منهجية كايزن: ما هي استراتيجية التحسين المستمر وكيف يتم تطبيقها؟

ماهي منهجية كايزن وأهميتها للمؤسسات؟ إذا بحثت عن المنهجيات والاستراتيجيات التي تتبعها المؤسسات من أجل أن تحقق التطوير المنشود فتزداد نجاحًا وتكتسب الميزة التنافسية ستجد أن منهجية كايزن من أشهرها، إذ أن الرغبة في تعزيز نسبة الأرباح، ونيل ثقة وولاء العملاء هي من بين الأهداف أساسية تسعى إلى تحقيقها كل مؤسسة، وأحيانًا لا تتحقق هذه الأهداف إلا من خلال تبني منهجيات واستراتيجيات قائمة على التغيير، لذا في هذا المقال ستتعرف بالتفصيل عن كل ما يتعلق بمنهجية كايزن.

ما هي منهجية كايزن؟

كلمة كايزن Kaizen مترجمة من اليابانية وتعني "تغيير شيء ما إلى الأفضل"، كايزن هي فلسفة التحسين المستمر والمنهجي والتدريجي في الطريقة التي تتم بها الأمور، تهدف إلى التحسين المستمر لعمليات الإنتاج في العمل التجاري.

أما عن المعنى كمفهوم فإن منهجية كايزن تشير إلى التغيير التنظيمي هو انتقال المنظمة من حالة إلى أخرى، وهو يشكل جزءًا أساسيًا للبقاء في الصدارة مع المنافسين وعدم تفويت أي فرصة أبدًا، يمكن أن يتمثل التغيير في شهور من التخطيط والعمل وميزانية عالية، ويمكن أن يكون التغيير على شكل تقدمٍ تدريجيٍّ ومستمر، حيث يعد التقدم المستمر أيضًا في كثير من الحالات جزءًا رئيسيًا من التغيير الناجح.

ما هي استراتيجية التحسين المستمر؟

استراتيجية التحسين المستمر هي الطريقة التي يفكر فيها الفرد في الأمور حوله، وتهدف إلى وجود تحسين مستمر لعمليات الإنتاج في العمل التجاري، وتتضمن القضاء على الهدر غير الضروري للعمليات والتي تضيف تكلفة دون إضافة قيمة، على الرغم من أنها مرتبطة في المقام الأول بالتصنيع، إلا أن كايزن تحقق قيمة كبيرة للشركات في جميع الوظائف بما في ذلك الرعاية الصحية والتمويل والعلاج النفسي والتدريب على الحياة.

أهمية طريقة كايزن

يمكن الاستفادة من طريقة كايزن الناجحة على النحو التالي:

• الحد من إهدار الوقت والموارد والإيرادات.
• إرساء ثقافة الملكية حيث للموظفين تأثير مباشر على الطريقة التي تتم بها الأمور مما يجعلهم أكثر سعادة وثقة.
• تحسين القدرة التنافسية، سواء بين الموظفين من خلال تقديم الاقتراحات أو من خلال الكفاءة التي تساهم في خفض التكاليف ورفع الجودة.
• زيادة رضا المستهلك من خلال تقديم جودة أعلى لهم.
• تسهيل حل المشكلات عبر تشجيع الموظفين على القيام بذلك باستمرار من خلال النظر إلى العمليات من منظور إيجابي.

مبادئ منهجية كايزن

تستند منهجية كايزن على مجموعة من المبادئ التي تشمل: 

• الاستغناء عن الافتراضات.
• الاستباقية في حل المشكلات.
• عدم التسليم بالموقف الحالي.
• التركيز على التغيير المتكرر والابتعاد عن الكمال.
• البحث عن الحلول عند وجود أخطاء.
• خلق بيئة عمل إيجابية تمكن الجميع من المشاركة.
• طرح التساؤلات لمعرفة السبب الحقيقي وعدم القبول بالمشكلة الظاهرة.
• جمع المعلومات والأفكار والآراء من أفراد متعددين.
• التطوير من خلال الاعتماد على الإبداع.
• عدم التوقف أبدًا عن التحسين المستمر.

كيف يمكن تطبيق منهجية كايزن؟ - متطلبات تطبيق منهجية كايزن 

بعد معرفة الفوائد، يأتي السؤال الأهم: ما هي متطلبات تطبيق منهجية كايزن في تحسين الأعمال؟ وكيف أكتسب مهارات التطوير المستمر؟ الإرشادات التالية تجيبك على هذه الأسئلة:

1- ابدأ بنفسك

أولاً، عليك أن تكون قدوة يُحتذى بها، لأن شركتك -الأشخاص والمنتجات والعمليات- ستتحسن بالمعدل الذي تتحسن أنت فيه، بالتالي عليك تتبع مؤشراتك الرائدة والمتأخرة وقراءة المزيد عن المنهجية، والبحث عن طرق لتحسين أدائك الشخصي، وتشجيع من حولك على فعل الشيء نفسه.

