم شامل لضمان توافق المرشحين مع خطة الموارد البشرية وتعزيز قوة العمل الفعالة. وأخيرًا، يتم إعداد تقييم ما بعد التوظيف وفقًا لخطة الموارد البشرية، مما يسمح بالتحسين المستمر والتكيف مع احتياجات الشركة المتطورة.

4. خطوة التوجيه

تتمثل هذه العملية في تطوير وتدريب وتوجيه الموظفين لتحسين أدائهم وتطوير مهاراتهم وتعزيز فرق العمل، وتتضمن أيضًا تقييم أداء الموظفين وتوفير الملاحظات والتوجيهات اللازمة لتحسين أدائهم ولتحقيق أهداف المؤسسة.

5. خطوة الرقابة

تتعلق هذه العملية بمراقبة أداء الموظفين وضمان التزامهم بالسياسات والإجراءات والقوانين المحددة، إلى جانب وتحديد ما إذا كان الموظفون ملتزمين بمعايير الأداء الفعال وتحسين أدائهم عند الحاجة. 

كما تتضمن الرقابة أيضًا إدارة المشاكل والنزاعات المتعلقة بالموارد البشرية واتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على مستوى عالٍ من الأداء والموثوقية والتميز.

مراحل تخطيط الموارد البشرية

التخطيط هو العنصر الأول للعملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية وقاعدة العناصر الأخرى، ويشمل تحديد الطريقة التي تسير عليها باقي العمليات والأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف. وتتضمن خطوات التخطيط لإدارة الموارد البشرية ما يلي:

1. عملية التنبؤ

عملية التنبؤ هي الجزء الأكثر أهمية في تخطيط إدارة الموارد البشرية، وتشمل تحديد الأهداف ودراسة الوضع الحالي للمؤسسة من حيث عدد الموظفين وتوزيعهم في الوظائف المختلفة، ومستوى أدائهم ومهاراتهم.

ومن ثَمّ التنبؤ باحتياجات المؤسسة المستقبلية اللازمة للموارد البشرية من حيث العدد والكم والنوع بما يتناسب مع حجم العمل، ومعرفة الأدوات، ونُظم الإنتاج، وتوفير هذه الموارد في الوقت المناسب ضمن الموازنة الخاصة بالمؤسسة. لا بد من النظر إلى المدى البعيد في عملية التنبؤ ومعرفة التغيرات التنظيمية والتكنولوجية وما يترتب عليها.

2. وضع مهام وخطط مرتبطة بالأهداف

من الضروري إدراك أسباب التخطيط الذي تسعى إليه المؤسسة، وبالتالي وضع سياسات وخطط تتلاءم مع أهدافها. فإذا كان السبب مثلاً زيادة الأرباح، يجب وضع خطة تعمل على زيادة موظفي المبيعات أو تطوير مهارات الموظفين من خلال منح دورات تدريبية في الموارد البشرية. 

وفي هذه الخطوة، تُحدد الفراغات الوظيفية الحالية والمستقبلية والمهارات والخبرات المطلوبة لشغل الوظائف المختلفة. 

عند تحديد المهام ووضع الخطط يجب التأكد من قبول ودعم الإدارة العليا للخطة، والتأكد من توافر جميع الموارد المادية، والمالية، والبشرية، حيث إن الفشل في إنجاز الخطط يعد مؤشرًا خطيراً على نجاح الشركة مستقبلاً.

3. تنفيذ الخطة

وهي الخطوة الأكثر تحديًا في أي خطة، حيث هنا يجب استثمار الوقت والمال بالشكل الصحيح للوصول إلى الأهداف. وتنفيذ الخطة التي جُهزت عند تخطيط الموارد البشرية يتضمن تحديد طرق جذب الموارد البشرية للعمل في المؤسسة، وتصميم وتطبيق البرامج التدريبية والتطويرية للموظفين الحاليين أو الموظفين الجدد وتوفير بيئة عمل صحية لهم، وتحديد السياسات الخاصة بنظام الأجور.

