مراحل تطبيق منهجية ستة سيجما ولماذا سميت بهذا الاسم

منهجية ستة سيجما، المعروفة بنهج DMAIC، تتكون من خمس مراحل: التحديد، القياس، التحليل، التحسين، والتحكم. تبدأ بتحديد المشكلة وتحديد أهداف واضحة، ثم جمع البيانات وتحليلها لاكتشاف الأسباب الجذرية. بعد ذلك، يتم تطوير حلول لتحسين الأداء واختبارها، وأخيرًا تُراقب النتائج لضمان استدامتها. الهدف من ستة سيجما هو تقليل العيوب وتحقيق مستويات عالية من الجودة، حيث يُتوقع أن تصل العمليات إلى 99.99966% من الكفاءة، مما يجعلها معيارًا عالميًا في تحسين العمليات.

تتكون مراحل تطبيق ستة سيجما من خمسة مراحل، إذ تُعد منهجية Six Sigma من أفضل المنهجيات المُستخدمة في حل المشكلات وتحسين العمليات في المشاريع التي تقوم بها المنظمات، وبالتالي فمن خلالها يمكن تقديم خدمات ومنتجات ذات جودة عالية، وللحصول على نتائج فعالة عند تطبيق Six Sigma؛ لا بد من تنفيذ مراحلها بالترتيب، تلك المراحل التي نوضحها تفصيليًا من خلال السطور التالية.

مراحل تطبيق ستة سيجما

في البداية، تُعرف منهجية Six Sigma بأنها إحدى المنهجيات التي تستعين بها إدارة الجودة في الشركات، من أجل تحسين عملياتها ومنتجاتها وخدماتها، إذ تستخدمها في اكتشاف العيوب والأخطاء بها ثم إزالتها والقضاء عليها، فيكمن الهدف من وراء استخدامها في تبسيط مراقبة الجودة في عمليات التصنيع أو الأعمال.

ويتم استخدام هذه العملية عند ظهور مشكلة في منتج أو خدمة، هذه المشكلة التي تخل بمتطلبات وتوقعات العملاء، وبالتالي فـ Six Sigma تمكّن إدارة الجودة من إزالة العوامل التي تؤدي إلى تدهور الخدمة مثل التكلفة الزائدة والعيوب والانحرافات، وذلك من خلال تحديدها الأدوات والإجراءات التي يستخدمها الفريق خلال معالجة مشكلة ما.

ويُطلق على عملية Six Sigma نهج DMAIC، فهذه الكلمة تجمع بين حروف المراحل الخمس لتنفيذ هذه العملية وهي Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (التحديد والقياس والتحليل والتحسين والتحكم) والتي نستعرضها فيما يلي:

1- مرحلة التعريف (Define)

أولى مراحل 6 سيجما لإدارة الجودة الشاملة هي مرحلة التعريف، ومن خلالها تُحدد جميع المعلومات المُتعلقة بالمشروع أو المشكلة أو العملية، وتحليل تلك المعلومات إلى مصطلحات ملموسة يمكن تنفيذها. وفي العادة، لا تنظر الفرق إلا للمشكلة من وجهة نظرها فقط.

وليس العيوب التي عانى منها العميل، والمدة التي تُركت فيها المشكلة دون معالجة، وهو ما تركز عليه مرحلة التعريف، إذ يجب أن تكون المشكلة موجودة في حالة ثابتة من العملية وليست حدثًا لمرة واحدة وتسبب مشاكل على مدار عدة دورات.

في هذه المرحلة، يتم تحديد المشكلة أو الفرصة للتحسين بدقة، مع التركيز على تحديد أهداف المشروع. يتضمن ذلك تحديد نطاق المشروع، جمع معلومات حول احتياجات العملاء، وفهم التحديات التي يواجهها الفريق. هذه الخطوة تركز على وضع الأساس لنجاح المشروع من خلال وضوح الرؤية والتوجه.

وهو ما يتضمن:

أ. تحديد المشكلة:

• تحديد المشكلة أو العملية التي تحتاج إلى تحسين.

