نظام إدارة الموارد البشرية

تعد أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) أداة أساسية لتحسين الكفاءة داخل المؤسسات، حيث تقوم بأتمتة العمليات مثل التوظيف والرواتب والحضور والأداء. توفر هذه الأنظمة قاعدة بيانات مركزية تسهم في تسريع الوصول إلى معلومات الموظفين وتحليل الأداء بدقة، مما يعزز اتخاذ القرارات الاستراتيجية. بفضل أتمتة العمليات، يمكن تحسين تجربة الموظف وزيادة الإنتاجية، إلا أن بعض الشركات قد تواجه تحديات مثل تكاليف التنفيذ والمخاوف الأمنية.

لماذا تحتاج إلى معرفة برامج إدارة الموارد البشرية وأشهر الأنظمة الإلكترونية في المجال؟ لأن تلك البرامج ـ والمعروفة أيضًا باسم أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) ـ لها دور محوري في تيسير عمليات إدارة الموارد البشرية، وباتت أدوات لا غنى عنها للشركات من كافة المستويات. نستفتح المقال بتعريف نظام إدارة الموارد البشرية الإلكتروني قبل أن نستعرض مميزات برامج إدارة الموارد البشرية عامة؛ ثم نستكشف أفضل برامج الموارد البشرية، مُسلطين الضوء على مكامن القوة ومواطن الضعف فيها لمساعدتك في اختيار البرنامج المناسب لمؤسستك؛ إذ نتناول مزايا كل برنامج ونظام، مثل زيادة الكفاءة وتعزيز مشاركة الموظفين، لكن من دون إغفال العيوب المحتملة مثل تكاليف التنفيذ والمخاوف المتعلقة بأمن البيانات.

نظام إدارة الموارد البشرية :

نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو برنامج حاسوبي متكامل يهدف إلى إدارة وتحسين العمليات الخاصة بالموارد البشرية في المؤسسات والشركات. يساعد هذا النظام في إدارة جميع جوانب دورة حياة الإداريين والموظفين، بما في ذلك التوظيف والتدريب والأداء والمرتبات والإجازات والمكافآت وغيرها.

يهدف برنامج إدارة الموارد البشرية إلى تنظيم وأتمتة عمليات إدارة الموارد البشرية داخل المؤسسات. يهدف هذا النظام إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الوقت والتكلفة المرتبطة بالإدارة اليدوية لشؤون الموظفين. من خلال واجهة مركزية، يمكن للشركات إدارة بيانات الموظفين، الرواتب، الحضور، الأداء، والتوظيف بشكل متكامل وسهل الاستخدام.

يعمل هذا النظام كقاعدة بيانات شاملة تحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بالموظفين، مما يتيح للشركات إمكانية الوصول السريع والدقيق إلى البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يوفر النظام أدوات لتحليل الأداء وإعداد التقارير، مما يدعم اتخاذ قرارات استراتيجية قائمة على البيانات. بهذه الطريقة، يساعد HRMS في تحسين تجربة الموظف وتعزيز الإنتاجية العامة.

يتسم نظام إدارة الموارد البشرية بالمرونة، حيث يمكن تخصيصه ليتناسب مع احتياجات الشركات المختلفة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة. كما أنه يواكب التطورات التقنية الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، مما يمكن الشركات من التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية وإدارة مواردها البشرية بكفاءة أكبر.

برنامج إدارة الموارد البشرية:

هذه البرامج تضم حلول تكنولوجية مُصممة لأتمتة وتبسيط وظائف وعمليات الموارد البشرية المختلفة داخل المؤسسة.  وتُستخدم أنظمة البرامج هذه لإدارة مجموعة واسعة من المهام المتعلقة بالموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف، وإعداد الموظفين، وتقييم الأداء، والتدريب والتطوير، وإدارة الرواتب والمزايا، وإدارة الامتثال، وغير ذلك. 

يمكن أن تساعد برامج الموارد البشرية الشركات في توفير الوقت وتقليل العبء الإداري المرتبط بإدارة مهام الموارد البشرية يدويًا. يمكنهم أيضًا تقديم رؤى وتحليلات قيّمة لمساعدة مديري الموارد البشرية على اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات، وتحسين مشاركة الموظفين، وتحسين الأداء التنظيمي.

