تقرير إدارة المخاطر كيفية إعداده مع نماذج مجانية للتحميل

تتعدد المسؤوليات المُلقاة على عاتق إدارة المخاطر بالمؤسسات، ومنها صياغة التقارير حول المخاطر المُحتملة التي قد تواجهها المؤسسة وتؤثر على تحقيق أهدافها، وهي التقارير التي تستخدمها الإدارة العليا في تحديد كيفية إدارة تلك المخاطر وأكثر الاستراتيجيات فعالية وكفاءة في السيطرة عليها، لذلك نوضح في سطور هذا المقال ما هو تقرير إدارة المخاطر وكيفية إعداده، كما نضع نماذج لتحديد وتحليل المخاطر.

تقرير ادارة المخاطر:

تقرير إدارة المخاطر هو عبارة عن مستند رسمي يشتمل على وصفًا دقيقًا للمخاطر التي قد تواجهها المؤسسة وتؤثر على عملياتها التجارية وقدرتها على تحقيق أهدافها، ويركز التقرير على المخاطر الأكثر إلحاحًا والتي قد تؤدي إلى عواقب وخيمة في حال عدم معالجتها بشكل فوري، كما يحتوي على معلومات حول المخاطر الناشئة التي قد تتسبب في حدوث مشكلات أكبر مستقبلًا إذ لم تتم مراقبتها بعناية.

كما يناقش تقرير إدارة المخاطر مدى كفاءة المؤسسة في التعامل مع المخاطر المُحتملة والسياسات المُتبعة التي تحتاج إلى تعديل، والتغييرات الواجب إجراؤها حتى تظل المخاطر عند مستوى مقبول، فضلًا عن الاستراتيجيات التي لا تعمل كما كان مخطط لها.

ومن خلال تقرير إدارة المخاطر، تتمكن الإدارة العليا للمؤسسة من إدارة المخاطر بشكل أكثر فعالية من أجل تحقيق النتائج المرجوة، عن طريق تغيير العمليات للقيام بأعمال تجارية بطريقة أكثر وعيًا بالمخاطر، كما يستعين مديرو المشاريع والعملاء بتلك التقارير من أجل فهم المخاطر المُحتملة التي قد تتعرض لها المؤسسة خلال المشروع، حتى يتسنى إنشاء خطة لإدارة تلك المخاطر والسيطرة عليها.

ويتضمن تقرير إدارة المخاطر عدة عناصر أساسية وهي:

• سجل المخاطر: يصف المخاطر المُحتملة واحتمال حدوثها وتداعياتها وكيفية تصنيفها والاستجابة لها.
• خطة العمل: تحتوي على الإجراءات الواجب اتخاذها للتخفيف من المخاطر في حال حدوثها.
• مراجعة البيانات: تخضع البيانات المجموعة لتقييم المخاطر للمراجعة الدقيقة.
• الجدول الزمني: يشير إلى الجدول الزمني للمشروع والتغيرات المتوقعة التي قد تحدث فيه.
• مؤشرات المخاطر الرئيسية: هي المقاييس المُستخدمة في تحديد المخاطر.

كيفية إعداد تقرير إدارة المخاطر:

تتطلب صياغة تقرير إدارة المخاطر القيام بمجموعة من الخطوات الأساسية التي نبرزها فيما يلي:

1- تحديد الهدف من التقرير

قبل الشروع في صياغة تقرير إدارة المخاطر؛ لا بد من تحديد الهدف من كتابة هذا التقرير والجمهور المُستهدف، إذ يحدد كاتب التقرير الأهداف المُراد معالجتها والأشخاص الذين سيقرؤون التقرير ويستخدمونه والتفاصيل التي يحتاجون إلى الإطلاع عليها، وذلك حتى يناسب التقرير تفضيلات القارئ بحيث يكون خاليًا من أية معلومات غير مهمة.

