خطوات إدارة الموارد البشرية ومراحل تخطيط وأنشطة العملية الإدارية

تعرف على خطوات إدارة الموارد البشرية ومراحل تخطيط وأنشطة العملية الإدارية، إدارة الموارد البشرية هي عملية حيوية تهدف إلى تحقيق الأهداف المؤسسية من خلال إدارة وتنظيم الموارد البشرية بشكل فعال.

وتعتمد العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية على العنصر البشري كأساس لنجاح المؤسسة.

وهي تهدف إلى تحقيق التوافق بين أهداف المؤسسة واحتياجات الموظفين وتوفير بيئة عمل مُحفزة وملائمة للعمل الجاد والإنتاجية العالية، تتضمن العملية الإدارية العديد من نشاطات وخطوات إدارة الموارد البشرية التي سوف نفصلها لكم في هذا المقال.

العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية

تتيح العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية للشركات والمؤسسات الاستفادة الأمثل من مواردها البشرية من جذب واختيار وتدريب وتطوير وتقييم وإدارة وتحفيز وحماية الموظفين، وتساعد في تنظيم وتطوير العمل في المؤسسة أو الشركة.

بالإضافة إلى ذلك، تشمل العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية تطوير استراتيجيات للموارد البشرية وتطبيقها وإدارة التغيير وتحسين التنظيم والإدارة الداخلية وتعزيز الاتصالات الداخلية والخارجية وإدارة العلاقات بين الشركاء والموظفين والمجتمعات المحلية.

وتشمل العملية الإدارية خمس عناصر أساسية وهي التخطيط والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والرقابة.

خطوات إدارة الموارد البشرية

1. خطوة التخطيط

تبدأ العملية بتحديد احتياجات المنظمة للموظفين والموارد البشرية المطلوبة لتحقيق أهدافها ومساعدتها في تحقيق رؤيتها المستقبلية، يجب أن تشمل هذه العملية التنبؤ بالمستقبل والتخطيط لتلبية الاحتياجات المستقبلية للموارد البشرية.

2. خطوة التنظيم

تتمثل هذه العملية في دمج وترتيب وتنسيق الموارد البشرية والمالية والعمليات الإدارية الأخرى لتحقيق أهداف المنظمة، ويتضمن ذلك تحديد المسؤوليات والواجبات والمسؤوليات الوظيفية لكل موظف ومواصفات الوظائف والرتب والرواتب، والمزايا، والتدريب. 

3. خطوة التوظيف

تتعلق هذه العملية بجذب واختيار المرشحين المناسبين للعمل في المنظمة، وذلك من خلال إعلان الوظائف المتاحة وجذب المتقدمين، وتحليل السير الذاتية والمقابلات واختبارات القدرات واستقصاء المراجع واختيار الأفضل وتعيينهم في مناصبهم.

4. خطوة التوجيه

تتمثل هذه العملية في تطوير وتدريب وتوجيه الموظفين لتحسين أدائهم وتطوير مهاراتهم وتعزيز فرق العمل، وتتضمن أيضًا تقييم أداء الموظفين وتوفير الملاحظات والتوجيهات اللازمة لتحسين أدائهم ولتحقيق أهداف المؤسسة.

5. خطوة الرقابة

تتعلق هذه العملية بمراقبة أداء الموظفين وضمان التزامهم بالسياسات والإجراءات والقوانين المحددة، إلى جانب وتحديد ما إذا كان الموظفون ملتزمين بمعايير الأداء الفعال وتحسين أدائهم عند الحاجة. 

كما تتضمن الرقابة أيضًا إدارة المشاكل والنزاعات المتعلقة بالموارد البشرية واتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على مستوى عالٍ من الأداء والموثوقية والتميز.

مراحل تخطيط الموارد البشرية

التخطيط هو العنصر الأول للعملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية وقاعدة العناصر الأخرى، ويشمل تحديد الطريقة التي تسير عليها باقي العمليات والأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف.

وتتضمن خطوات التخطيط لإدارة الموارد البشرية ما يلي:

1. عملية التنبؤ

عملية التنبؤ هي الجزء الأكثر أهمية في تخطيط إدارة الموارد البشرية، وتشمل تحديد الأهداف ودراسة الوضع الحالي للمؤسسة من حيث عدد الموظفين وتوزيعهم في الوظائف المختلفة، ومستوى أدائهم ومهاراتهم.