• فهم تأثير المشكلة على العملاء والعمليات الداخلية.

ب. تحديد الأهداف:

• وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس، مثل تقليل نسبة العيوب أو تحسين وقت التسليم.

• التأكد من أن الأهداف تتماشى مع استراتيجية المؤسسة.

ج. تشكيل الفريق:

• تشكيل فريق متخصص يتكون من أعضاء لديهم المعرفة والمهارات اللازمة لحل المشكلة.

• تحديد أدوار ومسؤوليات كل عضو في الفريق.

وهناك العديد من المصطلحات التي تظهر في مرحلة التعريف ومنها:

• الجدول الزمني للمشروع.
• خرائط تدفق القيمة.
• بحث صوت العميل.
• ميثاق نطاق المشروع.

2- مرحلة القياس (Measure)

في مرحلة القياس، يتم قياس العملية أو النشاط الحالي من قِبل المنظمات من أجل تقييم مواضع قدراتها، وذلك باستخدام مجموعات البيانات الحالية ومقارنتها ببيانات تحسين العملية.

وبصورة أوضح، تنشأ المنظمات في هذه المرحلة خطة لجمع المعلومات ثم تلخيصها لوصف المشكلة المطروحة، وفهم المشكلة بصورة أفضل عن طريق الأدوات الرسومية، وبالتالي تكون القرارات المُتخذة قائمة على البيانات.

وباختصار تتمثل المرحلة الثانية في جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالعملية الحالية. تهدف هذه الخطوة إلى قياس الأداء الحالي للعملية وفهم العوامل المؤثرة في ذلك الأداء. يتم تحليل البيانات لتحديد أين توجد الفجوات والاختلافات في الأداء، مما يساعد على اتخاذ القرارات القائمة على البيانات.

وهو ما يتضمن:

أ. تحديد مؤشرات الأداء:

• تحديد المؤشرات التي ستستخدم لقياس أداء العملية، مثل نسبة العيوب أو وقت التنفيذ.

ب. جمع البيانات:

• جمع البيانات المتعلقة بالعملية الحالية باستخدام أدوات مثل الاستبيانات أو الملاحظات المباشرة.

• التأكد من أن البيانات دقيقة وتمثل الواقع بشكل صحيح.

ج. تحليل البيانات الأولية:

• استخدام أدوات إحصائية لتحليل البيانات وفهم التغيرات في العملية.

• تحديد النقاط الحرجة التي تحتاج إلى تحسين.

3- مرحلة التحليل (Analyze)

في مرحلة التحليل، تُدرس البيانات المُجمعة خلال مرحلة القياس من أجل فصل الأسباب الجذرية الدقيقة التي أدت إلى عدم كفاءة العملية والعيوب والتناقضات، أي يتم استخراج السبب من تلك البيانات. وتستعين إدارة الجودة بالتحليل الإحصائي والنوعي في تحليل الأداء الحالي لعزل المشكلة والعمل على حلها.

وباختصار، بعد جمع البيانات، يتم تحليلها للكشف عن الأسباب الجذرية للمشاكل أو العيوب في العملية. يركز التحليل على تحديد العوامل التي تساهم في الفروقات غير المرغوب فيها والتأثيرات السلبية على جودة المنتج أو الخدمة. يتطلب الأمر مهارات تحليلية قوية واستخدام أدوات متقدمة لفحص البيانات بشكل عميق.

وهو ما يتضمن:

أ. تحديد الأسباب الجذرية:

• استخدام أدوات مثل مخطط السبب والنتيجة (Cause and Effect Diagram) أو تحليل باريتو (Pareto Analysis) لتحديد الأسباب الرئيسية للمشكلة.

ب. اختبار الفرضيات:

• وضع فرضيات حول الأسباب المحتملة للمشكلة واختبارها باستخدام البيانات.

• التأكد من أن الأسباب المحددة هي الأكثر تأثيرًا على العملية.

