قيود المشروع الثلاثة Project Constraints: التعريف والأهمية وكيفية إدارتها

قيود المشروع هي العوامل التي تقيد تنفيذ المشروع وتؤثر عليه سلبًا، وتتضمن الوقت، التكلفة، والنطاق. إدارتها تتطلب تخطيطًا جيدًا ومتابعة دقيقة لضمان تحقيق أهداف المشروع بجودة عالية وفي الوقت المحدد.

يدرك جميع مديرو المشاريع أن أي مشروع لا يسير أبدًا كما هو مُخطط له منذ انطلاقه وحتى انتهاءه، إذ أن هناك العديد من العوامل التي قد تحول دون إتمام المشروع على النحو المنشود، تلك العوامل التي تُعرف باسم قيود المشروع، والتي تؤثر على المشروع بالسلب ويظهر هذا التأثير في النتيجة النهائية، أو قد تمنع إنجازه من الأساس في حال عدم إدارتها بكفاءة، وفي سطور هذا المقال نوضح مفهوم قيود المشروع وأنواعها وأهميتها وطريقة التعامل معها.

مفهوم قيود المشروع:

تُعرف قيود المشروع Project Constraints بأنها العوامل التي تقيد تنفيذ المشروع وتؤثر على جودته بشكل سلبي، وتختلف تلك القيود باختلاف كل مشروع وفقًا للمتطلبات والصناعة. وترتبط قيود المشروع ببعضها البعض، أي أن وجود أحد تلك القيود يؤدي إلى ظهور بقيتها، وعلى سبيل المثال، إذا زادت تكلفة المشروع؛ فقد يحد الفريق من نطاقه حتى يتمكن العمل من الاستمرار في الميزانية.

وعند ظهور قيود المشروع؛ يتعين على مديره استخدام مهاراته وخبراته لإدارتها، حتى لا تؤثر سلبًا على جودة المشروع.

كم عدد القيود في إدارة المشاريع؟

هناك ثلاثة قيود رئيسية في إدارة المشاريع، وهي القيود التي يُطلق عليها اسم مثلث إدارة المشروع أو القيد الثلاثي أو المثلث الحديدي، وهي كما يلي:

• التكلفة: تكلفة المشروع هي ميزانيته، والتي تشمل جميع الموارد المالية اللازمة لإنجاز المشروع في الوقت المحدد، في نطاقه المحدد مسبقًا.
• الوقت: وهو الجدول الزمني الموضوع لإنجاز المشروع، ويشتمل على المواعيد النهائية لكل مرحلة من مراحل المشروع، وكذلك تاريخ بدء التنفيذ النهائي للنواتج.
• النطاق: يحدد نطاق المشروع أهدافه ونواتجه وسماته ووظائفه المحددة والمهام المطلوبة لإتمام المشروع.

اقرأ أيضًا: مثلث إدارة المشاريع: التوازن بين الوقت والتكلفة والجودة

ما هي قيود المشروع الثلاثية أو الكلاسيكية؟

تتمثل قيود المشروع الثلاثية أو الكلاسيكية في الوقت والتكلفة والنطاق، وإليكم فيما يلي شرحًا لجميع أنواع قيود المشروع:

1- قيد الوقت

قبل انطلاق المشروع، يتم وضع خطة المشروع والتي تشتمل على العديد من العناصر أبرزها الجدول الزمني والذي يحدد موعد بدء تنفيذ المشروع وموعد انتهاءه. ويتعين على مدير المشروع التأكد من أن الفريق سوف ينهي المشروع قبل الموعد النهائي، ومعرفة المدة التي سيحتاج إليها المشروع لإنجازه، والتأكد من وجود العدد الكافي من الموظفين الذين يكملون المشروع في وقته المُحدد.

ويُعد تنفيذ المشروع في الوقت المحدد مقياسًا حاسمًا لنجاحه، لأن حدوث أي تأخير قد يؤدي إلى زيادة التكاليف، وهو ما يضطر أصحاب المصلحة إلى إعادة النظر في أي خطط لديهم في المشروع بعد الانتهاء منه.

2- قيد التكلفة

عائق آخر يواجه إدارة المشاريع وهي التكلفة الإجمالية للمشروع أي ميزانيته التي توضع عند التخطيط للمشروع، ويتعين على مدير المشروع إيجاد الطرق التي تساعده على تنفيذ المشروع دون تجاوز الميزانية المُخصصة له. وعندما تطرأ أية مشكلات على ميزانية المشروع؛ يلجأ مديره إلى تطوير عدة استراتيجيات للحد من الإنفاق، والالتزام بهذه الميزانية.

3- قيد النطاق

نطاق المشروع هو النواتج التي يضمنها مدير المشروع لأصحاب المصلحة، بعد أن يحددها أصحاب المصلحة وفرق العمل في هذا المشروع، وهو ما يؤدي إلى عدم حدوث أي سوء اتصال أو محاولات لتعديل هذا النطاق بعد البدء في تنفيذ المشروع. ويعتمد نطاق المشروع على الموعد النهائي وميزانيته، فكلما كان الموعد النهائي مرنًا وكانت الميزانية كبيرة؛ كانت النتيجة إيجابية ومرضية لأصحاب المصلحة.