ومن ثَمّ التنبؤ باحتياجات المؤسسة المستقبلية اللازمة للموارد البشرية من حيث العدد والكم والنوع بما يتناسب مع حجم العمل، ومعرفة الأدوات، ونُظم الإنتاج، وتوفير هذه الموارد في الوقت المناسب ضمن الموازنة الخاصة بالمؤسسة.

لا بد من النظر إلى المدى البعيد في عملية التنبؤ ومعرفة التغيرات التنظيمية والتكنولوجية وما يترتب عليها.

2. وضع مهام وخطط مرتبطة بالأهداف

من الضروري إدراك أسباب التخطيط الذي تسعى إليه المؤسسة، وبالتالي وضع سياسات وخطط تتلاءم مع أهدافها.

فإذا كان السبب مثلاً زيادة الأرباح، يجب وضع خطة تعمل على زيادة موظفي المبيعات أو تطوير مهارات الموظفين من خلال منح دورات تدريبية في الموارد البشرية. 

وفي هذه الخطوة، تُحدد الفراغات الوظيفية الحالية والمستقبلية والمهارات والخبرات المطلوبة لشغل الوظائف المختلفة. 

عند تحديد المهام ووضع الخطط يجب التأكد من قبول ودعم الإدارة العليا للخطة، والتأكد من توافر جميع الموارد المادية، والمالية، والبشرية، حيث إن الفشل في إنجاز الخطط يعد مؤشرًا خطيراً على نجاح الشركة مستقبلاً.

3. تنفيذ الخطة

وهي الخطوة الأكثر تحديًا في أي خطة، حيث هنا يجب استثمار الوقت والمال بالشكل الصحيح للوصول إلى الأهداف. 

وتنفيذ الخطة التي جُهزت عند تخطيط الموارد البشرية يتضمن تحديد طرق جذب الموارد البشرية للعمل في المؤسسة، وتصميم وتطبيق البرامج التدريبية والتطويرية للموظفين الحاليين أو الموظفين الجدد وتوفير بيئة عمل صحية لهم، وتحديد السياسات الخاصة بنظام الأجور.

كما تشتمل الخطة المكافآت والحوافز التي تشجع على الأداء الجيد وتحافظ على الانخراط المستمر للموظفين في العمل، بالإضافة إلى برامج تقاعد الموظفين.

4. التقييم والمتابعة 

وهي الخطوة الأخيرة من عملية تخطيط الموارد البشرية، حيث يجب التأكد من أن العمل يسير بشكل جيد وفق الخطة الموضوعة ووفق الجداول الزمنية المحددة لها ومتابعة مستويات الإنجاز، وأنه قد استُغِلت جميع الموارد المُتاحة بما يحقق أهداف المؤسسة ويمنحها أفضل النتائج.

أنشطة إدارة الموارد البشرية الرئيسية

تشمل أنشطة إدارة الموارد البشرية العديد من الخطوات التي تتعلق بإدارة وتنظيم الموظفين في المؤسسات والشركات وتساهم في تحسين أدائها وزيادة إنتاجيتها، ومن أبرز هذه الخطوات:

1. التوظيف

يتعلق هذا النشاط بجذب المرشحين المناسبين لشغل الوظائف الشاغرة في المؤسسة، ويشمل النشاط إعداد الوصف الوظيفي والإعلان عن الوظيفة وواجباتها ومسؤولياتها وشروطها واستقطاب المرشحين المناسبين وإجراء المقابلات الشخصية واختيار المرشح المناسب.

وتقوم إدارة الموارد البشرية باختيار الأنسب للوظيفة إذا استوفى شروطها من الخبرات والمهارات المطلوبة، ومن ثم الإتفاق مع المرشح على مستحقاته المادية من العمل.

2. التدريب والتطوير 

وسيلة من وسائل الاستثمار في الموارد البشرية، وهي عملية توفير البرامج التدريبية للموظفين لتحسين مهاراتهم وزيادة كفاءتهم في العمل. 