ج. تحديد الفرص للتحسين:

• تحديد المجالات التي يمكن تحسينها لمعالجة الأسباب الجذرية.

• وضع قائمة بالأفكار والحلول الممكنة.

4- مرحلة التحسين (Improve)

بناءً على التحليلات التي تمت خلال المرحلة السابقة، يتم البدء في حل المشكلات الجذرية من خلال تحسين خطط عمل رسمية، وتعثر المنظمة على المشكلة الرئيسية بعدما تنشر خطة تصميم التجربة لعزل المتغيرات والعوامل المشتركة المختلفة.

وفي هذه المرحلة، يُفضل تحديد متطلبات العملاء، وعلى أساسها يتم تبادل الأفكار حول الحلول المحتملة للمشكلات، ثم القيام بإجراء اختبارًا يُعرف من خلاله مدى جدواه في إعطاء حلًا ممتازًا للمشكلة.

وباختصار، في هذه المرحلة، يتم تطوير حلول لتقليل العيوب وتحسين العمليات بناءً على نتائج التحليل. يتم اختبار هذه الحلول وتنفيذ التعديلات لتحسين الأداء. تعتبر هذه المرحلة حاسمة لأن أي تحسن في العملية يجب أن يؤدي إلى نتائج قابلة للقياس في الجودة أو الكفاءة.

وهو ما يتضمن:

أ. تطوير الحلول:

• تطوير حلول مبتكرة لمعالجة الأسباب الجذرية للمشكلة.

• استخدام أدوات مثل العصف الذهني (Brainstorming) أو تحليل سداسي القبعات (Six Thinking Hats) لتوليد الأفكار.

ب. اختبار الحلول:

• اختبار الحلول على نطاق صغير للتأكد من فعاليتها قبل التطبيق الكامل.

• جمع البيانات لقياس تأثير الحلول على العملية.

ج. تطبيق الحلول:

• تطبيق الحلول الناجحة على العملية بأكملها.

• تدريب الموظفين على التغييرات الجديدة.

5- مرحلة التحكم (Control)

المرحلة الأخيرة من مراحل تنفيذ عملية ستة سيجما هي مرحلة التحكم، وفيها تُنشأ فرق العمل خطة تحكم ونشر العملية الموحدة الجديدة، وإيجاز تحسن سير العمل اليومي، وبالتالي تتقيد المتغيرات الحاسمة في العملية بالفروق المسموح بها في إدارة الجودة.

وتضمن عملية التحكم هذه تلبية متطلبات أو أهداف العملاء، وبالتالي لا بد من توحيد قرار التحسين على نطاق المنظمة من أجل التصدي لمشكلات مماثلة في المستقبل، وتتولى فرق المشروع تنفيذ التحسينات الموحدة طوال فترة زمنية معينة لمراقبة العمليات وضمان إنجاز المشروع بنجاح.

وباختصار، بعد تنفيذ التحسينات، يجب ضمان استدامة النتائج الجيدة. يتضمن ذلك وضع أنظمة مراقبة للتأكد من أن التحسينات التي تم إجراؤها تظل فعالة على المدى الطويل. يتم أيضًا تدريب الموظفين على الحفاظ على العمليات المحسنة، مع وضع آليات لضمان ضبط الجودة ومراقبة الأداء باستمرار.

وهو ما يتضمن:

أ. وضع نظام مراقبة:

• وضع نظام مراقبة لضمان أن العملية تعمل بشكل صحيح بعد التطبيق.

• استخدام أدوات مثل لوحات التحكم (Control Charts) لمراقبة الأداء.

ب. توثيق التغييرات:

• توثيق جميع التغييرات التي تم إجراؤها على العملية.

• التأكد من أن جميع الموظفين على دراية بالتغييرات.

ج. المراجعة الدورية:

• إجراء مراجعات دورية لضمان استمرارية التحسينات.

• تحديد فرص جديدة للتحسين.

