الفرق بين إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ والعمليات؟

التفريق بين كلٍّ من إدارة المشاريع وإدارة البرامج وإدارة المحافظ قد يصعب على حديث العهد من المبتدئين في المجال، ففي حين أن المصطلحات تُستخدم غالبًا بالتبادل وتشترك في بعض الأمور، إلا أنها مختلفة تمامًا فيما يتعلق بمساهمتها في المنظمة، تابع معنا في هذه المقالة لتوضيح الفرق بين المصطلحات الثلاث بجانب إدارة العمليات، وذلك من حيث المفهوم، المهام والمسئوليات، النطاق.

الفرق بين إدارة المشاريع وإدارة البرامج وإدارة المحافظ

تندرج المشاريع ضمن برامج أكبر منها، وتندرج البرامج بدورها ضمن المحافظ، البرنامج هو عبارة عن مجموعة من المشاريع المتشابهة أو المرتبطة ببعضها البعض، بينما قد تندرج عدة مشاريع و / أو برامج ضمن محفظة واحدة وتكون غير مرتبطة ببعضها البعض، في حين أن المشروع يعد مسعى مؤقت، فإن المحافظ عبارة عن مبادرات مستمرة تمتد عبر سنوات من الوجود وتتضمن أهدافًا استراتيجية ومتماسكة.

تتطلب الإدارة المتكاملة بين كلٍّ من المشاريع والبرامج والمحافظ بُنية إدارية تنظيمية متسقة تتناول جميع المجالات الثلاثة، كما يجب أن تظل إدارة هذه المجالات منفصلة ومتكاملة في نفس الوقت نفسه مع الحرص على فهم الجميع أدوارهم في ترسانة تحقيق الإنجاز الناجح المؤدي إلى هدف استراتيجي.

الفرق بين المشاريع والبرامج والمحافظ وإدارة العمليات من حيث المفهوم

الاختلاف بين إدارة كل من المشاريع والبرامج والمحافظ والعمليات من حيث المفهوم والتعريف: إدارة المحافظ هي الإدارة المركزية لمجموعة من المشاريع والبرامج لسد الفجوة بين الاستراتيجية وتنفيذها، بينما يرتكز البرنامج على مجموعة من المشاريع ذات الصلة، والمشروع هو مبادرة مؤقتة لتحقيق نتيجة فردية، وإدارة العمليات يختص بتحقيق أكبر عائد ممكن من الأرباح، وتبرز هذه الاختلافات بالتفصيل في التالي:

1- إدارة المشاريع

وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن المشروع هو "مُبادرة مؤقتة، محكومة ببداية ونهاية محددتين، تنفذها المنظمة لتصنيع منتج أو تقديم خدمة أو الوصول إلى نتيجة فردية معينة"، وذلك بغض النظر عن حجم المشروع أو نطاقه، فإن إدارة المشاريع هي نظام استخدام المبادئ والإجراءات لإدارة المشروع من نقطة البداية حتى تسليم مخرجاته، مثل تطبيق أو حدث أو منتج أو خدمة.

2- إدارة البرامج

يشير معهد إدارة المشاريع (PMI) إلى أن البرنامج عبارة عن "مجموعة من المشاريع ذات الصلة تُدار بطريقة منسّقة فيما بينها للاستفادة من مزايا قد لا تتوفر عند إدارتها بشكل منفصل". يشترك البرنامج مع المشروع في كونه مؤقتًا، لذلك عند اكتمال المشاريع المتضمَّنة يكتمل البرنامج.

تكون المشاريع التي تندرج تحت البرنامج الواحد ذات صلة ببعضها البعض، قد يتم فصلها أو تعيينها لفرق مختلفة، لكنها جميعًا تهدف إلى تحقيق نتائج تعزز نفس الهدف الاستراتيجي، تهدف الإدارة الفعّالة للبرنامج إلى تمكين التنفيذ الاستراتيجي من خلال تنظيم الأفراد والفرق في الدوائر الإدارية للعمل معًا لتمكين المؤسسة من تحديد الأولويات وتمويل البرامج التي تحقق أكبر قدر من القيمة.

3- إدارة المحافظ

حسبما ورد عن معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن إدارة المحفظة هي:"إدارة مركزية لمجموعة من المشاريع والبرامج لسد الفجوة بين الاستراتيجية وآلية تنفيذها لتحقيق الأهداف الاستراتيجية." وهي تحليل وتحسين التكاليف والموارد والتقنيات والعمليات لجميع المشاريع داخل المحفظة؛ حيث تُسلط الضوء على أسئلة مثل:

1. هل لدى الموارد والميزانيات اللازمة لبدء مشروع جديد؟
2. هل هناك مشاريع أخرى يمكن نمذجتها؟
3. هل هناك أية مشاريع حالية قد تتعارض مع هذا المشروع الجديد؟
4. هل نحن بحاجة إلى تعديل توقعات أصحاب المصلحة؟
5. هل يتوافق هذا المشروع مع أهداف مؤسستنا؟

قد يكون للشركة محفظة واحدة، والتي ستتآلف بعد ذلك من جميع المشاريع والبرامج والعمليات التشغيلية داخل المنشأة، كما يمكن للشركة أيضًا إنشاء عدة محافظ لفصل المشاريع وقرارات الاستثمار القائمة.