يُزود الأفراد بالمعلومات والخبرات والمهارات اللازمة لأداء أعمالهم بفاعلية وتجعلهم قادرين على تحمل العديد من المسؤوليات والمهام، كما أن التدريب يساعد المؤسسات على تحقيق الاكتفاء الذاتي مما يقلل الاعتماد على الخبراء الأجانب.

ومن أبرز البرامج التدريبية التي تتوفر للموظفين من قبل إدارة الموارد البشرية برامج مهارات إدارة الوقت والتواصل، والمهارات التقنية، إلى جانب التدريب على بناء الفرق.

3. تقييم الأداء

هي عملية قياس أداء الموظفين بانتظام لمعرفة ما إذا كانوا يؤدون عملهم بشكل جيد أم لا وتحديد ما إذا كانوا يحتاجون إلى تطوير، ويعد تقييم الأداء أبرز نشاطات إدارة الموارد البشرية ومطلب حتمي لتحقيق أهداف المؤسسة، وبناءً عليه يُكافأ المجدين ويُعاقب المقصرين أو وضع خطط تحسينية لهم.

وتعمل إدارة الموارد البشرية على وضع نظام ومعايير محددة تعتمد عليها في قياس أداء كل موظف بالمنظمة، وفي حالة أن أداء الموظف كان ممتازًا فإنه يحصل على مكافأة مادية كتحفيز له، أما إذا ثبت تقصيره في العمل بشكل متعمد فإنه ينال جزاء تأديبي له مثل الخصم من الراتب.

4. إدارة الأجور والمزايا والتعويضات

يتضمن ذلك تحديد سياسات الأجور والمزايا وتطبيقها بشكل عادل مقابل ما يبذله الموظف من جهد وإتقان، يعتبر نظام الأجور نظامًا أساسيًا لدى جميع المؤسسات بينما تختلف كل مؤسسة عن الأخرى في نظام المزايا المقدمة.

وهناك عوامل تؤثر في تقييم التعويض والمزايا كالمهارات والخبرة والمسئوليات المُعطاة للموظف وتقييم أدائه وأرباح المؤسسة وكذلك طبيعة العمل وبُعده الجغرافي وحجم الشركة ونشاطها.

تشمل أبرز التعويضات التي يحصل عليها الموظف: الإجازات مدفوعة الأجر، الإجازات المرضية، المكافآت. 

5. إدارة العلاقات العامة

يتضمن ذلك تطوير وتنفيذ استراتيجيات العلاقات العامة مع الموظفين، والتعامل مع الشكاوى وحل المشكلات بشكل فعال، ويشمل أيضًا إجراء الحوارات والنقاشات الدورية مع الموظفين لمعرفة مدى رضاهم ومقترحاتهم.

فذلك يعزز من مستوى الرضا الوظيفي ويعزز نسبة الحفاظ عليهم، وفي المقابل يحافظ على إيجابية بيئة العمل التي تعزز من إنتاجية الموظف.

6. إدارة الصحة والسلامة

يتضمن ذلك وضع وتطبيق سياسات الصحة والسلامة ومتطلبات الأمان في مكان العمل، وضمان سلامة الموظفين وحمايتهم من المخاطر المحتملة.

يتوجب على إدارة الموارد البشرية أن تكون على دراية كاملة بأن موقع العمل يلتزم بمعايير الأمن والسلامة للقوة العاملة، ومن أبرز سياسات الصحة والسلامة التي يجب أن تلتزم بها الإدارة مخاطر مساحات التهوية والمخاطر الكيميائية.

تعلم إدارة الموارد البشرية:

يمكنك تطوير وتعزيز مهاراتك في مجال إدارة الموارد البشرية وزيادة فرص حصولك على عمل جديد أو رفع مستواك الوظيفي من خلال الحصول على شهادات إدارة الموارد البشرية والمعترف بها دولياً،  شهادة aPHRI محترف موارد بشرية مشارك، ومثل محترف في الموارد البشرية (PHRi)، أو محترف أول في الموارد البشرية (SPHR).

ختاماً، فإن العملية الإدارية في إدارة الموارد البشرية ترسم الإطار الإداري الذي يشتمل على عدد من المهام أبرزها التخطيط، كما أنها تغطي أهم أنشطتها وهو التوظيف والاختيار.