ومن أشهر الأنظمة في مجال الموارد البشرية نظام HRIS، أو نظام معلومات الموارد البشرية، وهي حلول تكنولوجية متكاملة لإدارة الموارد البشرية الحديثة. وتتجاوز أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) مجرد تخزين بيانات الموظفين

تشير الإدارة إلى مهام الموارد البشرية الأساسية مثل كشوف المرتبات وإدارة المزايا وضبط الوقت. يقوم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) بأتمتة هذه العمليات (المعاملات)، مما يضمن الدقة والكفاءة. يركز التطوير على تعزيز قدرات الموظفين من خلال محاور مثل التخطيط الوظيفي وإدارة الأداء والتدريب (التطوير). عمليات القياس والتقييم تزود مسئولي الموارد البشرية بأدوات تحليل البيانات (القياس).

يتيح لهم ذلك تتبع المقاييس الرئيسية وتحديد الاتجاهات واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات. وثمة محور آخر يعمل على تمكين كل من الموارد البشرية والموظفين من خلال خيارات الخدمة الذاتية، حيث يمكن للمديرين والموظفين الوصول إلى المعلومات وتقديم الطلبات وإدارة المهام من خلال بوابة سهلة الاستخدام. ومن خلال الاستفادة بشكل فعال من هذه المزايا، يصبح نظام معلومات الموارد البشرية مركزًا محوريا لإدارة المواهب وتخطيط القوى العاملة واتخاذ القرارات الاستراتيجية داخل المؤسسة.

يتناول منهج دورة شهادة محترف أول موارد بشرية SPHRi تفصيل نظام معلومات الموارد البشرية، حيث يستعرض كيفية توظيف التطور التكنولوجي في إدارة جميع جوانب الموارد البشرية بكفاءة عالية وسلاسة بالغة، بدءًا من التوظيف إلى التدريب والتطوير والاستحقاقات والمكافئات والتخطيط والقياس والتقييم وتسيير العمل: 

مميزات برامج إدارة الموارد البشرية

تمكن برامج إدارة الموارد البشرية الإلكترونية مديريها من اتخاذ القرارات بشكل أسرع، ووضع الخطط بشكل أدق وتحديد الوظائف بشكل أوضح مما يعزز تواصلهم مع موظفيهم ومع المجتمع الخارجي، بالإضافة إلى العديد من المميزات التي تدعمها البرامج الالكترونية وتحقق أهداف إدارة الموارد البشرية مثل:

• حفظ دائم لبيانات الموظفين وسهولة الوصول إليها واسترجاعها بشكل آمن وسريع.
• تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء البشرية في عمليات الموارد البشرية.
• توفير الوقت والتكاليف المتعلقة بالموارد البشرية وتحسين الإنتاجية.
• تسهيل صرف الرواتب وطلب الإجازات.
• زيادة الشفافية والسرعة في تنفيذ الأعمال.
• إنهاء التعامل الورقي بشكل كلي أو جزئي.

اقرأ أيضًا: العملية الإدارية وتنظيم أدارة الموارد البشرية.

مكونات نظام إدارة الموارد البشرية

نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) يسهّل عمليات الموارد البشرية مثل بيانات الموظفين، الرواتب، الحضور، الأداء، التوظيف، التدريب، الامتثال، والتحليلات. يعزز الكفاءة، يقلل الأخطاء، ويدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية لنمو الأعمال.

إدارة بيانات الموظفين

إدارة بيانات الموظفين هي الركيزة الأساسية لنظام إدارة الموارد البشرية، حيث توفر قاعدة بيانات مركزية تضم جميع المعلومات الشخصية والمهنية المتعلقة بالموظفين. تشمل هذه البيانات الاسم، العنوان، تاريخ الميلاد، المؤهلات العلمية، الوظيفة، تاريخ التوظيف، والمهارات. وجود هذه المعلومات في نظام موحد يسهل الوصول إليها بسرعة عند الحاجة، مما يوفر الوقت ويضمن الدقة. كما يتيح النظام تحديث البيانات بسهولة وفقًا للتغيرات، سواء كانت ترقية وظيفية أو تغييرات شخصية.

إدارة الرواتب والمزايا

إدارة الرواتب والمزايا هي أحد أهم مكونات النظام، حيث تساهم في أتمتة العمليات المالية المرتبطة بالموظفين. يقوم هذا المكون بحساب الرواتب بدقة بناءً على عوامل مثل ساعات العمل، الإجازات، الاستقطاعات، والمكافآت. كما يدير النظام المزايا الإضافية مثل التأمين الصحي، خطط التقاعد، والبدلات. استخدام نظام آلي يقلل من الأخطاء البشرية ويوفر الشفافية، مما يعزز من رضا الموظفين ويضمن الامتثال للقوانين المالية والضريبية.