2- تحديد الأنشطة التي قد تنطوي على مخاطر

في هذه الخطوة، يجب تحديد المخاطر المُحتملة، وهو ما يتطلب تقييم الأنشطة والعمليات التي يتم تنفيذها داخل المؤسسة وقد تؤدي إلى حدوث مخاطر، مثل المخاطر المالية أو التشغيلية أو التقنية أو الاستراتيجية، وغير ذلك من المخاطر التي قد تواجه المؤسسة، ويمكن تنفيذ هذه الخطوة عن طريق عقد مقابلات مع الموظفين ورؤساء الأقسام داخل المؤسسة، وكذلك من خلال جلسات العصف الذهني لتبادل الآراء حول المخاطر المُحتملة.

3- تحديد المتضررين من المخاطر

بعد تحديد المخاطر المُحتملة، تأتي خطوة تحديد الأشخاص المتضررين من تلك المخاطر والتأثير الذي قد يحدثه كل خطر، فقد يكون المتأثر بالمخاطر هم موظفي المؤسسة أو العملاء أو الجمهور أو الموردين، وجميع من يمكن أن يتعرض لأي خطر من المخاطر المُحددة.

ومن خلال هذه الخطوة، يمكن تحديد نطاق كل خطر محتمل، وهو ما يساعد على معرفة الإجراءات التي يمكن أن تتخذها المؤسسة من أجل السيطرة على تلك المخاطر ومنع حدوثها أو تقليل تأثيرها.

4- تقييم المخاطر

بعد ذلك، يجب تقييم شدة كل خطر بعد تحديد النتائج المحتملة، ويمكن للمؤسسة استخدام طريقتين في تقييم المخاطر، الطريقة الأولى هي ترتيب المخاطر بناءً على حجم تأثيرها وبالتالي يتم تقسيم مستويات المخاطر إلى (غير مهم، طفيف، جاد، خطير، كارثي).

أما الطريقة الثانية، فهي تتمثل في تقييم المخاطر بناءً على حساب احتمال حدوثها كنسبة مئوية ومن ثم تحديد ما إذا كان مستوى المخاطر مقبولًا أم لا، وعلى أساس احتمال الحدوث يتم تقسيم مستويات المخاطر إلى (نادر، غير مُحتمل، ممكن، مُحتمل، شبه مؤكد)، وعلى سبيل المثال، إذا قلت فرصة حدوث المخاطر المُحتملة عن 5% وكان تأثيرها ضئيل؛ فهذا يعني أن مستوى تلك المخاطر مقبولًا.

5- وضع استراتيجيات إدارة كل خطر

بعد تحديد المخاطر المُحتملة وتقييمها وترتيبها، لا بد من وضع الاستراتيجيات التي تساعد على منع وقوع كل خطر أو التخفيف من حدته، إذ يتم تحديد التدابير الواجب اتخاذها لمنع تداعيات كل خطر مع تحديد الأفراد المسؤولين عن تنفيذها.

6- إنشاء التقرير

بعد ذلك تأتي خطوة إنشاء التقرير، إذ يتم البدء في كتابته باستخدام المعلومات والأفكار التي جرى جمعها في الخطوات السابقة، ويجب أن يبدأ تقرير إدارة المخاطر بالملخص التنفيذي الذي يوضح كل خطر وسبب أهميته، مع ضرورة ربط كل خطر يتم إدراجه بهدف من أهداف المؤسسة لبيان مدى تأثيره عليه.

وبعد شرح المخاطر، لا بد من صياغة تحليلًا يوضح المزيد من التفاصيل حول كل خطر، على أن يتضمن التحليل البيانات ذات الصلة وتوقعات التكاليف وتقارير مراجعة الحسابات، إذ تدعم تلك المعلومات نتائج كل خطر.

وفي النهاية، يجب توضيح الإجراءات الواجب اتخاذها للتخفيف من حدة كل خطر، وتحديد اسم الشخص المسؤول عن تنفيذ وإكمال تلك الإجراءات والتواريخ المُحددة لاستكمالها، من أجل ضمان إدارة المخاطر بكفاءة.