ما هي أهمية قيود المشروع:

يُعد فهم القيود الثلاثية مهمًا لنجاح المشروع، لأنه يتيح التعرف على المتطلبات المتنافسة في كل مشروع، ويقرر مدير المشروع ما هو الطلب الأكثر أهمية، ومن ثم يقوم بإجراء تعديلات على القيدين الآخرين لضمان موازنة المشروع وبقاءه على المسار الصحيح.

وعلى سبيل المثال، فإذا كان الوقت هو الأولوية ولا يمكن إجراء أي تعديل على الموعد النهائي للمشروع؛ ففي هذه الحالة لا بد من تعديل النطاق والميزانية، حتى يكتمل المشروع في موعد المُقرر.

كيفية إدارة قيود المشروع:

تشكل القيود المفروضة على المشاريع جزءا من جميع المشاريع، ولكن إدارتها بشكل صحيح هي التي تضمن إنجاز المشروع في الوقت المحدد ووفقًا للميزانية المرصودة وبالجودة المطلوبة. وإليكم فيما يلي أفضل الممارسات لإدارة كل قيد من قيود المشاريع:

1- إدارة قيد الوقت

تعتمد الإدارة الفعالة لقيد الوقت على الجدولة المناسبة للمشروع، ويمكن إدارة الوقت عن طريق اتباع ما يلي:

• تحديد الأهداف الرئيسية لفريق المشروع، وكيف يمكن تحقيقها، وما هي الإجراءات التي ستُتخذ للقيام بذلك.
• رسم فريق إدارة المشروع الإطار الزمني الواقعي لإنجاز كل مرحلة من مراحل المشروع.
• تحليل فريق المشروع كيفية أداء المراحل السابقة من المشروع، ورصد الاتجاهات والآثار على الخطط المستقبلية، وإبلاغ أصحاب المصلحة بتلك النتائج.
• عند إبلاغ نتائج كل مرحلة من مراحل المشروع؛ يحلل الفريق العوامل التي ساهمت في كل نتيجة، فإذا كانت النتيجة إيجابية؛ يجب على الفريق تحليل العوامل المساهمة فيها لاستمرارها وتكرارها، وإذا كانت النتيجة سلبية؛ فيجب أن يعرف الفريق كيف ولماذا حدث الانحراف عن مساره وتصحيحه من أجل الإجراءات المستقبلية.

2- إدارة قيد التكلفة

لإدارة قيد التكلفة، يتعين على مدير المشروع تقدير تكلفة المشروع من خلال القيام بما يلي:

• تحديد الموارد من خلال تقدير معدل تكلفة السلع والعمالة.
• تحديد تكاليف جميع الوظائف المدرجة في نطاق المشروع.
• وضع ميزانية المشروع وفقًا للتكاليف المتوقعة.
• الإطلاع على تكاليف المشاريع المماثلة والتي جرى تنفيذها في الماضي القريب.
• مقارنة البيانات التاريخية بالمتغيرات المستكملة ذات الصلة.
• إجراء تعديل على ميزانية المشروع عند الحاجة.

3- إدارة قيد النطاق

لضمان تجنب زحف النطاق؛ يتعين على مدير المشروع إبلاغ أصحاب المصلحة بنطاق المشروع بعد تحديده، ولإدارة قيد النطاق يجب القيام بالآتي:

• تقديم وثائق واضحة عن النطاق الكامل للمشروع في بدايته، ويجب أن تشمل جميع الاحتياجات.
• وضع خطة لإدارة أية تغيرات قد تطرأ، وفي حال اقتراح أي تغيير على النطاق؛ لا بد من  مراجعة هذا التغيير أو الموافقة عليه أو رفضه وتنفيذه إذا كان ذلك ممكنًا.
• تكرار إبلاغ أصحاب المصلحة بالنطاق.

دورات إدارة مشاريع معتمدة تناول قيود المشروع:

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة إدارة المحافظ MoP
• دورة إدارة البرامج والمحافظ P3O
• دورة إدارة البرامج MSP
• دورة إدارة التغيير المرن AgileShift
• دورة PRINCE2
• دورة PRINCE2 Agile
• دورة PMI-SP إدارة جدولة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر MoR
• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة إدارة المخاطر RMP
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM

الخاتمة:

قيود المشروع تُعرف بأنها العوامل التي تقيد تنفيذ المشروع وتؤثر على جودته بشكل سلبي. تشمل هذه القيود الوقت، التكلفة، والنطاق. الوقت يحدد جدول العمل ومواعيد الانتهاء، التكلفة تشير إلى الموارد المالية المطلوبة، والنطاق يحدد نطاق المشروع وأهدافه. إدارة هذه القيود تتطلب تخطيطا جيدا ومتابعة دقيقة لضمان تحقيق أهداف المشروع بجودة عالية وفي الوقت المحدد.

وفي الختام، فإن قيود المشروع الثلاثة هي جزءًا أساسيًا من إدارة المشاريع، ويجب على مدير المشروع الحفاظ على توازن تلك القيود بالتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة والعملاء وأعضاء الفريق، حتى ينتهي المشروع بالصورة المطلوبة.