4- إدارة العمليات

أما عن مفهوم إدارة العمليات، فيشير إلى إدارة العمليات التجارية لتحقيق أكبر قدر ممكن من الأرباح التشغيلية من خلال إنتاج المنتجات أو الخدمات من خلال الموارد سواء كانت مادية أو بشرية، وذلك يكون بتطبيق مجموعة من الممارسات التي تضمن العمل بأعلى درجة ممكنة من الكفاءة.

كما يمكن تعريف إدارة العمليات أيضًا على أنها عملية تقديم المنتجات والخدمات بأعلى مستوى ممكن من الجودة بهدف زيادة الأرباح وتحقيق الموازنة بين الإيرادات والنفقات عن طريق صافي الأرباح التشغيلية.

الفرق بين إدارات المشاريع البرامج والمحافظ والعمليات من حيث المهام الوظيفية

الاختلاف بين إدارة المشاريع وإدارة البرامج وإدارة المحافظ يتعلق بالمهام الوظيفية، مديرو المحافظ يقومون بتحديد المشاريع المناسبة وتحسينها وضمان تحقيق الأهداف العامة للشركة، أما مديرو البرامج، فيركزون على تحقيق فوائد الأعمال وإدارة البرامج بشكل شامل، وأما مديرو المشاريع، فيتولون جهودهم على تنفيذ المشاريع بكفاءة وفي الوقت المحدد، بينما مديرو العمليات فيركزون على زيادة الأرباح.

1- إدارة المشاريع

بشكلٍ عام، يكون مديرو المشاريع (PMs) مسؤولين عن تنفيذ المشروع وتحقيق التوازن في نطاق العمل مع ضمان تسليم مخرجاته في الوقت المحدد وضمن الميزانية وفي حدود النطاق المحدد مسبقًا، ويتشاركون المسؤوليات عبر ما يُشار إليه عادةً باسم "دورة حياة المشروع"، والتي تتكون من خمس مراحل على النحو التالي:

1. البدء: يتم فيها تحديد أهداف المشروع الرئيسية، والغرض منه، ونطاقه، وأصحاب المصلحة.
2. التخطيط: العمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لإنشاء خطة مشروع متكاملة تركز على تحقيق الأهداف المحددة.
3. التنفيذ: استكمال العمل الذي تم تحديده في خطة المشروع من أجل تحقيق أهداف المشروع.
4. المراقبة والتحكم: مراقبة تقدم المشروع وإدارة الميزانية ومقارنة الأداء الفعلي مقابل الأداء المُخطط له.
5. الإنهاء: ضمان اكتمال جميع الأنشطة اللازمة لتحقيق النتيجة النهائية.

2- إدارة البرامج

بشكل عام، يختلف دور مدير البرنامج باختلاف المنظمة، لا يقوم مديرو البرامج فقط بالإدارة الدقيقة للمشاريع المعنية، بل تساعد أيضًا على ضمان انتقال العمل بانسيابية بين المشاريع الصحيحة في الوقت المناسب، ويركز مدير البرنامج بشكل خاص على فوائد الأعمال بدءًا من بداية المشروع في وقت مبكر جدًا، وذلك من خلال من خلال:

• النظر في الفوائد الممكنة وإمكانية تحقيقها.
• الإشراف على اعتماد المشاريع على بعضها ووضع الخطط على مستوى البرامج.
• تحديد أولويات المبادرات ووضع الميزانية وضمان قدرة الموارد وتوافرها.
• تحديد خارطة طريق مشتركة عبر أقسام المنظمة وضمان تحقيق الأهداف على مستوى البرنامج.

3- إدارة المحافظ

غالبًا ما يكون الواقع داخل المنظمة هو أن الموارد محدودة، سواء كانت أموالًا أو موظفين أو مساحة أو معدات، هناك العديد من المشاريع والبرامج التي يمكن القيام بها، وهنا يأتي دور مدير المحفظة لاختيار المناسب منها بما يتوافق مع استراتيجية المنظمة.