إدارة الحضور والإجازات

يساعد نظام إدارة الحضور والإجازات في تتبع ساعات العمل اليومية للموظفين، تسجيل الحضور، ورصد الإجازات بشكل دقيق. بفضل أدوات مثل بصمات الحضور أو تطبيقات تسجيل الدخول الإلكترونية، يمكن للنظام تتبع وقت العمل والغياب بكفاءة. كما يسمح للموظفين بتقديم طلبات الإجازة إلكترونيًا ومتابعتها من خلال النظام، مما يسهل العمليات الإدارية. هذا المكون يضمن الالتزام بسياسات الحضور ويساعد الإدارة في تحديد الاتجاهات المتعلقة بالغياب أو التأخير لتحسين الكفاءة العامة.

إدارة الأداء

إدارة الأداء تعد أداة استراتيجية لقياس وتطوير إنتاجية الموظفين. يعتمد هذا المكون على وضع أهداف واضحة ومؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لكل موظف، مما يساعد في تقييم أدائهم بشكل موضوعي. يتيح النظام تقديم ملاحظات دورية للموظفين بناءً على أدائهم، مما يعزز الشفافية ويشجع على تحسين الأداء. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للإدارة استخدام تقارير الأداء لتحديد الموظفين المتميزين ووضع خطط تطوير لتحفيزهم ودعم نموهم المهني.

إدارة التوظيف واختيار المواهب

إدارة التوظيف واختيار المواهب هي مكون رئيسي يهدف إلى تسهيل عملية استقطاب أفضل الكفاءات لشغل الوظائف الشاغرة. يتيح هذا المكون نشر الوظائف على مختلف المنصات، استقبال السير الذاتية، وتصفيتها بناءً على معايير محددة. كما يوفر أدوات لإجراء مقابلات وتقييم المرشحين بشكل منهجي. يعمل النظام على تقليل الوقت والجهد المبذولين في عملية التوظيف، مع تحسين جودة التعيينات وضمان توافق الموظفين الجدد مع متطلبات الوظيفة وثقافة الشركة.

التعلم والتطوير

يعد التعلم والتطوير جزءًا أساسيًا من نظام إدارة الموارد البشرية، حيث يركز على رفع كفاءة الموظفين وتحسين مهاراتهم. يوفر هذا المكون خطط تدريبية تشمل دورات تعليمية، ورش عمل، وبرامج تدريبية إلكترونية. كما يتيح متابعة تقدم الموظفين في تلك البرامج وقياس تأثيرها على أدائهم. من خلال الاستثمار في تطوير الموظفين، يمكن للشركات تعزيز الابتكار والإنتاجية، مع زيادة رضا الموظفين وولائهم.

إدارة الامتثال والقوانين

إدارة الامتثال تهدف إلى ضمان التزام الشركة بجميع القوانين واللوائح ذات الصلة بالعمل والموارد البشرية، مثل قوانين العمل والضرائب. يساعد النظام في تتبع التحديثات القانونية بشكل مستمر، مع توفير تقارير تسهم في ضمان الامتثال. هذا المكون يقلل من المخاطر القانونية ويوفر للشركة بيئة عمل أكثر استقرارًا وشفافية.

تقارير وتحليلات الموارد البشرية

يوفر نظام تقارير وتحليلات الموارد البشرية بيانات شاملة تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة. يشمل ذلك تقارير عن معدلات الحضور، الأداء، تكلفة الرواتب، واتجاهات التوظيف. باستخدام أدوات التحليل المتقدمة، يمكن للنظام تحديد نقاط القوة والضعف في إدارة الموارد البشرية، مما يساعد على تحسين الكفاءة العامة وتحقيق أهداف العمل. توفر هذه التقارير رؤى عميقة تسهم في التخطيط المستقبلي وإدارة الموارد البشرية بفعالية أكبر.