كما تشتمل الخطة المكافآت والحوافز التي تشجع على الأداء الجيد وتحافظ على الانخراط المستمر للموظفين في العمل، بالإضافة إلى برامج تقاعد الموظفين.

4. التقييم والمتابعة 

وهي الخطوة الأخيرة من عملية تخطيط الموارد البشرية، حيث يجب التأكد من أن العمل يسير بشكل جيد وفق الخطة الموضوعة ووفق الجداول الزمنية المحددة لها ومتابعة مستويات الإنجاز، وأنه قد استُغِلت جميع الموارد المُتاحة بما يحقق أهداف المؤسسة ويمنحها أفضل النتائج.

أنشطة إدارة الموارد البشرية الرئيسية

تشمل أنشطة إدارة الموارد البشرية العديد من الخطوات التي تتعلق بإدارة وتنظيم الموظفين في المؤسسات والشركات وتساهم في تحسين أدائها وزيادة إنتاجيتها، ومن أبرز هذه الخطوات:

1. التوظيف

يتعلق هذا النشاط بجذب المرشحين المناسبين لشغل الوظائف الشاغرة في المؤسسة، ويشمل النشاط إعداد الوصف الوظيفي والإعلان عن الوظيفة وواجباتها ومسؤولياتها وشروطها واستقطاب المرشحين المناسبين وإجراء المقابلات الشخصية واختيار المرشح المناسب.

وتقوم إدارة الموارد البشرية باختيار الأنسب للوظيفة إذا استوفى شروطها من الخبرات والمهارات المطلوبة، ومن ثم الإتفاق مع المرشح على مستحقاته المادية من العمل.

2. التدريب والتطوير 

وسيلة من وسائل الاستثمار في الموارد البشرية، وهي عملية توفير البرامج التدريبية للموظفين لتحسين مهاراتهم وزيادة كفاءتهم في العمل. يُزود الأفراد بالمعلومات والخبرات والمهارات اللازمة لأداء أعمالهم بفاعلية وتجعلهم قادرين على تحمل العديد من المسؤوليات والمهام، كما أن التدريب يساعد المؤسسات على تحقيق الاكتفاء الذاتي مما يقلل الاعتماد على الخبراء الأجانب.

ومن أبرز البرامج التدريبية التي تتوفر للموظفين من قبل إدارة الموارد البشرية برامج مهارات إدارة الوقت والتواصل، والمهارات التقنية، إلى جانب التدريب على بناء الفرق.

وكما يورد منهج دورة محترف الموارد البشرية PHRi فعند إعداد برامج التدريب من الضروري تحديد أهداف تعليمية واضحة، وفهم الجمهور المستهدف، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن طريقة تقديم التدريب. يتضمن ذلك تحديد أهداف محددة للمشاركين، مع الأخذ في الاعتبار معارفهم ومهاراتهم الحالية، وتحديد ما إذا كان سيتم إعداد التدريب داخليًا في إطار المنظمة أم سيتم شرائه "جاهزًا" من جهة أخرى. تضمن هذه الخطوات أن تكون برامج التدريب فعالة ومتوافقة مع الأهداف التنظيمية

الصورة مقتطفة من منهج دورة محترف الموارد البشرية PHRi.

3. تقييم الأداء

هي عملية قياس أداء الموظفين بانتظام لمعرفة ما إذا كانوا يؤدون عملهم بشكل جيد أم لا وتحديد ما إذا كانوا يحتاجون إلى تطوير، ويعد تقييم الأداء أبرز نشاطات إدارة الموارد البشرية ومطلب حتمي لتحقيق أهداف المؤسسة، وبناءً عليه يُكافأ المجدين ويُعاقب المقصرين أو وضع خطط تحسينية لهم.