والجدير بالذكر أن هناك نموذجًا قابلًا للتكرار، ينشأ من كل مرحلة من هذه المراحل الخمس، والذي يلعب دورًا فعالًا في تحسين قدرات العملية، وعند تنفيذ المراحل الخمس المذكورة؛ تستطيع المنظمة قياس عمليات التصنيع التجارية الحيوية من حيث فاعليتها وكفاءتها، وبالتالي تحصل المنظمة على بيانات قابلة للقياس الكمي وقابلة للمقارنة تمنحها ميزة تنافسية.

لماذا سميت 6 سيجما بهذا الاسم

يشير اسم Sigma إلى حرف يوناني، وهو عبارة عن رمز إحصائي يمثل انحرافًا معياريًا في مجموعة البيانات، ويجب أن تحدث ستة من تلك الانحرافات قبل أن تؤدي العملية إلى خلل.

وعندما تحقق إحدى العمليات Six Sigma؛ فهي تصل إلى نقطة يؤدي فيها 3.4 خطأ فقط لكل مليون حدث عملية إلى حدوث خلل.

 وقد جرى استخدام هذا الاسم للمرة الأولى عام 1993، لتوقع وصول نسبة خلو عملية Six Sigma من العيوب إلى 99.99966٪، حتى باتت هذه الكلمة معيار تعتمده المنظمات والشركات على نطاق واسع.

دورات إدارة الجودة:

لمعرفة المزيد حول عملية ستة سيجما؛ يمكنك الالتحاق بالدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها منصة بكه في دورة لين 6 سيجما الحزام الأصفر، ودورة لين 6 سيجما الحزام الأخضر، ودورة لين 6 سيجما الحزام الأسود.

اختبار 6 سيجما بالعربي

يمكنك الحصول على اختبارات 6 سيجما بالعربي التي تقدمها منصة بكه، من خلال الروابط التالية:

• محاكاة أسئلة اختبار لين ستة سيجما الحزام الأخضر وأسئلة للمراجعة
• محاكاة أسئلة اختبار لين 6 سيجما الحزام الأسود وأسئلة للمراجعة
• محاكاة أسئلة اختبار منهجية لين ستة سيجما الحزام الأصفر وأسئلة للمراجعة

الخاتمة:

تتكون منهجية ستة سيجما من خمس مراحل رئيسية تساعد في تحسين العمليات وزيادة الكفاءة داخل المؤسسات. تبدأ العملية بتحديد المشكلة أو الفرصة لتحسين الأداء في مرحلة "التعريف"، حيث يتم تحديد الأهداف والفريق المخصص للعمل على حل المشكلة. تليها مرحلة "القياس" التي تركز على جمع البيانات المتعلقة بالأداء الحالي وتحليلها. في "التحليل"، يتم تحديد الأسباب الجذرية للمشاكل باستخدام أدوات إحصائية وتحليلية، بينما في مرحلة "التحسين"، يتم تطوير وتنفيذ الحلول المبتكرة لمعالجة تلك الأسباب. أخيرًا، تأتي مرحلة "التحكم" لضمان استدامة التحسينات من خلال مراقبة الأداء باستمرار وتوثيق التغييرات.

من خلال اتباع هذه المراحل بالترتيب، يمكن للمؤسسات تحقيق تحسينات مستدامة في الجودة وتقليل التكاليف. يطلق على هذا النهج اسم "DMAIC" (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)، والذي يعكس العملية الشاملة التي تُستخدم لتحقيق مستوى عالٍ من الجودة. سميت ستة سيجما بهذا الاسم بناءً على مفهوم الانحراف المعياري في البيانات، حيث يُتوقع حدوث 3.4 أخطاء فقط لكل مليون عملية. وبالتالي، فإن تطبيق ستة سيجما يسهم في تحسين الجودة بشكل كبير ويُعد معيارًا معتمدًا في الكثير من الشركات والمؤسسات حول العالم.

قدمنا من خلال هذا المقال مراحل تطبيق منهجية ستة سيجما، وسبب تسمية هذه العملية بهذا الاسم، إضافة إلى اختباراتها باللغة العربية.