والجدير بالذكر أن الكتب والمقالات والدورات التدريبية مصدر لا يمكن الإغفال عنه عند البحث والمطالعة لفهم منهجية كايزن وتعلم كيفية تطبيق مهاراتها!

2- تدريب الموظفين

الموظفون هم أعظم وأهم فئة بالنسبة لمنهجية كايزن، حيث يشارك في كايزن كل موظف، بدءًا من الإدارة وصولاً إلى العمال، قم بتطوير قدرات فريقك من خلال التدريب وإشراك أعضاء الفريق لتحديد المشاكل وحثهم على تقديم اقتراحات بشكل روتيني للتغيير الإيجابي، وتقييم أفكارهم، ووضع الأفكار الجيدة موضع التنفيذ، تذكر أيضًا أن تقدر الاقتراحات الأخرى وتبين سبب عدم تنفيذها.

3- تحديد أفضل الخيارات

اعتبر كايزن كممارسة طويلة الأمد وليست مبادرة إدارية، تعد الأرقام لغة التحسين، أي عليك ترك أفكارك التقليدية حول كيفية القيام بالأشياء وتأكد من وصف هدفك بوضوح، ومعرفة أفضل طريقة جديدة لفعل شيء ما، والتزم بها إلى حين العثور على طريقة أفضل.

4- القياس والتحليل

اجمع البيانات من خلال النظر إلى نظام الإدارة وتحليلها باستخدام نموذج 5 لماذا و2 كيف (5 Why & 2 How) استمر في السؤال عن "لماذا" حتى تصل إلى السبب الجذري للمشكلة، قم بتحسين خطوات أو مكونات محددة في أنظمة وعمليات عملك. 

على سبيل المثال، الحصول على عيوب إلى أقل من 1٪ أو تقليل الوقت المتوقع إلى النصف، حتى لو بدأ التغيير بسيطًا، فإن المزايا المكتسبة من التحسينات الصغيرة تتراكم بسرعة.

5- إرشادات كايزن خاصة

من المهم أن تفهم رحلة كايزن لمنظمتك، بينما يمكنك استخدام العديد من الموارد المتاحة، فمن الأفضل إنشاء إرشادات بناءً على تجاربك الخاصة في تحسين مكان العمل، وتذكر تطبيق عنصري الإبداع والبراعة قبل مسألة النقود، واتبع قاعدة 80-20؛ تفعل العشرين بالمائة من الأشياء لتحصل على ثمانين بالمائة من نتائج التحسين.

6- التركيز على الأشياء الصحيحة

تأتي الإنجازات الكبرى من التغييرات الصغيرة والتدريجية، إذا تحسنت بنسبة 1٪ فقط كل يوم لمدة عام، فستكون أفضل 37 مرة مما كنت عليه عندما بدأت، تخلص من العوائق في عمليات عملك التي تبطئ إكمال الطلبات أو تحصيل النقود، ابحث عن طرق لتزويد العملاء بقيمة أكبر وتجربة شراء أفضل مع ربح أكبر لك؛ نظرًا لأن الجودة بالإضافة إلى السرعة تساوي التكلفة المنخفضة.

7- التوثيق والتقييم

من المهم في كايزن "التحدث بالبيانات وإدارة الحقائق". يمكن أن يساعدك تعيين الحالة الأولية للعملية في تحديد نقاط الضعف ومجالات التحسين ومن ثم توفير معيار، يتيح لك قياس الأداء مقابل المعايير الحالية إظهار عائد الاستثمار من جهود كايزن، كما يسمح لك بتحديد المجالات التي تنجح فيها جهودك - أو لا تنجح - حتى تتمكن من اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن التحسينات المستقبلية.

8- توحيد العمل

تتضمن كايزن وضع معايير تقييم الأداء لأنظمة وعمليات عملك ومن ثم السعي للارتقاء بهذه المعايير، عند إجراء تحسينات على عملية ما، يجب توثيق العمل القياسي الجديد من أجل الحفاظ على التحسينات وإنشاء خط أساسي جديد للتحسين، كما يقلل العمل الموحد أيضًا من التباين في العمليات ويعزز الانضباط.

9- فرض التحسينات

تتطلب ممارسة كايزن الرجوع إلى الأساليب القديمة، وينطبق هذا على جميع الموظفين؛ لأن كايزن هي فلسفة تستند إلى أن تحسين مسؤولية الجميع، لذلك، يُعد فرض التغييرات الجديدة أمرًا مهمًا لاستمرار التحسينات، وهو مفتاح للحفاظ على التحسين المستمر على المدى الطويل.