وتعمل إدارة الموارد البشرية على وضع نظام ومعايير محددة تعتمد عليها في قياس أداء كل موظف بالمنظمة، وفي حالة أن أداء الموظف كان ممتازًا فإنه يحصل على مكافأة مادية كتحفيز له، أما إذا ثبت تقصيره في العمل بشكل متعمد فإنه ينال جزاء تأديبي له مثل الخصم من الراتب.

4. إدارة الأجور والمزايا والتعويضات

يتضمن ذلك تحديد سياسات الأجور والمزايا وتطبيقها بشكل عادل مقابل ما يبذله الموظف من جهد وإتقان، يعتبر نظام الأجور نظامًا أساسيًا لدى جميع المؤسسات بينما تختلف كل مؤسسة عن الأخرى في نظام المزايا المقدمة.

وهناك عوامل تؤثر في تقييم التعويض والمزايا كالمهارات والخبرة والمسئوليات المُعطاة للموظف وتقييم أدائه وأرباح المؤسسة وكذلك طبيعة العمل وبُعده الجغرافي وحجم الشركة ونشاطها. تشمل أبرز التعويضات التي يحصل عليها الموظف: الإجازات مدفوعة الأجر، الإجازات المرضية، المكافآت. 

وكما هو موضح في محتوى الصورة أدناه فإن إدارة الرواتب منوطة باتباع عملية منهجية تتألف من 6 مراحل: 

• التحقق من الموظفين العاملين.
• التحقق من معدل الأجور.
• مراجعة ساعات العمل المدفوعة. 
• مقارنة تقارير الرواتب بدفتر المحاسبة العام.
• مراجعة ما يتعلق بضريبة الدخل.
• مراجعة المطابقة المصرفية. 

الصورة مقتطفة من منهج دورة محترف الموارد البشرية PHRi.

5. إدارة العلاقات العامة

يتضمن ذلك تطوير وتنفيذ استراتيجيات العلاقات العامة مع الموظفين، والتعامل مع الشكاوى وحل المشكلات بشكل فعال، ويشمل أيضًا إجراء الحوارات والنقاشات الدورية مع الموظفين لمعرفة مدى رضاهم ومقترحاتهم.

فذلك يعزز من مستوى الرضا الوظيفي ويعزز نسبة الحفاظ عليهم، وفي المقابل يحافظ على إيجابية بيئة العمل التي تعزز من إنتاجية الموظف.

6. إدارة الصحة والسلامة

يتضمن ذلك وضع وتطبيق سياسات الصحة والسلامة ومتطلبات الأمان في مكان العمل، وضمان سلامة الموظفين وحمايتهم من المخاطر المحتملة. يتوجب على إدارة الموارد البشرية أن تكون على دراية كاملة بأن موقع العمل يلتزم بمعايير الأمن والسلامة للقوة العاملة، ومن أبرز سياسات الصحة والسلامة التي يجب أن تلتزم بها الإدارة مخاطر مساحات التهوية والمخاطر الكيميائية.

إن ضمان سلامة القوى العاملة يقع في لب اهتمام الموارد البشرية، وكما هو موضح في الصورة أدناه فإن إطار السلامة الفعال يشتمل على عدة عناصر، تبدأ من الالتزام التنظيمي بإعطاء الأولوية لرفاهية الموظفين.

• الالتزام التنظيمي، وذلك بإعطاء الأولوية لسلامة الموظفين من خلال الالتزام المكرس بتدابير السلامة.
• سياسات السلامة والانضباط وحفظ السجلات، وهذا يتضمن وضع سياسات سلامة شاملة، وإنفاذ الإجراءات التأديبية، والاحتفاظ بسجلات دقيقة لتتبع الالتزام والحوادث.
• لجان السلامة التي تهدف إلى تعزيز التعاون بين الموظفين والإدارة لتحديد المخاطر وتنفيذ التدابير الوقائية من خلال لجان مخصصة للسلامة.
• التفتيش والتحقيق والتقييم، ويتضمن إجراء عمليات تفتيش منتظمة وتحقيقات شاملة وتقييمات موضوعية لتحديد ومعالجة المخاوف المتعلقة بالسلامة على الفور.
• قياس جهود السلامة، باستخدم المقاييس وتحليل البيانات لقياس فاعلية تدابير السلامة، وتوفير رؤى قيمة للتحسين المستمر في معايير السلامة.