فوائد نظام إدارة الموارد البشرية

نظام إدارة الموارد البشرية يعزز الكفاءة التشغيلية، يقلل الأخطاء، ويعزز تجربة الموظف من خلال أتمتة العمليات وتحليل البيانات. كما يدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية ويضمن الامتثال للقوانين وتقليل المخاطر القانونية. فمن أهم فوائده بالفتصيل ما يلي:

1. تحسين الكفاءة التشغيلية

نظام إدارة الموارد البشرية يساعد في أتمتة العمليات اليدوية مثل إدارة الرواتب، الحضور، والإجازات، مما يقلل من الجهد والوقت الذي تبذله فرق الموارد البشرية. بدلاً من إنجاز المهام بشكل يدوي ومعرض للأخطاء، يعمل النظام على تسهيل العمليات وتوفير واجهة مركزية للتعامل مع جميع متطلبات الموظفين. هذه الأتمتة تزيد من سرعة معالجة البيانات وتقلل من التأخير في اتخاذ القرارات أو الرد على الطلبات.

بالإضافة إلى ذلك، تمكّن الكفاءة التي يوفرها النظام الشركات من توجيه جهودها نحو مجالات استراتيجية مثل تحسين تجربة الموظف أو تطوير الكفاءات. يمكن للإدارة استخدام الموارد البشرية بشكل أكثر فعالية، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف التشغيلية وزيادة الإنتاجية العامة للمؤسسة.

2. تقليل الأخطاء وتحسين الدقة

يتميز النظام بالدقة العالية في معالجة البيانات، مثل حساب الرواتب والاستقطاعات، مما يحد من الأخطاء التي قد تحدث عند القيام بهذه العمليات يدويًا. عند تسجيل البيانات إلكترونيًا، يصبح من السهل مراقبة أي تغييرات والتأكد من صحة جميع الحسابات بشكل فوري. هذا يقلل من النزاعات المرتبطة بالرواتب أو الإجازات ويعزز ثقة الموظفين في النظام.

علاوة على ذلك، يوفر النظام خاصية تتبع التحديثات القانونية أو التغييرات في سياسات الشركة، مما يضمن الامتثال الكامل دون أي أخطاء. هذه الدقة تقلل المخاطر القانونية والإدارية التي قد تواجهها المؤسسة نتيجة أخطاء غير مقصودة.

3. تعزيز تجربة الموظف

يوفر النظام للموظفين وصولاً سهلاً إلى معلوماتهم الشخصية، مثل الرواتب، الإجازات، والأداء، عبر بوابات إلكترونية مخصصة. يمكنهم تقديم الطلبات ومتابعتها دون الحاجة إلى تدخل مباشر من فريق الموارد البشرية، مما يعزز شعورهم بالراحة والاستقلالية. كما تساهم هذه الشفافية في بناء الثقة بين الموظفين والإدارة.

من ناحية أخرى، يعمل النظام على تحسين بيئة العمل من خلال دعم الموظفين ببرامج تدريبية مخصصة وتقديم ملاحظات مستمرة حول أدائهم. هذه المزايا تعزز رضا الموظفين وتزيد من ولائهم للشركة، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية والاحتفاظ بالمواهب.

4. دعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية

يتيح النظام للإدارة الوصول إلى تقارير وتحليلات مفصلة حول الموارد البشرية، مثل معدلات الحضور، الأداء، وتكاليف الرواتب. تساعد هذه البيانات في تقييم الوضع الحالي واتخاذ قرارات مدروسة لتحسين العمليات أو تخصيص الموارد بشكل أفضل. كما يمكن استخدام هذه التحليلات لتحديد الاتجاهات المستقبلية ووضع استراتيجيات تناسب احتياجات الشركة.

علاوة على ذلك، يمكن للنظام تقديم توصيات مدعومة بالبيانات حول مجالات التطوير أو تحسين الأداء. هذا التوجه القائم على البيانات يعزز من كفاءة القرارات ويضمن تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة بطريقة فعالة ومستمرة.

5. ضمان الامتثال وتقليل المخاطر القانونية

من خلال نظام إدارة الموارد البشرية، يمكن للشركات مراقبة وتطبيق اللوائح القانونية المتعلقة بالعمل، مثل قوانين الرواتب والإجازات والضرائب. يعمل النظام على تحديث السياسات تلقائيًا وفقًا لأي تغييرات قانونية، مما يقلل من مخاطر عدم الامتثال ويضمن حماية الشركة من الغرامات أو النزاعات القانونية.