تشمل مهام مدير المحفظة تقييم المشروع بأقسامه، والتحقيق في الطرق التي يمكن بها تحسين هذه المشاريع وفحص مساهمة كل مشروع في الأهداف العامة للشركة، تعطي الإدارة الناجحة للمحافظ المؤسسات والمديرين الفرصة لرؤية الصورة الكبيرة كالآتي:

• التنفيذيون: التعرف على ما يمكن لمديري المشاريع الوصول إليه.
• مديرو المشروع: سهولة الوصول إلى أعضاء الفريق.
• أعضاء الفريق: تحسين التواصل مع قائد الفريق والأعضاء الآخرين.
• أصحاب المصلحة: إبقائهم على إطلاع من خلال التغذية الراجعة المستمرة.

4- إدارة العمليات

مدير العمليات هو شخص يتمتع بالاحترافية في أداء وظيفته في التركيز على أن جميع المهام المنُفذة تسير على النحو المطلوب وبشكل يلبي توقعات واحتياجات العملاء، وهو يتولى تطبيق وصيانة كافة العمليات المستخدمة في مؤسسته، والنقاط التالية توضح لك أيضًا المهام الأخرى التي يؤديها مدير العمليات:

• ضمان تطبيق كافة العمليات بشكل فعّال من حيث التكلفة.
• المساهمة في جعل عمليات المنظمة محققة الالتزام القانوني.
• تطوير عمليات الإدارة التشغيلية.
• إدارة تخطيط المخزون.
• إدارة عمليات شراء المواد.
• إدارة الميزانيات.
• وضع الأهداف الاستراتيجية.
• العمل على تطوير خدمة العملاء من حيث الجودة.
• تعيين وتدريب الموظفين.
• تطبيق معايير الجودة.
• تعزيز الأرباح باستخدام البيانات المالية.

الفرق بين إدارات المشاريع والبرامج والمحافظ والعمليات من حيث النطاق 

يمكنك أيضًا فهم الاختلافات بين إدارة كلاً من المشاريع والبرامج والمحافظ من حيث النطاق والذي يعني الأعمال والأنشطة المرتبطة بالمجال، مع العلم أن هناك عوامل مشتركة ذكرناها من قبل بين إدارات المشاريع والبرامج والمحافظ، ألا وهي أن البرامج تتشكل من مجموعة مشاريع والمحافظ تتشكل من مجموعة برامج لا ترتبط ببعضها البعض، وفيما يلي ستتعرف على نطاق كل إدارة:

1- إدارة المشاريع

نطاق إدارة المشاريع يتضمن مجموعة من الأنشطة وهي: التخطيط، جمع المتطلبات، التعريف بنطاق المشروع، وضع هيكل للعمل، نطاق التحقق من المتطلبات، نطاق المراقبة.

2- إدارة البرامج

يشمل نطاق إدارة البرامج العمل على مجموعة من المشاريع والتنيسق بين فرق العمل، مع اتباع الأنشطة الخاصة بإدارة المشاريع في كل مشروع من مشروعات البرامج.

3- إدارة المحافظ

يكمن نطاق إدارة المحافظ في إدارة كافة البرامج التي تتشكل منها المشاريع، على أن يكون الهدف الرئيسي هو أن تكون الأهداف الشاملة متوافقة مع البرامج والمشاريع.

4- إدارة العمليات

تركز إدارة العمليات على تخطيط عملية الإنتاج والتوزيع وتنفيذها، إلى جانب إنتاج المنتجات والخدمات عبر تخطيط ومراقبة وتنظيم كافة الموارد المطلوبة.

عادةً ما يتشكل النطاق من عمليات تتضمن: التخطيط، إدارة المخزون، الجدولة، مراقبة الجودة، النقل والخدمات اللوجيستية.

دورات إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ

هل طموحك المهني في تطوير مهاراتك وخبراتك في إدارة المشاريع أم إدارة البرامج أم إدارة المحافظ؟ أيًا كانت رغبتك فبكه تحقق لك ما تريده حيث نقدم لك مجموعة من أفضل دورات إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ المعتمدة دوليًا، ومن خلال هذه المجموعة تستطيع أن تحدد مستواك وتختار الدورة التي تفضلها! وتشمل الدورات:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل
• شهادة CAPM
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• شهادة P3O
• شهادة PMI-SP
• شهادة MSP
• شهادة PGMP
• شهادة PFMP
• شهادة MOP

ختامًا، العمل في مجال إدارة المشاريع يتطلب فهمًا جيدًا للاختلافات بين هذا المجال وبين إدارة البرامج والمحافظ والعمليات، فلكل منها تعريف ومهام ونطاق مختلف عن آخر، وهي واحدة من أهم الموضوعات التي يجب الاطلاع عليها للمبتدئين في المجال لإزالة أي خلط بين جميع هذه الإدارات.