الصورة مقتطفة من منهج دورة محترف الموارد البشرية PHRi.

ما الباعث على اهتمامنا في بكة بتقديم منهج دورة محترف الموارد البشرية PHRi؟

يتواصل توسع الشركات على الصعيد العالمي، ومع هذا التوسع سيستمر تزايد الطلب على محترفي الموارد البشرية. وبالاستثمار في تطوير نفسك مهنيًا والحصول على شهادة PHRi فإنك تضع لنفسك قدمًا راسخة في منافسة سوق العمل المزدهر حاليًا. 

باشتراكك في دورة محترف الموارد البشرية PHRi التي تقدمها بكة تُفتَح لك ذخائر مواد دراسية محتواها شامل وواف، وجلسات تدريبية تحت إشراف زمرة من خبرائنا الأكفاء. وبالإضافة إلى الشهادة التي نقدمها لك لتكون ذخرًا نافعًا في سيرتك الذاتية، فالمكسب الأكبر سوف تلمسه في اكتساب معلومات نافعة ومعرفة مفيدة من شأنها أن ترتقي بحياتك المهنية إلى مراق عالية في المشهد العالمي لمجال الموارد البشرية.

من يحتاج إلى دورة PHRi المعتمدة؟

• خبراء الموارد البشرية
• المهتمون بمعرفة مهمات ووظائف الموارد البشرية
•  المديرون المحترفون والمبتدئون
• العاملون في المجال والمهتمون بالتطوير المهني
• المديرون من المستويات المتوسطة والراغبون في الترقية

ما أهم المهارات التي ستكتسبها في ختام الدورة؟

• مهارات التواصل 
• مهارات التخطيط والمراقبة 
• تطوير البرامج 
• تحديد برامج تدريبية 
• وضع خطة محكمة للتوظيف 
• مهارات حل المشكلات 
• مهارات التفاوض

مستعد لترسيخ قدمك في مجال الموارد البشرية؟ بادر بالاشتراك في دورة شهادة محترف الموارد البشرية PHRi، ولا تنس الاستفادة من أقوى العروض والتخفيضات التي نسعد بتقديمها لك في مسيرتك الطموحة. نرجو لك رحلة تعلم مكللة بالتوفيق والنجاح.

شهادة محترف الموارد البشرية PHRi هي شهادة المستوى المتوسط التي يقدمها معهد اعتماد الشهادات المهنية في إدارة الموارد البشرية HRCI، ويقدم المعهد شهادات متنوعة تناسب مختلف المستويات في المجال مثل: 

• شهادة محترف الموارد البشرية المشارك aPHRi - مستوى مبتدئ
• شهادة محترف أول موارد بشرية SPHRi - مستوى متقدم

ونسعد في بكة بتقديم كل تلك الدورات لتلبية حاجة جميع المعنيين بالمجال من كافة مستويات الخبرة.

الخاتمة:

إن أنشطة إدارة الموارد البشرية الرئيسية تسعى إلى تحسين أداء الموظفين وزيادة إنتاجية المؤسسة، وتشمل التوظيف، والتدريب والتطوير، وتقييم الأداء، وإدارة الأجور والمزايا، وإدارة العلاقات العامة، وإدارة الصحة والسلامة. باختصار، إدارة الموارد البشرية تمثل جوهر النجاح المؤسسي، حيث تهدف إلى تحقيق توازن بين احتياجات المؤسسة واحتياجات الموظفين، وتطوير بيئة عمل تعزز الإنتاجية والتحسين المستمر.