وبشكل عام، عند كتابة تقرير إدارة المخاطر، لا بد من استخدام لغة ومصطلحات مفهومة وواضحة، والاعتراف بالثغرات أو أوجه عدم اليقين لإضفاء المصداقية على التقرير، مع تزويده بالوسائل المرئية مثل الصور أو الرسوم البيانية أو الجداول أو المخططات.

7- مراجعة التقرير

بعد الانتهاء من صياغة التقرير، لا بد من مراجعته بشكل دوري منتظم لإجراء التحديثات والتعديلات اللازمة إذا كان يتطلب ذلك، ورصد جميع الأنشطة الجديدة من أجل إدارة المخاطر بفعالية، مع استعراض التقرير على أساس ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي.

من خلال دورات إدارة المخاطر المُقدمة عبر بكه يمكنك اكتساب المزيد من المعارف حول هذا المجال، والتعرف على أحدث التقنيات والممارسات المُستخدمة فيه، ومن ثم الحصول على شهادة مهنية مُعتمدة تجعلك مطلوبًا بشدة من قِبل أكبر الشركات في مختلف المجالات.

سجل الآن في دورات إدارة المخاطر التي توفرها بكه وهي:

• دورة إدارة المخاطر  MoR
• دورة إدارة المخاطر الاحترافية RMP

نموذج تحديد المخاطر:

يمكنكم تحميل نموذج تحديد المخاطر بصيغة Excel، وهو نموذج قابل للتعديل مكون من جزأين، يتضمن الجزء الأول خطة عمل تحديد المخاطر ومساحة من أجل تحديد المعلومات ذات الصلة والأدوار والمسؤوليات والتواريخ، وفي الجزء الثاني يمكن تقييم وتصنيف المخاطر المُحددة وتحديد المتضررين منها والإجراءات المُتخذة لإدارة تلك المخاطر.

نموذج تحليل المخاطر:

يمكنكم تحميل نموذج تحليل المخاطر بصيغة Word، وهو نموذج قابل للتعديل يُستخدم في تحليل مخاطر الأعمال التجارية والتأثير الذي يمكن أن تحدثه، ويتضمن خمسة أعمدة تمثل المخاطر واحتمالية حدوثها وعواقبها أي شدة تأثيرها ومستوى المخاطر، إضافة إلى الإجراءات التي يمكن اتخاذها من أجل منع حدوث تلك المخاطر أو تقليل تأثيرها.

تعلم إدارة المخاطر واحصل على شهادة معتمدة فيها:

تقدم منصة بكه، العديد من الدورات التدريبية المُعتمدة في مجال إدارة المشاريع، ومنها دورات في إدارة المخاطر. ومنها:

• دورة إدارة المخاطر الاحترافية RMP
• شهادة MoR® التأسيسية

اقرأ بروشور خاص وشامل عن تعلم إدارة المخاطر الاحترافية.

الخاتمة:

تقرير إدارة المخاطر هو مستند رسمي يصف المخاطر المحتملة التي قد تواجه المؤسسة وتؤثر على تحقيق أهدافها، مع التركيز على المخاطر الأكثر إلحاحًا والتي قد تؤدي إلى عواقب وخيمة إذا لم تتم معالجتها. يتضمن التقرير تحليلًا مفصلًا للمخاطر، سياسات الإدارة المتبعة، وتوصيات لتحسين استراتيجيات التحكم. كما يشمل سجلًا للمخاطر، خطة عمل، مراجعة البيانات، وجدولًا زمنيًا، مما يساعد الإدارة العليا في اتخاذ قرارات فعّالة لإدارة المخاطر وضمان استمرارية العمليات التجارية بأمان وكفاءة.

وفي الختام، فقد تجلت أهمية تقارير إدارة المخاطر في مساعدة المؤسسات على الاستعداد جيدًا للمخاطر المُحتملة ووضع استراتيجيات إدارتها، حتى تمضي قدمًا في تحقيق أهدافها والحصول على ميزة تنافسية تعطيها أفضلية دائمة.