10- لا تتوقف أبدًا عن التحسين

بعد الانتهاء من جميع الخطوات، تحتاج إلى تكرار الخطوات مع إجراء تحسين صغير آخر، أهم شيء هو معرفة المشكلة وما يجب القيام به حتى تُتاح لك الفرصة لتجربة بعض الأفكار الجديدة.

قد يكون تطبيق منهجية كايزن طريقة سهلة للتعامل مع المشكلات في منظمتك، ولكنه يتطلب بالفعل التزامًا طويل الأمد بسلسلة من الجهود والتحسينات. يمكن تنفيذ هذه الممارسة في غضون ساعات، بينما قد يستغرق البعض الآخر سنوات. تذكر دائمًا أنه ما من جهود تحسين كبيرة أو صغيرة إلا وينتج عنها تغيرات مستمرة أو نتائج إيجابية أو تحسينات في الجودة.

فوائد مهارات التطوير المستمر:

فوائد مهارات التطوير المستمر تتضمن رفع مستوى الإنتاجية، تحسين الجودة، التقليل من التكاليف، تحسين الاتصال وتعزيز التفاعل في الفريق، رفع معنويات الموظفين، وتعزيز رضا العملاء من خلال تحسين جودة المنتجات والخدمات وتقديمها بأسعار تنافسية.

1- رفع مستوى الإنتاجية

تطبيق مهارات التحسين المستمر في العمل له دور إيجابي في زيادة مستوى الإنتاجية، وذلك من خلال التركيز على كيفية إصلاح جوانب الهدر في الوقت والموارد التي تقلل من مستوى الإنتاجية، كما أن هذه المهارات تساعدك أيضًا على أن تكون في حالة بحث مستمر لوسائل فعّالة في زيادة الإنتاجية.

2- تحسين الجودة

تساعد مهارات التطوير المستمر عن البحث عن أفضل الوسائل لتطوير مستوى الإنتاجية، وتلك الفائدة إما 

أن نراها في تحسين جودة المنتجات أو الخدمات، أو في مستوى جودة الآلات المصنعة.

3- التقليل من التكاليف

لأن الهدر يزيد من حجم التكاليف في المؤسسات، فإن مهارات التحسين المستمر تساعدك على التقليل من هذا الهدر وبالتالي هذا يعني توفير في النفقات، كما أنك ستكون قادرًا على تحديد حجم النفقات المتوفرة من خلال قياس التكاليف وتقييمها.

4- تحسين الاتصال 

يساعد التطوير المستمر على تسهيل التواصل بين كل من الموظفين والإدارة وتعزيز التفاعل بينهم، حيث يشعر كل فرد في المؤسسة بإمكانية تواصله بطريقة أفضل مع الغير!

5- رفع معنويات الموظف

تؤثر مهارات التطوير المستمر على بيئة العمل لتصبح أكثر إيجابية، إذ يشعر فيها الموظف بأهميته عندما يرى الاهتمام من الإدارة بأفكاره وآرائه والاتجاه نحو تنفيذها، فهنا ترتفع معنويات الموظف حيث يرى أنه مساهم بشكل حقيقي في تطوير مؤسسته.

6- تعزيز رضا العملاء 

تطبيق مهارات التحسين المستمر يساعد على تحسين جودة المنتجات والخدمات وتقديمها بشكل أسرع لهم، إلى جانب أنها تُقدم لهم بأسعار أقل، وهذا بدوره يزيد من رضا العملاء عن المنتج والخدمة، وبالتالي يعزز ذلك من فرص الاحتفاظ بثقتهم وولائهم.

أفضل الدورات في إدارة الجودة ومنهجية كايزن

هل ترغب في فهم منهجية كايزن بشكل أفضل واحتراف إدارة الجودة ؟ بكه تساعدك على تحقيق ذلك من خلال الدورات التدريبية في إدارة الجودة ومنها شهادة Six Sigma Lean ولكي تحصل على شهادة 6 سيجما، يجب أن تحضر خاصة أحزمة سيجما الشهيرة:

1. دورة دورة لين 6 سيجما الحزام الأصفر LSSYB
2. دورة لين 6 سيجما الحزام الأخضر LSSGB
3. دورة لين 6 سيجما الحزام الأسود LSSBB

ختامًا، منهجية كايزن من المنهجيات التي تتبناها المؤسسات التي تسعى إلى التطوير بشكل يعود بالنفع على المؤسسة ذاتها أو أفرادها، إذ أنها فلسفة قائمة على التحسين بشكل مستمر وتدريجي.