بالإضافة إلى ذلك، يساعد النظام في توثيق جميع العمليات والإجراءات المتعلقة بالموارد البشرية، مما يوفر سجلاً دقيقًا يمكن الرجوع إليه عند الحاجة. هذه الشفافية تعزز الثقة بين الشركة والموظفين وتقلل من التوتر المرتبط بالقضايا القانونية أو الإدارية.

دورات الموارد البشرية من بكة – التميز المهني من خلال الشهادات المعتمدة

في بكه للتعليم، يُمكن توفير مجموعة متنوعة من البرامج التدريبية المعتمدة التي تُعنى بتحسين مهارات موظفي الموارد البشرية في جميع مراحلهم المهنية ومنها ما لي:

1. شهادة محترف الموارد البشرية المشارك aPHRi
   شهادة المستوى الأول من HRCI. تمنح هذه الشهادة المهارات الأساسية لمتخصصي الموارد البشرية، مما يساعدهم على بناء أسس قوية في مجال إدارة الأفراد وتوظيف الموارد البشرية.
2. شهادة محترف الموارد البشرية PHRi
   شهادة متقدمة من HRCI، تستهدف المتخصصين في الموارد البشرية الذين يتطلعون إلى تعميق معرفتهم في إدارة العمليات والممارسات المتعلقة بالموارد البشرية على مستوى أعلى.
3. شهادة محترف أول موارد بشرية SPHRi
   HRCI تقدم هذه الشهادة المتقدمة للمحترفين الذين يرغبون في الارتقاء إلى أدوار قيادية في الموارد البشرية، حيث تركز على الاستراتيجيات العليا والتخطيط للقوى العاملة.
4. شهادة CIPD – المستوى الثالث: الأساس في ممارسات الأفراد
   هي شهادة أساسية تقدمها CIPD، مثالية للمبتدئين الذين يريدون تعلم أسس ممارسات الموارد البشرية مثل التوظيف، علاقات الموظفين، وإدارة الأداء.
5. دبلوم مشارك في إدارة الأفراد – المستوى الخامس من CIPD
   CIPD يوفر هذا الدبلوم المهارات المتقدمة اللازمة للمهنيين في مجال الموارد البشرية الذين يسعون للتقدم في إدارة الأفراد وتحفيز الموظفين داخل المنظمة.
6. دبلوم مشارك في التعلم والتطوير التنظيمي – المستوى الخامس من CIPD
   يتخصص هذا الدبلوم في CIPD في مجالات التعلم والتطوير، مما يساعد المهنيين في هذا المجال على تصميم وتنفيذ استراتيجيات فعالة للتعلم وتحسين أداء الموظفين.
7. دبلوم متقدم في الإدارة الاستراتيجية للأفراد – المستوى السابع من CIPD
   CIPD يقدم هذا الدبلوم للمحترفين الذين يتطلعون إلى قيادة استراتيجيات العمل وتحقيق النجاح على المستوى التنظيمي من خلال التخطيط الاستراتيجي لإدارة القوى العاملة.

الخاتمة:

أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) أصبحت جزءاً أساسياً في تحسين عمليات إدارة الموظفين داخل المؤسسات. هذه الأنظمة تساعد في أتمتة العمليات المختلفة مثل التوظيف، وإدارة الرواتب، والحضور، والأداء، مما يعزز الكفاءة ويسهم في تسريع اتخاذ القرارات. توفر هذه الأنظمة قاعدة بيانات مركزية لبيانات الموظفين، مما يتيح للمؤسسات الوصول السريع والدقيق إلى معلوماتهم، مع تقديم تحليلات دقيقة تدعم استراتيجيات العمل المستقبلية. من خلال الأتمتة والتحليلات، يمكن تحسين تجربة الموظف وزيادة إنتاجيته.

تعتبر أنظمة مثل HRIS، بالإضافة إلى مميزاتها في الأتمتة، محورية في توفير حلول مبتكرة لتحسين الأداء التنظيمي وتقليل التكاليف المرتبطة بالإدارة اليدوية. هذه الأنظمة توفر للمديرين أدوات لفحص البيانات وتحليل الأداء، مما يسهم في تحسين الشفافية وزيادة التواصل بين الموظفين والإدارة. ومع ذلك، قد تواجه بعض الشركات تحديات مثل تكاليف التنفيذ والمخاوف المتعلقة بأمن البيانات. لضمان استفادة المؤسسات من هذه الأنظمة، من الضروري اختيار الأنظمة المناسبة بناءً على احتياجات كل منظمة.